CONCEPTUALIZACIÓN DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL
Documento es

Información registrada,
cualquiera que sea su
forma o el medio utilizado
Artículo 1. Acuerdo 027 de 2006
 Clases de Documentos
Visuales Audiovisuales Escritas
Clases y características de los soportes documentales

✓ Manuscritos ✓ Papel
Diseño
✓ Tipografiados ✓ Tela
✓ Legibles por ✓ Pergamino
máquina ✓ Piel
Soporte Físico Acetato
✓ Película
✓ Cinta
✓ Metal
✓ Dispositivos
Contenido ✓ Piedra
✓ Testimoniales ✓ Muestras
✓ Informativos
 Un documento debe permitir identificar:

✓ ¿Quién lo ha producido?
✓ ¿En qué circunstancias?
✓ ¿En el esquema de qué procedimiento?
✓ ¿Con qué objeto?
✓ ¿A quién se destina?
✓ ¿Cuándo y cómo ha sido recibido?
✓ ¿Por qué medio ha llegado?
 Análisis Organizacional

Funciones
Se plasman en
Realizan:

Almacenan

Generan
Productores Documentos
 Fines de los Archivos

Disponer de la documentación organizada, en tal

forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano
y como fuente de la historia.
 Clases de documentos
Sustantivos

Se derivan de funciones
específicas de la entidad.

Ejemplo:
Facilitativos
Actos administrativos,
informes técnicos… Son documentos comunes a
todas las instituciones.

Ejemplo: Historias laborales,

Planes y programas, Ordenes de
pago, Contratos, Convenios.
 Clases de documentos
Documentos de apoyo

Todos aquellos documentos

de carácter informativo,
que ayudan al desarrollo de
los procesos, pero que
pierden vigencia de forma Ejemplo:
inmediata.
Periódicos, revistas, leyes,
códigos, decretos, libros,
informes de otras entidades,
invitaciones a eventos, cursos,
celebraciones, circulares,
directivas, etc. Documentación
informativa entre dependencias.
 Documento de Archivo es
• Registro de
información
producida o recibida
por una entidad
pública o privada en
razón de sus
actividades o
funciones.
Archivo es

Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos o como
fuentes de historia.
Archivo es

• Puede entenderse como el

edificio que acopia los
documentos o como la
institución que está al
servicio de la gestión
administrativa, la
información, la
investigación y la cultura
(Antonia Heredia Herrera,
1989)
Ciclo vital del documento
Unidad de
Correspondencia

Comité
Institucional de
Gestión y Archivo de
Archivo Histórico
Desempeño/ Gestión
Comité Interno
de Archivo

Archivo Central
Ciclo vital del documento
Archivo de Gestión
• Continua utilización y
consulta
administrativa por las
oficinas productoras u
otras que la soliciten

• Su circulación o
trámite se realiza para
dar respuesta o
solución a los
asuntos iniciados.
Archivo Central
• Unidad Administrativa
• Se agrupan documentos que son
transferidos o trasladados por los
distintos archivos de gestión.
• Consulta no es tan frecuente pero
siguen teniendo vigencia.
• Es objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
• Funciones, el control y tratamiento de
las series documentales desde su fase
de producción, así como la
identificación, valoración, selección,
transferencia o eliminación.
• Amplio conocimiento de las funciones y
actividades de la entidad.
Archivo Histórico

Aquel al cual se transfieren la

documentación del archivo central
o del archivo de gestión que por
decisión del correspondiente
comité de archivos, debe
conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la
cultura
 Archivo Total es

Archivo
de gestión
Concepto que hace
referencia al proceso
integral de los
documentos en su
ciclo vital.
Archivo Archivo
histórico Central
 Gestión Documental
Conjunto actividades administrativas y técnicas
tendientes a la

de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización, consulta y
conservación.
Organización Documental

Para la
Administración:
Gestión y Control

Para los
ciudadanos

Para la ciencia
la investigación
y la cultura.
 Para la administración:
Para la
✓Determinar precedentes Administración:
Gestión y Control
✓ Verificar proyectos anteriores

✓ Realizar investigaciones

✓ Tomar decisiones

✓Responder a trámites y
requerimientos.
 Para los ciudadanos:

✓Documentan derechos y deberes.

✓ Relación de las personas y los documentos.

Registro
✓ La creación y desempeño de las empresas. Civil

✓ Son instrumento fundamental de control Cédula de

público. Ciudadanía

✓ Fundamentan planes y programas.

Para la ciencia, investigación y la cultura
✓ Documentan orígenes de la
vida, comunidades y
naciones.
✓ Conservan expresiones creativas,
artísticas.

✓ Sustentan identidad y
permiten conocer Raíces.

✓ Fuentes Primarias de
información.
 Organización Documental

Conjunto de operaciones
técnicas y administrativas CLASIFICAR

ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
cuya finalidad es la
agrupación documental
relacionada en forma ORDENAR
jerárquica con criterios
orgánicos y funcionales para DESCRIBIR
revelar su contenido.
 Clasificación Documental
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad.
Clasificación Documental
Clasificación Documental

Estructura
orgánica

Entidad

Dependencias de mayor
jerarquía

Dependencias de menor jerarquía

(grupos de trabajo)
 Principio de Procedencia

Se trata de un principio fundamental

de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos
producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con
los de otras.

“Los documentos que apenas se relacionan con un

establecimiento, una familia o un cuerpo, no deben
mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese
cuerpo o de esa familia”
Principio de Procedencia aplica:

✓ Documentos creados, recibidos, acumulados.

✓ Aplica a toda la organización (toda dependencia con

función coherente, definida y responsabilidad directa).

✓ Aplica a: actividades, funciones, estructura

organizacional.

✓ Serie documental: unidad de análisis.

 Clasificación Documental

Fondo documental: totalidad de las categorías

documentales de una institución

Sección: Subdivisión de un fondo

Subsección: Subdivisión de una sección.

 FONDO
DOCUMENTAL
 Fondo Documental
Para Julia Godoy (1995), el fondo documental es “la totalidad de la documentación
producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o
actividades. El fondo suele identificarse con el Archivo cuando la documentación es
conservada en la Entidad Productora . Sin embargo cuando la documentación es
transferida a otra Entidad, adquiere la categoría de un fondo más de la entidad que lo
recibe”

FONDO ABIERTO FONDO CERRADO FONDO ACUMULADO

Son documentos reunidos

por una entidad en el
El que se incrementa transcurso de su vida
sistemáticamente de Compuesto por todos institucional sin ningún
acuerdo con el los documentos de un criterio archivístico de
desarrollo de las mismo productor organización, sin las
funciones y trámites cuyas funciones ya mínimas condiciones de
que atiende una cesaron. conservación y con pocas
Entidad activa. posibilidades de ser fuente
de información y de
consulta eficiente para los
usuarios.
Fuente: Colombia. Archivo General de la Nación. Cartilla de Clasificación Documental. Bogotá; Archivo General de
la Nación de Colombia, 2001.
 SECCIONES
DOCUMENTALES

DEPENDENCIAS DE MAYOR
JERARQUIA
 SUBSECCIONES
DOCUMENTALES

DEPENDENCIAS DE MENOR
JERARQUIA
 Clasificación Documental
• Serie Documental:

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ejemplos: Actos Administrativos, historias laborales, contratos, actas e

informes, entre otros.

• Subserie:

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

Ejemplos: Leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares, ordenanzas.

 Clasificación Documental
Procedencia OFICINA DE GESTIÓN

Asuntos PLANES DE OPERATIVIDAD

Específicos

PLANES DE Tipos
MEJORAMIENTO Documentales

•Plan
PLANES
•Informe
Función
•Acta
 Unidad Documental
Unidad de análisis en los procesos de
identificación y caracterización documental.
Puede ser simple, cuando está constituida por un
solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
 Tipo Documental
Unidad documental simple originada en una
actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática.
Cuadro de Clasificación Documental-CCD

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación

producida por una institución.
Cuadro de Clasificación Documental-CCD
Clasificación documental

Labor intelectual mediante la

cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales a
saber:

- Fondo,
- Sección, subsección,
- Serie, subserie
- Unidad documental según
estructura orgánico-funcional
de cada entidad.
Cuadro de Clasificación Documental-CCD
Cuadro de Clasificación Documental-CCD
Cuadro de Clasificación Documental-CCD

El Cuadro de Clasificación Documental permite:

- Identificar y establecer agrupaciones documentales de manera

sistémica según estructura orgánico-funcional de la entidad
productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

- Es el resultado del proceso de clasificación, como el primer

paso dentro del proceso de organización documental.

- Fines: controlar, recuperar y conservar la información

contenida en los documentos.
Tablas de Retención Documental-TRD
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.

Controla los Racionalización Facilita el

Controla la Regula las Racionalización
tiempos de de la control y
disposición final transferencias de los procesos
conservación producción acceso
Tablas de Retención Documental-TRD
 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD

Se elaboran para los documentos activos que se producen o se

producirán con fines administrativos en las oficinas.

TVD TRD

1915 2012 2018

Creación de la entidad Última reestructuración
establecida en acto administrativo
VALORACIÓN DOCUMENTAL

Proceso permanente y continuo,

que inicia desde planificación de
los documentos y por medio del cual
se determinan los valores
primarios (para la administración)
y secundarios (para la sociedad)
de los documentos, con el fin
establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo y
determinar su disposición final
(conservación temporal o
permanente).
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO

GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

ADMINISTRATIVO
LEGAL CULTURAL
FISCAL HISTÓRICO
CONTABLE CIENTÍFICO
TÉCNICO
 Valoración en el Ciclo Vital
1. Valor Administrativo: Trámite o asunto que motivó
su creación. Está en todos los documentos.

2. Valor Jurídico: deriva derechos u obligaciones.

VALORES 3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.

PRIMARIOS 4. Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda
Pública.

5. Valor Contable: registros de ingresos y egresos.

6. Valor Técnico: utilidad de la información específica

de una función.
 Valoración en el Ciclo Vital

1. Sirven de referencia para la elaboración o

reconstrucción de cualquier actividad de la
administración.

2. Sirven como fuente primaria para la

historia.
VALORES
SECUNDARIOS 3. Como testimonio de la memoria
colectiva.

4. Son el Patrimonio Documental de la

comunidad que los creó y los utiliza.

5. Histórico, cultural, científico, estético,

simbólico, entre otros
 Ordenación Documental

Definición: Fase del proceso de organización

que consiste en establecer secuencias dentro
de las agrupaciones documentales definidas
en la fase de clasificación.
 Ordenación Documental

✓ Proceso mediante el cual se establece con

claridad las relaciones entre los
documentos de una serie.

✓ Determina qué documento va primero y

cuáles van después.

✓ Proceso mediante el cual se unen y

relacionan las unidades documentales
de una serie, así como los tipos
documentales al interior de los
expedientes.

✓ Es el testimonio de la gestión, de los

trámites que dieron origen a tales
documentos, pues refleja la dinámica
administrativa.
 Ordenación Documental

BENEFICIOS:
• Facilita el acceso a la información
gracias a la pertinente ubicación
de los documentos y a su rápida
localización posterior.
• Facilita la comprensión
documental.
• Facilita el estudio y los análisis de
contenido (Disponer los
documentos en el orden).
 Sistemas de Ordenación

SIMPLES
NUMÉRICOS

CRONOLÓGICOS

ONOMÁSTICOS
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN ALFABÉTICOS

TOPONÍMICOS

MIXTOS O
TEMÁTICOS
ALFANUMÉRICOS
 Sistemas de Ordenación

NÚMERICOS:

✓ ORDINAL: Disponer los documentos en forma consecutiva,

obedeciendo a la numeración que los identifica.

Ejemplo: cuentas internas de los usuarios de servicios

públicos.
 Sistemas de Ordenación

NÚMERICOS:

✓ CRONOLÓGICO: Colocar un documento detrás del otro en

forma secuencial, de acuerdo con la fecha en que la
documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta, en primer
lugar el año, seguido del mes y al final el día

Ejemplo: consecutivo de correspondencia despachada

 Sistemas de Ordenación
ALFABÉTICOS

✓ ONOMÁSTICO: Se utiliza para series documentales compuestas por

expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo.

Ejemplo: Historias Laborales, Historias clínicas, expedientes

académicos.

Se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo

apellido y el nombre al final:
 Sistemas de Ordenación
ALFABÉTICOS

✓ TOPONÍMICO: se ordena la serie documental alfabéticamente por

nombres de lugares.

Puede basarse en: el país, departamento, municipio, localidad, barrio…

Ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las

unidades documentales que contienen expedientes de la serie
“asistencia técnica” que presta el Mininterior a las Gobernaciones:
 Sistemas de Ordenación

ALFABÉTICOS

✓ TEMÁTICO: se ordenan las series y subseries documentales por el

asunto o tema de su contenido.

Ejemplo:
 Sistemas de Ordenación

MIXTOS

✓ ALFANUMÉRICO: se ordena la serie documental utilizando a la vez

orden alfabético y numérico cronológico

Ejemplo: Contratos de prestación de servicios (ordenación se basa en

el año de celebración del contrato y el nombre del contratista):
 Sistemas de Ordenación

MIXTOS

✓ ALFANUMÉRICO: se ordena la serie documental utilizando a la vez

orden alfabético y numérico cronológico

Ejemplo: Contratos de prestación de servicios (numérica por

documento de identificación y alfabética por nombre)
 Sistemas de Ordenación
MIXTOS

✓ ORDINAL-CRONOLÓGICO: Aplica a series documentales cuyas

unidades administrativas son numéricas simples y a la vez cronológicas

Ejemplo: Resoluciones, acuerdos, decretos…

Número de la Número
unidad cronológico
documental
 Sistemas de Ordenación
MIXTOS

✓ ORDINAL-CRONOLÓGICO: Aplica a series documentales cuyas

unidades administrativas son numéricas simples y a la vez cronológicas

Ejemplo: Resoluciones, acuerdos, decretos…

Sistemas de Ordenación
Sistemas de Ordenación
 Principio de Orden Original

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Noviembre 18 5

Octubre 25 4
Junio 02 3
Febrero 15 2
Enero 22 1
Bogotá, enero22 de 20

Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente
La disposición física de
Con el fin
Padarjj
jhaf0 los documentos debe
respetar la secuencia de
los trámites
 Principio de Orden Original

Se trata de un principio fundamental

de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de
los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites.

“Dispone que los documentos de cada fondo

deberán mantenerse en el orden que le hubiera
dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo
por asuntos o materias”.
 Principio de Orden Original

✓ Mantener la unidad y dependencia del fondo, su integridad y

el carácter seriado de sus documentos
✓ Proveer información: creación, uso y actividades que
testimonian.

✓ Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la

estructura que tuvo durante el servicio activo.

✓ Agregar valor a los archivos como evidencias objetivas.

Principio de Orden Original

Se ordenan los documentos como si fuese un libro.

Principio trama fin
 Depuración
La depuración consiste en el retiro de duplicados
idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo
en los archivos de gestión o de oficina.

En los fondos acumulados, se hará igualmente la

depuración.
 Depuración
Acuerdo 027/2006 – Glosario de Términos - Documento de apoyo: Documento
generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace
parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
CONCEPTO: «DE CARÁCTER GENERAL» EJEMPLOS:

• NORMATIVIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

• NORMATIVIDAD INTERNA INSTITUCIONAL
• LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS NACIONALES EN ADMON. PÚBLICA
• JURISPRUDENCIA
• MANUALES ó INSTRUCTIVOS
• MEMORIAS Y MATERIAL LÚDICO
 Falta de Depuración
Problemática Regional por Documentos de Apoyo:
Acumulación y conservación de documentos institucionales
con fines particulares, con el objetivo aparente de
probatoriedad y/o cumplimiento de funciones y labores
asignadas.

Otras circunstancias que incrementa la producción y tenencia

de Documentos de Apoyo son:

• Producción desmedida de duplicados

• Creación de archivos personales (Ejemplares originales
y copias de documentos Institucionales)
• Desconocimiento de políticas e instrumentos archivísticos
• Aplicación de TRD en un nivel mínimo
• Falta de control de los responsables de los archivos
(Directores, Coordinadores de Grupos, Jefes de Oficina,
Líder de Gestión Documental
 FOLIACIÓN

Importancia:

• Controla la cantidad de folios de

una unidad de conservación dada
(carpeta, legajo, etc.)

• Controlar la calidad: Respeto del

principio de orden original y la
conservación de la integridad de la
unidad documental.

• Es un respaldo técnico y legal de la

gestión administrativa.
 FOLIACIÓN

Importancia:

• Permite ubicar y localizar de

manera puntual un documento.

• Es necesaria para diligenciar

diferentes instrumentos de control y
de consulta como: inventarios,
formatos de control de préstamo,
TRD, TVD.

• Requisito para las transferencias

primarias y secundarias.
 FOLIACIÓN

Materiales:

• Con lápiz mina negra y

blanda, tipo HB o B.
 FOLIACIÓN

Requisitos:

• Documentación previamente
clasificada y ordenada.

• Documentación previamente
depurada.
 FOLIACIÓN

Requisitos:

• Se debe foliar todas y cada una de las

unidades documentales de una serie.

• Series documentales simples

(acuerdos, decretos, resoluciones,
circulares): se ejecutará de manera
independiente por carpeta, tomo o
legajo.

• Series documentales complejas

(contratos, historias laborales,
investigaciones disciplinarias,
procesos jurídicos): cada uno de sus
expedientes tendrá una sola foliación
de manera continua.
 FOLIACIÓN

Procedimiento:
 FOLIACIÓN
Procedimiento:
9
8
8
8
7

7
6

Si existen errores en la foliación, ésta se

anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.
 FOLIACIÓN
No se debe hacer:

Foliar con numerador Foliar con trazo fuerte Foliar sobre texto

5A
9
9
8
7
5

No se debe foliar utilizando números Omitir números No se deben foliar las

con el suplemento A, B, C, ó bis. pastas ni las hojas-guarda
en blanco
 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Definición: Es el proceso de análisis de los

documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en instrumentos que permitan
identificar, localizar y recuperar su información
para la gestión o la investigación.
 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

La descripción también Noviembre 18 5

considera actividades Octubre 25 4
Junio 02 3
como la rotulación de Febrero 15 2

las unidades, foliación Enero 22

Bogotá, enero22 de 20
1

de los documentos y Doctor

CARLOS CARRILL
President
FONDO NACIO Carpeta No.__________Caja No._____
DIRECCIÓN COMERCIAL
elaboración de hojas Respetado
300.24 INFORMES
300.24.02 Informes de Actividades

de control. Fechas Extremas: 1999-12-12 a

Folios: 155
2000-12-12
 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Rotulación de unidades de almacenamiento

Rotulación de Rotulación de Identificación de
Carpetas Cajas Mobiliario
 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

“Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental”.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Con gusto atenderemos sus inquietudes:

contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfonos: 3282888 Ext. 795
www.archivogeneral.gov.co