Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Functia de coordonare consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile
si actiunile personalului organizatiei si ale subsistemelor sale, in cadrul previziunilor si sistemului
organizatoric stabilite anterior. Cu alte cuvinte, coordonarea este o „organizare in dinamica', a carei
necesitate rezulta, in principal, din:
Pentru asigurarea unei coordonari eficace este esentiala existenta unei comunicari adecvate la
toate nivelurile managementului, prin comunicare intelegand transmiterea de informatii si perceperea
integrala a mesajelor continute. Din analizele efectuate a rezultat ca, in principal, coordonarea imbraca
doua forme:
- bilaterala
- multilaterala
In general, coordonarea reprezinta un proces prin care un manager creeaza si mentine armonia
intre activitatile, oamenii si compartimentele de munca pe care le are in subordine, in conditiile
impulsurilor factorilor endogeni si exogeni, care determina schimbari semnificative, pentru a realiza
obiectivele propuse in conditii de performante superioare.
Functia de coordonare decurge din necesitatea de a face ca toate eforturile, toate activitatile care
se desfasoara in diferite locuri si nivele ierarhice di 939i89j ntr-o unitate economica sa fie indreptate
spre realizarea obiectivelor prestabilite.
Exercitarea functiei de coordonare de catre un manager presupune din partea acestuia un efort de
cunoastere privind: structura personalului din subordine, pozitia acestuia in organizarea unitatii,
sarcinile si atributiile fiecarui post existent in structura organizatorica. De asemenea, activitatea de
coordonare se desfasoara in conditii normale numai daca fiecare subordonat isi cunoaste precis campul
sau de actiune, domeniu in care isi exercita atributiile si responsabilitatile circumscrise postului pe
care-1 ocupa.
In exercitarea functiei de coordonare, managerului i se cere sa respecte anumite cerinte cum ar fi:
echilibrarea sarcinilor intre subordonati; asigurarea cresterii nivelului de competenta a subordonatilor;
practicarea unor metode de management si procedee de lucru adaptate diferitelor categorii de personal;
aplicarea delegarii de autoritate si responsabilitate.
Coordonarea activitatilor dintr-o unitate economica se realizeaza sub doua forme: bilaterala,
exercitata intre un sef si un subordonat, si multilaterala, manifestata intre un sef si mai multi
subordonati.
Coordonarea bilaterala, prin modul direct in care se realizeaza, prezinta avantajul evitarii aparitiei
filtrajului si a distorsiunii informatiilor, iar managerul are posibilitatea sa cunoasca imediat reactia celui
pe care il coordoneaza. Dezavantajul consta in aceea ca genereaza un consum mare de timp din partea
managerilor, ca urmare a coordonarii fiecarui subordonat.
Coordonarea multilaterala se realizeaza, mai ales, prin intermediul unor reuniuni in acelasi timp,
realizandu-se un proces de comunicare cu mai multi subordonati, ceea ce face sa se evite dezavantajul
primei modalitati de realizare a coordonarii.
Fiind vorba de un sistem de relatii intre cel care coordoneaza si subordonatii sai, deci intre
oameni, calitatea realizarilor in acest domeniu, efectele obtinute, vor depinde de trasaturile managerilor
si climatul de munca creat intre componentii colectivului pe care-1 conduce. Dat fiind faptul ca,
exercitarea functiei de coordonare implica si factorul timp, momentul in care se realizeaza poate sa
influenteze pozitiv sau nu desfasurarea unor activitati, evitandu-se sau nu irosirea de eforturi si de timp,
in acest sens, poate sa actioneze si initiativa, in limitele responsabilitatilor sale, manifestata de catre cel
care se afla in relatii de coordonare cu un manager. Sunt desigur, elemente care tin de o anumita suplete
si flexibilitate in modul de actiune a componentilor din unitate.
Modul in care intreprinzatorul alege sa prezinte informatia este la fel de important ca informatia
in sine. Diferitele situatii si obiective necesita abordari diferite; de exemplu, se poate apela la scurte
sedinte, intalniri bilaterale si chiar la e-mail, acesta din urma foarte utilizat in prezent ca mijloc de
comunicare.
• Sedintele. Sunt mai putin utilizate deoarece comunicarea bilaterala este mai la indemana. In
plus, se stie ca doua din trei sedinte esueaza in atingerea obiectivelor pentru care sau desfasurat si peste
50% din timpul consumat in sedinte este risipit. Aceste minusuri pot proveni din faptul ca intr-o
intreprindere mica nu exista, de regula, persoane „specializate' in organizarea unei sedinte eficiente. Ca
atare, se poate ca obiectivele sa nu fie clar identificate, planificarea sa fie dezorganizata, sa lipseasca fie
controlul, fie procedurile (sau acestea sa fie ineficiente), sa nu fie desprinse concluziile bune sau
acestea sa nu fie puse in practica.
Consecinta este ca intreprinzatorul - manager, aflat intr-o permanenta criza de timp, sa nu mai
doreasca sa recurga la sedinte pentru a coordona activitatea intreprinderii sale.
Este esential ca motivul pentru care se tine o sedinta sa fie clar stabilit. Daca sedinta nu este cel
mai eficient mod de comunicare, atunci nu trebuie convocata. In plus, intreprinzatorul trebuie sa fie
sigur ca:
□ utilizeaza un limbaj pozitiv, cum ar fi: „sa dezvoltam', „sa decidem', „recomand / recomandam' si
mai putin variantele vagi precum: „sa discutam', „sa exploram';
□ sedinta se tine in locul potrivit (ca marime, resurse, posibile perturbari etc);
□ sedinta incepe si se termina la timp;
□ pot conduce la supra-accentuarea unor probleme locale sau care nu merita atentie;
□ este rapid;
Desigur, ca sa-si atinga scopul, fiecare trebuie sa acceseze un computer si sa aiba un minim de
pregatire pentru asta si, de asemenea, sa se evite supraincarcarea sistemului.
Previziunea s-a nascut si s-a dezvoltat in timp din necesitatea sporirii capacitatii de adaptare a
omului la mutatiile intervenite in mediul extern, in scopul asigurarii supravietuirii si/sau cresterii sale.
Aceste mutatii aduc cu ele noi riscuri si/sau oportunitati care-1 pot plasa in zona cresterii, stagnarii sau
chiar a incetarii existentei.
Prevederea sau previziunea - cum a definit-o H. Fayol - inseamna a sonda viitorul si a intocmi, pe
aceasta baza, un program de actiuni. Previziunea este termenul cel mai corespunzator spiritului limbii
romane; indiferent de orizontul de timp, sensul este cel de a privi inainte.
Desigur, viitorul nu este perceptibil ca prezentul. El n-a fost niciodata, si cu atat mai putin nu este
in zilele noastre, rodul asteptarii pasive si nici al purei intamplari. Nu numai viitorul este direct legat de
prezent, dar relatia este valabila si in sens invers. Prezentul se dezvaluie in adevaratele lui semnificatii
si dimensiuni numai proiectat in viitor. Pentru ca, ceea ce da sens si orientare, ceea ce directioneaza
hotarator activitatea din prezent, sunt tocmai jaloanele proiectate in viitor, obiective pe care ni le fixam
si spre care tindem cu perseverenta.
□ prioritatea acordata termenului lung fata de termenul mediu si scurt (a privi departe);
Previziunea constituie cea mai importanta functie, prin exercitarea careia se anticipeaza evolutia
conditiilor societatii, precum si starea, comportarea si functionarea acesteia. Exercitarea functiei trebuie
sa asigure identificarea tendintelor existente, prefigurarea proceselor si fenomenelor ce vor avea loc,
stabilirea obiectivelor de realizat si resursele necesare.
In actiunile economice factorii aleatori sunt numerosi. Scopul previziunii este sa limiteze
nesiguranta, sa limiteze aparitia factorilor neprevazuti. Nesiguranta in activitate si, indeosebi in actul
decizional este urmarea de cele mai multe ori a lipsei de informatii. Experienta demonstreaza ca
niciodata nu se poate asigura cantitatea de informatii necesara si, cu atat mai putin calitatea dorita.
Sistemul informational este supus unor grele incercari deoarece schimbarile sunt extrem de rapide si
survin pe multiple planuri, iar posibilitatile de actiune sunt numeroase. In asemenea imprejurari
previziunea are un mare rol, ajutandu-1 pe conducator sa nu fie surprins nepregatit, sa gandeasca
contramasuri pentru orice varianta verosimila.
□ tendinta de variatie: cele cu variatie rapida fata de cele cu variatie lenta, avand in vedere si volumul
de variatie;
□ importanta: in cadrul unui sir lung de actiuni importanta subiectiva nu trebuie sa dicteze.
□ prin exercitarea ei se anticipeaza evolutia conditiilor in care se va afla economia, precum si starea,
comportarea si functionarea acesteia;
□ prefigureaza procesele si fenomenele ce vor avea loc in viitor precum si resursele necesare;
□ realizeaza o punte intre ceea ce este (prezent) si ce va fi, unde se vrea a se ajunge (viitor);
Planificarea
Privita in acest mod, planificarea fixeaza sarcinile ce urmeaza a fi indeplinite de catre organizatia
economica sau componentele ei si indica mijloacele necesare atingerii telului. Ea este astfel o activitate
manageriala necesara si permanenta. Raspunzand la intrebarile „CE?', „CU CINE?',, obiectul
planificarii este obtinerea rezultatului, a efectului dorit.
□ stabilirea prioritatilor;
□ definirea etapelor;
□ elaborarea de planuri;
Perioada de planificare difera in functie de mai multi factori: dimensiunea organizatiei, domeniul
de referinta, scopurile urmarite sau chiar pozitia ierarhica pe care cadrul de conducere o ocupa. O
planificare riguroasa la orice nivel managerial presupune parcurgerea urmatoarelor etape:
- formularea planului de actiune prin evaluarea premiselor (determinarea mediului intern si extern in
care se aplica planul);
- alegerea alternativei;
Produsul planificarii este planul. In activitatile economice, planul este un mijloc cu ajutorul caruia
se face alocarea resurselor, se stabilesc termenele de infaptuire a obiectivelor si se asigura baza
informationala de urmarire a rezultatelor.
Planul este destinat realizarii viitorului posibil si dezirabil si reflecta obiectivul urmarit de catre
organizatia economica sau componentele acesteia, resursele necesare precum si termenele stabilite.
Orizontul de timp pentru un plan este de la o luna la 3 ani, detalierea acestuia fiind invers
proportionala cu orizontul. Planul astfel stabilit are un caracter obligatoriu.
Succesul probabil al unui plan depinde de mai multi factori intre care:
o complexitatea: cu cat planul este mai complex, cu atat sansele ca sa fie indeplinit sunt mai mici.
Simplitatea planificarii este o virtute in sine;
o orizontul de planificare: cu cat un plan se refera la un timp mai indepartat, cu atat este mai probabil
sa intalneasca obstacole;
o numarul de indivizi implicati: cu cat planul priveste mai multi oameni, structuri, cu atat creste
probabilitatea esecului;
o vulnerabilitatea fata de factorii necontrolati: oricum am planifica, vor exista intotdeauna factori de
risc in afara controlului nostru. Cu cat un plan este afectat mai profund, cu atat este mai mare
vulnerabilitatea sa fata de factorul respectiv.
Oricat de simplu ar fi, un plan trebuie sa contina urmatoarele elemente, fie si numai in mintea
cadrului de conducere:
a) Scopul: orice plan trebuie sa aiba un scop de indeplinit. Este eficace o descriere scrisa, precisa
a scopului, inainte de a se trece mai departe, chiar daca planul este simplu. Scriind, se clarifica
gandirea, se consolideaza angajarea. Daca planul implica multi oameni, formularea scrisa a scopului
este esentiala, pentru a se asigura ca toata lumea merge in aceeasi directie;
b) Obiectivele: sunt descrieri mai detaliate ale modului in care va fi atins scopul;
c) Activitatile: sunt pasi sau elemente necesare pentru a indeplini scopul si obiectivele. Un plan
simplu poate avea doar una sau doua activitati, insa fiecare trebuie analizata din patru puncte de vedere:
- responsabilitatea: fiecare individ implicat trebuie sa-si asume responsabilitatea ca activitatile vor fi
duse la capat cum trebuie;
- marja de timp: exista intarzieri in activitatile individuale ? Ce efect va avea depasirea timpului asupra
celorlalte activitati ?
- resursele: vor fi disponibile atunci cand este nevoie ? Exista conflicte potentiale?
Un plan complex va fi construit invariabil sub forma unei retele de conexiuni logice intre
activitati, specificand care trebuie indeplinita inainte ca celelalte sa inceapa; timpul planificat, marja de
timp, resursele necesare etc.
d) Orarele ce contin un numar mic de activitati pot fi alcatuite de cadrul de conducere (manager)
si de oamenii implicati. Orarele pentru planurile complexe vor fi derivate din retea. Dupa ce a fost
stabilit orarul, poate fi reprezentat grafic printr-o banda de culoare sau o schema Gantt, in care, fiecare
activitate este figurata printr-o banda de culoare proiectata pe o axa a timpului.
e) Indicii de performanta exprima daca munca evolueaza conform planului. Sunt cunoscuti si sub
numele de „tinte'. Un control eficient impune ca datele sa fie colectate de indata ce incepe munca.
Datele cantitative sunt mai usor de folosit, dar uneori pot fi dificil de obtinut. Datele calitative, sub
forma rapoartelor, solicita eliminarea opiniilor subiective si nefondate, mai ales cand este vorba despre
comportamentul uman. Colectarea datelor poate fi facuta la intervale regulate sau neregulate, in functie
de utilitatea solicitata.
f) Protectia planului nu este intotdeauna luata in considerare, dar poate fi extrem de valoroasa,
meritand timpul pierdut. Alcatuind un plan, cadrul de conducere va face tot ce poate pentru a-l proteja
si a se asigura ca functioneaza asa cum trebuie. Protectia planului trebuie sa inceapa logic prin
considerarea fiecarei activitati importante in parte. Daca este bine aplicata, planificarea prezinta
avantaje multiple:
o lipsa sprijinului adecvat din partea cadrelor de conducere aflate in varful ierarhiei societatii
economice;
Depasirea acestor dificultati si inlaturarea deficientelor semnalate se asigura prin crearea unui
sistem de planificare efectiva, care trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:
- planificarea trebuie sa porneasca de la varf;
Motivarea
Studiindu-se comportamentul omului in munca s-a ajuns la concluzia ca motivarea este alcatuita
din 2 mari categorii de factori:
- motivele resimtite ca expresie a nevoilor umane. Ele sunt personale, interne si creeaza anumite
tensiuni;
- stimulentele sau factorii motivationali. Acestea sunt externe persoanelor si fac parte din mediul de
munca creat de management in scopul orientarii si incurajarii salariatilor spre o munca performanta.
Proiectarea unui sistem eficient de motivare a personalului se face pornind, in primul rand, de la
cunoasterea sistemului nevoilor. İn general, se admite ca desi omul este o fiinta extrem de complexa,
iar nevoile care-l exprima sunt si ele foarte diferite ca mod de ordonare si intensitate a exprimarii,
aceste nevoi pot fi cuprinse intr-un tablou general. Exista in literatura o multitudine de criterii de
clasificare si caracterizare a nevoilor umane, cea mai uzuala fiind cea care le imparte in:
a) nevoi fizice, de baza sau primare, care stau la baza cerintelor vietii, asigurand supravietuirea
speciei umane. Virtual, sunt universale pentru oameni, dar au o intensitate variabila de manifestare;
b) nevoi secundare sau sociale; sunt mai putin explicite, deoarece tin de aspiratiile psihice si
intelectuale. Multe dintre ele se dezvolta la maturitate: stima de sine, simtul datoriei, autoafirmarea etc.
Caracterizarea lor de catre psihologi a aratat ca aceste nevoi:
Teoria ierarhiei nevoilor, elaborata de Maslow. Cele 5 categorii de nevoi cunoscute ca general valabil in
orice mediu sunt grupate in:
- nevoi de ordin redus - in care se includ nevoile fizice si cele de securitate si siguranta;
- in cazul in care satisfactia nu este mentinuta pentru o anumita nevoie, chiar aflata pe un nivel inferior,
ea poate deveni din nou prioritara. Spre exemplu, o persoana care si-a satisfacut nevoile ce tin de
siguranta materiala si avanseaza catre nevoile de ordin social, in clipa in care isi paraseste postul
detinut poate avea din nou nevoi de securitate (legate de conditiile de pensionare oferite de noul post,
de pilda).
- acest model este general, putandu-se aplica tuturor mediilor si, in mod special, mediului
organizational al firmei;
- desi modelul ilustreaza nevoi generale, aplicarea lui este extrem de dificila, deoarece omul este unicat
ca perceptie si personalitate. Ca atare, pentru aceeasi categorie de nevoie el poate astepta diferite
satisfactii obtinute cu ajutorul unei multitudini de stimulente;
- una si aceiasi nevoie poate determina pentru un salariat o frustratie, in timp ce pentru un altul poate
constitui o modalitate de mobilizare pana cand este satisfacuta.
Astfel se explica necesitatea unei motivatii diferentiale, graduale si complexe, utilizate in cadrul
managementului de catre leader.
1). factori de igiena, care pot determina nefericirea, insatisfactia in munca. Ei sunt exteriori
muncii, nefiind legati direct de natura si continutul acesteia. Apartin mediului muncii si, in aceasta
categorie, se includ: salariile si alte castiguri, securitatea muncii (proceduri de revendicari practicate in
firma si privilegii de vechime), conditii de munca (lumina, temperatura, ventilatie etc), politica
administrativa, competenta profesionala a superiorilor, relatiile interpersonale cu superiorii si colegii.
Potrivit cercetarilor a rezultat ca prezenta lor in sine ca si caracterul lor favorabil nu aduc satisfactie, in
schimb daca sunt nefavorabile produc insatisfactie.
2). factorii de motivatie constituie prima cauza a satisfactiei in munca. Sunt intrinseci muncii,
deoarece tin direct de continutul ei si de performantele umane. Produc satisfactii numai cand sunt
prezenti, absenta lor nu produce insa insatisfactii. In aceasta categorie se cuprind : performantele,
recunoasterea contributiei si a efortului, responsabilitatii (asumarea de noi sarcini si obligatii, fie prin
dezvoltarea postului, fie prin delegare), promovarea, munca insesi ca posibilitate de auto-exprimare si
satisfactie personala si posibilitatea dezvoltarii ca urmare a acumularii de cunostinte si de dezvoltare
datorita experientei in munca.
Pe planul managementului, implicatiile care deriva din adoptarea acestui model pot fi rezumate
astfel:
- utilizarea acestui model consta in faptul ca permite identificarea si evaluarea prezentei celor doua
categorii de factori in vederea construirii unor structuri adecvate ale motivatiei;
- accentul trebuie pus insa nu numai pe prezenta ei si pe nivelul calitatii factorilor intrucat absenta
nivelului calitativ poate da nastere unui mediu de munca poluat, generator de insatisfactii.
Modele ale motivatiei sunt cele bazate pe studiul comportamentului. Se incearca astfel sa se explice de
ce oamenii aleg un anumit comportament pentru a-si satisface nevoile. Din aceasta categorie
mentionam:
- modelul sperantei. Autorul acestui model considera ca indivizii vor examina diferitele strategii
de comportament pornind de la urmatoarele premise: recunoasterea efortului pentru obtinerea
performantei; corelarea performantei cu rezultatul dorit; modul in care este evaluat rezultatul de
salariat. Acest model are la baza trei variabile: valente individuale, operationalizarea si speranta de a fi
recompensat.
· obiectivele, nevoile, dorintele si nivelul performantelor individuale sunt diferite, iar managerul trebuie
sa detina un set de niveluri ale performantelor, astfel incat ele sa fie accesibile;
- comportamentul motivat poate fi determinat prin invatarea valorilor acceptate sau nu de firma;
- managerul care doreste sa dezvolte un comportament motivat trebuie sa fie constient ca:
· deficientele in recompensare pot determina modificarea comportamentelor. Daca un manager isi lauda
un subordonat pentru comportamentul sau mediocru, acesta se poate afla intr-o stare de confuzie,
nereusind sa inteleaga ce se doreste din partea lui;
- salariatii fac permanent comparatii asupra echitatii motivatiei, ceea ce influenteaza comportamentul;
- este necesar un efort continuu pentru a stabili si mentine un sistem echitabil de recompensare a
muncii in cadrul firmei.
Antrenarea
Prin comanda managerii exercita influenta directa asupra subordonatilor, in virtutea autoritatii cu
care au fost investiti, antrenandu-i, la realizarea sarcinilor si obligatiilor care le revin. In procesul de
comanda intervin urmatorii factori: managerul cu autoritatea si personalitatea sa; cadrele de executie,
respectiv subordonatii cu caracteristicile lor (profesie, nivel de pregatire, vechime in munca); sarcinile
sau problemele ce trebuie rezolvate. Un rol deosebit in realizarea procesului de comanda il are stilul de
munca al managerilor, promovarea de catre acestia a unui stil democratic de conducere.
Pentru a realiza o antrenare eficace este necesar ca procesul motivarii personalului sa fie complex,
diferential, gradual. Calitatea antrenarii are un rol deosebit de important prin aceea ca, intr-o masura
decisiva, conditioneaza concretizarea eficienta a functiilor – previziunea, organizarea si coordonarea –
precum si eficacitatea controlului - evaluarii care urmeaza antrenarii.