FISA DE POST

1. Descrierea postului

Denumirea postului: Secretară

Cod COR: 412001
Departament : administrativ
Locul desfasurarii muncii: _______________________________________________
Relaţii ierarhice: se subordonează administratorului
Relatii cu alte posturi:
1.Relatii cu nivele ierahice superioare: director / manager / administrator
2.Relatii cu nivele ierahice inferioare: nu e cazul
3.Relatii functionale: cu toate nivele ierarhice
Relaţii de colaborare: cu clienti, colaboratori si institutii publice.
Scopul postului: asigurarea condiţiilor optime pentru realizarea de către director a unor contacte
eficiente cu persoanele din interiorul şi exteriorul firmei, asigurarea unei bune circulaţii a
documentelor şi informaţiilor la nivelul firmei, gestionarea bazei de date, introducere de date fiscale,
contabile (registru de casa, diverse documente).

2. Atribuţiile principale şi sarcinile specifice:

- indeplinirea activităţilor zilnice de secretariat;

-efectuează activităţi administrative de rutină în scopul eficientizării timpului de lucru al
directorului;
- preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si arhivarea
corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati
-efectuarea unor lucrări de specialitate: organizarea şi actualizarea unor situaţii, redactarea
unor materiale de corespondenţă, păstrarea şi operarea în diverse registre de evidenţă;
- asigurarea transmiterii / receptionarii documentelor prin posta, fax, e-mail
- rezervari hotel parteneri externi, rezervari auto, etc.
- actualizarea bazei de date documente
-asigurarea legăturilor telefonice în interiorul şi exteriorul organizaţiei.
-furnizarea de informaţii clienţilor în legătură cu activitatea şi programul organizaţiei;
-păstrarea evidenţei numelor, adreselor şi numerelor telefonice ale persoanelor şi instituţiilor
cu care angajaţii au relaţii de serviciu;
-înregistrarea hotărârilor şi deciziilor luate de conducere, aplicarea ştampilei şi repartizarea
acestora la compartimentele firmei;
- asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei
-tehnoredactarea documentelor, clasarea şi ţinerea evidenţei stricte a acestora;
-identificarea, selectarea, clasificarea şi păstrarea unor surse şi materiale de informare;
-participarea la şedinţele generale ale firmei şi departamentului şi asigurarea protocolului;
-la cerere execută orice altă sarcină care are legătură directă cu obiectivul postului ocupat.
-ordinea si curatenia in interiorul firmei

3. Responsabilităţile postului:

Legat de activităţile specifice, răspunde de:

- calitatea lucrărilor efectuate la locul de muncă de catre ea şi se preocupă permanent de
îmbunătăţirea lor;
- păstrarea în bună stare a materialelor de lucru, utilizarea şi întreţinerea echipamentelor
conform parametrilor de funcţionare.
Legat de disciplina muncii, răspunde de :
-îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă;
-respectă prevederile normativelor interne şi procedurile de lucru privitoare la postul său;
-respectă normele de sănătate, securitate şi igienă în muncă, normele de prevenire şi stingerea
incendiilor şi acţiune în caz de urgenţă, normele de protecţie a mediului înconjurător.

4. Autoritatea postului:
Utilizează materiale şi echipamente puse la dispoziţie de firmă specifice muncii de birou
(computer,xerox, imprimanta, fax, scanner, etc)

5. Condiţiile de muncă:
Munca se desfăşoară în condiţii obişnuite, la birou, cu deplasări pe distanţe scurte sau medii
(ridicarea sau plasarea corespondenţei) .

Program de lucru:
__________________

6. Specificaţiile postului:

 Nivel de studii: Studii medii sau superioare;

Studiile de specialitate în domeniul biroticii şi secretariatului constituie un avantaj.
 Cunoştinţe necesare:
a) specifice domeniului de lucru:
- cunoştinţe de operare pe calculator;
- cunoaşterea cel puţin a unei limbi străine de circulaţie internaţională.
b) în domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă:
- legislaţia generală şi specifică privind: sănătatea şi securitatea în muncă,prevenirea şi stingerea
incendiilor, regulile de sănătate şi igienă specifice locului de muncă;
- planul de evacuare al firmei şi procedurile de urgenţă, de prim ajutor şi deevacuare.
 Cerinţe pentru exercitare:
-rezistenţă la stres;
-rezistenţă la sarcini repetitive,
-bune abilităţi de comunicare şi relaţionare
-capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca
-capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp
- capacitate de a respecta termene limita
- atentie catre detalii
- responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate
 Caracteristici de personalitate, aptitudini şi deprinderi necesare :
-Punctualitate, atenţie la detalii, spirit de observaţie dezvoltat;
-Deprinderi de acordare şi transmitere de informaţii;
-Deprinderi de culegere şi clasificare a informaţiilor.
-Cunostinte operare PC (Windows, Pachet Office, Internet, email);

Prezentul document se constituie în anexa la contractul individual de muncă şi a fost întocmit în

2(doua) exemplare originale.
Aprobat,

Administrator________________ Antosciuc Liubovi___________________