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DO PORTAL CONTRACT
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BERNHOEFT – AUDITORES
GESTÃO DE RISCOS COM TERCEIROS
MANUAL DO PORTAL: CONTRACT
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SUMÁRIO
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I. PORTAL: CONTRACT
O Portal Contract é um sistema informatizado via web, que funciona como meio de troca
e consulta de informações e relatórios entre as Contratadas e a Bernhoeft.
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II. PÁGINA INICIAL
http://newcontract.contractweb.com.br/Login
Na primeira tela do sistema o operador deve inserir o seu login (e-mail completo) e
senha. O cadastro dos Trabalhadores responsáveis pelas atualizações das contratadas
será realizado previamente pela Bernhoeft após o envio da planilha de responsáveis que
deverá ser encaminhada. É importante informar que as empresas contratadas ficarão
responsáveis pela atualização no portal de seus documentos e também das empresas
subcontratadas e cessionárias vinculadas a seus contratos.
Após preencher o
Login e a Senha,
clique em “enviar”
para dar início à
navegação no
portal.
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CARREGAMENTO DE MOBILIZAÇÃO
O carregamento de mobilização serve para que uma nova competência possa ser gerada e sua
documentação analisada de forma previa ao carregamento de documentações mensal.
3º A mobilização é
inserida junto às outras
1º Deve-se selecionar competências.
o contrato.
2º Selecionar a
contratada e salvar.
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Etapa 1
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B. Informar que não houve prestação de serviço.
Nas competências em que não ocorreu prestação de serviços o operador deverá clicar no ícone
“NÃO” para justificar esta situação. O operador deverá anexar uma declaração assinada pelo
responsável pela empresa informando o motivo pelo qual não ocorreu prestação de serviços, para
um melhor entendimento baixar modelo disponível.
Confirmar
prestação
de serviço
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Segue o passo a passo para inserir declaração de não prestação de serviço:
- Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a declaração para que a mesma
possa ser carregada.
Informar que
não houve
prestação de
serviço na
Confirmar
competência
prestação
de serviço
Carregar a
declaração
Realize a busca
em seus
arquivos da
declaração
assinada pelo
representante
da empresa
Selecionar justificando a
o arquivo não prestação
de serviços.
Clicar em
Abrir
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Etapa 2
A. Adicionar Trabalhadores
Caso na competência houver alocação de novos Trabalhadores, esta etapa servirá para inserir as
informações referentes a esses trabalhadores.
Na medida em que as informações para determinado colaborador for concluída, caso queira
adicionar outro colaborador, clicar na opção “Adicionar Colaborador”, caso deseje excluir clicar na
opção “Excluir colaborador”.
Clicar para
adicionar novo
colaborador
Visualizar os
colaboradores
adicionados
Excluir
colaborador
Visualizar os
dados dos
colaboradores
As Informações dos novos trabalhadores também poderão ser informadas através de uma
planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo
sistema.
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Sempre utilizar as opções
das linhas suspensas das
colunas.
- Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada;
- Ao clicar no botão “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em
“ABRIR” para realizar o upload da planilha.
Procure a planilha
de Trabalhadores
em seus arquivos.
Ao encontrá- lá
selecione o arquivo
e em seguida clicar
“Abrir” para concluir
a operação.
Selecione a
Planilha
Clicar em
Abrir
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Etapa 3
A. Excluir Trabalhadores
Se na competência houver Trabalhadores demitidos ou que mesmo não tendo sido demitido não
faz mais parte do projeto, esta etapa servirá para que esses possam ser informados.
Excluir
trabalhadores
Informar se houve
ou não demitidos
na competência.
Caso haja,
inserir os
dados do
funcionário.
As Informações dos trabalhadores desligados também poderão ser informadas através de uma
planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo
sistema.
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Sempre utilizar a
opção das linhas
suspensas das
colunas
- Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada;
- Ao clicar no botão “Escolher arquivo”, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em
“ABRIR” para realizar o upload da planilha.
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Etapa 4
Atualizar dados
dos
trabalhadores
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As Atualizações dos dados dos trabalhadores também poderão ser informadas através de uma
planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo
sistema.
Segue o passo a passo para inserir a planilha com atualização dos dados dos Trabalhadores:
Alterar dados do
colaborador e
clicar em salvar Sempre utilizar
a opção das
linhas suspensas
das colunas
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Etapa 5
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Etapa 6
Observação:
Desmarcar para
visualizar as cobranças Anexar
sanadas. documentos da
empresa
Clicar na
opção
adicionar
arquivo
Verificar o
documento que
está sendo
solicitado
Após clicar na opção adicionar arquivo, deverá ser selecionado o documento que será
carregado, e em seguida clicar em abrir.
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Documento
solicitado
Documento
que será
anexado
Clicar em abrir
para enviar
Desmarcar para
visualizar as
cobranças sanadas.
Processo de
carregamento
Detalhes do
arquivo
Opção para
excluir o
documento
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Após a conclusão do carregamento do documento, o operador terá a possibilidade visualizar a
documentação, para identificar se a mesma foi anexada de forma correta, clicando no nome
original do arquivo.
B. Inserir comentário
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Após clicar no ícone para inserir o comentário surgirá uma caixa para que o mesmo seja
inserido e em seguida clicar em ok para concluir.
Clicar em
“ok” para
concluir
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Etapa 7
Para inserir documentos por trabalhador, clicar em cima do nome do funcionário para
que possa ser visualizada a relação de documentos. Para inserir o documento, clicar na
opção “adicionar”, ou caso queira inserir um comentário, clicar na opção “inserir”.
Anexar
Nome do documentos dos
funcionário trabalhadores
Adicionar o
documento
Inserir
Relação dos comentário
documentos
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O lançamento de documentos Trabalhistas no sistema possibilita ao operador anexar um
documento por trabalhador ou um único arquivo que contemple um grupo de Trabalhadores.
EX.: Existe um único arquivo em PDF que contemple dois Cartões de Ponto, um para o
“Funcionário 1” e outro para o “Funcionário 2”, neste caso deve-se escolher o documento “Cartão
de ponto”, em seguida buscá-lo em seus arquivos. Para concluir, selecione os Trabalhadores
contemplados no arquivo e clique em “OK”.
Documento
que será
carregado
Carregar
arquivo
Selecionar
os
funcionários
Após carregar o arquivo, o sistema irá listar quais os documentos e de quais funcionários foram
carregados. Para conferir se o upload foi realizado corretamente, clique no nome do documento
anexado para visualizá-lo.
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B. Processo de Carregamento
O sistema mostrará todo o processo de carregamento, que após ser concluído trará informações
sobre o arquivo que está sendo anexada, velocidade do upload, tempo previsto para a conclusão,
percentual de carregamento do documento e quantidade carregada.
Processo e
informações do
documento
carregado.
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Etapa 8
A. Concluir carregamento
Concluir
carregamento
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Informações Adicionais
Incluir
finalizados
Quantidade
de
documentos
que ainda não
foram
importados
“Incluir finalizados”.
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Campo utilizado para pesquisar o contrato e verificar suas competências.
Selecionar o número do
contrato, a contratada e
clicar em Pesquisar.
Situação da
competência
Alteração
das cores
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Regularizar Pendências
Nesta tela o operador terá a possibilidade de visualizar todas as não conformidades apontadas
pela Equipe da Bernhoeft referente aos documentos analisados. Nesta página é possível também
identificar todos os documentos pendentes, a não conformidade identificada em cada um e a
forma de regularização destas. Nessa mesma tela poderão ser anexados os documentos
retificados ou não apresentados e inserir comentários para cada ponto não conforme, se for
necessário. A competência pendente estará sinalizada de cor Vermelho, devendo operador clicar
na opção do carregamento e inserir o documento ou a justificativa conforme solicitado.
Competência
pendente
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Adicionar
documento
pendente
Visualizar a
recomendação da
pendência
Justificar
Documento
documento
Pendente
pendente
Para visualizar a pendência com detalhes, o operador deverá clicar no ícone “pendências”
destacado de vermelho, neste campos estará disponivel informações como: não conformidade,
regularização e a relevância.
Para regularizar a pendência a contratada deverá anexar o documento solicitado pela equipe de
auditoria.
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Anexos
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2. Modelo de declaração de competência sem medição:
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3. Email enviado após a atualização de trabalhadores:
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4. Solicitação de documentos enviada após a atualização de
Trabalhadores:
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5. Recebimento de documentos:
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