11/03/2019 As obrigações das empresas quanto ao armazenamento e descarte de documentos - Guarda de Documentos | Empresa Acervo

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descarte de documentos
As obrigações das empresas quanto ao armazenamento
e descarte de documentos
20/08/2014 Compartilhar 0 Tweetar

Muita gente ainda tem dúvidas sobre

as obrigações da empresa quanto ao
armazenamento, possibilidade de
descarte e responsabilidade diante
de vários aspectos jurídicos e
contábeis. Pois se você está
pensando em abrir um negócio ou já
tem um em atividade, chegou a hora
de conhecer sobre esse fator que
traz muitos problemas aos
empreendedores de todo o país.

O primeiro passo é quanti car o volume do acervo, de acordo com o CONARQ, e a cada 7
caixas, 1 metro linear é contado. Para qualquer eliminação de documentos, deve-se
primeiro contatar uma subcomissão de avaliação para determinar se há necessidade de
descarte. Aliás, essa comissão também determina a validez dos documentos de acordo
com o Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo.

Os documentos que estão a espera do descarte devem estar separados em caixas tipo
box com etiquetas apropriadas que contenham lombadas especí cas. O Edital de Ciência
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de Eliminação de Documentos deve sempre informar periodicamente acerca dos

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procedimentos de descarte de qualquer parte do acervo arquivado. Também deve ser
gerado um Termo de Eliminação de Documentos, onde dados importantes relacionados ao
processo
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descarte serão informados.   Acesso ao CloudFile   

Geralmente quem cuida do armazenamento de documentos que serão usados no futuro

para qualquer atividade scal são os contabilistas, sendo necessário um contrato que
esclareça essa responsabilidade entre as partes. 

Caso não haja nenhum contrato, o contabilista que não se sentir responsabilizado por
algum documento pode realizar uma noti cação com o retorno dos mesmos dentro de um
prazo de 30 dias para que a empresa pegue de volta o documento em questão. Se não
houver nenhuma ação pela empresa, uma publicação no jornal de grande circulação será
realizada. E se mesmo assim não dê certo, o contabilista pode colocar qualquer
documento em juízo.

COMO IMPEDIR QUE ESTA RESPONSABILIDADE SE TORNE UMA DOR DE CABEÇA?

Hoje em dia terceirizar alguns dos seus serviços é a melhor decisão que pode ser tomada.
Por isso, você pode contar com a Acervo. Somos uma empresa que trabalha com guarda,
gerenciamento e sistematização de documentos há mais de 20 anos. 

Consulte aqui as soluções que oferecemos para o seu negócio  estar regularizado com o
que manda a legislação. Além da Guarda Física, trabalhamos com  gerenciamento
eletrônico de documentos, consultoria GED, micro lmagem, digitalização de micro lmes,
organização de arquivos e um sistema de gestão na nuvem, o Acervo Cloud le. 

Solicite um orçamento agora mesmo. Nossa equipe está capacitada e preparada para
aumentar a sua produtividade, pois o seu foco e os dos pro ssionais que trabalham na sua
empresa, estará unicamente em atividades que geram lucro. 

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