SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD NTC – ISO 9001

CONFECCIONES S. A

INFORME AA2

23 DE ABRIL DE 2019
ENTIDAD: SENA
ZARAGOZA ANTIOQUIA
 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD NTC – ISO 19001

OBJETIVO:

Establecer el control en la elaboración y modificación de los documentos requeridos

por la empresa de confecciones S.A

ALCANCE:
Se tienen en cuenta los procesos adecuados y la identificación de las necesidades,
las cuales se establecen en formatos, guías, registros y manual para dejar
constancia de los cambios y aportes que se realizan al crear o modificar los
documentos que contienen el procedimiento de las actividades y así realizar su
posterior divulgación.

RESPONSABILIDAD
Actuación que se realiza bajo el mando de los coordinadores de trabajo y líderes de
procesos.

Coordinador de trabajo: Es quien administra el SGC, de manera coherente de

acuerdo con la naturaleza del servicio.
Asistente práctica profesional: Auxiliar encargo de ayudar en el diseño del
documento antes de su aprobación, teniendo en cuenta:
 Actualización y revisión de documentos cuando sea necesario.
 Cambios en las versiones disponibilidad de la intranet
 Disponibilidad del documento e identificación adecuada del contenido
 Una vez revisado y aprobado, divulgación del documento.
 reubicación de documentos obsoletos
 establecer medios de conservación de información, magnética o física.
 Codificar los documentos de acuerdo con las políticas establecidas.
 Actualizar la documentación principal
Líderes de procesos: Personas responsables de cumplir con los
procedimientos establecidos durante la actualización, anulación y diseño de
documento.
PRECISIONES
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
El SGC de la empresa confecciones S.A presenta en la siguiente figura los
documentos establecidos para el seguimiento adecuado del proceso.

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DOCUMENTOS DEL SGC CONFECCIONES S.A

3
PROTOCOLOS Y PROGRAMAS
2 MANUALES Y MATRICES
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
1
MAPA DE PROCESO
POLITICA
0
Categoría Categoría Categoría Categoría
1 2 3 4
POLITICA MAPA DE PROCESO
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS MANUALES Y MATRICES
PROTOCOLOS Y PROGRAMAS

DISPOCISION DE FORMATOS: Una vez aprobados los documentos se diligencian

los formatos, donde el líder debe enviar una copia según sea el caso de
conservación al proceso de gestión de publicaciones.
REGISTROS: Documentos donde reposan las evidencias de las actividades
realizadas durante los procesos o procedimiento de actividades. Con el fin de
registrar los resultados o las debilidades encontradas durante la ejecución de la
tarea.
Se pueden realizar por medios físicos, impresos, digital, fotográficos. Estos deben
estar firmados y fechados por el personal encargado. Además, se debe dejar
constancia de cuándo y quien lo realizó.
LOS REGISTROS DEBEN:
 Ser veraces: Describir lo que realmente sucedió
 Exactos: Ser verificados con antelación.
 Permanentes: Realizar con tinta durable
 Oportunos: Diligenciar en tiempo real para evitar perdida de información.
 Claros: Diseñar en el idioma adecuado y comprensibles para todos
 Coherente: Designar fechas, tiempo, código etc.
 Legible: Aplicar letra clara comprensible
 No alterable: No realizar tachones ni enmendaduras
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 Completo: No dejar espacios en blancos

USO DE LOS REGISTROS: Los registros se utilizan para documentar las
actividades y los resultados de los procesos ejecutados, Entre ellos tenemos:
 Análisis de información
 Abastecimiento y vigencia de insumos
 Control de calidad y no conformidades
 Acciones correctivas y preventivas
 Revisión de equipos y maquinaria

CONTROL DEL DOCUMENTO.

LIDER DEL PROCESO

Sera el responsable de elaborar

el documento y enviar copia al
director del departamento y
auxiliar de apoyo a través de
email
CORRECTOR DE ESTILOS

Verificar ortografía y enviar

sugerencias y comentarios al
líder del proceso antes del envió
al SGC
LIDER DEL PROCESO

El líder dl proceso hará las

modificaciones indicadas y
enviará el documento
nuevamente al corrector de
estilo.
Enviara por correo al
coordinador de seguridad e
higiene en el trabajo con copia al
auxiliar de apoyo SG-QHSE. El
formato de creación, mejora o
anulación del documento F-SO-
OH-12, junto con el documento
corregido.
PROFESIONAL DE APOYO
SG-QHSE

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Revisa la solicitud y evalúa la

necesidad de modificar o anular

COORDINADOR DEL AREA

DE SALUD. SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO

Retroalimentación del
documento
Registro y terminación de
procesos de validación de datos
AUXILIAR SG-QGHSE

Mejora y anulación de
documentos
Diligenciamiento de fecha
implementación de cambios
Creación y mejora del
documento
PROFESIONAL DE APOYO
SG-QHSE

Codificación y actualización de la
versión del documento.
COORDINADOR DEL AREA
DE SEGURIDAD EHIGIENE EN
EL TRABAJO

Registrar firmas de quien

elaboro, reviso y aprobó,
informando previamente al líder
de aprobación.

PROFESIONAL DE APOYO
SG-QHSE

Una vez firmados los

documentos se identifican con
copia no controlada.
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD NTC – ISO 19001

Grabadas en PDF.
Se publican los nuevos
documentos en la intranet
Al documento físico se le pone el
sello original se archiva en la
carpeta que corresponda y se
destruye la versión anterior.
Actualizar lista maestra
COORDINADOR DEL AREA
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
TRABAJO

Se comunica al líder del

documento actualizado quien
actualiza su uso.
LIDER DEL PROCESO

Informes de cambios en la
documentación
Socializar el documento final

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CONTROL DE REGISTROS
COORDINADOR DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
EL TRABAJO

Se encargan de identificar los

registros incluidos en el
sistema de gestión de higiene
y seguridad en el trabajo
LIDERES DE PROCESO

Remiten por correo al

coordinador de seguridad e
higiene en el trabajo el formato
de solicitud de creación,
mejora o anulación de
documento sometido a
revisión.
COORDINADOR DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
EL TRABAJO

Revisa y evalúa la necesidad

de crear modificar, anular los
documentos definidos para los
procesos

Si es anulación, este se
registra y se da por terminada
la solicitud
Cuando se considere
necesario el documento será
retroalimentado por un experto

El consejo directivo es quien

autoriza la creación o mejora u
anulación del documento

El coordinador de seguridad e
higiene en el trabajo es quien
actualiza los registros donde
se presentaron cambios en la

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estructura de los documentos

QHSE

estableciendo criterios sobre

los registros que permiten la
actualización del listado
maestro.

El líder informa los cambios del

documento, los socializa y
autoriza su uso

LISTADO DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet, proceso
CREACION, seguridad egestión en salud,
MEJORA O higiene en elseguridad e
ANULACION DE trabajo higiene en el
DOCUMENTO Líder del proceso trabajo, aplicativo
del sistema
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet, proceso
MAESTRO seguridad e de gestión en
CONTROL DEL higiene en el salud, seguridad e
DOCUMENTO trabajo. higiene en el
Auxiliar de apoyo trabajo, aplicativo
del sistema