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DA TERCEIRIZAÇÃO.
ARQUIVOS DIGITAIS.................................................................................................................................................................................................. 13
Como a Utilização desta Ferramenta Pode Otimizar a Operação?.............................................................................................................................................13
CHECKLIST................................................................................................................................................................................................................. 15
Por Que Devemos Analisar Documento x Conteúdo de Funcionários?....................................................................................................................................15
O Que Deve Ser Feito?..........................................................................................................................................................................................................................16
COMO UMA CARTILHA NA GESTÃO DE TERCEIROS PODE AJUDAR NO CONTROLE DOS FORNECEDORES................................................... 25
CONCLUSÃO............................................................................................................................................................................................................... 34
Porém, hoje, num mercado recessivo, em que muitas empresas de pequeno e médio portes se
veem com dificuldades de caixa, um controle efetivo dos terceirizados pode evitar uma dor de
cabeça a curto prazo, já que o trabalho preventivo pode identificar os fornecedores que têm chances
de não cumprir suas obrigações e deixar um passivo para a contratante em poucos meses.
No dia a dia da gestão, nem sempre é facilmente identificado quando o fornecedor está passando por
problemas financeiros, e alguns controles devem ser adotados para que não haja surpresas nas contratações, já
que, se o fornecedor não honrar as obrigações dos funcionários terceirizados, a contratante precisará honrar todo
o passivo.
O Que Fazer?
A contratação é um risco jurídico para as empresas, mas boas práticas na administração e Gestão de Riscos de Terceiros ajudam
o gestor a ter todo o processo estratégico de prevenção e a adotar essa prática com mais tranquilidade.
Para que a empresa contratante não tenha nenhuma surpresa e possa controlar o risco de passivos trabalhistas, a solução é o
controle de indicadores e documentações.
Quando controlamos os documentos abaixo, podemos levantar alertas que simbolizam que o fornecedor não está passando por boas condições
financeiras.
Solicitar da empresa fornecedora todos os documentos que comprovem que ela está em dia com suas obrigações trabalhistas, previdenciárias,
financeiras e de segurança do trabalho.
Essa solicitação deve ser focada nos documentos mensais, de início do contrato e de entrada e/ou saída dos funcionários,
que são os mais importantes.
2. Certidões negativas
Respaldo Jurídico
Uma boa dica de controle é verificar a data de recolhimento do INSS e FGTS. Como são valores que os funcionários não costumam acompanhar, as
empresas dão preferência a atrasá-los quando estão com dificuldades financeiras. Se a empresa tiver esse controle, como a data de pagamento desses
impostos, e for percebido o atraso nos últimos 3 meses, será necessário fazer um alerta para acompanhar o fornecedor mais de perto.
Proventos como salário, alimentação e transporte são mais difíceis de serem atrasados, pois os funcionários sentem no bolso e denunciam às contratantes
ou param o trabalho. O cenário do Brasil não está bom e não deve melhorar; logo, muitas empresas podem fechar as portas. Para que o impacto seja
menor, é importante contar com uma Gestão de Terceiros contínua que possa mapear os riscos e definir planos de ação.
Números no Brasil
Nos últimos 20 anos, no Brasil, quase 50 mil pessoas foram resgatadas de situações com alguma forma de escravidão moderna, sendo a maior
parte delas de Minas Gerais, de acordo com o balanço do Ministério do Trabalho do ano de 2015.
Esses dados são um alerta às empresas quanto à importância da discussão sobre temas referentes às condições e à segurança do trabalho, pois o
cumprimento às leis trabalhistas é dever de toda organização.
As empresas, no entanto, lidam com o desafio do cumprimento das obrigações trabalhistas não somente de seus funcionários, mas também dos
terceirizados que os apoiam em sua cadeia produtiva.
Recentemente, em matéria divulgada pela BBC, cinco bolivianos trabalhavam mais de 12 horas por dia, 7 dias por semana, e viviam em condições
degradantes na oficina onde também moravam.
Além do abuso contra os trabalhadores quanto às condições de trabalho como o citado, muitos outros acontecem corriqueiramente e provam
que as leis trabalhistas ainda são desrespeitadas.
A Justiça do Trabalho tem mapeado os processos trabalhistas desde o ano de 1941, e, desde o início desse mapeamento,
a tendência de aumento das reclamações trabalhistas é grande.
Os dados de 2015 e 2016 divulgados pelo Tribunal Superior do Trabalho tornam-se um alerta para o empresariado,
especialmente para as organizações que contam com serviços de terceiros. Isso porque desde o ano de 1995, quando
foi constatado um aumento de 12,4% nos processos trabalhistas, não se registrava um índice de aumento tão expressivo
como o contabilizado em 2015, atingindo a marca de 2,6 milhões de ações trabalhistas, e, em 2016, superando a barreira
dos 3 milhões de processos. Há uma tendência de que esse número aumente ou se mantenha nesse
patamar, mesmo com a expectativa de melhora na economia, já que os processos trabalhistas são
reflexos da época da crise.
O atual cenário econômico do Brasil é uma das explicações para os números divulgados pelo TST,
uma vez que muitas empresas estão procurando, de toda forma, reduzir custos.
Em alguns casos, essa situação resulta em atos não previstos em lei, como redução de direitos
dos trabalhadores, demissões sem o devido acerto rescisório, não cumprimento de obrigações
trabalhistas. Isso é ainda mais acentuado com o crescente número de desempregados, pois, estando
nessa condição, o trabalhador sente maior segurança para reclamar de algum direito que não lhe foi
conferido.
A responsabilidade que recai ao contratante dos serviços em relação aos terceirizados abrange aspectos
relacionados aos diretos trabalhistas (salário, horas extras, DSR, adicionais, FGTS, etc.) bem como previdenciários
(contribuições para a previdência social).
No monitoramento das empresas terceirizadas, a extensão das ações de controle dos fornecedores não deve
se restringir apenas ao acompanhamento das contratadas, mas precisa transpor os limites contratuais entre o
tomador e o prestador de serviço.
Isso acontece porque em muitas situações existe a empresa subcontratada, ou seja, uma organização que presta
serviço para a contratada e que, mesmo não sendo diretamente inserida na prestação de serviço pela contratante
principal, representa riscos trabalhistas e previdenciários a esta.
A subcontratada se caracteriza por prestar serviços específicos com qualidade, porém com custos mais baixos do
que aqueles que seriam originados caso a contratada fosse executar.
Nessa relação jurídica, a formalização contratual existente envolve tão somente a terceirizada e a subcontratada.
No entanto, considerando que, em última análise, o tomador principal é que se beneficiará com os serviços da
subcontratada, ele pode também responder subsidiariamente em caso de reclamações trabalhistas.
Dessa forma, os riscos trazidos pela terceirizada também podem ser materializados nas subcontratadas,
demandando, portanto, uma atenção ainda maior pelo tomador dos serviços.
Analisando todos os aspectos da subcontratação, é possível constatar que os riscos trazidos por essa forma de prestação de serviço se assemelham
ao da contratação de uma terceirizada. Por isso, é imprescindível considerá-los como fatores de atenção pelo contratante principal, que, por sua
vez, deve buscar identificar a existência dessas empresas, homologar a contratação destas, incluí-las no monitoramento de terceiros e exigir a
regularização de possíveis situações que possam acarretar problemas, como a contratação de pessoas jurídicas que, na verdade, são constituídas
apenas para encobrir um vínculo de emprego, pois possui todos os elementos que caracterizam a relação empregatícia.
Existem alguns processos que podem ser facilmente implantados para que
a empresa atinja seus objetivos na redução de riscos através do seu sistema
de Gestão de Terceiros, que são uma compilação de regras operacionais e
apresentação dos documentos obrigatórios.
Esta ferramenta consiste em classificar os fornecedores de acordo com o tipo de risco que apresentam. Com base nessa classificação, é possível
planejar as ações a serem tomadas em relação aos riscos de maior impacto e incidência.
É fundamental que o processo de gerenciamento de documentos seja eletrônico, através de um sistema que facilite o recebimento, a transmissão,
a análise e o armazenamento das informações.
A maior dificuldade não está em receber os documentos, mas em resgatá-los quando for preciso.
É fundamental que o processo de gerenciamento de documentos seja eletrônico, através de um sistema que facilite o recebimento, a transmissão,
a análise e o armazenamento das informações, permitindo que toda a documentação necessária esteja à disposição para consultas de maneira
simples e organizada.
A auditoria presencial, no local de trabalho, onde estão alocados os prestadores de serviços, é a forma mais eficiente para a gestão.
Os principais riscos são identificados no local onde estão sendo executados os trabalhos, desde riscos ligados às instalações da terceirizada ou
da obra à não utilização de equipamentos de proteção individual de segurança, não cumprimento dos horários de repouso obrigatório e falta de
qualificação do profissional para a realização dos serviços.
Devem ser levantadas possíveis ações trabalhistas envolvendo a empresa prestadora de serviços terceirizada e considerados os seus passivos
trabalhistas. A avaliação das principais causas de processos judiciais trabalhistas auxilia no direcionamento de ações para evitar novas demandas e
conhecer o histórico dos terceirizados.
Assim como todos os setores da empresa precisam interagir entre si, a comunicação entre as áreas envolvidas com a terceirização também deve
acontecer, pois ela representa uma poderosa arma contra potenciais riscos.
Com essas dicas, é possível evitar futuras ações trabalhistas, previdenciárias e autuações legais, bem como reduzir custo com pagamentos em
duplicidade, retrabalho e riscos com a imagem institucional e estar aderente às práticas estabelecidas pela Nova Lei da Terceirização, que regula
esse tipo de relação comercial.
1. Redução de custo
A partir do aproveitamento dos arquivos gerados pelos próprios sistemas utilizados pela organização, é possível reduzir diretamente custos ligados
a, por exemplo, consumo de papel, tinta de impressora, depreciação por utilização do escâner, mão de obra para operar a máquina, entre outros
indiretos.
2. Redução de tempo
Aquele tempo que era demandado para escanear documentos não será mais necessário e poderá ser alocado para a realização de uma atividade
mais estratégica.
Utilizando-se arquivos digitais extraídos dos sistemas, é possível reduzir o tamanho dos antigos arquivos físicos temporários e mortos, economizando
em espaço e manutenção.
5. Mais qualidade
Arquivos retirados dos sistemas têm imagem gerada de forma digital e, por isso,
possuem maior nível de qualidade e não estão sujeitos a erros de escaneamento,
que podem resultar em ilegibilidade e perda de conteúdo.
6. Melhor aproveitamento
Principais documentos trabalhistas e previdenciários que são gerados pelos próprios sistemas e que podem representar um grande ganho para a
empresa, caso a mesma se utilize deles em detrimento ao escaneamento:
É necessário destacar que, ao avaliar a mudança de fornecedores de softwares ou de operadoras de benefícios, deve ser levada em conta a
possibilidade de emissão de documentos digitais que permitam a pesquisa rápida de conteúdo.
Por fim, fica claro que a utilização de documentação digital se apresenta como a maneira mais eficiente e econômica de gestão de documentos.
Essa eficiência é evidente principalmente pela necessidade de comprovar a realização das obrigações legais a tomadores, órgãos fiscalizadores
do Governo e da Justiça.
Muitas empresas fazem uma Gestão de Risco de Terceiros de forma primária, na qual os
resultados obtidos são praticamente zero, o chamado “cara-crachá”.
Nesse modelo, não é analisado o conteúdo da documentação dos funcionários, mas somente
os documentos protocolados. É o pior dos mundos, pois há um esforço/investimento, mas
não há um resultado.
Nada mais eficaz do que se criar um checklist com o conteúdo dos documentos dos
funcionários e o direcionamento deste processo. Entretanto, deve ser solicitado a cada
fornecedor aquilo que é devido de acordo com a sua prestação de serviço, evitando a
cobrança de todos os documentos para todos os fornecedores.
Os documentos protocolados pelo fornecedor e entregues ao cliente (os chamados protocolados) devem conter as informações corretas
constantes nas guias de recolhimento de impostos e obrigações, pagamentos de salários, férias e demais feitos; e contrato assinado, também
de acordo com as anotações contidas na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Deve ser feita uma conferência para constatar se o
que está descrito está de acordo com os conteúdos.
1. O contrato de trabalho do funcionário deve ter o cargo e as funções executadas por ele.
2. O cargo do funcionário deve estar anotado corretamente na CTPS, assim como informações de salário e recolhimentos.
3. O nome do funcionário deve constar na folha de pagamento.
4. A folha de pagamento deve conter as mesmas informações lançadas na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
e de Informações à Previdência Social (Gfip).
5. Na Gfip, deve constar o valor do FGTS e INSS destacados, e essas informações devem estar relacionadas às guias do INSS e do FGTS.
6. O pagamento de férias e licenças deve estar lançado e quitado na folha de pagamento.
7. Os documentos de férias devem estar assinados.
8. Os cartões de ponto com horas extras devem estar de acordo com a folha de pagamento.
Com essas análises, é gerado um relatório informativo onde é solicitado ao fornecedor as ações corretivas necessárias para o controle do
processo.
Essa análise deve ser feita mensalmente; e as ações solicitadas, dentro desse período.
Dessa forma, a Gestão de Terceiros começa antes mesmo da contratação do fornecedor, que precisará
passar por uma espécie de triagem antes de ter contrato assinado e que sejam iniciados os efeitos jurídicos
deste.
Eis, então, o intuito da análise pré-contratual, ou seja, analisar a condição do potencial fornecedor antes
do fechamento de contrato, visando à admissão apenas daqueles que mostrarem um índice mínimo de
regularidade perante suas obrigações legais.
A análise pré-contratual é uma ferramenta de auxílio à gestão e vem sendo amplamente recomendada, pois proporciona mais segurança na
escolha de fornecedores, gerando um ranking com a reputação das empresas, bem como um índice de risco que estas representam.
Alguns dos insumos dessa análise estão ligados aos documentos comprobatórios das diversas responsabilidades para com o fisco:
A gestão que dispõe desse tipo de mecanismo de avaliação prévia possui mais conhecimento a respeito dos seus fornecedores e consegue ter um
ótimo método para julgar se o grau de risco envolvido na celebração de contrato com determinada empresa é aceitável ou não, principalmente
considerando o viés trabalhista, em que o tomador pode até vir a arcar com todas as verbas e os encargos oriundos da terceirização.
É importante lembrar que a prevenção sempre é o melhor caminho: uma empresa que não cumpre com suas obrigações pode ser evitada
como fornecedor. Por sua vez, um fornecedor inadimplente muitas vezes não pode ter seu ônus evitado.
Firmar qualquer tipo de contrato já representa uma decisão que traz consigo os seus riscos, que vão desde o não atendimento dos requisitos
pactuados entre as partes até implicações relacionadas a cobranças indevidas, reajustes abusivos, etc.
Quando o contrato possui caráter de terceirização, os riscos são potencialmente ampliados, pois a legislação impõe ao contratante dos serviços
a responsabilidade solidária para com as contribuições previdenciárias e subsidiária no que se refere aos direitos dos trabalhadores. Saiba como
as certidões negativas de terceiros podem ajudar nesse processo.
Nesse contexto, como não é possível conhecer a fundo a situação das empresas que ofertam serviços terceirizados, é necessário que a
organização que deseja contratar utilize mecanismos para distinguir ao máximo as empresas que de fato podem oferecer uma boa parceria
daquelas que poderão representar um problema no futuro.
Um recurso bastante utilizado para o processo, conhecido como análise de homologação, é a solicitação das certidões negativas de débito.
Essas certidões negativas de terceiros têm por objetivo atestar que a instituição portadora não possui pendências junto aos órgãos públicos,
conforme a finalidade para a qual foi emitida.
As certidões mais frequentemente solicitadas num processo de avaliação de fornecedores são: as emitidas pela Receita Federal, que abrangem a
situação do contribuinte quanto ao INSS e outros tributos federais; as certidões municipais e estaduais, que tratam de tributos como ISS e ICMS;
e a certidão trabalhista, que evidencia se a empresa consta ou não no banco de devedores da Justiça do Trabalho.
A partir da identificação de pendências nas certidões, é possível verificar possíveis indícios de problemas quanto ao fornecedor, seja de caráter
financeiro, desatenção, desorganização, desconhecimento ou outro.
Além da análise de homologação, as certidões são documentos indispensáveis em ações judiciais, licitações e em acordos com órgãos do Governo,
como o financiamento de recursos via bancos públicos.
Um ponto que merece destaque quanto à avaliação das certidões é que deve haver uma periodicidade dessa análise.
Mas, atenção: não aconselhamos que os fornecedores sejam avaliados apenas pelas certidões, pois já identificamos situações em que o fornecedor
declara um valor menor à Previdência ou à Caixa, paga os tributos em cima do valor menor e consegue emitir a certidão normalmente.
O ideal, portanto, é que os tributos sejam acompanhados mensalmente através de uma Gestão de Terceiros.
Por fim, é possível verificar que as certidões, se condicionadas ao processo de análise periódica, refletem a condição atual dos fornecedores e
podem, sem dúvida, apoiar bastante a tomada de decisão por parte do contratante dos serviços sobre suas terceirizadas, tratando-se de uma
atividade essencial.
Na Gestão de Riscos com Terceiros, a Bernhoeft monitora essas certidões e acompanha sua manutenção pelas empresas contratadas, buscando
resguardar seus clientes.
Um dos controles essenciais contemplados nesse processo chama-se análise de desmobilização de equipes, que objetiva mitigar os riscos
trabalhistas e previdenciários relacionados à demissão de trabalhadores e à desmobilização de equipes.
Muitas empresas prestadoras de serviço possuem como estratégia de negócio trabalhar com equipes voláteis, sendo dimensionadas conforme
as especificações dos clientes que irão atender.
Nessas empresas, o nível de entrada e saída de colaboradores tende a ser alto. Essa situação, portanto, representa risco para a contratante dos
serviços, principalmente no momento em que existe a desmobilização de trabalhadores.
Considerando que o prazo legal para que o empregado demitido formalize uma reclamação trabalhista na Justiça do Trabalho é de 2 anos, a
contar da data do seu desligamento, e que há uma tendência natural de que o trabalhador se sinta mais à vontade para ingressar na Justiça após
ser desligado, constata-se que a rescisão do contrato ou a desmobilização de trabalhadores não deve ser encarada como último momento para
que a contratante fiscalize o cumprimento da contratada perante suas obrigações trabalhistas.
Nessa sistemática de controle, o acompanhamento das desmobilizações é realizado a partir de um workflow que permite celeridade nas comunicações
de inconsistências por parte da documentação elaborada pela empresa, fazendo com que as rescisões ou realocações de trabalhadores, ao serem
efetivadas, já considerem o parecer da Gestão de Riscos com Terceiros, o que traz mais eficiência ao processo, sem falar em redução de retrabalho e
desgaste com o trabalhador.
A partir das ações contempladas na análise de desmobilização, a empresa contratante consegue avaliar mais claramente a forma como suas contratadas
têm atuado nas rescisões em relação ao desempenho na quitação das suas responsabilidades. Isso faz toda a diferença para que exista uma menor
probabilidade de reclamações trabalhistas do empregado terceirizado, pois estarão sendo realizados controles que asseguram que os empregados estão
com os seus diretos todos garantidos.
A análise de desmobilização faz parte do portfólio da Bernhoeft e pode ajudar bastante a sua empresa na prevenção dos riscos com terceiros.
Mesmo se tratando de atividades que são realizadas com uma certa frequência e que possuem requisitos normatizados pela legislação trabalhista,
ainda é possível identificar casos de empresas que enfrentam algum tipo de problema com o trabalhador por não observar algumas obrigações
acessórias ou implícitas.
Levando em conta que o período que a Justiça do Trabalho considera para retroagir, em caso de reivindicações de direitos pelo trabalhador, é
de 5 anos e que grande parte dos vínculos empregatícios atualmente não alcança esse período, os atos praticados pela empresa na admissão do
trabalhador poderão em muitos casos ser objeto de litígio na rescisão do contrato de trabalho. Por isso, é necessário que a organização procure
atentar para todos os requisitos legais relacionados à admissão e à demissão.
Obrigações Acessórias
Os requisitos e as obrigações acessórias ou implícitas a serem considerados pela empresa em geral estão expressos na CLT, em leis afins e em
outras normas do Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTPS), além de entendimentos do Judiciário contidos em súmulas, orientações
jurisprudenciais e precedentes normativos.
Contudo, mesmo após o estudo dessas fontes, é preciso atentar para aquelas obrigações que, embora não expressas, estão nas entrelinhas
e devem ser consideradas a fim de resguardar a organização, ou seja, mesmo não declaradas, essas obrigações implícitas são essenciais para
comprovar o atendimento das exigências legais.
A seguir listamos os principais aspectos acessórios e implícitos a serem considerados pela empresa:
1. Realização de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) admissional e verificação da aptidão do trabalhador antes do início das atividades.
2. Registro do vínculo na CTPS no prazo de até 48h. Nesse prazo, deverá ser devolvida a CTPS, fazendo-se necessário que a empresa documente
a entrega ao colaborador.
3. Elaboração de contrato de trabalho e solicitação da assinatura do trabalhador.
4. Elaboração da Ficha de Registro de Empregados do trabalhador, conforme instruções expedidas pelo MTPS.
5. Envio do Caged, contemplando o trabalhador.
6. Realização de capacitação ou curso (se aplicável à atividade, conforme normas regulamentadoras (NRs) do MTPS) com a necessidade de
comprovação da participação do empregado mediante certificado.
7. Entrega de Equipamento de Proteção Individual (EPI) (se previsto no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)) antes de o profissional
iniciar as atividades, formalizando a entrega mediante ficha assinada pelo trabalhador.
8. Exigência de abertura de conta bancária na qual serão depositadas as verbas trabalhistas devidas a este, não acatar casos de conta conjunta. A
abertura de conta deve ser realizada pelo trabalhador.
9. Inscrição do trabalhador no Programa de Integração Social (PIS).
10. Solicitação de preenchimento de ficha de opção por benefícios e autorização de desconto (caso permitido): transporte, alimentação, plano de
saúde, plano odontológico, seguro de vida, etc.
Os itens acima, em muitos casos, não serão encontrados na legislação, pois estão implícitos.
No entanto, se seguidos, fazem com que a empresa esteja mais bem preparada para demonstrar a qualquer órgão o cumprimento das suas
responsabilidades trabalhistas concernentes à admissão e à demissão.
É importante, contudo, destacar que o principal desafio das organizações não é seguir esses requisitos, mas, sim, conseguir identificar todas as
exigências implícitas contidas nos dispositivos legais, pois, do contrário, poderão aprender da forma mais indesejável.
Por isso, é importante orientar os fornecedores sobre como atuar para que os riscos
sejam evitados no momento da análise dos documentos, e uma cartilha na Gestão de
Terceiros pode fornecer todas as informações necessárias, como um checklist.
1. Documentos solicitados
É importante relacionar os documentos que devem ser apresentados, informar a periodicidade destes, os principais pontos de atenção e qual o
embasamento legal na cobrança de cada documento solicitado.
Muitas vezes, a documentação solicitada não chega completa, e os funcionários responsáveis ficam perdidos quanto à forma de entregar os
documentos e às etapas do processo seguir.
Por isso, é importante especificar qual será o fluxo mensal do controle, como os documentos devem ser entregues, os prazos mensais de entrega
de documentos, o envio de análises e as respostas às não conformidades.
Para evitar essa situação, é importante disponibilizar um passo a passo explicando aos fornecedores como utilizar todas as ferramentas do sistema
disponibilizado para a entrega de documentos e para consulta de não conformidades.
4. Principais dificuldades
Se já percebemos que os fornecedores costumam ter dificuldades em alguns documentos específicos, vale a pena elaborar um material com
orientações sobre tais documentos específicos, evitando que o fornecedor também erre na entrega dos documentos.
Assim, o fornecedor ganha evitando o retrabalho de corrigir documentos e responder às não conformidades, e a contratante ganha por não
precisar levantar pendência e depois ter que sanar.
Atuar com Gestão de Terceiros é uma metodologia que deve sempre prever
mecanismos que auxiliam a identificação prévia de riscos trabalhistas e pos-
síveis problemas inerentes aos contratos de seus fornecedores.
A ideia aqui é eliminar um grande percentual do risco trabalhista que existe nas atividades dos funcionários terceirizados em sua empresa.
Os riscos trabalhistas relacionados à terceirização não se limitam à existência ou não dos registros documentais ou a consistência ou não destes.
Riscos trabalhistas ultrapassam esses limites e se apresentam em vários outros aspectos nas empresas, sendo o principal deles relacionado às
questões de segurança e saúde nos locais de trabalho.
Recentemente uma empresa do ramo de papel e celulose foi considerada solidariamente responsável em um processo de pedido de indenização
por danos materiais e morais. A ação foi movida pelos herdeiros de um empregado terceirizado que morreu num acidente de trabalho, ocasionado
pela abertura de uma válvula e o derramamento de uma coluna de líquido a 150° C em cima do empregado terceirizado.
A indenização fixada em R$ 240 mil pelo Tribunal Regional do Trabalho da 17ª região foi mantida pela Oitava Turma do Tribunal Superior do Tra-
balho (TST) (Processo: RR-59900-33.2006.5.17.0121), e as empresas se opuseram à decisão com embargos declaratórios.
Como é possível perceber no caso acima, uma auditoria executada apenas nos documentos dos trabalhadores nunca poderia identificar uma
condição de risco trabalhista existente no local onde as atividades dos colaboradores terceirizados são executadas.
O caso citado acima é apenas um exemplo de uma gama de outras possíveis situações que podem acontecer no local de trabalho de sua empresa.
Elencamos abaixo cinco exemplos comuns que sua empresa pode observar de forma rápida e simples:
A auditoria em campo se revela como uma ferramenta bastante assertiva quando se pretende identificar e mitigar riscos trabalhistas, por isso é
recomendável essa boa prática para todas as empresas que demandam serviços de funcionários terceirizados.
Mas, antes disso, uma pergunta muito comum ouvida é: “Quem deve ser o ‘dono’ do projeto de Gestão de Terceiros?”.
Em nossa experiência, já vimos diversas situações que costumam dar um bom resultado, como no Departamento Jurídico,
RH, Suprimentos, Auditoria, Financeiro e até no Contas a Pagar.
Na verdade, não há uma receita que possa ser compartilhada, cada organização possui sua estrutura e cultura bem definidas, que
influenciarão diretamente no setor responsável por esse controle.
Todavia, o que mais reforçamos é que precisa ter um dono! Não importa qual seja o setor e a quem esteja vinculado, mas um setor mais estra-
tégico deve ser o “dono” do projeto e acompanhar de perto os riscos, os indicadores, os fornecedores e definir ações que possam mitigar riscos.
O controle dos terceiros costuma se envolver com diversos setores da organização e quando uma ação é tomada certamente impactará, cedo ou
tarde, em todas as áreas da organização.
Por exemplo, se o Financeiro decide bloquear o pagamento de um fornecedor estratégico que possui impacto direto na operação, o serviço pode
parar, e o responsável pela operação será impactado sem aviso prévio. O Jurídico pode ser notificado judicialmente ou aumentar o volume de
ações por falta de pagamento de verbas, e, além disso, o controle de catracas pode ser impactado com alguma greve em frente à unidade, e assim
por diante.
Por isso, é importante que assuntos críticos referentes aos fornecedores sejam discutidos com todas as áreas envolvidas. Não precisa de muito,
mas um representante de cada setor e um encontro mensal são suficientes para levar à mesa os pontos mais relevantes, discutir os riscos, as
ações e definir responsáveis.
Assim, todas as áreas poderão externar seus receios e tomar decisões bem alinhadas.
Índice de Conformidade
O índice de conformidade da contratada representa o percentual correspondente à quantidade de itens conformes em relação à quantidade de
itens avaliados na análise de documentações.
Através desse índice, é possível identificar o quanto o fornecedor tem se empenhado para sanar as pendências e consequentemente mitigar os riscos
trabalhistas.
Logo, quanto maior esse índice, mais dificilmente a contratante irá enfrentar algum tipo de ação trabalhista, pois possuirá mais documentações para
respaldá-la, havendo alguma necessidade.
Nesses casos, é necessário averiguar o que tem interferido para que não
sejam regularizadas todas as não conformidades, visando superar esse índice
o mais rápido possível para que não haja vulnerabilidade em possíveis causas
trabalhistas.
Algumas ações fundamentais que o gestor da contratante deve realizar para
conseguir que as terceirizadas regularizem as não conformidades:
Não é fácil medir o Resultado do Gerenciamento de Terceiros, e todo o trabalho de gestão de riscos é feito para se evitar, dentre outros problemas,
os temidos processos trabalhistas.
Medir o Resultado do Gerenciamento de Terceiros leva a empresa a se prevenir contra prejuízos gerados por possíveis riscos trabalhistas no futuro.
No Brasil existe a “cultura do processo”, como diz o presidente do Tribunal de Justiça de São Paulo, José Renato Nalini:
Todo e qualquer problema, toda e qualquer questão chega a um juiz ou a um tribunal. São 100 milhões de processos para 202 milhões de pessoas.
Transmite-se à sociedade global a nítida impressão de que o Brasil é o país mais beligerante deste sofrido planeta.
Muitos pensam que o principal indicador se refere ao volume de processos trabalhistas; entretanto, conforme dito acima, tem-se uma cultura
enraizada no Brasil de que o funcionário, quando é desligado, quer abrir um processo contra a empresa, algumas vezes mesmo sabendo que não
possui direito e outras vezes influenciado por advogados que atuam nessa linha.
Portanto, esse é um indicador importante, porém não é o mais relevante, pois depende de outras variáveis, e o resultado positivo se dá de forma
lenta. Na verdade, o principal indicador é o volume de processos ganhos ou com valores reduzidos.
A partir do momento em que o ex-funcionário coloca a empresa na justiça pedindo: férias, rescisão, horas extras, 13º salário e remuneração
elevada, e a empresa tem a documentação/informação que comprova que esses pedidos não são devidos, podemos perceber claramente um
resultado positivo decorrente do trabalho preventivo realizado junto aos fornecedores.
Recomendamos que o volume de processos e o de processos ganhos sejam medidos a cada 6 meses para que seja avaliado como o trabalho
de Gestão de Terceiros tem gerado um resultado positivo para a companhia.
No caso de outros riscos serem identificados, é importante direcionar bem o trabalho preventivo para otimizar os resultados.
Quando os funcionários sabem que a empresa sofre com a falta de informação e documentos, o volume de processos tende a crescer sempre
mais.
Falta de documentação assinada, falta de comprovantes de pagamentos, falta de contratos de prestação de serviços, falta de contrato de trabalho,
falta de registros de entrada e saída, falta de recolhimento de impostos e demais obrigações da empresa prejudicam a contratante na elaboração
de sua defesa perante o juiz.
Em caso de processos, a empresa deve estar preparada para problemas com a documentação atualizada para a elaboração das defesas. O resultado
da Gestão de Riscos com Terceiros fornece insumos para medidas futuras.
O controle da documentação leva ainda a uma mudança de cultura, mesmo que lenta, pois, quando os funcionários percebem que a organização
possui bons controles e não desembolsa valores, eles tendem a abrir mão do processo e a seguir adiante.