Estrategias efectivas de comunicación empresarial

Escrito por Candace N. Smith | Traducido por Ileana Sosa

Los correos electrónicos son una forma de comunicación empresarial.

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Las estrategias de comunicación son la llave al éxito de una empresa. Éstas dependen de a
quién haya que comunicar y el mensaje que la empresa quiera transmitir. Algunos ejemplos de
flujos de comunicación incluyen: de empresa a cliente, de empresa a público, de empresa a
empresa, de la administración y empleados a los clientes. Es necesario que la empresa
desarrolle estrategias de comunicación para competir en el mercado, crear conciencia de la
marca y retener la lealtad de los clientes.
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Estrategias efectivas de comunicación empresarial
¿Cuáles son las cuatro alternativas de estrategia de negocios?

Define los objetivos de comunicación

Establece claramente el propósito de la comunicación así como quién será el receptor. Una
empresa hace esto desarrollando una meta intencional, por ejemplo, escribiendo una visión o
misión así todas las partes involucradas conocen resultado esperado. Los empleados y la
administración podrán trabajar juntos para alcanzar el resultado deseado y trabajar
consistentemente para ejecutar la visión de la compañía. Los objetivos de comunicación deben
tener tiempos límites ya que las empresas tienen que evolucionar constantemente, reevaluar
estrategias y desarrollar nuevos objetivos que se adapten a los cambios. Los empleados y
directivos son responsables de los objetivos y deben poder medir los resultados.

Solicita críticas
Una comunicación efectiva requiere de escuchar además de hablar. Las empresas deben
solicitar críticas de los empleados así como de los clientes para asegurar que los métodos
utilizados son efectivos, bien recibidos, y que permiten un canal interactivo de comunicación.
Las críticas de los clientes ayudan a que puedan mostrarle a la compañía como mejorar sus
productos o servicios, lo que sirve para mantener a los clientes y mejorar el balance de la
empresa. Pueden hacerse encuestas e implementar un servicio de atención al cliente donde se
puedan resolver problemas y quejas.

Sé conciso
Una comunicación efectiva necesita ser directa y establecida en una manera concisa, clara y
fácil de comprender. Ya sea en un correo electrónico, una carta, o cara a cara, la comunicación
empresarial debe ser simple. Mantén el mensaje sucinto para ayudar a evitar malas
interpretaciones y confusión por parte del empleado, cliente o vendedor.

Sé agradable
Personalizar el mensaje a ser comunicado ayuda a construir la credibilidad de una compañía a
los ojos del receptor intencionado. Hablar en el idioma del receptor muestra que la empresa es
consciente de las necesidades del cliente o empleados y comunica que se ha tomado el tiempo
para tratar de relacionarse en un nivel personal, lo que hace que el mensaje sea mejor
recibido. El contacto visual cuando se habla hace saber al oyente que hay un esfuerzo por
parte del emisor para lograr una conexión. Utiliza diversas formas de comunicación para
transmitir el mensaje.
6 Puntos para Mejorar la Comunicación Empresarial

Luego de dos semanas en mi nuevo trabajo por fin me habilitaron la tarjeta de identificación,
no mas colarme por las puertas abiertas para poder ir al baño o esperar a que alguien use su
identificación en el ascensor para poder irme.

Pensando en porqué demoraron en hacer algo tan simple como activar mi tarjeta, llegue a la
conclusión de que el problema no era la falta de recursos o dificultad en los trámites; sino la
falta de comunicación entre áreas.

La comunicación dentro de las empresas es una parte fundamental y sin embargo es la que
casi siempre falla, quizás porque es algo que se da por hecho o por desconocimiento. Fruto de
esto es que se deja que muchas de las comunicaciones que deberían ser formales se vuelvan
informales y no se guarden registros de ellas.

Lo ideal es que todas las empresas tengan un plan de comunicaciones, en donde se formalice y
estandarice tanto la comunicación formal (relacionada directamente a las labores diarias),
como aspectos más ligeros como cumpleaños, bienvenidas, actividades, logros de la empresa,
etc. de manera que motive a los trabajadores, integrados a la empresa, los haga sentir
apreciados y que además conozcan las oportunidades que le brinda su empresa.

Existen 6 puntos importantes que hay que tomar en cuenta al momento de hacer un plan de
comunicación organizacional:

Que sea accesible a todos

Que sea atractiva
Que las acciones no contradigan a las palabras
Que sea periódica
utilicen varios medios (correos electrónicos, afiches, periódico mural, etc)
Que sea estándar (que todos usen los mismos formatos)
Sino están convencidos que la comunicación en la empresa es importante les dejos las
palabras de mi profesora:

Imaginen que por una semana no les dejarán usar ningún medio de comunicación, sin
teléfonos, ni Internet ¿Cuánto creen que disminuiría la productividad de la empresa? La
comunicación afecta a la productividad de la empresa, que aún no se pueda medir, no
disminuye su efecto y por eso siempre deben de tomarla en cuenta.

24.- CÓMO MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN TU EMPRESA

La falta de comunicación es la asignatura pendiente del ser humano ¿Por qué nos cuesta tanto comunicarnos?
Para colmo la falta de la misma sólo genera malos entendidos que luego se pagan caro tanto a nivel personal
como empresarial.
Una buena comunicación con tus empleados y colaboradores es fundamental para que tu empresa sea exitosa,
así como fomentarla entre ellos.
Parece que está mal visto y sobre todo en el mundo de la empresa, el preguntar demasiado. Este gesto se
contempla como una demostración de falta de conocimientos, cuando realmente se trata de una puerta a la
comunicación.
Y si la vetamos estamos cometiendo un grave error que al final pagaremos muy caro, como de hecho ya ocurre
constantemente. La mitad del trabajo está conllevando corregir errores producto de malos entendidos.
Todo esto por no hablar de la mala imagen que damos a nuestros clientes cuando no hay buena comunicación
en nuestra empresa.
Abre pues esa puerta y aprende en este artículo cómo mejorar la comunicación con tus empleados y con los
demás.
Te voy a proporcionar tres tips para mejorar la comunicación en tu empresa.

Tratar a todos por igual.

Si tratas a todos de la misma manera independientemente del puesto que ocupen en la empresa, vas a
favorecer la comunicación.
Muchas empresarias, creen equivocadamente que haciendo estas diferencias provocan el respeto, cuando
realmente lo único que están fomentando es el miedo a causa del cual están perdiendo mucha información
relevante y valiosa de su propia empresa.
Fomenta también que todos tus empleados actúen igual con los demás, ya que todos son compañeros y tienen
un fin común que es el bien de la empresa. Al favorecer diferencias entre tus empleados favoreces los
individualismos y que el bien de la empresa deje de ser el objetivo común.
Para que el barco llegue a buen puerto todos deben remar en la misma dirección.
Premia públicamente a quien te hace una crítica negativa.
Cuando alguien en la empresa te hace una crítica negativa, dile que lo tendrás en cuenta y agradécele el
comentario, procurando que todos los demás lo oigan.
Esa es la manera de que tus empleados compartan contigo lo que ocurre en la empresa, e incluso sus ideas
innovadoras, ya que no tendrán miedo a represalias ni enfados, sabiendo que se les va a tener en cuenta.
Si al final la empresa opta por no llevar a cabo la propuesta, deja claro las razones empresariales para que la
persona en cuestión no saque sus propias conclusiones. Dile que igualmente te ha gustado la iniciativa y que le
agradecerías mucho que te siga dando su feedback.
A partir de ese mismo momento procura demostrar mucho interés en todo lo que tenga que decir esa persona,
como si fuera alguien de tu confianza y del que valoras sus opiniones.

Organiza reuniones taller una vez a la semana,

o como mínimo 1 vez al mes
Una buena comunicación en la empresa comienza en la dirección.
 Es importante que provoques conversaciones en grupo, así cómo dejar claro tu interés en una buena
comunicación.
Haz también que dialoguen entre ellos delante de ti, sin tu intervención. Es una buena manera de detectar
posibles tiranteces y resistencias entre ellos.
Anímalos a que aporten ideas para mejorar la empresa, y dales valor a todos sus comentarios, para alentarlos
a que se involucren en la empresa.
En estas reuniones se organizará el trabajo de la semana y podrás aclarar como lo quieres, asegurándote de
que cada uno ha entendido perfectamente su cometido.
No olvides ninguna de estas pautas, ya que los fallos de comunicación en la empresa, se pagan muy caros. Y a
ti como empresaria te pueden costar mucho dinero.

10 acciones para mejorar la

comunicación externa de la
empresa

1. Crear un gabinete de comunicación o desarrollar una estrategia de comunicación. Sea cual sea la opción
elegida, está claro que hay que tener un plan para poder desarrollar una comunicación externa efectiva en la empresa.
Si la empresa se lo puede permitir, puede ser interesante contar con un gabinete de comunicación, pero en caso de
que esto no sea posible se debe estudiar una buena estrategia de comunicación que determine cómo serán las
comunicaciones de la empresa en cualquier momento.
2. Comunicar las crisis a tiempo. Muchos negocios piensan que por no comunicar las crisis es como si no existieran,
pero la realidad es que hay que comunicarlas lo antes posible, ya que en caso contrario empezarán los rumores que
después no podrán ser controlados. En primer momento hay que comunicarlo a los empleados y socios
tranquilizándolos y explicando la situación; y después, tras haber estudiado muy bien cómo se hará, se debe
comunicar a los medios indicando las medidas que se van a tomar para que la crisis sea sólo algo puntual. Además de
trabajar para vencer las crisis, hay que saber comunicarlas para evitar que las comunicaciones sobre ellas se salgan de
las manos de la empresa.
3. Comunicar todo lo que se considere necesario. La empresa debe optar por una estrategia en que la comunicación es
clave, comunicando aquellas cosas que considere relevantes tanto a los empleados y socios como a nivel externo.
Para ello pueden utilizar los diferentes medios de comunicación, entre los que se pueden encontrar también los blogs
corporativos y redes sociales.
4. Crear notas de prensa siempre que se tenga algo relevante que comunicar. Las notas de prensa eficaces son un
medio muy efectivo de darse a conocer y ganar visibilidad, aunque si no se hacen bien o se abusa de ellas pueden
acabar perdiendo su valor. Es importante saber cómo hacer que se extiendan lo máximo posible comunicándose con
responsables de elementos de comunicación a los que puedan interesar y utilizando medios de distribución de notas
de prensa.
5. Crear un buen plan de marketing y promoción empresarial. El marketing y la promoción son dos aspectos
realmente muy importantes en la empresa, ya que si esta no se conoce ni tiene clientes ni ventas ni ganancias ni nada.
Es especialmente importante en negocios no muy bien ubicados o en internet, pero cualquier negocio necesita un
buen plan de marketing y promoción, aunque también consigan nuevos clientes con el boca a boca.
6. Tener perfil en las redes sociales. Contar con un perfil activo en las redes sociales ayuda a que las empresas se
comuniquen, se den a conocer, mejoren su imagen corporativa y puedan conseguir nuevos clientes (incluso pueden
encontrar proveedores o iniciar allí un proceso de selección de personal).
7. Tener buenos contactos con personas relevantes en el sector. Si se tienen buenos contactos pueden ser
aprovechados en el momento en que sean necesarios, y además es bueno mantenerlos para tener buenas relaciones
con personas del sector que pueden ser de interés.
8. Darse a conocer en algunos blogs influyentes en el sector. Si la empresa o negocio se da a conocer en algún blog
influyente del sector llegará a una buena cantidad de audiencia interesada en ella, por eso hay que buscar la forma de
aparecer allí como en otros medios.
9. Mejorar la comunicación interna en la empresa. Para mejorar la comunicación externa, hay que empezar
por mejorar la comunicación interna, y para ello no hay nada mejor que crear un buen plan, apreciar e informar a
los empleados y trabajar constantemente en favorecer la comunicación de la empresa.
10. Intentar mejorar la reputación corporativa de la empresa. Cuanta mejor sea la reputación de la empresa mejor
pueden ser sus resultados, y además la información que aporten será mejor considerada. Por ello, hay que trabajar en
la mejora continua y en dar una mejor imagen.

FODA
Las instalaciones del hospital las están ampliando con un nuevo bloque, lugar en donde se ubicaran las
oficinas de administración y a partir de esta fecha se tiene como propósito volver a implementar el
intranet.

FORTALEZAS DEBILIDADES

-Hay PBX - La Pagina web esta

(Conmutador). desactualizada y el correo

-Red telefónica de emergencias.
-Reuniones mensuales y
extraordinarias con todos los
empleados.
electrónico desconocido por los
usuarios.
-No existe un plan de comunicación.
-No hay intranet.

-Charlas y conferencias con -Solo hay Internet en gerencia.

profesionales de Medellín dirigidas
-Poca comunicación entre los
a los empleados.
empleados.
-Tienen muy bien definida su
-No existe un boletín informativo.
formulación estratégica.
-No existe comité de comunicación.
-Televisores en sitios estratégicos.
-Deterioro de la imagen frente a la
- oficina de atención al usuario.
comunidad.
- todos los empleados conocen el
-Mala atención al cliente por parte
manual de funciones.
de algunos empleados.
-voluntad de la gerencia para la
- inducción inadecuada a los nuevos
realización de acciones encaminadas
empleados sobre la identidad
MATRIZ DOFA: al mejoramiento de la comunicación.
corporativa
COMUNICACIÓN INTERNA Y
-existencia de carteleras
EXTERNA. -pocos buzones de sugerencias.
especializadas para cada

OPORTUNIDADES
- implementación Internet y red
interna en todas las oficinas
-Implementación de un plan de
comunicación.
- vender la imagen de la entidad
-Campaña de línea directa con el
gerente.
- mejor atención al cliente
- mejor desempeño de los
empleados
- difusión de un vídeo institucional
AMENAZAS
- Poco uso de la página web.
-Los usuarios no utilizan los
buzones de sugerencias.
-Deterioro de la imagen del hospital.
-No asistencia a las reuniones de
empleados por falta de información
-Disminuye el sentido de
pertenencia por la entidad.
-Aumento indiscriminado de
rumores sobre ineficiencia en el
servicio.
dependencia.
- equipos de computo en todas las
oficinas
-diseño de un plan de mercadeo
actualmente.
- contrato con la emisora para
emisión de programas y anuncios
del hospital.
- profesionales en diferentes áreas
- uso de medios como cartas y
circulares.
FO
-Computadores suficientes para
instalar la red interna.
-Charlas y conferencias que generan
mayor desempeño en los empleados.
-Televisores adecuados para
implementar el video institucional
-voluntad del gerente para realizar e atención al usuario
implementar un plan de
comunicación.
- con el plan de mercadeo se vende
la imagen de la entidad
-con la oficina de atención al usuario amplia entre la gerencia con el
se mejora la atención al cliente.
FA
- con las charlas y conferencias se
evita la disminución del sentido de
pertenencia
-con el uso de carteleras y la radio se
puede inducir al usuario para la
utilización de buzones de
sugerencias.
- con el diseño que se esta haciendo
del plan de mercadeo se mejora la
imagen de la entidad.
-hacer pública la dirección de la
página web en diferentes medios
escritos como: cartas, circulares y
medios masivos de comunicación.
-utilización de canales cara a cara
-La información no fluye entre las
dependencias
- no hay línea telefónica en todas las
oficinas
-poca comunicación de los
profesionales de diferentes áreas.
-Pocos eventos de interacción con la
comunidad
- poca asistencia de usuarios a las
reuniones programadas.
- no existe una persona encargada de
la comunicación interna y externa
-Los empleados que trabajan fuera
del bloque del hospital no se dan
cuenta de las reuniones.
DO
-estableciendo la red interna y el
Internet se puede mejorar:
comunicación entre los empleados,
mayor fluidez de la información y
mayor asistencia a las reuniones
internas.
-vendiendo la imagen de la entidad
se puede mejorar la percepción
existente en la comunidad.
-con un mejor desempeño de los
empleados, se puede mejorar la
- publicidad dirigida a usuarios y
empleados sobre derechos y deberes.
-La línea directa con el gerente
permite una comunicación mas
públicos externos.
DA
-Rediseñar y actualizar la página
web para que sea mucho más
llamativa.
-Mejorar la atención al cliente,
buscando que no continúe el
deterioro de la imagen del hospital.
-Implementar los buzones de
sugerencias en lugares estratégicos.
-instalar línea telefónica en todas las
dependencias para que la
información fluya en toda la
organización.
-Mejorar la atención al usuario para
disminuir los rumores.
 para citación a reuniones planeadas

OBJETIVOS

 Fortalecer la imagen corporativa de la empresa.

 Establecer un vínculo de cooperación y colaboración entre los diferentes medios de comunicación presentes en el
municipio, como: la radio, el canal local, y los perifoneos, etc.

 Generar mayor participación de los empleados en las actividades programadas por la institución.

 Crear un comité de comunicación

 Estimular el trabajo realizado de los empleados con base en la calidad humana y servicio con una mención de honor.

 Mejorar los vínculos de comunicación entre los usuarios y la empresa o viceversa.

 Generar estrategias que fortalezcan la comunicación del hospital y su entorno.

 Buscar mecanismos de comunicación externa para que los usuarios de los servicios del Hospital estén informados y
comprendan a cabalidad sus derechos y deberes.

 Mejorar los métodos de comunicación interna y externa.

 Conseguir una mayor frecuencia del uso de sus servicios, mejorando el conocimiento que los usuarios tienen de los
mismos, así como su acceso y utilización.
METAS

 Proyección de un video institucional en el interior del hospital

 Rediseño de la página web y correo electrónico.

 Creación de oficina de comunicaciones

 Lograr que el 90% de los empleados participen en las actividades programadas por la empresa.

 Reuniones mensuales del comité de comunicación

 Premiar al empleado destacado del mes.

 Lograr capacitar trimestralmente 40 personas del área urbana y rural, sobre diferentes temas generales.

 Realización de encuentros de integración comunidad - hospital mensualmente

 Realización de cuñas radiales, y periódico mural con actualización mensual.

 La creación de un boletín informativo interno mensual.

 Creación de una línea directa telefónica de los usuarios y empleados con la gerencia en menos de un mes.

 Lograr que el 80% de los habitantes del municipio de amalfi conozcan la identidad corporativa de la empresa.
ESTRATEGIAS

 Dar a conocer a los usuarios la empresa mediante un video institucional.

 Aprovechamiento de herramientas tecnológicas como la página web y el correo electrónico

 Adecuación de una oficina de comunicación.

 Realización de encuentros deportivos y de formación que permitan la interacción entre las diferentes áreas de la
organización. (cada tres meses)

 Creación de un comité encargado de las comunicaciones internas y externas conformado por profesionales del
hospital y usuarios conocedores del tema.

 Mantener una evaluación constante de los empleados y calificar su desempeño social mediante encuestas y
observaciones directas.

 Realizar seminarios, charlas y talleres con expositores de Medellín o del mismo municipio para la comunidad en
general

 Realizar campañas de promoción que ayuden a mejorar la identidad corporativa

 Tener informado al personal de empleados sobre los avances y dificultades, así como de celebraciones especiales e
igualmente publicar el nombre y fotografía del mejor empleado del mes mediante la creación del boletín interno.

 Genereracion de procesos de comunicación efectivos entre los usuarios y la gerencia con una línea telefónica directa

 Mejorar y adecuar los medios visuales de información como las carteleras, pasacalles, boletines, documentos, etc.

 Grabación de comerciales radiales atractivos, alegres y juveniles que resalten la imagen del hospital

 Integrar la comunidad y el hospital

 Realizar encuentros deportivos y culturales en jornadas estralaborares, para mejorar la comunicación entre los
miembros del hospital.

 Realizar 6 jornadas de salud

 Tener buenos relaciones comerciales y personales con diferentes entidades del municipio.

 Fomentar la comunicación interna mediante la intranet.

ACTIVIDADES

 Proyección de video institucional en los televisores habilitados al interior del hospital con una duración de 20
minutos.

 publicación de la página web con una actualización permanente.

 Adecuación de una oficina con todos los elementos logísticos necesarios para facilitar el trabajo del comité de
comunicación.

 Se realizarán juegos grupales, paseos, caminatas e integraciones trimestralmente con los empleados

 convocatoria abierta para la creación del comité de comunicación y puesta en marcha de sesiones mensualmente.

 observación directa permanente y preguntas a usuarios sobre el desempeño de los empleados de diferentes áreas,
para su mención de honor mensual.

 Charlas, talleres y conferencias trimestrales dirigidas a los usuarios con una duración de 6 horas.

 pasar cuñas radiales y avisos de prensa resaltando la imagen y su slogan “Un hospital con calidad humana”.

 Realizar el boletín cada mes, con información de la entidad y de los empleados destacados del mes.

 Instalación de la línea telefónica directa al gerente

 actualización y mejora de carteleras cada quince días

 actividad recreativa mensual convocando la comunidad por sectores

 actividad de relaciones publicas mensuales en el Hospital.

 instalación de la intranet.

 Realizar 6 jornadas de salud en algunas veredas y sectores del municipio con todos los servicios del hospital

 Reuniones mensuales del comité de comunicación

INDICADORES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Indicador = numero de invitados
Numero de asistentes

 numero de asistentes a cada actividad programada por el hospital para empleados y comunidad

 Numero de mensajes en el correo electrónico y buzón de sugerencias recibidos y contestados y/o resueltas en el mes.

 Numero de visitas a la pagina web

 Numero de llamadas recibidas vía telefónica diariamente con la gerencia

 Numero de talleres, conferencias y actividades de conocimiento realizadas en el semestre

 Numero de asistentes a reuniones extraordinarias

 Numero de personas capacitadas de la zona urbana y rural.

 Resultados de encuestas de satisfacción.