SOLUCION:

OBJETIVO: Este procediemiento se establece para efectuar control, la elaboración,

modificación e identificación de los documentos de registro de la empresa
confecciones sa. Dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin
de tener la documentación actualizada y disponible para el uso de todos los
usuarios.

ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimeintos,

instructivos, formatos, guias de registro entre otros), los documentos de origen
externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos, el
procedimeinto inicia con identificación de la necesidad, de crear o modificar un
docuemnto y finalización con la divulgación del documento por parte del
responsable del docuemento por parte del responsable del proceso.

RESPONSABILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el coordinador de trabajo y los lideres de procesos de gestión,

COORDINADOR DE TRABAJO: Asesora a los lideres de pocesos para la gestión,

control y administración del SGC. En forma coherente, congruente y consistente, de
acuerdo a la natrualeza del servicio,

ASISTENTE PRACTICANTE PROFESIONAL:

El asistente del area practicante profesional, específicamente interviene enla

adecuación, de la presentacio de los documentos, antes de la revisión para su
aprobación.

Apoya a los lideres de procesos para garantizar que:

Se revisen y actualícenlos documentos cuando sean necesarios y se aprueben

nuevamente,

Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos,

Las versiones petienentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles

en la internet.

Los documentos se enceuntren legibles y fácilmente identificables,

Se socialicen los documentos,

Prevenir el uso no identificado de documentos obsoletos,

El control de los documentos en medio magnetico, con el fin de preservar y

proteger la información,

Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
docuemento,
Se mantega actualizado los listados maestros,

LIDERES DE PROCESOS.

Todos los lideres de procesos son los responsables de cumplir el procedimeinto

establecido, sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

PRECISIONES ESTRUCTURA DOCUMENTAL.

La estructura docuemntal del SGC. De la empresa confecciones SA. Dedicada al

diseño y manufacturación, de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura,
en donde los documentos de nivel superior, tiene cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle,

DISPOSICIONES SOBRE REPRESENTACIÓN DE FORMATOS.

En todo caso se privilegia la prevención y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa, para estos casos una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia, en medio digital al proceso, de
gestión de publicaciones para su correspondiente reproducción,

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación, la

empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agostar sus
existencias,

REGISTROS:

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados,

Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se

adecuo al proceso correspondiente.

No están sujetos a actualizaciones, porque no debe ser modificado (salvo en casos

especiales) y dejando constancia de todas las circunstancias de cambio, sigueindo
el procedimiento al respecto,

Los registros pueden realizarse en medios impresos o medioselectronicos y estar

en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel como un
material fotogafico o similar, son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios,

La empresa debe garantizar que los riesgos no pueden ser modificados, y si los son
que constancia de ello, que, quien cuando lo hizo. Especialmente cuando sea
suseptible, alas modificaciones, como es el caso de los registros guardados en
forma digital,

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, enel caso
de los registros impresos, y en los registros digitales debe quedar constancia de
quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de facil identificación por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que asi lo requieran (historias clínicas exámenes
ocupacionales etc,

LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR.

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe garantizar lo que realemnte ocurrió paso u ocurrió,

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: Se debe diligenciar con elementos de fácil borrado no usar lápiz o

tinta lavable.

 Opotunos: Se realiza en tiempo real para evitar perdida de información por el

paso del tiempo.

 Claros:deben ser entendibles para todos.

 Coherentes:en lo que respecta a fechas, temperaturas, tiempo etc.

 Legible:
 No alterable, no debe tener tachones enmendaduras, uso de correctores, etc.

 Completo: No debe tener espacios en blanco debecruzar con una raya lo que no
se llena:

USO DE LOS REGISTROS:

Los registros deben utilizarse para docuemntar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras

 Porcediemintos y análisis de la información

 Almacenamiento y distribución

 Examensralizados

 Calibracion de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de claidad

 No conformidades

 Acciones correctivas.

DESCRIPCIÓN EL PROCESO

FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS.