Publicație sponsorizată în asociere cu

Un manual pentru lucratul de oriunde

Organizarea unui birou acasă –
30 de sfaturi pentru lucratul de acasă

Data viitoare când te gândești ce job să alegi, care va fi factorul decisiv? Un salariu
mai mare, o săptămână de vacanță în plus, sau flexibilitatea locului de muncă?
Sondajele arată că banii nu mai fac diferența pentru majoritatea angajaților
potențiali, ci mai degrabă libertatea de a alege unde își desfășoară activitățile.
Fiindcă, la urma urmei, în ziua de astăzi îți poți organiza un birou oriunde.
Cuprins
10 trucuri pentru lucratul de acasă..................................................................................................................3
Dimineața dă tonul zilei: zece ritualuri ale oamenilor de succes.........................................................7
Fii o companie atractivă, lăsându-ți angajații să lucreze de oriunde..................................................10

2
10 trucuri pentru lucratul de acasă
Oricine a lucrat vreodată de-acasă cunoaște
această problemă: este ca pe vremea când
erai la facultate și trebuia să te apuci de
recapitularea pentru examen. Deodată, casa e
de nerecunoscut: totul e curat și ordonat, praful
e aspirat și mâncarea e gata, dar... e deja ora trei
după-amiaza și de muncă tot nu te-ai apucat.
Nu e ușor să muncești de-acasă. Ai nevoie de
disciplină și de voință puternică, altfel vei sfârși
pierzând vremea și vor trece ore până să rezolvi
ceva. Iată zece trucuri prin care îți va fi mai ușor
să te apuci de muncă acasă. Însă, nu uita: cel
mai important lucru este propria hotărâre.
1. Organizează un loc special
pentru muncă
Atunci când lucrezi de acasă, cel mai important
lucru este mediul în care lucrezi. Să muncești
din sufragerie, cu televizorul pornit, poate părea
drăguț la început, însă în curând vei descoperi
că butonezi mai mult la telecomandă decât
la tastatură.
Cheia muncitului de acasă este biroul. Dacă se
poate, ar trebui să fie dedicat exclusiv muncii
și ar trebui să îți permită să reduci la minim
situațiile în care trebuie să îl părăsești. Sigur,
nu e cazul să transformi biroul în toaletă, ci,
mai degrabă, să îți aduni toate documentele
de care ai nevoie la îndemână, astfel încât
să nu fie nevoie să le cauți în alte locuri din
casă. Atunci când părăsești biroul, vei întâlni
tot soiul de ispite care așteaptă să te distragă
de la lucru: canapeaua, aparatul de cafea,
patul, biblioteca...
Unii oameni preferă să aibă o întreagă cameră
dedicată muncii, adică o cameră-birou. Astfel,
pot elimina cu totul elementele care distrag
atenția inutil. Alții se descurcă cu un design
minimalist, într-un colț al dormitorului. Tu
decizi ce îți priește, însă trebuie să fie o soluție
eficientă. Poți alege chiar un birou la care lucrezi
în picioare, în loc să stai jos. Ernest Hemingway,
Charles Dickens și Leonardo Da Vinci, de
exemplu, lucrau cu toții din picioare.
3
2. Profită la maxim de timpul
de lucru flexibil
Nu subestima orele pe care le ai la dispoziție.
Dacă angajatorul sau clientul nu îți cere să
stabilești un program de lucru fix, alege tu
ce program vrei. În cele din urmă, tu știi cel mai
bine care sunt cele mai productive momente.
Ești pasăre de noapte sau de zi? Nimeni nu te
obligă să fii la birou de la opt dimineața sau
să îți iei jumătate de oră liberă pentru prânz.
Timpul este cel mai mare avantaj pe care îl ai,
în comparație cu cei care fac naveta la lucru,
așa că e bine să îl folosești inteligent.
Stabilește-ți programul de lucru așa cum ți
se potrivește mai bine și nu ezita să răspunzi la
e-mailuri după-amiaza sau să muncești seara
de la opt până la miezul nopții, dacă te ajută.
Dacă muncești mai bine dimineața, îți poți pune
alarma la cinci și jumătate și până la prânz vei fi
rezolvat cea mai mare parte a muncii. Altora le
place să muncească două ore, apoi să petreacă
o oră alergând sau făcând sport. Plănuiește-ți
timpul după propriile nevoi. Cel mai important
lucru este să te ții de plan.
3. Ținuta de lucru acasă
Pijamalele sunt grozav de confortabile. Dar,
serios vorbind, e cel puțin ciudat să discuți
treburi serioase la telefon în mijlocul după-
amiezii, îmbrăcat în haine de culcare. Este dificil
de explicat de ce, însă felul în care te îmbraci
afectează percepția celorlalți despre tine, chiar
dacă nu te văd. Și, cel mai important, afectează
ce părere ai tu despre tine.
Nimeni nu-ți cere să te îmbraci la costum în
propria casă, dar a te îmbrăca în haine potrivite
pentru muncă imediat după micul dejun are un
real efect asupra productivității.
4. Regândește conținutul frigiderului
Când muncești de-acasă riști să dezvolți un
obicei nesănătos: acela de a te duce la frigider
ori de câte ori ai chef. Acest lucru nu numai
că îți va afecta performanțele, ci și corpul tău
va avea de suferit. Există o modalitate simplă
de a rezolva problema: schimbă ce ai prin
frigider, înlocuiește biscuiții și bomboanele cu
fructe și legume, înlocuiește cafeaua cu ceai și
pregătește un mic dejun și un prânz ușoare.
Nu e nimic mai neproductiv decât să dai gata
o friptură de vită în sos de smântână și șase
găluște, și-apoi să fii nevoit să te întinzi pe
canapea. Toată dorința de muncă ți se va evapora
și oboseala se va menține, chiar și după siestă.
Același lucru este valabil și pentru cafeaua servită
împreună cu ceva dulce. Dacă în frigider ai doar
fructe, vei obține energia de care ai nevoie rapid
și fără senzația de oboseală de după.
Și frecvența este importantă. Este preferabil să
mănânci cantități mici de mai multe ori pe zi, în
loc să iei un prânz bogat la două și apoi să te
lupți cu toropeala toată ziua. Dacă se poate, ar fi
bine să pregătești gustările cu o zi înainte. Așa,
nu va mai trebui să te gândești ce să mănânci.
5. Bea apă din abundență
Apa te va ajuta în multe feluri. Ține întotdeauna
apă la îndemână și nu-ți va mai fi mereu poftă
de mâncare. Nu uita că efortul mental este și
obositor. Dacă bei multă apă, nu vei mai obosi
la fel de repede și vei realiza mult mai multe.
6. Regulile casei
Dacă ești singur acasă, ai noroc. Dar dacă împarți
locuința cu alte persoane, trebuie să stabilești
reguli clare.
În special, este important să ai o înțelegere cu
partenerul de viață. Mulți oameni nu înțeleg că
atunci când ești acasă, dar „la lucru”, trebuie să
lucrezi și nu îți poți dedica timpul partenerului
sau planifica vacanțe sau discuta despre ce veți
găti împreună la masa de seară. Situația devine
și mai dificilă dacă în aceeași casă se găsește un
părinte aflat în concediu de creștere a copilului.
În acest caz, nu vă veți putea descurca fără un
set de reguli stricte.
4
Probabil că vei avea nevoie de o cameră
separată, eventual izolată fonic. De ce? Fiindcă
dacă auzi copilul cum plânge, mintea îți va
spune automat că trebuie să rezolvi situația
și vei lăsa baltă munca. Nu este deloc ușor să
armonizezi viața unei tinere familii cu munca de
acasă și nu multă lume se descurcă în astfel de
situații. Așa că o posibilă soluție ar fi o variantă
de „birou” în afara casei. De exemplu, într-unul
din locurile recomandate de noi (clic pe: Cele
mai bune locuri de muncă în afara biroului) sau
într-unul din birourile comune care se găsesc
în zilele noastre în aproape toate orașele mari.
Plătind o chirie rezonabilă, acolo vei găsi liniștea
pe care nu o poți avea acasă.
7. Rupe-te de lume
Spune adio rețelelor sociale, e-mailurilor și
telefonului mobil. Crezi că este imposibil, fiindcă
ai nevoie de telefon și de e-mail ca să muncești?
Mai gândește-te.
Sigur că avem nevoie să trimitem și să partajăm
lucruri, să discutăm despre prezentări, să aflăm
când se ține o ședință. Fără îndoială. Însă dacă
Facebook îți apare mereu pe lista de pagini
favorite din Internet Explorer și prietenii îți
tot trimit poze amuzante din weekend, nu
vei realiza nimic.
Cel mai bun mod de a munci eficient, fără
a lăsa nimic să îți afecteze sau să îți întrerupă
concentrarea, este să îți stabilești „blocuri” de
activități. De exemplu, programează-ți o pauză
de cafea de 10 minute petrecută în rețelele
sociale dis‑de‑dimineață; apoi, după ce te-ai
schimbat în hainele de lucru, acordă-ți jumătate
de oră pentru e-mailuri și o perioadă de fel de
lungă pentru apeluri. Apoi, închide fereastra
de e-mail și calendarul și setează telefonul pe
mut, fără vibrații. Poți să treci în revistă ce a mai
apărut după prânz și înainte de sfârșitul zilei de
lucru. Astfel îți vei crește eficiența până la nivelul
maxim absolut.
Dacă te deranjează cineva în mijlocul unei sarcini,
este dificil să îți reiei ritmul și vei obosi mai tare.
Nu te teme să îți anunți prietenii și familia că nu
te vor putea găsi la anumite ore. Dacă ai neapărat
nevoie de telefon, separă în grupuri contactele
de care ai nevoie pentru muncă și setează pe
mut grupul celorlalte persoane. Astfel, apelanții
cu adevărat importanți te vor putea găsi, iar de
ceilalți te vei putea ocupa după muncă.
8. Împarte munca în blocuri
Primul pas către o muncă eficientă este să
stabilești o perioadă din zi dedicată apelurilor
și e-mailurilor legate de muncă. Al doilea pas
este să creezi blocuri de activități, așa cum am
explicat mai sus, în funcție de ce ai de făcut.
Completarea rapoartelor este necesară și
esențială. Însă o poți face într-un moment când
nu ești tocmai creativ. Adică, pentru unii oameni,
dimineața, sau, pentru alții, după-amiaza. Dacă
treci în program blocuri individuale de activități
și le respecți, te vei simți motivat toată ziua.
Cel mai inteligent este să plănuiești blocurile
de activități de duminică pentru întreaga
săptămână și să identifici activitățile necesare
pentru mâine înainte să se încheie fiecare
zi. Dacă nu procedezi așa, îți va fi mai greu
să distingi sarcinile importante de cele
neimportante și cele care pot fi amânate de
cele urgente. Drept urmare, vei simți presiunea
timpului, mintea îți va munci la cote maxime în
permanență și nu te vei putea odihni deloc.
9. Fă sport și oferă-i minții o pauză
Ai descoperit că îți ia multă vreme să intri în
ritmul de lucru dimineața? Încearcă să înlocuiești
alergarea de seară cu o alergare de dimineață și
ieși la sport jumătate de oră la șapte și jumătate
dimineața. Vei intra repede în ritmul de lucru și
te vei simți bine în corpul tău în fiecare zi.
Nu ai timp de alergare dimineața? Acordă-ți
10 minute pentru câteva flotări sau genuflexiuni
și te vei simți de milioane în doar un sfert de
oră. Dacă starea de sănătate nu-ți permite să
faci sport, ieși la plimbare la aer curat. Îți vei
limpezi capul și îl vei pregăti de muncă.
5
10. Bucură-te de munca ta
Și acum, cel mai important amănunt: poți să
respecți toate sfaturile din lume despre lucratul
de acasă sau dintr-o cafenea, dar lucrul cel mai
important este, de fapt, să te bucuri de munca
ta și să te înconjori cu oameni pozitivi.

Nu este nimic mai plăcut decât să știi că dai

tot ce poți și să îți placă munca ta. Însă, dacă
aceasta nu te face să te simți bine, indiferent ce
set de reguli ai aplica, e momentul să te întrebi
dacă nu ți-ar prinde bine o schimbare. La urma
urmei, nu este obligatoriu să ți se potrivească
orice job. Descoperă locul în care poți găsi
împlinirea.

6
Dimineața dă tonul Cum își petrec timpul oamenii
zilei: zece ritualuri care ne inspiră?

ale oamenilor de
succes
Forbes a realizat un sondaj printre 23 de oameni
de mare succes și a descoperit că fiecare dintre
aceștia avea propriul ritual de dimineață. Cel
mai popular ritual din zorii zilei este sportul, pe
locul doi, timpul petrecut cu familia, iar pe trei,
citirea e-mailurilor sau a știrilor.

De exemplu, Mark Zuckerberg se îmbracă

în fiecare zi cu aceleași haine, fiindcă, cităm:
„Înseamnă că am cu o decizie mai puțin de luat
în fiecare zi.” Pe de altă parte, șeful Amazon,
Jeff Bezos, nu suportă întâlnirile de dimineață,
așadar face tot ce îi stă în putință să le evite.
În schimb, petrece acest timp luând un mic
dejun prelungit cu familia. În general, însă, toți
acești oameni de succes au un lucru în comun:
nu lenevesc în pat cele zece minute de după
ce sună alarma.
Te întrebi vreodată de ce, pentru unii oameni,
24 de ore par să însemne mai mult timp decât
pentru noi, ceilalți? Te frustrează uneori faptul
că nu reușești să rezolvi tot ce îți propui, în
ciuda planificării fără cusur? HomeArena a
documentat ritualurile de dimineață ale celor
mai de succes oameni, pentru a afla cum
ne putem gestiona timpul mai bine. Cum
își încep ziua oamenii care ne inspiră?

7
1. Trezește-te
Dacă te trezești la timp, vei obține o oră în plus
în fiecare zi, pe care nu e cazul să o ratezi. Nu
contează dacă te trezești la cinci dimineața sau
la zece. Important este să îți antrenezi corpul să
se trezească la o anumită oră și chiar să te ridici
din pat atunci când ți-ai propus.
Dacă nu o faci, vei începe cu stângul ziua. Vei dori care ai vrea s-o poți amâna pe mâine. Apoi,
să mai petreci un timp în pat, ceea ce înseamnă
că ai putea să pierzi cea mai importantă parte
din zi, dormind. Studiile arată că oamenii care
se trezesc devreme sunt mai optimiști și mai
pricepuți la rezolvarea problemelor. Ridică-te
din pat exact atunci când sună alarma timp de
o săptămână, iar săptămâna următoare o vei
face automat. Corpul ți se va adapta.
2. Fă un plan
Dimineața este momentul ideal să-ți lași
gândurile să zburde. E liniște și pace, așa că
profită de această oportunitate de a-ți ordona
în minte ce are de oferit ziua respectivă.
Ia un carnețel și notează ce îți propui să faci
azi. Ce fel de zi va fi? Nu ai nevoie decât de
două minute dimineața ca să îți îmbunătățești
dispoziția întreaga zi, atunci când vei bifa
sarcinile stabilite.
Tomáš Baťa obișnuia să folosească această
metodă de vizualizare a zilei ce începe:
„Îmi imaginez ziua. Toate obiectivele mele și
mijloacele prin care le voi atinge, dar și ceea
ce mă motivează. O fac înainte să înceapă ziua
cu adevărat.”
3. Ia un mic dejun sănătos
Timpul este cea mai importantă resursă pe
care o avem în viață, așa că folosește masa
de dimineață pentru a savura atmosfera de
familie. Un mic dejun sănătos îți va oferi energia
necesară ca să te ocupi de o zi încărcată,
iar timpul petrecut cu familia îți va lumina
mintea atunci când te vei simți copleșit de
sarcinile de muncă. De exemplu, ritualul de
dimineață principal al lui Barack Obama era să
ia micul dejun cu familia și să le pregătească
ghiozdanele celor două fiice ale sale.
4. Înghite pastila amară
dis-de-dimineață
Identifică sarcina cea mai grea și cea mai
importantă din ziua respectivă, poate cea pe
angajează-te s-o rezolvi cât mai curând.
Scriitorul Brian Tracy explică frumos conceptul:
„Dacă înghiți pastila amară la micul dejun, restul
zilei îți va părea mai dulce.”
Cu cât vei scăpa mai repede de cea mai urâtă
treabă a zilei, cu atât te vei simți mai bine. Nu
există sentiment mai plăcut decât să rezolvi ceva
încă de dimineața, în special dacă problema
respectivă ți-ar fi stat pe cap toată ziua. Mintea
ta eliberată îți va mulțumi.
5. Păstrează-ți optimismul
Este un truc mic, care nu îți răpește mai mult
de un minut, dar efectele sunt inestimabile. Nu
trebuie decât să citești ceva pozitiv și motivant,
ceva care să-ți amintească de ce anume te
trezești dimineața, imediat ce te ridici din pat.
În 2006, Steve Jobs spunea: „Încă de la
optsprezece ani, cu alte cuvinte, de treizeci și
trei de ani, mă uit în oglindă în fiecare dimineață
și mă întreb: dacă astăzi ar fi ultima zi din viața
mea, aș mai dori oare să fac ceea ce îmi propun
să fac azi? Și dacă răspunsul este, «Nu, aș face
cu totul altceva», și dacă dau același răspuns mai
multe zile la rând, știu că trebuie să schimb ceva.”
6. Fă sport
Este cel mai des întâlnit ritual de dimineață
al oamenilor de succes. Exercițiul fizic făcut
dimineața este cel mai bun mod de a te pregăti
pentru întreaga zi de lucru. Îți va pune sângele
în mișcare și te va ajuta să începi în forță ziua.
Nu degeaba Tim Cook, de la Apple, merge la
sală la cinci dimineața. La fel procedează și Jack
Dorsey, fondatorul Twitter, care își începe ziua
8
cu o alergare de 10 km [6 mile], urmată de yoga
și meditație. Ocupă-te de corpul tău în zorii zilei
și va fi pregătit să se confrunte cu orice îți iese
în cale.
7. Pregătește-ți din timp mâncarea
Nu e vorba despre prânzul așezat frumos într-o
cutiuță, ca atunci când pleci la muncă. Ci despre
gustările pe care ar trebui să le pregătești, ca
să le ai disponibile toată ziua, pentru a-ți păstra
ridicat nivelul de energie.
Oamenii de succes recomandă batoanele de
cereale, ca fiind opțiunea optimă. Imediat
ce simți că te apucă foamea, ai mâncarea
la îndemână, ca să poți scăpa repede de
sentimentul sâcâitor. Așa, nu vei mai simți acea
agitație care apare întotdeauna când îți e foame.
10. Culcă-te devreme
Am lăsat la sfârșit cel mai important sfat: dacă
nu-ți place deloc să te trezești devreme și te
urmărește oboseala toată ziua, oprește-te
un moment și numără câte ore ai dormit
săptămâna aceasta.
Nici chiar cei mai de succes oameni din lume
nu reușesc și să urmărească un episod din
serialul preferat seara, și să se trezească la cinci
dimineața. Vrei să afli secretul bunei dispoziții
dimineața? Secretul este să mergi la culcare la
timp. Nu-ți poți păcăli corpul făcând exercițiu
fizic sau luând un mic dejun zdravăn. Trebuie să-i
oferi cantitatea de somn de care are nevoie. Abia
atunci ți se vor schimba, cu adevărat, diminețile.

8. Scapă de fantome
Fantomele sunt trebușoarele acelea
neimportante care îți stau pe cap și îți ocupă
mare parte din gânduri – cum ar fi burlanul
înfundat, declarația fiscală, revizia la mașină,
articolul pe care voiai sau ar fi trebuit să îl citești
dar pentru care nu ai găsit timp. Fantomele sunt
lucruri pe care le poți amâna, dar pe care le
amâni deja de prea multă vreme.

Rezolvă-le înainte să te apuci de lucru, ca să nu

mai trebuiască să te gândești la ele și să faci loc
în minte pentru alte gânduri mai importante.

9. Savurează liniștea
Toate clipele pe care ți le poți dedica ție însuți
sunt incredibil de importante. Bucură-te de un
răsărit, ascultă păsările care cântă în grădină sau
respiră adânc timp de un minut. Nimic nu poate
înlocui aceste momente calme și ele sunt cel
mai ușor de întâlnit dimineața devreme.

9
Fii o companie atractivă, lăsându-ți
angajații să lucreze de oriunde

10 sfaturi ca să reușești:
2. Cu cine avem de-a face?
Mobilitatea are un impact pozitiv major asupra
companiilor, însă companiile trebuie să fie în mă-
sură să facă față riscurilor și cerințelor de securita-
te, de exemplu, atunci când se pierde un dispozitiv
sau atunci când utilizatori necunoscuți încearcă să
acceseze fișierele companiei de la distanță.
Multe persoane utilizează aceleași dispozitive
pentru muncă și pentru scopuri personale, așadar
este important să poți separa datele private de
datele companiei. De fapt, în acest moment, în
Republica Cehă, se dezvoltă o tendință importantă
către utilizarea dispozitivelor personale la muncă,
1. Sporește mobilitatea și practică permisă deja în 50% dintre companiile
cehe. Un ajutor foarte eficient în respectarea tutu-
economisește timp
ror cerințelor lucrului în siguranță de pe dispoziti-
Acum, în lume există mai multe computere, ve mobile este suita de instrumente de securitate
tablete și smartphone-uri decât oameni. Gene- și management al dispozitivelor mobile: Enterprise
rațiile tinere se nasc cu mobilitatea în sânge și Mobility + Security (EMS). EMS furnizează capa-
consideră de la sine înțeleasă posibilitatea de cități de autentificare a utilizatorilor pe niveluri
a comunica și de a lucra oricând, de oriunde. multiple, o aplicație de securitate a datelor mobile
Companiile care încurajează mobilitatea sunt, și posibilitatea de a șterge datele la distanță, în
așadar, mai atractive pentru talentele tinere cu eventualitatea în care un dispozitiv se fură.
experiență. Și, mai important decât atât, angaja-
ții acestora sunt mai eficienți și mai fericiți.
De ce să nu folosești timpul petrecut la coadă
la poștă ori la medic, sau pe drum spre locul de
muncă? În astfel de momente este important să
poți lucra de pe telefonul mobil.
Însă se poate întâmpla și să nu poți porni com-
puterul sau tableta sau să ai o conexiune proas-
tă la internet. Microsoft 365 te poate ajuta în
astfel de momente. Îți permite să folosești orice
dispozitiv (inclusiv smartphone-ul) pentru a
trimite și a primi e-mailuri, pentru a crea, edita și
partaja documente, pentru a discuta pe chat sau
a participa la teleconferințe. Toate acestea, res-
pectând cerințele de securitate ale companiei.

10
3. Colaborează la distanță îți zădărnicească eforturile. Citește și cele nouă
mituri frecvente despre trecerea la cloud.
Numărul persoanelor care pot să lucreze din
afara biroului este în continuă creștere în Repu-
blica Cehă. În 2015, trei sferturi dintre angajații
companiilor mici și mijlocii trebuiau să fie la bi-
rou zi de zi, însă anul trecut, proporția a scăzut
la puțin peste jumătate.
Mai mult, opt din zece șefi cred că angajații fle-
xibili sunt mai productivi și mai motivați. Însă,
una dintre cerințele care trebuie să fie îndeplinite
pentru ca această practică să funcționeze este pre-
zența instrumentelor bazate pe cloud, care să le
permită oamenilor să comunice și să colaboreze la
distanță. Este preferabil să alegi un program care
funcționează pe toate dispozitivele și platformele
frecvent întâlnite (Windows, iOS, Android) și care
să poată fi utilizat pentru conectare nu numai de 5. Partajează în siguranță
către angajați, ci și de colaboratorii externi, parte- Dacă oamenii au la îndemână instrumentele
neri și clienți. Cum ar fi Office 365, de exemplu. potrivite pentru partajarea la distanță și în sigu-
ranță a documentelor, le vor folosi. Dar dacă nu
le oferi aceste instrumente, își vor găsi propria
metodă să rezolve problema. Ceea ce este o
bombă cu ceas pentru compania ta.
Vestea bună este că utilizarea cloudului corporativ
crește de la an la an (de la 29 % în 2015 la 43 %
în 2016). Vestea proastă este că aproape jumătate
dintre cehi (46 %) încă trimit fișiere legate de mun-
că la adrese de e-mail private. Însă, nici e-mailurile
private, nici memoriile obișnuite, nici stickurile USB
nu asigură nivelul de protecție necesar pentru
informațiile sensibile de afaceri. De aceea, merită
4. Nu te încurca în versiuni, să investești în instrumente profesioniste, cum
ar fi Office 365, care este gândit special pentru a
sincronizează-le contribui la partajarea documentelor în siguranță.
Nu toată lumea lucrează „de la nouă la cinci” în Costurile asociate sunt semnificativ mai mici decât
ziua de astăzi și adesea oamenii sunt pe fusuri suma pe care o plătești pentru o cană de cafea pe
orare diferite: avem colegi și clienți din întreaga zi, pentru fiecare angajat.
lume.
Partajarea documentelor în cloud devine, așa-
dar, esențială: ele vor fi disponibile în perma-
nență tuturor persoanelor relevante și vei putea
evita versiunile paralele diferite și e-mailurile
inutile, încărcate cu atașamente. Nu va mai
trebui să îți faci griji că ai pierdut din vedere
cine are acces la ce document și de câtă vreme
și vei putea urmări mereu ce schimbări a făcut
fiecare și când. Nu lăsa sincronizarea proastă să

11
6. Creativitate fără frontiere
La baza succesului stau, în ziua de astăzi, ino-
vația, ideile și capacitatea de a crea lucruri la
comun. Cum putem aduce oamenii și gândurile
împreună, fără a limita mobilitatea și flexibilita-
tea personală?
Într-un carnețel electronic, cum ar fi OneNote,
poți avea la tine toate notițele și ideile, oriunde
ai fi, într-o structură clară, care nu-ți limitează
creativitatea – aici poți desena, poți salva docu-
mente, fotografii, videoclipuri, notițe vocale, ta-
bele, sau poți scrie direct în el. Fișierele selectate
pot fi partajate oricui, așa că este instrumentul
ideal pentru gestionarea echipelor sau a proiec-
telor virtuale.
Uneori ai nevoie să comunici activ, de exemplu,
prin chat. Cu MS Teams poți deschide propriul
canal de conversație pentru fiecare echipă sau
proiect. Poți utiliza, pe de o parte, elemente de
comunicare informală și, pe de alta, o conexiu-
ne stabilă cu instrumentele de lucru, cum ar fi
OneNote, SharePoint, Skype și Planner.
Instrumentele ca Skype for Business creează o
conexiune sigură cu un singur clic. Nu numai că
poți derula o ședință față în față, ci poți și cola-
bora cu ajutorul unui ecran partajat, poți partaja
și edita documente sau poți, pur și simplu, să
porți o conversație. De asemenea, orice ședință
poate fi înregistrată cu ușurință și partajată cu cei
care nu au putut participa. Pictograma de stare te
ajută să vezi dacă un coleg este sau nu la compu-
ter și dacă are timp să discute rapid ceva cu tine.
8. Fii transparent și disponibil
Flexibilitatea impune încredere și un simț al
răspunderii. Nu te teme să lansezi ideea unui
calendar partajat în compania ta. Îți va permite
să îmbunătățești programarea timpului și a
muncii și să organizezi repede și ușor ședințele.
Stabilește împreună cu echipa regulile de
funcționare – când și cum trebuie să fiți
disponibili pentru comunicarea cu colegii și
clienții, cât de repede răspundeți la e-mailuri și
cine are dorințe speciale privind stilul și durata
activităților de lucru.

7. Întâlnește-te rapid și simplu

Sondajele arată că un angajat obișnuit are
peste 60 de ședințe pe lună și petrece până la
30 de ore în discuții neproductive. Un factor
important este și timpul petrecut pe drum către
aceste ședințe. Așadar, nu te teme de întâlnirile
la distanță și apelurile în conferință – acestea te
vor ajuta să combini flexibilitatea personală cu
nevoile echipei și vor economisi timp și bani.

12
9. Înlocuiește orele cu rezultate
De unde știi că oamenii lucrează, dacă nu sunt
la birou? Și de unde știi că lucrează, dacă sunt la
birou? Este ușor să calculezi orele petrecute la
birou, dar a evalua rezultatele demonstrate este
puțin mai complicat.
Mai presus de toate, găsește timpul necesar
pentru a întâlni persoanele față în față, la
o ședință, la cafea sau la prânz. O soluție
populară este „ziua echipei” – alege o zi pe
săptămână când vă întâlniți cu toții la birou ca
să interacționați personal, „ca pe vremuri”.

Dedică suficient timp și efort stabilirii unor

rezultate și termene specifice, cât și coordonării
echipei. Este important ca fiecare să înțeleagă
clar ideea obiectivelor comune și impactul
efectiv pe care trebuie să îl aibă munca fiecăruia.

Nu este vorba numai despre definirea

activităților ce trebuie rezolvate. Folosește
instrumentele moderne de partajare continuă și
transparentă, astfel încât fiecare să poată urmări
dezvoltarea și starea curentă a proiectelor, să
puteți afla cine la ce lucrează și în ce stadiu se
află fiecare proiect. Îți vei da seama cu siguranță
dacă lucrurile funcționează cum trebuie, chiar
dacă nu vă vedeți la față în fiecare zi, așa cum se
întâmplă în toate companiile care nu se tem să
încurajeze colaborarea de oriunde.

10. Oamenii rămân cea mai

importantă resursă
Comunică regulat cu colegii și membrii echipei
tale, nu numai prin e-mail, ci și prin instrumente
informale de conversație.

13
Alte materiale de citit:
• Află cum să lucrezi de acasă și te situezi bine
• Descarcă documentul electronic 7 moduri de a utiliza mai inteligent cloudul
• Dacă faci parte din personalul ce lucrează la distanță, iată câteva sugestii de lucruri pe care le
poți face pentru a te bucura cât mai mult de această experiență. Obține documentul electronic
6 tipuri frecvent întâlnite de angajați la distanță
• Utilizezi dispozitive multiple din diferite locuri? Colaborezi cu echipe la distanță? Te preocupă
securitatea? Documentul electronic gratuit Un curs rapid despre afaceri în M365 îți va fi de folos.

Creat în colaborare cu Forbes Republica Cehă

14