2018

PROPUESTA ESTRUCTURA DEL SISTEMA

DE TRAZABILIDAD

TEDDYS TATINA RIOS PEROZA

COLOMBINA S.A.
20/10/2018
 Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”

COLOMBINA S.A
Dirección: Cra. 1 Nº 24-56 Edif. Belmonte
COLOMBIA
CALI, CAUCA
Teléfono (0057-2) 8861999
Fax: (0057-2) 8851811
Web:
http://www.colombina.com

Objeto social

La sociedad tiene por objeto principal la fabricación y comercialización de toda clase

de productos alimenticios para el consumo humano y animal, frescos,
procesados y enlatados de cualquier especie, derivados del azúcar, cacao, café,
harina de trigo, harina de maíz y demás cereales, frutas, vegetales, carnes, lácteos y
sus derivados.

En desarrollo de su objeto social podrá, por lo tanto, importar, exportar, comprar,

vender, agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e inmuebles de
cualquier clase, enajenarlos y gravarlos, tomar o dar dinero a interés, tomar o dar
en arrendamiento toda clase de bienes por cuenta propia o ajena, celebrar
contratos de participación y de sociedad comercial de cualquier clase y realizar
actos de comercio que tengan relación directa con el objeto mencionado y le
permitan su cabal cumplimiento.

1. Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras,

luego señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual
fue creado dicho código, además de indicar a qué corresponde cada
grupo de números que lo conforman.

Código de
barras

País Código Código Dígito

Empresa Producto
Verificación
EAN -13
El sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial: · Consta de un código
de
13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se utiliza cuando
el espacio disponible para la impresión es pequeño.

 Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la

Organización de Codificación de la cual surge el número (ej. 770 es Colombia).

 Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa.

 Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e

identifican al producto.

 La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si

las cifras precedentes han sido correctamente leídas.
2. A través de un operador logístico o una empresa de distribución
acceda a una etiqueta de un producto de importación o
exportación (preferiblemente de exportación) e identifique cada
una de las partes que la componen.

Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a seguir

para presentar la información del producto exportado, aunque se pueden
citaremos puntos comunes:

 Nombre comercial del producto.

 Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y
distribuidor.
 País de origen.
 Registro ante la autoridad competente.
 Peso neto, cantidad del producto, volumen.
 Instrucciones de uso y e almacenamiento.
 Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima.
 Lote.
Código: 2641- Und x CT: 36 BJ – Und x Env: 1 – Peso unitario: 44 gr
 3. Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen,
alianzas o negociaciones y sus funciones.

Proveedores:
En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros
proveedores, generando estrategias que permitan establecer relaciones sostenibles
a través del tiempo dentro de un contexto innovador.

Programas con proveedores:

Big Brother es nuestro programa bandera de Sostenibilidad, que nace en el 2008
como
una iniciativa para aportar al desarrollo y crecimiento de la región,
contribuyendo a mejorar la competitividad de nuestros proveedores pyme a través
de la transferencia de conocimientos y experiencia de Colombina.
El programa consiste en el apadrinamiento de pequeñas compañías con el fin
de apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y brindarles
las herramientas para convertirse en empresas exportadoras.
Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron sus
indicadores de gestión y generaron mayores empleos. Su compromiso es replicar
lo aprendido con sus proveedores, es así como Big Brother construye tejido
empresarial y le aporta al desarrollo de todo un país.

¿Cómo funciona el programa?

La gerente del proyecto realiza la coordinación total mediante
acompañamiento, seguimiento y asesorías permanentes a todo el grupo de
proveedores.
Esquema general del
programa

Empresas Apadrinadas Big Brother:

Desde la creación del programa y hasta la fecha, hemos apadrinado a 13
compañías, fomentando el tejido empresarial y aportando al desarrollo de la región.
Lo que se espera es que cada una de las empresas repliquen este modelo con su
cadena de valor.
Las empresas Big Brother a la fecha son
13:
 4. Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen.

Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta

de producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado
centroamericano:

Planta de Producción de dulces, chicles, chocolates y pasabocas:

Ubicación: La Paila (Municipio de Zarzal) – Valle del Cauca - Área: 72-000

m2 - Capacidad de Producción: Dulces 89-500 toneladas/año, Chicles 2-900
toneladas/año, Chocolates 9-500 toneladas/año y Pasabocas 3-500
toneladas/año. - Número de empleados: 1.593

Planta de Producción de galletas y pasteles:

Ubicación: Santander de Quilichao – Cauca - Área: 25-000 m2 -

Capacidad de Producción: Galletas y Pasteles 28-220 toneladas/año - Número
de empleados: 880

Planta de Producción de salsas y conservas:

Ubicación: Bogotá (Zona Industrial Paloquemao) - Área: 7-300 m2 -

Capacidad de Producción: Salsas y Conservas 16,500 toneladas/año - Número
de empleados: 242

Planta de Producción de helados: se cuenta con tres plantas de producción

de helados.

Ubicación: Bogotá, Medellín y Barranquilla - Capacidad de Producción:

Helados 41.000.000 litros/año - Número de empleados: 612

Planta de Producción de Dulces Guatemala:

Ubicación: Guatemala - Área: 5-716 m2 - Capacidad de Producción: Dulces

12-000 toneladas/año - Número de empleados: 400

5. Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o

negociaciones y sus funciones.

COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son

las tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies
(supermercados); puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales
ciudades de Colombia; y los distribuidores que se encargan de atender los
puntos de venta donde la red de distribución propia de la Compañía no tiene
cubrimiento.

En Colombia, la red de distribución propia de la Compañía atiende

aproximadamente
88 mil clientes directos y los distribuidores atienden 167 mil clientes
indirectos, los cuáles son principalmente tiendas en lugares de difícil acceso.
El canal tradicional en Colombia está compuesto por aproximadamente 250
mil tiendas de las cuales la Compañía llega directamente al 72% (se tiene en
cuenta los distribuidores exclusivos). Este sistema se denomina distribución
TAT (Tienda a Tienda). Por otra parte, el canal autoservicios está compuesto
por las grandes superficies de las cuales COLOMBINA atiende directamente al
100%.
 La Compañía tiene 12 puntos de venta en las principales ciudades del país, en
los cuales sólo se venden los productos fabricados de COLOMBINA y los
productos representados de terceros.

Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (Aliados) y

otros distribuidores no exclusivos. En Colombia la Compañía tiene 105
distribuidor es de los cuales el 56% son exclusivos. COLOMBINA ha construido una
relación de largo plazo con todos sus distribuidores. Los distribuidores se
encargan principalmente de atender el 60.4% del canal tradicional (36% a través
de los distribuidores exclusivos y 24% a través de otros distribuidores).

Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía

porque le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y
asegura que los productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos
de venta. Como se mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a
COLOMBINA ser distribuidor exclusivo de importantes empresas mundiales
durante muchos años, por ejemplo desde 1976 ha sido distribuidor exclusivo de
la marca de atunes Van Camp’s.

En los mercados internacionales el principal canal de distribución son

los distribuidores de COLOMBINA en cada uno de los países donde la Compañía
exporta. De los más de 250.000 clientes que la Compañía tiene en
el mundo, aproximadamente el 97% de los clientes son atendidos por
distribuidores. Los países donde la Compañía logra atender a un mayor número
de clientes directamente son Guatemala con un 10% y Venezuela con un 5%. La
excelente relación que COLOMBINA ha tenido con las empresas a las que les
presta el servicio de distribución en el mundo, le permitió en 1993 firmar un
acuerdo de distribución con la Phillip Morris en Venezuela y Ecuador para
distribuir sus productos en estos países.

En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno de

los países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través
de su sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una
experiencia importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita
lograr una posición de liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las
necesidades del cliente.

COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77%

son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a
través de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En
Colombia más de la mitad de los clientes son atendidos directamente por
COLOMBINA con la distribución TAT (tienda a tienda).
Principales Contratos a septiembre 30 de 2006 los principales contratos
celebrados por
COLOMBINA se describen a
continuación:

 Principales Contratos de Distribución:

 Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores

debido a que se trabajan por órdenes de compra en las cuales se
especifican precios, cantidades, términos de pago etc. entre las partes.

 Contratos de Fabricación: Actualmente la Compañía tiene un contrato con la

empresa Hersheys de Estados Unidos, para fabricar 18.000.000 de libras de
galletas en un plazo de 30 meses. Este contrato tiene un valor de USD 25
millones.
Actualmente, COLOMBINA exporta a más de 45 países en 5 continentes.
Las exportaciones corresponden al 31% del volumen de producción de la
Compañía. Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación son dulcería
con el 47% de su producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles con el 33% y
chocolatería con el 31%. Se espera que en el largo plazo el volumen de
exportaciones crezca debido a la ampliación del portafolio de productos de
exportación. El principal destino de las exportaciones es Venezuela con 36%,
seguido de Estados Unidos con 18% y Ecuador, Chile y Puerto Rico con
aproximadamente 5% - 6%. A continuación se presenta la participación de los
destinos de exportación:

6. Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de

trazabilidad y sus componentes.

La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos que

planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el
almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información relacionada
desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los
requerimientos de los consumidores12

LAS ACTIVIDADES CLAVES SON LAS SIGUIENTES: Servicio al cliente. Transporte.

Gestión de inventarios.

Procesamiento de pedidos.
Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los eslabones
desde el inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar cuáles son los tiempos
para cada una de las operaciones y se le debe solicitar a cada una de las partes en la
colaboración del suministro de información de una manera organizada y constante. ¨El
mejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquél que encaje con sus actividades
de trabajo habituales y permita registrar información necesaria a la que luego se
pueda acceder de forma rápida y fácil. Estudiar detenidamente el sistema de
trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la información que el
sistema genera¨ (AESAN, Pág. 38, 2009) En MRQ, el proceso de caracterización del
procedimiento de trazabilidad de importación y exportación, se separó por
etapas, identificando en cada uno de ellos cuáles eran los datos más relevantes,
para efectos de simplificación los procesos tanto de importación como de exportación
quedaron establecidos dentro del seguimiento como despachos, cada despacho va unido a
una factura comercial, la cual a su vez tiene un número consecutivo que es que la identifica
dentro del proceso de rastreo de despachos. Para el proceso de importación se
identificaron tres fases principales las cuáles dentro de las cuáles se deben establecer los
parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento, los cuales se establecieron de la
siguiente forma.
Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a que el
proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y comercial, los
despachos 21 son determinados de acuerdo a los pedidos que se hacen por parte de
los clientes externos y la disponibilidad de producto por parte de producción. 3.2.2.
Estudio de los tiempos de entrega MRQ La estandarización de los tiempos de entrega
dentro de las compañías consiste en evaluar cada uno de los tiempos que se están
tomando los procesos en ser realizados. Al final el tiempo acumulado de cada uno de los
procesos constituye entonces la promesa de entrega final. Tanto para las exportaciones
como para las importaciones. La importancia de los Lead Times de una empresa radica
en que es allí donde se puede visualizar realmente dónde se encuentran los tiempos
controlables y los nos controlables.

 Evaluación de los tiempos de tránsito

La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y aérea fue

establecida mediante un promedio de cerca de 30 agentes de carga distintos, a los cuales se
les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se estableció la media para cada uno
de los destinos desde los cuales se realizan importaciones.

Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior en Colombina.

A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una relación

entre el flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es importante poder
establecer quién es responsable dentro de cada uno de los puntos de información. A
continuación se muestra el flujograma de información para las importaciones de Colombina
S.A
La identificación de los responsables del flujo de información dentro del proceso de
información permite establecer hasta dónde va la responsabilidad de cada quien. Dentro
del flujograma se establecieron 6 puntos macro de información, dentro de estos puntos
están incluidas las fechas a las cuales se les debe hacer seguimiento. La cadena de
trazabilidad de las importaciones inicia con la información del despacho inicial por parte
del departamento de compras, posteriormente el departamento de comercio exterior
dicta una fecha estimada en la que se puede tener la mercancía en la fábrica y se hace
la verificación de la documentación correspondiente de manera que todo este
correctamente diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada Los agentes
de carga son entonces los responsables de suministrar la información de la mercancía en
tránsito, es decir deben suministrar la empresa, las fechas estimadas de salida y llegada de
la mercancía e informar sobre los posibles retrasos o adelantos que se generen sobre
estas fechas. Cuando la mercancía llega a su destino, el agente de carga entrega la
responsabilidad del flujo de información al agente de aduana quienes son los
encargados de realizar el proceso de nacionalización de la mercancía, ellos son quienes
deben suministrar el tiempo que tarde este proceso hasta que la mercancía llega a la
fábrica. Finalmente, la información que se suministre al usuario final es entonces una
responsabilidad del área comer cio exterior, al igual que la evaluación de los tiempos de
entrega.

Están los tiempos que pueden ser controlados y planificados, para el caso de
Colombina se determinaron cada uno de los tiempos que tomaba llevar acabo los
procesos de importación y exportación. En los siguientes cuadros se puede observar los
procesos que fueron analizados para obtener un estudio inicial de cuánto demoraban los
procesos de importación y exportación en la empresa.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
 CONCLUSIONES

Finalmente, se puedo concluir que la trazabilidad es una herramienta de

suma importancia para los procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto
permite un mayor conocimiento del producto que las compañías traen del
exterior, además brinda información relevante sobre el proceso y establece los
responsables de llevar a cabo cada uno de los procesos. Para poder establecer una
herramienta de trazabilidad adecuada se hace necesario entonces un diagnóstico
inicial que permita identificar cuáles son los puntos a trabajar y qué hace falta,
qué información se tiene y cuál no, a partir de allí se debe iniciar una
estructuración de los tiempos de a los cuales se les debe hacer seguimiento y
elaborar un diario de campo a través del cual se pueda realizar dicho
seguimiento. A partir de esta estructuración de tiempos se logró diseñar una
herramienta de medición y evaluación para ejercer control sobre los agentes que
intervienen en los procesos de comercio exterior de Colombina S.A.

Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina S.A, es
una herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y
planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar
sobre estos para lograr mejores resultados en cuanto optimización del transporte,
reducción de los costos de almacenamiento, eliminación de procesos
aduanales innecesarios y una mejor planificación y gestión de la cadena de
abastecimiento a nivel internacional. La estructuración de una herramienta para las
empresas permite que estas puedan entonces tener una visión global se su
operación, de cómo funciona y qué necesitan para mejorarla
 RECOMENDACIONES

A partir del proyecto de trazabilidad, Colombina S.A cuenta en su departamento

de comercio exterior, con procedimiento y flujos de información claros sobre cómo
debe ser llevada a cabo el seguimiento logístico a nivel internacional, además de la
formalización de procesos a través de formatos que sirven como guía para obtener
información de las fuentes externas. Asimismo, quedaron establecidos los
tiempos estandarizados de tránsito de la mercancía tanto de importación como
de exportación a partir de estos tiempos se pueden dar estimados a los usuarios
finales de cuándo estará a su disposición el despacho, lo que genera credibilidad y
mayor seguridad en la información suministrada el área de abastecimiento y
finalmente, la gestión de la información a partir de cuadro de control despachos a
través del cual tanto los clientes internos como externos están informados de las
operaciones de comercio exterior.

Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando los

procesos de gestión de las operaciones importación y exportación, razón por la
cual se debe seguir mejorando las herramientas de identificación y seguimiento
de la mercancía. Algunas recomendaciones para fortalecer el sistema de
trazabilidad de Colombina S.A son:

Implementación de herramientas tecnológicas, como los códigos EAN, GPS

y / o sistemas de radio frecuencia logística.

Sistematización e incorporación al programa de operaciones Marroquinera

S.A, la información de trazabilidad registrada en la matriz de seguimiento

Optimización de los tiempos estandarizados establecidos en el proyecto de

trazabilidad

Establecimiento de indicadores que permitan comparar el costo de los retrasos

versus la producción

Evaluación semestral y optimización en la contratación de los agentes de

cargar y de aduanas.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://www.miguelsantesmases.com

Fuente Colombina S.A.

GESTIÓN DE LA TRAZABILIDAD.COM. Portal de la trazabilidad (S.F). Qué es
Trazabilidad. URL: http://www.gestiontrazabilidad.com/normativa.php

RAMÍREZ, Robinson. ( 2013). Historia de la logística militar en el mundo URL:

http://www.ejercito.mil.co/?idcategoria=228110 , (20 de febrero de 2013)