Manual Gep

Manual de
Gestão de Pessoal
Indíce 1
2 Indíce
ÍNDICE
1 INTRODUÇÃO E CONCEITOS GERAIS ................................................................................................... 7

1.1 O MANUAL DO SISTEMA GEP .................................................................................................................... 8
1.1.1 Objectivos ...................................................................................................................................................... 8
1.1.2 Organização do manual ................................................................................................................................. 8
1.1.3 Ajuda On-Line ................................................................................................................................................ 9
1.2 INSTALAÇÃO E ACESSO ......................................................................................................................... 10
1.2.1 Instalação do sistema .................................................................................................................................. 10
1.2.2 Inserir dados do Licenciamento ................................................................................................................... 11
1.2.3 Acesso ao Sistema ...................................................................................................................................... 11
1.2.4 Criação de Empresas .................................................................................................................................. 11
1.3 NOÇÕES GERAIS DE OPERAÇÃO ............................................................................................................ 12
1.3.1 Introdução de dados .................................................................................................................................... 12
1.3.2 Janelas com Listas - Browses ..................................................................................................................... 12
1.3.3 Janelas de Manutenção de Tabelas ............................................................................................................ 13
1.3.4 Janelas de mapas e listagens...................................................................................................................... 14
1.3.5 Janelas de Listas ......................................................................................................................................... 15
2 SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAL .................................................................................................... 16
2.1 ÂMBITO DO GEP .................................................................................................................................... 17
2.2 PROCESSAMENTO DE VENCIMENTOS...................................................................................................... 17
2.3 RENDIMENTOS DE OUTRAS CATEGORIAS ............................................................................................... 18
2.3.1 Introdução .................................................................................................................................................... 18
2.3.2 Obrigações do Artigo 119º do CIRS ............................................................................................................ 18
2.3.3 Declarações de Rendimentos ...................................................................................................................... 19
2.4 DESPESAS DE FUNCIONÁRIOS................................................................................................................ 19
2.4.1 Introdução .................................................................................................................................................... 19
2.5 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS......................................................................................................... 20
2.5.1 Eventos ........................................................................................................................................................ 20
2.5.2 Alertas.......................................................................................................................................................... 20
3 INICIAÇÃO DOS TRABALHOS ............................................................................................................... 23
3.1 INICIAR A VISITA AO GEP ........................................................................................................................ 24
3.1.1 Organização do Menu Principal ................................................................................................................... 24
3.1.2 Organização do Menu de Tabelas ............................................................................................................... 25
3.2 VISITAR TABELAS JÁ PREENCHIDAS ........................................................................................................ 25
3.2.1 Tabelas de Caracterização de Funcionários................................................................................................ 25
3.2.2 Tabelas de Entidades e Taxas .................................................................................................................... 27
3.2.3 Tabelas de Configuração e Lançamentos ................................................................................................... 28
3.3 TABELAS A INICIALIZAR .......................................................................................................................... 29
3.3.1 Tabelas da Empresa .................................................................................................................................... 29
3.3.2 Tabelas de Entidades e Taxas .................................................................................................................... 31
3.3.3 Tabelas de Configuração e Lançamentos ................................................................................................... 32
3.3.4 Tabelas de Configuração da Ligação ao POC............................................................................................. 32
3.3.5 Funcionários ................................................................................................................................................ 32
4 PROCESSAMENTO DE VENCIMENTOS ............................................................................................... 39
4.1 INTRODUÇÃO AOS VENCIMENTOS ........................................................................................................... 40
4.2 O MENU VENCIMENTOS......................................................................................................................... 41
4.3 ALTERAÇÕES ........................................................................................................................................ 42
4.3.1 Alterações na ficha do funcionário ............................................................................................................... 42
4.3.2 Lançamento de Alterações .......................................................................................................................... 42
4.3.3 Lançamento de alterações por funcionário – Alterações ............................................................................. 44
4.3.4 Lançamento de alterações por funcionário – Faltas datadas....................................................................... 44
4.3.5 Lançamento de alterações por funcionário – Estados ................................................................................. 45
4.3.6 Lançamento de alterações por funcionário – Subsídios .............................................................................. 46
4.3.7 Lançamento de alterações por funcionário – Férias .................................................................................... 46
4.4 PREPARAÇÃO DOS RECIBOS .................................................................................................................. 47
4.5 RECTIFICAÇÃO DE ALGUNS RECIBOS ...................................................................................................... 48
Indíce 3
4.5.1 Introdução .................................................................................................................................................... 48
4.5.2 Controlo das alterações de recibos ............................................................................................................. 48
4.5.3 Impedir alterações de recibos ...................................................................................................................... 49
4.5.4 Avisos de alterações de recibos .................................................................................................................. 50
4.6 EMISSÃO DE RECIBOS ........................................................................................................................... 51
4.7 PLANEAMENTO E PAGAMENTO DE RECIBOS ............................................................................................ 51
4.7.1 Planeamento do Pagamento ....................................................................................................................... 51
4.7.2 Transferências bancárias............................................................................................................................. 51
4.7.3 Emissão de Cheques ................................................................................................................................... 52
4.7.4 Registo do Meio de Pagamento................................................................................................................... 52
4.8 CONSULTAS .......................................................................................................................................... 53
4.8.1 Consulta de funcionários ............................................................................................................................. 53
4.8.2 Consulta de recibos ..................................................................................................................................... 54
4.9 LISTAGENS ........................................................................................................................................... 54
4.10 CASOS ESPECIAIS NO PROCESSAMENTO DE VENCIMENTOS .................................................................. 55
4.10.1 Tratamento das faltas de férias ................................................................................................................ 55
4.10.2 Tratamento das faltas de estado .............................................................................................................. 55
4.10.3 Tratamento dos subsídios de Natal / Férias ............................................................................................. 55
4.10.4 Tratamento de recibos de adiantamento por conta .................................................................................. 56
4.10.5 Tratamento de Retroactivos ..................................................................................................................... 56
4.10.6 Acertos de IRS ......................................................................................................................................... 56
4.10.7 Funcionários admitidos a meio do mês .................................................................................................... 57
4.10.8 Cessação de contrato .............................................................................................................................. 57
4.10.9 Recibos Extraordinários ........................................................................................................................... 57
4.11 PROCESSAMENTO MULTI-EMPRESA .................................................................................................... 59
4.11.1 Abertura de Empresas ............................................................................................................................. 59
4.11.2 Tarefas Multi-Empresa ............................................................................................................................. 59
4.11.3 Cópia de Tabelas para outras entre empresas ........................................................................................ 60
5 MAPAS ..................................................................................................................................................... 61
5.1 O MENU MAPAS.................................................................................................................................... 62
5.2 SEGURANÇA SOCIAL – SUPORTE MAGNÉTICO ........................................................................................ 62
5.3 ABSENTISMO ........................................................................................................................................ 62
6 EVENTOS ................................................................................................................................................. 63
6.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 64
6.2 O MENU EVENTOS ................................................................................................................................ 64
6.3 TIPOS DE EVENTOS ............................................................................................................................... 65
6.4 TEMAS.................................................................................................................................................. 66
6.5 REGISTO DE EVENTOS DE FUNCIONÁRIOS ............................................................................................... 67
6.5.1 Registo de Evento Verificado....................................................................................................................... 67
6.5.2 Registo de Evento Agendado ...................................................................................................................... 67
6.5.3 Controlo de Eventos Agendados ................................................................................................................. 68
6.5.4 Conversão de Evento Agendado a Evento Verificado ................................................................................. 68
6.6 CONSULTA DE EVENTOS ........................................................................................................................ 69
6.6.1 Consulta de Eventos por funcionário ........................................................................................................... 69
6.6.2 Consulta de Eventos agendados ................................................................................................................. 69
7 DESPESAS DE FUNCIONÁRIOS ............................................................................................................ 71
7.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 72
7.2 O MENU DESPESAS .............................................................................................................................. 72
7.3 TIPOS DE DESPESAS ............................................................................................................................. 73
7.4 LANÇAMENTO DE DESPESAS.................................................................................................................. 74
7.5 PAGAMENTO DE DESPESAS ................................................................................................................... 76
7.6 CONVERSÃO DE DESPESAS A VENCIMENTO ............................................................................................ 76
7.7 EMISSÃO DE PAGAMENTOS .................................................................................................................... 77
8 RENDIMENTOS OUTRAS CATEGORIAS .............................................................................................. 79
8.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 80
8.2 O MENU OUTRAS CATEGORIAS ............................................................................................................. 80
8.3 TIPOS DE SERVIÇOS .............................................................................................................................. 81
4 Indíce
8.4 TIPOS DE RENDIMENTOS ....................................................................................................................... 81
8.5 SUJEITOS PASSIVOS ............................................................................................................................. 82
8.6 REGISTO DE CUSTOS ............................................................................................................................ 83
8.7 REGISTO DE PAGAMENTOS .................................................................................................................... 83
8.8 EMISSÃO DE PAGAMENTOS .................................................................................................................... 84
8.9 EXTRACTO E RESUMO POR SUJEITO PASSIVO ........................................................................................ 84
9 RETENÇÕES IR ....................................................................................................................................... 85
9.1 O MENU RETENÇÕES IR ....................................................................................................................... 86
9.2 DECLARAÇÃO ANUAL - ANEXO J ............................................................................................................ 86
10 UTILITÁRIOS ........................................................................................................................................ 87
10.1 O MENU UTILITÁRIOS ......................................................................................................................... 88
10.2 TAREFAS DE EXECUÇÃO PERIÓDICA ................................................................................................... 88
10.2.1 Diagnóstico Geral ..................................................................................................................................... 88
10.2.2 Passagem de Ano .................................................................................................................................... 89
10.3 LIGAÇÃO À CONTABILIDADE ................................................................................................................ 91
10.3.1 Configuração da Ligação ao POC ............................................................................................................ 91
10.3.2 Processamento da Ligação ao POC ........................................................................................................ 95
11 ANEXOS ................................................................................................................................................ 97
11.1 TERMO DE ACEITAÇÃO ....................................................................................................................... 97
11.2 LICENÇA DE UTILIZAÇÃO DO SOFTWARE GESTEXPER............................................................................ 97
11.2.1 Definições ................................................................................................................................................ 97
11.2.2 Objecto ..................................................................................................................................................... 97
11.2.3 Âmbito da Licença .................................................................................................................................... 98
11.2.4 Vigência ................................................................................................................................................... 98
11.2.5 Direitos de Autor ...................................................................................................................................... 98
11.2.6 Reprodução.............................................................................................................................................. 98
11.2.7 Utilização.................................................................................................................................................. 98
11.2.8 Outras Proibições ..................................................................................................................................... 98
11.2.9 Incumprimento ......................................................................................................................................... 98
11.2.10 Actualizações ........................................................................................................................................... 99
11.3 GARANTIA LIMITADA DO SOFTWARE GESTEXPER .................................................................................. 99
Indíce 5
6 Sistema de Gestão de Pessoal
1 Introdução e Conceitos Gerais
Sistema de Gestão de Pessoal 7

1.1 O manual do sistema Gep
1.1.1 Objectivos
O presente manual foi elaborado com os objectivos de:
 Fornecer uma visão global do sistema.

 Guiar o utilizador na primeira vez que executa as tarefas ou quando necessita de repetir tarefas sobre as
quais tem dúvidas.
 Analisar alguns programas em detalhe, para a resolução de situações especiais ou anomalias.
Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado

extensivo, de forma a que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a
estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar
que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de forma a
que todas as potencialidades do sistema possam ser exploradas.
1.1.2 Organização do manual

O manual está dividido em onze capítulos distintos:
 Introdução e Conceitos Gerais

 Objectivos e organização do manual
 Ajuda on-line
 Instalação do sistema
 Acesso ao sistema
 Criação de empresas
 Teclas utilizadas no sistema
 Descrição Geral do Sistema
 Iniciação dos Trabalhos

 Breve visita ao sistema
 Visita a Tabelas já preenchidas no Gep
 Abertura de tabelas
 Processamento de Vencimentos
 Alterações de fichas de funcionários
 Lançamento de alterações
 Preparação de recibos
 Rectificações e controle de alterações de recibos
 Emissão de recibos
 Pagamento de recibos
 Casos especiais de processamento.
 Processamento multi-empresa.
 Mapas
 Eventos
 Registo de eventos
 Consultas de eventos

 Despesas de Funcionários
 Lançamento de despesas
 Pagamento de despesas
 Conversão de despesas a vencimento
 Emissão de pagamentos de despesas
 Rendimentos de Outras Categorias

 Registo de custos de outras categorias
 Pagamento de rendimentos de outras categorias
 Emissão de pagamentos
 Rendimentos IR
 Declaração Anual – Anexo J
 Utilitários
 Diagnóstico Geral
 Passagem de Ano
 Ligação à Contabilidade e sua parametrização
 Anexos
 Configuração de Códigos de Remuneração
 Termo de Aceitação
 Licença
 Garantia
1.1.3 Ajuda On-Line

A ajuda on-line destina-se a auxiliar o utilizador em dúvidas pontuais que lhe surjam ao trabalhar com o
sistema e para o guiar na execução de tarefas e aprofundamento de conceitos.
Sempre que lhe surja uma dúvida no preenchimento dos dados de uma janela, pressione a tecla F1 para
consultar a ajuda, na qual encontrará a descrição de todos os campos da janela sobre a qual se encontra e
operações que pode realizar na mesma.
Para consultar a ajuda pode ainda aceder ao menu ‘Ajuda’ e seleccionar a opção ‘Tópicos’. Neste menu pode
consultar a ajuda das seguintes formas:
 Através da lista de conteúdos, na qual se procurou organizar os tópicos de ajuda por categorias. As
várias categoria são apresentadas com o icon de um livro. Ao fazer duplo clic sobre o livro, são-lhe
apresentados os tópicos que a compõe, identificados através do icon página. Para consultar a
página pretendida basta clicar sobre o seu título com o rato.
 Através do índice remissivo: deverá digitar a palavra ou o tema pretendido. Á medida que for
digitando o programa vai-se deslocando ao longo da lista de tópicos de ajuda apresentando-lhe
aqueles cujo título se inicia pelos dígitos que inseriu.
 Através da pesquisa avançada: deverá digitar a palavra que pretende encontrar. Á medida que for
digitando o programa vai-se deslocando ao longo da lista de palavras existentes nos tópicos de
ajuda. Ao seleccionar uma palavra da lista, são-lhe apresentados todos os tópico de ajuda em que a
mesma é referida.
Ao consultar a ajuda irá encontrar ligações a outros tópicos de ajuda. Estas ligações são apresentadas das
seguintes formas:
 Palavras ou expressões sublinhadas: ao pressionar essas palavras o programa apresenta-lhe a

página da ajuda relacionada.
 Palavras sublinhadas a tracejado: ao seleccionar uma destas palavras é-lhe apresentado o conceito
da mesma, no âmbito do programa.
 Botões apresentados sob o sub-título ‘Operações que pode executar’: ao pressionar um destes
botões (ou a palavra apresentada a seguir ao mesmo) o programa apresenta-lhe uma nota

descrevendo as funcionalidades de uma opção ou explicando como pode executar determinada
operação.
 Botões de acesso a uma lista de tópicos relacionados: ao pressionar um destes botões (ou a
palavra apresentada a seguir ao mesmo) o programa apresenta-lhe uma lista de tópicos
relacionados com aquele sobre o qual se encontra.
Ao longo deste manual encontrará alguma referências ao ficheiro de ajuda, no qual poderá complementar os
conceitos e explicações aqui apresentados.
1.2 Instalação e Acesso
1.2.1 Instalação do sistema
1.2.1.1 Instalação em monoposto

Introduza o disco compacto do Gep no CD-ROM. No menu Iniciar escolha a opção Executar e digite
D:\GEPnnn\SETUP.EXE em que nnn corresponde à versão da aplicação.
Nota: Nesta ajuda à instalação do sistema, assumiu-se que a drive do CD-ROM é a D. No caso de a
letra atribuída ser diferente, por favor substitua nesta explicação a letra D pela que efectivamente se
encontra atribuída a sua drive de CD-ROM.
Após ter sido concluída a instalação, o utilizador é inquirido sobre se deseja reinicializar o computador. Esta
operação destina-se a que sejam registados no Windows parâmetros internos necessários ao funcionamento
do programa.
1.2.1.2 Instalação em multiposto

A instalação em multiposto implica a realização de duas operações em cada posto de trabalho:
1. Instalação do software, procedendo da forma explicada no ponto anterior;
2. Alteração da directoria de arranque do sistema.
A directoria de arranque do sistema é aquela onde está localizada a base de dados de empresas. A base de
dados de empresas guarda a informação sobre as empresas que estão criadas nos programas Gestexper,
sobre a localização das suas bases de dados, sobre os operadores e respectivas senhas de acesso, sobre as
versões das aplicações Gestexper instaladas e sobre as licenças de utilização. Por defeito, quando é feita a
instalação, a directoria de arranque sugerida é C:\Gestexper.
Quando é feita uma instalação em multiposto, a directoria de arranque do sistema tem que ser alterada. Caso
esta operação não seja realizada, todos os postos de trabalho funcionarão com uma base de dados
independente, ou seja, os lançamento efectuados num posto de trabalho não serão visíveis nem terão
repercussões nos dados acedidos através dos restantes postos.
A alteração da directoria de arranque terá que ser efectuada em todos os postos de trabalho, indicando a
localização da directoria do servidor onde se encontram as bases de dados.
Para executar esta operação deverá entrar no sistema, seleccionar o menu ‘Ficheiros’ e escolher a opção
‘Alterar Directoria de Arranque’. A directoria indicada deve ser \\<nome do computador(servidor)>\<nome do
disco do servidor>\<nome da directoria no servidor>.

1.2.2 Inserir dados do Licenciamento
A primeira vez que tentar entrar no sistema ser-lhe-ão pedidos os dados de licenciamento do programa, os
quais são enviados numa folha destacada dentro do pacote de software. Esta operação terá que ser
realizada para poder trabalhar com o programa.
Deverá ser extremamente cuidadoso no preenchimento dos dados, introduzindo os dados tal como estes se
apresentam na folha. Após preencher todos os campos, pressione o botão ‘Ok’.
1.2.3 Acesso ao Sistema

Por forma a garantir a segurança dos dados que são inseridos no programa, este está preparado para
efectuar um controlo dos acessos. Por esta razão, para conseguir aceder ao programa é necessário inserir o
seu código de utilizador e respectiva senha, no ecrã de acesso.
Para lhe permite aceder ao sistema pela primeira vez, durante a instalação do sistema é criado um operador
de defeito:
Operador: Admin
Senha: 000000 (6 zeros)
A partir do momento em que forem criados outros utilizadores, para entrar no sistema digite o seu código de
operador bem como a sua senha.
1.2.4 Criação de Empresas
1.2.4.1 Conceito de empresa e ano

O sistema Gep, à semelhança de outros da Gestexper, funciona com uma empresa por directoria e uma
directoria por ano de processamento.
Quando se abre uma empresa dentro do sistema, o que realmente se está a fazer é abrir uma directoria de
dados, no disco. Nesta directoria irá ficar localizada a base de dados dessa empresa (e outros ficheiros
necessários) que contém a informação relativa ao processamento que se irá efectuar na mesma.
Cada ano de processamento é registado numa base de dados distinta pelo que o processamento de um novo
ano implica a criação de uma nova empresa/ano. O início do processamento de um novo ano é
acompanhado da operação de passagem de ano. Quando se executa uma passagem de ano de uma
empresa, está-se a passar a informação de início de ano para outra base de dados distinta da primeira.
1.2.4.2 Criação da empresa.

Efectue a criação da empresa na aplicação de entrada.
1.2.4.3 Abertura da empresa

Efectue a abertura da empresa na aplicação de entrada.

1.3 Noções Gerais de Operação
1.3.1 Introdução de dados

A introdução de dados consiste no preenchimento de registos tais como a ficha de um funcionário ou o
lançamento de uma alteração. Cada registo pode ser apresentado num ecrã ou numa linha. O seu
preenchimento faz-se através da introdução de dados nos campos, do primeiro ao último. No fim, confirma-se
a introdução para que esta seja gravada.
Ao efectuar a introdução de um registo, após ter preenchido vários campos, pode necessitar de voltar ao
primeiro campo para o modificar. Da mesma forma, quando necessitar de alterar um registo para corrigir um
campo tem que avançar até ao campo a corrigir sem alterar os primeiros e depois avançar até ao último para
confirmar a gravação.
Apresentam-se a seguir os vários tipos de janela que irá encontrar dentro do Gep e as teclas que pode utilizar
para operar dentro das mesmas.
1.3.2 Janelas com Listas - Browses
, ,
PageUp,
PageDown
F2 F5 Enter F9 Esc
Procurar: Efectua a procura de um determinado registo na lista apresentada. Quando primido, é-lhe
apresentada uma janela onde deverá digitar a primeira, ou primeiras, letras ou números de
início do registo que procura, não sendo necessário que o digite por completo. Esta função
pode também ser despoletada através da tecla F2.
Reler: Refresca a informação mostrada na lista. Alterações eventualmente efectuadas por outros
utilizadores nos registos listados passarão a estar visíveis. Esta função pode também ser
despoletada pela tecla F5.
Editar: Edita o registo que está seleccionado na lista, permitindo-lhe alterá-lo. É o botão de defeito
deste tipo de janelas, pelo que pressionando Enter executa a operação editar.
Imprimir: Imprime para ecrã, impressora ou ficheiro todos, ou parte, dos registos apresentados na
lista. Poderá executar a mesma operação através da tecla F9.
Sair: Sai da janela. Sempre que digitar a tecla de Esc este botão será activado.
Todos os Tecla Tab permite transitar entre os botões de operação. Se um botão estiver seleccionado,
Botões: ao pressionar a tecla Tab fica seleccionado o botão imediatamente à direita desse, sem
alterar o seu conteúdo. Para accionar a função de um botão seleccionado apenas é
necessário pressionar a tecla Enter.

Teclas Poderá deslocar-se ao longo da lista através das teclas seta para cima e da seta para baixo,
sob a que posicionam-se no registo imediatamente a cima ou a baixo daquele em que se encontra,
lista: ou Page Up e Page Down, para posicionar-se no último ou no primeiro registo visível da
lista.
1.3.3 Janelas de Manutenção de Tabelas

Nas janelas de manutenção de tabelas podem surgir vários tipos de campos, no entanto, a sua forma de
preenchimento e as operações que pode executar dentro destas janelas são semelhantes. Exclui-se desta
análise o ecrã de lançamentos, que devido à diversidade de campos que possui será alvo de uma descrição
mais pormenorizada.
Com a imagem seguinte pretendemos exemplificar as operações que pode executar, como podem ser
preenchidos os vários tipos de campos e como pode aceder aos campos ou movimentar-se entre eles:
F2
Ctrl+PgUp
Ctrl+PgDw
F2
Space
Ctrl Ctrl Ctrl Esc

+Enter +Ins +Del
OK: Confirma o registo gravando-o e passa para a tarefa seguinte:
 Se estiver a alterar o registo esta função grava o registo e sai da janela.
 Se estiver a inserir um novo abre um registo vazio para continuar a inserir.
Esta operação também pode ser executada através das teclas Ctrl+Enter.
Novo: Cria um novo registo. Pode também ser efectuado através das teclas Ctrl+Insert.
Apagar: Apaga o registo. Após confirmar a operação, o registo é apagado e fica posicionado sobre
o registo anterior.
Poderá também executar esta operação digitando Ctrl+Del.
Sair: Sai do registo sem gravar as alterações efectuadas. Esta operação pode ser feita através
da tecla Esc.
Quando quiser abandonar a alteração que estiver a efectuar pode também digitar
PageUp, PageDown,  ou  (teclas do cursor). O sistema abandona a alteração mas
permanece na função que estiver a ser realizada na altura.
Alterar: Basta movimentar-se ao longo dos campos da janela, através do rato ou do teclado, e
modificar os campos pretendidos. Para gravar as alterações deverá pressionar o botão Ok
ou Gravar.

Acciona a janela de manutenção da tabela onde são apresentados todos os registos da
tabela.
Vai para o primeiro, anterior, próximo ou último registo da tabela.
Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de items fixos. Poderá
seleccionar a opção pretendida pressionando com o rato o botão e, em seguida, clicando sobre a opção
escolhida. Poderá também utilizar as setas do teclado ou, no caso de já saber as opções de que dispõe,
carregar na tecla referente à primeira letra da opção pretendida.
Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de items provenientes de
uma tabela do sistema. Para ter acesso à lista de items terá que clicar sobre o botão com o rato e
seleccionar o item pretendido. A lista de items pode ser também acedida através da tecla F2, podendo
seleccionar o item pretendido através das setas do teclado. Com a lista de items aberta pode criar novos
registos na tabela em questão, digitando Ctrl+Insert. No caso de saber o código do item que pretende
seleccionar, poderá digitá-lo directamente no campo.
Todos os Tab ou Enter / Shift + Tab – Vai para o campo seguinte / anterior.
Campos: Ctrl+Home / Ctrl+End – Vai para o primeiros campo / último campo (botão OK).
1.3.4 Janelas de mapas e listagens

Com a imagem seguinte pretendemos exemplificar as operações que pode executar neste tipo de janelas,
como podem ser preenchidos os vários tipos de campos e como pode aceder aos campos ou movimentar-se
entre eles:
F2, , 
F2, , 
 Ctrl+Enter Esc
Campos de Nos campos de limite que têm botão associado, o limite deve ser preenchido com um
Limites: item fixo. Para consultar e seleccionar o item a indicar, pode pressionar esse botão com
o rato, ou usar a tecla F2. Será apresentada a lista de items fixos ou registos de uma
tabela que poderá usar para o preenchimento do campo. Poderá abandonar esta lista,
sem efectuar qualquer escolha, com a tecla Esc ou, seleccionar um dos items clicando
ou dando Enter sob o mesmo. Poderá deslocar-se ao longo da lista com as setas  ou .
Todos os Tab ou Enter / Shift + Tab – Vai para o campo seguinte / anterior.
Campos:
Sair: Sai da janela sem executar o mapa ou listagem. Esta operação pode ser feita através da
tecla Esc ou através de Alt+r.
Imprimir: Imprime o mapa ou listagem. Poderá executar a mesma operação através das teclas
Ctrl+Enter ou através de Alt+I.

Imprimir p/ Permite visualizar o mapa ou listagem em ecrã. Se seleccionar esta opção, poderá fazer
ecrã: a impressão ou efectuar a gravação para um ficheiro quando o mapa ou listagem
estiverem visíveis no ecrã.
Imprimir p/ Permite enviar o mapa ou listagem directamente para a impressora. Se assinalar esta
impressora: opção terá acesso à configuração da impressora, podendo seleccionar a impressora em
que deseja efectuar a impressão. Caso não seleccione nenhuma impressora a impressão
é feita na impressora de defeito do Windows.
Imprimir p/ Permite gravar o mapa ou listagem num ficheiro. Terá que seleccionar o tipo de ficheiro
ficheiro: que pretende gerar, onde pretende que seja gravado e com que nome.
Nota: Esta opção não se encontra disponível na figura acima embora a possa encontrar
em algumas janelas de listagens ou mapas do Gep.
Configurar Permite alterar a configuração da impressora para a impressão do mapa ou listagem.

impressora Este botão só se encontra disponível se a impressão p/impressora estiver seleccionada.
1.3.5 Janelas de Listas
Em qualquer janela onde se encontre, sempre que ao lado do campo a preencher se encontra o botão
significa que pode preencher esse campo através de uma lista de registos de uma tabela do sistema.
Através da imagem apresentada pretendemos exemplificar como pode operar nestes campos:
F2
F2, , ,
Ctrl+Ins,
Ctrl+E
Pode aceder à lista através da tecla F2 quando posicionado sob o campo associado ao botão, campo
Código da Falta associada na figura acima, ou pressionando com o rato o botão apresentado.
Com a lista aberta poderá usar um dos seguintes métodos para procurar um registo:
 Utilizar as setas do teclado ou o rato para percorrer a lista até encontrar o registo pretendido;
 Utilizar a tecla F2, para procurar directamente um registo numa coluna da tabela. Mesmo que não
utilize esta tecla se começar a inserir dígitos, o sistema reconhece que está a fazer uma procura e
actua como se tivesse utilizado a tecla F2. Se a lista não contiver nenhum registo, o programa
selecciona o registo que contém o valor seguinte.
Ao entrar na lista, esta encontra-se ordenada pela primeira coluna. Se carregar na tecla F2, será pedido
para indicar um valor relativo à primeira coluna. Se desejar fazer a procura por outras colunas da lista,
deverá primeiro ordenar a tabela pela coluna respectiva. Para isso, basta pressionar com o rato o
cabeçalho da coluna.
Se verificar que a opção que pretende seleccionar não se encontra ainda definida, poderá actualizar a
tabela associada à lista através da combinação de teclas CTRL+Insert.
Se verificar que a opção que pretende seleccionar se encontra mal definida ou que necessita de ser
alterada, poderá actualizar a tabela associada à lista através da combinação de teclas CTRL+e.


2.1 Âmbito do Gep
O Sistema de Gestão de Pessoal tem como objectivo processar tarefas relativas ao pessoal, que se dividem
nos seguintes grandes grupos
 Vencimentos - Consiste em registar, calcular e emitir os recibos de vencimentos, e exportar os

lançamentos correspondentes para a contabilidade.
 Tratamento de obrigações relativas ao Pessoal - Consiste em dar cumprimento a obrigações relativas

ao pessoal como as entregas para a Segurança Social, Seguros de Acidentes de Trabalho, Quadro de
Pessoal, etc.
 Rendimentos de Outras Categorias - Consiste no registo e pagamento de todos os custos da empresa

envolvendo imposto sobre rendimento retido, dando cumprimento às obrigações acessórias. Pode gerar
os lançamentos para a contabilidade.
 Despesas de Funcionários - Consiste num sistema de registo, controlo e pagamento de despesas

efectuadas pelos funcionários por conta da empresa. Pode gerar os lançamentos para a contabilidade.
 Gestão dos Recursos Humanos - Consiste num sistema versátil que permite registar as mais diversos
informações relativas a funcionários, associado a um sistema programável de alertas.
Este capítulo apresentam-se explicações sumárias sobre cada um destes grupos por forma a facilitar a
compreensão do manual e das tarefas a executar no programa.
2.2 Processamento de Vencimentos

O processamento de vencimentos consiste em efectuar a preparação e emissão dos recibos de cada
funcionário.
Um recibo é constituído por um conjunto de códigos de remuneração e valores associados - positivos ou

negativos conforme estes sejam abonos ou descontos, respectivamente. São exemplos de códigos de
remuneração:
 Remuneração Base
 Subsídio de Alimentação
 Subsídio de Férias
 I.R.S.
 Descontos para a Segurança Social
 Faltas
 Hora Extra a 50%
Dado o carácter fixo de algumas remunerações, o sistema permite criar para cada funcionário uma lista de
códigos de remunerações e respectivos valores que são fixos e que em princípio se repetirão em todos os
recibos. Estes valores são chamados valores fixos do funcionário.
Assim, para gerar os recibos de um dado mês apenas necessita de efectuar o lançamentos dos valores de
remunerações em que haja alterações relativamente a valores fixos, ou necessidade de lançar códigos
adicionais como faltas, horas extra, gratificações, etc. Esta tarefa é designada por lançamento de alterações.
Se num mês lançar manualmente um valor de um código de remuneração que esteja na lista de valores fixos
do funcionário, o valor lançado substitui o fixo, mesmo que seja nulo.
Para que o lançamento das alterações seja rápido, estas são introduzidas por uma ordem qualquer, digitando
o código do funcionário, o código de remuneração e o valor pretendido. Depois de lançar, alterar ou apagar

um movimento de alteração terá necessariamente de voltar a processar o(s) recibo(s) afectados, de forma a
que sejam recalculados os impostos e códigos automáticos, se for caso disso.
A preparação de recibos é a operação através da qual o programa efectua o lançamento das verbas
registadas como valores fixos e das alterações lançadas nos recibos dos funcionários.
Em resumo, as tarefas fundamentais do processamento são:

 Introduzir os valores fixos na ficha do funcionário no primeiro mês de trabalho.
 Lançar as alterações dos valores variáveis do mês.
 Preparar os recibos.
2.3 Rendimentos de Outras Categorias
2.3.1 Introdução
As empresas são obrigadas a efectuar a retenção de IRS e IRC quando pagam determinado tipo de
importâncias. Nesses casos têm uma série de obrigações acessórias.
Uma das retenções de IR mais importantes efectuadas por todas as empresas é a retenção de IRS nos
vencimentos. No entanto, a empresa pode efectuar retenção de IR no pagamento de profissionais liberais,
rendas das instalações, etc.
A declaração das retenções de IR é efectuada toda em conjunto, reunindo as retenções de IRS provenientes
do trabalho dependente e as outras. Daí que seja habitual, efectuar o registo de todas os pagamentos com
retenção de IR no Gep. Para evitar o duplo lançamento, as importâncias aqui registadas podem ser
exportadas para a contabilidade PocWin. Nesta funcionalidade registam-se todos os pagamentos efectuadas
pela empresa, na qual se efectuou retenção de IRS ou de IRC.
A empresa pode utilizar a funcionalidade para efectuar os registos dos pagamentos, e exportar para a
contabilidade. Pode ainda registar os custos antecipadamente e gerir o seu pagamento, podendo mesmo
emitir os cheques e/ou transferências bancárias. Esta funcionalidade pode ser especialmente útil quando a
empresa contrata um grande número de profissionais liberais.
2.3.2 Obrigações do Artigo 119º do CIRS

Das obrigações estabelecidas pelo artigo 119º do CIRS sobre a comunicação de rendimentos e retenções
deste imposto, decorre a necessidade de registar os elementos das pessoas credoras de rendimentos
sujeitos a IRS, bem como a data e o valor de cada pagamento.
Transcreve-se a seguir o texto do nº1 do artigo 119º:
Artigo 119º
Comunicação de rendimentos e retenções
1 - As entidades devedoras de rendimentos que estejam obrigadas a efectuar a retenção, total ou parcial,
do imposto, bem como as entidades devedoras dos rendimentos previstos nos n.ºs 4), 5), 7), 9) e 10) da
alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º e as entidades através das quais sejam processados os rendimentos
sujeitos ao regime especial de tributação previsto no n.º 3 do artigo 72.º, bem como as entidades que
paguem ou coloquem à disposição dos respectivos titulares, os rendimentos previstos na alínea b) do n.º
2 do artigo 101.º, são obrigadas a:
a) Possuir registo actualizado das pessoas credoras desses rendimentos, ainda que não tenha
havido lugar a retenção do imposto, do qual constem, nomeadamente, o nome, o número fiscal e
respectivo código, bem como a data e valor de cada pagamento ou dos rendimentos em espécie que
lhes tenham sido atribuídos;

b) Entregar aos sujeitos passivos, até 20 de Janeiro de cada ano, documento comprovativo das
importâncias devidas no ano anterior, incluindo, quando for caso disso, as correspondentes aos
rendimentos em espécie que lhes hajam sido atribuídos, do imposto retido na fonte e das deduções a
que eventualmente haja lugar;
c) Entregar à Direcção Geral dos Impostos uma declaração relativa àqueles rendimentos, que fará
parte integrante da declaração a que se refere o artigo 113.º
2.3.3 Declarações de Rendimentos

Assim, as declarações de rendimentos obtidas no Gep são o resultado do processamento dos salários mais
os registos aqui efectuados de retenções provenientes de rendimentos de outras categorias.
No Gep estão disponíveis as seguinte Declarações:
 Declaração mensal de retenções de IRS/IRC
 Declaração de Rendimentos Individual: dá cumprimento ao disposto na alínea b) do nº1 do artigo

119º do CIRC;
 Declaração de Rendimentos da Empresa (Declaração Anual - Anexo J): dá cumprimento ao disposto

na alínea c) do nº1 do artigo 119º do CIRC;
2.4 Despesas de Funcionários
2.4.1 Introdução
O tratamento das despesas do funcionário inclui o registo, aprovação e pagamento de gastos em que o
funcionário incorre, por conta da empresa, quando executa o seu trabalho. Por exemplo, kilómetros
efectuados em viatura própria ao serviço da empresa, parquímetros, gasolina, refeições, estadias, etc.
Os resultados pretendidos com o tratamento das despesas são:

 Registar as despesas por forma a efectuar lançamento na contabilidade
 Controlo de aprovação de despesas
 Controlo do pagamento de despesas ao funcionário
 Análises de valores de despesas por tipo.
Este tratamento foi incluído no Gep pelo facto do responsável pelo processamento de vencimentos da
empresa ser geralmente o responsável pelo pagamento destas despesas.
Com esta funcionalidade poderá controlar as despesas num dos três sistemas possíveis:
 Movimento bancário directo - O funcionário possui um cartão de crédito da empresa, com plafond
limitado, através do qual efectua o pagamento das despesas em que incorre ao serviço da empresa.
Neste caso o funcionário movimenta directamente uma conta bancária da empresa. Não existe controlo
de pagamentos. Quando a despesa é lançada já está paga.
 Gestão de fundo de maneio - O funcionário recebe um fundo de maneio. Vai pagando despesas
utilizando o mesmo. É mantida uma conta-corrente de despesas do funcionário. Quando o fundo de
maneio se esgota são verificadas as despesas antes da aprovação de um novo fundo de maneio. Neste
caso, o funcionário movimenta uma conta de caixa da empresa. Não existe controlo de pagamentos
porque quando a despesa é lançada já está paga. No entanto existe a necessidade de poder conferir o
fundo de maneio na mão do funcionário.
 Funcionário paga as despesas e recebe depois - O funcionário suporta as despesas por conta da
empresa. O valor de despesas é-lhe devolvido após aprovados os relatórios de despesas. Pode, ou não,
existir uma periodicidade pré-definida para a apresentação e pagamento das despesas. Existe um

controlo de pagamentos, com o registo prévio das despesas, com o controlo das despesas por pagar, e
com o registo dos pagamentos e eventual emissão de recibo.
2.5 Gestão de Recursos Humanos
2.5.1 Eventos
Esta funcionalidade permite criar temas e definir os operadores que podem registar, alterar ou consultar os
registos nestes temas. Em cada tema poderá registar acontecimentos ou mesmo planear acontecimentos.
Este registo versátil pode ser utilizador para vários fins como:
 Elaborar planos de formação e os subsequentes registos de formação efectuada
 Registar acontecimentos disciplinares relativos aos funcionários como notas de culpa, advertências...
O sistema permite registar alguns eventos automaticamente como resultado da alteração de campos na ficha
do funcionário. Desta forma podem ser registados eventos como nascimento de um filho, promoção etc.
2.5.2 Alertas
Para os vários eventos registados ou agendados é possível programar alertas por forma a que sejam
notificados, por e-mail e dentro do Gep, diversas pessoas de:
 Quando forem registados determinados eventos ou determinados eventos com determinados valores
 Quando se aproximar o prazo previsto para a execução de tarefas planeadas.

3 Iniciação dos Trabalhos
Pretende-se guiar o utilizador na iniciação de trabalhos no Gep através da:
 Breve visita ao sistema Gep
 Visita a tabelas já pré-preenchidas pelo Gep
 Visita às principais tabelas do Gep a abrir entre as quais as Tabelas da Empresa, Entidades e Taxas,
Funcionários e Tabelas de Configuração do Gep
Nos sub-capítulos que se seguem encontrará passo a passo da iniciação de trabalhos.
Iniciação dos Trabalhos 23

3.1 Iniciar a visita ao Gep
3.1.1 Organização do Menu Principal

O Menu do Gep encontra-se dividido por grandes grupos de funcionalidades.
Ficheiros Entrada de menu onde se abre e fecha a empresa, efectua cópias de segurança, etc.
Tabelas Entrada de menu onde se editam as tabelas utilizadas pelas várias funcionalidades do
sistema.
Vencimentos Entrada de menu onde se acedem a todas as janelas respeitantes a vencimentos:

Alterações, Preparação, Emissão, Pagamento, Consultas e Listagens
Mapas Entrada de menu onde se emitem os mapas respeitantes a entidades oficiais como
Segurança Social, Seguro de Acidentes, Caixa Geral de Aposentações, etc. Exclui-se o
IRS retido que é tratado noutro menu.
Eventos Entrada de menu onde se registam, consultam e listam eventos de funcionários.
Despesas Entrada de menu onde se registam, aprovam, pagam, consultam e listam despesas
efectuadas pelo funcionário por conta da empresa.
Outras Entrada de menu onde se registam os custos e respectivos pagamentos que envolvam
Categorias retenção de IRS ou IRC. É o caso de pagamentos de rendas, pagamentos a
profissionais liberais.
Retenções IR Entrada de menu onde se emitem os mapas em papel ou formato magnético

respeitantes a tratamento de IRS.
Utilitários Entrada de menu onde se efectuam as tarefas gerais de Passagem de Ano e Ligação
ao Poc, bem como utilitários diversos para se usar em casos pontuais como o
diagnóstico geral.
Ajuda Acesso ao help on-line do Gep.

3.1.2 Organização do Menu de Tabelas
O Menu de Tabelas do Gep encontra-se dividido da seguinte forma:
Funcionários Acesso às fichas de funcionários.
Empresa Acessos à Ficha da Empresa, aos seus estabelecimentos, departamentos e secções.

Contém ainda outras tabelas cuja informação é totalmente específica de cada
empresa.
Entidades e Acesso a todas as tabelas de entidades ou a tabelas que contenham taxas para o
Taxas processamento como por exemplo a Tabela de taxas de retenção de IRS.
Caracterização Acesso a tabelas de habilitações, níveis de qualificação, profissões, situações

Funcionários profissionais e outras que se destinem a caracterizar os funcionários da empresa.
Configuração e Acesso a tabelas e dados de configuração do Gep. Por exemplo: códigos de

Lançamentos remuneração, pastas de lançamentos, parâmetros de configuração. São dados que
são estabelecidos no início de funcionamento e pouco são alterados.
Configuração Acesso a todos os dados relevantes para configurar a Ligação ao Poc. Alguns destes
da Ligação ao dados, como os parâmetros, só podem ser acedidos por este menu. Outros dados,
Poc como as contas poc de bancos, tipos de despesa e tipos de serviço, podem ser
acedidas aqui ou nas respectivas tabelas.
Operadores e Acesso à caracterização de cada operador nesta empresa, os grupos de operadores e

permissões permissões associadas e as permissões globais que são parâmetros referentes a
permissões.
3.2 Visitar Tabelas já preenchidas

Nesta secção pretende-se guiar o utilizador numa breve visita às tabelas que o Gep providencia já
preenchidas. São, na grande maioria, tabelas de caracter legal e que devem ser preenchidas do mesmo
modo para todas as empresas.
3.2.1 Tabelas de Caracterização de Funcionários

Estas tabelas caracterizam alguns dos elementos mais importantes de um funcionário.
3.2.1.1 Habilitações Literárias

Esta tabela contém as habilitações literárias utilizadas no Quadro de Pessoal. Se necessitar de criar mais
registos deve utilizar os códigos e siglas definidos pelo Ministério do Trabalho. Na ficha de cada funcionário, o
utilizador define as habilitações literárias do mesmo, indicando um código desta tabela.

3.2.1.2 Níveis de Qualificação
Esta tabela contem os níveis de qualificação que são inscritos na ficha do funcionário. A sigla destina-se ao
preenchimento do Quadro de Pessoal, pelo que deve ser aberta com os critérios definidos pelo Ministério do
Trabalho.
Nota: O D.L. 121/78 determina a obrigatoriedade dos Instrumentos de Regulamentação de Trabalho

classificarem as respectivas categorias profissionais em níveis de qualificação. Assim, na ficha de
cada um dos funcionários abrangidos por I.R.T. com esta especificação, é necessário indicar qual o
nível correspondente à sua categoria, indicando um código desta tabela.
3.2.1.3 Profissões
Esta tabela contem o conjunto de profissões dos funcionários da empresa utilizadas no preenchimento do
Quadro de Pessoal. Se necessitar de criar mais registos, a designação da profissão deve ser definida de
acordo com os critérios do Ministério do Trabalho. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a profissão
do mesmo, indicando um código desta tabela.
3.2.1.4 Situações Profissionais

Esta tabela contem conjunto de situações profissionais em que os funcionários se podem encontrar. Esta
tabela destina-se ao preenchimento do Quadro de Pessoal, pelo que deve ser aberta segundo os critérios
definidos pelo Ministério do Trabalho.
Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a situação profissional do mesmo, indicando um código desta
tabela.
3.2.1.5 Zonas/Países
Esta tabela contem os códigos de identificação de cada zona/país. Destina-se ao preenchimento do Quadro
de Pessoal, para o qual é necessária a utilização de códigos específicos.
Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a zona a que o mesmo pertence, indicando um código desta
tabela.
 Se pretender criar novos códigos, pressione F1 na janela para ver as regras a que deve obedecer na
sua criação.
3.2.1.6 Tipos de Contratos

Esta tabela contem os tipos de contratos realizados com os funcionários. Caso o funcionário não seja
efectivo, na sua ficha deve indicar o tipo de contrato realizado com o mesmo, seleccionando um código desta
tabela.
3.2.1.7 Instrumentos de Regulamentação do Trabalho

Nesta tabela devem ser inseridos os diferentes contratos ou acordos estabelecidos entre as entidades
contratantes (empresas) e as entidades contratadas (funcionários). Os elementos desta tabela são utilizados
para o preenchimento do mapa do Quadro de Pessoal.
Na ficha de cada funcionário, o utilizador define o Instrumento de Regulamentação de Trabalho do mesmo,
indicando um código desta tabela.
3.2.1.8 Motivos de Promoção

Nesta tabela devem ser inseridos os diferentes motivos que podem desencadear a Promoção de um
funcionário. Os elementos desta tabela são utilizados para o preenchimento do mapa da Segurança social e
Caixa Geral de Aposentações.
Caso um funcionário seja promovido, deve indicar na sua ficha a data a que a mesma se verificou e o motivo,
seleccionando um código desta tabela.

3.2.1.9 Motivos de Demissão
Nesta tabela devem ser inseridos os diferentes motivos que podem estar na origem da demissão de um
funcionário. Os elementos desta tabela são utilizados para o preenchimento do mapa da Segurança social e
Caixa Geral de Aposentações.
Caso um funcionário seja demitido, deve indicar na sua ficha a data a que a mesma se verificou e o motivo,
seleccionando um código desta tabela.
3.2.2 Tabelas de Entidades e Taxas

Estas tabelas caracterizam alguns os elementos relativos a entidades e taxas tais como seguradoras,
sindicatos, centros de segurança social e outras como as que serão apresentadas de seguida.
3.2.2.1 Arquivos de Identificação

Esta tabela contém os arquivos de identificação. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define o arquivo de
identificação do mesmo, indicando um código desta tabela.
3.2.2.2 Bairros Fiscais

Esta tabela contém os bairros fiscais. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define o bairro fiscal do
mesmo, indicando um código desta tabela.
Nota: A tabela contem um Bairro Fiscal criado com o código 1 e descrição “Não Definido” que deve
ser utilizado para o preenchimento da ficha de algum funcionário em que ainda não conheça o Bairro
Fiscal.
3.2.2.3 Centros de Segurança Social

Esta tabela contem os centros de segurança social nos quais estão inscritos os funcionários. Na ficha de
cada funcionário, o utilizador define o centro de segurança social em que o mesmo está inscrito, indicando
um código desta tabela.
Nota: Mesmo que no mesmo centro da segurança social sejam efectuados descontos em vários
regimes, cada centro de segurança social apenas necessita de ser criado uma única vez.
3.2.2.4 Regimes da Segurança Social

Esta tabela contem os diferentes regimes de descontos para a segurança social. Para cada regime regista as
taxas aplicáveis para descontos ao funcionário e cálculo dos encargos da empresa bem como o valor máximo
da incidência mensal para orgãos sociais.
Na ficha de cada funcionário, o utilizador define o regime da segurança social pelo qual o mesmo é
abrangido, indicando um código desta tabela.
Campos. Taxa de Desconto Taxa utilizada no cálculo dos descontos para a segurança social dos
funcionários em cuja ficha está indicado este regime.
Taxa de Encargo Taxa utilizada no cálculo dos encargos da entidade patronal relativos
à segurança social dos funcionários em cuja ficha está indicado este
regime.
 Pressione F1 na janela para consultar o significado dos restantes campos.

3.2.2.5 Regimes da Caixa Geral de Aposentações
Esta tabela contem os diferentes regimes de descontos para a Caixa Geral de Aposentações. Para cada
regime regista as taxas aplicáveis para descontos ao funcionário e cálculo dos encargos da empresa. Na
ficha de cada funcionário, o utilizador define o regime da caixa geral de aposentações pelo qual o mesmo é
abrangido, indicando um código desta tabela.
3.2.2.6 Taxas de Retenção de I.R.S

Nesta tabela encontram-se registadas as Taxas de retenção de I.R.S. em vigor a aplicar a cada funcionário
em função do espaço fiscal, estado civil e número de dependentes de cada um.
3.2.3 Tabelas de Configuração e Lançamentos
3.2.3.1 Códigos de Remuneração

Os códigos de remuneração constituem os vários tipos de abonos, descontos, faltas e encargos utilizados no
processamento do salários.
Qualquer verba lançada no salário de um funcionário tem que ser classificada com um código de
remuneração. Assim, para processar salários é necessário definir a lista de todos os abonos, descontos,
faltas e encargos possíveis.
O Gep providência uma vasta lista dos códigos de remuneração mais frequentes. Numa fase de iniciação de
trabalhos aconselhamos os utilizadores a verificarem apenas se existe, para cada uma das verbas
processadas nos salários dos funcionários, um código de remuneração correspondente e validar a sua
definição sugerida por defeito pelo Gep.
Caso existam verbas processadas na Empresa para as quais nenhum dos códigos de remuneração
providenciados pelo Gep se aplique, deverá então proceder à criação de novos códigos de remuneração.
 Consulte a ajuda da janela registo de Códigos de Remuneração para mais informações.
3.2.3.2 Estados de Funcionários

Designam-se por estados os acontecimentos que influenciam o vencimento de um funcionário e/ou que
condicionam o seu aparecimento no Mapa da Segurança Social ou no Quadro de Pessoal.
Esta tabela contem os acontecimentos que podem originar qualquer uma das situações anteriormente
referidas.
No lançamento de alterações por funcionário são registadas as ocorrência de Estados. Indica-se um código
desta tabela, o período de ocorrência, o eventual código de falta associado bem como os meses desse
período para os quais devem, eventualmente, ser gerados recibos de vencimento nulo.
Campos. Código da Falta Regista o código de remuneração de falta que por defeito deve ser
associada associado ao Estado.
Sai no mapa da Define se um funcionário com este estado associado deve ser
segurança social? incluído no Mapa da Segurança Social. Caso esta opção esteja
assinalada, na coluna das observações do Mapa da Segurança
Social será registada a descrição do Estado.
Sai no mapa de Define se um funcionário com este estado associado deve ser
Quadro de Pessoal? incluído no Mapa de Quadro de Pessoal.
3.2.3.3 Pastas de Lançamento de Alterações

O Gep organiza os lançamentos de alterações de vencimentos de funcionários por pastas. Nesta tabela
identificam-se as pastas onde pretende efectuar os lançamento de alterações. No lançamento de alterações,
o utilizador define a pasta a registar a alteração, indicando um código desta tabela.

3.2.3.4 Tipos de Recibos
Nesta pasta registam-se os tipos de recibos a processar no Gep. No lançamento de alterações, o utilizador
define o recibo no qual a alteração deve constar, indicando um código desta tabela.
Nota: A Tabela contem os 3 Tipos de Recibos normalmente processados: Recibo de Vencimento,

Recibo de Subsídio de Natal e Férias.
3.2.3.5 Tipos de Documentos

Nesta pasta registam-se os tipos de documentos utilizados para efectuar o pagamento de recibos a
funcionários e/ou sujeitos passivos bem como tipos de documentos apresentados por funcionários
comprovativos de despesas efectuadas a serem pagas pela empresa.
3.2.3.6 Grupos para Listagem A3

A Listagem A3 é um mapa de remunerações que apresenta, para cada funcionário, os valores acumulados
de um dado período. Estes valores vêm detalhados em 17 colunas.
Esta tabela contem os títulos das colunas do mapa e os códigos de remuneração que serão incluídos em
cada uma delas. Na ficha de cada código de remuneração deve indicar em que coluna do mapa devem ser
integrados os valores do mesmo, indicando um código desta tabela.
3.2.3.7 Grupos para Listagem A4

A listagem A4 consiste num mapa de remunerações que apresenta, para cada funcionário, os valores
acumulados de um dado período. Estes valores vêm detalhados em 8 colunas.
Esta tabela contem os títulos das colunas do mapa e os códigos de remuneração que serão incluídos em
cada uma delas. Na ficha de cada código de remuneração deve indicar em que coluna do mapa devem ser
integrados os valores do mesmo, indicando um código desta tabela.
3.3 Tabelas a Inicializar

Nesta secção pretende-se guiar o utilizador ao longo das tabelas que devem ser inicializadas no decorrer do
processo de inicialização de trabalhos no Gep.
3.3.1 Tabelas da Empresa

Estas tabelas caracterizam alguns dos elementos mais importantes de uma empresa e, como tal, a sua
abertura torna-se indispensável numa primeira fase.
3.3.1.1 Identificação da Empresa

Seleccione esta opção no menu de Tabelas para preencher todos os elementos requeridos para a
identificação da empresa: Endereço, Actividade e Identificação Fiscal e, caso necessário, rectifique o Nome
da Empresa, preenchido automaticamente pelo Gep como resultado da abertura da empresa/ano.
 Pressionar F1 na janela para consultar o significado dos campos.
Nota: Opcionalmente poderá já preencher os campos necessários para a Emissão dos mapas
obrigatórios do Quadro de Pessoal e Segurança Social. No entanto, esta tarefa não é necessária
nesta fase de iniciação de trabalhos.

3.3.1.2 Estabelecimentos
O sistema de Gestão de Pessoal Gep possibilita a criação de diferentes estabelecimentos dentro da mesma
empresa. As informações dos estabelecimentos são primordialmente utilizadas para a elaboração do Quadro
de Pessoal. Na ficha de cada funcionário deverá definir a que Estabelecimento pertence o mesmo, indicando
um código desta tabela.
Nota: Se criar o estabelecimento de código 0, o Gep assume que se trata do estabelecimento sede e,
automaticamente preenche os campos de Identificação e Endereço com os dados inseridos na Ficha
de Identificação da Empresa.
3.3.1.3 Departamentos
A tabela de departamentos contém os departamentos que existem dentro da empresa. Pode atribuir um
determinado departamento a qualquer estabelecimento.
3.3.1.4 Secções
A tabela de secções destina-se a identificar as secções em que se divide cada departamento. Desta forma,
com a definição da secção define-se implicitamente o departamento a que pertence cada funcionário.
Esta tabela deve ser criada tendo em consideração que as listagens de remunerações, absentismo, horas
extras e férias são ordenadas por secção. Assim, a sua criação influencia as análises que podem ser
efectuadas a partir das listagens do sistema.
Na ficha de cada funcionário, define-se a secção a que o mesmo pertence, indicando um código desta tabela.
 Para criar novos códigos, pressione F1 na janela para ver as regras a que deve obedecer na sua
criação.
3.3.1.5 Contas Bancárias da Empresa

Nesta tabela registam-se as contas bancárias e de caixa da empresa, através das quais são efectuado os
pagamentos de salários, despesas de funcionários e/ou custos de outras categorias.
Na ficha de cada funcionário, define-se a conta bancária da empresa que por defeito deve ser movimentada
quando é efectuado o pagamento do seu salário, indicando um código desta tabela. Esta informação é
utilizada na emissão dos cheques e na de geração dos ficheiros e listagens de transferências bancárias.
Na ficha de cada funcionário, é também definida a conta bancária ou de caixa da empresa que por defeito
deve ser movimentada para efectuar o pagamento das suas despesas.
No lançamento de Pagamentos de Despesas de funcionários ou custos de outras categorias, define-se a
conta bancária ou de caixa da empresa da qual será efectuado o pagamento. No caso de pagamentos de
despesas de funcionários, a conta bancária por defeito a assumir para o pagamento será a registada na ficha
do funcionário.
Nota: Para funcionários que dispõem de fundos de maneio da empresa para efectuar pagamento de
despesas enquanto no cumprimento das suas funções, defina uma conta do tipo “conta de caixa para
despesas de funcionários” para efectuar os seus pagamento de despesas. O Gep permitirá, através
do registo de aprovisionamentos e conferências de saldo, gerir o fundo de maneio deste funcionário.
3.3.1.6 Locais de Pagamento

Nesta tabela registam-se os locais onde é efectuado o pagamento aos funcionários da empresa. Na ficha de
cada funcionário pode definir-se o local de pagamento do vencimento do mesmo, indicando um código desta
tabela. Esta informação é impressa nos recibos e mapas de pagamento.
3.3.1.7 Categorias Profissionais

Esta tabela destina-se a definir as categoria profissionais dos funcionários da empresa. As descrições das
categorias aplicáveis a cada empresa estão em geral definidas no seu Instrumento de Regulamentação de
Trabalho. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a categoria profissional do mesmo, indicando um
código desta tabela.

3.3.1.8 Centros de Custo
Na tabela de centros de custo definem-se, para cada grupo distinto em que pretende dividir os custos do
pessoal (Tabela de Centro de Custo), os centros de custos aos quais pretende imputar os valores a lançar no
módulo de Vencimentos, Despesas e/ou Outras Categorias. Na ficha do funcionário definem-se os centros de
custo a que devem ser imputados os valores dos seus abonos e encargos, indicando códigos desta tabela.
Nos Tipos de Despesas definem-se os centros de custo a que, por defeito, devem ser imputados os valores
registados no lançamento de despesas do tipo de despesa.
O mesmo se aplica para os Tipos de Serviços onde se definem os centros de custo que, por defeito, devem
ser imputados os valores registados no lançamento de custos de outras categorias do tipo se serviço.
Notas:
As Tabelas de Centros de Custo a utilizar são especificadas na Configuração de Centros de Custo nos
Parâmetros de Ligação ao POC. Por defeito, o Gep trás configurada a 1ª Tabela de Centros de Custo
designada por “Geral”.
A divisão de custos dos Órgãos Sociais e do Pessoal já está assegurada na ficha do funcionário, não
sendo por isso necessário subdividi-los em centros de custo distintos.
3.3.2 Tabelas de Entidades e Taxas
3.3.2.1 Seguradoras
Esta tabela destina-se a identificar as companhias de seguros nas quais são efectuados os seguros de
acidentes de trabalho dos funcionários e para definir a forma como é calculado o encargo com o seguro para
cada uma das seguradoras. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a seguradora de que o mesmo é
beneficiário, indicando um código desta tabela.
Campos. Encargo mensal Indica como deve ser calculado o valor do encargo do seguro dos
funcionários cujos riscos são cobertos por esta seguradora.
e O encargo com o seguro pode ser um valor fixo ou variar em função
Encargo calculado das remunerações:
em % sobre o  Se o encargo corresponder a um valor fixo, deverá indicar o
rendimento valor respectivo no campo “Encargo mensal” e não assinalar o
campo “Encargo calculado em % sobre o rendimento”.
 Se o encargo corresponder a uma taxa, deverá indicar a taxa a

aplicar no campo “Encargo mensal” e assinalar o campo
“Encargo calculado em % sobre o rendimento”. Neste caso o
valor do encargo é calculado através da aplicação da taxa ao
valor resultante do processamento dos Códigos de
Remuneração com o campo 'Seguro de Acidentes de Trabalho?'
assinalado.
3.3.2.2 Sindicatos
Esta tabela destina-se a identificar os sindicatos em que os funcionários estão filiados e a definir a forma
como é calculado o desconto para o sindicato. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define o sindicato em
que o mesmo está filiado, indicando um código desta tabela.
Se nenhum dos funcionários for filiado não necessita de abrir esta tabela. Caso os funcionários sejam filiados
mas a quota não seja descontada nos recibos, deverá preencher o campo “Desconto mensal” com 0 para que
o desconto não seja processado. Neste caso, na ficha dos funcionários não necessita de indicar nenhum
sindicato.
Nota: A forma de definição e cálculo do desconto para os sindicatos é idêntica à referida para o
cálculo do encargo na tabela de seguradoras. A única excepção é que o desconto para o sindicato é
calculado sobre os valores dos códigos de remuneração criados com o campo ‘Sindicato?’ assinalado.

3.3.3 Tabelas de Configuração e Lançamentos
Estas são tabelas cuja abertura pretende configurar o comportamento da aplicação em certas situações
específicas.
3.3.3.1 Parâmetros de Configuração

Seleccione esta opção para consultar, e eventualmente rectificar, a configuração estabelecida por defeito no
Gep.
Nesta fase de iniciação de trabalhos, os Parâmetros de maior relevância a consultar são:
 Ano do processamento
Confirme o ano do exercício, que foi automaticamente preenchido pelo Gep como resultado da abertura
da empresa/ano, e altere caso necessário a data de início e fim do exercício.
Nota: Caso o período de tributação fiscal não seja o ano civil, deve alterar estas datas respectivas.
Apesar do processamento na Gestão de Pessoal ser sempre compreendido no ano civil, se pretender
fazer a ligação à contabilidade terá que indicar correctamente o ano fiscal da empresa.
 Configuração do Processamento de Vencimento

Verifique a moeda interna sugerida pelo Gep e altere caso necessário.
 Configuração do Recibo de Vencimento

Indique o número do último recibo emitido de modo a garantir numeração sequencial para os próximos
recibos a emitir no Gep.
 Pressionar F1 na janela para consultar o significado dos restantes campos.
3.3.4 Tabelas de Configuração da Ligação ao POC
3.3.4.1 Parâmetros de Configuração POC

Se pretende efectuar análises de custos da empresa por centros de custo deverá nesta janela proceder à
Configuração das Tabelas de Centros de Custo a utilizar. O Gep permite efectuar análises até um máximo de
4 Tabelas de Centros de Custo.
Para efectuar esta configuração terá apenas que indicar a designação da 1ª, 2ª, 3ª e 4ª Tabela de Centros de
Custo consoante o número de tabelas que pretende utilizar.
No registo de alterações, sempre que lançar valores relativos a códigos de remuneração que imputem
centros de custo, terá que definir tantos centros de custo quantas as Tabelas de Centros de Custo que utiliza.
O mesmo sucede no Lançamento de Despesas de Tipos de Despesas que imputem C/Custo e Custos de
Outras Categorias de Tipos de Serviços que imputem C/Custo.
3.3.5 Funcionários
A ficha de um funcionário contém os elementos referentes à sua identificação, caracterização, vínculo à
empresa, forma de pagamento, elementos para o cálculo do seu I.R.S. e Descontos a que está sujeito bem
como os valores fixos da sua remuneração e os subsídios a que tem direito.
Alguns destes elementos são determinantes no cálculo das remunerações e devem ser vistos com o máximo
cuidado. Descrevem-se a seguir alguns dos elementos que merecem especial atenção:
Geral Estabelecimento Identifica o estabelecimento a que pertence o funcionário.

Para preencher este campo deverá seleccionar um código a partir da
tabela de Estabelecimentos.
Esta informação será utilizada no Quadro de Pessoal.
Secção Identifica a secção a que pertence o funcionário.


tabela de Secções.
Ao definir a secção, o departamento a que pertence o funcionário é
automaticamente definido, uma vez que os dois primeiros dígitos do
código da secção identificam o departamento.
Caracterizaç Divisão de conta de Indica a divisão à qual o funcionário pertence. As divisões que lhe
ão custos são apresentadas correspondem às que foram definidas nos
Parâmetros de Ligação ao Poc e à divisão “Orgãos Sociais”.
Se utiliza a ligação à Contabilidade, este campo será utilizado para

determinar as contas (conta de valores a pagar a orgãos sociais ou
ao pessoal) a lançar os valores pagos relativos às remunerações
dos funcionários, bem como a conta de custos que será lançada
para cada um dos códigos de remuneração.
Horário semanal Indica-se o número de horas de trabalho do funcionário por semana.

O horário semanal é um elemento fundamental no cálculo do valor
horário dos funcionários, que é utilizado na valorização das faltas e
das horas extra.
IRS Número de titulares Indica o número de titulares do rendimento.
Nota: A opção "Casado 1 Titular" deverá ser utilizada se um dos

titulares não trabalha ou se ambos trabalham mas um deles aufere
rendimentos superiores a 95% do total de rendimentos do casal.
Número total de Este campo é preenchido com o número total de dependentes do

dependentes funcionário.
Número de Indica o número de dependentes do funcionário com pelo menos

dependentes 60% de incapacidade.
deficientes
Nota: De acordo com a legislação em vigor, a existência de um
dependente deficiente (mais de 60% de incapacidade) equivale, para
efeitos de retenção, a dois dependentes. Ou seja, se o funcionário
possuir um dependente e o mesmo for deficiente com um grau de
incapacidade superior a 60%, o sistema aplica a taxa de retenção
correspondente a 2 dependentes.
Taxa fixa a aplicar O valor de retenção do IRS pode ser calculado a partir da aplicação
no cálculo do IRS de uma taxa de retenção (que é determinada pelo nº de titulares,
do vencimento deficiência dos titulares e número de dependentes) ou através de
uma taxa fixa.
Caso pretenda que a retenção seja calculada através de uma taxa
fixa, este campo deverá ser preenchido com a taxa que deve ser
utilizada no cálculo. Caso pretenda que a retenção seja calculada
através das tabelas de IRS, não deverá preencher este campo.
Taxa fixa a aplicar Caso pretenda que a retenção seja calculada através de uma taxa
no cálculo do IRS de fixa, este campo deverá ser preenchido com a taxa que deve ser
Recibos utilizada no cálculo. Caso pretenda que a retenção seja calculada da
Extraordinários mesma forma que é calculada para o recibo de vencimento, não
deverá preencher este campo.
É deficiente? Caso o funcionário possua um grau de incapacidade igual ou

superior a 60%, este campo deverá ser assinalado. Se o campo
estiver assinalado, o calculo da retenção de IRS será efectuado
através da aplicação das taxas das tabelas próprias para os sujeitos
passivos deficientes, titulares de rendimentos.

Cônjuge é Se o cônjuge do funcionário for deficiente, este campo deverá ser
deficiente? assinalado.
Nota: De acordo com a legislação em vigor, se o cônjuge, não titular

de rendimentos, for deficiente (mais de 60% de incapacidade), é
considerado um dependente para efeitos de retenção.
Descontos Seguradora Indica a seguradora onde foi contratado o seguro que cobre o risco
de acidentes de trabalho do funcionário. Para preencher este campo
deverá seleccionar um código a partir da tabela de Seguradoras.
Os encargos referentes ao seguro deste funcionários são calculados

a partir das opções indicadas no registo da seguradora.
O preenchimento deste campo determina o mapa de seguros de

acidentes de trabalho em que o funcionário será incluído.
Sindicato Este campo não é de preenchimento obrigatório mas se o

funcionário for sindicalizado e as quotas forem pagas através de
desconto no vencimento, deverá indicar o sindicato em que o
mesmo está filiado. Para preencher este campo deverá seleccionar
um código a partir da tabela de Sindicatos.
Os descontos do funcionário para o sindicato são calculados a partir

das opções indicadas no registo do sindicato.
O preenchimento deste campo determina o mapa das quotas

sindicais em que o funcionário será incluído.
Centro da Identifica o Centro de Segurança Social em que está inscrito o

Segurança Social funcionário.
tabela de Centros da Segurança Social.
Esta informação é utilizada para imprimir o mapa de segurança
social.
Se o funcionário não efectua descontos para a Segurança Social

não deve preencher este campo. Nesta circunstância, tem que
calcular os descontos manualmente e introduzi-los mensalmente
como alteração, utilizando um código de remuneração de desconto
criado para o efeito.
Regime da Segurança Identifica o Regime da Segurança Social em que o funcionário está

Social abrangido.
tabela de Regimes da Segurança Social.
O preenchimento deste campo determina as taxas que são

aplicadas às remunerações auferidas pelo funcionário, no cálculo
dos descontos e encargos para a Segurança Social.

Vínculo Data de admissão Este campo regista a data de admissão do funcionário na empresa.
Nota: Este campo não determina o número de dias que serão

processados no mês de admissão do funcionário. Mesmo que
indique uma data de admissão que não corresponda ao início do
mês, o funcionário é incluído no processamento e os valores fixos
indicados na sua ficha são processados por inteiro. Caso pretenda
que os códigos de remuneração sejam processados por valores
correspondentes apenas a parte do mês, terá que proceder ao
lançamento de alterações pelos valores pretendidos.
A data de admissão deve ser preenchida antes de imprimir o mapa

da Segurança Social coincidente com o primeiro mês de laboração
do funcionário, para que a observação relativa à admissão seja
inserida no mapa.
Data de fim do Indica a data em que termina o contrato entre a empresa e o

contrato funcionário. Nos processamentos efectuados com data posterior à
aqui indicada, este funcionário não será incluído. De igual forma, se
tentar lançar alterações aos valores fixos do funcionário com uma
data posterior à aqui indicada, o sistema informa que o contrato já
terminou e não permite que efectue a operação.
Demitido? Se este campo estiver assinalado, quando efectuar a preparação de

recibos, o recibo deste funcionário não é gerado. Para além disso, a
aplicação não pode lançar alterações a este funcionário.
Data da demissão Este campo regista a data de demissão do funcionário.
Nota: Se colocar data de demissão a dia 1 de Abril, o recibo de Abril

ainda é processado, só será inibido o de Maio. Logo, deve registar a
data de demissão em 31 de Março de forma a que o recibo de Abril
já não saia. Este registo deve ser efectuado durante o
processamento de Março para que a demissão conste já como
observação no mapa da Segurança Social. Se registar uma
demissão a 15 de Abril, terá que lançar à mão os valores a que o
funcionário tem direito nesse mês, uma vez que automaticamente os
valores fixos serão processados por inteiro.
Pagamento Forma de Indica-se a forma como é efectuado o pagamento ao funcionário:

pagamento numerário, cheque, transferência bancária ou qualquer outro tipo de
documento registado como podendo ser meio de pagamento na
tabela de Tipos de Documentos.
Esta informação é utilizada para a emissão de cheques e para as
listagens e geração de ficheiro de transferências bancárias:
Local de Pagamento Indica-se o local onde é efectuado o pagamento ao funcionário. Para

preencher este campo deverá seleccionar um local a partir da tabela
de locais de pagamento.
A preparação dos recibos, emissão de cheques, transferências

bancárias e mapa de pagamentos podem ser efectuados para um
local de pagamento específico.
Conta da empresa Indica-se a conta da empresa através da qual é efectuado o

para pagamento de pagamento de vencimentos ao funcionário.
vencimentos

NIB do funcionário Indica-se o NIB do funcionário.
Este campo não é de preenchimento obrigatório. No entanto, se o

pagamento é efectuado por transferência bancária, terá que
preencher este campo. Caso contrário a transferência não poderá
ser efectuada.
Conta da Empresa Indica-se a conta da empresa através da qual é efectuado o

para pagamento de pagamento de despesas do funcionário.
despesas
Subsídios. Total de Dias de Indica o número de dias de subsídio de natal que o funcionário tem
Subs. Natal para direito a receber no ano corrente.
ano corrente
Nota: Se optar por processar os subsídios de Natal/Férias em
recibos independentes, deve registar nos valores fixos do funcionário
o valor do subsídio de natal correspondente a 30 dias, 22 dias úteis
ou 365 dias consoante a unidade que indicou para o código de
remuneração de subsídio de natal seja “Dias”, “DUtei” ou “DTrab”
respectivamente.
O subsídio de natal a pagar ao funcionário será calculado, no
momento da preparação do seu recibo de natal, a partir do valor do
subsídio de natal inserido nos valores fixos do funcionário e do total
de dias aqui indicado da seguinte
Sub.Natal= NºDias de Subsídio de Natal a pagar___xVal.Fixo Sub.Natal

NºUnid.Val.Fixo Sub.Natal (30,22 ou 365)
Nota: Os montantes de subsídio de natal processados pelo sistema

são tratados, relativamente ao IRS, de forma autónoma e
proporcional.
O tratamento autónomo significa que os montantes respectivos
não são adicionados aos restantes valores pagos no mesmo
mês para efeitos de determinação da taxa de retenção de IRS a
aplicar.
O tratamento proporcional consiste na aplicação de uma taxa
correspondente ao total do subsídio de natal, ainda que este
seja pago em fracções. Desta forma, quer o subsídio de natal
seja pago de uma só vez ou seja pago em fracções, o total da
retenção efectuada para efeitos de IRS é sempre o mesmo.
Total de Dias de Indica o número de dias de subsídio de férias que o funcionário tem
Subs. Férias para direito a receber no ano corrente.
ano corrente
Notas:
O total de dias de subsídio de férias a que o funcionário tem direito
no ano corrente deve ser indicado em dias, dias úteis ou dias
trabalhados consoante as unidades indicadas para o código de
remuneração correspondente ao subsídio de férias.
Por exemplo, se o funcionário tem direito a 22 dias de férias e a
unidade do subsídio é “Dias”, então deverá aqui indicar 30 dias de
subsídio. Se a unidades for “DUteis” então deverá indicar 22 dias.
A forma de calculo do subsídio de férias bem como o tratamento

relativamente ao IRS é idêntico ao descrito para o subsídio de natal.
Total de dias de Indica o número de dias úteis de férias que o funcionário tem direito
Férias p/ano a gozar no ano corrente.
corrente
No ano seguinte Indica o número de dias úteis de férias que o funcionário terá direito
passa para a gozar no ano seguinte.
Nota:
Na passagem de ano o sistema actualizará o campo anterior com o
número de dias indicado neste campo.

Subsídios de Se optar por processar os recibos de subsídios de natal e férias em
Natal/Férias em recibos independentes, poderá calendarizar os meses e respectivos
recibo independente dias para pagamento dos subsídios de férias e natal do funcionário.
Ao efectuar a preparação de recibos de natal e férias o sistema,
baseado nessa calendarização, automaticamente processará os
respectivos recibos.
Caso pretenda processar os recibos de natal e férias do funcionário

juntamente com os recibos de vencimento então terá que, para cada
mês em que pretende efectuar o pagamento total ou parcial dos
subsídios, lançar alterações dos mesmos. Nesta configuração não
terá acesso à calendarização de pagamentos de subsídios.
Gera falta Se seleccionar esta opção, por cada período de férias registado para
remunerada nos o funcionário, o sistema gerará uma alteração de falta remunerada
períodos de férias com a duração do período indicado.
Valores Valores fixos do Nos valores fixos deve inserir o conjunto de códigos de remuneração
funcionário que pretende que sejam automaticamente imputados no recibo de
vencimento do funcionário. Para além dos códigos de remuneração
que devem ser processados mensalmente, deverá incluir os códigos
de remuneração relativos aos subsídios de férias e natal, caso
pretenda que os mesmos sejam processados em recibos
independentes.
Quando efectuar a preparação de recibos, os códigos de

remuneração aqui inseridos serão automaticamente processados.
Poderá retirar ou acrescentar linhas aos valores fixos do funcionário,

mesmo que já tenha efectuado processamentos anteriormente. Se
pretender que os recibos já processados tenham em conta as
alterações, deverá efectuar de novo a preparação dos recibos para
os meses anteriores.
Nota: Nos subsídios de férias e de natal, o número de unidades

inseridas é sempre 30, 22 ou 365 (consoante a unidade do código
de remuneração do subsídio) independentemente do número de dias
de subsídios a que o funcionário tem direito. Quando forem
processados estes subsídios o sistema efectua o cálculo relativo ao
número de dias a que o funcionário tem direito, de acordo com as
informações inseridas sobre as férias e natal na ficha do funcionário.
Retribuição Mês Este valor é calculado pelo sistema. Corresponde ao somatório dos
valores fixos do funcionário, relativos a códigos de remuneração em
cuja ficha está assinalada a opção 'Faz parte da Remuneração
Mensal?'.
Valor Horário Este valor é calculado pelo sistema, com base nos dois campos
anteriores. A fórmula utilizada no cálculo é:
Valor Horário = Remuneração Mensal x 12

Horário Semanal x 52

C/Custo Imputação dos Deve indicar os centros de custo por defeito (Regra Geral) a imputar
valores fixos a os valores do funcionário.
Centros de Custo Se pretende efectuar uma análise mais detalhada dos valores da
remuneração do funcionário e dos encargos dela resultantes poderá
ainda especificar para cada um dos Abonos e Encargos definidos
nos valores fixos os centros de custo a imputar e respectivo rateio a
aplicar.
Por exemplo, vamos supor que se pretende distribuir os valores da

remuneração de um funcionário, independentemente da sua
natureza, por dois centros de custo (X e Y) em função do número de
dias de trabalho, atribuindo 20 dias ao centro de custo X e 10 dias
ao centro de custo Y. Neste caso, deverá inserir na grelha da “Regra
Geral” esses dois centros de custo. No campo NºUnidades deverá
inserir o número de dias respectivo para cada um deles (20 para o
centro de custo X e 10 para o centro de custo Y).
A distribuição por centros de custo é efectuada proporcionalmente

para cada centro de custo. Neste exemplo, o valor processado seria
distribuído da seguinte forma:
Centro de custo X: Valor x 20
10+20
Centro de custo Y: Valor x 10
10+20
Esta distribuição será efectuada de acordo com a grelha definida

para os valores de remuneração correspondentes a códigos de
remuneração que:
 No seu registo esteja definido que o lançamento de centro de
custo é "digitado no lançamento".
 Estejam inseridos nos valores fixos do funcionário e não sejam

lançados como alteração. Se por qualquer razão, num
determinado mês lançar um código de remuneração como
alteração, mesmo que este código esteja incluído nos valores
fixos do funcionário, nesse mês o sistema não efectuará a
distribuição dos valores resultantes do processamento desse
código indicados nesta grelha. O valor é totalmente imputado ao
centro de custo que indicar no lançamento de alterações.

4 Processamento de Vencimentos
Pretende-se guiar o utilizador nas operações para o processamento de vencimentos:
 Lançamento de alterações
 Alterações nas fichas de funcionários
 Preparação de Recibos
 Emissão de Recibos
 Pagamento de Recibos
Processamentos 39
4.1 Introdução aos vencimentos
O processamento de vencimentos é uma tarefa semi-automática na medida em que só é necessário lançar
as alterações aos valores fixos da remuneração. O I.R.S., os descontos para a Segurança Social, Caixa
Geral de Aposentações, o Imposto de Selo, e o desconto para o sindicato são calculados automaticamente.
Os passos no processamento de vencimentos são os seguintes:
1. Efectuar eventuais alterações nas fichas de funcionários, tais como:
· Alteração de dados da ficha relevantes para o cálculo do vencimento, motivadas por alterações
surgidas entretanto, tais como: alteração do estado civil do funcionário, nº de dependentes, tipo de
contrato, promoções, etc...
· Alteração dos valores fixos da remuneração motivada por promoção, aumentos anuais ou por outro
motivo qualquer
· Registar a demissão do funcionário.
2. Lançar eventuais alterações, tais como:
· Alterações aos valores fixos dos funcionários tais como alterações de remunerações base de
funcionários que entraram ou saíram a meio do mês ou inclusão de Prémios não regulares, Ajudas de
custo, deslocações não fixas ou qualquer outro tipo de abono de caracter não fixo e que os
funcionários tiveram direito a receber num determinado mês
· Faltas verificadas no decorrer de um determinado mês
· Alterações de Estados de funcionários tais como Baixa de Caixa, Licença sem vencimento, etc...
· Alterações dos meses e nº de dias em que pretende efectuar o pagamento de subsídios para os
funcionários cujos subsídios de natal/férias são processados em recibos independentes.
· Alterações dos Planos de Férias dos funcionários para eventualmente efectuar a geração automática
de faltas remuneradas correspondentes a cada períodos de férias registado.
3. Controlo de alterações de Recibos.
4. Correr o programa de preparação de recibos.
5. Emitir os recibos.
6. Emitir os cheques e/ou listagem de transferências bancárias.
40 Processamentos
4.2 O Menu Vencimentos
Todo o processamento de vencimentos passa por este menu que é, assim, o mais importante da aplicação.
Processamento  Tarefas de processamento de vencimentos:
Alterações por Acesso a um interface onde o utilizador pode lançar as alterações mensais por pasta
Pasta de alterações.
Alterações por Acesso a um interface onde o utilizador pode lançar, funcionário a funcionário, todas
Funcionário as alterações mensais: registar alterações e faltas, registar estados, registar férias e
ordenar recibos de subsídios de natal/férias.
Preparação de Acesso a utilitário que, com base em todos os dados dos funcionários e alterações
Recibos registada, processa os recibos dos funcionários.
Emissão de Acesso à emissão de recibos.

Recibos
Pagamento Acesso a à emissão de mapa de pagamento, cheques ou transferência bancária para

pagamento dos recibos. Acesso ao registo de meios de pagamento dos recibos, onde
se pode consultar ou registar a forma como foram pagos.
Consultas Acesso a consultas de funcionários e recibos.
Listagens Acesso a listagens internas relacionadas com vencimentos.
Férias Acesso a um interface onde poderá registar/consultar os períodos de férias

agendados para todos os funcionários da empresa.
Processamentos 41
4.3 Alterações
4.3.1 Alterações na ficha do funcionário

Antes de iniciar o processamento dos recibos, deve analisar atentamente se deve efectuar alterações às
fichas dos funcionários. Descrevem-se a seguir as operações importantes na ficha do funcionário antes de
iniciar o processamento:
 Introduzir as fichas dos funcionários recentemente admitidos

A ficha do funcionário tem que ser aberta o mais tardar antes do processamento que lhe irá preparar
o 1º recibo. Chama-se a atenção que a data de admissão deve ser do mês a processar para que
conste uma observação no mapa da Segurança Social (por exemplo, um funcionário admitido no
início do mês deve ter data de admissão de dia 1/mês e não 31/mês anterior).
 Alterar os valores fixos do vencimento

Em caso de aumento de ordenados ou qualquer outra alteração de carácter permanente.
 Introduzir a data de demissão de funcionários para os quais se processará o último recibo

Note que a data de demissão deve ser do mês a processar para que conste no mapa da Segurança
Social. No caso das demissões pode haver um procedimento adicional de alteração da data do
subsídio de férias e Natal, que são explicados em detalhe no capítulo dos casos especiais.
4.3.2 Lançamento de Alterações

O Gep proporciona efectuar, de forma rápido e eficiente, o registo de elementos variáveis das remunerações
dos funcionários, como sejam faltas, horas extras, prémios e subsídios não regulares, etc.
Estas alterações são lançadas em pastas. As pastas no Gep têm como função permitir uma organização da
informação de acordo com os lançamentos efectuados. Existem cinco pastas que têm que ser utilizadas em
condições específicas:
 Adiant. - destinada ao lançamento de recibos de adiantamento;
 FFérias - destinada ao lançamento automático de faltas em período de férias;
 FEstado - destinada ao lançamento automático de faltas associadas a Estados de funcionários
 Despesa - destinada ao lançamento automático de valores relativos a despesas de funcionários
 Reg.IRS - destinada ao lançamento de regularizações de I.R.S.
As restantes pastas podem ser utilizadas livremente pelo utilizador por forma a agrupar a informação de
acordo com critérios de análise. Por exemplo, pode efectuar o lançamento das horas extraordinárias sempre
na mesma pasta. Desta forma, consegue facilmente verificar qual o valor total de horas extraordinárias
lançadas num determinado mês.
Nota: Se num determinado mês lançar alterações num código que esteja registado nos valores fixos
da ficha do funcionário, os dados inseridos no ficheiro de lançamento de alterações prevalecem face
aos valores indicados na ficha do funcionário. Desta forma, se num dado mês pretender não incluir
um dos valores fixos do funcionário, basta lançá-lo como valor nulo.
Note-se também que se lançar duas vezes o mesmo código de remuneração no mesmo recibo, os
seus valores são adicionados
42 Processamentos
Dependendo da parametrização indicada para cada código de remuneração, o registo de alterações envolve
por regra a digitação de um dos seguintes conjuntos de campos:
 Valor, se a remuneração não usar nem unidades nem valor unitário.
 Nº de Unidades e Valor unitário, se a remuneração usar unidades e não tiver valor unitário especial.
Nesta situação o sistema calcula o valor multiplicando o nº de unidades pelo valor unitário.
 Nº de Unidades, se a remuneração usar unidades e tiver valor unitário especial. Neste caso, o
sistema calcula o valor multiplicando o nº de unidades pelo valor horário, diário ou fixo conforme
parametrizado o valor unitário especial do código de remuneração.
Exceptuam a esta regra o lançamento de alterações do vencimento base e faltas.
No caso do lançamento de alterações da remuneração Base (código 01) o utilizador terá que digitar não só o
número de unidades (dias ou horas) trabalhadas, mas também o correspondente número de dias úteis e,
dependendo da parametrização das unidades deste código, o número de dias de calendário ou as horas de
trabalho correspondentes.
No lançamento de faltas o utilizador terá que indicar não só o número de horas faltadas, mas também
especificar para o período da falta o número de dias úteis completos, os dias úteis faltados mais de meio dia,
os dias úteis faltados menos de meio dia, o número total de horas e os dias de descanso envolvidos. Esta
informação destina-se a dois fins diferentes:
 Apresentar no mapa de absentismo o tipo de faltas que o funcionário vem praticando.
 Calcular o número de dias que o funcionário trabalhou (compareceu ao serviço) e o número de dias
em que este trabalhou mais ou menos de meio dia.
Esta última informação assume importância decisiva se pretender trabalhar com códigos automáticos que
necessitam dos dias exactos de trabalho. Para uma explicação mais completa consulte o capítulo dos Casos
Especiais do Processamento.
O lançamento de alterações pode ser efectuado em dois interfaces distintos:

 Alterações por Pasta - As alterações são registadas após a selecção da pasta onde se pretende
efectuar o registo. Este interface será utilizado preferencialmente em empresas em que as
alterações venham listadas prontas a introduzir no Gep.
 Alterações por Funcionário - As alterações são registadas após a selecção do funcionário a que as
alterações a lançar se referem. Este interface é extremamente mais potente que o anterior pois
permite o registo de todo o tipo de alterações que poderá ter necessidade de fazer a um funcionário:
alterações de remunerações, faltas, estados, férias, subsídios, demissões e eventualmente aceder à
ficha do funcionário para efectuar alterações de elementos da mesma.
O interface de Alterações por Funcionário é sem dúvida o mais importante do Gep. Em seguida,
exploraremos as várias tabs da janela com a indicação das tarefas conexas.
Processamentos 43
4.3.3 Lançamento de alterações por funcionário – Alterações
Neste tab registam-se as alterações gerais e as faltas. No exemplo abaixo apresentam-se as alterações do
recibo de vencimento do funcionário 1.
Alterações
A partir deste tab pode pedir, para o
recibo em alteração, a impressão das
alterações, a sua preparação, emissão
e/ou consulta. Pode também ordenar a
demissão do funcionário,
desencadeando a geração automática
das alterações associadas, bem como
consultar e/ou alterar a sua ficha.
4.3.4 Lançamento de alterações por funcionário – Faltas datadas
Faltas datadas
As faltas datadas são faltas que
só dizem respeito a um dia.
Têm a vantagem de poderem ser
lançadas a partir do calendário,
onde fica registada.
Calendário
O calendário apresenta as faltas
datadas do funcionário, bem
como os dias de férias e os dias
com estado associado a falta.
Constitui uma visualização muito
intuitiva da situação do
funcionário. Pode consultar o
calendário de Janeiro a
Dezembro do ano em processo.
(a) férias agendadas
(b) falta datada e sua representação no calendário
(c) botão para gerar falta datada para um dia seleccionado no calendário
(d) botão para ver detalhes da falta seleccionada e onde é que esta foi registada (alteração/estado/férias)
44 Processamentos
4.3.5 Lançamento de alterações por funcionário – Estados
Há faltas de longa duração de funcionários que têm que constar nos mapas da segurança social, quadro de
pessoal e/ou caixa geral de aposentações com a respectiva indicação do seu período. Estas faltas estão por
regra associadas a estados de funcionários, tais como baixas de caixa, licenças sem vencimento, baixas de
seguros, etc, e devem ser registadas com um Estado e não como uma alteração.
Os estados de funcionário devem ser registados:

 Sempre que se verifique uma falta prolongada que abranja um ou mais meses inteiros, e que
obrigam a inibir o vencimento (recibos nulos).
Após o registo de um estado inibidor de vencimento, o Gep automaticamente gera faltas mensais e
inibe o lançamento de qualquer outras alterações nos meses inibidos. Funcionários com estados
deste tipo terão recibos nulos nos meses inibidos com a indicação do estado associado.
 Sempre que se verifiquem faltas, como baixas da Caixa ou Seguro, que têm que ser reportadas nos
mapas da segurança social, quadro pessoal ou caixa geral de aposentações com indicação do seu
período, mesmo se tiverem duração inferior a um mês e não originem a geração de recibos nulos.
Após o registo de estados de funcionário com falta associada, o Gep proporciona a possibilidade de
efectuar automaticamente o registo das faltas datadas para o funcionário no período de ocorrência
registado. Nesta situação o recibo não será inibido. O recibo será processado normalmente entrando
apenas em consideração com as alterações de falta geradas como consequência do Estado
registado.
 Sempre que se verifiquem ocorrências que têm que ser reportadas nos mapas da segurança social,
quadro de pessoal ou caixa geral de aposentações, com a indicação do seu período, embora essas
não tenham faltas associadas.
Estados
a) Estados informativos que não
têm falta associada e se destinam
registar informações que podem
sair nos mapas da seg.social,
quadro de pessoal ou C.G.A.
b) Estados associados a faltas que
registam informações destinadas
aos mapas referidos, mas ao qual
estão associadas faltas registadas
nas alterações.
c) Estados de inibição, que
ordenam a supressão do recibo
em um ou mais meses.
O estado é associado a falta, e
inibidor de vencimento conforme
se indique código de falta e meses
de inibição, respectivamente.
(a) Ao registar um estado com falta associada, o Gep ajuda-o a lançar a falta nas alterações.
(b) Os estados com falta associada são apresentados no calendário.
(c) Indicação dos meses a inibir recibo de vencimento - para estados de longa duração
Nota: Qualquer estado definido na tabela de estados (com ou sem falta associada) pode inibir ou ser
informativo, conforme se registe a falta e os meses no lançamento do estado.
Processamentos 45
4.3.6 Lançamento de alterações por funcionário – Subsídios
Subsídios
Tab em que se programam os
meses e dias de subsídio a
pagar, quando os subsídios são
tratados em recibo independente,
Ao lado de cada período, pode

verificar se o correspondente
recibo já foi preparado.
Os subsídios podem ser

atribuídos em dias, dias úteis,
horas ou dias trabalhados,
conforme a unidade definida no
código de remuneração
correspondente (2 ou 3).
(a) Pode optar por lançar o subsídio no recibo de vencimento ou em recibo independente, para cada
funcionário. No primeiro caso, tem que lançar as importâncias de subsídios nas alterações. No segundo caso,
o programa gera automaticamente os recibos de subsídios nos meses aqui programados e com valor
correspondente ao número de dias de subsídio aqui indicado.
(b) Recibo de subsídio de férias em Junho de 20 dias - já preparado
(c) O subsídio de Natal também pode ser repartido
4.3.7 Lançamento de alterações por funcionário – Férias
Férias
O registo das férias é efectuado
para efeitos do mapa de férias
mas também pode desencadear
a geração automática de faltas
remuneradas.
(a) Períodos de férias que

apareceram representados no
calendário.
(b) Controlo do dias de férias já
gozado face aos que tem direito.
(c) Ao registar as férias é
registado automaticamente uma
falta (falta de férias) nas
alterações.
Nota: A geração de falta remunerada nos períodos de férias pode ser utilizada para retirar
automaticamente o subsídio de alimentação dos funcionários durante os dias em que se encontraram
de férias. Nesta situação, o subsídio de alimentação tem de ser definido com forma geral de cálculo
“NºUnidades x NºDias trabalhados” ou “NºUnidades x NºDias úteis trabalhados” consoante a unidade
do subsídio de alimentação seja “Dias” ou “DUteis”.
46 Processamentos
4.4 Preparação dos recibos
Após o lançamento de alterações, e antes de ordenar a preparação de recibos deverá listar todas as
alterações efectuadas para verificar e eventualmente corrigir.
A preparação de recibos é a operação que cria os recibos, processa os valores fixos e alterações dos
funcionários e calcula os descontos, para que possa depois proceder à emissão dos mesmos.
As operações da preparação dependem do tipo de recibos que o utilizador pedir para processar: Recibos de
Vencimento, Recibos de Subsídios de Natal ou Férias ou Extraordinários.
As operações na preparação de recibos de vencimento são:
 Verificação dos estados do funcionário e, se for caso disso, geração de um recibo de vencimento
nulo;
 Lançamento das alterações nos recibos mensais;
 Lançamento dos valores fixos nos recibos mensais;
 Cálculo dos códigos automáticos.

Em função dos códigos de remuneração registados nas alterações e valores fixos dos funcionários
e da configuração de cada um, calcula os descontos e encargos para a Segurança Social e Caixa
Geral de Aposentações, os descontos para o sindicato e seguradora, I.R.S. e imposto de selo;
 Assinala recibo como “Preparado”.
As operações na preparação de recibos extraordinários são:
 Lançamento das alterações nos recibos extraordinários;
 Cálculo dos códigos automáticos;
As operações na preparação de recibos de subsídios de Natal/Férias são:
 Lançamento dos valores fixos nos recibos de subsídio de natal e/ou férias dos funcionários para os
quais foi planeado o pagamento de subsídio de natal e/ou férias para o mês em preparação;
 Cálculo dos códigos automáticos
Nota:
No final da preparação, todos os recibos
processados são marcados como
Preparados. Qualquer alteração registada
posteriormente alterará o estado do recibo
para Alterado por preparar. Por defeito, a
preparação só prepara recibos novos ou
recibos alterados. Isto é, recibos por
preparar. Se pretender repreparar todos os
recibos, terá que colocar esta opção a Sim.
Desta forma, evita-se que acidentalmente
sejam preparados recibos já emitidos.
Processamentos 47
4.5 Rectificação de alguns recibos
4.5.1 Introdução
Depois de terminar o processamento de vencimentos, surge frequentemente a necessidade de alterar
recibos.
A necessidade de alterar recibos pode ser consequência de:
 Erros motivados pelo preenchimento das fichas

A maior parte dos erros surgidos nos recibos advém do mau preenchimento das fichas dos
funcionários, quer no que diz respeito aos valores fixos, quer aos elementos do I.R.S., ou a qualquer
dos elementos que deveria ter sido alterado antes de iniciar o processamento.
Para corrigir este tipo de erro basta apenas corrigir a ficha e correr de novo o programa de
preparação de recibos indicando pretender preparar recibos já preparados.
 Erros por registos de alterações incorrectos

Caso se verifiquem lançamentos de alterações errados, ou estados não definidos, ou períodos de
férias incorrectos, etc., deve rectificar as alterações e voltar a preparar o(s) recibo(s) afectado(s).
4.5.2 Controlo das alterações de recibos

Após a rectificação de recibos, poderá efectuar o controle dos recibos alterados por preparar através da
consulta de recibos acessível através do menu de vencimentos ou da janela de alterações por funcionário.
Notas:
(a) Recibo está preparado e
emitido.
(b) Recibo está por preparar

porque já foi alterado desde
a última preparação.
(c) Recibo está emitido mas

foi repreparado e tem que
ser reemitido.
48 Processamentos
4.5.3 Impedir alterações de recibos
Quando se alteram os valores fixos de um funcionário, ou qualquer outro elemento da ficha que influencie os
cálculos dos descontos e/ou encargos é fundamental evitar que se alterem e reprocessem recibos anteriores
à alteração. Repare-se que o reprocessamento de recibos de meses anteriores ao mês em que as alterações
efectuadas entraram em vigor poderia originar recibos com valores distintos aos anteriormente determinados.
Para evitar que isto aconteça acidentalmente pode registar na ficha do funcionário um impedimento de alterar
recibos anteriores a esse mês.
De qualquer forma, e por medida de segurança, se efectuar alterações na ficha de funcionários ao nível de
valores fixos ou outros elementos que influenciem os cálculos dos recibos do funcionários, o próprio Gep
sugere logo o preenchimento do impedimento.
Ao pressionar o botão de OK para

gravar uma alteração de valores do
funcionário, o Gep sugere o
preenchimento do campo que
impede a alteração de recibos
anteriores a Dezembro.
O utilizador pode pressionar o

botão Cancel desistir da gravação.
Também pode indicar zero para
não alterar o campo do
impedimento.
Caso o utilizador tenha recibos por

preparar anteriores a Dezembro, o
Gep não deixa preencher o campo
do impedimento com o mês de
Dezembro.
Se o utilizador efectuar a alteração de taxas de retenção de I.R.S. ou outras taxas que afectem o cálculo de
todos os recibos (taxas de sindicatos, seguradoras, segurança social, etc.), é fundamental evitar que se
alterem e reprocessem recibos anteriores à alteração. Para evitar que isto aconteça acidentalmente, após
efectuar a alteração, pode registar nas permissões globais, o impedimento de alterar recibos anteriores a
esse mês.
De qualquer forma, após alterações de taxas, como medida de segurança, o Gep propõe o preenchimento
deste campo de impedimento.
Processamentos 49
Da mesma forma, é fundamental evitar que se alterem e reprocessem recibos anteriores a alterações de
parametrização de códigos de remuneração de cálculo automático ou alterações de códigos a nível da forma
da incidência de I.R.S. e/ou Segurança Social. Após alterações deste tipo, o utilizador pode registar nas
permissões globais, o impedimento de alterar recibos anteriores a esse mês. Uma vez mais, o próprio Gep
sugere ao utilizador o preenchimento do campo de impedimento após alterações deste tipo.
4.5.4 Avisos de alterações de recibos

Para evitar a alteração indevida de recibos preparados e já emitidos o utilizador pode assinalar nos
Parâmetros de configuração, menu Tabelas  Configuração e Lançamentos, o campo “Avisa o utilizador de
uma acção que altere recibo(s) já emitidos?”.
Se este campo estiver

assinalado, após qualquer
alteração que implique marcar
um recibo preparado e emitido
para repreparar (alterações de
fichas de funcionários, taxas de
IRS, registo de alterações, etc),
será apresentada uma janela
alertando o utilizador da
consequência da sua alteração
permitindo em alguns casos
cancelar a alteração efectuada.
50 Processamentos
4.6 Emissão de Recibos
A emissão consiste em efectuar a impressão dos recibos. Esta operação só pode ser efectuada após ter
executado a preparação dos recibos. A emissão de um recibo pode ser efectuada em qualquer altura,
independentemente de o mesmo ser referente a um processamento de um mês anterior.
Nota:
No final da emissão todos os recibos
emitidos são marcados como
“Emitidos”. Qualquer alteração
registada posteriormente alterará o
estado do recibo para “Alterado por
emitir”. Por defeito, a emissão só
emite recibos “Por Emitir”.
Se pretender emitir todos os recibos,

terá que colocar esta opção a
“Todos”. Desta forma, evita-se que
acidentalmente sejam emitidos
recibos já emitidos.
4.7 Planeamento e Pagamento de Recibos
4.7.1 Planeamento do Pagamento

O planeamento do pagamento consiste em emitir mapas para orientar o pagamento. O mapa de pagamentos
permite listar todos os pagamentos de acordo com o que está especificado como pagamento por defeito na
ficha do funcionário.
Efectuar o pagamento de recibos consiste na emissão de cheques e/ou geração de transferências bancárias
do pagamento. Na janela de ambas as emissões encontra-se disponível um limite “Registar meio de
Pagamento no recibo?”. Se assinalar este limite, será registado nos recibos pagos o Banco, Tipo e Número
de documento do respectivo pagamento.
Nota: Estas duas emissões bem como o Mapa de Pagamentos encontram-se disponíveis no menu
Vencimentos  Pagamentos.
4.7.2 Transferências bancárias

O sistema permite-lhe gerar um ficheiro de transferências bancárias que pode ser enviado para o banco para
que este possa proceder aos pagamentos dos salários dos funcionários. O formato do ficheiro gerado
depende da classificação da conta bancária: se é conta da direcção geral do tesouro, citibank ou nenhuma
das anteriores (formato standard PS2).
Para gerar os ficheiros de transferências bancárias deve seleccionar, no menu Vencimentos, a opção
Pagamentos  Emissão Transferências Bancárias. Indique a conta bancária da empresa de onde sairão as
transferências bem como os recibos a pagar e funcionários. Seleccione a opção “Registar meio de
pagamento no recibo” se pretende que nos recibos pagos conste a informação relativa ao banco da empresa
e o tipo de documento de Nossa Transferência conste nos recibos pagos.
Nota: Antes de proceder ao envio do ficheiro de transferências bancárias para o banco,

aconselhamos a selecção da opção “Transferência em papel” para a impressão das ordens de
transferência indicadas nos limites e a verificação prévia dos dados a enviar.
Deve ter especial cuidado na verificação da existência do NIB de todos os funcionários a que as
transferências bancárias se destinam. Caso contrário o banco não disponibilizará da informação
Processamentos 51
necessária para a realização da transferência. Se houver falhas neste aspecto deverá rectificar a
ficha de cada um desses funcionários para inserir os respectivos NIBs.
4.7.3 Emissão de Cheques

Alternativamente, pode efectuar o pagamento com cheques, usando a janela de emissão acessível pelo
menu Vencimentos, com a opção Pagamentos  Emissão Cheques.
Indique a conta bancária da empresa dos cheques que vai emitir e quais os funcionários e recibos a pagar.
Seleccione a opção “Registar meio de pagamento no recibo” se pretende que nesses recibos conste a forma
de pagamento com o banco da empresa, o tipo de documento N/Cheque e o nº do cheque.
4.7.4 Registo do Meio de Pagamento

O registo dos pagamentos consiste em registar em cada recibo como é que este foi pago ao funcionário.
Para efectuar o registo dos meios de pagamento existem duas formas:
 Quando a emissão de cheques e geração de transferências é efectuada no Gep, por opção do

utilizador pode ser logo efectuada o registo dos meios de pagamento.
 Num interface geral destinado a registar os pagamentos.
Apresenta-se o interface destinado a registar os meios de pagamento:
Por defeito, os recibos não têm meio de pagamento associado, e este aspecto tem o maior reflexo na ligação
à contabilidade:
 Quando os recibos não têm meios de pagamento, são lançados no PocWin por conta corrente do
funcionário. Na contabilidade lançam-se à mão os cheques e transferências efectuadas para saldar
a conta-corrente.
 Quando os recibos têm meios de pagamento, são lançados no PocWin directamente às contas de
bancos ou caixa por onde foi efectuado o pagamento. Os cheques e transferências já não são
lançados à mão na contabilidade.
52 Processamentos
4.8 Consultas
4.8.1 Consulta de funcionários

A consulta de funcionários apresenta-lhe a informação de todos os recibos processados para o funcionário
seleccionado, bem como os valores acumulados de abonos, descontos, faltas e encargos.
Nota:
A partir desta janela
poderá também efectuar
consultas de:
a) Eventos, estados,
alterações, despesas e
pagamentos de
despesas do funcionário
seleccionado.
b) Detalhe de cada um
dos recibos
apresentados.
Poderá também consultar em detalhe cada um dos recibos do funcionário apresentados onde poderá
visualizar todas as linha que compõem o recibo, descriminadas por códigos de remuneração, consultar todas
as alterações processadas no recibo bem como os seus valores rateados por centros de custo.
Processamentos 53
4.8.2 Consulta de recibos
A consulta de recibos apresenta-lhe todos os recibos processados ou por processar num determinado mês.
Os recibos são ordenados por tipo recibo.
a) Filtro activado para

visualização dos recibos
por preparar. Se clicar
sobre este botão, o
sistema excluirá recibos
neste estado da lista
apresentada.
b) Filtro activado para
Preparados por Emitir.
c) Filtro activado para
Preparados mas alterados
posteriormente e por
Emitir.
d) Filtro activado para
Preparados e Emitidos.
4.9 Listagens
O módulo de Vencimentos possui três listagens:
 Remunerações A4 – Listagem de remunerações por funcionário para um dado período em formato A4.
 Remunerações A3 - Listagem de remunerações por funcionário para um dado período em formato A3.
 Extracto de Remunerações - Listagem de remunerações resumida, completa ou de acumulados, por

funcionário
As listagens de remunerações A4 e A3 listam os valores de remuneração de cada funcionário para um dado

período. A diferença entre os dois mapas é que um tem 8 colunas distintas e o outro tem 17, pelo que o
primeiro pode ser listado em papel de 12" x 9,5" e no segundo terá que utilizar o 12" x 15".
A particularidade destes listagens é que os títulos das colunas são definidos pelo utilizador, que define
também quais os códigos de remuneração cujos valores devem ser somados em cada coluna.
54 Processamentos
4.10 Casos especiais no processamento de
vencimentos
4.10.1 Tratamento das faltas de férias

O lançamento de faltas afecta o número de dias trabalhados no mês e portanto, cada um dos códigos
automáticos definidos nas fichas dos funcionários que são função desse número.
Para afectar o número de dias trabalhados do número de dias úteis gozados no período de férias de um
funcionário poderá, na ficha do funcionário, activar a opção “Gera falta remunerada nos períodos de férias”.
Uma vez activada esta opção, o sistema gerará, por cada período de férias definido para o funcionário, faltas
remuneradas correspondentes aos dias úteis em que foram (ou serão) gozados.
Ao efectuar a preparação de recibos do funcionário para um dos meses em que este gozou férias, verificará
que todos os códigos automáticos cuja fórmula geral de cálculo envolva nº de dias trabalhados serão
afectados.
Todos as alterações de falta gerados por este meio são guardadas na pasta FFérias. Esta pasta é de gestão
exclusiva do sistema pelo que o utilizador não poderá criar, alterar ou apagar lançamentos nela registados.
Para alterar ou apagar este tipo de alterações terá que modificar o período de férias presente na ficha de
cada funcionário e o sistema voltará a gerar as faltas de férias.
Para consultar as Faltas de Férias geradas pelo Gep clique, no menu Vencimentos, em Alterações por Pasta
e seleccione a pasta FFérias.
4.10.2 Tratamento das faltas de estado

Ao registar, no interface de Alterações por Funcionário, um estado que iniba o vencimento para um ou mais
meses, o Gep automaticamente gerará, por cada mês sem vencimento, uma falta correspondentes aos dias
do mês e inibirá também o registo manual de qualquer alteração nesse(s) mes(es).
Ao preparar o recibo deste funcionário, verificará que será criado um recibo nulo (recibo inibido) contendo
apenas a indicação do estado do funcionário que despoletou a sua nulidade.
Todos as alterações de faltas de estado geradas por este meio são guardados na pasta FEstado. Esta pasta
é de gestão exclusiva do sistema pelo que o utilizador não poderá criar, alterar ou apagar lançamentos nela
registados. Para alterar ou apagar este tipo de alterações terá que modificar os registos de estados de
funcionários que lhes deram origem. Nessa situação, o sistema voltará a gerar as faltas de estado.
Para consultar as faltas de estado geradas pelo Gep clique em Alterações por Pasta, no menu de
Vencimentos, e seleccione a pasta FEstado.
4.10.3 Tratamento dos subsídios de Natal / Férias

Os subsídios de férias e natal podem ser pagos parcialmente ou na sua totalidade e processados
independentemente, ou não, dos recibos mensais. Na ficha de cada funcionário deverá indicar os meses e
correspondentes dias a pagar cada um destes recibos.
Se seleccionar a opção “Subsídios Natal/Férias em recibo independente” para um dado funcionário, ao pedir
a preparação de recibos de Natal ou Férias para um mês em que especificou o pagamento total ou parcial do
subsídio a preparar, o sistema automaticamente gerará o correspondente recibo usando as linhas nos valores
fixos do funcionário especificas para recibos de natal (MFN=”n”) ou férias (MFN=”f”).
Se por lapso tiver preparado um recibo de natal ou férias num mês incorrecto, terá que alterar o mês
planeado para o seu pagamento. Ao preparar novamente os recibos de natal/férias do mês incorrecto o
correspondente recibo será eliminado. Poderá também, para eliminar o recibo incorrecto, utilizar o programa
para apagar recibos presente no menu de utilitários da aplicação.
Se pelo contrário optar por processar os subsídios em recibos mensais então, terá que registar, no recibo
mensal onde pretende processar o subsídio, uma alteração do código de remuneração de subsídio de natal
e/ou férias com a indicação do correspondente número de dias a pagar. Repare que se pretende efectuar o
Processamentos 55
pagamento parcial de subsídios, terá que registar esta alteração tantas vezes quantas as que subdividir o
pagamento dos mesmos.
Nota: No caso de utilizar subsídios em recibos independentes para um determinado funcionário, as

verbas que constituem os subsídios, à excepção dos descontos calculados pelo programa, têm que
ser totalmente definidos nos valores fixos da sua ficha. De facto, nesta situação, o sistema não
permite o lançamento manual de alterações a estes recibos.
4.10.4 Tratamento de recibos de adiantamento por conta

O adiantamento por conta corresponde ao pagamento de uma verba respeitante a um abono que irá ser
processado posteriormente no recibo de vencimento.
Os adiantamentos são lançados como alterações, numa pasta específica para o efeito (pasta “Adiant.”) e,
utilizando um código de remuneração específico (551 - Adiantamento por Conta).
Para emitir o recibo respeitante ao adiantamento, recibos comprovativos do pagamento do adiantamento,

seleccione Alterações por Pasta no menu Vencimentos, indique a pasta ““Adiant.”, e pressione o botão “Emitir
Recibo”.
Quando efectuar a preparação dos recibos do mês, o sistema lançará os eventuais adiantamentos
efectuados como descontos nos recibos dos respectivos funcionários e deduzirá os respectivos montantes ao
valor a receber. Desta forma, caso pretenda pagar uma verba respeitante a um abono que não irá ser
processado no mês corrente, deverá lançar o adiantamento no respectivo mês.
Nota: O lançamento de um adiantamento é um movimento meramente financeiro. Não tem qualquer

influencia no valor de incidência para os cálculos efectuados para retenção de IRS, descontos para a
Seg. Social, Encargos com a Segurança Social, descontos para o Sindicato e Encargos com o
Seguro. Pela mesma razão, também não tem qualquer influencia na ligação à Contabilidade.
4.10.5 Tratamento de Retroactivos

Os retroactivos são remunerações inseridas num recibo de vencimento, que se referem a meses anteriores.
O pagamento de retroactivos faz-se, no caso mais geral, quando a empresa tem que efectuar acertos sobre
abonos pagos nos meses anteriores. Uma vez que não é possível efectuar a alteração dos recibos passados,
são lançadas as verbas de acertos num ou mais recibos subsequentes.
Os casos mais frequentes de aplicação de retroactivos são os aumentos de vencimentos atribuídos mais
tarde mas reportados a um mês anterior. Os funcionários têm direito a retroactivos sobre os vencimentos a
partir do mês em que o aumento entrou em vigor. Outro caso é o das horas extra que processadas no mês
seguinte, sendo lançadas no recibo como retroactivos do mês anterior.
As remunerações retroactivas a incluir num recibo são sempre abonos e sempre lançadas por alteração, isto
é, não podem constar nos valores fixos do funcionário.
As remunerações retroactivas correspondem a códigos de remuneração específicos, configurados pelo
utilizador como sendo respeitantes a remunerações retroactivas relativas ao mês anterior ou a mês - 2 ou a
mês - 3 ... ou a mês - 24.
As remunerações retroactivas têm tratamento particular nos seguintes casos:

 Algumas importâncias apuradas no quadro de pessoal para Outubro, lidas do vencimento de Outubro,
excluem as remunerações retroactivas a outros meses. É o caso das horas de trabalho suplementar.
 No mapa da segurança social, as remunerações retroactivas são evidenciadas em separado.
 No mapa da caixa geral de aposentações, as remunerações retroactivas são evidenciadas em separado.
4.10.6 Acertos de IRS

As alterações de acertos a efectuar às importâncias de IRS retidas pelos funcionários devem ser feita na
pasta especial Reg.IRS com o código de remuneração fixo pela aplicação 306 - Regulariz.I.R.S.
56 Processamentos
4.10.7 Funcionários admitidos a meio do mês
Um funcionário que entra a meio do mês não irá receber com certeza os valores que serão definidos como
fixos na sua ficha.
Então, todas as verbas serão lançadas manualmente, incluindo a remuneração base. Quando esta é lançada,
o programa pede para digitar o número de dias e dias úteis de trabalho, que serão colocados no recibo e ao
qual serão descontados os dias faltados para efeitos de cálculo dos códigos automáticos.
4.10.8 Cessação de contrato

A cessação do contrato é sempre uma excepção ao processamento. No último mês de trabalho do
funcionário é necessário registar as alterações para processar o seu último recibo de vencimento.
Apresenta-se a seguir um sumário das verbas a lançar:
 Remuneração correspondente aos dias do mês trabalhados até à data da demissão
 Retribuição correspondente aos dias de férias não gozados, se o funcionário ainda tiver férias por
gozar
 Proporcionais de retribuição de Férias - Retribuição de férias relativa aos meses trabalhados no ano
corrente
 Proporcionais de subsídio de Férias - Subsídio de férias relativo aos meses trabalhados neste ano
 Proporcionais de subsídio de Natal - Subsídio corresponde aos meses trabalhados neste ano.
 Compensação para a cessação de contratos a termo certo/incerto

A cessação de contratos a termo confere direito a compensação de 3 ou 2 dias/mês conforme o
contrato tenha duração menor ou igual a 6 meses ou maior. (Art. 388º) Um mês incompleto conta na
proporção.
O Gep permite-lhe efectuar a geração automática destas alterações. Para proceder a esta geração:
 Na ficha do funcionário, nos elementos relativos ao seu Vínculo, assinale o funcionário como
demitido e indique a data de cessação do contrato.
 Nas Alterações por Funcionário, no Tab Subsídios, indique os dias proporcionais de subsídio férias a
que o funcionário tem direito.
 Nas Alterações por Funcionário, no Tab Alterações, escolha o mês da cessação do contrato e
indique no campo “Pasta p/defeito” a pasta onde pretende que o Gep registe as alterações de
cessação de contrato. Pressione o botão “Gerar alterações de cessação”.
 As alterações geradas pelo sistema serão apresentadas na grid de alterações. Deverá verificá-las e ,
se for caso disso, rectifica-las.
 Pressione o botão “Emitir Recibo” para emitir o último recibo deste funcionário.
4.10.9 Recibos Extraordinários

Os recibos extraordinários permitem criar, por mês e por funcionário, mais do que um recibo. Podem ser
utilizados para finalidades distintas tais como:
 Lançamento antecipado de comissões e outros abonos - As empresas que pagam certos abonos,
antes do fim do mês, tais como comissões. Estas empresas pagam sempre o vencimento de final de mês.
 Empresas que pagam trabalho várias vezes por mês - As empresas que empregam trabalhadores cujo
vencimento é pago em períodos inferiores a um mês como empresas de construção civil ou empresas de
trabalho temporário. Por cada semana que passa, paga-se os trabalhadores que prestaram serviço nessa
semana. Estas empresas não usam o conceito de recibo mensal de vencimento.
Processamentos 57
Estes recibos, ditos extraordinários, apresentam as seguintes particularidades:
 Não incluem verbas lançados nos valores fixos dos funcionários. Apenas incorporam alterações
registadas para o tipo de recibo extraordinário.
 O cálculo da taxa de IRS pode ser efectuado com base nos valores fixos e não nos valores registados no
recibo. A forma de cálculo da taxa de IRS de um recibo extraordinário é indicada na ficha de funcionário.
Pode ser uma taxa fixa ou baseado na taxa obtida a partir dos valores fixos registados para o funcionário.
 O recibo extraordinário presupõe, sempre, que existirá um recibo de vencimento, o último do mês. Será
nesse último recibo que se fará a regularização do IRS retido total mensal.
Nota: Quando não é possível ter a certeza que um dado recibo será o último, lance o recibo como
vencimento. Se for necessário, efectuar outro pagamento ao funcionário no mesmo mês, pode
transformar o recibo de vencimento em recibo extraordinário.
Para processar recibos extraordinários o utilizador tem que:
 Na Tabela de Tipos de Recibos, no menu Tabelas  Configuração e Lançamentos, criar o(s) tipo(s)
de recibo(s) extraordinário(s) que pretende processar.
Nota: Em cada mês só é possível efectuar um recibo de cada tipo para o mesmo funcionário.
Assim, se por hipótese, pretender efectuar mais do que um pagamento mensal de comissões
a um funcionário, deverá definir tantos tipos de recibo extraordinário quantas as vezes que
esse pagamento pode ser feito mensalmente. Por exemplo, poderia definir os tipos de recibo
eSemana1, eSemana2, eSemana3, eSemana4.
 Efectuar lançamentos de alteração a recibos extraordinários
 Preparar, Emitir e Pagar os recibos extraordinários
58 Processamentos
4.11 Processamento Multi-empresa
O sistema Gep possibilita que sejam processadas em simultâneo várias empresas pertencentes ao mesmo
ano. Neste sentido, foram implementadas no sistema algumas funcionalidades que visam facilitar a
realização de algumas tarefas em mais do que uma empresa.
4.11.1 Abertura de Empresas

A forma como foi desenvolvida a abertura de empresas permite que os utilizadores comutem rapidamente
entre empresas, por forma a poderem efectuar os lançamentos em várias empresas de forma rápida:
 Seleccionar a Empresa
O sistema permite-lhe efectuar a selecção da empresa a abrir de forma muito rápida. Quando lhe é
apresentada a janela de abertura de empresas ao digitar uma tecla o programa selecciona a primeira
empresa cujo código se inicia por essa letra.
 Mudar de Empresa
Se estiver sobre a janela principal da aplicação e pretender abrir outra empresa na mesma janela,
poderá fazê-lo através das teclas Ctrl+A.
Por exemplo, se estiver a efectuar o lançamento de alterações numa empresa e

pretender efectuar a mesma operação noutra empresa, basta colocar o cursor fora
desta janela e utilizar a combinação de teclas Ctrl+A para ser-lhe apresentada a
janela de abertura de empresas. Após seleccionar a empresa pretendida, esta é
aberta na janela de lançamento de alterações.
4.11.2 Tarefas Multi-Empresa

O sistema permite-lhe efectuar algumas tarefas em simultâneo para várias empresas. Para que esta opção
esteja disponível deverá assinalar nos Parâmetros de Configuração, menu Tabelas  Configuração de
Lançamentos, a opção “Efectua o processamento em Grupo com outras empresas”.
Se essa opção estiver assinalada, ao executar alguma das tarefas

a seguir enunciadas, o sistema apresenta-lhe uma janela com a
lista das empresas que efectuam processamento em grupo e que
pertencem ao mesmo ano daquela que está a processar. Nesta
janela, poderá assinalar as empresas onde pretende que sistema
realize também a tarefa.
Nota: Neste ecrã, só aparecerão as empresas que tiverem

activo o parâmetro ‘Efectua o processamento em grupo com outras
empresas’, presente nos parâmetros da aplicação, bem como as
empresas do ano corrente.
Processamentos 59
As tarefas que podem ser executadas em simultâneo em várias empresas são:
 Preparação dos recibos
 Emissão dos recibos: se os recibos forem emitidos directamente para a impressora pode efectuar a
emissão para várias empresas em simultâneo;
 Ligação à Contabilidade
 Impressão de mapas: alguns mapas podem ser impressos para várias empresas em simultâneo. Os
mapas em que existe esta possibilidade são:
 Listagem de Remunerações A4
 Listagem de Remunerações A3
 Mapas da Segurança Social
 Mapa do Imposto de Selo
 Mapa das Quotas Sindicais
 Mapa Seguro de Acidentes de Trabalho
 Mapa do Quadro de Pessoal
 Mapa de Liquidação
 Declaração Anual - Anexo J
 Declaração de Rendimentos Individual
 Listagem de Eventos por Funcionário
 Mapa de Ligação ao POC
4.11.3 Cópia de Tabelas para outras entre empresas

Uma vez que existem uma série de tabelas no Gep que são muitas vezes idênticas para todas as empresas,
Tabelas de Entidades e Taxas, Tabelas de Caracterização de Funcionários, etc., o sistema possui um
utilitário que permite efectuar a sua cópia entre empresas, evitando a introdução de dados repetitiva. Para
efectuar esta operação deve seleccionar, no menu de Utilitários, a opção Utilitários  Copia Tabelas p/
Outras Empresas.
 Pressione F1 na janela para obter ajuda na realização desta operação.
Nota: Aconselha-se a que se fixe uma empresa como a empresa de referência, na qual são efectuadas
todas as alterações necessárias às tabelas e a partir da qual são efectuadas as cópias para as
restantes empresas.
60 Processamentos
5 Mapas
Pretende-se apenas destacar os mapas que apresentam aspectos específicos:
 Mapa da Segurança Social
 Mapa de Absentismo
Mapas 61
5.1 O Menu Mapas
O Gep disponibiliza um vasto conjunto de mapas. Este manual foca

apenas dois desses mapas dado apresentarem alguns aspectos
específicos.
5.2 Segurança Social – Suporte Magnético

O mapa de remunerações para a segurança social pode ser emitido em suporte magnético.
O ficheiro pode ser gravado em disquete e entregue na segurança social ou utilizado para efectuar a entrega
via Internet. Qualquer que seja a forma de entrega pretendida, aconselhamos a que faça o download do
executável utilizado pela Segurança Social para validar os ficheiros, disponível no seu site. Desta forma,
consegue verificar se existem erros no ficheiro antes de proceder à sua entrega.
Notas:
O nome do ficheiro é automaticamente atribuído pelo
sistema. Apenas terá de indicar o formato de nome a utilizar.:
 Formato antigo
Nome atribuído é composto pelo número de identificação
fiscal e o número do mês a que se refere a declaração de
remunerações. Por exemplo, se o NIF da empresa for
123456789 e se gerar o ficheiro para o processamento
de Dezembro, o seu nome será “12345678.912”.
Na primeira versão do ficheiro em euros, foi
recomendado pelo Segurança Social que, empresas que
procedessem à entrega em disquete, identificassem as
mesmas utilizando este formato.
 Formato Gestexper
Nome atribuído é composto pelo código da empresa, ano
e mês a que se refere a declaração de remunerações.
Por exemplo, se o código da empresa for Demo e estiver
a gerar o ficheiro correspondente ao processamento de
remunerações de Jan 2002, o nome atribuído ao ficheiro
gerado será “Demo2001Dez.SGS”.
5.3 Absentismo
O mapa de absentismo apresenta uma análise de faltas efectuada em dois grupos: as remuneradas e as não
remuneradas. Os tipos de faltas são detalhados quer pela sua natureza (casamento, morte de familiar,
doença...) quer pela forma como ocorrem (dias inteiros, meios dias ou horas soltas).
62 Eventos
6 Eventos
Pretende-se guiar o utilizador nas operações para o processamento de eventos:
 Registo de eventos verificados
 Registo de eventos agendados e conversão a verificado
 Controlo de eventos agendados
 Consultas de eventos
Eventos 63
6.1 Introdução
Os eventos são acontecimentos referentes aos funcionários da empresa que se consideram relevantes e que,
por isso, interessa guardar em histórico. Permitem conhecer o trajecto dos funcionários desde que entraram
na empresa, assim como elaborar estatísticas ou análises sobre a ocorrência de determinado tipo de evento
num dado período.
Apresentam-se exemplos distintos da utilização dos eventos:
 Registo de alterações do funcionário – Possibilita ficar com o historial de contratos, aumentos,

alterações de agregado familiar do funcionário, etc
 Formações, Avaliações, Acções de R&S - Permite registar acções de formação, avaliações,

acções de recrutamento e selecção relativas ao funcionário.
 Incidentes - Permite registar incidentes que venham a constituir justa causa para despedimento ou
motivos para avaliações.
6.2 O Menu Eventos

O menu de Eventos trata a funcionalidade que permite registar as ocorrências relativas aos funcionários da
empresa.
Com esta funcionalidade é possível registar as ocorrências de

funcionários e ficar com um histórico de eventos por
funcionário.
Esta funcionalidade pode também ser utilizada com o intuito de

planear, agendar e controlar a execução de acções a
desempenhar por funcionários.
Registo de Eventos Acesso ao registo de eventos. Os eventos de funcionários são classificados no

de Funcionários Gep por Temas. O registo de eventos é feito por temas.
Consulta de Eventos Acesso a uma consulta que apresenta por ordem cronológica, para os temas
por Funcionário seleccionados, os eventos registados para cada funcionário.
Consulta de Eventos Acesso a uma consulta que apresenta por ordem cronológica, para os temas
agendados seleccionados, os eventos agendadas a cada funcionário.
Listagem de Eventos Listagens diversas sobre eventos.
Tipos de Eventos Acesso à criação de tipos de eventos.
Temas Acesso à criação de temas para utilização na definição de tipos de eventos.
64 Eventos
6.3 Tipos de Eventos
A classificação dos acontecimentos em códigos de eventos permite listar os funcionários a que ocorreu
determinado evento.
Existem dois tipos distintos de eventos: eventos fixos e definidos pelo utilizador:
 Eventos Fixos
Os tipos de eventos fixos vêm pré-definidos no sistema e registam eventos gerados
automaticamente a partir de alterações de elementos na ficha do funcionário.
Sempre que uma alteração na ficha de um funcionário origine o registo de um evento, no momento
da sua gravação, será gerado um evento relatando a alteração efectuada. O operador poderá
também ser interrogado se pretende proceder à gravação do evento. Salvaguardam-se assim as
situações em que o campo está a ser alterado por ter havido um erro no seu preenchimento.
Indicam-se, em seguida, as alterações da ficha do funcionário que originam o registo de eventos no

histórico, bem como o tipo de evento gerado e respectiva descrição:
 _BFis: Mudou do Bairro Fiscal 'X' para 'Y'.
Regista-se sempre que seja alterado o código do bairro fiscal.
 _CCatP: Mudou da Categoria Profissional 'X' para 'Y'.

Regista-se sempre que seja alterado o código da categoria profissional.
 _Contr: Renovação de Contrato a terminar à Data dd/mm/aaaa.

Regista-se sempre que altere a data de fim de contrato.
 _CRgSS: Mudou de Regime Segurança Social de X para Y

Regista-se sempre que altere o código do regime da segurança social.
 _Demis: Funcionário foi demitido.

Regista-se sempre que altere a data de demissão de 0 (zero) para uma data válida. Se já havia
registado a demissão e se enganou na data, terá que alterar na ficha e manualmente no ficheiro
histórico de eventos.
 _Depar: Mudou do Departamento 'X' para 'Y'.

Regista-se sempre que é alterado o campo departamento.
 _Efect: Passou a Efectivo

Regista-se quando o campo “É Efectivo?” passou a ser assinalado.
 _Estad: Funcionário no Estado X até dd/mm/aaaa.

Regista-se sempre que um novo estado seja definido para o funcionário.
 _Habil: Mudou de Habilitações de 'X' para 'Y'.

Regista-se sempre que seja alterado o código da habilitação.
 _NDep: Número de Dependentes passou de X a Y.

Regista-se sempre que seja alterado o número de dependentes.
 _NTitul: NºTitulares passou de X a Y.

Regista-se sempre que seja alterado o número de titulares. (Geralmente corresponde a um
casamento/divórcio ).
 _Promo: Funcionário foi Promovido.

Regista-se sempre que é alterado o código da categoria profissional.
 _RetrM: Retribuição Mensal passou de X a Y.

Regista-se sempre que uma ou várias alterações na tabela de valores fixos do funcionário
origine um valor de retribuição mensal diferente.
 _Secc: Mudou de Secção. Estava na Secção X.

Regista-se sempre que é alterado o campo secção.
 _Telef: Mudou de NºTelefone de X para Y.

Regista-se sempre que seja alterado o campo do telefone ou telemóvel.
Eventos 65
 Definidos pelo Utilizador
Para além dos eventos fixos podem ser registados nesta tabela outros acontecimentos relativos ao
funcionário que se considerem relevantes e que interessa que fiquem guardados no seu histórico,
tais como, nota de culpa, conflitos com colegas, menção honrosa, participou na formação x, etc.
A sua classificação em tipos deve ser feita para facilitar a leitura do histórico mas acima de tudo para
permitir as análises. Posteriormente pode listar, por exemplo, os eventos que foram lançados a um
determinado funcionário.
Por exemplo, se desejar efectuar um controlo das ajudas de custo, pode

utilizar o histórico de eventos para esse fim. Para isso, deverá preencher o
tipo de evento (ex. AjCus) com a mesma sigla, sempre que o acontecimento
seja relativo a ajudas de custo. No campo de descrição pode inscrever o
valor pago e o motivo.
Sempre que pretenda poderá obter uma listagem das ajudas de custo pagas
a determinado funcionário. Para tal basta seleccionar a listagem por eventos
e colocar, nos limites de impressão, o evento AjCus e o código do
funcionário.
6.4 Temas
Os tipos de eventos são também classificados por temas. Os Temas são uma forma de agrupar tipos de
eventos e conferir a todos eventos, de tipos distintos mas do mesmo tema, propriedades comuns a nível de
permissões de operadores. De facto, para cada tema o utilizador pode definir os operadores que podem
registar, alterar ou consultar os registos.
Nota: Os eventos fixos

foram classificados como
pertencentes ao tema
“Geral” também pré-definido
no Gep.
66 Eventos
6.5 Registo de eventos de funcionários
O registo de eventos pode ser utilizado para registar qualquer tipo de ocorrências relativa a funcionários ou
mesmo ser utilizado com a função de planeamento.
6.5.1 Registo de Evento Verificado

Para efectuar o registo simples de uma ocorrência, evento verificado, apenas tem que indicar a data em que
a mesma ocorreu, o funcionário a que se refere, bem como classificar a ocorrência definindo o tipo de evento
associado e preencher alguns campos informativos.
Na figura abaixo apresenta-se um exemplo do registo da ocorrência de uma Nota de culpa. Esta foi verificada
a 31-10-2003 e é referente ao funcionário António Lopes da Cunha Belo.
Nota: O Botão “Agendar Evento”

encontra-se activo porque o
evento registado corresponde a
um evento verificada e não a
uma acção a agendar a um
determinado funcionário da
empresa.
6.5.2 Registo de Evento Agendado

O registo de eventos pode ser também utilizado com o intuito de planear e controlar a execução das acções
distribuídas a cada funcionário da empresa.
Uma acção não é mais do que um evento que se agenda a um funcionário. Assim, o registo de uma acção a
imputar a um determinado funcionário corresponde ao registo de um evento agendado.
Na figura apresenta-se como exemplo o registo de uma acção de formação agendada em 30-11-2003. A
acção foi imputada ao funcionário António Lopes da Cunha Belo, previa-se a sua executada em 01-12-2003,
podendo no entanto ser realizada até à data limite 15-12-2003.
Notas:
a) Data prevista para a execução
do evento
b) O botão “Agendar Evento”

encontra-se inactivo porque foi
pressionado pelo o utilizador
para registar o evento agendado.
c) Campos de preenchimento
obrigatório para o registo de
Eventos Agendados. Só estão
visíveis após pressionar o botão
“Agendar Evento”.
Eventos 67
6.5.3 Controlo de Eventos Agendados
O controlo dos eventos agendados, e ainda por executar, pode ser feito através da consulta de eventos
agendados a funcionários, disponível no menu Eventos e também pela utilização de alertas programados.
O Gep tem pré-definido alguns tipos de alertas entre os quais o alerta “EvePrazoLimPass” destinado a
notificar os operadores de que existem eventos agendados cuja data limite de execução foi ultrapassada.
Para activar este alerta deve programar um alerta deste tipo e especificar os operadores que devem ser
notificados perante esta situação. A opção de Programação de Alertas encontra-se disponível no menu
Utilitários.
 Pressione F1 na janela de Programação de Alertas para obter ajuda na realização desta operação.
Após a programação do alerta, e considerando ainda o exemplo apresentado no capítulo anterior, se até à
data limite de 15-12-2003 o evento não tiver sido verificado, a próxima vez que os operadores programados
no alerta entrarem na aplicação serão notificados desse facto através de uma janela semelhante à
apresentada abaixo.
6.5.4 Conversão de Evento Agendado a Evento Verificado

Após a execução de um evento agendado o utilizador deverá marcar o evento agendado como verificado.
Desta forma, o evento deixará de constar nas consultas de eventos agendados bem como deixará, ou nunca
fará, despoletar notificações de data limite ultrapassada.
Para converter um evento agendado a evento verificado, deve ir ao registo do evento agendado e pressionar
o botão “Converter p/Verificado”. O Sistema pedir-lhe-á a data de execução do evento agendado e deverá
alterar a descrição e observação para reflectir o modo como foi desempenhado o evento agendado.
Considerando ainda o exemplo dos capítulos anteriores, e admitindo que a formação agendada a António
Lopes da Cunha Belo foi dada a 07-12-2003, a conversão do evento agendado a verificado resultou no
registo apresentado na figura abaixo.
Nota:
a) Evento deixou de
ser agendado. Botão
encontra-se activo.
b) A data prevista foi
alterada para a data
em que se verificou o
evento.
c) As descrições do
evento agendado
foram alteradas para
manifestar a
verificação do evento.
68 Eventos
6.6 Consulta de Eventos
6.6.1 Consulta de Eventos por funcionário

Esta consulta permite-lhe consultar o histórico de eventos de cada funcionário da empresa.
A consulta incluí os eventos verificados e agendados sendo os últimos assinalados de forma bem visível uma
vez que se tratam de previsões.
A consulta dispõem de um filtro para isolar os eventos por temas.
6.6.2 Consulta de Eventos agendados

Esta consulta permite-lhe consultar os eventos agendados a cada funcionário da empresa.
Os eventos são apresentados por ordem cronológica em função da data prevista para a sua execução.
A consulta dispõem de um filtro para isolar os eventos por temas.
Eventos 69
70 Despesas de Funcionários
Pretende-se guiar o utilizador nas operações para o processamento de Despesas de Funcionários:
 Lançamento de despesas de funcionários
 Pagamento de despesas de funcionários
 Conversão de despesas a vencimento
 Emissão de pagamentos
Despesas de Funcionários 71
7.1 Introdução
O tratamento das despesas do funcionário inclui o registo, aprovação e pagamento de gastos em que o
funcionário incorre, por conta da empresa, quando executa o seu trabalho. Por exemplo, kilómetros
efectuados em viatura própria ao serviço da empresa, parquímetros, gasolina, refeições, estadias, etc.
Os resultados pretendidos com o tratamento das despesas são:
 Registar as despesas por forma a efectuar lançamento na contabilidade
 Controlo de aprovação de despesas
 Controlo do pagamento de despesas ao funcionário
 Análises de valores de despesas por tipo.
7.2 O Menu Despesas

Neste menu encontram-se todas as funcionalidade que permitem registar, pagar e gerir as despesas
efectuadas pelos funcionários por conta da empresa.
Notas:
As despesas podem ser registadas e o seu pagamento ser
efectuado posteriormente ou, pode também registar as
despesas no momento do seu pagamento.
Se registar as despesas antecipadamente, pode ainda passá-

las por um estado de ‘Em apreciação’ e submetê-las a
aprovação.
As despesas podem ser exportadas para o PocWin.
Lançamento de Acesso ao lançamento das despesas. As despesas são registadas por funcionário.
Despesas
Pagamento de Acesso ao lançamento do pagamento. Pode registar o pagamento de despesas

Despesas lançadas antecipadamente ou registar o pagamento e as despesas correspondentes
em simultâneo.
Conversão a Acesso a um utilitário que permite processar várias despesas e convertê-las em

Vencimento vencimento. Isto é, incluí-las no recibo de vencimento para aí serem pagas.
Emissão de Acesso à emissão de cheques e transferências bancárias para os pagamentos de

pagamentos despesas registados no sub-menu anterior.
Listagens Listagens diversas sobre despesas.
Tipos de Acesso à criação de tipos de despesas.

Despesas
7.3 Tipos de Despesas
Esta tabela contem os diferentes tipos de despesas que podem ser pagas aos funcionários.
No lançamento de cada despesa apresentada por um funcionário, o utilizador define o tipo de despesa
associada, indicando um código desta tabela.
Campos. Despesa sujeita a Este campo indica se despesas destes tipo são geralmente sujeitas
aprovação? a aprovação.
Se assinalado, qualquer despesa deste tipo fica no estado “Em
apreciação” quando registada. Caso contrário as despesas ficaram
automaticamente no estado “Aprovada”.
Val.máx. suportado Indica um limite máximo do valor total de despesas deste tipo.
p/empresa
Lança unidades? Indica se se registam unidades no lançamento de despesas deste
tipo.
Valor unitário Máx. Indica um limite máximo do valor unitário de despesas deste tipo.
suportado O valor máximo suportado pela empresa é X por unidade. O valor
reembolsado ao funcionário pode não corresponder ao valor total da
despesa apresentada.
Nota: Só se aplica se o tipo de despesa tem unidades e é usado
como preço por defeito.
Cód.Remuneração No caso de pretender converter despesas deste tipo para recibos de
para converter vencimento, tem que indicar neste campo o código de remuneração
despesa para que deve ser lançado como alteração ao recibo de vencimento
recibo vencimento representativo do pagamento das despesas deste tipo a pagar.
Tem imputação a Indica se o lançamento de despesas do tipo tem imputação a
C/Custo? centros de custo. Em caso afirmativo, ao lançar uma despesa deste
tipo terá que definir os centros de custo a imputar o valor
correspondente.
C/Custo p/defeito Se o tipo de despesa tem imputação a centros de custo poderá
indicar qual, ou quais, os centros de custo que por defeito devem ser
imputados as despesas deste tipo. Ao lançar uma despesa deste
tipo, os centros de custo a registar no lançamento serão por defeito
os aqui registados facilitando o lançamento da despesa.
7.4 Lançamento de Despesas
O Lançamento de Despesas pode ser feito antes do respectivo pagamento ou no acto do pagamento. Neste
capítulo trataremos do primeiro caso.
O lançamento das despesas é bastante simples e eficiente. Os campos a indicar dependem do tipo de
despesa em lançamento como mostra a figura abaixo.
(a) O NºUnidades só é
pedido se o tipo de despesa
lança unidades
(b) O valor aceite da

despesa é inicializado em
função dos limites máximos
suportados pela empresa
definidos no tipo de
despesa. Este é o valor
considerado para o
lançamento do pagamento
e para o lançamento
contabilístico.
(c) Centros de custo são pedidos só para tipos de despesa que imputam c/custos
(d) O Estado só é pedido para tipos de despesas sujeitas a aprovação.
(e) A taxa de Iva é inicializada em função do regime de Iva do tipo de despesa e do espaço fiscal indicado no
lançamento.
(f) O valor do Iva dedutível é calculado a partir do valor comparticipado e a taxa de Iva indicada.
Os campos relativos à situação permitem classificar o estado das despesas. As despesas podem encontrar-
se nos seguintes estados:
 Em Apreciação- Aplica-se a despesas que ainda não se encontram aprovadas, não podendo por
isso ser pagas.
Quando os tipos de despesa lançados são sujeitos a aprovação, ficam por defeito neste estado.
 Aprovada - Aplica-se a despesas que já se encontram aprovadas, podendo por isso ser pagas.
O Gep apenas permite efectuar o pagamento de despesas com este estado.
As despesas de tipos de despesa não sujeitos a aprovação ficam, por defeito, com este estado.
As despesas aprovadas podem ser ainda classificadas em “Pagas” e “Por Pagar”.
 Reprovadas - Aplica-se a despesas que foram recusadas, não podendo por isso ser pagas.
 Convertidas- Aplica-se a despesas transferidas para o sistema de vencimentos.
Associado ao estado, o utilizador pode também indicar a data do estado, isto é, a data de aprovação,
reprovação ou conversão da despesa. Quando o estado é “Em apreciação”, a data do estado é a do registo.
Pode também registar qualquer observação referente ao estado.
Nota: A partir do momento em que as despesas são pagas, deixam de poder ser alteradas ou
apagadas neste interface. A alteração de despesas pagas só pode ser feita no registo de pagamento
da despesa. Para eliminar despesas já pagas terá que previamente eliminar a despesa do
pagamento em que foi incluída e só nessa altura é que a poderá apagar.
A janela de lançamentos de despesas disponibiliza uma série de funcionalidades para controlo de estados de
despesas:
 Conjunto de filtros para excluir/apresentar despesas em função da sua situação
 Aprovação ou Reprovação simultânea de todas as despesas seleccionadas
 Conversão simultânea de todas as despesas seleccionadas a Vencimento
 Lançamento do pagamento correspondente a todas as despesas seleccionadas
 Consultar pagamento em que cada despesa foi paga
Notas:
a) Icones distintos para

simbolizar a situação de
cada despesa
b) Ferramentas para
alterar estados de
despesas
c) Ferramenta para
ordenar o pagamento
das despesas
seleccionadas
d) Filtros para a
consulta de despesas
por situação.
7.5 Pagamento de Despesas
O registo dos pagamentos consiste em lançar a verba a pagar, e os registos das despesas que se está a
pagar.
O interface permite registar o pagamento de despesas registadas previamente e/ou, quando as despesas
não são registadas previamente, efectuar o registo simultâneo das despesa e do pagamento.
Notas:
(a) Permite registar
novas despesas e
efectuar em
simultâneo o seu
pagamento
(b) Permite alterar ou

apagar da base de
dados despesas já
pagas
(c) Activa janela com as despesas, aprovadas e por pagar, registadas previamente. As que o utilizador
seleccionar serão de imediato inseridas na grelha de despesas a pagar
(d) Retira despesa seleccionada do pagamento. Note que não a elimina da base de dados.
7.6 Conversão de Despesas a Vencimento

As despesas registadas por pagar com estado aprovado podem ser convertidas em alterações aos recibos de
vencimentos ou aos recibos extraordinários.
A operação de conversão consiste em:
 Lançar automaticamente alterações a partir de um conjunto de despesas seleccionadas. Os códigos

de remuneração são os indicados no tipo de despesa.
 Marcar as despesas com o estado especial “convertida” e indicar o recibo a que foram convertidas.
O sistema mantém relação entre as despesas convertidas e as alterações por elas geradas. Assim, não pode
alterar os registos de alterações dissociando os seus valores dos geradores.
Nota: Se consultar uma despesa após a sua conversão poderá constatar que, nas observações
relativas à situação da despesa, foram registado os dados relativos à alteração gerada pela
conversão. Se por sua vez consultar esse registo de alteração verificará que no campo Observação
se encontra a identificação do registo de despesa da qual a alteração provém.
As despesas podem ser convertidas em vencimentos funcionário a funcionário, na janela de lançamentos de

despesas, ou em bloco usando o utilitário “Conversão de Despesas a Vencimento”, disponível no menu de
Despesas. Este utilitário permite converter todas as despesas aprovadas e por pagar, de determinados
funcionários e período, nos recibos de vencimento.
7.7 Emissão de Pagamentos
A emissão do pagamento de despesas pagas neste módulo, consiste na emissão de cheques ou dos
ficheiros de transferências bancárias.
Quando ordena a emissão de cheques, o sistema seleccionará de entre os pagamentos lançados ao banco
indicado nos limites, aqueles que foram registados com tipo de documento “NChq” e que ainda não têm
número de documento atribuído.
Se a emissão for bem sucedida, o sistema actualizará o número de documento de cada um dos registos de
pagamento emitidos, com o respectivo número de cheque. Desta forma, se voltar a ordenar a emissão de
cheques para o mesmo banco, o sistema identificará estes registos como já tendo sido emitidos uma vez que
já têm número de documento atribuído.
O mesmo sucede quando ordena a impressão/geração das transferências. O sistema seleccionará os

pagamentos lançados ao banco indicado nos limites, cujo tipo de documento é “NTra” e número de
documento zero.
pagamento emitidos, com a data da ordem de transferência.
Nota: A emissão de cheques pode ser também chamada directamente do interface de pagamentos.
Nesse caso, o sistema automaticamente definirá os limites da emissão para que seja apenas emitido
o cheque relativo ao pagamento sob o qual foi ordenada a emissão.
78 Retenções IR
8 Rendimentos Outras Categorias
Pretende-se guiar o utilizador nas operações para o processamento de rendimentos de Outras Categorias:
 Lançamento de custos de outras categorias
 Pagamento de rendimentos de outras categorias
 Emissão de pagamentos
Retenções IR 79
8.1 Introdução
Para dar cumprimento ao disposto no artº 119º do CIRS, é necessário que sejam registados os elementos de
todas as pessoas a quem a empresa efectua pagamentos sujeitos a IRS e que não resultem de trabalho
dependente. Só dessa forma, é possível efectuar a gestão integral do IRS retido através do Gep.
É também necessário registar rendimentos colocados à disposição de sujeitos passivos de IRC, para os quais a
empresa é obrigada a efectuar retenção. Estes são semelhantes aos rendimentos anteriores só que pagos a
entidades colectivas.
Assim, o tratamento de rendimentos de outras categorias tem como resultados fundamentais:
 Produzir valores para o tratamento global das retenções de IRS e IRC;
 Lançamento automático no PocWin evitando que estes documentos tenham que ser registados nos
dois sistemas;
 Gestão interna deste tipo de custos, com a possibilidade de registar os rendimentos devidos e
controlar o que está por pagar, bem como listar os custos por natureza com a classificação mais
conveniente para um controlo interno.
8.2 O Menu Outras Categorias

Neste menu encontram-se todas as funcionalidade que permitem registar, gerir e pagar os rendimentos para
os quais a empresa efectua retenção de IRS ou IRC.
Notas:
Os custos podem ser registados antecipadamente ou no momento do
pagamento. É possível controlar os valores devidos, e ainda emitir os
cheques e/ou transferências bancárias para efectuar os pagamentos.
É possível efectuar a ligação à contabilidade, evitando repetir o seu

lançamento no PocWin.
Custos Acesso ao lançamento dos custos antecipadamente.
Pagamentos Acesso ao lançamento dos pagamentos com registo do IR retido. Pode registar
pagamentos de custos inseridos antecipadamente, ou inseri-los no momento.
Emissão de Acesso à emissão de cheques e transferências bancárias para os pagamentos de

Pagamentos custos registados no sub-menu anterior.
Listagens Listagens relativas a custos e pagamentos
Sujeitos Acesso às fichas dos sujeitos passivos.

Passivos
Tipos de Caracteriza os tipos de serviços registados em custos, de acordo com as contas de

Serviço custos da contabilidade.
Tipos de Caracteriza os tipos de rendimentos pagos, de acordo com as categorias

Rendimento apresentadas no anexo J (B, F, H, G ...) e de acordo com as rubricas usadas nas
declarações de retenções mensais.
80 Retenções IR
8.3 Tipos de Serviços
O Gep permite classificar os custos por tipos de serviço/actividade. Esta classificação dos custos visa três
objectivos:
 Classificar o custo à conta do PocWin - Cada tipo de serviço tem associada uma conta do Poc.
Desta forma, ao classificar o tipo de serviço de um custo, está-se a classificar o lançamento
contabilisticamente.
 Classificar o custo para análises internas.
Na ficha de cada sujeito passivo, o utilizador pode definir o tipo de serviço a utilizar por defeito ao lançar
custos a esse sujeito, indicando um código desta tabela. No lançamento de custos, o utilizador terá que
definir o tipo de serviço associado indicando um código desta tabela. Por defeito, o sistema sugere o tipo de
serviço habitual do sujeito passivo do custo.
Campos. Regime de IVA Regime de IVA associado ao tipo de serviço. É usado para o
lançamento de custos de sujeitos passivos que liquidem IVA.
Regista Indica se no lançamento de custos deste tipo deve ser registado o
Unidades número de unidades e o preço unitário ou apenas o valor total do custo.
Preço unitário Preço unitário por defeito do tipo de serviço. Este campo está disponível
apenas para tipos de serviço que registem unidades.
Tem imputação Indica se os custos deste tipo de serviço devem ser ou não imputados a
a C/Custo centros de custo.
8.4 Tipos de Rendimentos

É necessário desdobrar os rendimentos por natureza e por tipo de sujeito passivo que vai auferir deles:
IRS/IRC, Residente/Não residente.
O tipo de rendimento identifica o tipo de verbas a pagar relativamente à categoria de rendimentos do anexo J
e relativamente à rubrica de rendimentos da declaração de retenções mensais.
Alguns tipos de rendimento vêm previamente

inseridos. Os seus códigos baseiam-se na
categoria de rendimentos do anexo J.
Cada tipo de rendimento está associado a

uma categoria do anexo J e a uma rubrica da
declaração mensal de retenções.
De forma sintética, apresenta-se os artigos

do IRS/IRC onde se estipula a retenção de IR
para este tipo de rendimentos.
Habitualmente um sujeito passivo tem rendimentos não dependentes apenas de uma categoria. Por isso, na
ficha do sujeito passivo indica-se o tipo de rendimentos auferidos. Este é usada como valor por defeito no
lançamento de pagamentos a esse sujeito passivo. Em caso excepcional podem-se registar pagamentos de
rendimentos de categorias diferentes para o mesmo sujeito passivo.
Retenções IR 81
8.5 Sujeitos Passivos
Designam-se por sujeitos passivos todas as entidades sujeitas a IRS que aufiram de rendimentos da
empresa, quando os mesmos não resultem de trabalho dependente.
Também se podem incluir as entidades sujeitas a IRC que aufiram de rendimentos da empresa sujeitos a
retenção.
No Gep os sujeitos passivos a quem a empresa paga rendimentos são registados na ficha de sujeitos
passivos que contém todos os elementos necessários para efectuar os cálculo do valores de IVA a pagar, o
cálculo do valor de IRS/IRC a reter e a emissão dos mapas oficiais necessários.
Um funcionário da empresa pode, em simultâneo, prestar outros serviços à empresa e usufruir de

rendimentos que não se enquadrem em trabalho dependente. Nesse caso tem que ter também uma ficha de
sujeito passivo.
As fichas de sujeitos passivos que são funcionários da empresa têm códigos inferiores a 5000 e usam
obrigatoriamente o mesmo código da ficha de funcionário. Esta obrigatoriedade está relacionada com o facto
de que o tratamento da retenção de IRS terá que juntar os valores retidos nos vencimentos com os valores
retidos neste módulo e apresenta-los conjuntamente.
Os restantes sujeitos passivos são abertos com códigos superiores a 5000.
Nota: As fichas dos sujeitos passivos podem ir sendo criadas à medida que tiver necessidade de
efectuar lançamento de pagamento de rendimentos de outras categorias, uma vez que o programa
lhe permite criar ou alterar as fichas através da janela de lançamento de rendimentos.
Ao criar um sujeito passivo de código inferior a 5000, o Gep procura a ficha de funcionário de igual
código e automaticamente preenche toda a informação comum à ficha do sujeito passivo.
Nos Parâmetros de configuração, pode configurar o campo “Código do 1º sujeito passivo

n/funcionário e limite superior dos códigos funcionários” para alterar o código limitador 5000 para
um outro código.
No lançamento de cada custo ou pagamento de rendimentos de outras categorias, o utilizador define o

código do sujeito passivo, indicando um código desta tabela.
Campos. Tipo de Tipo de rendimento, por defeito, auferido pelo sujeito passivo. Será usado
Rendimento como valor por defeito no lançamento de pagamentos a este sujeito.
Tipo Serviço Tipo de serviço, por defeito, prestado pelo sujeito passivo. Será usado
habitual como valor por defeito no lançamento de custos a este sujeito passivo.
Liquída IVA Define se sujeito passivo líquida, ou não, Iva. Os sujeitos passivos que não
atingem um limite de volume de negócios anuais não liquidam Iva.
Custos Determina a forma como o custos/pagamentos efectuados a este sujeito
lançados ao passivo são lançados à contabilidade:
POC  Quando Registados - O custo é lançado ao POC movimentando a
conta de custos (associada ao tipo de serviço registado) e a conta de
Iva dedutível, por contrapartida da conta-corrente indicada na ficha do
sujeito. O pagamento é lançado ao POC movimentando a conta-
corrente por contrapartida da conta do meio de pagamento escolhido, e
da conta de IRS retido.
 Quando Pagos - O movimento do custo, por si só, não origina

movimento contabilístico. O pagamento origina um lançamento
contabilístico das contas de custos associados aos tipos de serviços
pagos, do Iva dedutível respectivo, por contrapartida do meio de
pagamento do pagamento e da conta de IRS retido.
Conta Conta corrente a movimentar no lançamento dos custos do sujeito à
Corrente a contabilidade.
lançar
82 Retenções IR
8.6 Registo de Custos
O registo dos custos é muito simples e consiste em lançar linhas de tipos de serviços a sujeitos passivos.
Pode ser feito antes do respectivo pagamento ou no acto do pagamento. Neste capítulo trataremos do
primeiro caso.
Após indicar o sujeito passivo do custo em lançamento, o interface efectua o preenchimento automático de
grande parte dos elementos necessários para o registo do custo em função dos valores por defeito indicados
nas fichas dos sujeitos passivos e tipos de serviços, como indicado na figura abaixo.
Notas:
a) Inicializado
com o tipo de
serviço
habitual do
sujeito
b) Inicializado
a 1 se tipo de
serviço
regista
unidades;
(c) Inicializado com o Preço unitário do Tipo de serviço se regista unidades;

(d) Esp.Fiscal sujeito
(e) Inicializado com Taxa de Iva do Regime Iva do tipo de serviço, e espaço fiscal registado, caso sujeito
líquida de IVA
8.7 Registo de Pagamentos

O registo dos pagamentos consiste em lançar a verba a pagar, a retenção de IR e os registos dos custos que
se está a pagar.
O interface permite registar o pagamento de custos registadas previamente e/ou, quando os custos não são
registados previamente, efectuar o registo simultâneo dos custos e do pagamento.
Notas:
(a) Permite registar
novos custos e, em
simultâneo, efectuar
o seu pagamento
b) Permite alterar ou
apagar da base de
dados custos já
pagos
c) Activa janela com

custos por pagar
previamente
registados. Os que o
utilizador seleccionar
serão de imediato
inseridos na grelha
de custos a pagar
(d) Retira custo seleccionado do pagamento. Note que não o elimina da base de dados.
Retenções IR 83
8.8 Emissão de Pagamentos
A emissão do pagamento de custos, consiste na emissão de cheques ou dos ficheiros de transferências
bancárias, consoante o meio de pagamento (tipo de documento) registado em cada pagamento.
Quando ordena a emissão de cheques, o sistema seleccionará de entre os pagamentos lançados ao banco
indicado nos limites, aqueles que foram registados com tipo de documento “NChq” e que ainda não têm
número de documento atribuído.
pagamento emitidos, com o respectivo número de cheque. Desta forma, se voltar a ordenar a emissão de
cheques para o mesmo banco, o sistema identificará estes registos como já tendo sido emitidos uma vez que
já têm número de documento atribuído.
O mesmo sucede quando ordena a impressão/geração das transferências. O sistema seleccionará os

pagamentos lançados ao banco indicado nos limites, cujo tipo de documento é “NTra” e número de
documento zero.
pagamento emitidos, com a data da ordem de transferência.
Nota: A emissão de cheques pode ser também chamada directamente do interface de pagamentos.
Nesse caso, o sistema automaticamente definirá os limites da emissão para que seja apenas emitido
o cheque relativo ao pagamento sob o qual foi ordenada a emissão.
8.9 Extracto e Resumo por Sujeito Passivo

Este módulo possui duas listagens:
 Extracto por Sujeito Passivo – Listagem de rendimentos e retenções por sujeito num determinado período
 Resumo por Sujeito Passivo - Listagem de acumulados de rendimentos e retenções por sujeito para um
dado período.
Estas referem-se apenas aos custos e pagamentos aqui lançados, excluindo portanto os provenientes dos
salários.
84 Retenções IR
9 Retenções IR
Retenções IR 85
9.1 O Menu Retenções IR
Neste menu, tratam-se as retenções de IR registadas nos vencimentos e Outras Categorias.
Mapa de Acesso a Mapa interno para listar valores de IR retido.

Liquidação
Declaração Acesso à declaração mensal. Pode ser obtida através dos dados registados no Gep e
Mensal ... acrescentada manualmente. Permite enviar suporte magnético e guardar o registo da
declaração expedida.
Declaração de Acesso à emissão das declarações de rendimentos a entregar a todos os sujeitos

Rendimentos passivos que auferiram de rendimentos pagos pela empresa e ao qual se efectuou
Individuais retenções de IR.
Declaração Acesso ao tratamento do anexo J. Pode ser registado, emitido ou enviado em suporte
Anual - Anexo magnético. Preenchido com os dados registados no Gep e/ou acrescentado à mão.
J Alternativamente, os dados registados no Gep podem ser exportados para o PocWin
para aí efectuar o anexo J.
9.2 Declaração Anual - Anexo J

O Gep dispõe de duas opções para emitir a declaração anual – Anexo J:
 Pode efectuar a impressão do Anexo J da Declaração Anual, podendo a impressão ser efectuada em
papel branco ou directamente no modelo oficial, ou enviar o anexo J em suporte magnético.
 Pressione F1 na janela de impressão para obter ajuda na realização desta operação.
 Pode efectuar a exportação do ficheiro com a relação dos titulares dos rendimentos do Quadro 4 do
Anexo J para o seu sistema de contabilidade PocWin.
 Pressione F1 na janela de exportação para obter ajuda na realização desta operação.
86 Retenções IR
10 Utilitários
Pretende-se guiar o utilizador na utilização dos utilitários principais do sistema:
 Diagnóstico Geral
 Passagem de Ano
 Ligação à Contabilidade e sua Parametrização
Utilitários 87
10.1 O Menu Utilitários
A primeira parte deste menu, contém funcionalidades genéricas que não se
classificam em nenhum dos grandes grupos anteriores.
A segunda parte contém ferramentas de diagnóstico, de alteração de dados.
Ligação à Acesso à exportação para o PocWin ou a emissão de listagem.

Contabilidade
Passagem ano Acesso ao utilitário para efectuar a Passagem de Ano.
Reportes Acesso a um potente gerador de listagens. Especialmente interessante para efectuar

Configurados diversas listagens dos dados dos funcionários.
Utilitários Acesso a diagnóstico e ferramentas especiais de cópias de tabelas, apagar recibos,etc
Import/Export Acesso a importações de relógios de ponto, exportações/importações entre

delegações ou importações configuráveis.
Configurações Acesso a opções de configuração avançada que, por isso, não figuram no menu de
Especiais tabelas. Inclui a configuração do recibo e a programação de alertas.
10.2 Tarefas de Execução Periódica
10.2.1 Diagnóstico Geral

O Diagnóstico Geral (Utilitários  Utilitários  Diagnóstico Geral) destina-se a efectuar reparações no
conteúdo da base de dados para reparar erros verificados por falhas do hardware ou do software,
restabelecendo todas as relações entre a informação que depende dos movimentos lançados.
Após correr o diagnóstico sem erros tem-se a certeza que os dados estão todos consistentes entre si e que
as imagens dos documentos lançadas nos vários módulos estão correctamente actualizados. Desta forma,
tem-se a certeza que os recibos, listagens e mapas reflectem exactamente os valores lançados.
Os erros detectados são apresentados num relatório e gravados num ficheiro denominado diagnostico.log, na
directoria de dados da empresa.
88 Utilitários
O diagnóstico assume que os ficheiros de movimentos têm a informação, que foi inserida pelo utilizador,
correcta. Procura dois tipos de anomalias:
 Verifica as ligações entre originais e imagens

Nos módulo de Vencimento, verifica se existem as alterações de faltas mensais correspondentes
aos estados de funcionários inibidores de vencimento, as faltas de férias correspondentes aos
períodos de férias dos funcionários, para os quais se assinalou a geração de faltas remuneradas
para o período de férias, bem como as alterações imagem das despesas de funcionários
convertidas a vencimento. O diagnóstico alerta e corrige estes erros.
No módulo de Despesas de Funcionários, verifica se existem despesas marcadas como pagas e
não existe o respectivo registo de pagamento. O diagnóstico alerta e desmarca a despesa.
No módulo de Outras Categorias, verifica se existem custos marcados como pagos e não existe o
respectivo registo de pagamento. O diagnóstico alerta e desmarca o custo.
 Verifica os valores de campos dos ficheiros de movimentos que são calculados pelo programa (e
não são alteráveis pelo utilizador) para verificar se estão correctos. O diagnóstico alerta mas não
corrige estes erros.
No módulo de Despesas de Funcionários, verifica se os totais dos Pagamentos correspondem ao
total das Despesas por eles pagas.
No módulo de Outras Categorias, verifica se os totais dos Pagamentos correspondem ao total dos
Custos por eles pagas.
O diagnóstico é uma operação morosa. O seu tempo de execução depende do volume de dados e pode, em
certos casos, demorar horas. Por esta razão, antes de correr este utilitário, certifique-se que pode parar o
sistema durante esse tempo. Enquanto o diagnóstico estiver a correr não é permitido que outros utilizadores
acedam a esta empresa/ano.
10.2.2 Passagem de Ano

A passagem de ano (Utilitários  Passagem de Ano) é a operação que prepara todos os dados para
trabalhar no ano seguinte.
Antes de executar a passagem de ano deve correr o Diagnóstico Geral, de forma a garantir que não passam
erros para o ano seguinte. Este diagnóstico verifica a integridade dos dados.
Nota: De modo a que não surgem problemas na execução desta operação é importante garantir que
existe no disco espaço disponível igual ao que ocupa a base de dados do ano a encerrar.
ABERTURA DE NOVO ANO

Antes de realizar a passagem de ano terá que criar uma empresa com o mesmo código da que vai encerrar
mas pertencente ao ano seguinte. Para criar uma nova empresa deverá aceder ao menu Ficheiros  Abrir
Empresa, posicionar-se na empresa para a qual pretende efectuar a passagem de ano e, pressionar o botão
Editar Empresas/Anos.
O Sistema abrirá uma nova janela com a identificação da empresa escolhida onde deverá pressionar o
botão Nova Ano. O Sistema por defeito sugerirá o ano seguinte ao último ano processado da empresa que
será com certeza o novo ano que pretende abrir. Se assim não for, rectifique o ano sugerido. Pressione o
botão OK para concluir a abertura do novo ano.
INICIALIZAÇÃO
Para executar esta operação entre na empresa que pretende encerrar e seleccione Utilitários  Passagem
de Ano.
Nesta primeira passagem, deve escolher a opção de Inicialização. A inicialização é efectuada copiando toda
a base de dados para o ano seguinte e depois apagando os registos que pertencem ao ano anterior e que
não devem transitar para o ano seguinte. Desta forma, se repetir a inicialização, todos os movimentos
registados no ano seguinte serão apagados.
Utilitários 89
Ao executar este processamento, o sistema realiza as seguintes operações:
 Apaga histórico de recibos e de alterações.
 Apaga despesas de funcionários e respectivos pagamentos.
 Apaga os custos de outras categorias e respectivos pagamentos.
 Apaga descontos para a Caixa Geral de Aposentações e retenções de IR efectuadas.
 Apaga os funcionários que foram demitidos no ano anterior, juntamente com o seu histórico de
eventos.
 Inicializa os períodos para pagamento de subsídios de natal e férias são inicializados e actualiza os
totais de dias de férias para o ano corrente (novo ano) e de dias de férias não gozadas no ano
anterior (ano corrente) definidos para cada funcionário.
 Apaga os estados registados para os funcionário
 Apaga o plano de férias dos funcionários com excepção dos períodos que se prolongue até ao ano
seguinte.
 Altera a data de processamento para 31 de Janeiro do ano seguinte.
PASSAGEM DE SALDOS
As tarefas de passagem de saldos consistem em criar os movimentos de abertura ou de saldos iniciais. Antes
de gerar os movimentos, a passagem de saldos apaga os movimentos de saldos iniciais que já existam, para
que seja possível repetir a passagem de saldos mesmo após já se ter efectuado lançamentos no ano
seguinte.
Ao executar este processamento, o sistema realiza as seguintes operações:

 Elimina os Estados de Funcionários registados no ano seguinte passados pela passagem de ano
anterior e volta a passar os estados definidos no ano corrente que se prolongam até ao ano seguinte.
 Elimina despesas de funcionários registadas no ano seguinte passadas pela passagem de ano
anterior e volta a passar as despesas por pagar definidas no ano corrente.
 Elimina custos de outras categorias registados no ano seguinte passados pela passagem de ano
anterior e volta a passar os custos por pagar definidos no ano corrente.
Nota: A repetição da passagem de ano destina-se única e exclusivamente a efectuar a actualização

dos movimentos de abertura no ano seguinte, caso haja necessidade disso. Por isso, se repetir a
Passagem de Ano deve seleccionar a opção Passagem de Saldos. Ao contrário do que acontece com
a opção ‘Inicialização’, a ‘Passagem de Saldos’ não apaga os movimentos entretanto já realizados no
ano seguinte. No entanto, também não efectua os movimentos que são característicos da primeira
opção, tais como a passagem das tabelas, dos parâmetros, a conversão para euros (se for esse o
caso), etc.
90 Utilitários
10.3 Ligação à Contabilidade
A ligação à contabilidade consiste em integrar os movimentos inseridos no Gep no sistema de contabilidade.
O sistema de gestão comercial lê os movimentos do mês indicado e gera um ficheiro ou uma listagem com os
lançamentos a efectuar na contabilidade.
Os tipos de movimentos que se pretende exportar para a contabilidade são definidos nos parâmetros de
exportação (Tabelas  Configuração da Ligação ao POC  Parâmetros da Exportação).
O sistema é capaz de integrar na listagem de ligação os movimentos relativos a:
 Vencimentos do mês
A exportação para o sistema de contabilidade gera para as remunerações, um único lançamento
composto pelos movimentos de custos e encargos (débitos) e valores a pagar (créditos). Pode
incluir o lançamento do pagamento das remunerações se forem indicados os meios de pagamento
nos recibos de vencimento do mês. Se assim não for, os vencimentos são lançados a uma conta-
corrente de valores a pagar e os pagamentos têm que ser lançados directamente na aplicação de
contabilidade.
 Despesas de Funcionários
A exportação para o sistema de contabilidade gera um único lançamento com as importâncias das
despesas pagas aos funcionários. O lançamento credita as contas pela qual se fizeram os
pagamentos e debita as contas de custos correspondentes aos tipos de despesas pagas bem como
as Contas de IVA dedutível de outros bens e serviços.
 Custos de Outras Categorias

A exportação para o sistema de contabilidade gera, um único lançamento com as importâncias
pagas a sujeitos passivos de IRS/IRC que auferem rendimentos de outras categorias. O lançamento
credita as contas pela qual se fizeram os pagamentos e debita as contas de custos correspondentes
aos tipos de serviços pagos.
10.3.1 Configuração da Ligação ao POC

Antes de efectuar a listagem ou a exportação para a contabilidade, deverá definir os Parâmetros da
Exportação, as contas que devem ser lançadas na contabilidade bem como definir a correspondência entre
os tipos de documentos do Gep e do sistema de Contabilidade que irá integrar o lançamentos resultantes da
exportação.
A definição das contas de ligação é feita em várias tabelas distintas: Contas POC fixas, contas POC dos
códigos de remuneração, contas POC de bancos, contas POC de tipos de despesa, contas POC de tipos de
serviço e contas POC de IR retido. Em todas elas, os códigos das contas são indicados sem pontos e, para
que a ligação à contabilidade através do ficheiro de exportação seja bem sucedida, as contas indicadas têm
que estar criadas no Plano de Contas da Geral do sistema de Contabilidade.
Neste capítulo, são indicados todos os passos para a configuração da ligação ao POC.
10.3.1.1 Parâmetros da Exportação

Os parâmetros da exportação para a contabilidade (Tabelas  Configuração da Ligação ao POC 
Parâmetros da Exportação) só necessitam de ser preenchidos caso pretenda gerar o ficheiro de ligação ao
POC. Se apenas pretende emitir a listagem para efectuar o lançamento no sistema de contabilidade
manualmente, não necessita de preencher todos os parâmetros relativos a códigos existentes no PocWin.
Definem-se, nos Parâmetros da Configuração Geral da Exportação:

 Tipo de movimentos a ligar ao POC: indica-se os movimentos que devem ser lançados à
contabilidade: movimentos relativos aos vencimentos, às despesas e/ou aos rendimentos de outras
categorias.
Utilitários 91
 Diários e Tipos de Lançamento no PocWin: indica-se para que diário do PocWin são exportados
os movimentos e o tipo de lançamento com que são criados os lançamentos no PocWin.
Nota: Os diários e tipos de lançamento aqui definido tem que necessariamente estar criados
na tabela de diários e tipos de lançamento do sistema de Contabilidade caso contrário a
importação no sistema de contabilidade não será bem sucedida.
 Delegação Exportadora: este campo só precisa de ser preenchido no caso de ter vários sistemas
Gep diferentes a exportarem para a mesma empresa do PocWin. Nesse caso, deve atribuir em cada
Gep um código (numero ou letra) que permita identificar nos lançamentos exportados o Gep de
origem.
 Directoria para onde vai gravar o ficheiro: define a directoria onde será gravado o ficheiro gerado
pelo Gep.
 Tipo de Documento: define o código do tipo de documento a utilizar, por defeito, nos lançamento
efectuados na contabilidade. Este tipo de documento tem que estar criado na tabela de tipo de
documentos do sistema de contabilidade.
Definem-se, nos Parâmetros da Divisão da Conta de Custos com o Pessoal:
A conta de custos com o pessoal onde são lançados os abonos auferidos pelos funcionários pode ser
dividida por funções do pessoal. O sistema permite-lhe definir até 6 divisões da conta de custos com o
pessoal. Indique as descrições das divisões que pretende utilizar.
Por exemplo, se as Remunerações do Pessoal do Escritório não são lançadas na

mesma conta que as Remunerações do Pessoal das Vendas, deverá indicar aqui
duas divisões: Escritório e Vendas. Quando definir as contas de custos (que são
definidas na Tabela de Contas POC dos Códigos de Remuneração), o sistema
permite-lhe indicar, para o mesmo código de remuneração, uma conta POC
diferente em cada divisão. As verbas auferidas por cada funcionário, relativas a esse
código de remuneração, serão lançadas na conta correspondente à divisão a que o
mesmo pertence (indicada na ficha dos funcionários).
Definem-se, nos Parâmetros da Configuração de Centros de Custo:
A ligação ao POC pode ser efectuada com rateio dos valores até um máximo de 4 centros de custo. Para
isso é necessário parametrizar a forma como o Gep deve preencher cada um desses 4 centros de custo
nos lançamentos a exportar para o PocWin.
O Gep permite efectuar o preenchimento de cada um desses C/Custo com Nada, um determinado
C/Custo fixo ou o correspondente C/Custo registado no Gep.
Nota: Ao abrir uma nova empresa, os Parâmetros de Ligação ao Poc já se encontram

preenchidos. Deverá verificar se as contas indicadas estão de acordo com o seu plano de contas
e, caso contrário, deve alterá-las.
10.3.1.2 Contas POC Fixas

Nesta tabela definem-se as contas fixas de:
 Valores a pagar aos orgão sociais e pessoal

Contas a movimentar pelas verbas pagas nos recibos de vencimento onde o meio de pagamento
não foi especificado, quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
 Contas de IVA dedutível de outros bens e serviços às taxas reduzida, normal e intermédia.
Contas a movimentar pelas despesas pagas e/ou custos registados quando faz a exportação para o
sistema de contabilidade.
92 Utilitários
10.3.1.3 Contas POC dos Códigos de Remuneração
Nesta tabela definem-se as contas de custos e de valores a pagar referentes aos códigos de remunerações
utilizados no processamento de salários. Quando cria um código de remuneração, o seu registo é
automaticamente criado nesta tabela. Terá, no entanto, que indicar as contas que devem ser movimentadas
pelas verbas relativas a esses códigos quando faz a exportação dos vencimentos para o sistema de
contabilidade.
As contas a definir dependem do tipo de código de remuneração:
 Abonos - Nos códigos respeitantes a abonos (desde o código 1 ao 300) definem-se as contas de
custo onde serão lançadas as verbas auferidas pelos funcionários.
A contas de custo divide-se na conta de custos com orgãos sociais e na conta de custos com
pessoal. Por sua vez, a conta de custos com o pessoal pode ser dividida relativamente à função do
funcionário, i.e, relativamente à divisão da conta de custos indicada na ficha de cada funcionários.
Nota: Deve definir as contas de custo com o pessoal para todas as divisões que criou nos
Parâmetros da Ligação ao POC. A conta de custos a utilizar no lançamento das verbas de
cada funcionário, depende da divisão a que o mesmo pertence (definida na sua ficha).
 Faltas - Os códigos de remuneração respeitantes a faltas (desde 401 a 500) registam importâncias
que devem ser directamente descontadas ao abono (remuneração base). Desta forma, não é
necessário definir as contas a que estas remunerações devem ser lançadas.
 Descontos - Nos códigos respeitantes a descontos (desde o código 301 ao 400) definem-se as
contas de valores a pagar onde serão lançados as importâncias deduzidas ao valor do recibo que a
empresa retém para pagar às diversas entidades;
 Encargos - Nos códigos de remuneração correspondentes a encargos (desde o código 501 ao 550)
definem-se tanto as contas de custos relativas ao encargos como a conta de valores a pagar onde
serão lançados os valores do encargo sobre os vencimentos pagos a pagar às diversas entidades.
 Adiantamentos - Os Adiantamentos por Conta consistem num movimento meramente financeiro,

não tendo qualquer tratamento contabilístico, pelo que não necessita de efectuar nenhuma definição
relativamente a estes códigos.
Nota: Ao abrir uma nova empresa, as contas de ligação ao POC para os códigos fixos da tabela de
códigos de remunerações são preenchidas por defeito. Deve analisar se estas estão de acordo com
as contas que criou no seu plano de contas do sistema de contabilidade. Caso existam diferenças,
deve alterá-las por forma a que na importação do ficheiro de ligação os valores sejam imputados às
contas correctas.
10.3.1.4 Contas POC de Bancos

O pagamento do recibo de vencimento pode ser lançado à contabilidade de duas formas:
 À conta de caixa/bancos por onde foi efectuado o pagamento, caso o recibo de vencimento tenha
registado os meios de pagamento,
 Às contas fixas de valores a pagar aos órgãos sociais/pessoal, caso o recibo de vencimento não
tenha meio de pagamento registado.
O pagamento de despesas e rendimentos de outras categorias movimenta sempre a conta de caixa/bancos

por onde foi efectuado o pagamento.
Nesta tabela definem-se as contas POC dos bancos utilizados nos pagamentos de vencimentos, despesas
e/ou outras categorias. Quando cria um código de Banco/Caixa, o seu registo é automaticamente criado
nesta tabela. Terá, no entanto, que indicar a conta que devem ser movimentada pelas verbas pagas por
intermédio de cada um desses bancos quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
Utilitários 93
10.3.1.5 Contas POC de Tipos de Despesa
A contabilização das despesas pagas é sempre efectuada no lançamento de pagamento. As despesas são
lançadas a débito à conta de custos do tipo de despesa e à conta de IVA dedutível de outros bens e serviços
por contrapartida do meio de pagamento.
Nesta tabela definem-se as contas POC dos tipos de despesa utilizados nas despesas de funcionários.
Quando cria um tipo de despesa, o seu registo é automaticamente criado nesta tabela. Terá, no entanto, que
indicar a conta de custo que deve ser movimentada pelas verbas pagas por despesas de cada um desses
tipos quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
10.3.1.6 Contas POC de Tipos de Serviço

Dependendo da forma como na ficha de cada sujeito passivo foi definido o lançamento de custos ao POC, a
contabilização dos rendimentos de outras categorias pode ser efectuada no lançamento dos custos e/ou
apenas no lançamento do respectivo pagamento:
 Custo - Quando se indica na ficha do sujeito passivo que os custos são lançadas logo, o registo do custo
origina um lançamento da contas de custos por contrapartida da conta corrente do sujeito passivo.
 Pagamento - Quando se indica na ficha do sujeito passivo que os custos são lançadas logo, debita-se a
conta-corrente por contrapartida dos meios de pagamento e das contas de IR dos tipos de rendimentos.
Caso contrário, debitam-se as contas de custo por contrapartida das contas dos meios de pagamento e
das contas de IR dos tipos de rendimentos.
Nesta tabela definem-se as contas POC dos tipos de serviço utilizados nos custos de outras categorias.
Quando cria um tipo de serviço, o seu registo é automaticamente criado nesta tabela. Terá, no entanto, que
indicar a conta de custo que deve ser movimentada pelas verbas pagas por custos de cada um desses tipos
quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
10.3.1.7 Contas POC de IR Retido

Nesta tabela definem-se as contas POC dos tipos de rendimento pagos nos rendimentos de outras
categorias. Quando cria um tipo de rendimento, o seu registo é automaticamente criado nesta tabela. Terá,
no entanto, que indicar a conta de IR retido que deve ser movimentada pelas verbas pagas respeitantes e
cada um desses tipos quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
10.3.1.8 Tipos de Documentos

Nesta tabela definem-se os tipos de documento no sistema de Contabilidade correspondentes a cada um dos
tipos de documentos definidos no Gep. Quando cria um tipo de documento, o seu registo é automaticamente
criado nesta tabela. Terá que indicar o correspondente tipo de documento no sistema de Contabilidade a
utilizar quando faz a exportação.
Nota: Os tipos de documentos aqui definidos tem que necessariamente estar criados na tabela de
tipos de documentos do sistema de Contabilidade caso contrário a importação no sistema de
contabilidade não será bem sucedida.
10.3.1.9 Fichas de Funcionários

Para efectuar a ligação à contabilidade, cada ficha de funcionário tem que ter definido:
 Divisão da Conta de Custos

Na ficha de cada funcionário, indica-se se o mesmo pertence aos órgãos sociais ou a uma das
divisões da conta de custos com o pessoal definidas nos parâmetros da exportação.
Esta classificação destina-se a identificar a conta que é movimentada pelos custos relativos à
remuneração do funcionário. Caso o funcionário pertença aos órgãos sociais, os valores referentes
ao processamento de salários irão originar movimentos nas contas dos órgãos sociais. Caso
contrário, esses valores irão originar movimentos na conta de custos da divisão a que o funcionário
pertence.
 Centros de Custo
Nas fichas dos funcionários deverá indicar quais os centros de custo a que devem ser imputados os
valores dos abonos e encargos de cada funcionário.
94 Utilitários
A definição de centros de custo pode ser feita para cada código de remuneração e/ou pode também
definir a regra geral para todos os restantes códigos de remuneração.
Os valores resultantes dos processamento de códigos de remuneração para os quais esteja
indicado que o lançamento a centros de custo é digitado no lançamento, são imputados e
distribuídos pelos respectivos centros de custo (ou pelos centros de custo definidos como regra
geral) definidos na ficha do funcionário.
No entanto, os valores resultantes dos processamentos de códigos de remuneração para os quais
esteja indicado que o lançamento a centros de custo é rateado em função da remuneração base,
são imputados e distribuídos proporcionalmente pelos mesmos centros de custo a que foi imputado
o valor da remuneração base.
10.3.1.10 Fichas de Sujeitos Passivos

Para efectuar a ligação à contabilidade, cada ficha de sujeito passivo tem que ter definido:
 Forma como os Custos são lançados ao POC

Os custos do sujeito passivo podem ser lançados à contabilidade no momento em que é efectuado o
seu registo (aplicável para sujeitos passivos que passem facturas) ou apenas no momento em que
são pagos (aplicável para sujeitos passivos que não passem facturas).
 Conta corrente a lançar

Caso os custos para este sujeito passivo sejam lançados ao POC quando registados tem de indicar
a conta corrente do sujeito passivo.
10.3.2 Processamento da Ligação ao POC

O processamento de ligação à contabilidade está disponível no menu de Utilitários.
A ligação pode ser efectuada de duas formas:
 Imprimir listagem de ligação ao Poc: se não possui o sistema de contabilidade da Gestexper (PocWin)
pode emitir uma listagem que contenha os lançamentos que devem ser efectuados no seu sistema de
contabilidade;
 Exportação para o PocWin: é gerado um ficheiro com os lançamentos a efectuar na contabilidade.
Este ficheiro pode ser importando no sistema de contabilidade da Gestexper, PocWin, dispensando o
utilizador de efectuar os lançamentos nesse sistema. Desta forma, permite que os movimentos
lançados no sistema Gep já não tenham que ser lançados no sistema de contabilidade.
Para efectuar qualquer destas operações, terá de indicar o mês dos lançamentos a lançar à contabilidade e
pressionar correspondente à operação a executar.
Se pretende efectuar a exportação para o POC, poderá assinalar o fecho do mês para garantir que nenhum
dos lançamentos registados no mês, e em meses anteriores, seja posteriormente alterado.
10.3.2.1 Exportação no sistema Gep

O sistema gera um ficheiro contendo a informação relativa aos movimentos exportados do mês indicado. Este
ficheiro é gerado com o nome E_Gepmês.Poc, em que mês corresponde ao número do mês exportado, e
gravado na directoria definida nos parâmetros de exportação. O ficheiro de exportação inclui linhas para fazer
o PocWin apagar todos os movimentos do diário exportado e do mês enviado. Desta forma o utilizador pode
repetir a exportação sem qualquer receio.
Nota: É da responsabilidade do utilizador efectuar as exportações dos novos meses ou dos meses
onde efectuou alterações. Aconselha-se a selecção do fecho de meses após a ligação ao PocWin.
10.3.2.2 Importação no sistema de contabilidade

Para proceder à importação do ficheiro no sistema de contabilidade PocWin deverá entrar na empresa onde
pretende efectuar a importação e seleccionar a opção Integração de Lançamentos, disponível no menu de
Utilitários. Em seguida deverá indicar a localização do ficheiro resultante da exportação no Gep que pretende
importar.
O sistema irá proceder à leitura desse ficheiro e criará os movimentos contabilísticos correspondentes.
Utilitários 95
96 Utilitários
11 Anexos
11.1 Termo de aceitação

A abertura desta embalagem importa a aceitação tácita e sem reservas dos termos e condições da
Convenção da “Licença de Utilização do Software Gestexper”.
Assim, e antes de proceder à respectiva abertura, leia atentamente o documento em anexo intitulado
“Licença de Utilização do Software Gestexper”, pois após tal abertura não será reconhecido qualquer direito
resultante do desconhecimento das respectivas cláusulas.
11.2 Licença de utilização do software Gestexper

Pelo presente documento é levada a efeito a convenção que regula as condições em que é licenciado para
utilização o Software Gestexper, nos termos das cláusulas seguintes:
11.2.1 Definições
Para os efeitos da presente convenção, entende-se por:
A) Gestexper Lda, ou Produtora: A Gestexper - Informática Lda, empresa criadora do Software Gestexper;
B) Software Gestexper: Aplicações informáticas comercializadas sob a marca "Gestexper";
C) Utilizador: O adquirente de uma cópia de um Software Gestexper com o correspondente suporte
magnético e documentação pertinente que, após aceitação da presente convenção e nos termos dela
constantes, se torna titular de uma licença de utilização do referido Software Gestexper.
11.2.2 Objecto
O objecto da presente Convenção é o conjunto de condições em que o Utilizador pode, sem carácter de
exclusividade, utilizar o Software Gestexper que, juntamente com o respectivo suporte magnético e
documentação, está contido na embalagem anexa. Fica absolutamente entendido que a licença de utilização
Anexos 97
concedida não pressupõe nem, de forma alguma, constitui venda do Software Gestexper original, o qual
permanece na titularidade da Gestexper Lda.
11.2.3 Âmbito da Licença

1. A licença objecto da presente Convenção é concedida ao Utilizador para instalar o Software Gestexper
dentro de um computador e de todos aqueles que, sendo da sua titularidade, se encontrem no mesmo
espaço físico do primeiro e se destinem aos mesmos fins e objectivos.
2. O estabelecido no número anterior é aplicável quer às licenças para utilização em sistema Monoposto,
quer às licenças para a utilização em sistema Multiposto.
3. No caso de licença para utilização em sistema Multiposto, entende-se que a licença abrange todos os
sistemas que se encontrem nas condições referidas no antecedente número 1.
11.2.4 Vigência
A presente Convenção entra em vigor logo que aceite pelo Utilizador e durará por tempo indeterminado.
§único: Para efeitos do estabelecido nesta cláusula, entende-se que o Utilizador aceita a presente
Convenção logo que proceder à abertura da embalagem que adquiriu contendo uma cópia do Software
Gestexper e respectivo suporte magnético.
11.2.5 Direitos de Autor

Os direitos de autor do Software Gestexper pertencem, em exclusivo, à Produtora e encontram-se protegidos
pela legislação que os regula, nomeadamente, o artigo 9º da Lei nº 109/91, de 17 de Agosto.
11.2.6 Reprodução
1. É expressamente vedada ao Utilizador toda e qualquer forma de reprodução, total ou parcial, do
Software Gestexper, ainda que por via da sua inclusão ou fusão com outro software.
2. O estabelecido no número anterior é, igualmente, aplicável à documentação que acompanha a cópia do
Software Gestexper.
3. Sem embargo do estipulado nos números anteriores, é permitido ao Utilizador efectuar uma cópia do
Software Gestexper destinada única e exclusivamente a fins de segurança interna e para seu uso privado.
11.2.7 Utilização
A licença de utilização do Software Gestexper, objecto do presente contrato é concedida exclusivamente ao
Utilizador, pelo que a este é vedado:
A) Divulgar, distribuir ou por qualquer outra forma permitir a sua utilização por terceiros;
B) Ceder, total ou parcialmente, temporária ou definitivamente, quer a título gratuito quer a título oneroso, a
licença de utilização que lhe é concedida pela presente Convenção, sem prévia autorização da Produtora
dada por escrito.
§Único: O Utilizador obriga-se a comunicar à Produtora qualquer alteração da sua denominação.
11.2.8 Outras Proibições

Ao Utilizador é, ainda, vedado alterar, adaptar, traduzir, desmembrar ou, por qualquer outra forma, introduzir
modificações no Software Gestexper. Consequentemente, é-lhe também expressamente, vedada a criação
de quaisquer obras baseadas no Software Gestexper.
11.2.9 Incumprimento
1. Em caso de incumprimento, por parte do Utilizador, das obrigações por si emergentes da presente
Convenção, nomeadamente no que respeita às cláusulas 6ª, 7ª e 8ª, tem a Produtora o direito a rescindir a
98 Anexos
presente Convenção, sem necessidade de aviso prévio, sendo suficiente, para o efeito, a comunicação da
rescisão por carta registada com aviso de recepção.
2. Para além do direito a rescindir a presente Convenção nos termos do número anterior, a Produtora, em
caso de incumprimento por parte do Utilizador, tem ainda o direito a ser indemnizada por todos os prejuízos
para si decorrentes de tal incumprimento.
3. Logo que lhe for comunicada a rescisão, nos termos do antecedente número 1, o Utilizador obriga-se a
destruir total e definitivamente todas as cópias do Software Gestexper que tenha na sua posse.
11.2.10 Actualizações
A Gestexper, Lda. reserva-se o direito de proceder a actualizações do Software Gestexper, criando, para o
efeito, versões modificadas do mesmo. Fica, no entanto, entendido que não lhe caberá qualquer
responsabilidade pela sua distribuição junto dos Utilizadores, os quais, se assim o entenderem e nas
condições a definir com o respectivo fornecedor, procederão à respectiva aquisição.
11.3 Garantia limitada do software Gestexper

1. A Produtora garante, exclusivamente ao Utilizador, que os suportes magnéticos nos quais o Software
Gestexper se encontra gravado e por si fornecido, não apresentam defeitos de produto ou anomalias de
fabrico.
2. A Produtora garante, ainda, que os programas que compõem o Software Gestexper, gravados no suporte
magnético, estão em condições de realizar as operações descritas na documentação que o acompanha, a
qual dele faz parte integrante.
3. Quaisquer anomalias ou defeitos verificados no material fornecido e referido nos números antecedentes, e
desde que resultem de uma normal utilização, só podem ser reclamados junto da Produtora no prazo de 90
dias a contar da data de entrega constante na cópia do recibo.
4. No caso previsto no número anterior o Utilizador terá, exclusivamente, direito:
l) À substituição do suporte magnético, substituição essa que se processará mediante a devolução do

suporte magnético defeituoso ou anómalo, acompanhado pelo respectivo recibo de aquisição, junto da
Produtora ou um qualquer seu representante ou agente.
ll) A rescindir a presente Convenção e a receber o preço por si pago, no prazo de 60 dias contado da
data de devolução do suporte magnético defeituoso, no caso da Produtora se ter mostrado incapaz de
corrigir o defeito ou a anomalia verificada, ou não tiver procedido à sua substituição.
5. Em caso de substituição do suporte magnético, o mesmo terá uma garantia de 30 dias, nos mesmos
termos e condições da presente cláusula.
6. Sem prejuízo do referido no antecedente n.º 2, a Produtora não garante, nem se responsabiliza, pelo uso
e / ou resultados obtidos pela utilização do Software Gestexper.
7. Fica, desde logo, claro e aceite pelo Utilizador que o Software Gestexper se destina às especificidades e
características assinaladas e constantes na documentação a ele anexas, não podendo, por isso, o Utilizador
esperar, nem à Produtora ser exigido, qualquer uso ou fim diferente daquele para que o mesmo foi
concebido.
Anexos 99
100 Anexos

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1 INTRODUÇÃO E CONCEITOS GERAIS ................................................................................................... 7

Sistema de Gestão de Pessoal 7

 Fornecer uma visão global do sistema.

Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado

1.1.2 Organização do manual

 Introdução e Conceitos Gerais

 Descrição Geral do Sistema

 Iniciação dos Trabalhos

8 Sistema de Gestão de Pessoal

 Rendimentos de Outras Categorias

1.1.3 Ajuda On-Line

 Palavras ou expressões sublinhadas: ao pressionar essas palavras o programa apresenta-lhe a

Sistema de Gestão de Pessoal 9

1.2 Instalação e Acesso

1.2.1 Instalação do sistema

1.2.1.1 Instalação em monoposto

1.2.1.2 Instalação em multiposto

1. Instalação do software, procedendo da forma explicada no ponto anterior;

2. Alteração da directoria de arranque do sistema.

10 Sistema de Gestão de Pessoal

1.2.3 Acesso ao Sistema

1.2.4 Criação de Empresas

1.2.4.1 Conceito de empresa e ano

1.2.4.2 Criação da empresa.

1.2.4.3 Abertura da empresa

Sistema de Gestão de Pessoal 11

1.3.1 Introdução de dados

1.3.2 Janelas com Listas - Browses

12 Sistema de Gestão de Pessoal

1.3.3 Janelas de Manutenção de Tabelas

Ctrl Ctrl Ctrl Esc

Sistema de Gestão de Pessoal 13

Vai para o primeiro, anterior, próximo ou último registo da tabela.

1.3.4 Janelas de mapas e listagens

14 Sistema de Gestão de Pessoal

Configurar Permite alterar a configuração da impressora para a impressão do mapa ou listagem.

1.3.5 Janelas de Listas

Sistema de Gestão de Pessoal 15

16 Sistema de Gestão de Pessoal

 Vencimentos - Consiste em registar, calcular e emitir os recibos de vencimentos, e exportar os

 Tratamento de obrigações relativas ao Pessoal - Consiste em dar cumprimento a obrigações relativas

 Rendimentos de Outras Categorias - Consiste no registo e pagamento de todos os custos da empresa

 Despesas de Funcionários - Consiste num sistema de registo, controlo e pagamento de despesas

2.2 Processamento de Vencimentos

Um recibo é constituído por um conjunto de códigos de remuneração e valores associados - positivos ou

Sistema de Gestão de Pessoal 17

Em resumo, as tarefas fundamentais do processamento são:

2.3 Rendimentos de Outras Categorias

2.3.2 Obrigações do Artigo 119º do CIRS

Transcreve-se a seguir o texto do nº1 do artigo 119º:

Comunicação de rendimentos e retenções

18 Sistema de Gestão de Pessoal

2.3.3 Declarações de Rendimentos

No Gep estão disponíveis as seguinte Declarações:

 Declaração mensal de retenções de IRS/IRC

 Declaração de Rendimentos Individual: dá cumprimento ao disposto na alínea b) do nº1 do artigo

 Declaração de Rendimentos da Empresa (Declaração Anual - Anexo J): dá cumprimento ao disposto

2.4 Despesas de Funcionários

Os resultados pretendidos com o tratamento das despesas são:

Sistema de Gestão de Pessoal 19

2.5 Gestão de Recursos Humanos

 Elaborar planos de formação e os subsequentes registos de formação efectuada