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COMERCIALES
SOPORTES DE LOS REGISTROS CONTABLES
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad. El código de comercio expresa la obligación de utilizar
documentos comerciales, a continuación algunos de los artículos que contiene el código de
comercio:
Desde el enfoque mercantil el tiempo por el cual se deben conservar los soportes es diez años,
contables a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, así lo establece el
artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Para efectos fiscales el tiempo de conservación de los soportes puede ser menor al indicado
anteriormente. Al respecto, el artículo 632 del ET establece que el tiempo de conservación mínimo
es de cinco años, los cuales se cuentan a partir del primero de enero del año siguiente al de su
elaboración, expedición o recibo.
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Documentos técnicamente elaborados para formalizar las transacciones comerciales que a diario
realiza la empresa. La correcta información que en ellos se consigue facilita la labor de registro.
Características básicas
- Al momento de hacer uso de un documento es indispensable establecer si contiene toda la
información requerida y así poder dar cumplimiento con la función para la cual fue diseñado.
- Debe ser diligenciado de forma clara y precisa.
- Debe contener el número apropiado de copias.
- Por regla general deben estar con numeración consecutiva (facilita el control adecuado de la
información)
- En lo posible, se recomienda incluir en ellos espacios que permitan registrar el nombre y la firma
de quien lo emite, contabiliza, autoriza y aprueba para establecer responsabilidades.
- Debe contener la información que permita identificar la empresa que expide el documento.
- No deben presentar tachones, borrones, enmendaduras o raspaduras; en otras palabras, debe
existir absoluta claridad de la información que en él está escrita.
El cumplimiento de estas características, facilita el valor probatorio en el caso de existir reclamos,
devoluciones, demandas, entre otros problemas.
Para facilitar su objetivo, los documentos se pueden clasificar en: no contables, contables y
títulos valores.
Documentos no contables: son documentos que al momento de ser diligenciados, no
ocasionan el registro de una transacción comercial. Su información es útil en suministrar
datos que facilitan informes estadísticos, administrativos y de control.
Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas en uno de sus ángulos
superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante consignación, no se
pueden cobrar por ventanilla.
Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos líneas paralelas
que debe ser cobrado únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo,
este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.
Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se
hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total
garantía al beneficiario.
Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el
cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en
estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyenda
Certificado y firma para dar crédito al sello.
PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar
una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este
documento es utilizado por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero,
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