RUTH ESTHER CARRILLO RUEDA

INFORME AA1

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e

interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa
las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen
interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

1. OBJETIVO
Llevar a cabo la formalización de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios,
así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrega
de productos que cumplen todo lo requerido por la organización.
2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de
compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la
recepción de los mismos en la empresa.
3. DOCUMENTACION APLICABLE
Manual de calidad ISO 9001:2015
4. RESPONSABILIDADES
El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la
venta de parte de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de
materiales.
En el caso de reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo
canaliza a través de la conserjería o por cualquier empleado.
El Supervisor General es el responsable por los trámites correspondientes de contratación
y ejecución instalación de las solicitudes.
Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor general
en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados con el
producto o servicio.
En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá toda la
información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en particular.

5. DEFINICIONES

Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema,

relacionada con un requisito.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.

Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El proveedor en una situación

contractual.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o prestación de un

servicio.

Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto debe estar conforme.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada

cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.

Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para llevar a cabo las
actividades diarias del negocio.

6. DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe
asegurarse de:
 Que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente
definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.
  Que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de la
solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas responsables
de su aprobación.

6.1 NECESIDAD DE COMPRA

Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el
mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son los
materiales y productos necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales son
las características y especificaciones que deben tener, se deberá comprar si dichos materiales están
disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se procederá al proceso de compra del mismo.
La ejecución de esta actividad es responsabilidad del Responsable de Compras.

6.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe

identificar de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del procedimiento
Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores externos.

6.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES

Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud
de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo
aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. El pedido se realizará según el formato
“Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente.

6.4 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden

de Compra según formato. Dicha orden de compra deberá contener toda la información necesaria
de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros. Se deben
imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de compras, una para el registro de
pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha orden por e-mail. Es
tarea del Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se
cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura
de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura, para poder
tramitar el pago de la misma.

6.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe
revisar sus características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que cumpla
con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución, especificando
al proveedor las razones del rechazo.

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso

de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que incapacite la
mercadería para su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del incidente
al Supervisor general.

f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario como

disponible. Lista para su comercialización.

7. REGISTROS

 Orden de pedido
 Solicitud de compra
 Comparativo de Ofertas
 Evaluación de Proveedores
 Acta de Entrega Recepción de producto
 DOCUMENTOS

INTERNO
Orden de pedido
Solicitud de compra
Evaluación de Proveedores
Comparativo de Ofertas
Acta de Entrega Recepción de producto
EXTERNO
Documentos constitución Empresa
Ofertas generadas por proveedores
Documento de Experiencia reconocida
Certificaciones ISO (aplicables )