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ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN
ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN
PRESENTADO POR:
Para implementar orden y poder alcanzar ciertos objetivos a través del control
sobre ciertas situaciones laborales, es necesario emplear técnicas para desarrollar
un mejor establecimiento controlado sobre los factores que se tienen bajo mando,
tales técnicas son utilizadas en las distintas fases para la elaboración de un trabajo
o encargo.
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Objetivo General
Definir las técnicas que se utilizan dentro de la sistematización y organización
laboral considerando la forma de aplicación que estas emplean dentro de fases
definidas para alcanzar objetivos trazados.
Objetivos Específicos
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Técnicas Utilizadas de la Sistematización
¿Que son técnicas?
Es un conjunto de procedimientos o recursos que se usan en un arte, en
una ciencia o en una actividad determinada, en especial cuando se adquieren
por medio de su práctica y requieren habilidad.
Historia de la técnica
No es más que la invención de una herramienta y técnicas con propósito
practico. La historia moderna está relacionada íntimamente con la historia de la
ciencia pues el descubrimiento de nuevos conocimientos ha permitido crear
nuevas cosas y, recíprocamente, se han podido realizar nuevos
descubrimientos científicos gracias al desarrollo de nuevas tecnologías, que
han extendido las posibilidades de experimentos de experimentación y
adquisición del conocimiento.
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entonces establecer un sistema en u orden que tiene por objetivo permitir obtener
los mejores resultados posibles de conformidad con los fines deseados que se
pretendan alcanzar. También se puede decir que se puede aplicar en los ámbitos
científicos y académicos, pero también hay muchas situaciones de la vida
cotidiana y empresarial que implican orden, disciplina., para poder llegar a un
objetivo específico, la manera correcta es sistematizando.
Organización y sistematización
Organización y sistematización el contador público y auditor frente a la
sistematización
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desaparecer del mercado. Por el crecimiento acelerado de actividades se hace
necesaria una perfecta organización, con el objeto de funcionar eficientemente.
En consecuencia, una organización no puede funcionar sin sistemas y
procedimientos.
¿Qué es un objetivo?
Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se pretende
alcanzar, ya sea con la realización de una sola operación, de una actividad
concreta, de un procedimiento, de una función completa o de todo el
funcionamiento de la institución de la institución operar con la máxima eficiencia
de la función “administración de personal” tener el personal más eficiente del
procedimiento “selección de personal” encontrar al mejor candidato para cada
puesto vacante de la actividad “examen médico” seleccionar candidatos sanos
de la operación “tomar el pulso” seleccionar candidatos sin deficiencias
circulatorias.
¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento o proceso, es la sucesión cronológica o secuencia de
operaciones concatenadas, y su método de ejecución, que realizadas por una
o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una
función o un aspecto de ella. Un procedimiento es una rutina de trabajo. Se
puede hablar de un procedimiento de “manejo de correspondencia”, “compra
de equipo”, “selección de personal”, etc. Qué: planeación; quién: organización,
cuándo: dirección, cómo: procedimiento.
¿Qué es un método?
Un método es la manera de efectuar una operación o una secuencia de
operaciones. Así, por ejemplo, podrá hacer un método manual, mecánico o
electrónico para el registro de operaciones contables; un método
mecanográfico o fotográfico para sacar copias, etc.
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Fases de las Técnicas Utilizadas en la Sistematización
En la fase de planeación.
El plan de trabajo.
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Como instrumento de planificación, el plan de trabajo establece un
cronograma, designa a los responsables y marca metas y objetivos.
En concreto, los pasos que debe seguir son los siguientes: creación de
una visión del plan, planteamiento de una estrategia, establecimiento del citado
cronograma, determinación de las áreas que van a participar, definición de las
tácticas, alienación de los distintos procesos del proyecto, asignación de las
personas responsables, establecimiento de las métricas necesarias,
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planteamiento y consolidación de las estrategias de despliegue, y
establecimiento de la estrategia de comunicación.
Gráfica de gantt.
Desarrollado por henry laurence gantt a inicios del siglo xx, el diagrama
se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a
realizar en secuencias de tiempo concretas. Las acciones entre sí quedan
vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende
de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del
tipo fin-inicio.
Redes cpm.
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supuesto simplificador hace que esta metodología sea fácil de utilizar y en la
medida que se quiera ver el impacto de la incertidumbre en la duración de un
proyecto, se puede utilizar un método complementario como lo es pert.
Etapas de la cpm
Duración Actividad
Actividad
(sem) predecesora
A 6 -
10
B 8 -
C 12 A,b
D 4 C
E 6 C
F 15 D,e
G 12 E
H 8 F,g
En la fase de investigación
La observación.
a) Describir y explicar.
b) Datos adecuados y fiables.
c) Conductas perfectamente identificadas.
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En la observación podemos considerar tres niveles sistematización:
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consumidores, los productos más solicitados, los negocios más rentables, los
nuevos gustos, las nuevas modas, etc.
La inspección.
Tipos de inspección
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Una inspección al permite aceptar solo piezas de la calidad especificada,
pero cuando la inspección es realizada manualmente, se presentan dos tipos
de problemas, uno sería, el gasto involucrado y el otro, la precisión de la
inspección, considera un error
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Estos procesos son los llamados “inspección por atributos” e “inspección por
variables”.
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Las ventajas que tiene este método con respecto al método de
inspección por atributos serían que se puede obtener la curva característica de
operación con un tamaño maestral menor que lo requerido por un plan de
muestreo por atributos, además, cuando se utilizan pruebas destructivas, el
muestreo por variables es particularmente útil para reducir los costos de
inspección. Por otra parte, los datos de mediciones proporcionan normalmente
más información sobre el lote que los datos de atributos.
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La inspección de activos tangibles proporciona evidencia de auditoría
confiable con respecto a su existencia, pero no necesariamente a su propiedad
o valor. [nia, 1998]
La entrevista
La entrevista individual
La entrevista individual es la más utilizada y también recibe el nombre de
entrevista personal.
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¿cuáles son las principales actividades del campo de estudio?
Conocimiento teórico de conocimientos contables, manejo de leyes en
materia fiscal y derecho, administración y manejo de software contable
El cuestionario
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Un cuestionario es un conjunto de preguntas que se confecciona para
obtener información con algún objetivo en concreto. Existen numerosos estilos
y formatos de cuestionarios, de acuerdo a la finalidad específica de cada uno.
Características
a) Es un procedimiento de investigación.
b) Es una entrevista altamente estructurada.
c) "un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a
una o más variables a medir".
d) Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir
información sobre grupos numerosos.
e) El sujeto que responde proporciona por escrito información sobre sí
mismo o sobre un tema dado.
f) Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo
la verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Además, la uniformidad
de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser
interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para
algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras
o incompletas, haciendo muy difícil la tabulación.
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Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotómicas): si o no.
Varias alternativas de respuestas: donde se señala uno o más ítems
(opción o categoría) en una lista de respuestas sugeridas. Como no es posible
prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la
categoría otros o ninguna de las anteriores, según sea el caso. En otras
ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o asignar un puntaje a
una o diversas cuestiones.
Ventajas:
Cuestionario mixto
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Ejemplo
a) el puesto ocupado.
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b) la fecha.
c) la descripción de la tarea.
d) el tiempo invertido en la tarea.
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de los pisos y edificios que muestra la ubicación de todas las actividades en el
diagrama de flujo del proceso. Cuando los analistas elaboran un diagrama de
flujo o recorrido, identifican cada actividad mediante símbolos y números
correspondientes a los que aparecen en el diagrama de flujo del proceso. La
dirección del flujo se indica colocando pequeñas flechas periódicamente a lo
largo de las líneas de flujo. Se pueden utilizar colores diferentes para indicar
líneas de flujo en más de una parte.
Diagrama de flujo.
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del trabajo en qué punto del proceso. Diseñar un flujo de trabajo implica llevar
a cabo primero un análisis exhaustivo de dicho flujo, lo cual puede exponer
debilidades potenciales. Un análisis del flujo de trabajo puede ayudarte a definir,
estandarizar e identificar áreas críticas de tu proceso.
Los flujos de trabajo también son útiles para ayudar a los empleados a
entender sus funciones y el orden en el cual se completa el trabajo, y para crear
más unidad dentro de departamentos diferentes. Con sus orígenes en la
industria manufacturera, los flujos de trabajo ahora se usan en una variedad de
industrias, desde el gobierno hasta las finanzas y el comercio, y son más
sencillos que nunca de crear.
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Gráfica de distribución de oficina.
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espacio de trabajo en el rendimiento y la productividad de las personas y, en
segundo lugar, la trascendencia que tiene la creatividad en un buen concepto,
diseño y distribución de los espacios de oficina.
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El contador público y auditor y la sistematización
El CPA está llamado a jugar un papel importante en el campo de la
sistematización, su misión no se debe únicamente a problemas contables y
financieros de la empresa. Su actividad debe evaluar si se aprovechan los
recursos de la empresa para un buen funcionamiento. El CPA está obligado a
adentrarse en el conocimiento de los sistemas que funcionan en la empresa,
utilizando su ingenio y creatividad para llevar a cabo innovaciones y mejoras.
Debe tener capacidad y entrenamiento necesarios para crear, administrar
o evaluar una organización
En una auditoría administrativa deberá analizar aspectos de la organización
como: simplicidad, efectividad y economía de la estructura organizativa. En una
auditoría operacional, su labor consiste en evaluar si los procedimientos son
adecuados, económicos, consistentes, razonables, prácticos, eficientes y con un
control adecuado. En síntesis, el CPA puede brindar asesoría en materia
administrativa en general y en forma específica en ciertas áreas en materia de
sistemas y procedimientos. Por lo tanto, deberá estar bien preparado para estas
actividades o de lo contrario, dejará este campo en manos de otros profesionales.
Como puede ser utilizadas las técnicas por el auditor
Fase de planeación
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importancia para el auditor ante de iniciar su trabajo de auditoria. Asimismo, el
auditor en la planificación de auditoria puede utilizar la gráfica de Gantt en la
planificación para indicar las diferentes actividades a realizar en la realización de
la auditoria.
Fase de investigación
Fase de análisis
Fase de diseño
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Conclusión
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Bibliografía
https://www.lucidchart.com/pages/es/qu%C3%A9-es-un-diagrama-de-flujo
https://jrodriguezweb.wordpress.com/2013/06/19/ejemplo-metodo-ruta-critica/
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