Sunteți pe pagina 1din 35

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE


CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN

TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACIÓN

COBÁN, ALTA VERAPAZ, AGOSTO DE 2018


UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE
CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN

TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACIÓN

PRESENTADO POR:

NOMBRE COMPLETO DE LOS INTEGRANTES

Edgar Vinicio Lemus Riveiro Carné 201642136

Nathanael Abraham Chén Gamarro Carné 201642083

Julio Aníbal Cuz Chen Carné 201644355

Jairon Lizandro Caal Cú Carné 201643165

COBÁN, ALTA VERAPAZ, AGOSTO DE 2018


Índice:
Introducción ................................................................................................................................. 1
Objetivo General ......................................................................................................................... 2
Objetivos Específicos ............................................................................................................ 2
Técnicas Utilizadas de la Sistematización ........................................................................... 3
¿Que son técnicas?................................................................................................................ 3
Historia de la técnica.............................................................................................................. 3
¿Qué que significa Sistematización? ................................................................................ 3
Organización y sistematización .......................................................................................... 4
¿Qué es un objetivo? ........................................................................................................... 5
¿Qué es un procedimiento? ................................................................................................. 5
¿Qué es una actividad? ......................................................................................................... 5
¿Qué es una operación? ....................................................................................................... 6
¿Qué es un método? .............................................................................................................. 6
¿Qué es un sistema? ¿qué es una función? ................................................................... 6
Fases de las Técnicas Utilizadas en la Sistematización .................................................. 7
En la fase de planeación. ...................................................................................................... 7
El plan de trabajo. ................................................................................................................. 7
Gráfica de gantt. .................................................................................................................... 9
Redes cpm. ............................................................................................................................ 9
En la fase de investigación ................................................................................................ 11
La observación. ................................................................................................................... 11
La inspección. ...................................................................................................................... 13
Tipos de inspección ............................................................................................................ 13
La entrevista......................................................................................................................... 17
El cuestionario ..................................................................................................................... 19
En la fase del análisis .......................................................................................................... 22
Gráfica de distribución de trabajo ..................................................................................... 22
Gráfica o diagrama de recorrido. ...................................................................................... 23
Diagrama de flujo. ............................................................................................................... 24
Gráfica de distribución de oficina. .................................................................................... 26
El contador público y auditor y la sistematización ...................................................... 28
Como puede ser utilizadas las técnicas por el auditor............................................... 28
Fase de planeación............................................................................................................. 28
Fase de investigación ......................................................................................................... 29
Fase de análisis................................................................................................................... 29
Fase de diseño .................................................................................................................... 29
Conclusión.................................................................................................................................. 30
Bibliografía ................................................................................................................................. 31
Introducción
La palabra sistematización proviene de la idea de sistema, de orden o clasificación
de diferentes elementos bajo una regla o parámetro similar. La sistematización es,
entonces, el establecimiento de un sistema u orden que tiene por objetivo permitir
obtener los mejores resultados posibles de acuerdo con el fin que se tenga que
alcanzar. La sistematización se puede aplicar en los ámbitos científicos y
académicos, pero también hay muchas situaciones de la vida cotidiana que
implican cierta sistematización a modo de lograr un objetivo específico.

La sistematización no es otra cosa que la conformación de un sistema, de una


organización específica de ciertos elementos o partes de algo. Ya que un sistema
es un conjunto de reglas, métodos o datos sobre un asunto que se hayan
ordenados y clasificados, llevar a cabo un proceso de sistematización será
justamente eso: establecer un orden o clasificación.

Para implementar orden y poder alcanzar ciertos objetivos a través del control
sobre ciertas situaciones laborales, es necesario emplear técnicas para desarrollar
un mejor establecimiento controlado sobre los factores que se tienen bajo mando,
tales técnicas son utilizadas en las distintas fases para la elaboración de un trabajo
o encargo.

Dentro de las fases o etapas en las que se emplean las técnicas de


sistematización son de vital importancia, considerando que ya sea en la
planeación, investigación, análisis y de diseño, emplear estos mecanismos podrán
describir y mostrar las estrategias a utilizarse para mejorar el manejo de un trabajo
o cierto cargo designado y así mismo evitar todo tipo deficiencias o bien disminuir
las mismas para alcanzar los objetivos trazados y logrando una superación
importante en el aspecto organizacional.

1
Objetivo General
Definir las técnicas que se utilizan dentro de la sistematización y organización
laboral considerando la forma de aplicación que estas emplean dentro de fases
definidas para alcanzar objetivos trazados.

Objetivos Específicos

 Analizar la aplicación y alcances de las técnicas a utilizarse en la


organización y sistematización.

 Definir el concepto e importancia que tiene cada técnica en cada fase de la


sistematización.

 Ejemplificar las técnicas con diferentes casos que se dan en el ámbito


laboral.

2
Técnicas Utilizadas de la Sistematización
¿Que son técnicas?
Es un conjunto de procedimientos o recursos que se usan en un arte, en
una ciencia o en una actividad determinada, en especial cuando se adquieren
por medio de su práctica y requieren habilidad.

La palabra sistematizar (estructura, organizar, clasificar) vienen de la


terminación (convertir en) sobre la palabra “sistema” y esta del griego sistema
=” unión de cosas en una manera organizada”.

La palabra técnica proviene (del griego TÉXVn tékhnë ´ arte, técnica,


oficio´) es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o protocolos que tiene
como objetivo obtener un resultado determinado y efectivo, ya sea en el campo
de las ciencias, de la tecnología, del arte, del deporte, de la educación o en
cualquier otra actividad. Es el conjunto de procedimientos que se usan para un
arte, ciencia o actividad determinada que, en general, se adquieren oír medio
de su práctica y requieren determinadas habilidades.

Historia de la técnica
No es más que la invención de una herramienta y técnicas con propósito
practico. La historia moderna está relacionada íntimamente con la historia de la
ciencia pues el descubrimiento de nuevos conocimientos ha permitido crear
nuevas cosas y, recíprocamente, se han podido realizar nuevos
descubrimientos científicos gracias al desarrollo de nuevas tecnologías, que
han extendido las posibilidades de experimentos de experimentación y
adquisición del conocimiento.

¿Qué que significa Sistematización?


Para poder comprender y entrar de lleno con respecto al tema, es
importante destacar que la palabra sistematización nace de la idea de sistema,
que da a entender: orden y clasificación de diferentes elementos que están bajo
un protocolo, un parámetro, reglas, políticas similares. La sistematización

3
entonces establecer un sistema en u orden que tiene por objetivo permitir obtener
los mejores resultados posibles de conformidad con los fines deseados que se
pretendan alcanzar. También se puede decir que se puede aplicar en los ámbitos
científicos y académicos, pero también hay muchas situaciones de la vida
cotidiana y empresarial que implican orden, disciplina., para poder llegar a un
objetivo específico, la manera correcta es sistematizando.

La idea de sistematización se relaciona muy claramente con los espacios


científicos o académicos de investigación. Esto es así porque todo proceso
investigativo debe contar con una estructura o sistema de pasos que respetar y
seguir a fin de obtener resultados particulares. La sistematización del proceso de
investigación implica a futuro la facilitación de los resultados esperados ya que el
investigador actuante sabrá más o menos cómo actuar en cada situación
específica.

Sin embargo, la noción de sistematización también está presente en


muchos aspectos y momentos de la vida cotidiana, aunque uno no se dé cuenta
de ello. En este sentido, un acto tan simple como por ejemplo usar una agenda es
sin duda alguna un modo de sistematizar nuestro uso del tiempo de acuerdo con
nuestras necesidades y preferencias. Cuando varias personas conviven juntas en
una misma vivienda, la sistematización se puede hacer presente a través de la
organización de las tareas de la casa y cuál corresponderá a quién. Esto también
puede darse en el ámbito laboral, escolar e incluso en ámbitos formales como
reuniones con amigos o familiar.

Organización y sistematización
Organización y sistematización el contador público y auditor frente a la
sistematización

La sistematización en las sociedades existe empresas agropecuarias,


industriales, comerciales, bancarias, de servicios, etc. Estas se dedican a
satisfacer necesidades humanas. Las actividades de las empresas están
sujetas a un crecimiento acelerado, y como consecuencia de ello a una
constante modernización, para no caer en obsolescencia y por lo tanto a

4
desaparecer del mercado. Por el crecimiento acelerado de actividades se hace
necesaria una perfecta organización, con el objeto de funcionar eficientemente.
En consecuencia, una organización no puede funcionar sin sistemas y
procedimientos.

La sistematización se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos


eficientes; entendiéndose por eficiencia, la maximización en la utilización de los
recursos humanos, materiales y financieros. Es decir, con el menor esfuerzo,
en el menor tiempo y al menor costo.

¿Qué es un objetivo?
Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se pretende
alcanzar, ya sea con la realización de una sola operación, de una actividad
concreta, de un procedimiento, de una función completa o de todo el
funcionamiento de la institución de la institución operar con la máxima eficiencia
de la función “administración de personal” tener el personal más eficiente del
procedimiento “selección de personal” encontrar al mejor candidato para cada
puesto vacante de la actividad “examen médico” seleccionar candidatos sanos
de la operación “tomar el pulso” seleccionar candidatos sin deficiencias
circulatorias.

¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento o proceso, es la sucesión cronológica o secuencia de
operaciones concatenadas, y su método de ejecución, que realizadas por una
o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una
función o un aspecto de ella. Un procedimiento es una rutina de trabajo. Se
puede hablar de un procedimiento de “manejo de correspondencia”, “compra
de equipo”, “selección de personal”, etc. Qué: planeación; quién: organización,
cuándo: dirección, cómo: procedimiento.

¿Qué es una actividad?


En un sentido genérico, actividad es un conjunto de actos, así se habla
de actividad administrativa en general, como el conjunto de actos
administrativos que realiza una institución o parte de ella. En un sentido más
restringido, actividad es un sinónimo de labor. Cuando un procedimiento puede
5
subdividirse en varios grupos de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas
por una misma persona o una misma unidad administrativa, cada uno de estos
grupos de operaciones constituyen una actividad o labor. Dentro del
procedimiento de “manejo de correspondencia” se realizan las actividades o
labores de “engrapado”, “foliado”, “sellado”, “envase”, “franqueo” y “despacho”.

¿Qué es una operación?


Una operación es cada una de las acciones, físicas o mentales, pasos o
etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor
determinada. La operación es la división mínima del trabajo administrativo.
Hasta que grado de detalle debe llegarse en la descripción y análisis de una
operación que depende del formato y del objeto del diagrama, así como del
destino del manual de que se trata. La actividad “engrapado” comprende las
siguientes operaciones: 1. Tomar una engrapadora. 2. Juntar las hojas de que
se compone una carta. 3. Colocarla dentro de la engrapadora en la posición en
que deben quedar unidas. 4. Presionar la engrapadora.

¿Qué es un método?
Un método es la manera de efectuar una operación o una secuencia de
operaciones. Así, por ejemplo, podrá hacer un método manual, mecánico o
electrónico para el registro de operaciones contables; un método
mecanográfico o fotográfico para sacar copias, etc.

¿Qué es un sistema? ¿qué es una función?


Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos operacionales y
métodos relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función. Existe
un “sistema contable”, “sistema financiero”, “sistema de archivo”, etc. Una
función es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para
alcanzar los objetivos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es
responsable un órgano o unidad administrativa. En instituciones pequeñas,
puede encomendarse a un órgano el cumplimiento de dos o más funciones, que
no sean incompatibles.

6
Fases de las Técnicas Utilizadas en la Sistematización
En la fase de planeación.

El plan de trabajo.

Todo plan es un conjunto sistemático de actividades que se lleva a cabo


para concretar una acción. De esta manera, el plan tiende a satisfacer
necesidades o resolver ciertos planes. Un plan de trabajo es una herramienta
que permite ordenar y sistematizar información relevante para realizar un
trabajo. Esta especie de guía propone una forma de interrelacionar los recursos
humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles.

7
Como instrumento de planificación, el plan de trabajo establece un
cronograma, designa a los responsables y marca metas y objetivos.

Toda persona o empresa que decida cometer y diseñar un plan de


trabajo para poder conseguir los objetivos que se ha marcado es importante
que conozca el proceso necesario para establecer aquel.

En concreto, los pasos que debe seguir son los siguientes: creación de
una visión del plan, planteamiento de una estrategia, establecimiento del citado
cronograma, determinación de las áreas que van a participar, definición de las
tácticas, alienación de los distintos procesos del proyecto, asignación de las
personas responsables, establecimiento de las métricas necesarias,

8
planteamiento y consolidación de las estrategias de despliegue, y
establecimiento de la estrategia de comunicación.

Gráfica de gantt.

El diagrama de gantt es una herramienta para planificar y programar


tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda
visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control
del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce
gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario
general del proyecto.

Desarrollado por henry laurence gantt a inicios del siglo xx, el diagrama
se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a
realizar en secuencias de tiempo concretas. Las acciones entre sí quedan
vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende
de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del
tipo fin-inicio.

También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma


paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con
el fin de controlar los costes y personal requeridos.

Redes cpm.

El método de la ruta crítica cpm (critical path method), es un algoritmo


basado en la teoría de redes diseñado para facilitar la planificación de
proyectos. El resultado final del cpm será un cronograma para el proyecto, en
el cual se podrá conocer la duración total del mismo, y la clasificación de las
actividades según su criticidad. El algoritmo cpm se desarrolla mediante
intervalos determinísticos, lo cual lo diferencia del método pert que supone
tiempos probabilísticos.

En este sentido el principal supuesto de cpm es que las actividades y sus


tiempos de duración son conocidos, es decir, no existe incertidumbre. Este

9
supuesto simplificador hace que esta metodología sea fácil de utilizar y en la
medida que se quiera ver el impacto de la incertidumbre en la duración de un
proyecto, se puede utilizar un método complementario como lo es pert.

Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto.


En este sentido, la longitud de la ruta crítica es igual a la la trayectoria más
grande del proyecto. Cabe destacar que la duración de un proyecto es igual a
la ruta crítica.

Etapas de la cpm

Para utilizar el método cpm o de ruta crítica se necesita seguir los


siguientes pasos:

a. Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.


b. Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe
comenzar antes y cuál debe seguir después.
c. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base
a sus relaciones de precedencia.
d. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
e. Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que
determinará la duración del proyecto (ruta crítica).
f. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar
el proyecto.

Ejemplo: a continuación, se presenta un resumen de las actividades que


requiere un proyecto para completarse. El tiempo de duración de cada actividad
en semanas es fijo. Se solicita que estime la duración total del proyecto a través
del método cpm.

Duración Actividad
Actividad
(sem) predecesora

A 6 -

10
B 8 -

C 12 A,b

D 4 C

E 6 C

F 15 D,e

G 12 E

H 8 F,g

En la fase de investigación

La observación.

La observación permite captar al observador/a algunos hechos, en el


momento en que se dan y que cualquier otra persona igual, no hubiera captado.
Además, se pueden obtener datos acerca de aquellos aspectos o conductas
que suelen pasar inadvertidos. Con una actitud investigativa y observadora la
persona que está sistematizando debe focalizar su atención en aquello que
desea realmente conocer. Durante el tiempo en que se ha realizado esta
sistematización, la observación ha sido permanente y sistemática rescatando
información significativa.

La observación científica "tiene la capacidad de describir y explicar el


comportamiento, al haber obtenido datos adecuados y fiables correspondientes
a conductas, eventos y /o situaciones perfectamente identificadas e insertas en
un contexto teórico.

Las palabras claves de esta definición son:

a) Describir y explicar.
b) Datos adecuados y fiables.
c) Conductas perfectamente identificadas.

11
En la observación podemos considerar tres niveles sistematización:

a) La observación asistemática: ha sido la que tradicionalmente sea


realizado en el deporte. El conocido "ojímetro" para dar información sobre una
actuación determinada o las observaciones realizadas sin ninguna planificación
previa. Esta observación consiste en una constatación directa, sin ningún
objetivo explicitado y sin estar perfectamente definido, sin un orden o
planificación determinado. Son narraciones escritas en forma directa o datos
recogidos de una manera azarosa.

b) Observación semi sistemática: en ésta los objetivos del registro se


fijan a priori; precisan planificar el orden y el tiempo, se necesita especificar la
conducta o evento antecedente, el núcleo observado y la conducta o evento
posterior, pero no están categorizadas las conductas a observar

c) La observación sistemática: intentan agrupar la información a partir


de ciertos criterios fijados previamente o partiendo de estos registros. Requiere
categorizar hechos, conductas y / o eventos que se han de observar.

Estos tres niveles nos conducen a dos tipos claros de observación: la


observación asistemática y la observación científica.

"el estudio del acto de enseñanza utiliza como principal instrumento de


investigación, sistemas o planos de observación de acontecimientos o
comportamientos". Como toda ciencia la enseñanza y el entrenamiento
necesitan de grabaciones objetivas. La observación constituye un método de
toma de datos destinados a representar lo más fielmente posible lo que ocurre,
la realidad. Piéron (1986).

Veamos a continuación un ejemplo de cómo aplicar la técnica de


observación:

1. Si nuestro objetivo es hallar una idea u oportunidad de negocio,


podríamos necesitar información sobre las necesidades insatisfechas de los

12
consumidores, los productos más solicitados, los negocios más rentables, los
nuevos gustos, las nuevas modas, etc.

En este caso, usar la técnica de observación podría consistir en acudir a


los mercados o zonas comerciales y observar cuáles son los productos o
servicios más demandados, cuáles son los productos solicitados, pero que no
son encontrados, observar los productos que podrían ser reemplazados por
otros que podrían tener una mejor acogida, etc.

La inspección.

En el control de calidad, los sistemas de inspección sirven para examinar


y medir las características de un producto, así como los componentes y
materiales de que está elaborado, o de un servicio o proceso determinado, todo
ello utilizando instrumentos de medición, patrones de comparación o equipos
de pruebas y ensayos, todo con el fin de verificar si cumple o no con los
requisitos especificados. Por tanto, sirven para confirmar que el sistema de
calidad funciona según lo previsto. Habitualmente, se hace por muestreo, y solo
se usa el control 100 por ciento para características importantes de seguridad,
funcionalidad o normas.

La definición de muestreo de la normativa iso 8402/94 dice que


actividades tales como la medición, el examen, el ensayo o la constatación con
un patrón de una o más características de una entidad y la comparación de los
resultados con los requisitos especificados sirven para determinar si se ha
alcanzado la conformidad en cada característica.

Tipos de inspección

En una primera clasificación, los tipos de inspección podrían


diferenciarse entre la «inspección 100 %» y la inspección por muestreo.

13
Una inspección al permite aceptar solo piezas de la calidad especificada,
pero cuando la inspección es realizada manualmente, se presentan dos tipos
de problemas, uno sería, el gasto involucrado y el otro, la precisión de la
inspección, considera un error

Inspección por muestreo


Por el contrario, los sistemas de inspección por muestreo, también
conocidos como muestreo de aceptación o muestreo de lotes, es un
procedimiento en el que se verifica una o más muestras del lote para determinar
su calidad. El muestreo es usado para reducir la necesidad de inspeccionar
cada artículo o producto, y reducir así el tiempo y gastos de inspección. La
inspección por muestreo tiene cierto número de ventajas sobre la inspección
100%. La fatiga de los inspectores originada por operaciones repetitivas puede
ser un obstáculo serio para una buena inspección 100 %, es más económica y
requiere de menor tiempo para su realización.

Es por ello por lo que se llevaron a cabo investigaciones en el campo de


las teorías de las probabilidades y la estadística, llegándose a la conclusión de
que para tomar decisiones sobre la calidad de la producción en proceso y
terminada, no hay necesidad de efectuar una inspección 100 % sobre todos los
artículos, sino que basta con inspeccionar sólo una parte del lote, o sea, una
muestra, mediante una inspección por muestreo.

Algunos de los factores por considerar en la inspección por muestreo


serán el nivel de confianza en los proveedores, el costo en que se incurre al
aceptar productos defectuosos, y el riesgo del muestreo, que siempre existirá
por la naturaleza estadística del proceso. En general, existen dos tipos de
errores con probabilidad de ocurrir, el primero es llamado error tipo i, y ocurre
cuando rechazamos un lote que cumple con las especificaciones de calidad y
el segundo es llamado error tipo ii, y ocurre cuando aceptamos un lote que no
cumple con las especificaciones de calidad.

Dentro de la inspección por muestreo de la calidad, se distinguen


principalmente dos tipos de inspección para controlar los procesos productivos.

14
Estos procesos son los llamados “inspección por atributos” e “inspección por
variables”.

Inspección por atributos


La inspección por atributos se puede considerar aquel tipo de inspección
de muestras aleatorias de n unidades en el que cada artículo o producto es
clasificado de acuerdo con ciertos atributos como aceptable o defectuosa, es
decir, consiste en averiguar si el material en consideración cumple o no cumple
con lo especificado, sin interesar la medida de la característica.

Para la inspección por atributos el tamaño de las muestras y el intervalo


entre las mismas debe ser tal que se inspeccione aproximadamente un 5 % de
la producción. En procesos muy masivos que no presentan dificultades
frecuentes o el porcentaje de producción defectuosa no es grave, este
porcentaje se puede reducir a menos de un 5 % donde se recomienda que debe
existir como mínimo 25 defectuosos en cada muestra para lograr establecer un
comportamiento adecuado del proceso.

Inspección por variables


La inspección por variables es un tipo de inspección que consiste en
medir y registrar una unidad de medida en la que una característica específica
de calidad es medida con una escala continua para revisar su variación.

los métodos estadísticos aplicables a la inspección por variables se


basan sobre el supuesto de una distribución normal y no sobre una distribución
de proporciones como sucede con la inspección por atributos. Para los métodos
aplicables, y con las mediciones obtenidas, se calculará un estadístico, que
generalmente estará en función de la media y la desviación estándar muestral,
y dependiendo del valor de este estadístico al compararlo con un valor
permisible, se aceptará o rechazará todo el lote.

15
Las ventajas que tiene este método con respecto al método de
inspección por atributos serían que se puede obtener la curva característica de
operación con un tamaño maestral menor que lo requerido por un plan de
muestreo por atributos, además, cuando se utilizan pruebas destructivas, el
muestreo por variables es particularmente útil para reducir los costos de
inspección. Por otra parte, los datos de mediciones proporcionan normalmente
más información sobre el lote que los datos de atributos.

La inspección consiste en examinar registros, documentos, o activos


tangibles. La inspección de registros y documentos proporciona evidencia
de auditoría de grados variables de confiabilidad dependiendo de su
naturaleza y fuente y de la efectividad de los controles internos sobre su
procesamiento. Tres categorías importantes de evidencia de auditoría
documentaria, que proporcionan diferentes grados de confiabilidad, son:

a. Evidencia de auditoría documentaria creada y retenida por


terceras partes,
b. Evidencia de auditoría documentaria creada por terceras partes
y retenida por la entidad,
c. Evidencia de auditoría documentaria creada y retenida por la
entidad.

16
La inspección de activos tangibles proporciona evidencia de auditoría
confiable con respecto a su existencia, pero no necesariamente a su propiedad
o valor. [nia, 1998]

La entrevista

Una entrevista es un intercambio de ideas, opiniones mediante una


conversación que se da entre una, dos o más personas donde un entrevistador
es el designado para preguntar.

Todos aquellos presentes en la charla dialogan en pos de una cuestión


determinada planteada por el profesional. Muchas veces la espontaneidad y el
periodismo moderno llevan a que se dialogue libremente generando temas de
debate surgidos a medida que la charla fluye.

Una entrevista es recíproca, donde el entrevistado utiliza una técnica de


recolección mediante una interrogación estructurada o una conversación
totalmente libre; en ambos casos se utiliza un formulario o esquema con
preguntas o cuestiones para enfocar la charla que sirven como guía. Es por
esto, que siempre encontraremos dos roles claros, el del entrevistador y el del
entrevistado (o receptor).

El entrevistador es quien cumple la función de dirigir la entrevista


mediante la dominación del diálogo con el entrevistado y el tema a tratar
haciendo preguntas y a su vez, cerrando la entrevista. A continuación,
desarrollaremos los dos tipos principales de entrevista.

La entrevista individual
La entrevista individual es la más utilizada y también recibe el nombre de
entrevista personal.

Cuando una persona busca empleo y se encuentra cara a cara con el


entrevistador, cuando un psicólogo recibe a su paciente para conocer de
primera mano el motivo de su comportamiento o cuando un entrenador personal
recibe a su cliente para averiguar su grado de motivación para el entrenamiento
deportivo, se emplea la entrevista individual.
17
La entrevista grupal
Se diferencia de la entrevista individual en que esta última se interesa
por la historia individual de la persona que se va a entrevistar, mientras que con
la entrevista grupal lo que nos interesa es la experiencia de esas personas
como miembros de un grupo. La entrevista grupal nos permite conocer, tanto a
través de las personas que estamos entrevistando, como a través de las
interacciones que en el momento de la entrevista se dan entre las/os
entrevistadas/os.

Distinguimos también entre entrevista grupal y grupo de discusión ya que


en el grupo de discusión el tema es externo y ajeno a la vida del grupo, tiene un
interés cultural, intelectual o profesional. Por el contrario, en la entrevista grupal
el tema es interno a la vida del grupo y los participantes están implicados
necesariamente en el tema.

Para hacer esta sistematización se eligió la entrevista grupal porque es


interactiva, permite que cada una de las participantes escuche y aprenda de las
demás qué interpretación se hace de los hechos. Hay un tiempo para hablar y
un tiempo para escuchar. Esto permite elaborar las respuestas no contestar lo
primero que sale. También permite completar los aportes que las demás están
dando y contrastar opiniones.

Ejemplo de una entrevista:

Entrevista a un contador público

Mi nombre es Araceli Osorio Chávez, tengo 41 años, de los cuales, más


de diez he ejercido como contadora publica, me gradué a los 21 años de esta
carrera y planeo seguir trabajando hasta que ya no pueda dar más.

¿por qué razón escogiste la contaduría pública como carrera?


En primer lugar, porque me agrada la contaduría, y porque el campo de
trabajo es bastante amplio, debido a que todos necesitan de mis servicios

18
¿cuáles son las principales actividades del campo de estudio?
Conocimiento teórico de conocimientos contables, manejo de leyes en
materia fiscal y derecho, administración y manejo de software contable

¿cuándo terminan los estudios de un profesional y porque?


Nunca, ya que se tiene que estar actualizando todo el tiempo y así mismo
estar a la vanguardia o de lo contrario será más difícil conseguir empleo.

¿cuáles son las especializaciones más importantes de la carrera de


contador?

Contador general auditor como docente contralor

¿qué actividades son las más demandantes de la profesión?


Generación de balance general, ya que significa consolidar toda la
información de una empresa en un periodo determinado, para la evaluación de
las operaciones de la empresa o cliente.

¿cuéntanos un rango aproximado del ingreso económico promedio


de la profesión?
Dependiendo el área de desarrollo profesional, ya que varía entre un
despacho contable pequeño y un grande, o una empresa o una microempresa,
o si se es docente... El aproximado de ingresos es muy difícil determinar.

¿el estudio de la carrera de contaduría es desgastante?


Es demandante mas no desgastante, ya que si se disfruta no es nada pesado ni
agotador, ya que es una profesión muy rica en experiencias y conocimientos

El cuestionario

19
Un cuestionario es un conjunto de preguntas que se confecciona para
obtener información con algún objetivo en concreto. Existen numerosos estilos
y formatos de cuestionarios, de acuerdo a la finalidad específica de cada uno.

El cuestionario es "un medio útil y eficaz para recoger información en un


tiempo relativamente breve". En su construcción pueden considerarse
preguntas cerradas, abiertas o mixtas.

Características

a) Es un procedimiento de investigación.
b) Es una entrevista altamente estructurada.
c) "un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a
una o más variables a medir".
d) Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir
información sobre grupos numerosos.
e) El sujeto que responde proporciona por escrito información sobre sí
mismo o sobre un tema dado.
f) Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo
la verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Además, la uniformidad
de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser
interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para
algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras
o incompletas, haciendo muy difícil la tabulación.

Cuestionario restringido o cerrado

Es aquel que solicita respuestas breves, específicas y delimitadas.

"para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las


posibles alternativas de respuestas".

Estas respuestas piden ser contestadas con:

20
 Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotómicas): si o no.
 Varias alternativas de respuestas: donde se señala uno o más ítems
(opción o categoría) en una lista de respuestas sugeridas. Como no es posible
prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la
categoría otros o ninguna de las anteriores, según sea el caso. En otras
ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o asignar un puntaje a
una o diversas cuestiones.

Ventajas:

Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados.

 Limitan las respuestas de la muestra.


 Es fácil de llenar.
 Mantiene al sujeto en el tema.
 Es relativamente objetivo.
 Es fácil de clasificar y analizar.

Cuestionario no restringido o abierto

a) Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de


respuesta.
b) "las preguntas abiertas son particularmente útiles cuando no
tenemos información sobre las posibles respuestas de las personas o cuando
esta información es insuficiente".
c) Es aquel que solicita una respuesta libre.
d) Esta respuesta es redactada por el propio sujeto.
e) Proporciona respuestas de mayor profundidad.
f) Es de difícil tabulación, resumen e interpretación.

Cuestionario mixto

Es aquél que considera en su construcción tanto preguntas cerradas


como abiertas.

21
Ejemplo

Un cuestionario alimentario es un cuestionario que evalúa el tipo


de dieta consumida por las personas y puede ser usado como un instrumento
de investigación. Los ejemplos de uso incluyen la ingesta
de vitaminas o toxinas tales como la acrilamida.

En la fase del análisis

Gráfica de distribución de trabajo

Esta herramienta se encuentra dirigida a la mejora de métodos y


procedimientos en los centros de trabajo. Su objetivo es mostrar el tiempo
invertido en cada actividad o tarea desarrollada en un departamento dado, cada
traslape en tareas asignadas, y la distribución del trabajo entre el personal. Una
tabla de distribución de trabajo se enfoca en las tareas asignadas y el contenido
del trabajo en una unidad dada o grupo /equipo de trabajo. A través de ella se
identificarán:

a) El tiempo invertido en cada actividad.


b) El grado de especialización.
c) Cualquier traslape en la distribución del trabajo.
d) Fragmentación del trabajo.
e) Inequidad en las cargas de trabajo.

En una tabla se deberán enlistar:

a) las tareas / actividades principales de la unidad de trabajo.


b) El total de horas invertidas en cada actividad.
c) El total de horas invertidas por cada empleado en cada tarea
actividad. La tabla de distribución de trabajo se llena por el supervisor** de la
unidad de trabajo tomando en cuenta las tareas diarias. Para este efecto se
pedirá a los empleados que llenen una hoja de tareas diarias que incluya:

El nombre del empleado.

a) el puesto ocupado.

22
b) la fecha.
c) la descripción de la tarea.
d) el tiempo invertido en la tarea.

Ejemplo de una gráfica de distribución de trabajo:

Gráfica o diagrama de recorrido.

A pesar de que el diagrama de flujo del proceso proporciona la mayor


parte de la información pertinente relacionada con un proceso de manufactura,
no muestra un plan pictórico del flujo del trabajo.

A veces esta información es útil para desarrollar un nuevo método. Por


ejemplo, antes de que se pueda reducir un transporte, el analista necesita
observar o visualizar dónde hay suficiente espacio para construir una
instalación de tal manera que la distancia de transporte puede acortarse. De la
misma forma, es de utilidad visualizar las áreas potenciales de almacenamiento
temporal o permanente, las estaciones de inspección y los puntos de trabajo.

La mejor manera de proporcionar esta información es conseguir un


diagrama de las áreas de la planta involucradas y después bosquejar las líneas
de flujo, es decir, indicar el movimiento del material de una actividad a la otra.
El diagrama de flujo o recorrido es una representación gráfica de la distribución

23
de los pisos y edificios que muestra la ubicación de todas las actividades en el
diagrama de flujo del proceso. Cuando los analistas elaboran un diagrama de
flujo o recorrido, identifican cada actividad mediante símbolos y números
correspondientes a los que aparecen en el diagrama de flujo del proceso. La
dirección del flujo se indica colocando pequeñas flechas periódicamente a lo
largo de las líneas de flujo. Se pueden utilizar colores diferentes para indicar
líneas de flujo en más de una parte.

La figura muestra un diagrama de recorrido hecho en conjunto con un


diagrama de flujo de procesos con el fin de mejorar la producción del rifle garand
(m1) de la armería springfield. Esta representación gráfica, junto con un
diagrama de flujo de procesos, dio como consecuencia ahorros que
incrementaron la producción de 500 cañones de rifle por turno a 3 600 con el
mismo número de empleados.

Diagrama de flujo.

Un diagrama de flujo de trabajo (también conocido como flujo de trabajo)


brinda un panorama gráfico del proceso de negocio. Por medio de símbolos y
formas estandarizados, el flujo de trabajo muestra de forma detallada cómo se
completa tu trabajo de principio a fin. También muestra quién es responsable

24
del trabajo en qué punto del proceso. Diseñar un flujo de trabajo implica llevar
a cabo primero un análisis exhaustivo de dicho flujo, lo cual puede exponer
debilidades potenciales. Un análisis del flujo de trabajo puede ayudarte a definir,
estandarizar e identificar áreas críticas de tu proceso.

Los flujos de trabajo también son útiles para ayudar a los empleados a
entender sus funciones y el orden en el cual se completa el trabajo, y para crear
más unidad dentro de departamentos diferentes. Con sus orígenes en la
industria manufacturera, los flujos de trabajo ahora se usan en una variedad de
industrias, desde el gobierno hasta las finanzas y el comercio, y son más
sencillos que nunca de crear.

Términos comunes relacionados

El término “flujo de trabajo” en ocasiones se confunde con otros términos


similares:

Diagrama de flujo: un diagrama de flujo es el diagrama en sí que ilustra


tu flujo de trabajo. Los diagramas de flujo se usan para representar una variedad
de conceptos, incluidos los flujos de trabajo.

Mapas de proceso de negocios: piensa en el flujo de trabajo como un


proceso lineal simple detallado sin ninguna optimización. El flujo de trabajo es
solo una parte del mapa de proceso de negocios, el cual emplea un enfoque
holístico para coordinar y trazar el mapa de todas las diferentes actividades,
datos, sistemas y personas involucrados en un proceso de negocios.

25
Gráfica de distribución de oficina.

Para plantearnos la importancia de la distribución de oficinas recurrimos


a una cita:

“la creatividad es la inteligencia divirtiéndose”

Esta conocida frase de albert einstein sirve perfectamente para ponernos


en situación de dos cosas; en primer lugar, destacar la relevancia que tiene el

26
espacio de trabajo en el rendimiento y la productividad de las personas y, en
segundo lugar, la trascendencia que tiene la creatividad en un buen concepto,
diseño y distribución de los espacios de oficina.

El concepto de oficina ha cambiado igual que han cambiado los criterios


de la sociedad, enfocándose a principios como el bienestar, la gestión del
talento o la colaboración.

De esta forma, la oficina se convierte en una extensión de la vida de


aquellas personas que desempeñan su actividad en la misma, siendo
imprescindible conseguir un equilibrio perfecto entre la funcionalidad y la
habitabilidad del espacio.

Está demostrado que una adecuada distribución de los espacios, unida


a un diseño agradable, confortable y apetecible, puede incrementar la
productividad hasta en un 20 %.

Consejos y pautas para la distribución de oficinas


En un mundo empresarial donde el trabajo en equipo es el fundamento
de toda actividad, si hay algo que hoy marca la línea en la distribución de
oficinas modernas y en el diseño de oficinas pequeñas o grandes, es el crear
espacios compartidos que faciliten la comunicación interpersonal.

huir de los pasillos, los departamentos estancos y grises y favorecer el


encuentro, previsto o casual, las zonas de esparcimiento y relajación
necesarias, creando un espacio de convivencia cómodo, amigable y
confortable.

Por otro lado, el diseño de oficinas ha de atender a la funcionalidad y


esto supone tener en cuenta un operativo ágil.

Aspecto así mismo importante será el crear zonas despejadas, con


sensación de amplitud, orden y limpieza.

27
El contador público y auditor y la sistematización
El CPA está llamado a jugar un papel importante en el campo de la
sistematización, su misión no se debe únicamente a problemas contables y
financieros de la empresa. Su actividad debe evaluar si se aprovechan los
recursos de la empresa para un buen funcionamiento. El CPA está obligado a
adentrarse en el conocimiento de los sistemas que funcionan en la empresa,
utilizando su ingenio y creatividad para llevar a cabo innovaciones y mejoras.
Debe tener capacidad y entrenamiento necesarios para crear, administrar
o evaluar una organización
En una auditoría administrativa deberá analizar aspectos de la organización
como: simplicidad, efectividad y economía de la estructura organizativa. En una
auditoría operacional, su labor consiste en evaluar si los procedimientos son
adecuados, económicos, consistentes, razonables, prácticos, eficientes y con un
control adecuado. En síntesis, el CPA puede brindar asesoría en materia
administrativa en general y en forma específica en ciertas áreas en materia de
sistemas y procedimientos. Por lo tanto, deberá estar bien preparado para estas
actividades o de lo contrario, dejará este campo en manos de otros profesionales.
Como puede ser utilizadas las técnicas por el auditor

Fase de planeación

El plan de trabajo es la herramienta con la que se puede organizar y facilitar


las actividades necesarias para concretar una acción, el cual es de suma

28
importancia para el auditor ante de iniciar su trabajo de auditoria. Asimismo, el
auditor en la planificación de auditoria puede utilizar la gráfica de Gantt en la
planificación para indicar las diferentes actividades a realizar en la realización de
la auditoria.

Fase de investigación

En esta fase el auditor en la ejecución de su trabajo de auditoria puede


utilizar observación, inspección, la entrevista y el cuestionario para la obtención
de más información del fin de la auditoria. La observación permite al auditor captar
hechos, en el momento en que se dan. Además, se pueden obtener datos acerca
de aquellos aspectos o conductas que suelen pasar inadvertidos.

Fase de análisis

En esta fase puede utilizar la técnica el Diagrama distribución de trabajo, el


cual le permite analizar al auditor las labores que les fue asignado al personal de
la firma. El diagrama de flujo se puede utilizar en esta fase ya que a través de esta
herramienta el profesional de contaduría puede analizar en qué fase de su
auditoria va avanzando, este diagrama puede ser simple que ayuda a simplificar
la información y la comunicación.

Fase de diseño

La distribución de oficinas es algo muy importante y que está


estrechamente relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se
desempeñe en ella. Aunque montar o decorar una oficina puede ser atractivo
frente a otros, por tanto, esta técnica es de gran ayuda a los profesionales de
auditoria para tener un buen ambiente para la realización de su trabajo.

29
Conclusión

Las técnicas que se utilizaran dentro del tema organización y


sistematización en el aspecto laboral conllevan a implementar mejores
sistemas de control y orden en cuanto a tareas, labores y asuntos asignados
con los alcances de evitar deficiencias dentro de éstas y así mismo ser eficaces
para la toma de decisiones. Hay que tomar en cuenta que sin estas técnicas
no se lograría coordinar ciertos sistemas o formas de trabajo ya que la
importancia de la utilización de las técnicas dentro la organización ha sobre
salido en gran manera que no se puede dirigir ciertas asignaciones o tareas sin
ser utilizadas éstas.

Cabe destacar que al hacer de menos estas técnicas, se está abriendo


paso a ciertos riesgos con miras a margen de errores porque no se estaría
tomando el control de las tareas o atribuciones y se podrían salir de los
alcances u objetivos trazados que cierto grupo determinó, es decir que al dejar
al margen estas técnicas se pueden cometer errores tales como duplicación de
información, escasez de información, malos resultados de proyecciones
realizadas, planeaciones incorrectas entre aspectos razonables necesarios de
utilidad colectiva.

Empleando las técnicas se logra mantener un control estable sobre las


atribuciones definidas, mayor organización de información, mejor control de los
recursos factibles para la preparación de información, mayor probabilidad de
certeza tanto sobre información como de productos resultados de información
procesada, personal altamente eficaz y preparado para la manipulación de
información.

Para comprender mejor sobre el tema, se tomaron ciertos ejemplos


reales considerando que cada ejemplo pudo mostrar la aplicación correcta de
éstas técnicas en cada fase a cuales les correspondía argumentar, es por ello
que para el ser humano hoy en día es necesaria la utilización dispensable de
las mismas para ejercer mejor control de calidad sobre lo que manipule sea
esto abstracto o bien concreto es decir información, personal humano, recursos
materiales entre otros.

30
Bibliografía

vía Definición ABC https://www.definicionabc.com/general/sistematizacion.php

https://www.lucidchart.com/pages/es/qu%C3%A9-es-un-diagrama-de-flujo
https://jrodriguezweb.wordpress.com/2013/06/19/ejemplo-metodo-ruta-critica/

31

S-ar putea să vă placă și