Xuanny Melissa Bolívar Ramírez

Actividad De Aprendizaje OA 2

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la

información documentada o montar los procedimientos operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

SOLUCION

1. Primero diseñaría el procedimiento de control de la información, debido a que al diseñar el

procedimiento sabré la manera en que debo montar los procedimientos operativos. Esto se podría
realizar de la siguiente manera:

Para poder diseñar el procedimiento de control de la información documentada primero debo

tener en cuenta e identificar los siguientes elementos:

- Autor: Cualquiera de los colaboradores podrá realizar cualquier documento, siempre y cuando
este sea avalado por el líder del proceso o por alguien que haya sido asignado, en el caso de
CONFECCIONES S.A será aprobado por los coordinadores de área.

- Aprobación de los documentos: Todo documento debe ser revisado y aprobado por el
encargado (Coordinador de área), este no será divulgado ni incluido al SGC hasta no contar con la
aprobación correspondiente.

- Titulo asignación de código: En la Organización CONFECCIONES S.A el encargado del SGC será
el encargado de crear o actualizar los documentos, además dará una fecha de emisión, autor y
número de referencia.

- Versión del documento: Se tendrá que asignar un número de versión según los cambios y
actualizaciones que se realicen del documento.
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- Fecha de emisión de los documentos: Esta fecha se realizara de la siguiente manera: día, mes y
año en que el documento entra en vigencia y por ende en su implementación. Esta fecha debe ser
la misma en la que se divulgo el documento a los colaboradores.

De igual manera, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: tener un idioma claro,
el cual sea entendible por parte de los colaboradores, se deben incluir gráficas, tablas las cuales
ayuden a entender con mayor claridad el texto y por ultimo incluir un texto de forma clara y
concisa incluyendo únicamente las explicaciones necesarias para el entendimiento del texto.

2. En la organización Confección S.A el procedimiento del control de la información estaría incluido

en procesos estratégicos, más concretamente en La Gestión de la calidad, esto debido que esta se
encarga de incluir la mejora continua a través del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), lo
que ayuda a la adecuada información que permitirá que se realice una operación, control y mejora
del sistema de gestión de la calidad, además el procedimiento de control de la información
documentada hace parte del sistema de calidad, que se encuentra en la Norma NTC ISO 9001.

3. Procedimiento para el control de la información

Distribución: En la empresa Confecciones S.A cada documento que sea creado o actualizado, será
divulgado por medio del correo electrónico correspondiente de la empresa llegando a cada uno de
los colaboradores que integran la organización. Además en la cartelera de anuncios se anunciara el
envió de este correo.

Acceso: Para el acceso y modificación de la información estipulada a los documentos de la

empresa Confecciones S.A los colaboradores deberán solicitarlo por medio de una carta dirigida a
la gerencia la cual será la que autorizara este acceso.

Recuperación: Para la recuperación de la información documentada se deberá buscar en los

archivos que descansan en la empresa y a la cual está encargada la auxiliar de archivo.

Uso: Antes de divulgar un documento los coordinadores de cada área serán los encargados de
revisar el documento comprobando que estos son utilizados para el fin por los cuales fueron
creados.

Control de cambios: Para poder identificar los cambios que son realizados a menudo a la
documentación se preservaran las versiones con las cuales cuenta cada uno de estos documentos,
además como se mencionó anteriormente cualquiera de los colaboradores podrá realizar cambios
a esta documentación pero tendrá que pedir su aprobación por medio escrito a gerencia.

Almacenamiento y preservación: La documentación informada de la Empresa Confecciones LTDA

será archivada en un cuarto en donde existirán diferentes estantes y será guardada en carpetas
según el área de la dependencia (Ej.: recursos humanos, gerencia, etc…). Este cuarto será un
cuarto oscuro, seco y será arreglado todos los días con el fin de que los archivos no se deterioren.
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Autor: Como se mencionó anteriormente cualquier colaborador podrá crear o actualizar un

documento, pero estos deberán ser examinados y aprobados por los coordinadores de cada área,
los cuales fueron asignados por los líderes. El autor del documento deberá colocar su nombre
completo y cargo que ejerce en la empresa Confecciones S.A.

Aprobación de los documentos: Los documentos que se realicen o modifiquen deberán ser
revisados por los coordinadores de cada área.

Título de asignación de códigos: Se tendrá que dar un título que identifique el contenido de este,
es decir si el documento trata sobre el procedimiento que se debe realizar al cortar las telas, el
titulo deberá ser procedimiento de corte de telas, este título deberá ser corto, claro y conciso.

Al tener el título cada coordinador de cada área (Encargado de revisión y aprobación) deberá
remitirlo al encargado del SGC para que este le asigne un código de identificación a los
documentos informados, este código se hace por medio de siglas las cuales identificaran el tipo de
documento que se creó.

Versión del documento: Cada vez que se actualice un documento se deberá colocar la versión
actualizada, es decir cuando es creado un documento tendrá la versión 00, pero si este documento
se actualiza o se realiza algún cambio su versión será 01, pero se archivara la versión 00.

Fecha de emisión de los documentos: La fecha de emisión corresponderá al día, mes y año en el
cual el documento entra en vigencia.