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SOLANGEL BARRERA
SOLANGEL BARRERA
ENTREGADO A
INS. JOSÉ VICENTE GÓMEZ LADINO
CONTENIDO ..................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4
JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ....................................................................................................................................... 6
ACTIVIDADES .................................................................................................................................. 7
1. 1603 - INGRESO DE MERCANCÍA. ........................................................................................ 7
1.1 TRATO DE FACTURAS RÉGIMEN SIMPLIFICADO ................................................... 7
1.2 INGRESO DE CAMPAÑAS .................................................................................................... 7
1.3 FACTURAS SUBOCOL Y SIAS ....................................................................................... 8
1.4 RELACION Y ENTREGA DE FACTURAS DE INGRESO DE MERCANCIA ............. 8
2. 0401-SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN Y REPUESTOS .......................................... 9
3. Excel – INFORME VENTAS ÁREA DE REPUESTOS.......................................................... 10
3.1 Excel – INFORME DE CAMPAÑAS .............................................................................. 10
4. EXCEL- CICLICOS ................................................................................................................. 11
4.1 0401-COPIA DE DOCUMENTOS................................................................................... 11
5. CAMBIO DE PRECIOS ........................................................................................................... 12
6. 1316 - TRASLADOS DE BODEGA (YOPAL) ....................................................................... 13
6.1 SOLICITUD FACTURACION ........................................................................................ 13
6.2 PLATAFORMA ASONAC- INFORME .......................................................................... 13
7. CONCILIACIONES ................................................................................................................. 14
7.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ................................................................................ 14
7.2 DILIGENCIAMIENTO DE PLANILLAS ....................................................................... 14
8. 1604 – DEVOLUCIÓN EN COMPRAS. ................................................................................. 15
8.1.1 1613 – CRUSES CONTABLES. .................................................................................. 15
9. APORTE INNOVADOR AL PROCESO ADMINISTRATIVO. ............................................ 16
10. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 17
11. RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 18
12. ANEXOS............................................................................................................................... 19
FIRMA .............................................................................................................................................. 28
INTRODUCCIÓN
Hacer las prácticas en Automotores LlanoGrande S.A., fue la oportunidad para reforzar los
conocimiento en cuanto al proceso de administrativo del departamento de repuestos,
observando que los procesos estudiados en la etapa lectiva desarrollados en el SENA,
durante un periodo de año y medio y se puede afirmar que los procesos en su mayoría son
similares a los que han venido siendo practicados en la etapa productiva.
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JUSTIFICACIÓN
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OBJETIVOS
GENERALES:
ESPECIFICOS
Suministrar evidencias del paso a paso de la etapa productiva con el fin de cumplir
con el resultado de aprendizaje que ha iniciado en la segunda quincena del mes de
diciembre y que ha culminado en la primera quincena del mes de junio.
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ACTIVIDADES
Se ingresan de la misma forma que las facturas solamente que no se les pone precio ya
que al cliente no se le cobra ni el repuesto ni la mano de obra ya que son campañas que
saca la fábrica si sobre pasa la cantidad de ventas en determinado periodo de tiempo.
Para poder ingresar al sistema la mercancia, se debe entrar a la pagina SAP para poder
imprimir las facturas ya que GM COLMOTORES envia la mercancia con remisiones, a
estas facturas se les da un trato diferente a los demas, es decir que se archivan en una
AZ en orden de PREV para que al trasnscurrir dos eses estas facturas de compra se
envien al archivo general de la organiacion.
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1.3 FACTURAS SUBOCOL Y SIAS
Cuando llegan estas facturas lo primero que se hace es ir a llevarlas a contabilidad para
que sean contabilizadas y posteriormente se ingresa al DMS opción 4112 se ingresa la
placa y se revisa el historial del vehículo, ay podemos verificar que tipo de documento
tiene y para ser ingresado debe de tener dos nombres específicos de quienes ingresan
como los asistentes de colisiones tanto de Villavicencio como de Yopal, luego se llevan
a Gerencia encargada del Área de Repuestos, para que verifique si están físicamente los
carros en el concesionario o en caso de que no se hayan ingresado algunos carros las
facturas se quedan con la Gerente hasta que las facturas queden al día.
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2. 0401-SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN Y REPUESTOS
Para sacar el listado de lo que se ha de hacer seguimiento a diario se ingresa al Dms,
opción 0401- ventas- personalizados- opción 3 movimientos de inventario.
Para las devoluciones en compras de debe revisar la AZ en donde se ingresan las copias
e orden cada vez que se hace una devolución y verificar si están bien hechas con el
número de factura ingresado y de igual manera los cruces los cuales deben pegar detrás
de la factura como soporte o evidencia de que el procedimiento se realizó.
Cuando hay que hacer reclamación porque llegan más repuestos de los solicitados a la
fábrica o averiados o que no llegan estos de deben de ingresar normal y se subraya la
factura con resaltador para tener presente la novedad y después hacer el reclamo.
El seguimiento a los pires se debe hacer más minuciosamente ya que algunos de los
repuestos cargados en las órdenes son devueltos a la bodega nuevamente en donde se
debe justificar su devolución para ser ingresados nuevamente al stock. Esto solamente
se requiere para taller, colisiones y accesorios por taller ya que va encaminado con
servicios y la parte de servicios solamente se relaciona con la mano de obra mientras
que repuestos vende las piezas pero no se incluye mano de obra ya que algunos clientes
no utilizan el servicio de mano de obra y usualmente taller es el que suministra el
repuesto a los técnicos para que estos presten el servicio. Por otro lado cuando se trata
de colisiones hay repuestos que son entregados en bodega ya que hay aseguradoras que
no tienen intermediario para suministrar los repuestos, de tal manera que el
concesionario los solicita a la fábrica y estos ingresan directamente a la bodega o en
caso de no haberlos en GM son solicitados a la red de concesionarios en donde se
encuentre la referencia. Cuando la aseguradora tiene intermediarios para hacer la
compra de los repuestos cuando no los hay dentro del concesionario simplemente no
ingresan a la bodega sino que directamente los llevan a colisiones.
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3. Excel – INFORME VENTAS ÁREA DE REPUESTOS.
MOSTRADOR: DMS, 0401, Ventas, 2-personalizado v/cio, 22-Facturación
repuestos…., Bodega 4021, Fecha, Aceptar. Exportar informe a Excel.
El dato que se debe tomar para trasladarlo al cuadro de ventas diario, es la sumatoria
total de la columna Venta Neta. Se debe separar las ventas por mostrador y accesorios,
ya que en el cuadro se reportan por separado.
El dato que se debe tomar para trasladarlo al cuadro de ventas diario, es la sumatoria
total de la columna Venta Neta Repuestos. Se debe separar las ventas por mecánica,
colisión y accesorios, ya que en el cuadro se reportan por separado.
El dato que se debe tomar para trasladarlo al cuadro de ventas diario, es la sumatoria
total de la columna Venta Neta Repuestos.
Cuando inicia un nuevo mes se copea la tabla en una nueva hoja dentro del mismo
archivo de excel, y se borran los datos que se han agregado del mes anterior, despues
se envia a la gerente encargada del area para que divida el presupuesto mensual que ha
sido ya planificado. Cuando ella ingresa los valores y devuelbe el correo simplemente
se verifican las formulas por casilla para que no presente errores en las casillas a la
hora de ingresar valores a diario.
Este informe se debe enviar los días viernes por correo a Gilly, Analista de Garantias
con copia a los Jefes de Repuestos de Villavicecio y Yopal.
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4. EXCEL- CICLICOS
Se implementó esta actividad debido a que la última vez que se hizo revisión fiscal
hubo pérdidas de tal manera que cada uno de los asesores del área de repuestos
quedaron de acuerdo para escoger un día por semana para realizar la verificación. Por
tanto se ingresa a la opción 0401- inventario- personalizados- opción 113. Se exporta a
Excel- ordenar por ubicación- filtro- escoger ubicaciones requeridas- cortar- realizar
tabla e imprimir con nombre del responsable y fecha.
Se ingresa al DMS opción 0401- Documentos- tipo- numero, también sirve esta opción
para saber quién hizo el tipo de documento en caso de los PIRV.
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5. CAMBIO DE PRECIOS
1901 – TALLER
Se ingresa al DMS opción 1901- precios, cambio de precio 1 y cuando se requiera del
2 también se puede cambiar.
1303 – ACCESORIOS
Se ingresa al DMS opción 1303- icono carpeta- hoy – se pregunta el nombre del cliente,
dar enter- si – cambiar precio- actualizar.
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6. 1316 - TRASLADOS DE BODEGA (YOPAL)
DMS, 1316, Destino (bodega a la cual se va hacer el traslado), Transportador, Ítems
(referencias a trasladar, Actualizar, imprimir TRBV generado. También se imprime dos
copias del correo en donde se solicita el traslado. Estos se realizan cada vez que Yopal
lo requiera y esté disponible en el stock.
LLANTAS: se envía correo electrónico a Alex Velazco para que facture las llantas, en
el correo se especifica la referencia, el número de pedido, nombre y cantidad. Después
se ingresa a la página SAP, se imprime y se ingresa.
ACEITES Y GRASAS: se envía correo electrónico a Alex Velazco para que facture los
aceites o grasas, después se imprime la factura y se ingresa teniendo en cuenta que no
tienen iva y que el aceite se cuenta por cuartos de modo que cuando llegan los barriles
hay que multiplicar de igual forma las cajas.
PLATAFORMA ASONAC:
Este informe se debe subir a la plataforma dos (2) veces por semana. En este caso son
los lunes y jueves.
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7. CONCILIACIONES
Dentro del archivo debe hacer una conciliación coherente entre ingresos, facturas y
notas crédito generadas tanto por la fábrica GM COLMOTORES como por proveedores
locales con el fin de mantener un inventario lo más sano posible.
El archivo se organiza por consecutivo dependiendo del tipo de documento que sea. Las
guías se organizan por fecha, mientras que los demás documentos se organizan por
consecutivo. Una vez cumplan dos meses en la oficina se deben llevar al archivo central
para que estos documentos puedan ser entregados a la persona encargada de la gestión
documental.
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8. 1604 – DEVOLUCIÓN EN COMPRAS.
DMS, Nit (proveedor al cual se hará la devolución), Doc (número de factura a la cual se
hará la devolución), Concepto, Condición de Pago, Código (referencia a devolver),
Cantidad, Costo unitario (antes de IVA), % aplicar descuento si lo tiene, Actualizar,
imprimir PRDV generado.
Los cruces contables se hacen para eliminar el valor de una devolución después
generarse la nota crédito elaborada por el un proveedor, en el extracto se puede
visualizar el monto que se devuelve para debitar, también sirve para restarle el valor de
la devolución a la factura si el precio de la devolución es menor al de la factura.
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9. APORTE INNOVADOR AL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Los beneficios con los que la plataforma cuenta es que todos pueden hacer trabajos como
cotizaciones para licitaciones en tiempo real y demás procesos que requiere el campo del
departamento de repuestos, también es importante recalcar que a la hora de un apagón o el
hecho de cerrar la página Drive por error la nube guarda automáticamente el trabajo
realizado.
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10. CONCLUSIONES
Como conclusión final del proceso de etapa productiva, se recalca la importancia del
aprendizaje obtenido en esta, pues a diferencia de los demás institutos y universidades el
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA es el único que ofrece títulos con una educación
completa en el que los aprendices tienen la posibilidad no solo de demostrar sus
capacidades en el campo laboral sino que estas le son remuneradas y tienen muchísimas
posibilidades de que las empresas requieran de la prestación de servicios bien sea para el
campo en el que ingresaron o un ascenso una vez terminado el proceso.
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11. RECOMENDACIONES
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12. ANEXOS
1. Ingreso de Mercancía.
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1.3 Facturas SUBOCOL y SIAS.
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3. Informes de Ventas
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4. Cíclicos.
5. Cambio de Precios.
-Mostrador.
-Accesorios.
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6. Traslados de Bodega.
-Llantas
-Aceites
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6.2 Plataforma ASONAC.
7. CONCILIACIONES.
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7.1 Organización de Archivo.
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8. Devoluciones en Compras.
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9. Aporte innovador al proceso administrativo
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FIRMA
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