INFORME

24/04/2019
Actividades Que Se Desarrollan En Un Proceso Normal De
Compras

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado

a partir de la comprensión e interpretación de las temáticas
tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa
las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras.
En el informe además de describir las actividades, debe incluir un
cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el
desarrollo del proceso.
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INFORME
AC T I V I DA D E S Q U E S E D E S A R RO L L A N E N U N P RO C E S O
NORMAL DE COMPRAS

¿CÓMO SERÍA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS?

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos
son aquellos que hacen parte del negocio, pero con ellos van relacionados aspectos
negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir una
reagrupación de aspectos que son característicos de dichos productos o servicio que

comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no

crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el
producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar
cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de
criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda

organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores para
realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor. las
especificaciones para el proceso de compra están encadenadas con requisitos de manera
definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos
son muy variables en función del sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender,

se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma.
Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello se
induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto
más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo
los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra. Mantener los
puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a
negociaciones si de compras de habla con el proveedor a fin de obtener descuentos,
permite disminuir inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una directa
mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en caso de las
características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como
los que se pueden vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en

funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se

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encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para

satisfacer las necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos

organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la organización debe

aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el
suministro directo de los productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como
las empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya característica de servicios,
lo cual lo mencionado anteriormente también aplica a empresas que brinden servicios. Con
dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los proveedores destacados
y esto lleva a la breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma
sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor,
este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno
de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que se
encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser
un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos
proveedores que son los que trabajaran con dicha organización, pero también es
importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la
selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente se realiza la
reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en el listado de
proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de
los proveedores contratados. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado
de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un
proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el

proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene
la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la
Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados

por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la
verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización.
Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se
tiene en el espacio físico

dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide, puede considerarse
como puntos considerados negativos en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones
de la empresa. Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden
de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de
revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial en toda
verificación.

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7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor

de cientos de proveedores y, sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico
o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que
establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos
proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la
norma, pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende
del impacto sobre el producto final.

8.Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas,

preventivas y mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar
acciones para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos
asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y
preventivas que podemos adelantar.

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS
Documento donde se recopila las características específicas del producto o servicio a vender, Requisitos legales, y normas
aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho producto a vender, producto a internacionales, donde acoplan las
comprar, cantidad, criticidad entre otros características estándares que
debe tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y subcontrataciones. Catálogos de los equipos,
necesarios para obtener el
producto o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y evaluación de proveedores que Hojas de seguridad, Hojas de
hacen parte de la empresa y los que están en el proceso evaluativo. utilidad de la materia prima o
insumos, con las cuales se obtendrá
el producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo solicitado, así como otros Orden de compra, facturas y
condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características del producto etc.) Registros de lo comprado
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el proceso de la aprobación del
pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto.
Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de asegurar que los
productos y servicios cumplen con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido de subcontratación,
formato de la hoja de evaluación de proveedor, que son el registro de la información
solicitada a los proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no conformidad de
producto (para compras), formato de la hoja de no conformidad de servicio (para
subcontrataciones).

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