UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

INGENIERÍA DE COMPUTACION Y SISTEMAS

NOMBRE DEL CURSO:

GESTION DE PROCESOS

SECCION:

05N01

SEMESTRE ACADEMICO:
2017 - 1

TITULO DEL TAG:

EPICS – SUBPROCESO DE MATRICULA REGULAR

INTEGRANTES:
 ESCOBAR VEGA, EDDY
 CCOCHAYHUA BARRIENTOS, JORGE
 MAITALUNA PACHAS, ANIBAL
 NAUPAY SALAZAR, JOHNNY
 LAGOS TRUJILLOS, CARLOS
 CARLOS VITE, JUAN

NOMBRE DEL PROFESOR:

ING. WALDY GRÁNDEZ PIZARRO

Lima - Perú
2017-I
 INDICE

1. ORGANIZACIÓN
1.1 VISION
1.2 MISION
1.3 MATRIZ FODA
1.4 OBJETIVOS ESTRATEGICOS
1.5 ORGANIGRAMA
2. ANALISIS DE STAKEHOLDERS
3. CADENA DE VALOR
4. INVENTARIO DE PROCESOS
5. DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS
5.1. MACROPROCESOS
5.2. PROCESOS
5.3. DIAGRAMA DE PROCESOS A ANALIZAR
5.4. HOJA DE PROCESO DEL PROCESO A ANALIZAR
6. MEJORA DE PROCESOS
6.1 ALTERNATIVA DE SOLUCION
6.2 MAPA DE PROCESOS SUGERIDO (TO BE)
6.3 DIAGRAMA DE FLUJO SUGERIDO
7. MEDICION Y CONTROL DE PROCESOS
7.1 PROPUESTA DE INDICADORES
7.2 FRECUENCIA DE MEDICION Y EVALUACION
8. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR SOLUCIONES Y VERIFICAR
RESULTADOS
9. CONCLUSIONES
 1. ORGANIZACION
La Universidad de San Martín de Porres, remonta sus orígenes al Instituto Pro-Deo,
una casa dedicada al cultivo de la filosofía y la teología que fundara el RP Dr. Vicente
Sánchez Valer de la orden de predicadores (Dominicos). Poco después que el Papa
Juan XXIII elevara a los altares al beato Fray Martín de Porres Velásquez de la Orden
Dominica del Perú, se funda la Universidad bajo la advocación del nuevo santo; el 17
de Mayo de 1962.

Las primeras Facultades fueron las de Educación y Letras incluyendo los Institutos
de Filosofía, castellano, Literatura, Historia, Geografía y Periodismo. El Primer Rector
fue el fundador, el RP Vicente Sánchez Valer. Aquella fue una época recordada con
nostalgia por los fundadores debido al espíritu innovador y de crecimiento que los
llevó a incorporar las carreras de Ciencias Contables, Economía, Administración,
Derecho, Trabajo Social, Sociología, Psicología y los Institutos de Relaciones
Industriales y Cooperativismo.

La filosofía que inspiró la fundación de la USMP se orienta a la búsqueda de la verdad

(VERITAS LIBERABIT VOS) y a la preparación de profesionales altamente
capacitados, con cultura humanística y criterios de permanente actualización y
superación. Formar a los estudiantes dentro de normas éticas y principios
democráticos constituye uno de sus objetivos prioritarios.

1.1 MISION
Formar profesionales en la especialidad de Ingeniería de Sistemas de Información con
sólidos valores, competentes y creativos para resolver problemas en el contexto laboral
y social; desarrollar habilidades para responder a los cambios y desafíos del entorno;
fomentar la investigación aplicada en el desarrollo de sistemas de información; promover
actividades de extensión y proyección social que beneficien a la sociedad.
1.2 VISION
Llegar a ser la mejor Escuela Profesional del país dedicada a la formación de Ingenieros
de Sistemas de Información de clase internacional; con una cultura institucional en la
que se fortalezcan los valores; comprometida con la búsqueda constante de la
excelencia, el desarrollo integral del estudiante, la investigación y su proyección a la
sociedad.
1.3 MATRIZ FODA

Fortalezas
1. Calidad de la plana docente
2. Infraestructura física amplia, moderna y bien ubicada
3. Énfasis especial en el desarrollo de habilidades personales
(habilidades cognitivas y sociales)
4. Mayor cantidad y mejor implementación de los laboratorios
5. Amplia disponibilidad de información especializadas (bases de datos
electrónicas y volúmenes de texto en la biblioteca)
6. Solidez financiera de la universidad

Oportunidades
1. Uso de herramientas tecnológica
2. Marco legal favorable
3. Certificación profesional
4. Firma de convenios
5. Interés en profesionalización
6. Mejora de poder adquisitivo
7. Estabilidad del cambio monetario
8. Estabilidad económica
Debilidades
1. Difusión limitada de las actividades
2. Falta de compromiso de egresados para su respectivo seguimiento
3. Inadecuada distribución del ancho de banda de internet hacia la
escuela
4. Insuficiente capacitación y desarrollo de docentes de acuerdo al
avance pedagógico
Amenazas
1. Obsolescencia de equipos por constante avance tecnológico
2. Oferta de costos menores por otras Instituciones
3. Competencia de otras universidades
4. Pérdida de competitividad por falta de actualización
5. No cubrir expectativa de los alumnos
1.4 OBJETIVOS ESTRATEGICOS
 Formación de Maestros y doctores en Educación capacitados para aportar
positivamente a la solución de los grandes problemas nacionales y garantizar el
mejoramiento continuo de la educación, pero con características de una docencia
internacional.
 Realizar la Investigación científica como un quehacer cotidiano y consustancial al
proceso de formación de Maestros y Doctores en Educación, para la creación de
nuevos conocimientos validados y apropiados al mejoramiento dela educación
peruana y como aportes a la solución de sus problemas estructurales y coyunturales
que impiden el desarrollo adecuado de los estudiantes.
 Propender una Educación de Calidad acorde a las exigencias internacionales y
especialmente como respuesta a las exigencias de una economía integrada
globalmente a un mundo en crecimiento constante.
1.5 ORGANIGRAMA
2. ANALISIS DE LOS STAKEHOLDERS

Código Stakeholders intereses p l u clave Estrategias de acción

Contar con una
USMP deberá contratar seguridad
óptima calidad
privada reconocida.
de enseñanza
Tener una debida
USMP deberá contratar docentes
seguridad en el
altamente calificados.
campus
1 alumno Tener seguro x x x definitivo USMP deberá hacer acuerdos con la
contra accidentes mejor aseguradora contra accidentes.

Contar con más

estacionamientos
seguros

Contar con todos

los beneficios
USMP brindara los beneficios según ley
según ley.
para sus trabajadores.
Tener un buen
salario.

2 trabajadores x x expectante
Contar con áreas
de trabajo USMP brindara los mejores equipos
óptimas para el tecnológicos para el mejor desempeño
desarrollo de los docentes.
profesional.

Brindar un alto
USMP deberá firmar convenios con
nivel profesional
universidades extranjeras
en los alumnos.
Brindar USMP deberá estar en constante
comodidad y actualización en sus
seguridad a sus
Procesos administrativos y
trabajadores y
educacionales.
alumnos.
3 organización Estar ubicado en x x expectante
las 10
universidades
más importantes
del mundo. USMP deberá cumplir con las normas
establecidas según ley.
hacer cumplir las
normas de la
institución
 Velar por
transacciones
rápidas y
seguras. El grupo financiero deberá brindar
Rentabilidad a procesos rápidos y seguros.
corto y largo
plazo para la
organización.
grupo
x x expectante
4 financiero

cumplir con las debería brindar reportes de liquidez y

acuerdos de pago solvencia de la empresa

tener relación
estable y Los proveedores deberán tener acuerdos
duradera con la saludables para la organización que
organización beneficien a ambos.

5 proveedor x x expectante

Brindar el mejor trato cordial a la

organización.

Hacer que la
organización el gobierno deberá poner sanciones
respete las leyes económicas muy altas
institucionales.

6 gobierno x x x definitivo
para poder hacer que la organización,
Hacer cumplir las
cumpla con las leyes
obligaciones.
Institucionales.
 3. CADENA DE VALOR
Sociedad, sector público y privado, alumnos, patrocinadores, personal académico y

Procesos Estratégicos
Evaluación Por El
Planificación Institucional Normatividad Institucional
Rectorado
administrativo, dependencia de carácter público, estatal y municipal

Procesos De Soporte
Administración Administración De Administración De Administración
De Finanzas R.R.H.H Logística De T. I
Procesos de medición, análisis y mejora
Acreditación Auditoria interna

Clientes

Formación Académica
Procesos Operativos

Cursos De Extensión

Investigación
4. Inventario DE PROCESOS

Nivel Macroprocesos Procesos Subprocesos

Delimitar características de la USMP
Imagen institucional
Alinear imagen y cultura institucional
Recolectar requerimientos
Elaborar plan de funcionamiento de desarrollo Evaluar funcionamiento de la USMP
Formular plan de funcionamiento
Planificación institucional
Recepcionar documento
Asesoría legal Evaluar documento
Derivar documento
Realizar estudio de marketing
Marketing
Crear estrategia de marketing
Revisar planes estratégicos
Estratégicos
Aprobar diplomas y títulos
Evaluación de rectorado Aprobar resolución rectoral
Aprobar nombramiento
Aprobar plan anual de funcionamiento y desarrollo
Determinar análisis situacional
Formular normas institucionales
Gestionar normas institucionales
Votar normas propuestas
Normatividad institucional Consolidar norma aprobada
Crear lista con postulantes propuestos
Gestionar elección de autoridades Elección de autoridades
Renuncia de autoridad
 Nivel Macroprocesos Procesos Subprocesos
Inscribir al centro de idiomas
Convalidar conocimientos
Servicios a terceros Gestionar centro de Idiomas Curso de capacitación
Certificar idioma
Elaborar cronograma de actividades
Elaborar encuestas de docentes
Evaluar programas de extensión
Evaluar desempeño
Programar curso de extensión
cursos de extensión Elaborar cronogramas
Coordinar con docentes
Seleccionar docente apto
Crear curso de extensión
Actualizar programación de cursos
Formular proyecto de investigación externa
Gestionar instituto de la investigación Financiar investigación externa
Investigación Aprobar proyectos de investigación interna
Procesos Core
Elaborar presupuesto de investigación
Consolidar informe de investigaciones
Inscripción al centro pre
Formación preuniversitaria Enseñanza preuniversitaria
Seleccionar postulantes
Admisión a la USMP
Reactualizar matricula
Matricula
Formación académica Formación de Pregrado
Enseñanza universitaria
Obtener bachillerato
Obtener título profesional
Inscribir alumno de Postgrado
Formación de Postgrado Enseñanza Postgrado
Sustentación de grado
 Nivel Macroprocesos Procesos Subprocesos
Elegir auditoria
Crear el plan de actividades
Auditoria interna Auditoria interna
Evaluar Procesos estratégicos y de soporte
Elaborar informe de auditoria
Elegir miembros de comisión
Crear el plan de actividades
Formar comisión acreditadora
Evaluar procesos educativos
Gestionar Acreditación educativa Elaborar informa de acreditación
Crear cronograma para acreditación
Acreditar Evaluar procesos educativos
Crear informe de acreditación
Evaluar presupuesto Externo
Gestionar Presupuesto
Elaborar presupuesto
Apertura de caja
Soporte y Mejora Facturación
Gestionar caja
Registrar cobro
Cierre de caja
Administración de Finanzas
Pago de planillas
Pago a terceros
Gestionar cuentas por pagar
Pago otras obligaciones
Pago de obligaciones tributarias
Cobro de pensiones
Gestionar cuentas por cobrar
Otras cuentas por cobrar
Convocatoria de postulantes
Selección de personal
Selección e incorporación de personal
Contratación de personal
Administración de R.R.H.H
Renovación de contrato
Control de asistencia
Control de personal
Crear examen de capacidades
 Crear repostes de RRHH
Evaluar capacidades
Generar memorándum
Desvincular personal Recibir carta de renuncia
Genera carta de renuncia
Elaborar inventario
Gestionar inventario
Actualizar inventario
Agregar almacén
Administración de logística Gestionar almacén Actualizar almacén
Expedir del almacén
Controlar vehículos
Gestionar Transporte
Elaborar rutas
Probar software
Gestionar SAP Desarrollar modulo SAP
Implementar modulo SAP
Mantener servidor web
Desarrollo de software Mantener sistema de biblioteca
Desarrollar aplicativos
Administración de T. I Desarrollar módulo USMP virtual
Gestionar Universidad virtual
Mantenimiento de USMP virtual
Crear nuevo BD
Gestionar Base de datos Migrar de BD
mantener BD
Soporte de redes
Soporte de T. I
Mesa de Ayuda
5 DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS

5.1 MACROPROCESOS

Mapa de procesos nivel 0

Procesos Estratégicos
Planificación Evaluación Por El Normatividad
Institucional Rectorado Institucional

Formación Académica
Procesos Operativos

Cursos De Extensión

Investigación

Procesos De Soporte
Administración Administración Administración Administración
De Finanzas De R.R.H.H De Logística De T. I
Procesos de medición, análisis y mejora
Acreditación Auditoria interna
Mapa de procesos nivel 1

MacroProceso Formación Académica

Formación Formación Formación

preuniversitaria Pregrado Postgrado
Mapa de procesos Nivel 2

Proceso Formación De Pregrado

Obtención de
Reactualizacion Enseñanza Obtención de
Admisión Matrícula titulo
de matricula universitaria bachillerato
profesional
5.2 DIAGRAMA DE PROCESOS A ANALIZAR
5.3 HOJA DE PROCESO DEL PROCESO A ANALIZAR

PROCESO
 Nivel CORE

 Código PFP01  Nombre FORMACIÓN DE PREGRADO

SUB-PROCESO
 Código SPM01  Nombre MATRÍCULA REGULAR

REGISTRAR LOS DATOS DE LOS ALUMNOS Y MATRICULARLOS EN EL CORRESPONDIENTE

 Objetivo CICLO

 Comienza con PAGO DEL DERECHO DE MATRICULA

 Incluye REQUISITOS Y DOCUMENTACION DE LA MATRICULA

 Alcance

 Termina con ARCHIVAR CONSTANCIA DE MATRICULA

 Responsable Jefe de Registros Académicos

Departamento académico

 Áreas Registros Académicos

involucradas
Dirección de Escuela

 Entidades  Nombre  Documento Recibido/Entregado

Externas ---Banco ---Voucher de Pago
Involucradas

 Procesos  Código-Nombre  Documento Recibido

Proveedores --- ---

 Procesos  Código-Nombre  Documento Entregado

Cliente --- ---

 Módulos /
Sistema de SAP
Soporte
Colapso de Servidores por sobrecarga de recursos, Base de datos incorrectamente
 Problemas
Identificados Implementadas.

 Oportunidad Cambios en el flujo de procesos los cuales puedan ayudar a agilizar la matricula.
es de Mejora
6. MEJORA DE PROCESOS
6.1 ALTERNATIVA DE SOLUCION
Con esta propuesta pretendemos agilizar el proceso de matrícula, el alumno podrá hacer todo el proceso
de manera virtual y gracias a esto podrá ahorrar tiempo en sus pagos y sus requerimientos especiales
con consejería, de manera que sus horarios y cursos a llevar serán lo óptimo posible.
Esta solución también evitaría el colapso en el sistema cuando vayamos a matricularnos.
Elaboraremos una propuesta de mejora la cual nos ayudara a tener una mejor atención y también utilizar
y sacar el mejor provecho de la tecnología y tener mejores resultados en la satisfacción de los alumnos
al matricularse y terminar más rápido el labor de los docentes que están a cargo de la matricula regular.
6.2 MAPA DE PROCESOS SUGERIDO (TO BE)
7. MEDICION Y CONTROL DE PROCESOS
7.1. PROPUESTA DE INDICADORES
Sabemos que el éxito de la mejora se basa en los indicadores, por lo que proponemos como tales a:
 Número de alumnos matriculados satisfactoriamente
 Tiempo de matricula

7.2. FRECUENCIA DE MEDICION Y EVALUACION

El procesos de medición y evaluación se llevara a cabo en cada ciclo de matricula regular
8. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR SOLUCIONES Y VERIFICAR RESULTADOS
Tenemos que informarnos del procesos de matrícula revisando la guía del estudiante de la USMP FIA y
los requisitos que debemos cumplir para poder llevar a cabo una matrícula exitosa y evitar los posibles
problemas como:

 Cruce de horarios.
 Falta de cupos.
 Carta de permanencia, etc.
Para poder llevar todo esto a cabo deber tener un usuario del sistema SAP.
También debemos estar pendientes a la información que publica la USMP FIA en sus redes y páginas
WEB oficiales.

9. CONCLUSIONES
Podemos concluir que el proceso de matrícula es el más importante para los estudiantes de la USMP
FIA ya que define los cursos, los horarios y los créditos.
Para que la matricula se lleve a cabo debemos revisar el promedio semestral antes de matricularse, ya
que de ello dependerá que día nos corresponde matricularnos.
Concluimos también que el alumno prefiere hacer su proceso de matrícula desde casa y evitar ir a FIA
por un tema tiempo.

BIBLIOGRAFIA
 www.usmp.edu.pe
 http://www.usmp.edu.pe/iced/pdfs/iced/plan_estrategico_2013-2017.pdf