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La empresa no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al final
del periodo, la empresa hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos
unitarios para determinar el costo del inventario final. Esta es la cifra de inventario que
aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías
vendidas. La empresa realiza el de control de inventario a través del sistema administrativo
a2, aunque este proceso se haga de manera automatizada no se realiza de forma correcta.
También se evidencia que no cuenta con una clasificación ABC detallada de los productos
de la empresa.
Por otro lado se observa que no cuenta con un formato de entrada y salida del depósito y
tampoco presenta un manual de normas, procedimientos en esta área.
Los estantes donde son ubicados los productos al momento de ser recibido por el proveedor
no se encuentran señalados y en ocasiones esto no permite el reconocimiento inmediato del
producto.
2.- OBJETIVOS
2,1.- objetivo general: implementación de un sistema de gestión de
inventarios para la empresa Lubricars Barinas, c.a
2.2.- objetivos específicos:
identificar los diferentes tipos de sistemas de gestión para el control
de inventarios manejados por empresas comercializadoras.
seleccionar un sistema de gestión para el control de inventarios en la
empresa Lubricars Barinas c.a.
aplicar el sistema de gestión de inventarios en la empresa lubricars
barinas c.a.
CAPITULO I
LA EMPRESA
1.1 UBICACIÓN DE LA EMPRESA
LUBRICARS BARINAS, C.A, se encuentra ubicada en la Avenida Elías Cordero
cruce con Avenida Libertad, Local n° 3. Sector centro en la ciudad de Barinas,
estado Barinas.
Mejora continua:
Buscar constantemente mejorar los procesos, recursos y procedimientos, a fin de
satisfacer y superar las expectativas de los clientes externos e internos.
Comunicación Asertiva:
La información requerida es comunicada de manera efectiva lo que permite
establecer vínculos satisfactorios y eficientes.
1.9 PRODUCTOS
La empresa Lubricars Barinas, C.A, maneja un inventario o stock de
aproximadamente 3000 ítems con sus respectivas referencias, los cuales están
agrupados dependiendo del tipo de producto de la siguiente manera:
Autopartes
Partes eléctricas
Filtros para automóviles
Filtros para maquinaria pesada
Lubricantes
Aditivos
Grasas
Cada uno de los anteriores grupos de productos contiene diferentes códigos de referencias
que son asignados al momento de ingresar la mercancía al sistema a2 administrativo. Luego
estas facturas son cargadas al sistema administrativo para así alimentar el inventario y
posteriormente llevar esta mercancía al depósito.
La empresa Lubricars Barinas cuenta con el sistema automatizado A2 para el control del
inventario, pero a pesar de esto, no es utilizado al máximo.
De Los productos con los que opera esta organización, se tiene una población general de
tres mil (3000) Items. De los cuales fueron tomados veinte uno (21) para realizar el estudio,
esto debido a que se analizará sólo los de marca líder (variedad de productos) y que dentro
de la gama de productos son los que tienen mayor demanda y preocupación, según datos
suministrados por la gerencia de ventas.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
SISTEMAS DE INVENTARIOS
CONTROL INTERNO
DEFINICIÓN:
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración
con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales
categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera
y cumplimiento de políticas, leyes y normas.
El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
compañías de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los
componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de
control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el
monitoreo o supervisión.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén
aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso integrado y
dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos,
políticas y estrategias relacionadas entre sí con el fin de garantizar el desarrollo
organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el sistema de control
interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea más
flexible y competitiva en el mercado se producen ciertas limitaciones inherentes que
impiden que el sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje
de incertidumbre, por esta razón se hace necesario un estudio adecuado de los riesgos
internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la
categoría a la cual fue diseñado.
Los riesgos pueden ser atribuidos a:
Es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad
profesional, integridad y valores éticos así como la correcta asignación de
responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de
que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo,
cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la
cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación del control interno
en la organización debe estar siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el
fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo función del
departamento de auditoria interna o quien haga sus veces, la adecuada evaluación o
supervisión independiente del sistema con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y
existencia a través del tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener
una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener una correcta
documentación con el fin de analizar los alcances de la evaluación, niveles de autorización,
indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias encontradas, estos análisis deben
detectar en un momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto
empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas en función de la
consecución de los objetivos para su correcta evaluación.
Existen varias técnicas para el control de los inventarios, dentro de los cuales tenemos:
a) SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO ABC
Wilfrido Pareto fue un economista italiano quien hacia 1897, afirmo que el 20% de las
personas poseen el 80% de las riquezas. Este principio puede aplicarse a muchas cosas y
conforma un estilo de gerencia. En gestión de inventario, el principio de Pareto significa
que unos pocos materiales representan la mayor parte del valor de uso de los mismos; La
necesidad de establecer un programa de entrega de materiales para evitar situaciones de
inactividad que repercuten negativamente en los costos de los factores productivos , hace
preciso realizar la discriminación de artículos con el fin de determinar entre ellos cuales son
los que por sus características precisan un control más riguroso. Este último se consigue la
clasificación "ABC" valor anual pasado de cada artículo.
En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias
características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular,
dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de
adquisición.
El proceso que consiste en dividir los artículos de tres clases, de acuerdo con el valor de su
consumo, de modo que los gerentes puedan concentrar su atención en los que tengan el
valor monetario más alto.
Para llevar a cabo el control de inventarios, es frecuente recurrir al sistema de clasificación
ABC, que distingue entre los artículos en función de su valor económico para la empresa.
Lo normal es que cualquier empresa, especialmente las manufactureras, mantenga una gran
cantidad de elementos inventariados. Sin embargo, sólo una parte de ellos son tan valiosos
que se los debe controlar muy cuidadosamente.
Tipo A: Son aquellos en los que la empresa tiene mayor inversión. Representan el
20% de los artículos en inventario y como referencia el 80% del valor de la
inversión. son generalmente los más costoso y los de rotación lenta del inventario.
Tipo B: Son aquellos que por referencia les corresponde el rango siguiente de
inversión, y representa el 30% de los artículos y requieren del valor de inversión.
Tipo C: Son aquellos que representa el 50% de los artículos en inventario y solo el
5% del valor de la inversión. Este tipo normalmente se encuentra en grandes y
variadas cantidades dentro del inventario, por corresponder a inversión más bajas.
Por otra parte los artículos A, pueden ser controlados empleando otras técnicas que resulten
eficientemente y menos complejos. A diferencia de los artículos A y B, los tipos C solo
requieren de un mínimo control de inventario.
Puedes segmentar cada producto a partir de ciertos criterios. Por lo general se usan los
siguientes:
El método de las 5 « S », así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de
sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples:
Seiri:
Seiton:
Seiso:
Seiketsu:
Shitsuke:
Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor
organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor
productividad y un mejor entorno laboral.
Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa
índole que lo utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales,
centros educativos o asociaciones.
Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable
trabajar en un sitio limpio y ordenado)
Reducir los gastos de tiempo y energía
Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios
Mejorar la calidad de la producción.
Seguridad en el Trabajo.
LAS 5S CONSISTE
Una vez el espacio de trabajo está despejado (seiri) y ordenado (seiton), es mucho más fácil
limpiarlo (seiso). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que
todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de
la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal
funcionamiento de la maquinaria.
Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas
sencillas y visibles para todos.
A menudo el sistema de las 5S se aplica sólo puntualmente. Seiketsu hay que recordar que
el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para lograrlo es importante crear
estándares.
Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin el rigor
necesario, éste pierde toda su eficacia.
Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta
etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación del sistema 5S (las 4
primeras 'S' en este caso) y el apoyo del personal implicado.
1.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios
para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a
controlar incluyendo los procesos de:
Toma física de inventarios
Auditoria de Existencias.
Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)
Conteos cíclicos
2.- Análisis de inventarios: Se refiere al análisis estadísticos que se realicen para
establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos
tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta",
pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas
metodologías aplicables para lograr este fin son:
Formula de Wilson (máximos y mínimos)
Just in Time (Justo a Tiempo)
Para comprender bien cómo se mide el control de los inventarios, es necesario que se tome
en cuenta 3 indicadores importantes:
STOCK.
Se entiende por stock a todo aquel conjunto de materiales, artículos o existencia que se
encuentran salvaguardados en el almacén como depósito de reserva.
También se puede definir el stock como: la cantidad de bienes que dispone una empresa, es
decir, que este término se utiliza generalmente para referirse a los productos almacenados
en otras palabras, al inventario.
El stock representa uno de los componentes de mayor relevancia en la determinación del
resultado tanto a través del costo que genera la atención de recursos financieros en su
inmovilización como los vinculados a su posesión y custodia.
La rotación del stock y el nivel de inventario mantenido en una empresa son aspectos de
vital importancia para cualquier tipo de organización. Una alta rotación y un bajo nivel de
stock se traduce significativas mejoras de eficiencia, ahorra de costos y aplicaciones
efectivas de los recursos financieros de toda empresa.
1) Stock Máximo
b) Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar frecuencia o cantidad.
3) Punto de re-orden
La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las
áreas operativas de la empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administración ya
que cuando no se tiene controlado implica un alto costo y requiere una mayor
inversión/efectivo.
Cuando la competencia es muy fuerte, las compañías no se pueden dar el lujo de tener
dinero detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser incapaces de
ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto. El objetivo es lograr ese
equilibrio entre la oferta y la demanda, así como tener confiablidad en los tiempos de
recepción de mercancía de tu proveedor como en la entrega a tus clientes.
Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas para la
compañía al brindar información trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudará a
tener una mejor planeación y a tomar las decisiones pertinentes para ser más
eficiente.
Algunos de los beneficios que obtendrá tu empresa al tener un sistema para controlar sus
inventarios son:
• Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de venta por falta
de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.
• Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de las compras
de emergencia.
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las formas de
entrada y las existencias físicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.
INVENTARIO INSUFICIENTE
Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la
venta sino que también podemos perder al cliente. El negar productos demerita
sobremanera la concepción que el cliente tiene del negocio. El no contar con cierto
producto provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada
vez más agresiva.
ROTACIÓN DE INVENTARIOS
Se refiere a todo aquello que permanece inmóvil, estático o inerte que no produce nada. las
utilidades se generan el movimiento, con la rotación, con el cambio de unos activo por
otros, los inventarios, entre mayor sea la rotación mayores serían las posibilidades de
aumentar las ganancias.
La rotación de los inventarios significa la cantidad de veces promedio durante el año estos
se resuelven mediante la producción y venta, convirtiéndose su existencia en cuantas por
cobrar efectivo y nuevamente en inventarios. Esta formación se obtiene de los inventarios y
del registro de las compras realizadas en el periodo determinado.
PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN
1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para ella en el
almacén.
2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y
deterioro del producto.
4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en
orden (checar la mercancía que más se utiliza).
5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en
sistema.
9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en el
sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho
la transferencia.
El hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una
práctica usual que tiene como objetivo limitar las actividades de planificación y control de
cierto número de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existe millares
de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es
necesario asignar de forma óptima la capacidad real de gestión.
La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes
criterios:
CAPITULO III
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION
Para tener una mejor idea del sistema que se va elegir, y con la finalidad de proponerlo para
luego implementarlo en la empresa, hemos desarrollado un cuadro con los principales
aspectos de cada uno de los sistemas, los mismos que serán de ayuda para definir el modelo
a seguir en la empresa:
Los detallamos a continuación:
Con esta información los directivos de la empresa pueden tener una idea clara y precisa del
funcionamiento del negocio en cualquier momento.
El hecho de tener la información real permite a la empresa no realizar los pedidos a ciegas,
sin saber que se tienen y que no. Esto ayuda a realizar las compras con un criterio, sabiendo
lo que existe y lo que no.
Se usa para todo tipo de artículos.
Una vez que se ha hecho el análisis de algunas de las acciones que realiza el sistemas de
inventarios propuesto para la empresa Lubricars Barinas, C.A, el sistema que más acciones
positivas presenta para la empresa es el inventario permanente, ya que tienen total
concordancia con los objetivos trazados y al aplicarlo en la empresa será de gran ayuda.
Por la misma razón surge la idea de la propuesta de un sistema de gestión basado en las 5 S
japonesas, que se basa en la clasificación, organización, limpieza, estandarización y la
autodisciplina, lo cual nos va a dar las pautas necesarias para mejorar las condiciones de
trabajo, reducir los gastos de tiempo y energía, reducir los riesgos de accidentes o
sanitarios, mejorar la calidad del trabajo.
Esta primera fase, nos centraremos en identificar y separar los repuestos y diferentes
productos necesarios de los innecesarios. El objetivo de esta fase es contar con un área de
trabajo en donde solo estén los repuestos y demás productos. También en esta fase
clasificaremos la mercancía para determinar que artículos representan la mayor parte del
valor del mismo y su consecuente movilización o rotación en el depósito. Se propone
utilizar el método de control de inventario ABC o método de clasificación ABC debido a
que permite aumentar la eficiencia de los almacenes al ahorrar tiempo a los encargados a la
hora de buscar los artículos, y el espacio en el depósito y tener mejor controlados los ítems
más solicitados y requerir menos movimientos para gestionarlos. Luego de haber propuesto
el arreglo de las áreas se procede a efectuar el posicionamiento de los artículos en los
estantes de los depósitos, el sistema de posicionamiento a usar es basado en el principio
ABC, realizando el cálculo en base a las existencias y el valor de las existencias. Según este
método se clasifican los artículos en tres clases:
Artículos A: Se refieren a los más importantes (los más usados, más vendidos o más
urgentes). Suelen ser los que más ingresos dan.
Artículos B: Son aquellos de menor importancia o de una importancia secundaria.
Artículos C: Estos son aquellos que carecen de importancia. Muchas veces tenerlos en el
almacén cuesta más dinero que el beneficio que aportan.
Una vez hecha la asignación se procederá a colocar los artículos de Tipo A en las zonas
más alcanzables: en la entrada del almacén, en la parte delantera de las estanterías, en las
zonas más transitadas del depósito, del mismo modo los artículos Tipo B y C que son los
menos solicitados estarán colocados en las zonas menos accesibles, ya que la necesidad de
disponer de ellos es menor.
4.3 Integrar
en los trabajos
cotidianos la
implementación
del seire,
seiso y seiton.