INFORME ACTIVIDADES DE DISEÑO Y PATRONAJE

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar
sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una
vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de
Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde
los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle.

Política
integrada

Manual
integrado

Procedimientos

Instructivos

Formatos de Registro
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos

que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el
líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones,
para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejando constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
 Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
 La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
 Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
 Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura
y de fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de
los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena
 4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

Toma de muestras

Procesamiento y análisis de información

Almacenamiento y distribución

Exámenes realizados

Calibración de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Control de calidad

No conformidades

Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO PARA ELABORACIÓN Y OFICIALIZACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Crear o modificar documentos
2 Aprobar documentos
El líder de proceso o la persona que
designe, crea o modifica sus documentos
(procedimientos, instructivos, formatos,
etc.); sin realizar cambios en el sistema Líderes de proceso /
de gestión, por lo cual estos documentos Coordinación de
serían un borrador. Calidad
Esta actividad se puede realizar con el
acompañamiento de la coordinación de
calidad.
Una vez creado el documento, se deberá
revisar y aprobar para asegurar su Líderes de proceso /
validez. La revisión y aprobación estará Coordinación de
a cargo de los líderes de proceso y la Calidad
coordinación de calidad.
 A través del formato CA-F-001 Control de
Cambios, se solicita la actualización de Commented [YAOO-PC1]: 1 control de cambios
documentos en el Sistema de Gestión y 2 listado maestro
remitirla al Proceso de Gestión. Las 3 actas
actualizaciones se pueden dar por los 4 correspondencia
Solicitar actualización en el
3 siguientes motivos: documento nuevo, Líderes de proceso
Sistema de Gestión
cambio de versión, eliminación.
En caso de tratarse de un documento
nuevo o cambio de versión, se deberá
enviar junto con el formato copia del
documento.
La coordinación de calidad hace una
revisión final de los documentos que son
recibidos.

En caso de tratarse de documentos

4 Revisar y codificar documento
nuevos, la coordinación de calidad
realiza la respectiva codificación, Coordinación de
teniendo en cuenta no repetir códigos de Calidad
acuerdo con el listado maestro de
documentos vigente.

En caso de tratarse de documentos con

cambio de versión, se asigna el número
de versión correspondiente.

Se hace actualización de la información

en el formato CA-F-002 Listado maestro
de documentos.

Los documentos con versiones

Actualizar listado maestro y obsoletas son enviados a la carpeta de Coordinación de
5
carpetas obsoletos. Calidad

Los documentos actualizados son

guardados en la carpeta del proceso
correspondiente y en la carpeta de
documentos originales.

A través de correo electrónico, la

coordinación de calidad informará al líder
del proceso la actualización realizada,
Coordinación de
indicando código y versión actual del
6 Informar actualización Calidad / Líderes de
documento.
Proceso
Los líderes de proceso informarán al
personal los cambios realizados. Commented [YAOO-PC2]: Realizar diagrama de flujo de
estas actividades

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CA-F-001 Formato Control de Cambios

CA-F-002 Formato Listado Maestro de Documentos y Registros