Process Charter

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GESTION DE ACTIVOS FIJOS

MACROPROCESO: P0620 CONTABILIDAD
1. Objetivo
Gestionar adecuadamente los activos fijos durante toda su vida ciclo de vida
(Adquirir/Utilizar/Mantener/Renovar/Baja).
Clasificar adecuadamente los activos y asegurar que aquellos clasificados como estratégicos se les
aplican un correcto cálculo de la depreciación contable y tributaria.
2. Alcance
Aplica a todos los activos propiedad de la empresa.
3. Definiciones:
Activos Fijos: Se consideran activos fijos, a los bienes que reúnen los siguientes requisitos:
 Se adquieren para su uso en la operación, de modo que puedan ser utilizados

directamente o indirectamente en la generación de flujos de efectivo a favor de la
empresa.
 Son mantenidos para su uso y no para venta.
 En algunos casos, pueden ser utilizados para alquiler o para propósitos
administrativos.
 Tienen una vida útil mayor a un año, por ello, la inversión en el activo fijo se asigna a
ejercicios futuros mediante cargos periódicos a resultados por depreciación.
 No se considera activos fijos a las compras menores a ¼ de Unidad Impositiva
Tributaria (USD 340 aprox.)
Activo en Curso: Son los activos en proceso de construcción, los cuales pueden ser financiadas
con recursos propios y/o con financiamiento externo (Préstamos bancarios/Leasing),
Alta de un Activo en Curso: Una vez concluido la etapa de construcción, un Activo en Curso
será reclasificado a la clase que corresponde dentro del rubro del Activo Fijo. Es decir, se
reclasifican todos los desembolsos efectuados por un activo en curso durante su etapa de
construcción hasta la fecha en la que se confirma que está en condiciones para ser utilizado
(este activo estará sujeto a depreciación desde el momento de su activación).
Baja de Activo: Puede presentarse por varios motivos, entre ellos pueden ser obsolescencia
funcional, robo, perdida, siniestro, por lo que es necesario tener el sustento respectivo.
El desuso u obsolescencia, debe estar acreditado y sustentado por informe técnico dictaminado
por profesional competente y colegiado (perito valuador), el que debe tener como mínimo, una
memoria descriptiva, valuación y anexos.
Para efectos de dar de baja el activo, se deberá enviar el formato P601-F01 (Formato de baja
de activos), en el cual deberá consignarse el motivo de baja. Algunos ejemplos de estos casos
son los siguientes:
- Obsolescencia, (Informe técnico),

- Robo, perdida (Copia de denuncia policial),
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Autor Revisión 1 Aprobación 1
Ludber Poma Arturo Hurtado Jaime Dioses
02.04.2019 Analista de Contabilidad Contador Senior Gerente de Contabilidad
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- Donación, (Certificado de donación),

- Siniestro (Acta de siniestro),
- Otros (Venta). (Informe técnico)
En aquellos casos de donde la baja está relacionada a la venta de vehículos con antigüedad
menor a dos años, se deberá revisar el impacto Tributario (Reintegro de IGV)).
Disposición final de los activos: Para el caso de activos dados de baja por obsolescencia u
desuso, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
- Almacenar el activo (siempre que no tenga impactos medioambientales) en un

ambiente con acceso limitado (Jefe de gestión de activos), por un periodo máximo de
1 año, para posteriormente proceder con la destrucción de los mismos. En caso de
activos que puedan generar impactos medioambientales se deberá proceder con la
disposición con empresas terceras especializadas.
En caso se presenten otras formas de disposición, será necesario evaluar el impacto tributario
que podrían generar estas operaciones:
- Donación: (Afecto IGV/Renta-obligación de emitir Comprobante de pago

“Transferencia gratuita”)
o Terceros,
o Entidades receptoras de donación,
- Venta de activos en desuso u obsoletos (Genera ingresos y tiene costo computable,

esta afecta a IGV/RENTA y se tiene la obligación de emitir Comprobante de pago).
Mejoras Mantenimiento Mayor: Las mejoras que se consideran activo fijo son las siguientes:
- Modificación de un elemento del activo fijo para ampliar su vida útil o para
incrementar su capacidad productiva,
- Actualización de componentes de la maquinaria y así lograr un aumento sustancial en
la calidad de producción,
- Adopción de nuevos procesos de producción que permita una reducción en los costos
de operación.
Partes separadas (componentes): Se debe individualizar los componentes principales de un

activo, cuando son susceptibles de cambio en forma separada, ya que pueden tener una vida
útil diferente al activo principal. Para proceder con la componentización de un activo, se debe
evaluar si los componentes son susceptibles de mantenimientos mayores y si se presentan de
manera periódica (cada 5 años, 3 años, etc.), ya que de cumplir con ambos criterios es
obligatorio realizar la componentización del activo principal (Montos importantes).
Repuestos Estratégicos: Son aquellos repuestos importantes que son considerados equipos de
sustitución (reemplazo), que se espera sean usados durante más de un periodo y deben ser
adquiridos para facilitar la operatividad de un activo fijo especifico y/o principal ya que en caso
no estén disponibles, la operación podría ser afectada.
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Entre los principales criterios que debemos considerar para que un repuesto sea considerado
“Repuesto Estratégico” y por lo tanto tenga un tratamiento de Activo Fijo, tenemos los
siguientes criterios:
1- El costo unitario debe ser igual o superior a USD 20,000 (monto aplicable para todas
las sedes).
2- Es considerado como “Critico” para propósitos de Operación.
3- Es posible identificar el Activo Fijo principal del cual forma parte.
4- El repuesto, solo puede ser utilizado en un activo fijo específico o único.
5- La vida útil del repuesto estratégico es superior a un año.
Cabe señalar que en caso se presenten dudas respecto de la clasificación de un repuesto para
definir si debe ser considerado como “Estratégico”, el análisis será realizado de manera
conjunta entre el área de Contabilidad y Operaciones.
Repuestos reparados: Son aquellos repuestos estratégicos (activos fijos) que presentaron
defectos y/o daños en su operación. En estos casos, se presenta la necesidad de realizar
reparaciones y/o mantenimiento de los mismos con la finalidad de restaurar su función y
utilidad, considerando estos costos (reparación y/o mantenimiento) como CAPEX.
Usuario responsable de administración del activo: Es la persona a quien se asigna el activo

para cumplimiento de sus funciones, encargado de mantener el activo en condiciones
operativas, y que deberá entregar la relación de los activos asignados, al momento de su retiro
de la empresa (Hoja de ruta) a su jefe inmediato, quien será responsable de enviar esta
información a Contabilidad a fin de que se pueda actualizar el responsable de administración
del activo. En aquellos casos que se presenten faltantes de activos, se coordinará con Capital
Humano para los descuentos respectivos.
Vida Útil: Es el periodo de tiempo durante el cual el activo fijo pretende ser usado, puede
calcularse en función de horas de producción, unidades de producción, recomendación de
periodo de vida indicado por el fabricante, etc.
4. Visión Operativa
 Gestión y control de los activos durante su ciclo de vida

(Adquirir/Utilizar/Mantener/Renovar/Baja)
 Identificación de los repuestos estratégicos con la participación de Operaciones y
Contabilidad.
 Control de la depreciación contable y tributaria de los activos, considerando las normas
vigentes
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5. Controles Internos
Objetivo de Actividad de proceso

Descripción de cumplimiento de Control INCOME
Control (# ítem de)
ASS1C010-1 Marco Financiero Legal - Adquisiciones y Construcciones Adquisición/Construcción
Adquisiciones y construcciones: El marco financiero y legal para las adquisiciones y de Activos Fijos (1)
construcciones es evaluado y aprobado durante la elaboración del presupuesto anual de CAPEX.
Todos los cargos en las órdenes de inversión son previamente aprobados por el responsable.
Baja de Activos:Los retiros y bajas son evaluados por el usuario y aprobados por el CFO cuando se
producen, utilizando el formato," Solicitud de Baja de Activo Fijo ".
ASS1C070-1 Órdenes de Inversión: Para la construcción de un proyecto se requiere de una orden de inversión, Adquisición/Construcción
esta orden de inversión debe ser presupuestada por la jefatura correspondiente y luego validada de Activos Fijos (2)
por la división respectiva. Dependiendo del monto, la aprobación del proyecto puede llegar hasta
el Directorio.Todos los desembolsos de los proyectos se acumulan en una Orden de Inversión.El
área de contabilidad prepara un reporte Excel con los montos acumulados de los activos en
construcción relacionados a las órdenes de inversión. El módulo de Activos Fijos debe cuadrar con
lo reportado en el Balance. Anualmente se realiza un muestreo de los activos fijos con orden de
inversión y se valida la documentación (Auditoria Deloitte).
ASS1C070-3 Creación de código de activo fijo: Para el caso de adquisiciones: Se solicita la creación de un código Adquisición/Construcción
de activo fijo (transacción SAP) por el usuario la cual es validada por el Encargado de Activos Fijos de Activos Fijos (2)
(Analista Contable). En caso sea aprobada esta solicitud, se genera el código respectivo que sirve
de base para crear la SOLPED que finalmente terminará en una orden de compra (el Gerente de
Contabilidad realiza una segunda validación de la compra del activo en la revisión de la cuenta
contable usada en la orden de compra).En cada cierre mensual de la contabilidad, se valida que el
módulo de Activos Fijos (AM), cuadre con los saldos contables de las cuentas de activo fijo (modulo
FI).
ASS1C090-1 Identificación, registro y valuación de garantías recibidas: Actualmente el área de Tesorería Documento en Simple:
elabora el archivo Excel "Posición de Tesorería", que es la posición definitiva del mes. En dicho Política de Tesorería y
archivo se encuentra información de las Garantías Recibidas y Otorgadas para la construcción de Financiamiento (5)
Activos entre otros datos adicionales. Esta se valida con el reporte Excel mencionado líneas arriba.
Se solicita al área de Tesorería el archivo físico correspondientes donde se encuentra los sustentos
físicos de las garantías recibidas y otorgadas, con la finalidad de validar su información enviada
con la documentación soporte. Tesorería cuenta con una relación de todos los compromisos
asumidos que tengan alguna garantía. Con la finalidad de elaborar el reporte (Off Balance Sheet),
que menciona todas las garantías que ha ofrecido o recibido la empresa.
ASS1C100-1 Tratamiento contable de las adquisiciones y construcciones: El tratamiento contable de las Adquisición/Construcción
adquisiciones y construcciones de activos fijos se efectúa de acuerdo a la Norma Internacional de de Activos Fijos (6)
Contabilidad (NIC) 16 Propiedades Planta y Equipos. El Analista Contable analiza si la adquisición
se trata de un activo fijo al momento que el usuario solicita la creación del código de activo fijo. El
Gerente de Contabilidad verifica que compras consideradas activo fijo se consideren como tal al
momento de la liberación de las órdenes de compra. (Revisión cuenta contable imputada en la
orden).
ASS1C110-1 Gastos de Capital: Todas las compras materiales de activos fijos tienen una cotización hecha por Documento Simple:
el proveedor. Para los proyectos más importantes se firman los contratos con los proveedores Compras Generales (6.6)
donde se determina el precio y el calendario de pagos. El responsable de la orden de inversión
monitorea el pago a los proveedores basado en ese calendario, y en el cumplimiento de los
términos contractuales, y libera la HES/MIGO en señal de aprobación. El asistente contable una
vez emitida la HES/MIGO procede al registro en el sistema con el debido sustento (comprobante
de pago).
ASS1C140-1 Monitoreo de Costos de Proyectos: El avance de la construcción del proyecto lo realiza cada Adquisición/Construcción
Project manager. Contabilidad mensualmente se envía un correo electrónico a los de Activos Fijos (12)
Superintendentes de cada sede, informando los activos fijos en construcción pendientes de alta,
donde se detalla monto desembolsado comparado con presupuesto asignado y se muestra la
antigüedad de las partidas de cada obra en curso. Los superintendentes revisan y comunican por
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correo electrónico el alta de los activos enviando el Formato de Alta de Activo Fijo.Con esta
información el Analista Contable procede a registrar el alta en SAP.
ASS1C160-1 Revisión de Matriz SOD - Accesos SAP: Se cuenta con una matriz SOD la cual es revisada una vez
ASS4C140-1 al año o cuando algún cambio lo amerite. La revisión también incluye los accesos de todos los
usuarios SAP a las transacciones del módulo FI.
Únicamente los empleados de la organización cuentan con una cuenta de usuario SAP.
Los estados financieros y los soportes para el Smart se tienen archivados en una carpeta en el site
de Contabilidad (SharePoint) con acceso solo para el personal de Contabilidad y Control de
Gestión.
Cuando ocurre el cese de un trabajador, Capital Humano envía un comunicado informando el cese
y TIC se encarga de cancelar su cuenta como usuario SAP.Los BPO informan a TIC el retiro o
asignación de accesos a un empleado que ha cambiado de puesto o responsabilidades en la
organización.
ASS4C010-1 Evaluación Impairment: AIFA de ENGIE PERÚ evalúa una vez al año el "impairment" de flujo de
caja de las inversiones que ENGIE PERÚ tiene en el país, dentro de las cuales se encuentra ENGIE
ENERGÍA PERÚ, si hubiere algún ajuste o provisión material, se comunicaría al área contable.
Asimismo, existe comunicación permanente con las plantas para ver el status de los activos fijos
a su cargo: las altas que se puedan generar, así como las bajas por obsolescencia que se pueda
haber originado por fuera de uso, vandalismo, accidentes entre otras causas.En ambos casos el
Gerente de Contabilidad toma las acciones correspondientes y coordina los asientos contables
para su registro en el SAP.
ASS4C050-1 Gestión de activos fijos en base a lineamientos del grupo: La gestión de activos fijos ACC1C030-1 Análisis
(depreciación, amortización, provisiones) son calculados en forma automática por SAP, en base a de Aplicabilidad
lo ya registrado en el mismo sistema (SAP), teniendo en cuenta las definiciones técnicas, la y Coordinación con TI
información contable y tributaria, así como los lineamientos del grupo.
ASS4C120-1 Tasas de depreciación: La tasa de depreciación es recurrente. Mensualmente se realiza una Documento Simple:
revisión de las tasas de depreciación tanto contables como tributarias, el cual se efectúa como Process Charter
parte del cálculo del impuesto a la renta diferido. Para cualquier ingreso de un nuevo activo se Adquisición/Construcción
considerar las tasas de depreciación tributaria, en caso de consultas son derivadas al Asesor de Activos Fijos (6.1)
Tributario. En el caso de mejoras a los activos ya existentes, la determinación de la depreciación
debe seguir el procedimiento tributario.
6. Descripción del Proceso - Procedimiento

El proceso de gestión de activos fijos está compuesto por los siguientes sub-procesos:
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Adquisición/Construcción Alta de Activos Control del movimiento Baja y disposición de

de Activos Fijos Fijos en curso de repuestos estratégicos activos fijos
BPO: Jaime Dioses BPO: Jaime Dioses BPO: Jaime Dioses BPO: Jaime Dioses
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6.1 Adquisición/Construcción de Activos Fijos

A continuación, se presenta de forma detallada y con una breve descripción de actividades, el sub proceso de Adquisición/Construcción de activos fijos.
Adquisición/Construcción de Activos Fijos
Inicio
7 8 13
1 Identifica la P0570 -
P0510- Es compra Activo en curso? si
necesidad de Planificación P0590-
Compras no proyecto? (EPC si
compra de activo y de Stocks-Mtto Compras GPPI
Generales ó >1 MUSD)
de Materiales
Usuario
el tipo de activo fijo no

ASS1C010-1
si 15
2 no no
Solicita creación de Alta de Activos

Fin
Orden de inversión. Fijos
Si es Activo es Es Leasing?
repuesto si
ASS1C070-3
4 estratégico, 9
¿Tiene material Coordina 11
Solicitud para asignado? vinculación de P0XXX-
creación de Activo
Activo en curso a OI Gestión de
ASS4C120-1 Leasing
14
5 P0623 - si
Recepción de
Valida clasificación Facturas y/o
del Activo Documentos
Analista Contable
de los
no proveedores
6
Creación de código
de activo (en curso / Activo en curso? si Activo en curso
no
definitivo) terminado?
ASS1C100-1
12
Capitalización del
Activo en Curso
ASS4C120-1
Jefe de Control
de Gestión
3 10
Crea la O/I para el Vincula O/I a activo

activo. en curso

05.08.2016 Analista de Contabilidad Contador Senior Contador General
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HERRAMIENTA
N° RESP. DESCRIPCIÓN
IT/INCOME CONTROL
Alta de Activos Fijos
Identifica la necesidad de adquirir un activo fijo y si éste se trata de un activo
terminado, un repuesto estratégico, un activo fijo construido por tercero (implica
01 Usuario desembolsos para realizar una obra en curso), una mejora de un activo, por
mantenimiento mayor, entre otros, para lo cual debe tener en cuenta las INCOME: ASS1C010-1
definiciones previas de activo fijo.
Solicita al área de Control de Gestión la creación de la orden de inversión. Para los
activos en curso/mejoras de un activo, la orden permitirá acumular los costos de
todos los desembolsos realizados por la ejecución de la obra. Cada fin de mes se
liquidará la orden y se transferirán los costos al activo fijo en curso, estos se
02 Usuario INCOME: ASS1C070-1
reflejarán en la cuenta contable Obras en Curso.
Para los activos definitivos, la orden permitirá solicitar el presupuesto requerido
para realizar la adquisición del activo, la orden será relacionado al activo en la
solicitud de creación de activo.
Jefe de Control de SAP: KO01
03 Crea la orden de inversión para el proyecto en curso a solicitud del usuario.
Gestión
Genera la Solicitud de creación del código del activo (Adjuntando información
sustento) la cual será enviada al Analista Contable para su validación y aprobación.
Ingresa la información solicitada en la TRX SAP Solicitud de Creación de Código de
04 Usuario Activo Fijo (ZFI110). (Ver Anexo I: Solicitud de Creación de Código de Activo Fijo – SAP: ZFI110
ZFI110) teniendo en cuenta el tipo de activo identificado en el paso 02. Al finalizar
el llenado de información en la TR SAP ZFI110, se genera un correo electrónico
automático, el cual es enviado al analista encargado del módulo de activos fijos.
Valida la solicitud enviada por el usuario (clase de activo curso/definitivo, cantidad,
05 Analista Contable SAP: ZFI111
Importe aproximado, Justificación, Orden de Inversión).
Crea el activo en curso/fijo a través de la transacción ZFI111 (da conformidad en
SAP). Automáticamente se envía el correo electrónico al usuario con el código de
activo.
Si no es un activo en curso y es un repuesto estratégico que no tiene material no
SAP: ZFI111
06 Analista Contable valorado asignado (¿Cómo valido que no tenga un material no valorado?, ir al paso
INCOME: ASS1C070-3
07 y luego al paso 08.
Si no es un activo en curso y es un repuesto estratégico que, si tiene un material no
valorado asignado, ir sólo al paso 08.
Si es un activo en curso ir al paso 09
Para activos que son considerados repuestos estratégicos y no tiene un código de
material creado, se gestiona con Logística la creación del material no valorado para
07 Usuario
control de stock, mediante el proceso “P0570 - Planificación de Stocks-Mtto de
Materiales”
Se gestiona la compra con Logística mediante el proceso “P0510-Compras
Generales”, cabe indicar que el Usuario, deberá coordinar con Logística para que se
08 Usuario considere toda la información para poder identificar el activo (Color, Marca, Serie,
Placa, Modelo) dentro de la Orden de Compra.
Luego de pasar por el proceso de compras ir al paso 14
Si es un activo en curso, coordina con el área de Control de Gestión
09 Usuario vinculación(Creación de norma de liquidación) del código del activo en curso con la
orden de inversión.
Crea norma de liquidación vincula la orden de inversión con el código de activo fijo.
Jefe de Control de Si es un Leasing ir al paso 11.
10 SAP: KO02
Gestión Si no es un leasing y es compra de un proyecto, ir al paso 13.
Si no es un leasing y no es compra de un proyecto, ir paso 8.
Realiza la Gestión de la adquisición mediante el proceso de Leasing “P0XXX Gestión
11 Usuario
de Leasing”
SAP: ZCO108
12 Analista Contable Realiza en SAP el proceso de capitalización del activo en curso.
KO8G
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Todos los meses como parte del cierre contable del mes, se liquidarán todos los KO88
gastos relacionados a órdenes de inversión, dicha liquidación da como resultado la
Capitalización a Activos en Curso por los desembolsos efectuados en el mes de los
diferentes servicios o gastos de consumo realizados y que están relacionadas a
órdenes de inversión.
Estas liquidaciones mensuales harán que el activo en curso (en construcción) vaya
incrementado su valor hasta el momento que se dé por concluido dicho proyecto.
En caso el activo en curso se esté financiando mediante un Leasing, tener en cuenta
el proceso de Gestión de Leasing para la gestión de los desembolsos.
Si el activo en curso está terminado, ir al paso 15.

Si el activo en curso aún no está terminado, ir al paso 14 (Se sigue recibiendo costos
de la construcción del activo en curso.)
Gestiona la compra, para construcción del proyecto mediante el proceso “P0590-
13 Usuario Compras GPPI”
Luego de pasar por el proceso de compras ir al paso 14
Recibe las facturas asociadas al activo y realiza la contabilización de la misma de
acuerdo al procedimiento “P0623 Recepción de facturas y/o documentos del
14 Analista Contable proveedor”.
Si es un activo en curso, ir al paso 12.
Si no es un activo en curso ir al paso 15.
15 Usuario Gestiona el alta del activo fijo mediante el sub-proceso “Alta de Activos Fijos”
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PROCESS CHARTER
6.2 Alta de Activos Fijos

A continuación, se presenta de forma detallada y con una breve descripción de actividades el sub proceso de alta de activos fijos.
Inicio
Usuario
4
Es activo en Solicita Alta de
si Es Leasing no
curso? Activo
ASS4C120-1
no si
1 2 5 -Solicitud de 10 12
Confirma al usuario Recopila Carga Documentos
de SAP a SP Alta de Inicia la Ingresar parámetros
el alta del Activo fijo Documentación Activo
Activos Fijos depreciación no de depreciación
luego de la para el alta de los estratégico?
financiera. tributaria
facturación activos fijos
Analista Contable
ASS4C120-1
3 9
Carga Documentos Crea código(s) de
de SAP a SP activo Fijo Fin
terminado y
traslada los costos
-Tasación ASS1C070-3
-Escritura Pú blica
-Informe de inicio 6 7
de Operaciones si
comerciales Verifica ausencia de
Coordina el Cierre
importes
de la O/I
comprometidos
Almacenero
11
Realiza un ingreso
de materiales al
almacén con los
Nros Serie de AFs
8
Control de
Gestión
Jefe de
Cierre de la O/I

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PROCESS CHARTER
Si el activo que se está comprando no es un activo en curso, inicia en el paso 01
Si la solicitud de activación es de un activo en curso y viene de un proceso de Leasing, inicia en el paso 02,
Si la solicitud de activación es de un activo en curso y no viene de un proceso de Leasing, inicia en el paso

04
HERRAMIENTA
IT/INCOME CONTROL
Si el activo que se está comprando no es un activo en curso, el alta del activo en curso se
01 Analista Contable realiza de manera automática con la recepción de la factura.
El analista contable, confirma el alta al usuario.
Si la solicitud de activación es de un activo en curso y viene de un proceso de Leasing, se
recopila la documentación necesaria (El usuario debe ser el encargado de enviar la
información completa, y contabilidad cargará esta en Share Point) para el alta de los
02 Analista Contable
activos fijos, Documentos de Tasación, Escritura pública, informe técnico de inicio de
operaciones comerciales, etc.
Luego ir al paso 03.
Realiza la carga de los documentos asociados (Tasación, Escritura pública, informe
técnico de inicio de operaciones comerciales, otros) colocando como referencia el código
03 Analista Contable del contrato de Leasing. SAP: ZCA028
Referencia de transacción (Procesos >> Activos Fijos >> Alta de Activos Fijos),
Ir al paso 06. (Excepción Anexo II)
Si la solicitud de activación es de un activo en curso y no viene de un proceso de Leasing,
solicita el alta enviando el formato de alta al Analista contable (Detalla activo en curso a
dar de alta, Orden de Inversión, Centro de Costos relacionado y vida útil). Es
04 Usuario INCOME: ASS4C120-1
responsabilidad de cada usuario y su respectiva división, la de informar y enviar la
solicitud de alta de activos fijos oportunamente evitando retrasos en el inicio de la
depreciación respectiva, así como la de evitar contingencias contables-tributarias.
Realiza la carga de la solicitud de Alta de Activos Fijos colocando como referencia el(los)
código(s) del(los) activo(s) en curso a dar de Alta separados por comas.
05 Analista Contable SAP: ZCA028
Referencia de transacción (Procesos >> Activos Fijos >> Alta de Activos Fijos),
Ir al paso 06.
Verifica que no haya importes comprometidos relacionados a la orden de inversión del
Analista Contable
activo en curso a dar de alta. En caso haya importes comprometidos, se deberá coordinar
06 (Pasar este punto SAP: KOB2
con el usuario para confirmar que se haya culminado con la construcción y la eliminación
al paso 03)
de importes comprometidos.
Coordina con el área de control de gestión el cierre de las órdenes de inversión. Copiando
en correo al usuario dueño de las Ordenes de inversión.
Jefe de Control de Cierra las órdenes de inversión relacionadas a los activos en curso que se van a dar de
08 SAP: KO02
Gestión alta.
Crea el código de activo fijo terminado y traslada los importes del activo en curso al
código del activo terminado indicado en el párrafo anterior.
En caso que el activo en curso sea una mejora a un activo fijo existente, se creará un sub- SAP: AS01
09 Analista Contable número asociado al activo que está siendo reparado. : ABUMN
INCOME: ASS1C070-1
Crear Activos Fijos: Transacción SAP - AS01
Liquidación de Activos en curso: Transacción SAP – ABUMN
De forma automática el sistema inicia el cálculo de la depreciación financiera a partir del
primer día del mes siguiente de confirmado el uso del activo. SAP: AW01N
Se puede verificar mediante la transacción SAP. INCOME: ASS4C120-1
Si existe en la activación un repuesto estratégico ir al paso 11.
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HERRAMIENTA
IT/INCOME CONTROL
En caso que se hayan creado activos que son repuestos estratégicos por el proceso de
leasing, se solicitará la creación de un código de material para el activo, en caso que el
material no exista.
Luego se realizará el ingreso de stock, durante el proceso, el sistema solicitará llenar el
11 Almacenero campo “número de serie”, el cual deberá ser llenado con el(los) número de activo fijo al SAP: MIGO
que hace referencia el material del repuesto estratégico.
Para los casos de mejora de repuestos estratégicos, si el material ha sido dispuesto al

proveedor, se realiza el reingreso a almacén para que pueda ser consumido.
Si el activo definitivo no es un repuesto estratégico, se ingresan los parámetros de
SAP: AS01
12 Analista Contable depreciación financiera.
AW01N
Luego se puede verificar el cálculo de la depreciación financiera iniciada en el sistema.
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6.3 Control del movimiento de activos fijos estratégicos
A continuación, se presenta de forma detallada y con una breve descripción de actividades el sub proceso de control de movimientos de activos fijos.
Control de movimientos de activos fijos estratégicos
Reparación
Inicio
1 4
Coordina la firma Informe de Inicio de Uso
del Vale de Salida de Rep uesto Es tratégico Se puede
Identifica necesidad no
Traslado, Uso, Uso de Repuesto (Justificación de Capitalizar?
de traslado o uso de
Reparación estratégico Uso) si
un activo fijo
Usuario
5 14 15
Carga Documentos Adquisición/
traslado de SAP a SP P0510-
Compras Construcción/
9 2 Generales Mejora de
Solicita uso Activos Fijos
Solicita el traslado e 6
mediante Reserva
Identifica Retira repuesto
de OT
físicamente el activo estratégico del
almacén.
11 3
Almacenero
Realiza salida de 16
Realiza movimiento material.
de material. Realiza la salida de
Transacción MIGO/ material al
Transacción MIGO Imprime Vale proveedor.
Salida(Justificación
de Uso)
10 7
Identifica el Activo Verifica que
en el sistema documentación se
ha cargado.
si
Analista Contable
13
Traslada Activo 8
(Actualiza la Confirma inicio de
Repuesto
no ubicación del Uso y verifica
estratégico?
Activo) depreciación
(Módulo AM) tributaria
12 Actualiza la
ubicación del
Activo(Rep. Fin
Estratégico)
Transacción Zrep
Estratégicos.)

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N° RESP. DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA IT

Control del movimiento de activos fijos estratégicos
Identifica la necesidad de traslado, uso o reparación de un activo fijo.
Si se quiere realizar el uso de un repuesto estratégico, ir al paso 2
Si se quiere realizar un traslado de un activo, ir al paso 9
01 Usuario
Si se quiere realizar una reparación/mejora de un activo que es repuesto estratégico y no se
puede capitalizar, ir al paso 14, en caso que la reparación/mejora se pueda capitalizar, se irá al
paso 15.
El usuario del área de operaciones mediante la creación de la Orden de mantenimiento,
realiza la reserva de los materiales no valorados asociados a los activos que son repuestos
02 Usuario SAP: IW31
estratégicos.
Luego se gestiona la liberación de la reserva.
Realiza la salida de material, previamente verifica físicamente a que número de activo
corresponde el material no valorado que se quiere retirar.
Imprime el vale de salida de materiales, el cual incluye una hoja independiente por cada
03 Almacenero SAP: MIGO
repuesto estratégico que se piensa retirar.
Entrega al usuario los formatos de Justificación de uso correspondientes a los repuestos
estratégicos que se van a retirar.
04 Usuario Coordina con su Jefe Directo la firma del formato de Justificación de uso.
Escanea el formato de Justificación de uso firmado y lo sube al sistema SAP.
05 Usuario Referencia de transacción (Procesos >> Activos Fijos >> Movimiento de Activos Fijos), SAP: ZCA028
(Excepción Anexo II)
Luego de realizar la carga del formato digital de justificación de uso firmado, retira los
06 Usuario
repuestos estratégicos del almacén con el formato físico.
Periódicamente el analista de contabilidad debe verificar que se encuentre cargado el
Analista
07 formato de justificación de uso de los activos que son repuestos estratégicos que se hayan SAP: ZFI186
Contable
retirado del almacén para su uso.
Analista El analista contable confirma el inicio del uso y verifica que la depreciación tributaria se esté
08 SAP: AW01N
Contable calculando de manera correcta.
Si se quiere realizar un traslado de un activo.
El usuario solicita el traslado del activo identificando físicamente el activo que desea trasladar,
09 Usuario
en caso que no tuviera el código de activo registrado en el sistema, solicita al área de
contabilidad la identificación del código.
Analista El área de contabilidad verifica en el sistema el número del activo que se desea trasladar.
10
Contabilidad Si es un repuesto estratégico, ir al paso 11, si no es un repuesto estratégico, ir al paso 13
Realiza el traspaso de material no valorado asociado al activo que es repuesto estratégico de
11 Almacenero un centro/almacén. Previamente identifica e ingresa en el campo “número de serie” el SAP: MIGO
número del activo al que corresponde.
Analista Si es un repuesto estratégico, actualiza la nueva ubicación del activo fijo en el maestro de
12 SAP: ZFI186
Contabilidad activos a través de la transacción SAP.
Analista Si no es un repuesto estratégico, actualiza la nueva ubicación del activo fijo en el maestro de
13 SAP: AS02
Contabilidad activos a través de la transacción SAP.
14 Se realiza la reparación/mejora del activo fijo mediante el proceso: “P0510-Compras
Usuario
Generales”, al no capitalizar, estos trabajos serán considerados como OPEX.
Se realiza la reparación/mejora del activo fijo mediante el sub proceso:
15 Usuario “Adquisición/construcción/mejora de activos fijos”, todos los costos incurridos serán
capitalizados en el activo fijo que se está reparando como un sub-número de activo.
14 / 23
PROCESS CHARTER
Si requiere disponer el material al proveedor como parte de los trabajos de reparación realiza
16 Almacenero SAP: MIGO
un movimiento de salida de material con el número 541.
15 / 23
PROCESS CHARTER
6.4 Traslados y transferencia de activos fijos
A continuación, se presenta de forma detallada y con una breve descripción de actividades el sub proceso de traslado y trasferencia de activos fijos
Traslados y transferencia de activos fijos

Usuario 1
1 2 4 Completa Formato
Identifica necesidad P620-F003 para
Solicita código de
Inicio de uso de un activo traslado y/o FIN
activo a transferir no
fijo transferencia del
activo fijo
Analista Contable
6 Si es por retiro de
personal, se
3 5 Realizar la
Carga Documentos evaluarán los activos
Realiza búsqueda y transferencia de
de SAP a SP a cargo para proceder
proporciona código -Solicitu d de traslado Activo (Módulo AM)
con descuento de ser
a usuario el caso
si
Capital Humano
7
Se comunica a
Capital Humano
para descuento
Superintendente
de Sede
Aprueban Formato
16 / 23
PROCESS CHARTER

Control del movimiento de activos fijos estratégicos
Identifica la necesidad de traslado y/o transferencia de un activo fijo, por diversas razones:
- Traslado de responsable de la administración del activo,
01 Usuario - Uso de activo,
- Corrección de CeCo de depreciación del activo,
- Préstamo de activos
El usuario solicita identificar el código de activo fijo, para lo cual, deberá enviar la mayor
02 Usuario
cantidad de información (Orden de Compra, Orden de Inversión, serie, marca y modelo)
Analista SAP: AS03

03 Identifica el código de activo fijo y envía la información al usuario.
Contable S_ALR_87011963
Completa la información en el formato P620-F003 Formato de solicitud de traslados de
04 Usuario activos, Escanea el formato y envía la información a Contabilidad una vez aprobado el
formato.
Analista SAP: ZCA028
05 Verifica que la información este completa y realiza la carga de los documentos asociados.
Contable AS02
Analista
06 Procede con los cambios solicitados en el formato. SAP: AS02
Contable
En caso la transferencia corresponda a cambio de usuario responsable de la administración
Analista del activo, por cese del personal, se identificarán los activos asociado y evaluará la integridad
07
Contable de los mismo, de ser necesario se coordinara con el jefe inmediato y capital humano para
proceder con los descuentos por el uso inadecuado de los activos.
17 / 23
PROCESS CHARTER
6.5. Baja y disposición final de activos fijos
A continuación, se presenta de forma detallada y con una breve descripción de actividades el sub proceso de baja y disposición de activos fijos.
Baja y disposición final de Activos Fijos
1 2 4
Usuario
Identifica necesidad Completa Formato

Solicita código de
Inicio de dar de baja un para dar de Baja al
activo a dar de baja
activo Fijo Activo
Analista Contable
7
-Solicitud de Baja Es repuesto
3 5
Carga Documentos -Tasación Realizar baja de estratégico y está
Realiza búsqueda y de SAP a SP
-Informe técnico de
Activo (Módulo AM) disponible en
obs olescencia
proporciona código -Certificado Policial almacén?
a usuario Documento de
Donación.
no
si
Almacenero
8
Realizar baja del
material.(Migo baja
de material)
Gestión de
9
activos
Almacena activos
Jefe
si hasta el cierre de
ejercicio
Área y Gerente
6
de Finanzas
Gerente de
Aprueban Formato
18 / 23
PROCESS CHARTER

Baja de Activos Fijos
Identifica la necesidad de dar de baja de un activo fijo.
Los motivos para dar de baja a un activo fijo se pueden clasificar en los siguientes:
- Obsolescencia: Baja debido a que el activo es anticuado, poco usado o inadecuado

para las circunstancias actuales de la empresa.
Usuario - Robo o pérdida: Baja por robo y/o perdida sustenta con denuncia policial e inicio
01
de trámite de reembolso del seguro.
- Venta: Baja debido a que el activo va ser vendido a un tercero.
- Donación: Baja debido a que el activo va a ser donado a alguna entidad.
- Siniestro: Suceso que produce un daño o una pérdida material considerable en los
activos,
- Otros: Se debe especificar el motivo de la baja que no es por ninguno de los motivos
anteriores.
Una vez que ha identificado el motivo de la baja del activo fijo solicita a contabilidad el
número o código que posee el activo fijo en el SAP.
Nota:
Para una mejor y más rápida ubicación del código de activo fijo, el usuario deberá enviar la
Usuario mayor información posible del activo fijo a dar de baja, como, por ejemplo:
02
- Descripción del activo
- Tipo de activo (equipo, mueble, maquinaria, automóvil, etc.)
- Fecha aproximada de compra
- Proveedor
- Orden de compra
- Ubicación dentro de la planta o sede.
Analista de Realiza la búsqueda y proporciona al usuario el número o código de activo fijo y el costo neto SAP: AS03,
03 Contabilidad de lo solicitado,. S_ALR_87011963
Con el código de activo fijo proporcionado por contabilidad, el usuario procede a llenar el
formato P0620 - F001 Solicitud de Baja, el cual es el documento que sustenta la baja del
activo y solicita la aprobación del mismo al Gerente de área y VP de Finanzas.
Este documento posee la siguiente información:
- Usuario que solicita la baja del activo fijo

- Área que solicita la baja del activo fijo
- Fecha de baja del Activo
- Motivo de la baja del activo fijo
- Código del activo fijo a dar de baja
Usuario
04 - Descripción del activo fijo a dar de baja
- Costo neto del activo fijo a dar de baja.
El VALOR que debe asignarse al activo fijo el cual se debe determinar de acuerdo al motivo
de la baja:
- Obsolescencia: Costo neto del activo,

- Robo o pérdida: Costo neto del activo,
- Venta: Costo neto del activo, adicionalmente indicara el valor de mercado
(Tasación) y el valor de venta al tercero,
- Donación: Costo neto del activo, adicionalmente indicara el valor de mercado
(Tasación), y el valor de entrega al tercero (S/.0),
19 / 23
PROCESS CHARTER

- Siniestro: Costo neto del activo,
- Otros: Costo neto del activo.
Nota 1:
Para el caso de venta o donación de activos:
- El valor indicado en el formato de baja es determinante ya que servirá como

valor de venta/entrega para la emisión de la factura o boleta por la venta o
donación del activo fijo según sea el caso.
El usuario debe enviar los datos siguientes:
- Nombre o razón social,

- Número de documento de identidad y tipo (RUC, DNI, etc.)
- Dirección o domicilio fiscal.
- Copia de DNI para persona natural y ficha RUC para empresas,
- Centro de Costos,
- Informe de tasación del activo, copia de tarjeta de propiedad,
- El proceso culmina con la emisión de la factura o boleta de venta según sea el
caso.
Nota 2:
En caso de obsolescencia o desuso, las normas tributarias nos obligan a tener informe
técnico dictaminado por un profesional competente y colegiado. Este informe debe contener
los motivos por los cuales se decidió desarmar el bien o un análisis que determine su
obsolescencia, el informe debe tener como mínimo (memoria descriptiva, valuación y
anexos).
Este informe puede ser emitido por personal de la propia empresa siempre que cumpla con
los requisitos mencionados.
Realiza la carga de documentos relacionados a la baja mediante la transacción SAP.
Analista
05 Contable Referencia de transacción (Procesos >> Activos Fijos >> Baja de Activos Fijos). SAP: ZCA028
(Excepción Anexo II)
Gerente Área
usuario/ Aprueban el documento de Solicitud de baja generado por el usuario, colocando sus
06 respectivas firmas en él.
VP de Finanzas
Analista Una vez que contabilidad recibe el formato de baja de activo fijo debidamente aprobada
SAP: ABAVN
07 Contabilidad procede a registra la baja del código del activo fijo en SAP.
ABAON
Verifica si el activo es un repuesto estratégico y valida si se encuentra disponible en el
Analista almacén en coordinación con logística, en caso que se encuentre disponible, coordina con el
08 Contabilidad almacenero para que se proceda a dar la baja correspondiente al material asociado al activo SAP: MIGO
(repuesto estratégico) en el sistema SAP.
Jefe de
Recepciona y custodia los activos y materiales dados de baja, para coordinar su posterior
Gestión de
09 destrucción en presencia de notario público.
activos
20 / 23
PROCESS CHARTER
7 Indicadores del Proceso
Actividad PI Frecuencia de medición
Códigos Activos fijos creados Promedio de códigos creados Anual

Promedio de códigos dados de
Códigos Activos fijos dados de baja. Anual
baja
Cantidad de traslado entre sedes Promedio de traslados entre sede Anual
Cantidad de uso de repuestos Promedio uso de repuestos
Mensual
estratégicos estratégicos.
Cantidad de formatos de comunicación
Promedio comunicaciones. Mensual
de traslado de usuario responsable
8 Interacciones con otros procesos
Macro proceso Proceso

P0500-Logística de bienes y servicios P0570-Planificacion de Stocks
P0500-Logística de bienes y servicios P0510-Compras generales
P0500-Logística de bienes y servicios P0590-Compras GPPI
P0620-Contabilidad P0623-Recepcion de facturas y/o documentos de p.
P0400-Gestión de capital humano P0413-Payroll
21 / 23
PROCESS CHARTER
ANEXO I
SOLICITUD DE CREACIÓN DE CODIGO DE ACTIVO FIJO – ZFI110
22 / 23
PROCESS CHARTER
ANEXO II
CARGA DE DOCUMENTOS POR PARTE DE CONTABILIDAD
Sub-proceso Paso Excepción Comentario
6.2 Alta de activos fijos 03 NO ----
6.3 Control movimiento activos 05 SI No envío de información por parte del usuario
fijos. (Tributos tomará las acciones)
6.4 Traslado y trasferencia de 05 NO ----

activos fijos.
6.5 Baja de activos fijos. 05 NO ----
23 / 23

Process Charter - Gestion Activos Fijos

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GESTION DE ACTIVOS FIJOS

 Se adquieren para su uso en la operación, de modo que puedan ser utilizados

- Obsolescencia, (Informe técnico),

- Donación, (Certificado de donación),

- Almacenar el activo (siempre que no tenga impactos medioambientales) en un

- Donación: (Afecto IGV/Renta-obligación de emitir Comprobante de pago

- Venta de activos en desuso u obsoletos (Genera ingresos y tiene costo computable,

Partes separadas (componentes): Se debe individualizar los componentes principales de un

2- Es considerado como “Critico” para propósitos de Operación.

3- Es posible identificar el Activo Fijo principal del cual forma parte.

4- El repuesto, solo puede ser utilizado en un activo fijo específico o único.

5- La vida útil del repuesto estratégico es superior a un año.

Usuario responsable de administración del activo: Es la persona a quien se asigna el activo

 Gestión y control de los activos durante su ciclo de vida

Objetivo de Actividad de proceso

6. Descripción del Proceso - Procedimiento

GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Adquisición/Construcción Alta de Activos Control del movimiento Baja y disposición de

6.1 Adquisición/Construcción de Activos Fijos

Adquisición/Construcción de Activos Fijos

el tipo de activo fijo no

Solicita creación de Alta de Activos

Crea la O/I para el Vincula O/I a activo

Autor Revisión 1 Aprobación 1

Si el activo en curso está terminado, ir al paso 15.

6.2 Alta de Activos Fijos

Alta de Activos Fijos

Autor Revisión 1 Aprobación 1

Si el activo que se está comprando no es un activo en curso, inicia en el paso 01

Si la solicitud de activación es de un activo en curso y no viene de un proceso de Leasing, inicia en el paso

Para los casos de mejora de repuestos estratégicos, si el material ha sido dispuesto al

6.3 Control del movimiento de activos fijos estratégicos

Control de movimientos de activos fijos estratégicos

Autor Revisión 1 Aprobación 1

N° RESP. DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA IT

N° RESP. DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA IT

6.4 Traslados y transferencia de activos fijos

Traslados y transferencia de activos fijos

N° RESP. DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA IT

Analista SAP: AS03

6.5. Baja y disposición final de activos fijos

Baja y disposición final de Activos Fijos

Identifica necesidad Completa Formato

N° RESP. DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA IT

- Obsolescencia: Baja debido a que el activo es anticuado, poco usado o inadecuado

Este documento posee la siguiente información:

- Usuario que solicita la baja del activo fijo

- Obsolescencia: Costo neto del activo,

N° RESP. DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA IT

Para el caso de venta o donación de activos:

- El valor indicado en el formato de baja es determinante ya que servirá como

El usuario debe enviar los datos siguientes:

- Nombre o razón social,

7 Indicadores del Proceso

Actividad PI Frecuencia de medición

Códigos Activos fijos creados Promedio de códigos creados Anual

8 Interacciones con otros procesos

Macro proceso Proceso

SOLICITUD DE CREACIÓN DE CODIGO DE ACTIVO FIJO – ZFI110

CARGA DE DOCUMENTOS POR PARTE DE CONTABILIDAD

Sub-proceso Paso Excepción Comentario

6.2 Alta de activos fijos 03 NO ----