Descrição

 Arquivís0ca  –  Aula  4    

GESTÃO  DE  DOCUMENTOS  DE  

ARQUIVO  
Aula  4  –  Descrição  Arquivís0ca  
e
e  
s p ci al  
.  A  norma0zação  e  as  diretrizes  para  a  elaboração  
de  instrumentos  de  pesquisa.  Instrumentos  de  
pesquisa:  como  chegar  a  eles.  As  diferenças  entre  
guia,  inventário,  catálogo  e  índice.  
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O ciclo de vida dos documentos e os arquivos

Proveniência interna Proveniência externa

Orgânico Não-Orgânico

A criação ou recepção
dos documentos

Arquivos
Correntes Possibilidade de Conservação
uso alta nos setores

Avaliação e Eliminação
transferência
Arquivo
.
Intermediário Possibilidade de Depósito
uso decrescente centralizado

Eliminação e Arranjo
Recolhimento
Arquivo
Permanente Valor Depósito
Secundário Centralizado 5 a 10%
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Ciclo  de  Vida  das  Informações  ArquivísDcas  

1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade

Arquivos Arquivos Arquivos
correntes intermediários permanentes
Arquivos de Arquivos semi-ativos Arquivos inativos
gestão Pré-arquivo Arquivos definitivos
Arquivos vivos Arquivos históricos
Arquivos ativos
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Arquivo Corrente Arquivo Arquivo Permanente

Intermediário

Valor Primário Primário Secundário

Acesso Restrito aos Restrito aos Aberto

acumuladores acumuladores ou com
autorização

Conservação Física Centralizada ou Centralizada Centralizada

Descentralizada

Justificativa de Apoio às atividades Razões administrativas, Pesquisa, administrativa

conservação cotidianas legais ou fiscais

Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total

acumulado

Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de Instituição arquivística

trabalho

Processamento Classificação, Temporalidade Arranjo, descrição

Técnico temporalidade
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Classificação de Documentos de Arquivo

“Determinação das categorias ou dos

grupos entre os quais devem ser
distribuídos logicamente e
sistematicamente os dossiês em
grupos ou categorias de assuntos
segundo uma ordem para facilitar a
utilização”.
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Os  princípios  de  classificação  

•  a  classificação  é  uma  representação  da  realidade  
e  como  tal  uma  aproximação.  É  necessário  definir  
níveis  de  tolerância;  
–  Inesgotabilidade  (nenhuma  classificação  é  tão  
exaus0va  que  será  capaz  de  englobar  tudo);  
•  Provisoriedade.  
•  a  classificação  persegue  um  obje0vo;  
•  a  classificação  tem  por  trás  um  mecanismo  
classificador  que  executa  as  operações  
necessárias  (denominação,  hierarquia,  
subordinação);  
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•  a  classificação  necessita  de  

um  princípio  de   Alunos  
classificação  ou  de  divisão;   Descrição  Arquivís0cas  

•  o  princípio  de  classificação  é  

natural  quando  é  o  mais  
adequado  (aproximado)  ao  
conjunto;  

Masculino   Feminino  

Princípio  de  Classificação:  Sexo  

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Relações  entre  Conceitos  

•  Relação  hierárquica   Árvore  

(gênero/espécie)  –  
se  dois  conceitos  
diferentes  possuem  
caracterís0cas  
idên0cas  e  um  deles  
possui  uma   Árvore   Árvore  de  
caracterís0ca  a  mais   FruGfera   Nozes  
do  que  o  outro,  
então  entre  eles  se  
estabelece  a  relação  
hierárquica  ou  
gênero/espécie.  
macieira   pessegueiro   amendoeira   nogueira  
 Descrição  Arquivís0ca  –  Aula  4    

Relações  entre  Conceitos  

•  Relação  
Árvore  
par00va  
(todo/parte)  
–  a  relação  
par00va  
existe  entre   Raízes   Tronco   Galhos     Folhas  
um  todo  e  
suas  partes.  
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Relações  entre  Conceitos  

•  Relações  
Funcionais  –  
aplicam-­‐se,  
Produção  →  Produto  →  Produtor  →  Comprador  
sobretudo,  a  
conceitos  que  
expressam  
processos.  
 
 
 
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ISAD  -­‐  Elementos  de  informação  obrigatórios  –  Fundo  

 
IDENTIFICAÇÃO  
Código  de  referência  Título  
Datas  
Nível  de  descrição  
Dimensão  e  suporte  
 
CONTEÚDO  E  ESTRUTURA  Âmbito  e  conteúdo  
Sistema  de  organização  
 
CONDIÇÕES  DE  ACESSO  
Instrumentos  de  descrição  
 
CONTEXTO  
Nome  do  produtor  
 
CONTROLE  DA  DESCRIÇÃO  Nota  do  arquivista  
Regras  ou  convenções  
Data  das  descrições  
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Monte  o  Arranjo  da  

A0vidade  Meio  do  Hospital  
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Norma0zação  da  Descrição  Arquivis0ca  

•  A  preocupação  com  a  descrição  arquivís0ca  é  recente,  surge  por  volta  do  
final  da  década  de  1980,  com  o  início  do  processo  de  construção  de  
normas  de  descrição  de  documentos  arquivís0cos.  
 
•  Em  1992  foi  produzida  a  primeira  versão  da  ISAD(G),  sua  publicação  
ocorreu  em  1993,  sendo  decidido  que  após  5  anos  seria  novamente  
revista.  Ainda  em  1992  foi  proposta  a  elaboração  de  outra  norma,  a  ISAAR  
(CPF),  porém  sua  publicação  ocorreu  somente  em  1996.  

•  A  ISAD  (G)  padroniza  a  descrição  arquivís0ca  em  fundos  como  um  todo  e  
em  suas  partes  e  contém  regras  gerais  que  podem  servir  como  base  para  a  
criação  de  normas  locais  ou  ser  usada  em  conjunto  destas  se  já  exis0rem.  
 Descrição  Arquivís0ca  –  Aula  4    

•  Com  a  aplicação  da  ISAD  (G)  a  descrição  passa  a  ser  

normalizada  universalmente  contribuindo  para  que  o  
acesso  e  a  troca  de  informações,  principalmente  em  meio  
eletrônico,  sejam  sa0sfatórios.  Segundo  Lopez  (2002),  para  
que  o  ideal  perseguido  pela  normalização  se  torne  
concreto  resta  um  longo  caminho.    

•  A  ISAD  (G)  padroniza  a  descrição  arquivís0ca  em  fundos  

como  um  todo  e  em  suas  partes  e  contém  regras  gerais  
que  podem  servir  como  base  para  a  criação  de  normas  
locais  ou  ser  usada  em  conjunto  destas  se  já  exis0rem.  Sua  
estrutura  parte  de  um  princípio  hierárquico,  no  qual  a  
descrição  é  feita  em  níveis,  denominando-­‐se  assim  
estrutura  mul0nível.  
 Descrição  Arquivís0ca  –  Aula  4    

estrutura  mul0nível.  
•  Descrição  do  geral  ao  par0cular:  apresenta  uma  relação  
hierárquica  entre  as  partes  e  o  todo  
 
•  Informação  relevante  para  o  nível  de  descrição:  as  informações  
devem  ser  apropriadas  para  o  nível  que  está  sendo  descrito.  
 
•  Relação  entre  descrições:  iden0fica  o  nível  de  descrição.  
 
•  Não  repe0ção  de  informação:  não  repe0r  as  informações  em  
níveis  diferentes  de  descrição.  
Formas  de  descrição  de  documentos  e  acervos.     Descrição  Arquivís0ca  –  Aula  4    

Fundo  
Seção1 GUIA   Seção3

INVENTÁRIO  
Seção2

Série1 Série2 Série3

CATÁLOGO  

Sub-série1 Sub-série2

Sub-série2.3
ÍNDICE  
Documento/ Sub-série2.2 Documento/
Documento/
Processo Sub-série2.1 Processo
Processo

Documento subordinado /
Ato informacional
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Instrumentos  de  Pesquisa  

       Instrumentos  de  pesquisa  completam  o  
trabalho  de  um  arquivo  com  a  finalidade  de  
propiciar  o  acesso  aos  documentos,  consulta  e  
divulgação  do  acervo  e  se  apresentam  em  
vários  formatos  e  cada  um  possui  
caracterís0cas  próprias,  que  vão  atender  as  
necessidades  dos  pesquisadores  
 Descrição  Arquivís0ca  –  Aula  4    

           Nível              Base  descrição                    Instrumentos  

Conjuntos  documentais   Guia  
Ins0tuição  
amplos  
   
 
   
 
Fundos,  grupos,  coleções   Inventário  
Séries  
   
 
   
 
Séries   Catálogo  
Unidades  documentais    
 
 
   
Assunto,  recorte  
Unidades  documentais   Índices,  catálogo  sele0vo  
temá0co  
  Andre  Lopez  

25  
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Os  instrumentos  de  Pesquisa  

•  Bellouo  (2004)  apresenta  as  formas  tradicionais  dos  instrumentos  arquivís0cos  de  
referências:    

 a)  o  “guia”,  de  acesso  fácil  para  o  

grande  público  por  ter  linguagem  
abrangente  e  popular.  O  guia  é  
apresentado  como  o  primeiro  
instrumento  que  deve  ser  
consultado  pelo  pesquisador;  
 Descrição  Arquivís0ca  –  Aula  4    

Inventário  
 O  “inventário”,  aquele  que  detêm  
representações  de  conjuntos  documentais  
ou  parcelas  do  fundo  com  descrições  
sumárias,  permi0ndo  um  prévio  
conhecimento  do  conteúdo  do  documento,  
antes  de  se  ter  acesso  a  uma  descrição  mais  
detalhada;    
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Catálogo  
 
 O  “catálogo”  é  aquele  instrumento  
que  possui  descrições  de  cada  peça  
documental  em  uma  ou  mais  séries,  
ou  de  uma  parcela  da  documentação  
que  tenha  sido  escolhida,  respeitando  
ou  não  a  ordem  de  classificação;    
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Índice  

   Os  “índices”,  que  apontam  

nomes,  lugares  ou  assuntos,  
organizados  alfabe0camente  
e  indicando  notações  de  
localização  dos  documentos  
correspondentes;    
 Descrição  Arquivís0ca  –  Aula  4    

Observações  importantes:  
• Na  tarefa  de  elaboração  dos  instrumentos  de  pesquisa  é  necessário  saber,  em  primeiro  
lugar,  em  que  nível  de  sintonia  se  encontram  as  aDvidades  de  descrição  em  relação  às  de  
classificação.  

• Por  exemplo:  se  durante  a  ordenação  interna  dos  documentos  de  uma  série  for  possível  a  
anotação  das  datas-­‐limite,  no  momento  da  descrição  não  será  necessário  voltar  àqueles  
documentos.  

• Infelizmente  essa  situação  nem  sempre  ocorre  e  os  arquivistas  acostumaram-­‐se  a  

descrever  a  posteriori  os  conjuntos  documentais  já  classificados.  

• Independentemente  de  se  efetuar  a  descrição  no  mesmo  momento  ou  após  a  
classificação,  é  necessário  estabelecer  uma  sistemáDca  de  coleta  de  informações  do  
acervo  e  de  seus  documentos.  

• A  u0lização  de  fichas  eficientes,  informa0zadas  ou  manuais,  é  muito  importante.  Também  
é  fundamental  a  realização  de  um  bom  controle  sobre  o  preenchimento  e  o  
processamento  das  fichas,  a  fim  de  se  garan0r  uma  padronização  rigorosa.    
• A  criação  de  manuais  de  preenchimento  e  a  revisão  sistemáDca  são  imprescindíveis.  
• Igualmente  importante  é  ter  controle  do  vocabulário  e  das  siglas  uDlizadas.    
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Recei0nha  
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Como  chegar  a  eles:  

•  1  -­‐  planejamento  e  definição  de  prioridades  
•  2  -­‐  estabelecimento  do  conteúdo  do  
instrumento  
•  3  -­‐  preparação  para  o  recolhimento  das  
informações  
•  4  -­‐  recolhimento  das  informações  
•  5  -­‐  confecção  e  divulgação  do  instrumento  de  
pesquisa  
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Passo  1  -­‐  planejamento  e  definição  de  

prioridades:  
·∙  escolha  do  material  a  ser  descrito;  
·∙  escolha  do  0po  de  instrumento;  
·∙  definição  da  forma  de  divulgação  do  
instrumento;  
·∙  definição  dos  recursos  materiais,  humanos  e  
financeiros;  
·∙  estabelecimento  de  cronograma;  
 
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Passo  2  -­‐  estabelecimento  do  conteúdo  do  
instrumento:  
·∙  definição  das  informações  a  serem  
apresentadas;  
·∙  definição  do  modo  pelo  qual  as  informações  
serão  
apresentadas;  
·∙  estabelecimento  do  sistema  de  coleta  e  de  
processamento  dos  dados;  
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Passo  3  -­‐  preparação  para  o  recolhimento  das  

informações:  
·∙  definição  dos  elementos  do  sistema  informa0zado  (se  for  
o  caso);  
·∙  elaboração  de  fichas  para  coleta  da  informação;  
·∙  elaboração  de  manuais  para  o  preenchimento  das  fichas  
a  fim  de  se  garan0r  sua  correta  u0lização  e  a  
manutenção  de  um  padrão;  
·∙  teste  das  fichas  e  do  manual  em  uma  parte  do  acervo;  
·∙  finalização  das  fichas  e  do  manual;  
·∙  treinamento  do  pessoal  técnico  responsável  pelo  
preenchimento  das  fichas;  
·∙  escolha  de  um  técnico  responsável  pelo  preenchimento  
(será  o  revisor  das  fichas,  com  o  obje0vo  de  garan0r  a  
padronização  das  informações);  
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Passo  4  -­‐  recolhimento  das  informações:  

·∙  preenchimento  das  fichas;  
·∙  revisão  das  fichas;  
Passo  5  -­‐  confecção  do  instrumento  de  pesquisa  e  divulgação  do  
instrumento  de  pesquisa.  
 
     Escrever,  escrever  e  escrever.  
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•  Vamos  ver  o  trabalho  de  vocês?  

•  2  itens:  
–  Apresentação  do  acervo  (História  AdministraDva-­‐
Biografia  e  História  Arquivís0ca)  
–  Quadro  de  arranjo.