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NEIVA HUILA
2012
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL CENTRO DE
ACOPIO LECHES DEL CASANARE LTDA CORREGIMIENTO DE AGUACLARA
MUNICIPIO DE SABANALARGA DEPARTAMENTO DE CASANARE.
Asesores
Asesor Metodológico
NEIVA HUILA
2012
2
AUTORIDADES ACADÉMICAS
Rector Nacional
Vicerrector académico
3
Nota de aceptación
___________________________________
___________________________________
Jurado
___________________________________
Jurado
4
DEDICATORIA
5
AGRADECIMIENTOS
6
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION
2. PROBLEMATIZACIÓN 15
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15
2.1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 15
2.1.2. SITUACION DEL PROBLEMA 16
2.1.3. DEFINICION DEL PROBLEMA 16
2.2. OBJETIVOS 17
2.2.1. OBJETIVO GENERAL 17
2.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 17
2.3. JUSTIFICACIÓN 18
2.4. BENEFICIOS 20
3. MARCO REFERENCIAL 21
3.1. MARCO HISTORICO 21
3.2. MARCO TEÓRICO 22
3.3. MARCO CONCEPTUAL 23
3.4. MARCO GEOGRÁFICO 27
4. METODOLOGÍA 28
4.1. DEFINICIÓN DE TIPO DE INVESTIGACIÓN 28
4.1.1. Línea de investigación 28
4.2. UNIVERSO 28
4.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 29
4.3.1. Población 29
4.3.2. Muestra 29
4.4. FUENTES DE INFORMACIÓN 29
4.4.1. Primarias 29
4.4.2. Secundarias 29
4.5. DISEÑO METODOLÓGICO 29
4.5.1. PRIMERA ETAPA 29
4.5.1.1. Recolección 29
7
Pág.
4.5.1.2. Análisis 30
4.5.2. SEGUNDA ETAPA 30
4.6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 30
5. RESULTADOS 31
5.1. Diagnostico 31
5.1.1. RESEÑA HISTORICA 32
5.2. Diseño estructura organizacional 34
5.2.1. Misión 34
5.2.2. Visión 35
5.2.3. Objetivo general 35
5.2.4. Objetivo específicos 35
5.2.5. Valores institucionales 36
5.2.6. Políticas de calidad de la empresa 37
5.2.7. Estructura orgánica 37
5.2.8. Manual de funciones y procedimientos 38
5.2.9. Gestión del talento humano 40
5.2.10. Reglamento interno de trabajo 42
5.2.11. Contratos de trabajo 42
5.2.12. Prescripciones de orden 44
5.2.13. Obligaciones especiales para la empresa y los trabajadores 44
5.2.14. Clima y cultura organizacional 47
5.2.15. Procesos 47
5.2.16. Sistemas de información 49
6. Conclusiones 51
7. Recomendaciones 52
Bibliografía 53
Anexos 54
8
LISTA DE CUADROS
pág.
9
LISTA DE GRÁFICAS
pág.
10
LISTA DE ANEXOS
pág.
11
GLOSARIO
VISIÓN: La visión indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué
se deberá convertir a demás describe la situación futura que desea tener la
empresa.
12
RESUMEN
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INTRODUCCIÓN
En las empresas surge un grupo de actividades que son vitales para el desarrollo
de las mismas; esto hace referencia a lo que se denomina como la organización
de una empresa la cual se basa en el establecimiento de estructuras que
direccionan y encaminan al desarrollo productivo.
Teniendo en cuenta que el centro de acopio leches del Casanare no cuenta con
una estructura organizacional completa y carece de una misión, visión,
organigrama, objetivos, valores institucionales, políticas de calidad, manual de
funciones y procedimientos, gestión del talento humano, reglamento interno de
trabajo, clima y cultura de la organización, un diagrama de proceso y su
descripción; el presente informe lo elaborara.
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2. PROBLEMATIZACIÓN
Leches del Casanare Ltda, es una empresa del sector agroindustrial, de carácter
privado, ubicada en el corregimiento de Aguaclara Municipio de Sabanalarga, que
asumió la tarea de recolectar la producción de leche de los hatos de la región con
el fin de ser competitiva en el sector.
Leches del Casanare Ltda es una empresa que se caracteriza por ser el centro de
acopio lechero más grande de Sabanalarga adquiriendo un grado de
responsabilidad fuerte en el sector agropecuario, transfiriendo confiabilidad y
credibilidad entre sus proveedores y clientes lo que conlleva a tener una posición
de importancia en el Mercado.
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2.1.2. SITUACION DEL PROBLEMA
16
2.2. OBJETIVOS
17
2.3. JUSTIFICACIÓN
Es por esta razón que el centro de acopio leches del Casanare Ltda nos permitió
desarrollar el diagnostico con el fin de identificar los elementos y las herramientas
con las cuales no cuenta la empresa en su parte de manejo organizacional.
Este informe se justifica desde tres puntos de vista. Desde el punto de vista
práctico, ya que el mismo informe propone al problema planteado una estrategia
de acción que al aplicarla contribuirá a resolverlo y a mejorar los procesos
organizacionales del centro de acopio leches del Casanare Ltda.
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2.4. BENEFICIOS
20
3. MARCO REFERENCIAL
Leches del Casanare Ltda, es una empresa del sector agroindustrial, de carácter
privado, ubicada en el corregimiento de Aguaclara Municipio de Sabanalarga, con
NIT.900.126.641-8, creada con escritura No.3392 de fecha agosto 24 de 2006 de
la Notaria 63 de Bogotá, inscrita en la cámara de comercio el 16 de octubre de
2.008 bajo el No.11913, nace a raíz de la competencia que existía entre los
lecheros del Municipio de San Luis de Gaceno Boyacá, donde inicialmente
operaba dicha planta y su propietario en un momento de desespero por problemas
entre el gremio decide venderla y la ofrece a uno de sus primos el señor Fanadel
Toloza Acevedo quien no desperdicia la oportunidad y la negocia para trasladarla
al corregimiento de Aguaclara Municipio de Sabanalarga por considerar que allí
no hay competencia y este sector ofrece bastante materia prima por tanto decide
asociarse con un hermano y un primo, empezando con un patrimonio de
$11.000.000 ( once millones de pesos) así continua abasteciendo a la empresa
Alkeria mientras traslada su empresa a otro Departamento.
Leches del Casanare Ltda, dedicada al acopio de leche cruda, cuenta con una
infraestructura muy amplia con proyección a la transformación del producto y la
creación de un punto de venta.
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comercialización se está haciendo con la empresa alquería, Appenzel y Funleche
de San Luis de Gaceno los cuales la procesan para hacer la transformación del
producto y convertirlo en los derivados de este producto.
La idea de las estructuras organizacionales han sido una temática larga a través
del camino de la historia administrativa, comenzando por las civilizaciones
antiguas, modernas y contemporáneas. Es por esta razón que es importante
analizar y diagnosticar la situación en que la empresa se encuentra para
establecer el diseño organizacional y el modelo administrativo que satisfaga las
necesidades particulares de los empresarios, productores y empleados de forma
consistente; sin olvidar que la estructura organizacional debe lograr la eficiencia y
la eficacia en las funciones básicas de la organización.
22
Misión y visión
Cambio organizacional
La empresa
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actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios generalmente
con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad”.
En las empresas individuales sus titulares responden con todos sus bienes de los
compromisos que tenga su actividad económica. Por su parte, en las sociedades
mercantiles la responsabilidad de los socios depende del tipo de sociedad, siendo
las más comunes la sociedad anónima (S. A.) y la sociedad limitada (LTDA.). En
ambos casos, los socios o partícipes tienen una responsabilidad limitada a la
aportación que hayan hecho o se hayan comprometido a hacer en la sociedad.
La organización de la empresa
b) Contar con estabilidad a lo largo del tiempo que le permita funcionar con
seguridad y regularidad. No se debe cambiar la organización con frecuencia ya
que ocasionaría problemas y disfunciones.
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4. Unidades operativas: es la base operativa (técnicos y trabajadores) que realizan
directamente las actividades de la empresa.
Organización formal
Organización informal
No está definida por la alta dirección, si no que surge de forma espontánea como
resultado de las interrelaciones entre los miembros de la organización. Son pues
las relaciones personales y sociales no establecidas por la organización formal si
no que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
Los organigramas
Utilidad
Da a conocer conexiones entre los diferentes puestos de trabajo para que los
terceros ajenos a la empresa conozcan interlocutores válidos.
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Una estructura de organización es el conjunto de elementos que la integran y las
atribuciones que tienen asignadas, además de las relaciones jerárquicas y
funciones asignadas.
Función de organización
Planificación estratégica
Misión
Visión
La visión debe ser formulada por líderes y debe ser integradora (compartida por
los colaboradores).
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Valores corporativos: conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la
gestión de la organización. La cultura organizacional.
Localización
El centro de acopio Leches de Casanare Ltda se encuentra ubicado en la Vía
marginal de la selva centro, corregimiento de Aguaclara, municipio Sabana
Larga, Departamento de Casanare, Colombia.
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4. METODOLOGÍA
Descriptiva y Analítica
4.2. UNIVERSO
28
4.3. POBLACIÓN Y MUESTRA
4.3.1. Población: se trabajo con todos los colaboradores (personal que labora en
la empresa) centro de acopio Leches del Casanare.
4.4.1. Primarias
4.4.2. Secundarias
Libros.
4.5.1.1. Recolección
29
Se realizo 6 visitas de observación directa donde se recolecto evidencia visual
(fotografías) del centro de acopio leches del Casanare.
4.5.1.2. Análisis
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5. RESULTADOS
Los socios proyectaron la construcción para hacer transformación del producto; sin
embargo a la fecha solo esta en proyecto sin plasmar.
La empresa cuenta con un revisor fiscal una “contadora” que tiene una oficina
fuera de la empresa pero labora allí labora por contrato, también cuenta con una
secretaria con la cual se tiene contratado verbalmente, cuenta con (2) dos técnicos
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que son los encargados de la (recepción del líquido y prueba del mismos), cuenta
con (3) operarios que son los encargados de los (servicios generales, vigilancia y
mensajería), también cuenta con (3) tres conductores que son los encargados de
transportar la leche de las fincas a al centro de acopio, a través del diagnostico se
evidencio que no existe una estructura administrativa; y que la información de
manejo, contratación, producción e informes por escrito no hay.
Leches del Casanare Ltda, es una empresa del sector agroindustrial, de carácter
privado, ubicada en el corregimiento de Aguaclara Municipio de Sabanalarga, con
NIT.900.126.641-8, creada con escritura No.3392 de fecha agosto 24 de 2006 de
la Notaria 63 de Bogotá, inscrita en la cámara de comercio el 16 de octubre de
2.008 bajo el No.11913, nace a raíz de la competencia que existía entre los
lecheros del Municipio de San Luis de Gaceno Boyacá, donde inicialmente
operaba dicha planta y su propietario en un momento de desespero por problemas
entre el gremio decide venderla y la ofrece a uno de sus primos el señor Fanadel
Toloza Acevedo quien no desperdicia la oportunidad y la negocia para trasladarla
al corregimiento de Aguaclara Municipio de Sabanalarga por considerar que allí
no hay competencia y este sector ofrece bastante materia prima por tanto decide
asociarse con un hermano y un primo, empezando con un patrimonio de
$11.000.000 así continua abasteciendo a la empresa Alkeria mientras traslada su
empresa a otro Departamento.
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Leches del Casanare Ltda, dedicada al acopio de leche cruda, cuenta con una
infraestructura muy amplia con proyección a la transformación del producto y la
creación de un punto de venta.
Tanque de recibo de leche de 200 litros con rejilla para filtro de residuos
sólidos.
Electro bomba de succión de leche de 220 voltios
Electro bomba de 110 voltios
Tanque de almacenamiento de 5.000 litros
Tablero de control de 5 HP
Dos ventiladores internos
Un condensador de 5 caballos
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Una unidad de motor
Un motor agitador
Este fue el proceso que se tomó como falencia de la empresa para entrar a
fortalecer dicha estructura organizacional y así hacer parte histórica de la misma.
5.2.1. Misión
Somos una empresa del sector agroindustrial que mantiene el liderazgo en cada
uno de los mercados en que participa a través de la comercialización de leche
entera, bienes y servicios con marcas que garantizan un valor agregado para
nuestros clientes y consumidores.
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5.2.2. Visión
Diseñar y operar un centro de acopio de leche de 40.000 litros día de leche fresca.
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5.2.5. Valores institucionales
Todos nuestros actos se rigen por una conducta honesta, transparente y ética, así
como por el fiel cumplimiento de nuestras obligaciones y el estricto acatamiento de
las leyes de los mercados en que operamos.
Dedicación al trabajo
Orientación a la persona
Responsabilidad social
Todas nuestras decisiones y actos son congruentes con dicho sistema social.
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5.2.6. Políticas de calidad de la empresa
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Estructura orgánica
Gerente
Secretaria
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Realizar el trámite de los documentos y la correspondencia del área
Controlar el archivo del área
Responder por el adecuado manejo de los equipos a su cargo
Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales
tramitados en la dependencia y sobre los que conozca por razón de sus
labores.
Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos
requeridos por la dependencia.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
de la dependencia.
Técnicos
Operarios
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Recepcionar de forma limpia, organizada y con todas las normas de
higiene el producto
Disponer de voluntad y colaboración con quien lo requiere en el
desarrollo de la actividad de la empresa
Las demás que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza de su
cargo
Conductores
Contador
1. Contratar personas que cumplan con las competencias necesarias para ejercer
el cargo.
2. Capacitar a los empleados.
3. Proporcionar los mecanismos y ambientes necesarios que propicien la
motivación y la productividad en la organización.
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Importancia
Motivación, el salario y se les dona 2 litros de leche diario a cada uno de ellos.
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5.2.10. Reglamento interno de trabajo
Propósito:
Sujeción
Tipos de contratos
La empresa leches del Casanare Ltda. Podrá celebrar válidamente, cualquier tipo
de contrato de trabajo con sus empleados utilizando cualquiera de las
modalidades permitidas por la ley.
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Los contratos individuales que la empresa celebra por primera vez, tendrán
necesariamente un período de prueba de noventa días. En este período o al
término del mismo, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato
sin indemnización alguna, mediante simple notificación.
Las horas de entrada y salida de los trabajadores, son las que a continuación se
expresan así:
Día sábado:
Personal operativo
El día domingo se trabajara hasta las 2:00 P.M y días de fiesta remunerándose su
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trabajo en la forma prevista en el artículo 179 y con derecho al descanso
compensatorio (Artículo 28, Ley 50 de 1.990).
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preceptos de este reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que
de manera particular le imparta la empresa o sus representantes, según el orden
jerárquico establecido.
Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por las autoridades del
ramo y observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y órdenes
preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales.
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Son obligaciones especiales del trabajador
4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso de leches del
Casanare excepto en los casos de huelga, en los cuales deben abandonar el lugar
de trabajo.
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5. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, suspender labores,
promover suspensiones intempestivas del trabajo e incitar a su declaración o
mantenimiento, sea que se participe o no en ellas.
Vigencia
Disposiciones finales
Desde la fecha que entra en vigencia este reglamento, quedan sin efecto las
disposiciones del reglamento que antes de esta fecha, haya tenido la empresa.
Clausula
No producirá ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren las
condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, contratos
individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales los cuales
sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables al
trabajador.
Clima organizacional
5.2.15. Procesos
Recepción
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La recepción de leche se hace en la plataforma de recibo.
Filtración
Se hace con el fin de retirar partículas extrañas entre ellas pelos, hojas, piedra etc.
Enfriamiento de leche
La planta cuenta con un banco de hielo con capacidad de 20000 litros y de unos
enfriados de placas de 20000 litros/hora.
La planta cuenta con un silo con capacidad de 10000 litros de leche con agitación
constante y enfriamiento de 0 a 4°C.
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Grafico 2. Diagrama de flujo Leches del Casanare
Personas.
Datos.
Actividades o técnicas de trabajo.
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La empresa “Leches del Casanare” cuenta con un equipo que tiene instalado un
programa especial que lleva las estadísticas de recibo y salida del producto y
trabaja en red con el del gerente y la contadora. Es independiente de la
computadora de la secretaria.
Sistemas de calidad
Modelo gerencial
Ningún modelo por si mismo basta para direccionar una empresa por lo que la
gerencia de la empresa “leches del Casanare” ha sido de creatividad, gestión de
mercado y experiencia en el tema.
50
6. CONCLUSIONES
51
7. RECOMENDACIONES
52
BIBLIOGRAFIA
53
ANEXOS
Anexo A. Foto Entrada y frente del centro de acopio Leches del Casanare
Ltda.
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Anexo C. Foto Vehículo recolector de leche y zona de descargue.
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Anexo E. Tanque de almacenamiento de leche cruda.
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