ccccccccccccccccccccc c
cc


c

 c
? c
 

Documentele sunt acte scrise, întocmite pentru operaţiile economice si

financiare la locul şi în momentul efectuări lor, avînd ca scop de a dovedi
existent acestor operatii precum si pentru alte evenimente izvorîte din
necesitaţile organizatorice si administrative ale unei entităţi economice.

Documentele de evidenţă sau documentele primare reflectă toate operaţiile

care au loc intr-o unitate patrimonială fiind legate de existenţa şi mişcarea
elementelor patrimoniale.


??   

 

Documentele de evidenţă consemnează toate datele si informaţiile propri circu itului

economic al unei unităţi care servesc pentru:

1.Ca bază pentru înregistrare in contabilitate

2.Servesc pentru întocmirea altor documente ce se înregistreaza in contabilitate

Ex:Documnte cumulative

3. La efectuarea controlului economic si financiar pentru apararea patrimoniului

4. Ajută la descoperirea unor nereguli în gestiunea unităţi cum ar fi:

c Sustragere de bunuri
c Lipsuri din gestiune
c Efectuarea unor cheltuieli fără bază legală,etc

5.Asigură respectarea disciplinei financiare si contabile

6.Servesc ca mijloc de probă în justiţie pentru descoperirea adevărului

7.Servesc pentru nevoile organizatorice si administrative care nu au legătură direct cu

inregistrare in contabilitate

 ?  

 Documentele de evidenţă au o structură care diferă în funcţie de caracterul
operaţiilor economice înregistrate şi este definită prin informaţiile cuprinse. Există 2
feluri de elemente de structură: a) elemente comune
b)elemente specific

Elementele comune:
-denumirea documentului
-antetul
-data intocmirii documentului respective efectuarii operatiilor
-partile are contribuie la efectuarea operatiilor economice respective
-continutul operatiei
-unitatea de masura sau elementele in care se exprima operatia respective
-baza legala(daca este cazul)
-semnatura persoanelor responsabile cu intocmirea documentului
-stampila unitatii

Elementele specifice:
-acestea difera de la document la altul si se complecteaza in functie de felul operatiei
economice sau financiare, fiind specifice conditiilor concrete in care se produc aceste
operatii
-sunt de regula netipizate

c
cccccccccccccccccccccccc ccccccccc c c
 c
c

ntr-o unitate economica se utilizeaza diverse documente de evident in functie de

trasaturile caracteristice ale diferitelor operatii economice si financiare pe care le
consemneaza.

c
cc



c 
c   c  
c c c c   c c

c c

a.c mobilizarile:
-necorporale: Procesc verbal de predare-prelucrare
-corporale: Proces verbal de receptie si punere in functiune
-financiare: Proces verbal de scoatere din functiune etc.

b. Activele circulante:

-materiale:Nota de receptive si constatare de diferente

c. Disponibilitatile banesti:

Chitante, Dispozitii de plata-incasare etc.

d. Salariile si alte drepturi cuvenite angajatilor:

Statul de salarii

e. Vanzarile:

Factura fiscal, Aviz de insotire a marfii

f. Corespondenta:

Registru de corespondenta

g. Documente de arhiva:

Registru de arhiva



c
cc ccc

a.Documente de dispozitie:
 Ordinul de plata, Comanda

b.Documente justificative sau de executie:

Factura Fiscala, Facuta, Chitanta

c.Documente mixte:

Aviz de insotire a marfii



c

c  cc cc
 

a.Documente singulare:

Chitanta

b.Documente cumulative:

Jurnal de vanzari



c  
c  c

cccccccccccccccccc a.Documente primare:

Chitanta, Factura Fiscala etc

b.Documente secundare:

-Se intocmesc pe baza documentelor primare



c
c
cc cc 
c

a.Documente interne: se intocmesc in unitate si circula

b.Documente externe: se intocmesc in unitate si circula in exterior

!c

c cc c
cccc"
#c c

ccccc a.Documente de uz general (documente generale): documentele utilizate de

toate unitatile patrimoniale: bon de consum, facture fiscal etc.

b.Documente specifice: utilizate de anumite ramuri economice: divizuri si

contractual de antrepriza pentru constructii etc.

$

c cc # 
 cccc  c

a.Documente tipizate: in format tipizat si cu folosire obligatorie

b.Documente netipizate: specific fiecarei ramuri de activitate

 cccc%

c "
cc  cc
# c
cccc"
#c c

a. documente cu regim special: se intocmesc pe baza unor disponibilitatilor

legale; exista reguli de evident si utilizare.

 c Se prezinta sub forma de carnete sau foi volante;

 c Este obligatorie sigilarea , certificarea numarului de exemplare,numerotarea si

parafarea lor.

 c  nitatile economice tin o evident operative speciala.

b. c Documente fara regim specialcau un regim usual fiind utilizate cu respectarea

normelor generale de intocmire, circulatie si pastrare.

c. c Documente cu reglementari exprese c marci postale, certificate medicale,

carnete de munca etc.

&c

c 
cc  cc 
c  c

a.cDocumente justificative: se intocmesc la locul si in momentul efectuarii

operatiilor economice si financiare

b. Documente de evident contabila :-registrele contabile obligatorii: Registrul -

Jurnal, Registrul Camera mare , Registrul -nventar;

ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccc-exista si register de evidenta operative, cum ar

fi: Registrul cheltuielilor, Registrul stocurilor,Registrul veniturilor, Jurnalul de
vanzari, Jurnalul de cumparari etc.

c.c Documente de sinteza si raportare contabila:cumuleaza si transmit informatiile

in exteriorul unitatii(bilantul co ntabil,balanta de verificare,bugetul de venituri si cheltuieli,
conturi de profit si pierdere etc.)

c
 3.Documente de evidenta-
intocmirea,verificarea,corectarea,circuit
pastrare si arhivare
c

 c  c
ccccccc  c
 ' se poate face manual ori cu mijloace de prelucrare
automatate, astlfel incat documentele sa fie lizibile, fara stersaturi, razaturi,
modificari, fara spatii libere intre operatiile consumate etc.

cccccccccntocmirea documentelor se face de regula la locul si in momentul producerii

operatiilor comerciale sau financiare.

  c 
' se poate realiza cu cerneala, pasta sau creion chimic.

  c
 ' se face cu mijloace tehnice: masina de scris, calculatorul
etc.

cccccccccLa intocmirea documentelor un rol important il constituie tipizarea si

rationalizarea acestora.

Documentele sunt verificate, iar apoi prelucrate.

ccc(  c

cccccccccccccccccccc(  c
 ' operatia premergatoare inregistrarii operatiilor

economice si financiare in conturi si are ca scop evitarea greselilor,

neregurilor,abuzurilor,precum si reflectarea realitatii in contabilitate.

Verificarea documentelor de evidenta este de trei feluri:

1)c Verificare din punct de vedere al formei;

2)c Verificarea aritmetica;

3)c Verificarea de fond.

cccc (  cc

cc cc cc  c

c Modelul de documente sa corespunda operatiei consumatec

 c Completarea tuturor elementelor obligatorii din formular c

c Corespondenta cu cele din anexec

c Existent semnaturilor persoanelor responsabile de intocmirea documentelor si

efectuarea calculelorc

c ntocmirea in numarul de exemplare prevazut si existent aceluiasi numar de

ordine pe fiecare exemplar.c

cccccccccccccccccc

c c c c 

c c
c   c   c  c  c cc

 c

c Exactitatea datelor cifrice inscrise;c

c Preluarea exacta a cantitatilor si preturilor;c

c Corectitudinea calculelor aritmetice.c

(  ccc

Presupune urmarirea legalitatii, necesitatii,realitatii,oportunitatii si economicitatii

operatiilor economice si financiare pentru care acestea s-au intocmit.

àc "c presupune sa tinem cont de actele normative in vigoare: legi,

normative etc.c

àc cpresupune raportarea operatiilor consumate la activitatile unitatii

pentru ca nu orice operatie economica este si necesara. c

àc D 
c si   presupune realizarea operatiilor economice
cu cheltuieli minime si la mome ntul optim.c

àc (  c documentelor de evidenta se realizeaza in general de catre alte

personae decat cele care le-au intocmit si prelucrat.c

nregistrarea in contabilitate a documentelor presupune realizarea unei analize

contabile si contare.

nregistrarea se face cronologic, in functie de data intrarii, si systematic , in

register deschise pe conturi sintetice si analitice.

c  c
c ccccccccccccc  c
 ' presupune corectarea erorilor care pot aparea in
document prin care :
 c Sa se cunoasca cand s-a produs greseala, la intocmire sau prelucrare;

c Sa se aduca la cunostinta celor care au intocmit documentele;

c Sa se efectueze corectarea prin taierea cu o linie a textului sau a sumei gresite, in asa
fel incat sa se poata citi ce s-a gresit; apoi se scrie deasupra textul sau suma corecta,
facandu-se mentiunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt;

c Datele corecte sa fie certificate prin semnaturile persoanei care a completat initial
documentul sau a corectorului,cand eroarea s-a constat la prelucrare.

n documentele referitoare la mijloace banesti(Registrul de casa, chitanta, Cec etc)

daca se fac greseli, nu se admit corecturi. Ele se anuleaza si se pastreaza in carnetele
resprective fara a fi detasate, cu mentiunea  

ccccccccccc 

c
c Pentru a-si indeplini menirea lor, documentele de evident, din momentul
intocmirii/primirii si pana in momentul arhivarii, trebuie sa parcurga un circ uit.

DEFN E:

Prin ›
›  documentelor se intelege miscarea succesiva a acestora prin diferite
verigi ale unitatii patrimoniale, din momentul intocmirii sau primirii in unitate si pana la
predarea acestora in arhiva.

COND  DE CRC LA E A DOC MEN ELOR:

-Sa se faca pe caile cele mai scurte, parcurgand un traseu bine stabilit, intr -o anumita
ordine de succesiuni, cu retineri si opriri minime la un numar redus de verigi si numai acolo
unde este necesara completarea, verificarea, corectarea si inregistrarea lor.

-Miscarea documentelor de evident sa fie continua, studiata si formalizata pentru

a nu genera cheltuieli inutile sau igreunarea procesului de prelucrare si utilizare a
lor.

-Sa se ofere posibilitatea prelucrarii datel or din documente.

Organizarea circulatiei documentelor se face prin intermediul graficului de

circulatie care cuprinde:

-Documentul care trebuie intocmit in cadrul fiecarui compartiment

-Persoanele care le intocmesc

 - ermenul de executare

-Compartimentul caruia ii sunt destin

Graficul de circulatie a documentelor de evident difera de la o intreprinder e la alta,

in functie de dimensiunea si structura organizatorica a unitatii economice, de natura
operatiunii consemnate, de mijloace folosite pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitate.

Dupa intocmirea, verificarea si inregistrarea lor in conturi, documentele de

evident ajung la punctual final al circuitului , si anume clasarea si arhivarea.

c cc  c

 ccc
ccccccccccccDEFN E:

J
 este operatia de asezare (aranjare) a documentelor intr-o

anumita oridna strict determinate, in scopul pastrarii si al gasirii lor cu usurinta atunci cand
sunt cautate pentru furnizarea informatiilor necesare organelor de evident, conducere si
control.

n activitatea unitatilor patrimoniale, clasarea documentelor presupune

respectarea anumitor criterii, cum ar fi:

-Criteriul cronologic, care consta in gruparea documentelor in ordinea datei intocmirii

si a inregistrarii lor;

-Criteriul alphabetic, care consta in asezarea documentelor dupa denumirea

unitatilor la care se refera;

-Criteriul privind natura operatiunilor economice conform caruia documentele se

grupeaza in dosare separate pentru active imobilizate , active circulare, material ,
active circulante banesti etc;

-Criteriul geographic conform caruia documentele sunt aranhate dupa localitatea in

care se afla corespondentii.

Clasarea poate fi definitiva sau provizorie,in functie de durata de timp.

c ) c

 ccc
cccccccccccccccccDocumentele de evident de orice natura trebuie pastrate in conditii care sa
asigure integritatea deplina a lor pentru o anumita perioada de timp.
 De aceea se constituie un compartiment special de arhivare in care se pastreaza:
documente originale, copii, fotocopii, filme, corespondente, planuri, schite etc.

Pastrarea documentelor se realizeaza prin arhivarea lor, care poate fi de doua

feluri:

1.ARHVAREA C REN A: este organizata in cadrul fiecarui sector si serviciu din

intrepirndere si permite consultarea documentelor in cursul exercitiului financiar.

2.ARHVAREA GENERALA: organizata la nivelul de unitate patrimoniala si la care se

predau documente dupa expirarea exercitiului financiar.

c  ) c
 ccc se face in conformitate cu prevederile legale si
cu respectarea urmatoarelor reguli:

~Documentele se grupeaza in dosare, numerotate, numite si parapete;

~Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui

exercitiu financiar la care se refera acesta.n cazul fuziunii sau al lichidarii unitatii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separate;

Evidenta documentelor de analiza se tine cu ajutorul Registrului de aevident, in

care sunt tinute evidentele dosarelor si documentelor intrate in arhiva, precum si miscarea
acestora in decursul timpului.

Documentele de casa Ãi unele documente contabile cum sunt: bilantul,balanpa de

verificare,fiÃele de cont se pastreaza in casa de fier sau in spapii special amenajate, pe
raspunderea contabilului-Ãef sau a altei persoane competente in acest sens, asigurate
impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor.

n cazul utilizarii tehnicii de calcul, clasarea Ãi pastrarea informapiilor se realizeaza cu

ajutorul compact-discurilor, dischetelor Ãi poarta denumirea de arhiva electronica .

Dupa expirarea exercitiului financiar si aprobarea bilanturilor financiare anuale (

bilantul contabil), documentele se predau la arhivara generala a unitatilor.

Din arhiva generala, documentele nu se scot decat cu aprobarea persoanelor

competente, la cererea instantelor judecatoresti si a organelor de control.
 n vederea scoaterii din arhiva a documente lor se intocmeste un proces-verbal in care
se arata:

-Cine a cerut documentul respective;

-Cine a aprobat eliberarea documentului respective

-Scopul eliberarii documentului etc.

n locul documentului solicitat se duce copia certificate de pe document, procesul -

verbal incheiat, aprobarea de eliberare a documentelor si dovada semnata de persoana
care a ridicat originalul.

ermenele de pastrare a documentelor in arhiva intreprinderii sunt stabilite prin

dispozitii legale si sunt diferite, in functie de natura, destinatia si categoria din care acestea
fac parte. Astfel, documentele specific unor ramuri au termen de pastrare stabilite prin
instructiuni departamentale, de ramura, iar cele comune pe economia nationala au
termene stabilite de Directia generala a arhivelor statului.

Ex.: documente justificative si register de contabilitate se pastreaza in arhiva

unitatii patrimoniale timp de zece ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul
caruia au fost intocmite, cu exceptia situatiilor financiare anuale ale agentului economic si a
statelor de salarii, care se pastreza timpr de cincizeci de ani.

Documentele cu valoare istorica, stiintifica si politica se dau spre pastrare la arhivele

statului. Restul documentelor se predau la arhiva intreprinderii pentru topire, la expirarea
termenului de pastrare, intrunindu-se o comisie sub conducerea administratorului sau
ordonatului de credite, dupa caz.Cu acest prilej, se intocmeste un process-verbal si se
opereaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evident curenta a arhivei.

n caz de pierdere, sustragere sau distrugerea unor documente contabile, se iau masuri
de reconstituire a acestora in termen de maximum 30de zile de la constatare si acedste
documente poarta in mod obligatoriu si vizibil pe el mentiunea ͞ RECONS   
, cu
specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza caruia s -a facut reconstituirea.
 D
c
D
Dc c
c(
ccc
ccc c
c
c

Potrivit prevederilor Legilor contabilitatii nr.82/1991, unitatile patrimoniale

conseamneaza operatiunile economice si financiare, in urma efectuar ii lor, in documente
justificative, pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile,
dupa caz.

nscrisurile care stau la baza inregistrarilor contabile pot dobandi calitatea de document
justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute in legislatia in
vigoare.

nscrisurile provenite din relatiile de procurare a unor bunuri de la persoanele fizice pot
fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada de intrare in ge stiune a
bunurilor respective. Daca documentul respectiv se refera la cheltuielile sau prestarile de
servicii efectuate de persoanele fizice, pentru a fi inregistrate in contabilitate. Acestea
trebuie sa aiba la baza conventii sau contracte, intocmite in a cest scop in conformitate cu
legislatia in vigoare.

 c  c
 c
c " cc
ndiferent de sfera de activitare in care se incadreaza unitatea patrimoniala, fie de
producere de bunuri sau de mijloace de productie, fie de pr estari de servicii, acestea
utilizeaza documente cu

› c

ÿ


 







1.Avizul de insotire a marfii

2.Factura si facture fiscal

3.Chitanta

4.Bonul de comanda

5.Fisa de magazine a formularelor cu regim special

 ( c
cDcc
c

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul,in trei exemplare, la livrarea

produselor, de catre compartimentul de desfacere, atunci cand, din motive obiective, nu se
poate intocmi Factura , cu mentiunea ͞urmeaza factura
.

n cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial, 







  
  

Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori material trimise pentru prelucrare la
terti sau pentru vanzarea in regim de consignatie se face mentiunea ͞pentru prelucrare
terti
, respectiv ͞pentru vanzare in regim de consignatie
.

n alte situatii decat cele prezentate mai sus se face mentiunea cauzei pent ru care s-a
intocmit avizul.

 ccc

c Document de insotire a marfii pe timpul transportului; c

c Document care sta la baza intocmirii facturii; c

c Document de transfer al bunurilor de la o gestiune la alta, in cadrul aceleiasi unitati. c

 cc

Se intocmesc manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea

produselor, prestarii lucrarilor sau serviciilor, de catre compartimentul de desfacere, pe
baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii, sau a altor documen te
similar.Factura fiscal se intocmeste de catre unitatile platitoare de VA, iar Factura, de catre
unitatile neplatitoare de VA.

Factura fiscala sau/si Factura servesc ca:

c Document pe baza caruia se deconecteaza produsele, lucrarile si serviciile pres tate;

c Document de insotire a marfii pe timpul transportului;

c Document justificativ de contabilitate;

*c

Se intocmeste in doua exemplare de catre casier, care semneaza de primirea sumei

respective.

Serveste ca:
c document justificativ privind incasarea unei sume in numerar de catre casieria
unitatii;c

c chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si contabilitate; c

c circula la platitor ( exemplarul 1, cu stampila unitatii) , iar exemplarul 2 ramane in

carnet, drept document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa;c

c se arhiveaza la compartimentul financiar -contabil.c

+D c
cD

'*cc+D c
cD

'*c c(c

ccccSe intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care presteaza lucraci si servicii.
Bonul de comanda ʹ Chitanta se intocmeste de catre unitatile neplatitoare de VA,
iar Bonul de comanda- Chitanta( VA) se intocmeste de catre platitori de VA.

Servesc ca:

 c

c document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau a bunului de

reparat;

c document justificativ privind incasarea sumei de la client;

c document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor

consumate.

c cc "#cc
  c
c " cc

c Se utilizeaza in evidenta operativ a a documentelor cu regim special.

c Se intocmeste de catre persoana desemnata, intr-un exemplar, separat pentru

fiecare fel de formular cu regim special.

c Se pastreaza la locul de depozitare a formularelor

c Serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si a stocurilor de formulare

cu regim special si ca document de evidenta a formularelor cu regim special
anulate.

c Se arhiveaza la compartimentul financiar -contabil.

c
 c  c
 c c " cc

c c
c Documentele de evidenta a imobilizarilor

c Documentele de evidenta a stocurilor

c Documentele de evidenta a salariilor

c Documentele de evidenta a mijloacelor banesti cu numerar si fara numerar

X

cccc ,#  Xc

c "
c
  cc c

c Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar -contabil

pentru atribuirea de numere de inventar imobilizarilor corporale intrate in patrimoniu prin
achizitionare, realizate in regie proprie, transfer, donatie ( cu exceptia celor inchiriate ) .

n registru, numerotarea imobilizarilor se face pe grupe de mijloace fixe, in

ordinea succesiva a numerelor.

c -

c.c

c c Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar -contabil

pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi
valoare, fiind puse in functiune in aceeasi luna si care au aceleasi cote de amortizare.

c Se completeaza pe baza documentelor privind miscarea, modernizarea sau

reevaluarea mijloacelor fixe, precum: process-verbal de receptie, bon de miscare,
process-verbal de scoatere din functiune etc.

c Cand formularul se foloseste ca fisa colectiva, mijloacele fixe se inscriu in

tabelul de pe verso, fiecare pe cate un rand, nefiind sor tate pe locuri de folosinta. n
coloana ͞bucati
, intrarile se scriu cu negru, iar iesirile in rosu.

 
' ,cc c

ccccccccccccccccccccSe intocmeste in trei exemplare si sta la baza inregistrarii in contabilitate a

intrarilor de imobilizari corporale (mijloace fixe).

Procesul-verbal de receptie este folosit in patru variante:

 c Procesul-verbal de receptie se intocmeste pentru mijloacele fixe independente, care
nu necesita montaj si nici probe tehnologice, care se considera puse in funtiune la
data achizitionarii lor. Exemple: utilaje pentru investitii, unelte, mijloace de transport,
animale etc.

c Procesul-verbal de receptie provizorie se intocmeste pentru utilaje care necesita

montaj, dar nu si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care nu deservesc
procese tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune
la data terminarii montajului, respective la data terminarii constructiei.

c Procesul-verbal de punere in functiune se intocmeste pentru utilaje si instalatiile

care necesita montaj sau probe tehnologice, precum si pentru constructiile care
deservesc procese tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in
functiune la data terminarii probelor tehnologice, respectiv la data terminarii
constructiei.

c Procesul-verbal de receptie finala se intocmeste pentru sondele folosite la extractia

titeiului si gazelor, precum si pentru sondele provenite din lucrarile geologice care au
dat rezultate. Aceste categorii din mijloace fixe se considera puse in functiune la
intrarea lor in productie.

X

cccc
 Xc

c cc cc cc cc c

c c Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu

amanuntul, pe masura efectuarii receptiei.c

c Daca la receptie se constata diferente, nota de receptie se intocmeste in trei

exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. Datele de pe verso-ul
formularului nu se completeaza decat atunci cand se constata diferente de
receptie.c

c n cazul cand bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste un formular

pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la facture sau avizul de insotire a
marfii.c

 c

c Document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

c Document justificativ pentru intrare in gestiune si inregistrare in contaiblitate;

c Act de proba in litigiile cu furnizorii, pentru di ferentele constatate la receptie.

 cc+
cc
c

c Se intocmeste in doua exemplare, pe masura eliberarii materialelor din magazi ne

pentru consum, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de
alte compartimente ale unitatii care soli cita material pentru a fi consumate. n
conditiile tehnicii de calcul, bonul de consum se poate intocmi intr-un singur
exemplar. Bonul de consum se intocmeste , in principiu, pe formulare separate
pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de material, loc de depozitare si loc de
consum.c

 cccc

c Document de eliberare din magazine pentru consum a unui singur material ( co d 14-
3-4A), respective a mai multor material ( colectiv- cod 14-3-4/aA)

c Documente de scadere din gestiune;

c Document justificativ de inregistrare in evident magaziei si in contabilitate.

cc+
cc  '   
 c

1.c n cazul utilizarii ca bon de predare a produselor la depozit

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii de magazine a produselor de

catre sectie, atelier etc.

Serveste ca:

•c Document de predare la magazine a produselor

•c Document justificativ de inregistrare in evident magaziei si in contabilitate

•c Sursa de data pentru urmarirea realizarii productiei

•c Sursa de date pentru stabilirea salariilor.

2.c n cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta aceleiasi
unitati

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferul intre gestiunile

din incinta aceleiasi unitati. n cazul gestiunilor dispersate territorial, se intocmeste aviz de
insotire a marfii.

 c
 •c Dispozitie de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;

•c Document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in

gestiunea primitorului.

3.c n cazul utilizarii ca bon de restituire

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituir ii bunurilor material de catre

organul care efectueaza restituirea(sectie, atelier etc.) care semneaza la rubrica
corespunzatoare. Nu se completeaza rubrica
unitatea
.

Serveste ca:

•c Dispozitie de restituire a bunurilor material nefolosite ( material si semifabricate)

•c Document justificativ de inregistrare in evident magaziei si in contabilitate.

cc "#c
Se intocmeste separat pentru fiecare fel de material, intr -un exemplar, de catre:

•c Compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la

verificarea inregistrarilor ( data si semnatura de control), coloana in care semneaza si
organul de control financiar, cu ocazia controlului gestiunii.

•c Persoana desemnata, care completeaza coloanele privind intrari, iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a bunurilor materiale, pe feluri

de material, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.
nregistrarile in fise se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa
fiecare operatie inregistrata si obligatoriu zilnic. Pentru bunuri material e primite spre
prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte.

Persoanele desemnate de la compartimentul financiar -contabil verifica

inopinat,cel putin o data pe luna, modul in care se fac inr egistrarile in fisele de
magazie.

 cc

•c Document de evidenta a intrarilor, iesirilor si a stocurilor in cadrul depozitului; c

•c Document de inregistrare in contabili tatea analitica in cazul metodei operativ-

contabile ( pe solduri);c

•c Sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor.c

c
  
cc"
c
Evidenta operativa a marfurilor din cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul se tine cu
ajutorul Raportului de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic.

Raportul de gestiune zilnic se intocmeste in doua exemplare de catre gestionar, pentru

fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea soldului din ziua precedenta, in coloanele de
͞marfuri
se inscriu, in ordinea intocmirii lor, documente de intrari din ziua respectiva.
La sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa care se inscriu datele
privind vanzarile si alte iesiri de marfuri si se totalizeaza.La sfarsitul zilei se determina
soldul scriptic de marfuri.n raportul de gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile
de marfuri la pretul de vanzare cu amanuntul,cat si alte intrari si iesiri de marfuri care au
ca efect modificare in plus sau in minus a soldului de marfuri cum ar fi:modificarile de
pret,transferul intre gestiuni,distrugerea marfurilor degradate etc.

Documentele care stau la baza intocmirii Raportului de gestiune poate fi: nota de
receptie si de constatare de diferenta, monetarul, inventarul privin d modificarile de
pret, procesul-verbal de scadere din gestiune etc.

Exemplarul 2 al Raportului de gestiune ramane in carnet, iar exemplarul 1

se trimite la compartimentul financiar-contabil, unde se verifica si se confrunta cu datele
din evidenta analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le corecta si a
pune de accord soldul scriptic din evident a operativa cu cel din evidenta contabila.

Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente ca si Raportul zilnic, cu

deosebirea ca inscrierea acestora in formular se fac la anumite perioade de timp(15zile),
soldul stabilindu-se la sfarsitul fiecarei perioade.

Raportul se completeaza in doau exemplare, documentele de intrare si iesire

completandu-se in ordine cronologica, fara a se face gruparea lor pe intrari si iesiri.

c c !"
c
 c
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de compartimentul financiar -
contabil la sfarstiul fiecarei luni, pe feluri de material e, obiecte de inventar si produse,
grupate pe magazii(depozite), conturi, grupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea
stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor cu preturile de inregistrare.

Registrul stocurilor serveste ca document de evaluare a stocuri lor si verificare a

concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu cele din contabilitate.

c Nu circula, fiind document de inregistrare contabila;

c Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

X

cccc  Xc
c


cc 

Se intocmeste in doua exemplare,lunar pe unitate,sectee,servicii etc.,de

compartimentul care are aceasta atributie,pe baza urmatoarelor documente
de evidenta a muncii:Foaia de prezenta,documentele privind retinerile
legale,Listele de avans chenzinal,Certificatele medicale etc.Platile facute in
cursul lunii,cum sunt: avansul chenzinal,lichidarile,indemnizatiile de concediu
etc., se includ in Statele de salarii,pentru a cuprinde astfel intreaga suma a
salariilor calculate si toate retinerile legale in perioada de decontare
respectiva.n functie de necesitati,unitatile pot sa-si stabileasca alta macheta a
formularului,cu conditia sa contina toate informatiile necesare unui eventual
control.

Serveste ca:

c Documente pentru calculul drepturilor banesti cuvenite

salariatilor,precum si al contributiei privind protectia sociala si al altor
datorii;
c Document justificativ de inregistrare in contabilitate;
c Document juridic-se pastreaza timp de 50 de ani.

Cicula:

c La persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe

plata
c La casieria unitatii,pentru plata sumelor cuvenite
c La compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al
registrului de control pentru inregistrarea in contabilitate

Se arhiveaza:

c La compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte

justificative
c La compartimentul care a intocmit statele de salarii
c Se pastreaza de castre unitatea patrimoniala timp de 50 de ani.

D cc 
 Se intocmeste intr-un singur exemplar pentru fiecare deplasare de catre persoana
care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor
acordate in vcederea procurarii de valori material in numerar.

 cc

c Dispozitie catre persoana delegate sa efectueze deplasarea;

c Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor

effectuate;

c Document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit din titularul

de avans;

c Document justificativ de inregistrare in contabilitate.

 
cccccc

c la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;c

c la persoana care efectueaza deplasarea; c

c la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuar deplasarea sa

confirma sosirea la plecarea persoanei delegate; c

c la compartimentul financiar -contabil pentru verificarea decontului, pe

baza actelor justificative anexate la cesta de catre titular la intoarcerea
din deplasare sau cu ocazia procurarii matierialelo, stabilind diferenta de
primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si
semnand pentru verificare.c

n cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor effectuate este mai mare
decat avansul primit, pentru diferenta de primit la titularul de avans se intocmeste
dispozitie de plata incasare catre casierie.

n cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile effective sunt mai mici decar
avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depunde la casierie
pentru care se emite chitanta.

•c c La persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventive, pentru viz a;c

•c La conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor effectuate. c

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

c

c
c

c
c