Concepto

Administrar significa ejercer la dirección de un proyecto, que se encamina hacia un

objetivo; por lo tanto, consiste en planearlo y organizarlo en pasos simultáneos y /o
sucesivos, que son necesarios supervisar, para que se desarrollen en el rumbo
adecuado hacia el fin. Esa supervisión, es lo que llamamos control administrativo.
Se trata de la fiscalización de la gestión, ya se trate de una empresa o de
otra institucióncualquiera, formal o no. Esta función es ejercida en general, por jefes,
directivos o gerentes. A nivel estatal, el control administrativo le concierne a quien es
titular del Poder Ejecutivo. Cuando se observa durante el control que existen errores,
se deberán implementar los medios para corregirlos. Si falla el control, no habrá modo
de enmendar las fallas que se hallan producido en cualquier etapa del proceso
administrativo.

Importancia

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el

rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el
tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una labor
gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes
para una optima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar
evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar
las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la
administración.
El control como fase del proceso administrativo
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito
alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a
través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el
sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.
Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización,
la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso
administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben
realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los
recursos.
Home » Control de Gestion » El control administrativo. Su importancia

EL CONTROL ADMINISTRATIVO. SU
IMPORTANCIA
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.

Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el

tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una labor
gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes
para una optima labor gerencial.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las

actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar
evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar
las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la
administración.
El control como fase del proceso administrativo

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de

organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito
alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a
través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el
sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.

Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización,
la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso
administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben
realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los
recursos.

Definición De Control

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el

rendimiento.

Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como

Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación
y las áreas de desempeño. Además incluiremos el estudio de 3 casos práctico
que presenta la empresa “Bikesports C.A.” en sus departamentos de
administración, finanzas y mercadeo.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa” (p.654).

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control

administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales
se ajusten a las actividades proyectadas” (p.610).

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en
verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes
impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las
faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”.
(p.62).

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos
elementos que son básicos o esenciales:

-En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las

actividades realizadas.

-En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para

determinar posibles desviaciones de los resultados.

-En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles

desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

-Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las

actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones
necesarias.

En conclusión podemos definir el control como la función que permite la

supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté
llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los
límites de la estructura organizacional.
Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de

los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo
a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a

posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en
parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para
determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados;
de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro
no se cometan los errores del pasado.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo,

esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a
desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación
de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el
proceso de planeación.

Ventajas
-Se podrían cubrir los gastos producidos por los cambios hechos en las
bicicletas. -Aumento de la producción.
-Aunque esta solución nos traería deudas futura, estas podrían ser cubiertas
con el aumento en las ventas que se desea conseguir.
Desventajas
-Esta alternativa traería más deudas a la empresa.
-Un aumento en las tasas de interés, producirá un alza en la cantidad a pagar y
si no se alcanza el nivel de ventas deseado, puede traer consecuencias
negativas a los objetivos de la empresa.
Ventajas
-Se conseguiría el dinero necesario para cubrir los gastos.
 -Los nuevos socios pueden aportar ideas para el beneficio de la organización.
-Las obligaciones estarían divididas entre los socios.
Desventajas
-La empresa dejaría de tener un único dueño y pasaría a ser de varias
personas.
-Las ganancias obtenidas en un periodo, estarían divididas entre cada uno de
los socios.
Para cubrir los gastos se podría recurrir a la opción de reducir personal.
Ventajas
-Ayudaría a cubrir los gastos de producción y la empresa, de esta manera,
pueda continuar su actividad.
Desventajas
-Esta reducción de personal acarrearía gastos en el pago de liquidaciones.
-Se produciría una reducción en la mano de obra, haciendo más lenta la
producción.

Tipos

Control preventivo: También llamados controles preliminares, se realizan antes de

que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean
claros que establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos
apropiados Se encuentran en lo que sucede durante el proceso de trabajo
llamados a veces controles de dirección, monitorean las operaciones y
actividades en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo
planeado.
Controles de retroalimentación: Se implementan después de que el trabajo esta
terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las
entradas y procesos.

Control Preliminar
Son las revisiones previas que se realizan al proceso productivo, antes de su ejecución.
Comprende un análisis exhaustivo y pormenorizado del plan de trabajo inicial, de los recursos a
ser utilizados y de las cantidades, tipos y calidad de los insumos.
Establece que las políticas, normas, reglas, mecanismos de acción y procedimientos utilizados
sean los definidos y convenidos para el proceso productivo. Para entender mejor el concepto en
una empresa que produce zapatos debe verificar con antelación la procedencia, calidad y
cantidad del cuero utilizado en su elaboración.

Control Concurrente
Comprende todas las actividades de supervisión que se realizan una vez que inicia el proceso
productivo. En forma sistemática se validan cada una de las fases del proceso y el valor añadido
al mismo.

En la actualidad existen mecanismos de control estandarizados de máquina

Control de Retroalimentación
Son los controles posteriores que se realizan a toda la cadena del proceso productivo, para
establecer las desviaciones presentadas del producto final con respecto al estandarizado.

Seguidamente, comprenden las auditorías de procesos y los informes estadísticos de índices de

variaciones. Se aplican al finalizar el plan de trabajo y recae sobre las salidas de los bienes
elaborados.

El concepto anteriormente explicado se puede comprender a través del siguiente caso: al aplicar
una auditoría sobre la vida útil de un bombillo que no cumple con los estándares de calidad, se
prepara un informe sobre la durabilidad y resistencia de los filamentos, y esto permitirá a la
empresa tener un criterio de selección que cumpla con los fijados en las normas y
procedimientos para su fabricación.

A) Organizaciones: El control puede ser de tres tipos: Físico, Material o Simbólico. Es

Físico cuando la aplicación de la sanción afecta al cuerpo humano. El uso del látigo,
el encierro o del revólver son designados como control coercitivo. Es Material
cuando se usan recompensas para el logro de objetivos, que pueden ser cosas o
servicios, y no se dan cuando no se alcanzan esos objetivos. Se denomina control
utilitario y su principal símbolo es el dinero. Es Simbólico cuando se busca la
obediencia a través de la adhesión de los individuos a un credo, idea u otro símbolo.
Se denomina control normativo. El grado de rigurosidad del control crece a medida
que se pasa del control normativo al utilitario y de éste al coercitivo. Del mismo
modo, los sistemas de control para las organizaciones que usan control coercitivo,
como las cárceles, necesitan ser mucho más rígidos que para las que utilizan el
control utilitario como las empresas, y los de estas mucho más severos que los de las
organizaciones voluntarias controladas normativamente a través de la adhesión a
símbolos, como las iglesias. B) Administración: El control para la Administración
tiene tres elementos: 1) Normas que representan una actuación deseada. Estas
pueden ser tangibles o intangibles, vagas o específicas, pero si los interesados no
entienden los resultados esperados se crean confusiones. 2) Comparación de los
 resultados efectivamente logrados contra las normas. De esa comparación surge una
evaluación, hecha por alguien competente que luego informa a la Dirección Superior
con autoridad para tomar las decisiones correctivas. 3) Acciones correctivas, que
como resultado de la evaluación realizada rectifican los errores detectados para
obtener los resultados planeados. Esta tipo de control, si bien tiende a hacerse
"Normativo" por el tipo de sanción que implican los incumplimientos, es en
definitiva "Utilitario" y refleja el concepto del control administrativo en su forma
más amplia. Primero existe una norma, luego una comparación entre plan y acción,
una evaluación de los desvíos y luego la corrección de la autoridad competente. C)
Cibernética: Considerándola como la ciencia de los mensajes entre hombres y
máquinas, puede decirse que el control es el envío de mensajes que cambian la
conducta de quienes los reciben. En esencia no difiere mucho de la definición
anterior. Primero se supone que hay una norma o conducta a seguir, segundo existe
un mecanismo que envía un mensaje cuando la norma o la conducta no se cumplen,
y tercero el mensaje correctivo modifica la conducta desviada: Control
homeostático. "Homeóstasis": Proceso por el cual una máquina detecta desviaciones
e introduce cambios. D) Teoría de sistemas: Control, es aquella función del sistema,
que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los límites permitidos, de
acuerdo a un plan . Aquí se enfatiza que existe en todo sistema un plan con objetivos
que tienen tolerancias definidas y que las variaciones, fuera de los límites
permitidos, son corregidas por el control.

Proceso del control

A fin de identificar los errores o desvíos para así corregirlos y evitar su

repetición, el Control tiene un proceso o fases a seguir:

1. Establecimiento de estándares: establece los criterios de evaluación

o comparación. Existen cuatro tipo de estándares:
a. Estándares de cantidad: establece el volumen de producción,
cantidad de existencias, materias primas, número de horas de
trabajo.
b. Estándares de calidad: establece la calidad del producto, sus
especificaciones.
c. Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un
determinado producto, tiempo medio de elaboración de un
producto.
d. Estándares de costos: establece los costos de producción,
administración, costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está
haciendo.
 3. Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara
el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido
como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún
error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al
estándar esperado.
Principios básicos

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

-EQUILIBRIO
A cada grupo conferido debe proporcionarse al grado del control correspondiente.
De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte,
al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
-DE LOS OBJETIVOS
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no
es un fin, si un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control
será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de el, no se evalúa
el logro de los mismos.
La efectividad del control esta en la relación directa con la precisión de los
estándares.
-DE LA OPORTUNIDAD
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir , debe aplicarse
antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación.
-DE LS DESVIACIONES
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en
el futuro.
Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que
se esperan de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que
implica su implantación.
-DE EXCEPCION
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio auxilia métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
-DE LA FUNCION CONTROLADA
La función controlador por ningún motivo debe comprender a la función
controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio señala que la
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.
Much Galindo.
-DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL
Es necesario distinguir “las operaciones” de control de la función de control. La
función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la
delegación, esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo notar.
En cambio, “las operaciones” son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio
para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello deben actuar como staff. De ahí
la necesidad de convencer y no imponer, los medios de control.
-DE LOS ESTANDARES
El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y
será tanto mejor cuanto mas precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
Pero no se podrá decir que se controla algo si lo obtenido no se “valoriza” y para
ello se compara con “algo” de ahí la regla de definir y perfeccionar los estándares
como un medio de preparar el control.
-DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL
De el se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá
usarse si el trabajo, gasto etc., que impone, se justifican ante los beneficios que
de el se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la
técnica de control de que se trate, el que casi siempre vera la bondad de su
técnica, y tratara de lograr a toda costa que se implante.
-DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION
El control administrativo mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los
casos en que no se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se
obtuvieron como se había planeado.

Este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones

de los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto ultimo exclusiva
o al menos, principalmente.

Etapas
ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el cual se
efectúa el control. Los estándares son el parámetro sobre el que fijamos los objetivos de la
empresa.
Ralph C. Davis menciona que los estándares no deben limitarse a establecer niveles
operativos de los trabajadores, sino que, además, deben abarcar las funciones básicas y
áreas clave de resultados:
Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar ésta con la inversión
de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.
Posición en el mercado.- Estándares que se utilizan para determinar la aceptación de algún
producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercialización para tal efecto.
Productividad.- Se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas que
conforman la empresa, se obtiene en base al estándar horas-máquina, horas-hombre.
Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de
nuestro producto en comparación con la competencia.
Desarrollo del personal.- Estándar enfocado al elemento humano, concerniente a su
desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.
Evaluación de la actuación.- Determina los límites de productividad del elemento humano
en la empresa.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
Como su nombre lo indica, en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo
ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas
acorde a los estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos
de los sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control
resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable,
oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.

Al realizar la medición y obtención de la información arriba señalada, es

conveniente comparar los resultados medidos con los estándares previamente
fijados, obteniendo así
las posibles desviaciones, mismas que deben reportarse inmediatamente. Las
unidades de medida normalmente aplicables son: tiempo por pieza producida,
porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizada.
CORRECCIÓN
Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos fallas,
debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el responsable y
así tomar las medidas de corrección pertinentes.

Cuando en la medición de resultados encontramos desviaciones en relación con

los estándares, es conveniente hacer el ajuste ó corrección correspondiente.
Normalmente las
tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa,
sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la
desviación es un síntoma ó una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando
un producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que
 algo se ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para
contrarrestar la poca demanda del producto no es precisamente elevar el número
vendedores o someterlos a capacitación, sino analizar detalladamente si esa
baja no se debe a mala calidad del producto o si el proceso de comercialización
ha sido muy raquítico.

Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la

retroalimentación, de acuerdo a lo anterior, es en éste proceso donde se entrelaza
la planeación y el
control.
RETROALIMENTACIÓN
Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se
ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la
calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentació

Finalidad del Control Administrativo

El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser
desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para
mantener el control de los planes que se deben cumplir como para vigilar los
cambios de ambiente y cómo se desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral.

El control puede servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a
los cambios, agregar valor a los productos o servicios que se producen en dicha
empresa y facilitar el trabajo en equipo.

Requisitos para un buen Control:

Para poder ser efectivos el control demanda una serie de requisitos y
características:
 Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender
perfectamente que es lo que se pretende con el.
 Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de
adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
 Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo
más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento
idóneo para que generen los efectos esperados.
 Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
 Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.
 Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las
desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se
aplican selectivamente en puntos críticos.
 Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los
miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.

Tipos de Control (Terry 1999: Libro “Principio de la

Administración”):
 Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta
incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir
telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo esta ingresando.
 Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección,
vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a
cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se
tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si esta en
la condiciones adecuadas.
 Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que
tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo
estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que
se tome la acción correctora oportuna.

Proceso de Control:
 Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los
objetivos establecidos durante la planificación.
 Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que mida
la actuación o los resultados realmente conseguidos.
 Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los estándares.
 Adopción de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los
márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación
excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir
resultados.

Características de un Sistema de Control

Administrativo
Las principales características de un sistema de control administrativo eficaz son
las siguientes:
 Enfoque en los puntos estratégicos
 Precisión
 Rapidez
 Objetividad de la información
 Economía
 Aceptación de las personas
 Énfasis en la excepción

Para conocer más sobre los características de un Sistema de control

administrativo: Clic Aqui.

Elementos de un Sistema de Control

Administrativo
Los componentes de un sistema de control, son:

 Patrones de control: Los patrones de control consisten en información que

permite evaluar el desempeño y tomar decisiones.
 Adquisición de información: El proceso de control depende de información sobre
el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos.
 Comparación y acción correctiva: La información sobre el desempeño real se
compara con los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede
iniciar una acción para corregir o reforzar la actividad o desempeño.
 Reinicio del ciclo de planeación: La información producida por el proceso de
control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de
control.

Para conocer más sobre los Componentes o elementos de un Sistema de

Control: Clic Aqui.

¿Cuáles son las Áreas de Control en la Empresas?

1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será
donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el
área es donde se prestan los servicios. Por ejemplo:
 Control de Producción
 Control de Calidad
 Control de Costos
 Control de tiempos de Producción
 Control de Inventarios
 Control de Operaciones Productivas
 Control de mantenimiento y conservación
 Control de desperdicios o merma

2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los

productos y/o servicios. Por ejemplo:
 Control de Ventas
 Control de Descuentos
 Control de Publicidad
 Control de Costos

3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos

financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc. Por
ejemplo:
 Control de Presupuesto
 Control de Costos

4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal. Por ejemplo:

 Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas).
 Control de Salarios
 Control de Vacaciones

Métodos de control administrativo

Comúnmente todas las técnicas de Planeación son Técnicas o Métodos de control
a partir del momento en que se determina un objetivo, por cual un adecuado
control dependerá de una adecuada planeación y viceversa. Sin embargo, los
métodos mas utilizados son:
 Método de Excelencia Empresarial
 Método de Auditoria Administrativa
 Método de Análisis Factorial

4.6 TECNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL

Son las herramientas que auxilia al administrador para llevar acabo el proceso de
control. Las técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los
controles no son más que sistemas de información.
Técnicas de control:
Sistemas de información:
- Contabilidad
- Auditoria: Financiera y Administrativa
-Presupuestos
-Informes
-Formas
-Archivos memorias
Graficas diagramas
-proceso, procedimientos, Gantt, etc.
Estudio de métodos
Estudio de métodos
-Tiempos y movimientos estándares
Métodos cuantitativos
-Redes
 -Modelos matemáticos
-Investigaciones de operaciones
-Estadística
-Cálculos probabilísticos
-Programación dinámica
Reportes e informes:
Existen múltiples tipos de reportaje e informes; básicamente pueden clasificarse
en:
a) Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.
Al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
1.-Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones.
2.- Concentración sobre las excepciones. Debe revelar indicadores importantes,
puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.
3.- Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos,
originan confusión y desatención por parte de quien los recibe.
Informes de las operaciones:
Informes de control: Usados para el control directo de las operaciones
Reportes de información. Utilizados para planeación y determinación de normas.
Informes sobre la apreciación de renglones:
Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad.
Informes de actividad conjunta: Renglones bajo responsabilidad conjunta.
Informes estáticos. Limitaos a un análisis de la fortaleza financiera y de la
estructura con la fecha dad.
Informes dinámicos:
Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la
condición planeada.
Informes de cambio y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la
condición financiera durante un periodo dado.
4.-Complementarse con presentaciones graficas, audio visuales y verbales.
5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una
estructura fundamental de informes, mismos que no deben
cambiarse constantemente
6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea
necesario contar con información oportuna y periódica.
7.-Evaluacion de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad
que reditúa la información.
FORMAS
Son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos
relativos las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen
multitud de formas que se utilizan e las empresas que van desde una tarjeta de
control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.
 Facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar
adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente observar
los siguientes lineamentos:
a) Aprovechamiento adecuado de los espacios
b) Claridad y concisión
c) Uniformidad de diseño
d) Diseñar un diagrama de control de formas
e) Diseñar un catalogo de formas
f) Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo)
g) Asegurarse de que los asuntos y las actividades importantes se registren
adecuadamente
h) Que el costo de su implantación se justifique
Control interno
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la
organización; sus propósitos básicos son:
a) La obtención de información
b) La protección de los activos de la empresa
c) La promoción de la eficiencia en la operación