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12-19
Introducción
El objetivo del curso de Administración de Bibliotecas dirigido por la profesora Gilda Chacón es
el de que además de comprender en la teoría los objetivos que deben desarrollarse para una
buena administración, los aprendamos aplicar a una biblioteca o a un Departamento.
Nuestro grupo a través de este trabajo trató de determinar en que forma los principios y fines
de la administración se aplican en el Departamento de Referencia de la Biblioteca Central de la
Universidad Nacional.
La parte teórica del trabajo se elaboró con base en la lectura dirigida y a discusión en clase de
la bibliografía básica presentada en el programa del curso, la información correspondiente a la
Unidad de Referencia se obtuvo gracias a la colaboración que el personal de la misma nos
brindó por medio de: entrevistas, datos escritos, informes etc.
Concepto
En todo cuerpo social, el buen funcionamiento del mismo depende de cierto número de
condiciones, a las que se denominan generalmente principios.
Administración en la biblioteca.
Para hacerse cargo de una parte del trabajo de una biblioteca (Departamento en este caso), es
necesaria la capacidad de dirigir, tener convicciones e ideas prácticas, juicio, carácter y tacto
para persuadir a otros y aceptar también sus proposiciones.
La dirección y el consejo de la biblioteca deben preocuparse por un trato justo para el personal
y para lograr que cada miembro sienta que él y su labor tienen valor.
La imaginación y la mente creativa, deben estar dirigidos por un sentido de lo práctico y tener
presente que la capacidad administrativa, incluye una visión amplia que permita captar las
posibilidades de una buena idea y respaldarla.
Bibliotecas. Vol. III No.3. Julio-Diciembre, 1982 pp.12-19
Principios administrativos
1- Trabajo: Es poner la teoría en práctica o sea desarrollar una actividad. Requiere de una
división de tareas y una especialización de funciones. En el Departamento de Referencia, en
cuánto a este principio, existe una división de labores bien definida. Cada persona desempeña
su cargo según su grado profesional y según la información obtenida, existe una coordinación
tal que cada persona, está capacitada para llevar a cabo la labor asignada.
Según lo investigación existe en este Departamento un respeto mutuo entre los iefes y sus
subordinados.
4- Unidad de mando: Se basa en el hecho de que un agente solo debe recibir órdenes de un
jefe. En este Departamento no se presenta problema con este principio a pesar de que existen
tres jefes, éstas tienen diferentes turnos y diferente personal para cumplir un mismo programa,
distribuido de modo que no se da la dualidad de mando.
Una. labora de 7 a.m. a 3 p.m. otra de 3 p.m. a. 10 p.m. y una tercera supervisa al personal
que trabaja sábados, domingos y feridos.
En la Biblioteca de la UNA, existe un programa de actividades que cada Unidad trata de llevar
a cabo desarrollando un plan de trabajo que tiende a la consecución de ese programa.
Para esto cada departamento presenta un plan que debe cumplirse al máximo, si este no se
cumple tiene que ser justificado ante la dirección.
Pudimos darnos cuenta que en este departamento trabajan en forma centralizada, aunque
muchos servicios de la misma biblioteca trabajan en forma descentralizada. Se tiene en
proyecto, para cuando se termine el nuevo edificio descentralizar dentro del mismo edificio
algunos de los servicios de este departamento.
Jerarquía: Está constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior a los
agentes inferiores. Es el camino que siguen las comunicaciones que parten de la dirección.
En este departamento la escala jerárquica en orden descendente puede describirse así: Lic.
Jorge González, Director, como tal es la máxima autoridad; sigue a éste la jefatura de
Referencia que la constituyen las tres jefes, luego los subalternos de cada una de éstas.
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Orden: Existen dos formas de orden, el orden material que se define cómo un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar y el orden social, un lugar para cada persona y cada persona en
su lugar.
El orden material tiene como fin ubicar cada cosa de acuerdo a su funcionalidad para facilitar
su manejo; el orden social tiene como fin ubicar a las personas según su capacidad y grado
profesional, en el lugar en que éstas puedan ser más eficientes.
Estabilidad del personal: Toda persona requiere de tiempo para adaptarse a su labor y poder
cumplir con todo lo que se le impone. No se puede desplazar a las personas cuando apenas ha
concluido su período de aprendizaje porque esto puede causar una inestabilidad muy
perjudicial para cualquier empresa.
El este departamento se toma muy en cuenta que la persona adquiera confianza y experiencia
en el puesto asignado, así pudimos constatar que las que laboran aquí tienen bastante
seguridad y confianza en lo que hacen.
Pudimos observar que este departamento cuenta con dos personas con bastante iniciativa,
como lo son Jenny Bermúdez y Elizabeth Delgado, ambas han propuesto planes con ideas
nuevas donde se nota la participación de todos en su elaboración. Así cada persona se
preocupa por desarrollar y estimular su propia iniciativa.
Unión del personal: La fuerza de una empresa depende de la armonía, el respeto y la unión
que se logre dentro del personal. En este departamento notamos que quizá debido a la
existencia de varios turnos de trabajo se han formado pequeñas élites, debido a esta situación
no existe una relación muy estrecha entre los subalternos de uno y otro grupo. Creemos
importante que se haga, un esfuerzo a este respecto ya que esto puede obstaculizar bastante
la labor general de dicho departamento.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
En este departamento la mayoría del personal posee los conocimientos básicos que les
permiten colaboran en forma eficiente a lograr los objetivos del plan de trabajo que las jefes
proponen.
La falta de un buen presupuesto ha obstaculizado en gran parte muchos de los planes que un
departamento de Referencia podría realizar, se nos facilitó un plan de trabajo en el cual
pudimos analizar detenidamente la distribución de labores y los proyectos que se tienen para el
futuro.
Organización: Es una función pre-ejecutora que permita relacionar entre sí las actividades
necesarias, definiendo quién o quienes la desempeñen cuáles son las responsabilidades de
cada uno sus deberes y sus derechos. En este Departamento las tareas de las personas están
bien establecidas, de modo que el personal conoce cuál es realmente su verdadera función.
(Para constatar esto se nos dio un cronograma, sobre las labores de cada miembro en el cual
pudimos verificarla organización total de la Unidad.
Coordinación: Para lograr que se reúnan los esfuerzos de las partes que intervienen en la
consecución de determinados objetivos se requiere de la coordinación, que es un proceso
integrador. Esta consiste en la sincronización ordenada de las acciones.
Control: Es el proceso que lleva acabo el administrador para determinar lo que se está
realizando; se controla mediante la presentación de un plan de trabajo y el estudio de los
informes de las labores realizadas para saber si realmente ese plan se está cumpliendo.
En esta Unidad cada sub-grupo investigó en que forma se organizaba el trabajo en la biblioteca
en el departamento en él cual practicaban con el propósito de:
- Colocar la autoridad y la forma de decisiones tan cerca como sea posible del punto de acción.
Muchas bibliotecas grandes están organizadas de una manera que tienen un coordinador
dentro de cada uno de los tres grupos más importantes que deben existir en una biblioteca, que
son: el de niños, jóvenes y adultos; para poder conectar los servicios y los puntos de vista del
personal de la biblioteca tratando de obtener de cada quien lo mejor de su experiencia y sus
conocimientos. La organización se inicia desde la creación de un puesto del personal, que
debe basarse en el carácter del trabajo diario individual.
El Manual de procedimientos
Un manual de procedimientos puede decirse que es una especie de "diario" donde se van
anotando todos los pasos que se siguen en una determinada labor o departamento de una
biblioteca..
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La elaboración de un manual es de suma importancia ya que es una guía para que un nuevo
empleado sepa como llevar a cabo las labores de la persona a la cual va a sustituir.
El capítulo se completa además con un cuadro que contiene la organización de las labores de
cada persona, distribución de funciones según experiencia y especialidad. Un anexo que
contiene la forma correcta en que deben distribuirse las tareas según el puesto se encuentra en
la parte final de la investigación.
Anteriormente los jefes se reunían cada mes con el personal a su cargo, pero debido a
diversas circunstancias las reuniones no se efectúen muy a menudo, sino que cuando elaboran
el plan de trabajo anual de una vez se distribuyen las labores a cada persona.
Existen en esta unidad normas establecidas para: Permisos, incapacidades, sustituciones etc.
Todo esto requiere de fórmulas especiales que la persona solicitante debe llenar, éstas se
incluyen en el trabajo como anexos.
Existe un manual de clasificación de puestos que rige para toda persona que vaya a laborar en
la UNA, en éste se describen las tareas que deben ejecutarse, las responsabilidades y los
requisitos de un puesto. (Un ejemplo de dicho manual se incluye en el trabajo de la Pág. 39 a la
43).
Finalmente este sub-grupo investigó las necesidades de mobiliario, planta física, y equipo, el
presupuesto y la forma en que realizan la selección y adquisición de materiales para cada
punto, una vez realizado el análisis el grupo incluye recomendaciones bastante valiosas como
por ejemplo:
Que es urgente fortalecer, reforzar y actualizar la colección ya que ésta está totalmente
obsoleta, es importante que los servicios que se brindan como confección de bibliografías, se
dan a conocer a todos los usuarios. Las guías que existen para el uso de la biblioteca no
deben permanecer guardadas, sino que es importante distribuirlas a los usuarios.
El presupuesto es insuficiente para llevar a cabo muchos de los proyectos que el personal
podría desarrollar; es urgente además que esta Unidad cuente con una sala, exclusiva de
manera que los usuarios encuentren espacio para poder consultar las obras de referencia con
comodidad.
Bibliotecas. Vol. III No.3. Julio-Diciembre, 1982 pp.12-19
El trabajo total consta de 103 páginas, 11 anexos y una amplia. bibliografía, puede consultarse
en forma completa en el Centro de Documentación de la Unidad de Bibliotecología de la
Universidad Nacional.