Autores:

Virginia Bonora
Susana Ravera
Marianella Rodriguez
EDUCACION MEDIA TECNOLOGICA BASES DOCUMENTARIAS
UNIDAD I PLAN 2004 AÑO 2017

Unidad 1 – Documentación

1. Concepto de organización.
2. Importancia de la documentación en el funcionamiento de la Organización
3. Seguimiento de los actos administrativos y de los hechos económicos
4. Funciones de los documentos
5. Emisión, recepción, manejo, control y archivo

TOTAL: 4 horas

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EMPRESA

No importa el tamaño de la empresa o la escala en la cual se mueva, todas las empresas se comportan de la
misma manera. La dirección de una empresa, su administración y su contabilidad poseen prácticamente las mismas
bases.
Una empresa cuenta con la conjunción de habilidades personales, de motivaciones, de dinero, y de un equipo
humano, aún en el caso de la empresa unipersonal, en la que seguro detrás del empresario está la familia integrada al
desarrollo de la misma.

Podemos definir una empresa como:

Un sistema integrado por un equipo humano, en donde se emprenden distintas acciones con el cometido de
cumplir objetivos, que satisfagan una necesidad existente dentro de la sociedad, proporcionando en ésta servicios y/o
productos por medio del intercambio y obteniendo de esta forma retribuciones que le permiten a ese grupo humano
satisfacer sus necesidades físicas y socioculturales.

Toda empresa existe por que satisface alguna necesidad existente dentro de la sociedad, la empresa no está
aislada de ésta, por lo que todo lo que sucede en la misma, afectará de alguna manera a la empresa.

En general se dice que el objetivo de toda empresa es maximizar las ganancias, el que es muy importante, pero
no es el único. En el momento actual, según la economía moderna, se puede decir que el entorno (la situación del
país) y el contexto tienen una gran influencia en la empresa. También tienen influencia los mayores controles
estatales que se han establecido sobre la misma, y la importancia de las tendencias de sus clientes. Todo esto ha
determinado que el empresario deba cambiar su meta de solo obtener ganancias, por el objetivo de que, además de
realizar su actividad comercial, la empresa deba brindar algún beneficio a la comunidad.
Si bien, uno de los objetivos de la empresa cuando se crea, es obtener ganancias, también deben definirse como
objetivos la satisfacción del cliente, y su medio ambiente.
La empresa en su ciclo operativo se determina la emisión de un comprobante de la operación a realizar,
basándonos en dos hechos uno la justificación de la operación para la empresa y otra la justificación a nivel fiscal.
En la vida real de una empresa es dinámica por excelencia, la iniciación y finalización de cada ciclo operativo
constituyen superposiciones constantes y reiterativas.

RECURSOS DE LA EMPRESA

La financiación de los recursos de la empresa puede ser:

 Aportes de los propietarios: cuando se han comprado bienes con las diferentes cuota-partes de los socios
en caso de ser una sociedad.
 Crédito otorgado por el vendedor del recurso (obligaciones) cuando se han adquirido bienes o materias
primas a ser pagadas posteriormente a los proveedores según se haya convenido o sean deudas
documentadas en Títulos de Créditos.
 Créditos otorgados por otros terceros pero que no financian la adquisición de bienes sino que nos
referimos a la financiación de dinero, o sea, lo que se obtiene con un préstamo. Dichos préstamos
generalmente se solicitan con el fin de incrementar diferentes recursos en la empresa.
 El resultado de las propias operaciones de la empresa

RECURSOS QUE LA EMPRESA UTILIZA

Todo conjunto de elementos con qué la empresa opera puede denominarse globalmente recursos. Se
distinguen como recursos:
 materiales e inmateriales
 humanos: plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo las actividades de la empresa.
Los recursos, según el grado de permanencia de su relación con la empresa, pueden ser:
 recursos de rápida movilidad son :
 el efectivo que se disponga en cualquier momento
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 los bienes objeto de compraventa en caso de actividades comerciales
 los importes a cobrar surgidos por la venta de bienes o servicios.
 inversión de algún dinero excedente en la empresa como : depósito a plazo fijo, compra de
títulos y acciones.
 recursos de carácter permanente son:
 Edificios, equipos, máquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso productivo.
 Mobiliario
 Derechos de uso de patentes, marcas.
 Elementos intangibles que la empresa ha logrado en el transcurso de su actividad como:
prestigio, posición en el mercado y clientela.

Se pueden observar los diferentes recursos y como inciden en la empresa, y en su gestión.

Recursos materiales, los todos los bienes que permiten el funcionamiento y la gestión de la empresa, muebles,
materiales, instalaciones, materia prima, mercaderías, locales, vehículos, etc.
Recursos financieros es el análisis de las fuentes de fondos (ingresos en todas sus formas) y sus usos, evaluar
como se administrará la misma.
Recursos humanos, todas las personas que trabaja en ella.
Recursos tecnológicos, la aplicación de todo conocimiento que permite el desarrollo de la empresa
eficientemente.
Recursos económicos, el bien en efectivo que nos permite el funcionamiento y la gestión de la empresa.

PATRIMONIO
Concepto ge neral:

El término patrimonio1 incluye por un lado la totalidad de las posesiones de una

persona, y por otro lado, las deudas u obligaciones contraídas por ésta.

Concepto contable:

Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una empresa, mediante el

cual esta desarrolla su actividad.

Desde el punto de vista contable el conjunto de recursos se identifica o denomina activo (bienes y derechos
de la empresa) y al conjunto de obligaciones se los denomina pasivo.

La diferencia entre ambos (activo y pasivo) conforma el patrimonio neto, que es el derecho de los
propietarios sobre el excedente de los recursos menos las obligaciones.

ECU AC IÓ N pat r i moni al

BIENES + DERECHOS – OBLIGACIONES= PATRIMONIO NETO

Conceptos:

B IE N E S :
Elementos materiales que tienen medida de valor y pueden ser objeto de propiedad. Existen bienes de uso, y
de cambio. Ejemplos: locales, mobiliario, maquinaria, herramienta, bienes para la venta, vehículos, etc...

1
Administración Gestión y comercialización en la Pequeña Empresa- F. Burgos y J. Mallado – Impreso en España -263 páginas - Algaida
Editores S.A. - Edición 1999 – ISBN 84-7647-881-x
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DERECHOS:
Se consideran a todos los créditos otorgados a terceros que la empresa tenga a su favor, no importando su
naturaleza. Ejemplo: créditos de clientes, cheques diferidos a cobrar, conformes a cobrar, etc.

OBLIGACIONES:
Se consideran a todos los créditos o fuentes de financiación a los que debe hacer frente o responder la
empresa no importando su naturaleza. Ejemplo: créditos de proveedores, préstamos bancarios, Cheques
diferidos o conformes a pagar, etc...

En toda empresa se realizan diferentes acciones, que pueden tener incidencia o no, en la conformación de lo
que posee la misma.

INCIDENCIA DE LAS ACCIONES EN EL PATRIMONIO

A las acciones que no tienen incidencia en el patrimonio de la empresa se las denomina Actos o hechos
administrativos, mientras que a las acciones que si tienen incidencia se las denomina Actos o hechos económicos.

Los Actos o hechos administrativos son preparatorios de los Hechos económicos y se deja constancia de
los mismos en diferentes tipos de documentos o formularios, como puede ser una carta en el caso de un pedido de
precios o el presupuesto de un servicio.

Los Hechos económicos modifican el Patrimonio, tanto en la calidad como en cantidad y se deja constancia
de ello, en diferentes tipos de documentos o formularios preimpresos que son registrados por la Contabilidad.

Cuando se modifica en la calidad se los denomina Permutativos (por ejemplo la compra de bienes para la
venta o pago de un crédito).
Cuando lo modifican en cantidad se los denomina Modificativos (por ejemplo el pago de salarios o cobro de
intereses por mora)
Cuando se modifica tanto la calidad como en cantidad se los denomina Mixtos (por ejemplo la venta de
mercaderías o la compra de mercaderías con descuento).

Bienes +Derechos Obligaciones Capital

Ejemplos
Aumenta Disminuye Aumenta Disminuye Aumenta Disminuye
P Compra al contado
x x =
E de mercaderías
R Compra a crédito
x x =
M simple
U Firma conforme a
x x =
T un acreedor
A Pago de una deuda x x =
T
I
V
O
M Cobro de alquiler al
x x
O contado
D Pago de gastos al
x x
F contado
I Un acreedor nos
x x
liquida intereses

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C Un acreedor nos
x x
A hace un descuento
T
I
V
O
Venta al contado
x > x x
con ganancia
Venta al contado
x < x x
con pérdida
Compra a crédito
x > x x
con intereses
M Compra a crédito x x x
<
con descuento
I
Pago de deuda con
x > x x
X recargo
Pago de deuda con
T x < x x
descuento
O Se firma conforme
x > x x
con descuento
Se firma conforme
x < x x
con recargo

DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA

EMPRESA.

La documentación es muy importante para la empresa desde varios puntos de vista: comercial, fiscal,
contable y financiero, es uno de los elementos fundamentales que le darán la información necesaria para la toma de
decisiones dentro de la misma.

En su ciclo operativo se determina la emisión de diferentes comprobantes que prueban sus operaciones,
basándonos en dos hechos la justificación de la operación para la empresa y a nivel fiscal.

DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

DOCUMENTO:

Según el diccionario SALVAT, DOCUMENTO es cualquier escrito que ilustra sobre algún hecho,
especialmente histórico, escrito en que constan declaraciones de voluntad o, simplemente hechos o derechos.
Cualquier cosa, especialmente escrita, dibujada, etc. que ilustra o sirve para comprobar algo.

Según el Dr. Eduardo J. Couture es: “Instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o
representa alguna cosa, apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que
produce efecto jurídico”

Por lo tanto podemos decir que es todo elemento que contiene información. El soporte puede ser de cualquier
material como ser papel, plástico, una película, una foto, etc. Dependiendo de la utilización de los mismos podemos
hablar de Documentos Generales y Documentos Comerciales.

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DOCUMENTOS GENERALES:

Son utilizados por los individuos en sus relaciones personales, por ejemplo el contrato de alquiler que
establece una relación entre dos personas, o la Cédula de Identidad y el Pasaporte que identifican, frente a terceros,
al titular de los mismos, etc.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Son los diferentes formularios que manejan las empresas, que contienen información tanto de hechos
económicos como de actos administrativos.

Es todo comprobante escrito que cumpla con las normativas vigentes, y se realice según el uso y las
costumbres del lugar.

COMPROBANTES

Son los soportes de información que contienen datos que prueban actos u operaciones comerciales.

Es un documento que sirve como medio de prueba de un acto o un hecho, el mismo puede tener varias
acepciones: contables, jurídicos, notariales, fiscales, etc.

Existen diferentes de comprobantes:

 Obligatorios: deben cumplir con las normativas exigidas por diferentes organismos públicos, para
que los mismos tengan valor.
 Probatorios: son documentos que prueban la operación que origina el mismo
 Básicos: son aquellos documentos que por su efecto/contenido económico son necesarios para la
registración contable.
 Internos: son documentos que solo circulan dentro de la empresa, y cumple una función en la misma.
 Externos: son documentos que se emiten para que circulen fuera de la empresa.
 Complementarios: Son documentos que registran acciones administrativas sin contenido económico.
 Provisorios: son documentos que se emiten, para ser sustituidos o reemplazados por otros.

Luego de efectuada la registración de los comprobantes se da curso a su tramitación y archivo, lo que debe
hacerse en forma ordenada, conservándolos en buenas condiciones y fundamentalmente que se tenga acceso a cada
comprobante en particular en la forma más rápida posible.

Funciones de los comprobantes

Entre las funciones características que cumplen se encuentran las siguientes:

Función fiscal: Permite comprobar la información suministrada a los organismos fiscalizadores por parte de
los mismos.

Función jurídica. Ayuda a reconocer los roles en las relaciones comerciales, adjudicando derechos y
obligaciones de las partes que intervienen.

Función contable. Proporciona los datos para realizar las registraciones y son el medio de prueba de las
mismas.

Función control. Permite aplicar el control antecedente, concomitante y posterior sobre la validez de los
hechos económicos y actos administrativos realizados por la empresa.
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También permite el respaldo de las registraciones contables y la posibilidad a los auditores de ejercer el
control para determinar posibles fraudes fiscales.

Además los comprobantes, son formularios pre-impresos que están diseñados de forma tal, que describen
todos los datos necesarios en cada tipo de operación en particular.

T r a t a mi e n t o d e l a d o c u m e n t a c i ó n

La documentación cumple una serie de etapas en la empresa:

 RECEPCIÓN: Es el ingreso de los diferentes documentos a la empresa, en sus diferentes formas

y soportes.

 ADMINISTRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Se deberá seleccionar y clasificar la

misma, según justifiquen Actos Administrativos2 o Hechos Económicos, para determinar el inicio
su ciclo operativo.

 CONTROL: Es toda operación que determina si la documentación cumple con las normas
vigentes para su posterior manejo. Este sistema de control deberá ser dinámico y ser el adecuado
a la estructura de la empresa.

 ORIENTACIÓN: se dirigirá al sector de la empresa que sea de su competencia.

 ARCHIVO: se guardará la documentación o información en un lugar determinado, que debe ser

de fácil acceso, según su requerimiento.

De acuerdo con estas definiciones podemos decir que archivo es:

1) Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma, y soporte material acumulados en un
proceso natural, por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, que son
conservados, respetando un orden y que sirven como testimonio e información para la persona o institución
que la produce para los ciudadanos o como fuente histórica3.
2) El espacio físico o la Institución, que cumple ese rol de guardar y organizar esa documentación. Es el
depósito donde se guardan organizada y ordenadamente los testimonios, escritos, gráficos o audiovisuales,
producidos por cualquier institución pública o privada, conservadas con el doble fin de garantizar los
derechos de los administrados o de servicios de fuentes para la investigación de los mismos.
3) Desde el punto de vista informático se denomina archivo a:
a. Que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de
información que tienen la misma estructura, y que pueden manejarse mediante una instrucción
única.
b. Al conjunto de la información almacenada de esa manera.
4) El tratamiento de la documentación, si bien en la actualidad hay una tendencia homogeneizadora y
estandarizadora de las normas, el tratamiento (organización y clasificación), se justificará según las
diferentes génesis y tipología de los materiales a tratar. No hay sistemas universales, sino que los mismos
dependerán de los contenidos a gestionar.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

Elena investiga y analiza que requerimientos se deben tener en
cuenta para crear y llevar adelante un archivo.

2
Actos administrativos: son todas aquellas acciones realizadas en la empresa que no tienen contenido económico.
3
Antonia Heredia Herrera – Archivística General – Teoría y práctica. Edición 1989.
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DEF IN IC IÓ N DE AR C H IV O:
Según el diccionario de la real academia, el término archivo tiene diferentes acepciones:

1. Es el conjunto ordenado de documentos, que una persona, o una sociedad, una institución, etc., producen en
el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. Lugar físico donde se custodian uno o varios archivos.
3. Acción o efecto de archivar (Guardar documentos o información en un archivo).
4. Acción o efecto de archivar (dar por terminado un asunto).
5. Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador, para almacenar porciones de
información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única
(informática).
6. Conjunto de información almacenada de esa manera (informática).

El archivo como espacio físico, debe tener una persona responsable y encargada del mismo que permita
mantener un orden y forma de trabajo correcta.
Para organizar un archivo se deben tener en cuenta varios elementos como ser: el costo de la instalación,
mantenimiento, que los muebles sean adecuados para los documentos a guardar, etc. Los documentos deben estar
claramente clasificados y ordenados, de forma tal, que se acceda sin dificultad a los mismos, y puedan ser
conservados en buenas condiciones.
El archivo debe ser depurado en forma permanente, según el uso y las normativas vigentes a los mismos.
Las condiciones físicas que debe reunir un local para instalar en él un archivo son estructurales y
ambientales.
Con respecto a las estructurales es necesario, de ser posible, que el mismo cuente con iluminación natural,
tener una buena ventilación, que el piso se encuentre en buenas condiciones y sea resistente al tránsito. Que la
instalación eléctrica este protegida y en condiciones.
Las condiciones ambientales son que la temperatura ambiente sea de 18 a 20° C, no sea un lugar húmedo
para que permite la correcta conservación de los documentos, se debe tener en cuenta que la humedad relativa no
puede superar el 40%.
En caso de respaldo magnético informático, debe ser un mobiliario adecuado al soporte del documento.
Para la correcta utilización del mismo, no debe extraerse sólo el documento del fichero, sino toda la carpeta,
para evitar que se extravíe. Siempre que se retire un documento debe quedar asentado, así podemos recordarle a la
persona que lo retiró, si no lo devuelve en tiempo y forma.

C L A S I F I C A C I Ó N S E G Ú N L A D I N Á M I C A D E L O S A R C H I V O S 4:

Los archivos se pueden clasificar de diferentes formas:

Ar c h i vo s a c t i vo s :
Son aquellos que son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal, no pierde vigencia. Ejemplo: correspondencia entrada y salida; Documentación contable durante
el año fiscal.

A r c h i vo s s e mi -a c t i vo s :
Son aquellos en que se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo, por haber
finalizado su vigencia administrativa, legal, fiscal u operativa, pero sigue teniendo importancia su conservación. Su
finalidad es suministrar información para comprobar las operaciones realizadas. Por ejemplo: Documentación
contable finalizado el año fiscal, etc.

Ar c h i vo s p a s i vo s o i n a c t i vo s :
Son aquellos en que se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal o

4 Antonio César Martín Gavilan – Temas de Biblioteconomía – Edición 2009.

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permanente de acuerdo a su valor. Se almacenan en ese lugar hasta la destrucción de los mismos cuando han
cumplido su función, y/o su conservación definitiva. Ejemplo: documentos fiscales que superan el año fiscal. Por
ejemplo: Documentación contable superados los cinco ejercicios fiscales completos y consecutivos.

Ar c h i vo s h i s t ó r i c o s:
Concentra, custodia y/o conserva documentos de valor permanente, que ya perdieron gran parte de su valor
administrativo y cuentan con más de 30 años de originados. Su principal fin es la investigación y la difusión
cultural.

T IEMPO D E AR CH IV O Y PER IO D O DE P RES CR IP C IÓ N DE L OS M ISM OS

SEG ÚN LA S N O RMA T IV A S D E NUE ST RO PA ÍS:
PERIODO TIPO DE DOCUMENTO
 Libros de comercio y correspondencia de la finalización de la empresa o
actividad comercial
 Los recibos y demás documentos que justifiquen el pago de deudas o el
VEINTE
cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante acción
AÑOS
personal
 Los contratos, facturas y otros documentos referidos a actos o negocios de
los que puedan resultar por cobro de pesos o indemnizaciones
 Las planillas de contribución inmobiliaria y demás recaudos que prueban el
DIEZ pago de impuestos que gravan la propiedad del inmueble.
AÑOS  Los despachantes de Aduanas deberán conservar toda la documentación
referida a sus actuaciones (10 años).
 Los documentos que prueban el pago de impuestos, tasas, aportes
jubilatorios y asignaciones familiares. El plazo se computa a partir del año
en que se produjo el hecho gravado. En el caso de impuestos de carácter
anual sobre ingresos o utilidades, el término correrá a partir del cierre
CINCO económico.
AÑOS  Documentos referidos a operaciones aduaneras (exportación e importación).
El término de prescripción de los tributos se amplía a 10 años cuando el
contribuyente o responsable haya incurrido en defraudación, no cumpla con
la obligación de inscribirse, de denunciar el hecho generador, de no presentar
las declaraciones juradas, etc. (Código Tributario, artículo 38)
 Recibos que comprueben el pago de arrendamientos, de intereses de dinero
CUATRO
prestado y de toda prestación económica que deba pagarse por años y
AÑOS
períodos más cortos.
DOS AÑOS  Los recibos de pagos de honorarios de abogados, escribanos y procuradores.

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Unidad 2 – Documentos Comerciales

2.1 Clasificación (contable, fiscal, ámbito, etc.)

2.1.1 Documentos probatorios
2.1.1.1 Concepto y uso de cada documento
2.1.1.2 Generalidades
2.1.2 Títulos de crédito
2.1.2.1 Concepto y uso de cada documento
2.1.2.2 Generalidades
TOTAL: 9 horas

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Según la “autonomía" o relación de los documentos respecto a las operaciones que los originan se
clasifican en:.
1) D
ocumentos probatorios son los que constituyen una base de prueba de las operaciones
comerciales e internas- de la empresa, dependiendo directamente de la operación que los generó.

2) Títulos valores: son definidos por la Ley 14701 como “los documentos necesarios para ejercer
el derecho literal y autónomo que en ellos figura.” Por lo tanto, tiene valor propio y no dependen de la
operación que los origina.
(Ver Esquema Pagina 3)

COMPROBANTES

JUSTIFICAN LAS VENTAS

De acuerdo con el tipo de venta que se realice, es el comprobante (formulario pre-impreso) que se deberá
emitir.

Si la venta es al Contado, se emitirá la Boleta de Contado o el Ticket de máquina registradora los

cuales documentan dos conceptos, la venta de bienes o servicios y el haber recibido dinero por esa venta.
Si la venta es a crédito, se emitirá la Factura, la cual documenta la venta que se ha de cobrar en un
futuro determinado.

AJUSTAN LAS VENTAS

Tanto las ventas al Contado como las ventas a Crédito pueden tener que ser ajustadas por diferentes
conceptos.

VENTAS AL CONTADO se emitirá un solo comprobante de ajuste:

NOTA DEVOLUCIÓN CONTADO implica una salida de dinero de la empresa por:
 Devolución de bienes vendidos
 Bonificaciones
 Descuentos posteriores a la documentación de la venta
 Corrección de errores cuando se documentó en mayor valor del correspondiente.

VENTAS A CRÉDITO se emitirán dos comprobantes diferentes:

NOTA DE CRÉDITO: implica una disminución en el monto de la deuda a crédito
(Factura), está se emite por:
 Devolución de bienes vendidos
 Bonificación
 Descuentos posteriores a la facturación
 Corrección de errores cuando se facturó en mayor valor del correspondiente.

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NOTA DE DÉBITO: implica un aumento en el monto de la deuda a crédito (Factura), ésta

se emite por:
 Intereses y gastos de financiación
 Gastos de fletes
 Corrección de errores cuando se facturó en menor valor del correspondiente.

CULMINACIÓN DEL CICLO DE LA VENTA A CRÉDITO

RECIBO OFICIAL: disminuye el monto de la deuda por venta a crédito y se emite por:
 recepción de valores (en efectivo, cheques, conformes, etc.) en pago de deudas.

OTROS DOCUMENTOS PROBATORIOS

Existen otros documentos probatorios que no están relacionados directamente con la venta pero que
al igual que estos se emiten para documentar hechos económicos.
VALE DE CAJA: Se emite para documentar una salida de dinero de caja por partidas de
dinero a rendir cuentas o adelantos de sueldos.
INGRESO DE CAJA: Se emite para documentar el ingreso de dinero a caja cuando no existe otro
comprobante que lo respalde.
EGRESO DE CAJA: Se emite para documentar salidas pequeñas de dinero de caja cuando no
existe otro comprobante que lo respalde, por ejemplo para boletos de
ómnibus, fichas de teléfono, etc.
RECIBO DE SUELDOS: Documenta la salida de dinero por el pago de sueldos a los empleados.
BOLETA DE DEPÓSITO: Documenta la salida de valores con destino a alimentar de fondos una
cuenta bancaria.
PEDIDO DE PRECIOS: Es un documento cuyo objeto es conocer los precios de los diferentes
bienes o servicios que se desean adquirir en un momento dado y bajo
determinadas condiciones.
COTIZACIÓN DE PRECIOS: Es un documento que se utiliza para informar acerca del valor de
intercambio de bienes o servicios en moneda nacional o extranjera en un
momento dado y bajo determinadas condiciones.
PRESUPUESTO: Es un documento que se utiliza para informar los datos pertinentes a una
actividad específica solicitada por un cliente en un momento dato y bajo
determinadas condiciones.

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TITULOS VALORES REPRESENTATIVOS DE PRESTACIONES DINERARIAS

Son aquellos documentos en los que se hace constar la obligación de dar una suma de dinero: Orden
de pago y Promesa de Pago.
Orden de Pago: una persona ordena a otra que pague a un tercero una suma determinada de dinero.
 CHEQUE COMÚN el tercero involucrado en la transacción es un Banco Público o
Privado
 CHEQUE DE PAGO DIFERIDO el tercero involucrado en la transacción es un Banco
Público o Privado
 LETRA DE CAMBIO el tercero involucrado en la transacción puede ser un Banco o un
particular

Promesa de Pago: una persona reconoce una deuda y promete pagar a otra una suma determinada de dinero
en una fecha también determinada.
 CONFORME: el origen de la deuda es una operación de compra-venta de bienes o
servicios.
 VALE: el origen de la deuda es un préstamo de dinero
 WARRANT:

TITULOS VALORES REPRESENTATIVOS DE MERCADERÍAS

Son aquellos documentos en los que se hace constar el contrato de transporte de mercadería. Existen
tres documentos diferentes:
 Guía de encomienda: se utiliza para el envío de paquetes pequeños en medios de transporte que a
su vez llevan pasajeros en el ámbito nacional.
 Carta de Porte: se utiliza para el envío de grandes cargas en medios de transporte de gran
capacidad de bodega en el ámbito nacional.
 Conocimiento de embarque: se utiliza en el ámbito internacional para el transporte de bienes
cuando se realizan importaciones o exportaciones de los mismos, generalmente va acompañado
de la Factura Pro forma.
 Certificado de depósito: se emite por las mercaderías depositadas depósitos aduaneros o Zonas
Francas a la espera de ser retirada
 Warrant: consiste en la autorización de un crédito con la garantía de los bienes depositados en
depósitos aduaneros o Zonas Francas.

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Se emite cuando se recibe:
C UNIDAD II PLAN 2004 AÑO 2017
Boleta de Contado
Contado Ticket de Máquina Registradora Efectivo
C Cheque común
Cheque diferido 8 días
L Voucher Tarjeta de Crédito
De
A venta Puede asumir varios Se emite cuando se vende a cobrar
Crédito nombres: en un futuro determinado:
S
Factura Crédito simple
I Crédito Sólo factura
Debe Crédito documentado
F Factura + conforme

Intereses o recargos Contado:Boleta de contado

IC
Fletes
Básicos En más: Se emite por Ajuste de precio cuando el mismo fue
A menor al que correspondía. Crédito Nota de Débito
Ajustes a
CI las ventas
Descuentos o Bonificaciones especiales Contado: Devolución Contado
Ó Devolución de Venta
En menos: Se emite por Ajuste de precio cuando el mismo fue mayor Crédito: Nota de Crédito
N al que correspondía.

Documentos Cierre Venta a Recibo

1 Probatorios Crédito Oficial
Recibo de Sueldos
Vale de Caja
Ingreso de Caja
Otros Egreso de Caja
Boleta de Depósito Bancario

Documentos
Pedido seccional
Comerciales Complementarios Orden de Compra
Orden de venta
Remito
Ordenes de
Cheques
pago Letra de cambio
depago:
Promesas de
Representativos de Dinero
pago: Conforme
Títulos Valores Vale

Guía de encomienda
Carta de Porte
Representativos de Mercaderías Conocimiento de Embarque
Certificado de Depósito
Warrant

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OTRAS CLASIFICACIONES DE LA DOCUMENTACION COMERCIAL
DOCUMENTOS DE TRÁMITE INTERNO Y DE TRÁMITE EXTERNO.
En función del ámbito donde se realiza la operación comercial podemos clasificar a la documentación en:
de trámite interno y de trámite externo a la empresa.
Los de trámite interno son aquellos comprobantes que circulan dentro de la empresa: pueden documentar
tanto actos administrativos como hechos económicos.
Los de Trámite externo, en cambio, son los comprobantes que se mueven fuera de empresa.

Pedido Seccional
Orden de venta
TRÁM ITE Ingreso de Caja
D
O Egreso de Caja
C I NTERNO Planilla de Caja
U Planilla de Cobranza
M
E
N Boleta Contado
T Nota Devolución Contado
A TRÁM ITE Factura
C
Nota de Débito
I
Ó EXTERNO Nota de Crédito
N Recibo Oficial
Recibo de Sueldos
Orden de Compra
Boleta de Depósito

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y NO OBLIGATORIOS

De acuerdo con lo establecido por el decreto 388/92 y la Resolución 688/92 podemos decir que existen
comprobantes obligatorios y no obligatorios desde el punto de vista fiscal:
a) Los comprobantes obligatorios para la DGI, son aquellos que requieren para su impresión la
CONSTANCIA DE IMPRESIÓN emitida por dicha institución. La vigencia de utilización de los mismos
será por el término de dos años a partir de la fecha impresa en el pie de imprenta
b) Los comprobantes no obligatorios: son aquellos que la DGI no hace expresamente mención en las normas
anteriormente mencionadas.

Boleta Contado
Nota Devolución Contado
D Factura
O OBLIGATORIOS Nota de Débito
C
Nota de Crédito
U
M Recibo de Sueldos
E Remito
N
T
A Pedido Seccional
C Orden de Compra
I NO Orden de Venta
Ó Recibo Oficial
N
OBLIGATORIOS Vale de Caja
Ingreso y egreso de Caja
Boleta de Depósito

Página 16 Prof. Virginia Bonora – Marianella Rodríguez – Susana Ravera