SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Fecha: Abril 24/2017

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES Versión: 001

1. OBJETO

Describir y relacionar las funciones y responsabilidades en Seguridad y Salud en

el Trabajo, que debe ejecutar el personal en cada uno de los cargos de la
organización.

2. ALCANCE

Las funciones y responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo, contenidas

en este manual son de cumplimiento obligatorio para las personas vinculadas a la
empresa ubicadas dentro de su estructura organizacional.

3. DEFINICIONES

3.1. Manual de funciones: Documento que describe la relación de las

actividades, tareas, y responsabilidades que corresponden ejecutar en un
cargo determinado por la organización.

3.2. Cargo: Es la reunión de todas aquellas actividades y funciones realizadas

por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa
un lugar formal en el organigrama.

3.3. Dirección: Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados

para alcanzar las metas de la organización.

3.4. Planificación: Consiste en determinar por anticipado que debe hacerse,

como debe hacerse, cuando debe hacerse, y quien debe hacerlo.

3.5. Control: Es el proceso de revisar y medir el desempeño con el objeto de

determinar el grado hasta el cual se están logrando los planes y objetivos
de la organización.

3.6. Mejora continua: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad

para cumplir con los objetivos.

ELABORO: Oscar F. Díaz G. REVISO: Natalia Díaz A. APROBO: Gerencia General

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3.7. Funciones de planeación: se determina si son diarias, semanales o

mensuales o anuales y semestrales.

3.8. Funciones de ejecución: se determina si son diarias, semanales o

mensuales o anuales y semestrales.

3.9. Funciones control y aseguramiento: se determina si son diarias,

semanales o mensuales o anuales y semestrales.

3.10. Funciones de mejoramiento: se determina si son diarias,

semanales o mensuales o anuales y semestrales.

3.11. Responsabilidad: Obligación de cumplir estrictamente con los

valores morales y éticos; al igual que con las responsabilidades laborales
asignadas.

3.12. Formación académica: Son los Estudios o contenidos académicos,

realizados en Instituciones Públicas o Privadas debidamente reconocidas
por el Gobierno Nacional, correspondientes a la Educación Secundaria y
Universitaria o Postgrado.

3.13. Certificación de los estudios: Los estudios se acreditarán mediante

la presentación de certificados, Diplomas, Actas de Grado otorgados por
las Instituciones correspondientes.

3.14. Seminarios y/o especializaciones: Los Seminarios son programas

de corta duración, que son dictados por una institución aprobada por el
ministerio de educación. Las especializaciones (programas académicas de
postgrado), son programas que deben cumplir con los requisitos de ley y
acreditados por el Ministerio de Educación.

3.15. Experiencia: Se entiende por experiencia los conocimientos,

las habilidades y las destrezas adquiridos o desarrollados mediante el
ejercicio de una profesión, ocupación, arte u oficio.

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4. RESPONSABLES

4.1. RESPONSABLE DE LA ELABORACIÒN Y ACTUALIZACIÒN DE ESTE

MANUAL:

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo, Jefe inmediato, área de RRHH.

4.2. RESPONSABLE DE LA REVISIÒN Y APROBACIÒN DE ESTE MANUAL:

Representante de la Alta Gerencia.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Legislación vigente.
Decreto 1072 de 2015.
Código sustantivo del trabajo

6. DESCRIPCIÓN

A continuación se definen las funciones y responsabilidades del personal de

nuestra compañía.

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo:

GERENTE

Área:
ADMINISTRATIVA

Jefe Inmediato:
JUNTA DIRECTIVA

2. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

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Establecer y garantizar el funcionamiento, cumplimiento y logro de las políticas, objetivos en

conjunto con la visión y misión de la organización MIM ARQUITECTOS S.A.S

3. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO

Responsabilidades

1. R: Representar legalmente a la empresa como persona jurídica.

2. R: Verificar y dar cumplimiento a las normas y leyes vigentes aplicables a la empresa.

3. R: Remover o contratar en caso necesario a cualquier empleado o trabajador cumpliendo

con las normas y disposiciones legales de la legislación laboral.

4. R: Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y

proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

5. R: Brindar los recursos necesarios para una adecuada gestión de seguridad y salud en el
trabajo

6. R: Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mejorar las condiciones

laborales, el clima organizacional, la seguridad y salud en el trabajo para los
colaboradores de la empresa.

7. R: Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mejorar las condiciones

laborales, el clima organizacional, la Seguridad y Salud en el Trabajo para los
colaboradores de la empresa.

8. R: Conocer ampliamente el SG-SST para impulsar sus actividades.

9. R: Analizar periódicamente los indicadores del Sistema de Gestión y Plantear medidas

preventivas y correctivas en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo

10. R: Cumplir con los requerimientos del SG SST tanto de nuestra compañía como los
determinados por los clientes, esto de acuerdo a las políticas, objetivos, normas,
estándares y procedimientos de trabajo seguro y de obligatorio cumplimiento de ley y/o
contractual. (Ver Reglamento Interno de Trabajo, deberes de los trabajadores para con
la empresa).

11. R: Participar activamente en las campañas, capacitaciones, programas, procedimientos,

prevención y otros establecidos por el área de RRHH, gerencia general y/o Seguridad y
salud en el trabajo de nuestra empresa o por el cliente, encaminados a mitigar y
controlar la ocurrencia de incidentes ambientales, operacionales, vehiculares o que
puedan producir accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales.

12. Responsabilizarse por la prevención y control de actos inseguros y condiciones peligrosas

durante el desarrollo de su trabajo manteniendo una actitud preventiva frente al cuidado
de la salud propia y de los compañeros.

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13. Respetar el medio ambiente y alertar si este se ve vulnerando por las actividades de la
empresa, manteniendo también la colaboración con la clasificación y disposición de los
resididos y el manejo de productos químicos, de acuerdo con las hojas de seguridad
(MSDS).

Funciones

1. F:Planear y dirigir la empresa, manteniendo la alineación de toda la organización en

torno a su misión, visión y objetivos.

2. F: Definir y verificar el cumplimiento de las metas de la organización, establecer la

estrategia general para lograrlas y las prioridades en los planes para integrar y coordinar
las actividades necesarias para el desarrollo de la empresa.

3. F: Dirigir y coordinar al personal, de los diferentes niveles de la organización, definiendo

la estructura y los niveles de autoridad y responsabilidad.

4. F: Monitorear el rendimiento de la organización e inducir las acciones necesarias, con el

fin de asegurar la calidad, eficiencia y eficacia de los resultados finales en todas las
áreas.

5. F: Identificar oportunidades nuevas de mercados.

6. F:Asegurar el crecimiento, desarrollo y posicionamiento de la empresa.

7. F:Dirigir a la empresa hacia una gestión de excelencia con responsabilidad social.

8. F: Controlar el cupo de compras y endeudamiento de la empresa.

9. F: Realizar actividades comerciales, como ventas y promoción de los productos.

Nota:
Las anteriores descripciones están destinadas a representar el contenido general y los
requisitos, para la ejecución de este trabajo.
Es de tener en cuenta que se deberá cumplir con las actividades que su jefe le asigne,
con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de la operación. No debe ser
interpretado como una declaración exhaustiva de deberes, responsabilidades o
requisitos.
4. DIMENSIONES
Número de Personas que están a su cargo: Todos los cargos son subordinados
Número de Personas totales en el área: 1
Autoridad para:
Detener cualquier actividad que pueda poner en riesgo a las personas, equipos productos o
causar daños al medio ambiente. Autorización para contraer procesos disciplinarios a un cargo.
Representar a la empresa frente a clientes, entidades u organizaciones privadas o estatales.
Ordenar a cualquier cargo una actividad necesaria para el cumplimento de objetivos de la
organización.
Utilizar los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Representar ante entidades financieras los manejos económicos que requiera la empresa.

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Rendición de cuentas ante quien: Ante la Junta directiva, entidades privadas y estatales, etc.

Responsabilidades económicas: Tomar las decisiones y los recursos necesarios para el

cumplimento de objetivos, tales como cheques, cuentas bancarias, caja menor, tarjetas de
crédito, entre otros. Autorización para el manejo de dichos recursos en caso de una emergencia
lo requiera.

2. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVA
Área: ADMINISTRATIVA
Jefe Inmediato: GERENTE
2. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada
uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.
3. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO
Responsabilidades
1. R: Notificar oportunamente a la gerencia sobre la información recibida.
2. R: Mantener una adecuado manejo de la información de carácter confidencial.
3. R: Responder ante la gerencia por los resultados obtenidos en sus actividades.
4. R: Solicitar y Notificar a la gerencia sobre procesos disciplinarios.
5. R: Cumplir con los requerimientos del SG SST tanto de nuestra compañía como los
determinados por los clientes, esto de acuerdo a las políticas, objetivos, normas, estándares y
procedimientos de trabajo seguro y de obligatorio cumplimiento de ley y/o contractual. (Ver
Reglamento Interno de Trabajo, deberes de los trabajadores para con la empresa).
6. R: Participar activamente en las campañas, capacitaciones, programas, procedimientos,
prevención y otros establecidos por el área de RRHH, gerencia general y/o Seguridad y salud en
el trabajo de nuestra empresa o por el cliente, encaminados a mitigar y controlar la ocurrencia
de incidentes ambientales, operacionales, vehiculares o que puedan producir accidentes de
trabajo y/o enfermedades laborales.
7. Responsabilizarse por la prevención y control de actos inseguros y condiciones peligrosas
durante el desarrollo de su trabajo manteniendo una actitud preventiva frente al cuidado de la
salud propia y de los compañeros.
8. Respetar el medio ambiente y alertar si este se ve vulnerando por las actividades de la empresa,
manteniendo también la colaboración con la clasificación y disposición de los resididos y el
manejo de productos químicos, de acuerdo con las hojas de seguridad (MSDS).
Funciones
1. F: Elaboración de cotizaciones, recepción de facturación y remisión de proveedores.
2. F: Control de asistencia del personal, afiliaciones y retiros en la seguridad social.
3. F: Liquidación de Nomina
4. F: Atención de clientes, proveedores y visitantes.
5. F: Revisar remisiones de entrada y salida.
6. F: Verificar todas las facturas por pagar, incluyendo servicios públicos.

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RESPONSABILIDADES Versión: 001

Nota:
Las anteriores descripciones están destinadas a representar el contenido general y los
requisitos, para la ejecución de este trabajo.
Es de tener en cuenta que se deberá cumplir con las actividades que su jefe le asigne, con el
fin de dar cumplimiento a los objetivos de la operación. No debe ser interpretado como una
declaración exhaustiva de deberes, responsabilidades o requisitos
4. DIMENSIONES
Número de Personas que están a su cargo: 0
Número de Personas totales en el área: 1
Autoridad para: Detener cualquier actividad que pueda poner en riesgo a las personas, equipos
productos o causar daños al medio ambiente.
Rendición de cuentas ante quien: Gerencia

Responsabilidades económicas: Manejo de caja menor y bancos.

ELABORO: Oscar F. Díaz G. REVISO: Natalia Díaz A. APROBO: Gerencia General