Sunteți pe pagina 1din 14

Publicație sponsorizată în asociere cu

Un manual pentru lucratul de oriunde


Organizarea unui birou acasă –
30 de sfaturi pentru lucratul de acasă

Data viitoare când te gândești ce job să alegi, care va fi factorul decisiv? Un salariu
mai mare, o săptămână de vacanță în plus, sau flexibilitatea locului de muncă?
Sondajele arată că banii nu mai fac diferența pentru majoritatea angajaților
potențiali, ci mai degrabă libertatea de a alege unde își desfășoară activitățile.
Fiindcă, la urma urmei, în ziua de astăzi îți poți organiza un birou oriunde.
Cuprins
10 trucuri pentru lucratul de acasă..................................................................................................................3
Dimineața dă tonul zilei: zece ritualuri ale oamenilor de succes.........................................................7
Fii o companie atractivă, lăsându-ți angajații să lucreze de oriunde..................................................10

2
10 trucuri pentru lucratul de acasă
Oricine a lucrat vreodată de-acasă cunoaște Cheia muncitului de acasă este biroul. Dacă se
această problemă: este ca pe vremea când poate, ar trebui să fie dedicat exclusiv muncii
erai la facultate și trebuia să te apuci de și ar trebui să îți permită să reduci la minim
recapitularea pentru examen. Deodată, casa e situațiile în care trebuie să îl părăsești. Sigur,
de nerecunoscut: totul e curat și ordonat, praful nu e cazul să transformi biroul în toaletă, ci,
e aspirat și mâncarea e gata, dar... e deja ora trei mai degrabă, să îți aduni toate documentele
după-amiaza și de muncă tot nu te-ai apucat. de care ai nevoie la îndemână, astfel încât
Nu e ușor să muncești de-acasă. Ai nevoie de să nu fie nevoie să le cauți în alte locuri din
disciplină și de voință puternică, altfel vei sfârși casă. Atunci când părăsești biroul, vei întâlni
pierzând vremea și vor trece ore până să rezolvi tot soiul de ispite care așteaptă să te distragă
ceva. Iată zece trucuri prin care îți va fi mai ușor de la lucru: canapeaua, aparatul de cafea,
să te apuci de muncă acasă. Însă, nu uita: cel patul, biblioteca...
mai important lucru este propria hotărâre. Unii oameni preferă să aibă o întreagă cameră
dedicată muncii, adică o cameră-birou. Astfel,
pot elimina cu totul elementele care distrag
1. Organizează un loc special atenția inutil. Alții se descurcă cu un design
pentru muncă minimalist, într-un colț al dormitorului. Tu
decizi ce îți priește, însă trebuie să fie o soluție
Atunci când lucrezi de acasă, cel mai important
eficientă. Poți alege chiar un birou la care lucrezi
lucru este mediul în care lucrezi. Să muncești
în picioare, în loc să stai jos. Ernest Hemingway,
din sufragerie, cu televizorul pornit, poate părea
Charles Dickens și Leonardo Da Vinci, de
drăguț la început, însă în curând vei descoperi
exemplu, lucrau cu toții din picioare.
că butonezi mai mult la telecomandă decât
la tastatură.

3
2. Profită la maxim de timpul că îți va afecta performanțele, ci și corpul tău
va avea de suferit. Există o modalitate simplă
de lucru flexibil de a rezolva problema: schimbă ce ai prin
Nu subestima orele pe care le ai la dispoziție. frigider, înlocuiește biscuiții și bomboanele cu
Dacă angajatorul sau clientul nu îți cere să fructe și legume, înlocuiește cafeaua cu ceai și
stabilești un program de lucru fix, alege tu pregătește un mic dejun și un prânz ușoare.
ce program vrei. În cele din urmă, tu știi cel mai
bine care sunt cele mai productive momente. Nu e nimic mai neproductiv decât să dai gata
Ești pasăre de noapte sau de zi? Nimeni nu te o friptură de vită în sos de smântână și șase
obligă să fii la birou de la opt dimineața sau găluște, și-apoi să fii nevoit să te întinzi pe
să îți iei jumătate de oră liberă pentru prânz. canapea. Toată dorința de muncă ți se va evapora
Timpul este cel mai mare avantaj pe care îl ai, și oboseala se va menține, chiar și după siestă.
în comparație cu cei care fac naveta la lucru, Același lucru este valabil și pentru cafeaua servită
așa că e bine să îl folosești inteligent. împreună cu ceva dulce. Dacă în frigider ai doar
fructe, vei obține energia de care ai nevoie rapid
Stabilește-ți programul de lucru așa cum ți și fără senzația de oboseală de după.
se potrivește mai bine și nu ezita să răspunzi la
e-mailuri după-amiaza sau să muncești seara Și frecvența este importantă. Este preferabil să
de la opt până la miezul nopții, dacă te ajută. mănânci cantități mici de mai multe ori pe zi, în
Dacă muncești mai bine dimineața, îți poți pune loc să iei un prânz bogat la două și apoi să te
alarma la cinci și jumătate și până la prânz vei fi lupți cu toropeala toată ziua. Dacă se poate, ar fi
rezolvat cea mai mare parte a muncii. Altora le bine să pregătești gustările cu o zi înainte. Așa,
place să muncească două ore, apoi să petreacă nu va mai trebui să te gândești ce să mănânci.
o oră alergând sau făcând sport. Plănuiește-ți
timpul după propriile nevoi. Cel mai important 5. Bea apă din abundență
lucru este să te ții de plan.
Apa te va ajuta în multe feluri. Ține întotdeauna
apă la îndemână și nu-ți va mai fi mereu poftă
3. Ținuta de lucru acasă de mâncare. Nu uita că efortul mental este și
Pijamalele sunt grozav de confortabile. Dar, obositor. Dacă bei multă apă, nu vei mai obosi
serios vorbind, e cel puțin ciudat să discuți la fel de repede și vei realiza mult mai multe.
treburi serioase la telefon în mijlocul după-
amiezii, îmbrăcat în haine de culcare. Este dificil 6. Regulile casei
de explicat de ce, însă felul în care te îmbraci
afectează percepția celorlalți despre tine, chiar Dacă ești singur acasă, ai noroc. Dar dacă împarți
dacă nu te văd. Și, cel mai important, afectează locuința cu alte persoane, trebuie să stabilești
ce părere ai tu despre tine. reguli clare.

Nimeni nu-ți cere să te îmbraci la costum în În special, este important să ai o înțelegere cu


propria casă, dar a te îmbrăca în haine potrivite partenerul de viață. Mulți oameni nu înțeleg că
pentru muncă imediat după micul dejun are un atunci când ești acasă, dar „la lucru”, trebuie să
real efect asupra productivității. lucrezi și nu îți poți dedica timpul partenerului
sau planifica vacanțe sau discuta despre ce veți
găti împreună la masa de seară. Situația devine
4. Regândește conținutul frigiderului și mai dificilă dacă în aceeași casă se găsește un
Când muncești de-acasă riști să dezvolți un părinte aflat în concediu de creștere a copilului.
obicei nesănătos: acela de a te duce la frigider În acest caz, nu vă veți putea descurca fără un
ori de câte ori ai chef. Acest lucru nu numai set de reguli stricte.

4
Probabil că vei avea nevoie de o cameră te vor putea găsi la anumite ore. Dacă ai neapărat
separată, eventual izolată fonic. De ce? Fiindcă nevoie de telefon, separă în grupuri contactele
dacă auzi copilul cum plânge, mintea îți va de care ai nevoie pentru muncă și setează pe
spune automat că trebuie să rezolvi situația mut grupul celorlalte persoane. Astfel, apelanții
și vei lăsa baltă munca. Nu este deloc ușor să cu adevărat importanți te vor putea găsi, iar de
armonizezi viața unei tinere familii cu munca de ceilalți te vei putea ocupa după muncă.
acasă și nu multă lume se descurcă în astfel de
situații. Așa că o posibilă soluție ar fi o variantă
de „birou” în afara casei. De exemplu, într-unul
8. Împarte munca în blocuri
din locurile recomandate de noi (clic pe: Cele Primul pas către o muncă eficientă este să
mai bune locuri de muncă în afara biroului) sau stabilești o perioadă din zi dedicată apelurilor
într-unul din birourile comune care se găsesc și e-mailurilor legate de muncă. Al doilea pas
în zilele noastre în aproape toate orașele mari. este să creezi blocuri de activități, așa cum am
Plătind o chirie rezonabilă, acolo vei găsi liniștea explicat mai sus, în funcție de ce ai de făcut.
pe care nu o poți avea acasă.
Completarea rapoartelor este necesară și
esențială. Însă o poți face într-un moment când
7. Rupe-te de lume nu ești tocmai creativ. Adică, pentru unii oameni,
Spune adio rețelelor sociale, e-mailurilor și dimineața, sau, pentru alții, după-amiaza. Dacă
telefonului mobil. Crezi că este imposibil, fiindcă treci în program blocuri individuale de activități
ai nevoie de telefon și de e-mail ca să muncești? și le respecți, te vei simți motivat toată ziua.
Mai gândește-te.
Cel mai inteligent este să plănuiești blocurile
Sigur că avem nevoie să trimitem și să partajăm de activități de duminică pentru întreaga
lucruri, să discutăm despre prezentări, să aflăm săptămână și să identifici activitățile necesare
când se ține o ședință. Fără îndoială. Însă dacă pentru mâine înainte să se încheie fiecare
Facebook îți apare mereu pe lista de pagini zi. Dacă nu procedezi așa, îți va fi mai greu
favorite din Internet Explorer și prietenii îți să distingi sarcinile importante de cele
tot trimit poze amuzante din weekend, nu neimportante și cele care pot fi amânate de
vei realiza nimic. cele urgente. Drept urmare, vei simți presiunea
timpului, mintea îți va munci la cote maxime în
Cel mai bun mod de a munci eficient, fără permanență și nu te vei putea odihni deloc.
a lăsa nimic să îți afecteze sau să îți întrerupă
concentrarea, este să îți stabilești „blocuri” de
activități. De exemplu, programează-ți o pauză
9. Fă sport și oferă-i minții o pauză
de cafea de 10 minute petrecută în rețelele Ai descoperit că îți ia multă vreme să intri în
sociale dis‑de‑dimineață; apoi, după ce te-ai ritmul de lucru dimineața? Încearcă să înlocuiești
schimbat în hainele de lucru, acordă-ți jumătate alergarea de seară cu o alergare de dimineață și
de oră pentru e-mailuri și o perioadă de fel de ieși la sport jumătate de oră la șapte și jumătate
lungă pentru apeluri. Apoi, închide fereastra dimineața. Vei intra repede în ritmul de lucru și
de e-mail și calendarul și setează telefonul pe te vei simți bine în corpul tău în fiecare zi.
mut, fără vibrații. Poți să treci în revistă ce a mai
Nu ai timp de alergare dimineața? Acordă-ți
apărut după prânz și înainte de sfârșitul zilei de
10 minute pentru câteva flotări sau genuflexiuni
lucru. Astfel îți vei crește eficiența până la nivelul
și te vei simți de milioane în doar un sfert de
maxim absolut.
oră. Dacă starea de sănătate nu-ți permite să
faci sport, ieși la plimbare la aer curat. Îți vei
Dacă te deranjează cineva în mijlocul unei sarcini,
limpezi capul și îl vei pregăti de muncă.
este dificil să îți reiei ritmul și vei obosi mai tare.
Nu te teme să îți anunți prietenii și familia că nu

5
10. Bucură-te de munca ta
Și acum, cel mai important amănunt: poți să
respecți toate sfaturile din lume despre lucratul
de acasă sau dintr-o cafenea, dar lucrul cel mai
important este, de fapt, să te bucuri de munca
ta și să te înconjori cu oameni pozitivi.

Nu este nimic mai plăcut decât să știi că dai


tot ce poți și să îți placă munca ta. Însă, dacă
aceasta nu te face să te simți bine, indiferent ce
set de reguli ai aplica, e momentul să te întrebi
dacă nu ți-ar prinde bine o schimbare. La urma
urmei, nu este obligatoriu să ți se potrivească
orice job. Descoperă locul în care poți găsi
împlinirea.

6
Dimineața dă tonul Cum își petrec timpul oamenii
zilei: zece ritualuri care ne inspiră?

ale oamenilor de
succes
Forbes a realizat un sondaj printre 23 de oameni
de mare succes și a descoperit că fiecare dintre
aceștia avea propriul ritual de dimineață. Cel
mai popular ritual din zorii zilei este sportul, pe
locul doi, timpul petrecut cu familia, iar pe trei,
citirea e-mailurilor sau a știrilor.

De exemplu, Mark Zuckerberg se îmbracă


în fiecare zi cu aceleași haine, fiindcă, cităm: Te întrebi vreodată de ce, pentru unii oameni,
„Înseamnă că am cu o decizie mai puțin de luat 24 de ore par să însemne mai mult timp decât
în fiecare zi.” Pe de altă parte, șeful Amazon, pentru noi, ceilalți? Te frustrează uneori faptul
Jeff Bezos, nu suportă întâlnirile de dimineață, că nu reușești să rezolvi tot ce îți propui, în
așadar face tot ce îi stă în putință să le evite. ciuda planificării fără cusur? HomeArena a
În schimb, petrece acest timp luând un mic documentat ritualurile de dimineață ale celor
dejun prelungit cu familia. În general, însă, toți mai de succes oameni, pentru a afla cum
acești oameni de succes au un lucru în comun: ne putem gestiona timpul mai bine. Cum
nu lenevesc în pat cele zece minute de după își încep ziua oamenii care ne inspiră?
ce sună alarma.

7
1. Trezește-te ia micul dejun cu familia și să le pregătească
ghiozdanele celor două fiice ale sale.
Dacă te trezești la timp, vei obține o oră în plus
în fiecare zi, pe care nu e cazul să o ratezi. Nu
contează dacă te trezești la cinci dimineața sau 4. Înghite pastila amară
la zece. Important este să îți antrenezi corpul să
dis-de-dimineață
se trezească la o anumită oră și chiar să te ridici
din pat atunci când ți-ai propus. Identifică sarcina cea mai grea și cea mai
importantă din ziua respectivă, poate cea pe
Dacă nu o faci, vei începe cu stângul ziua. Vei dori care ai vrea s-o poți amâna pe mâine. Apoi,
să mai petreci un timp în pat, ceea ce înseamnă angajează-te s-o rezolvi cât mai curând.
că ai putea să pierzi cea mai importantă parte Scriitorul Brian Tracy explică frumos conceptul:
din zi, dormind. Studiile arată că oamenii care „Dacă înghiți pastila amară la micul dejun, restul
se trezesc devreme sunt mai optimiști și mai zilei îți va părea mai dulce.”
pricepuți la rezolvarea problemelor. Ridică-te
din pat exact atunci când sună alarma timp de Cu cât vei scăpa mai repede de cea mai urâtă
o săptămână, iar săptămâna următoare o vei treabă a zilei, cu atât te vei simți mai bine. Nu
face automat. Corpul ți se va adapta. există sentiment mai plăcut decât să rezolvi ceva
încă de dimineața, în special dacă problema
respectivă ți-ar fi stat pe cap toată ziua. Mintea
2. Fă un plan ta eliberată îți va mulțumi.
Dimineața este momentul ideal să-ți lași
gândurile să zburde. E liniște și pace, așa că 5. Păstrează-ți optimismul
profită de această oportunitate de a-ți ordona
în minte ce are de oferit ziua respectivă. Este un truc mic, care nu îți răpește mai mult
de un minut, dar efectele sunt inestimabile. Nu
Ia un carnețel și notează ce îți propui să faci trebuie decât să citești ceva pozitiv și motivant,
azi. Ce fel de zi va fi? Nu ai nevoie decât de ceva care să-ți amintească de ce anume te
două minute dimineața ca să îți îmbunătățești trezești dimineața, imediat ce te ridici din pat.
dispoziția întreaga zi, atunci când vei bifa
sarcinile stabilite. În 2006, Steve Jobs spunea: „Încă de la
optsprezece ani, cu alte cuvinte, de treizeci și
Tomáš Baťa obișnuia să folosească această trei de ani, mă uit în oglindă în fiecare dimineață
metodă de vizualizare a zilei ce începe: și mă întreb: dacă astăzi ar fi ultima zi din viața
„Îmi imaginez ziua. Toate obiectivele mele și mea, aș mai dori oare să fac ceea ce îmi propun
mijloacele prin care le voi atinge, dar și ceea să fac azi? Și dacă răspunsul este, «Nu, aș face
ce mă motivează. O fac înainte să înceapă ziua cu totul altceva», și dacă dau același răspuns mai
cu adevărat.” multe zile la rând, știu că trebuie să schimb ceva.”

3. Ia un mic dejun sănătos 6. Fă sport


Timpul este cea mai importantă resursă pe Este cel mai des întâlnit ritual de dimineață
care o avem în viață, așa că folosește masa al oamenilor de succes. Exercițiul fizic făcut
de dimineață pentru a savura atmosfera de dimineața este cel mai bun mod de a te pregăti
familie. Un mic dejun sănătos îți va oferi energia pentru întreaga zi de lucru. Îți va pune sângele
necesară ca să te ocupi de o zi încărcată, în mișcare și te va ajuta să începi în forță ziua.
iar timpul petrecut cu familia îți va lumina
mintea atunci când te vei simți copleșit de Nu degeaba Tim Cook, de la Apple, merge la
sarcinile de muncă. De exemplu, ritualul de sală la cinci dimineața. La fel procedează și Jack
dimineață principal al lui Barack Obama era să Dorsey, fondatorul Twitter, care își începe ziua

8
cu o alergare de 10 km [6 mile], urmată de yoga 10. Culcă-te devreme
și meditație. Ocupă-te de corpul tău în zorii zilei
și va fi pregătit să se confrunte cu orice îți iese Am lăsat la sfârșit cel mai important sfat: dacă
în cale. nu-ți place deloc să te trezești devreme și te
urmărește oboseala toată ziua, oprește-te
un moment și numără câte ore ai dormit
7. Pregătește-ți din timp mâncarea săptămâna aceasta.
Nu e vorba despre prânzul așezat frumos într-o
cutiuță, ca atunci când pleci la muncă. Ci despre Nici chiar cei mai de succes oameni din lume
gustările pe care ar trebui să le pregătești, ca nu reușesc și să urmărească un episod din
să le ai disponibile toată ziua, pentru a-ți păstra serialul preferat seara, și să se trezească la cinci
ridicat nivelul de energie. dimineața. Vrei să afli secretul bunei dispoziții
dimineața? Secretul este să mergi la culcare la
Oamenii de succes recomandă batoanele de timp. Nu-ți poți păcăli corpul făcând exercițiu
cereale, ca fiind opțiunea optimă. Imediat fizic sau luând un mic dejun zdravăn. Trebuie să-i
ce simți că te apucă foamea, ai mâncarea oferi cantitatea de somn de care are nevoie. Abia
la îndemână, ca să poți scăpa repede de atunci ți se vor schimba, cu adevărat, diminețile.
sentimentul sâcâitor. Așa, nu vei mai simți acea
agitație care apare întotdeauna când îți e foame.

8. Scapă de fantome
Fantomele sunt trebușoarele acelea
neimportante care îți stau pe cap și îți ocupă
mare parte din gânduri – cum ar fi burlanul
înfundat, declarația fiscală, revizia la mașină,
articolul pe care voiai sau ar fi trebuit să îl citești
dar pentru care nu ai găsit timp. Fantomele sunt
lucruri pe care le poți amâna, dar pe care le
amâni deja de prea multă vreme.

Rezolvă-le înainte să te apuci de lucru, ca să nu


mai trebuiască să te gândești la ele și să faci loc
în minte pentru alte gânduri mai importante.

9. Savurează liniștea
Toate clipele pe care ți le poți dedica ție însuți
sunt incredibil de importante. Bucură-te de un
răsărit, ascultă păsările care cântă în grădină sau
respiră adânc timp de un minut. Nimic nu poate
înlocui aceste momente calme și ele sunt cel
mai ușor de întâlnit dimineața devreme.

9
Fii o companie atractivă, lăsându-ți
angajații să lucreze de oriunde

10 sfaturi ca să reușești:
2. Cu cine avem de-a face?
Mobilitatea are un impact pozitiv major asupra
companiilor, însă companiile trebuie să fie în mă-
sură să facă față riscurilor și cerințelor de securita-
te, de exemplu, atunci când se pierde un dispozitiv
sau atunci când utilizatori necunoscuți încearcă să
acceseze fișierele companiei de la distanță.
Multe persoane utilizează aceleași dispozitive
pentru muncă și pentru scopuri personale, așadar
este important să poți separa datele private de
datele companiei. De fapt, în acest moment, în
Republica Cehă, se dezvoltă o tendință importantă
către utilizarea dispozitivelor personale la muncă,
1. Sporește mobilitatea și practică permisă deja în 50% dintre companiile
cehe. Un ajutor foarte eficient în respectarea tutu-
economisește timp
ror cerințelor lucrului în siguranță de pe dispoziti-
Acum, în lume există mai multe computere, ve mobile este suita de instrumente de securitate
tablete și smartphone-uri decât oameni. Gene- și management al dispozitivelor mobile: Enterprise
rațiile tinere se nasc cu mobilitatea în sânge și Mobility + Security (EMS). EMS furnizează capa-
consideră de la sine înțeleasă posibilitatea de cități de autentificare a utilizatorilor pe niveluri
a comunica și de a lucra oricând, de oriunde. multiple, o aplicație de securitate a datelor mobile
Companiile care încurajează mobilitatea sunt, și posibilitatea de a șterge datele la distanță, în
așadar, mai atractive pentru talentele tinere cu eventualitatea în care un dispozitiv se fură.
experiență. Și, mai important decât atât, angaja-
ții acestora sunt mai eficienți și mai fericiți.
De ce să nu folosești timpul petrecut la coadă
la poștă ori la medic, sau pe drum spre locul de
muncă? În astfel de momente este important să
poți lucra de pe telefonul mobil.
Însă se poate întâmpla și să nu poți porni com-
puterul sau tableta sau să ai o conexiune proas-
tă la internet. Microsoft 365 te poate ajuta în
astfel de momente. Îți permite să folosești orice
dispozitiv (inclusiv smartphone-ul) pentru a
trimite și a primi e-mailuri, pentru a crea, edita și
partaja documente, pentru a discuta pe chat sau
a participa la teleconferințe. Toate acestea, res-
pectând cerințele de securitate ale companiei.

10
3. Colaborează la distanță îți zădărnicească eforturile. Citește și cele nouă
mituri frecvente despre trecerea la cloud.
Numărul persoanelor care pot să lucreze din
afara biroului este în continuă creștere în Repu-
blica Cehă. În 2015, trei sferturi dintre angajații
companiilor mici și mijlocii trebuiau să fie la bi-
rou zi de zi, însă anul trecut, proporția a scăzut
la puțin peste jumătate.
Mai mult, opt din zece șefi cred că angajații fle-
xibili sunt mai productivi și mai motivați. Însă,
una dintre cerințele care trebuie să fie îndeplinite
pentru ca această practică să funcționeze este pre-
zența instrumentelor bazate pe cloud, care să le
permită oamenilor să comunice și să colaboreze la
distanță. Este preferabil să alegi un program care
funcționează pe toate dispozitivele și platformele
frecvent întâlnite (Windows, iOS, Android) și care
să poată fi utilizat pentru conectare nu numai de 5. Partajează în siguranță
către angajați, ci și de colaboratorii externi, parte- Dacă oamenii au la îndemână instrumentele
neri și clienți. Cum ar fi Office 365, de exemplu. potrivite pentru partajarea la distanță și în sigu-
ranță a documentelor, le vor folosi. Dar dacă nu
le oferi aceste instrumente, își vor găsi propria
metodă să rezolve problema. Ceea ce este o
bombă cu ceas pentru compania ta.
Vestea bună este că utilizarea cloudului corporativ
crește de la an la an (de la 29 % în 2015 la 43 %
în 2016). Vestea proastă este că aproape jumătate
dintre cehi (46 %) încă trimit fișiere legate de mun-
că la adrese de e-mail private. Însă, nici e-mailurile
private, nici memoriile obișnuite, nici stickurile USB
nu asigură nivelul de protecție necesar pentru
informațiile sensibile de afaceri. De aceea, merită
4. Nu te încurca în versiuni, să investești în instrumente profesioniste, cum
ar fi Office 365, care este gândit special pentru a
sincronizează-le contribui la partajarea documentelor în siguranță.
Nu toată lumea lucrează „de la nouă la cinci” în Costurile asociate sunt semnificativ mai mici decât
ziua de astăzi și adesea oamenii sunt pe fusuri suma pe care o plătești pentru o cană de cafea pe
orare diferite: avem colegi și clienți din întreaga zi, pentru fiecare angajat.
lume.
Partajarea documentelor în cloud devine, așa-
dar, esențială: ele vor fi disponibile în perma-
nență tuturor persoanelor relevante și vei putea
evita versiunile paralele diferite și e-mailurile
inutile, încărcate cu atașamente. Nu va mai
trebui să îți faci griji că ai pierdut din vedere
cine are acces la ce document și de câtă vreme
și vei putea urmări mereu ce schimbări a făcut
fiecare și când. Nu lăsa sincronizarea proastă să

11
6. Creativitate fără frontiere Instrumentele ca Skype for Business creează o
conexiune sigură cu un singur clic. Nu numai că
La baza succesului stau, în ziua de astăzi, ino- poți derula o ședință față în față, ci poți și cola-
vația, ideile și capacitatea de a crea lucruri la bora cu ajutorul unui ecran partajat, poți partaja
comun. Cum putem aduce oamenii și gândurile și edita documente sau poți, pur și simplu, să
împreună, fără a limita mobilitatea și flexibilita- porți o conversație. De asemenea, orice ședință
tea personală? poate fi înregistrată cu ușurință și partajată cu cei
Într-un carnețel electronic, cum ar fi OneNote, care nu au putut participa. Pictograma de stare te
poți avea la tine toate notițele și ideile, oriunde ajută să vezi dacă un coleg este sau nu la compu-
ai fi, într-o structură clară, care nu-ți limitează ter și dacă are timp să discute rapid ceva cu tine.
creativitatea – aici poți desena, poți salva docu-
mente, fotografii, videoclipuri, notițe vocale, ta-
bele, sau poți scrie direct în el. Fișierele selectate
pot fi partajate oricui, așa că este instrumentul
ideal pentru gestionarea echipelor sau a proiec-
telor virtuale.
Uneori ai nevoie să comunici activ, de exemplu,
prin chat. Cu MS Teams poți deschide propriul
canal de conversație pentru fiecare echipă sau
proiect. Poți utiliza, pe de o parte, elemente de
comunicare informală și, pe de alta, o conexiu-
ne stabilă cu instrumentele de lucru, cum ar fi
8. Fii transparent și disponibil
OneNote, SharePoint, Skype și Planner.
Flexibilitatea impune încredere și un simț al
răspunderii. Nu te teme să lansezi ideea unui
calendar partajat în compania ta. Îți va permite
să îmbunătățești programarea timpului și a
muncii și să organizezi repede și ușor ședințele.
Stabilește împreună cu echipa regulile de
funcționare – când și cum trebuie să fiți
disponibili pentru comunicarea cu colegii și
clienții, cât de repede răspundeți la e-mailuri și
cine are dorințe speciale privind stilul și durata
activităților de lucru.

7. Întâlnește-te rapid și simplu


Sondajele arată că un angajat obișnuit are
peste 60 de ședințe pe lună și petrece până la
30 de ore în discuții neproductive. Un factor
important este și timpul petrecut pe drum către
aceste ședințe. Așadar, nu te teme de întâlnirile
la distanță și apelurile în conferință – acestea te
vor ajuta să combini flexibilitatea personală cu
nevoile echipei și vor economisi timp și bani.

12
9. Înlocuiește orele cu rezultate Mai presus de toate, găsește timpul necesar
pentru a întâlni persoanele față în față, la
De unde știi că oamenii lucrează, dacă nu sunt o ședință, la cafea sau la prânz. O soluție
la birou? Și de unde știi că lucrează, dacă sunt la populară este „ziua echipei” – alege o zi pe
birou? Este ușor să calculezi orele petrecute la săptămână când vă întâlniți cu toții la birou ca
birou, dar a evalua rezultatele demonstrate este să interacționați personal, „ca pe vremuri”.
puțin mai complicat.

Dedică suficient timp și efort stabilirii unor


rezultate și termene specifice, cât și coordonării
echipei. Este important ca fiecare să înțeleagă
clar ideea obiectivelor comune și impactul
efectiv pe care trebuie să îl aibă munca fiecăruia.

Nu este vorba numai despre definirea


activităților ce trebuie rezolvate. Folosește
instrumentele moderne de partajare continuă și
transparentă, astfel încât fiecare să poată urmări
dezvoltarea și starea curentă a proiectelor, să
puteți afla cine la ce lucrează și în ce stadiu se
află fiecare proiect. Îți vei da seama cu siguranță
dacă lucrurile funcționează cum trebuie, chiar
dacă nu vă vedeți la față în fiecare zi, așa cum se
întâmplă în toate companiile care nu se tem să
încurajeze colaborarea de oriunde.

10. Oamenii rămân cea mai


importantă resursă
Comunică regulat cu colegii și membrii echipei
tale, nu numai prin e-mail, ci și prin instrumente
informale de conversație.

13
Alte materiale de citit:
• Află cum să lucrezi de acasă și te situezi bine
• Descarcă documentul electronic 7 moduri de a utiliza mai inteligent cloudul
• Dacă faci parte din personalul ce lucrează la distanță, iată câteva sugestii de lucruri pe care le
poți face pentru a te bucura cât mai mult de această experiență. Obține documentul electronic
6 tipuri frecvent întâlnite de angajați la distanță
• Utilizezi dispozitive multiple din diferite locuri? Colaborezi cu echipe la distanță? Te preocupă
securitatea? Documentul electronic gratuit Un curs rapid despre afaceri în M365 îți va fi de folos.

Creat în colaborare cu Forbes Republica Cehă

14