ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA PUBLICITARIA PARA JEONSPORT

PROGRAMACION EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSION

NEIDA MARIA JIMENEZ PABON

EDISSON ALEXANDER CHINCHILLA GUTIÉRREZ
Aprendiz

ADRIANA ASTAIZA
Instructora

TECNOLOGO EN GESTION DE MERCADOS

SENA 2018
ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA PUBLICITARIA PARA JEONSPORT

INTRODUCCION

JEON SPORT; es una empresa dedicada a la confección de ropa deportiva, es por

eso por lo que para esta parte del proyecto como lo es el evento comercial y el
diseño de la campaña nos hemos enfocado en una red social, de ámbito local que
sea dedicada al sector deportivo a través de las cuales los clientes podrán ser
convocados a encuentros deportivos; así como practicarlo, valorarlo y compartir sus
experiencias. Además, también servirá de plataforma para promocionar nuestros
productos, lo cual nos permite darnos a conocer en una red cuyos clientes son
potenciales, ya que todos tendrán intereses afines al deporte.
Para lo anterior nos valdremos del evento de presentación y la campaña publicitaria
los cuales veremos como se desarrollan dichas actividades.
El evento de presentación se centrará más en conseguir financiación y
colaboradores para el deportista, para que a través de un plan de integral de
organización seamos pioneros en la vestimenta del deportista y que a precios muy
asequibles puedan comprar nuestro productos. Mientras que en la campaña
publicitaria queremos acercarnos y dar a conocer nuestros productos entre nuestros
clientes.
Por lo que, en este trabajo se muestra la organización de un evento de presentación
para la empresa JEON SPORT; así como su primera campaña publicitaria. Para la
consecución de nuestro objetivo y para optimizar los resultados esperados, este lo
dividiremos en dos partes:
Primera parte, organización de un evento:
 Analizaremos, en la introducción, en que consiste el proyecto para establecer
adecuadamente sus objetivos, y seguidamente empezaremos a desarrollar
todos los pasos a seguir para conseguir el éxito de este, que estará dividido
en pre-producción, evento y post-produccion.
Siendo el de pre-produccion el mas importante, ya que es en el que
estableceremos todas las necesidades del evento y como cubrirlas. Mientras
que en los dos puntos siguientes trataremos la propia realización del evento
(evento), y la finalización de las obligaciones adquiridas, así como la
valoración del acto (post- producción)

Segunda parte, campaña publicitaria:

 Diseñaremos la primera campaña publicitaria para JEON SPORT, teniendo
en cuenta sus objetivos comunicativos y de marketing.
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Para ello nos valdremos tanto de briefing como el briefing creativo, con los
que pretendemos desarrollar una campaña centrada en el target principal y
acercar los distintos productos que ofrecemos.
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Parte 1:
Organización de
un evento
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1. INTRODUCCION

Una vez que sabemos en que consiste un evento podremos empezar a organizarlo,
primero deberemos clasificarlo, como hemos visto anteriormente, y fijar sus
objetivos, para así proceder a realizar la organización del trabajo y la estimación de
recursos necesarios para llevar a cabo, así como todas las necesidades que
requiera para conseguir el éxito de nuestro evento.
Entre las necesidades a cubrir, se encuentran cosas tan simples como la elección
del lugar de realización del acto a decidir la fecha en que tendrá lugar, pero también
tendremos elaborar el cronograma de actividades, acordar como se promocionará
el evento el diseño de los impresos.
Todo esto, y mucho más, lo podremos ver desarrollando en los siguientes puntos,
donde encontraremos como organizar un evento para JEON SPORT.
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2. PRE-EVENTO

DEFINICION DEL OBJETIVO DEL EVENTO

Par poder empezar a desarrollar la organización del evento primero debemos
clasificarlo, en este caso se trata de un evento al público de presentación que a su
vez tendrá un carácter comercial y contará con un alcance local.

El evento tendrá como nombre: “ENCUENTROS SPORT siente el deporte”

El principal objetivo de este evento es la presentación oficial de JEON SPORT, con

la cual pretendemos darnos a conocer, y, sobre todo, atraer inversores para poder
seguir desarrollando la confección de ropa deportiva, por lo que la elección de los
asistentes será de gran importancia. para ello será un evento a puerta abierta para
que se integren todas las personas y tengan un encuentro con el deporte. Edemas
serán invitados gerentes de distintas empresas, docentes, fuerza pública y la
alcaldía de la localidad.

En segundo lugar, se hará la presentación de la primera campaña publicitaria de

esta empresa, aprovechando la asistencia de los antes mencionados para conocer
su reacción y opinión sobre esta.

Lo que queremos conseguir con este evento es diferenciarnos de las demás

empresas que se dedican a lo mismo. Queremos que a través de este se consigan
patrocinadores y financiación, es decir, intentar vender a los posibles inversores
nuestra idea para que inviertan en ella.
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ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

La organización del trabajo que conlleva la preparación y desarrollo de este evento

se dividirá entre los integrantes del proyecto, ya que al ser una asociación que aun
se esta forjando no cuenta con ingresos para poder contratar un servicio de logística
que se encargue de la organización del evento.

Para distribuir el trabajo se tendrá en cuenta las habilidades de cada uno de

nosotros, de modo que podamos aprovechar estas al máximo, así como los puestos
a ocupar:

RELACIONES PUBLICAS: se encargará de contactar con posibles patrocinadores

para el evento, y de reservar el lugar donde se llevará acabo, así como el pequeño
refrigerio que se ofrecerá a los invitados. edemas, deberán realizar la lista de
invitados, convocar a la prensa y distintos medios locales, así como enviar las
invitaciones realizadas por redacción.

REDACCION: elaborar las invitaciones, preparar el guion de ponencias y

presentaciones que se vallan a realizar durante el evento.

LOGISTICA: se encargará de buscar voluntarios a cambio de créditos para los

estudiantes, para la colaboración de dicha actividad como lo es preparar el sitio para
dicho evento, y supervisar el resto de las tareas.

ESTIMACION DE RECURSOS

Para el día del evento debemos realizar una estimación de recursos humanos,
materiales y técnicos, para que, a la hora de elegir la fecha y la ubicación, podamos
ver que es lo que necesitamos que tenga el lugar donde queremos que se celebre
y que disponibilidad horaria y de fecha cuenta.

RECURSOS HUMANOS:

Edisson Alexander chinchilla Gutiérrez, será el encargado de las distintas

presentaciones y exposiciones del evento, además contara con varios voluntarios
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que ayudaran a dar respuesta a las inquietudes o cualquier duda que se pueda
plantear a cerca del proyecto, igualmente se dedicaran a acomodar a los asistentes
y nos ayudaran con la organización y su misma vez como mencionamos
anteriormente conseguirán créditos como su compensación.

Debemos contar con un técnico que nos ayude a la en caso de que exista
problemas de sonidos o con el equipo que se utilice para la presentación y que
puedan resolver rápidamente.

También seria deseable contar con algún ponente especial y que fuese conoció en
el ámbito deportivo, que es el que se engloba nuestros productos, que apoye el
proyecto lo cual aportaría valor a nuestro evento. Esto seria posible gracias a
algunos de los contactos con los que cuenta los integrantes del proyecto.

Otras de las consideraciones a tener en cuenta para el equipo de los voluntarios

que ayuden al desarrollo del acto o evento será la utilización de ropa deportiva de
nuestra empresa de un color que sea llamativo y así potenciar el color representativo
de la empresa JEON SPORT.

RECURSOS MATERIALES
En primer lugar, tendremos que tener un lugar adecuado para la realización
de este evento, que en este caso será en el CENTRO RECREACIONAL
CONFAORIENTE zona de juegos OCAÑA
Este lugar cuenta con piscina, canchas y distintas zonas para el deporte,
también esta dotado de un equipo de sonido, y otro de proyección, en los que
nos apoyaremos para realizar las exposiciones.
En segundo lugar, contaremos con un rollup para el evento que podrá
colocarse a la entrada del lugar para una mejor ubicación de los asistentes.

SELECCIÓN Y CAPACITACION DEL PERSONAL VOLUNTARIO

En cuanto a la selección y capacitación, será necesario la creación de un convenio

con el Sena para la capacitación en cursos cortos como lo son: en logística y
Atención al público; esto nos ayudara en el apoyo que necesitamos
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PERFIL DE LOS ASISTENTES

Como ya lo hemos dicho anteriormente, los perfiles de los asistentes a nuestro

evento son:

Representantes de colegios y universidades

Representantes de la alcaldía local

Empresas

Prensa

Fuerza publica

El fin de invitar a estas personas será la búsqueda del apoyo para el patrocinio de
los deportistas, y conseguir así un mayor alcance o incluso algún tipo de financiación
para la puesta en marcha de JEON SPORT.
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CRONOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES

Tabla1 cronograma actividades

HORA ACTIVIDAD DESCRIPCION

09:30 RECEPCION RECEPCION E IDENTIFICACION DE

LOS INVITADOS; ASI COMO
IDENTIFICAR LA LOCALIZACION DE
SU ASIENTO PARA EL EVENTO.
10:30 PRESENTACION PRESENTACION DEL EVENTO, EN
LA QUE SE HARA UNA BREVE
INTRODUCCION DE LO QUE SE VA
A PRESENTAR
10:15 EXPOSICIONES EXPOSICIONES A CERCA DE LA
EMPRESA Y SUS PRODUCTOS
11:15 CLAUSURA AGRADESIMIENTOS E INVITACION
AL COCTEL.
11:45 APERTURA AL DEPORTE APERTRA A DISTINTAS AREAS
DEPORTIVAS DONDE SE
REALIZARÁN CAMPEONATOS EN
DIFERENTES DISCIPLINAS
DEPORTIVAS
2:00 CULMINACION DEL EVENTO PREMIACION AL DEPORTISTA Y
FINALIZACION DEL EVENTO

LUGAR DE REALIZACION

El lugar donde se va a llevar a cabo este acto será el centro recreacional

confaoriente Ocaña.

Algunos motivos por los que se ha elegido esta localización son:

Tamaño y capacidad

Cuenta con el suficiente espacio para la cantidad de invitados; así como para los
actos que se van a realizar.

Facilidad de acceso
Es posible la llegado ya sea en carro, moto, o servicio publico en la misma
puerta del centro y un y un parking o estacionamiento gratuito, habilitado para
todas las personas y puedan acceder fácilmente a él.
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Distribución del espacio

Es espacioso y dispone de canchas, piscina y diferentes áreas
recreacionales; como también de tienda y restaurante.

Otras consideraciones
Hay que tener en cuenta que el lugar dispone de fácil acceso para personas
con discapacidad para su fácil acceso. Lo cual ara más fácil la estancia en
ellos.

SELECCIÓN DE LA FECHA

Para elegir la fecha en la que vamos a realizar nuestro evento tendremos que
tener en cuenta varios aspectos, como la actividad de la población en el
sector deportivo que es en el que se encuentra ubicada nuestra actividad, asi
como que no coincida con días feriados que impida la asistencia de algunos
de nuestros invitados.
Por lo que, para evitar que el lanzamiento del producto de JEON SPORT no
alcance los objetivos deseados, además de no rentabilizar la inversión en
publicidad aconsejamos que se realice a finales de enero de 2019 o principio
de febrero, ya que todo publico objetivo ya se habrá retomado actividades
tanto en colegios como en empresas.
Además, escogemos estas fechas porque coincide con el ingreso de
estudiantes tanto a colegios como a universidades.

PROMOCIÓN DEL EVENTO

en cuanto a la promoción del evento se enviará invitaciones personales, cuyo

diseño se podrán ver en el siguiente punto, a cada uno de los invitados y
carteles a las instituciones.
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DISEÑO Y ELABORACION DE IMPRESOS

En este punto se podrá ver los diseños de papelería, diseñados por NEIDA
MARIA JIMENEZ; que se utilizará para las invitaciones, el programa del acto,
el cartel del evento y el rollup.