BrOffice.org Writer 3.

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Mala Direta
Ernani Gottardo

30 de outubro de 2010

Sumário
1 - O QUE É MALA DIRETA.............................................................................................................2
2 - CONSTRUINDO UM BANCO DE DADOS.................................................................................2
3 - CRIANDO UM NOVO DOCUMENTO E VINCULANDO O BANCO DE DADOS.................2
5 - PREPARANDO TEXTO................................................................................................................3

6 - GERANDO MALA DIRETA.........................................................................................................4

6 – ENVIANDO MALA DIRETA POR E-MAIL.............................................................................5
6 – CONFIGURANDO A CONTA DE E-MAIL PARA ENVIO DAS MENSAGENS.....................6
1 - O QUE É MALA DIRETA

Poucas são as definições encontradas sobre o que é mala-direta, a melhor maneira de definir o
que é uma mala direta é através de um exemplo prático. Podemos entender como um modelo de
carta, formulário ou etiqueta personalizada que nos permite através de uma base de dados inserir
dados de clientes (amigos, empresas, etc...) para que não haja o repetitivo trabalho de termos que
criar um documento para cada um destes clientes.

2 - CONSTRUINDO UM BANCO DE DADOS

O banco de dados de seus clientes (amigos, empresas, etc...) pode ser gerado no próprio
BROffice.org utilizando-se do Calc ou Base, mas também pode ser utilizado um catálogo de
endereços em Mozilla, Netscape, Thunderbird, Microsoft Outlook, Outlook Express, dados de
endereço em um servidor LDAP, ou outro banco de dados Externo. No exemplo a seguir vamos
utilizar o BROffice Calc, apenas vamos criar uma tabela com alguns dados conforme figura 1:

Título - Nome – Cargo – Empresa-E-mail

Figura 1

Após inserir os campos e registros necessários vamos salvar/fechar essa planilha com o nome
dados.ods, ela será utilizada para gerar o banco de dados em nosso exemplo. Poderão ser
inseridas outras colunas e quantos registros forem necessários. Observe que a primeira linha
descreve os campos e as demais linhas possuem os dados.

3 - CRIANDO UM NOVO DOCUMENTO E

VINCULANDO O BANCO DE DADOS

Procedimento para vincular o banco de

dados ao nosso documento inicial da mala
direta:

– Abra no BROffice Writer um novo

documento;
– Selecione “Inserir > Campos > Outros”
na barra de menu conforme figura 2;
– Irá aparecer uma janela como na figura
3, você deverá clicar no botão “Procurar” e
encontrar o arquivo dados.ods que criamos
no item 3 da apostila. Neste momento o
BROffice irá criar um novo banco de dados
BROffice Base baseado nas informações da
planilha que criamos gerando arquivo
dados.odb, que será salvo na sua pasta de Figura 2

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usuário /home ou “Meus Documentos”; O
arquivo dados.odb não pode ser apagado,
senão iremos perder a fonte de dados que
vinculamos a nossa mala direta, porém o
arquivo dados.ods pode ser deletado;
– Selecione “Título” e clique em inserir,
faça o mesmo com “Nome”, “Cargo” e
“Empresa”, depois clique no botão
“Fechar”;

Figura 3

5 - PREPARANDO TEXTO

- Após inserir os campos clique na tecla de atalho “F4” ou selecione “Exibir > Fonte de Dados” na
barra de menu; Então teremos uma janela conforme a figura 4 - abaixo:

Figura 4
- Entre os campos vamos preparar o texto da mala direta com as informações que devem
aparecer na carta, segue um exemplo:

<Título><Nome>
<Cargo>

Iremos realizar uma festa em comemoração a nossa primeira mala-direta, o evento será
realizado na <Empresa>.

Contamos com sua presença,

Paulo Silva
Relações Públicas
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– Salve seu documento como maladireta.odt, este documento vai servir como um documento
inicial para a criação das suas correspondências ou da sua empresa. Para salvar basta clicar
em “Arquivo > Salvar” na barra de menu;

6 - GERANDO MALA DIRETA

– Para gerar a Mala Direta clique no botão “Mala Direta” conforme indicação na figura 5;
– A seguinte janela será aberta:

Figura 5
– Selecione a opção “Iniciar a partir de um documento existente”, clique no botão “Procurar” e
selecione o arquivo maladireta.odt que foi salvo no passo anterior e clique em “Próximo”;

– Na etapa 2 selecione a opção “Carta” e clique em “Próximo”;

– Nas etapas 3, 4, 5, 6 e 7 não selecione nehuma opção e clique em “Próximo”;

– Na etapa 8 clique no botão “Salvar documento inicial” e depois em “Concluir”;

Figura 6

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– O BROffice Writer irá criar um novo documento com todas as cartas a serem enviadas
contendo o título, nome, cargo e empresa de cada um dos registros do banco de dados;

– Agora que já temos o documento inicial e o banco de dados vinculado podemos efetuar
alterações na carta sem ter que recriar ou vincular o banco de dados, basta abrir o documento
maladireta.odt e alterar;

– Se houver alguma mudança no dados do Banco de Dados a ser feita basta abrir a planilha
“dados.ods” e alterar, incluir ou remover os registros;

6 – ENVIANDO MALA DIRETA POR E-MAIL

– Para enviar os documentos gerados via e-mail, utiliza-se todos procedimentos utilizados para
criação de documentos, bastando na última etapa selecionar a a opção “Enviar documento
mesclado via e-mail” e preencher os campos conforme tela abaixo.

Figura 7

– Na opção “Para” selecione o campo do Banco de Dados contendo o endereço de e-mail dos
destinatários
– Informe um assunto para o e-mail
– Na opção “Enviar como” selecione o tipo de arquivo para a mensagem.
– Para finalizar, clique em “Enviar Documentos”.

6 – CONFIGURANDO A CONTA DE E-MAIL PARA ENVIO DAS MENSAGENS

– Para que as mensagens sejam enviadas é necessário configurar a conta de e-mail que será a
remetente das mensagens.
– Para isso, utilize o menu Ferramentas → Opções, escolha no menu da esquerda “BrOffice.Org
Writer” e, neste item, escolha “Mala direta de e-mail” para exibir a tela conforme figura 8.
– A seguir, preencha os dados da conta de e-mail

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 Figura 8

Obs.: Alguns servidores de e-mail requerem a configuração d informações de autenticação para que
os e-mails possam ser enviados. Para isso, clique na opção “Autenticação do servidor” para abrir a
tela mostrada na figura 9 e informar os dados.

Figura 9

Fonte
André Luiz de Souza Paula –andresp@celepar.pr.gov.br, disponível em
http://www.broffice.org/files/Conhecendo_a_Mala_Direta_no_Writer.odt

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