Diagramação de Processos

com o Software Bizagi

Gabriela Musse Branco

ESCRITÓRIO DE PROCESSOS
DGI - PROPLAN
Programa

• Objetivo: capacitar os participantes a entender a gestão por processos e diagramar

processos de negócio
• Critérios para aprovação: 85% de frequência nas aulas presenciais, entrega
completa do projeto.
• Carga Horária: 40h (16h presenciais – 24h EAD)

Data Horário Conteúdo

Conceitos básicos, Visão por processos, BPM, BPMn; Introdução ao Bizagi, Notação Básica,
07/11 4h
Diagramação de um processo

07/11 4h Exercício de diagramação de um processo; Gestão por processos na UFRGS; Seleção do processo

08/11 4h Notação Intermediárias, Padrão do Escritório de Processos para diagramação dos processos UFRGS

08/11 4h Elementos avançados do Bizagi; Notação Avançada, Erros Comuns na Diagramação

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 NOTAÇÃO INTERMEDIÁRIA

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Notação Intermediária - Tarefas

Tarefa Manual: atividade realizada sem

interface com sistema.

Tarefa Usuário: atividade realizada por usuário

em um sistema (tem uma interface).

Tarefa Serviço: atividades realizadas

automaticamente, sem interferência humana.

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Notação Intermediária - Eventos

Mensagem: uma informação faz o processo iniciar.

Timer: o processo inicia em determinada data ou
após determinado tempo.
Nenhum: quando os outros casos não se aplicam.

Mensagem: o processo termina com um lançamento

de uma informação.

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Notação Intermediária - Eventos

Timer: representa uma espera dentro do

processo. Pode ser um tempo fixo (ex: 2h) ou
variável (ex: data agendada).
Mensagem: lançamento ou captura de
informação.
Link: conector entre pontos do fluxo.

Obs: os eventos de lançamento e captura são

diferenciados conforme figura ao lado.

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Exemplo – Evento Timer

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Exemplo – Evento Timer

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Exemplo – Evento Mensagem

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Exemplo – Evento Mensagem

projeto Confirmação do registro

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Link - exemplo

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 Notação Intermediária -
Gateways
Inclusivo baseado em dados:
Paralelo Seguirá todos os caminhos verdadeiros.

Exclusivo
baseado
em dados

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Exemplo Gateway Inclusivo

Projetos com
valor financeiro

Projetos com
registro de patente

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Exemplo

Solicitação de Férias

• Atualizar o diagrama para notação

intermediária
• Imagine que após realizar a inclusão do
pagamento na folha, deve-se esperar 3 dias
úteis para comunicar o servidor e a chefia
do resultado da solicitação.

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Descrição do Processo

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Descrição do Setor

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Descrição da Atividade Usuário

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Inserção de Atributos Estendidos

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Atributos Estendidos da
Atividade Usuário

Regras e Amparo Legal: Inserir as

regras gerais do processo e, caso
exista, amparo legal (lei, decisão
normativa, portarias, etc) da
atividade

Documento: Anexar documentos

relevantes para o entendimento da
atividade

Tela do Sistema: Anexar imagem do

sistema que está sendo utilizado

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Exemplos de Descrição –
Atividade Usuário
Anexar Documentos
Descrição:
Anexar os demais documentos pertinentes da interação acadêmica.

Regras e Amparo Legal:

A Declaração de 2/3 é gerada automaticamente pelo sistema quando a equipe estiver
aprovada pelas chefias.
O Termo de Responsabilidade e Compromisso também é gerado pelo sistema quando
há Fundação de Apoio.
Quando a interação não for amparada pela Lei de Inovação, o sistema gera a
Declaração de Não Amparo pela Lei da Inovação.
Documentos Obrigatórios:
- Projeto ou Plano de Trabalho
- Minuta do Instrumento Legal
- Carta solicitando a contratação da Fundação (quando houver FA)
- Designação de Fiscal de Projeto (quando houver)
- Minuta do Instrumento Legal DOC

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Descrição da Atividade Manual

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Atributos Estendidos da
Atividade Manual

Regras e Amparo Legal: Inserir as

regras gerais do processo e, caso
exista, amparo legal (lei, decisão
normativa, portarias, etc) da
atividade

Documento: Anexar documentos

relevantes para o entendimento
da atividade

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Exemplos de Descrição -
Atividade Manual

Analisar comparativamente as Planilhas

Descrição:
Comparar as planilhas de efetividade enviadas pela empresa terceirizada e pelo
fiscal do contrato.
Evidenciar as divergências.

Regras e Amparo Legal:

O número de presenças, faltas e folgas deve coincidir em ambas planilhas.
O número de presenças, faltas e folgas deve coincidir em ambas planilhas.
Os itens patrimoniais devem ser entregues no Patrimônio, exceto itens que não
transportáveis com os recursos da Universidade.

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Descrição da Atividade Serviço

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Atributos Estendidos da
Atividade Serviço

Apresentar quais são as entregas do

sistema que está sendo chamado pelo
processo em análise

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Exemplos de Descrição –
Atividade Serviço

Gerar Relatório de Efetividade

O sistema calcula e gera automaticamente a efetividade de cada mês para

cada contrato vigente.

Entregas:
Relatório de Efetividade dos Terceirizados

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Lembretes Importantes

• Mapeamento de processos deve ser um meio

e não um fim.
• Importante é garantir que o processo cumpra
seus objetivos e metas.
• Não é necessário mapear todos os processos e
nem todos os níveis de processos.

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 Metodologia

Análise Inicial Modelagem do

Análise do Implantação do Gerenciamento
(Diagramação novo processo
Processo atual novo processo do Processo
do as is) (to be)
MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro

Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade

Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço, (a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no
disponibilidade do processo automação das certidões negativas e verificação do estado sistema
A
"em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.

(b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico,

A
por tipo de processo
(c) estudar a legalidade do processo eletrônico A
Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela Revisão das especificações dos itens com as demandas das
A
UGRs UGRs

Gerenciar
Serviços Comuns (informática, Compras fracionadas - problemas legais e de custos (a) estudo dos itens que são comuns
manutenção ar condicionado,
A
seguro de carros, etc.)

(b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,

TO BE
para gerenciar uma compra, contratação e controle de M

Planejamento de Compras
Desempenho
contratos UFRGS
(c) soluciona problemas de "roubo" de adesão
Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento
pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e existentes com as UGRs M
outras não)
(b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão
M
(c) UGRs realizar processo de planejamento M
Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto
um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês) com o planejamento do orçamento

Seleção do Múltiplos Sistemas em cada

Processo
Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, Requisitar assistência e treinametno do SERPRO
da UFRGS verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma
única
A

Processo Oportunidades
Treinamento
de Melhoria
(Problemas)

AS IS Ações de
Melhoria
Validação Ações

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Papéis na Modelagem

• Facilitador
• Modelador
• Liderança executiva expressando a dinâmica de
negócios de alto nível
• Gerência intermediária definindo mecanismos de
monitoramento e controle
• Executores que realmente realizam o trabalho sendo
modelado

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Etapas da Diagramação de
Processos

• 1º PASSO – Entender o Processo

• 2º PASSO – Identificar pessoas chave
• 3º PASSO – Levantar informações
• 4º PASSO – Modelar

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1º PASSO – Entender o Processo

• Visão geral do processo

– Objetivos
– O que é o processo
– Principais etapas
• Ferramentas
– Mapa mental
– Fluxograma das principais etapas

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1º PASSO – Entender o Processo

• Escopo do processo
– Definição dos limites do processo (início e final)
– Principais entradas e saídas
– Identificar e compreender as normas pertinentes (internas e
externas)
– Como o processo contribui para agregar valor aos clientes? E
para cumprir as metas estratégicas?
• Identificar stakeholders e suas expectativas
– Os grupos de interessados englobam todos que de alguma forma
podem influir nos processos
• Ferramentas: Caracterização do Processo
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 Caracterização do Processo

Nome do Processo

Guides
Políticas, legislação, normas: Indicadores / Metas:

Inputs Etapas Outputs

• ...
• ...
Quem gera Quem recebe
a entrada a saída

Dono(s) do processo: Áreas Envolvidas: Sistemas de Informação:

Enablers

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 Interações Acadêmicas

Guides
Políticas, legislação, normas: Indicadores / Metas:
Decisão 193/2011, Portaria 2679 Não estabelecido

Inputs Processos Outputs

Produtos do Projeto
Demanda • Elaboração do Projeto (patente, Sociedade
solicitante do • Aprovação da Interação conhecimento,
Solicitante do projeto (ex: edital) • Registros da Interação artigos...) Solicitante do
projeto • Execução da Interação projeto
(concedente) (concedente)
Recursos • Alterações na Interação Relatórios do
Financeiros • Prestação de Contas projeto (PC) Órgão
fiscalizador

Dono(s) do processo: Áreas Envolvidas: Sistemas de Informação:

Sistema de Interações
Unidades acadêmicas, Fundação
PROPESQ, PROREXT, de Apoio, CONSUN, SCONVGAB,
Acadêmicas
PROGRAD, PROPG PROPLAN, SEDETEC SICONV (externo)

Enablers

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 Matrícula Graduação

Guides
Políticas, legislação, normas: Indicadores / Metas:
Legislação MEC, Resoluções CEPE Nível de ocupação
Indicadores do CENSO e TCU

Inputs Processos Outputs

Alt. Curricular / • Programação / Oferta de turmas

Alt. Plano de Currículo / Plano de • Alocação dos espaços físicos Aluno
Ensino Ensino • Ordenamento
Matrícula
• Encomenda de matrícula Realização
Conceitos efetivada
Realização das • Ajuste de Matrícula das
atribuídos
Atividades • Efetivação da matrícula Atividades
Acadêmicas Acadêmicas

Dono(s) do processo: Áreas Envolvidas: Sistemas de Informação:

Unidades Acadêmicas; SISGRAD
PROGRAD
COMGRAD

Enablers

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Exercício

• Caracterizar o processo selecionado utilizando

o formulário

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