Control administrativo

Guía para el servidor

Dirección de Control Interno

Subdirección Planeación y Diseño del Control

2008
 Presentación
Contenido
• Presentación 3
Para algunos, tratar el tema de control representa todo un cambio de paradigmas,
2 • El control y su fundamento normativo para otros es entender que ejecutar el control se trata, sencillamente, de
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adoptar una actitud positiva frente a las responsabilidades propias del cargo
que se ejerce o de la dependencia que se lidera, haciendo que el subconsciente
3 • ¿Qué es el riesgo? 5
asimile que se deben hacer las cosas bien y atendiendo los principios de una
3.1 ¿Qué es fuente de riesgo? 5 adecuada gestión administrativa desde lo público y sin ninguna presión en
3.2 ¿Qué es objeto de impacto? 5 particular.
3.3 ¿Cómo se materializan los riegos? 5
El control ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta clave de gestión
4 •¿Qué es el control? 6 que asegura resultados acordes con los objetivos y metas institucionales. En la
4.1 Tipos de controles actualidad, el control es concebido como un mecanismo administrativo que
6
permite determinar el estado y comportamiento de las diversas variables de la
4.2 Diseño del control 7 organización, con el fin de corregir las desviaciones que en ella se presenten.
4.3 Importancia del control 8
El objetivo fundamental del control es prevenir, informar y corregir las
5 • El proceso administrativo 9 situaciones que ponen en peligro la estabilidad y el desarrollo de la entidad,
5.1 Planeación 9 al tiempo que garantiza que todas las operaciones se realicen dentro de las
5.2 Organización previsiones.
9
5.3 Ejecución 10 En EPM el control es ejecutado por las personas, quienes coordinan acciones
5.4 Control 11 de manera intencional, consciente y efectiva, facilitando la percepción
de los riesgos, la actuación anticipada y la corrección oportuna de las
6 •¿Qué es ejecutar el control administrativo? 12
debilidades que se presentan en el desarrollo de sus actividades.
6.1 ¿Cómo se realiza el control administrativo en EPM? 12
6.2 Claves del control administrativo 13 La Dirección de Control Interno ha desarrollado esta guía con elementos
conceptuales y prácticos para fortalecer el control que ejecutan los jefes
7 •¿Qué es autocontrol? 15 de la estructura organizacional, es decir, el denominado control
8 16 administrativo,
•¿Qué es un plan de mejoramiento?
Lo invitamos a conservar y a leer estas páginas,

con la certeza de aquí encontrará conceptos
valiosos, ideas, información y elementos que
serán útiles para el desarrollo de su gestión en
EPM.

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2. El control y su fundamento
normativo
La Constitución Política de 1991, en su artículo 209, define que la función
administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, economía, celeridad,
imparcialidad, publicidad, responsabilidad y transparencia mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Como reglamento de dicho mandato, la Ley 489 de 1998 reguló para el servidor
público el ejercicio de la función administrativa, determinando la estructura,
los principios y las reglas básicas de la organización y el funcionamiento de
la administración pública. Esta ley establece que las personas encargadas de
manera permanente o transitoria, del ejercicio de las funciones administrativas,
deben ejercerlas consultando el interés general sobre el particular.
En EPM la función administrativa ha existido desde su creación y, como
parte de ella, el control se ha materializado en un talento humano conocedor
y competente, en su estructura organizacional (evolutiva y adaptada a las
necesidades del momento), en sus procesos, sistemas de información,
metodologías, herramientas, técnicas y demás aspectos, que
le han permitido lograr los objetivos y hoy se ven reflejados
en la prestación efectiva y segura de unos servicios públicos
domiciliarios de calidad.
La conciencia, por parte de cada uno de los servidores de la
empresa, sobre la importancia de la ejecución del control y
del autocontrol en el desarrollo de sus actividades diarias,
ha permitido concebir el control como una responsabilidad
de todos y no solo de la oficina de Control Interno de la
empresa.
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Guía para el servidor
3. ¿Qué es riesgo?
Representa la oportunidad de que se materialice un evento que pueda
generar un impacto en el logro de los objetivos organizacionales. Ejemplos:
Una inadecuada atención a los clientes, las sanciones por entes externos, los
accidentes de trabajo y los retrasos en ejecución de proyectos.
3.1 ¿Qué Es Fuente De Riesgo?
Es el agente generador del riesgo. Individuo, grupo humano, entidad, elemento
físico o fenómeno del entorno del que se pueden derivar riesgos. Ejemplos: los
individuos o grupos internos, eventos naturales, infraestructura, tecnología,
métodos de trabajo, relaciones contractuales y circunstancias políticas.
3.2 ¿Qué es objeto de impacto?
Corresponde al recurso, bien u oportunidad que puede afectarse si se llega
a materializar un riesgo que podría comprometer el cumplimiento de los
objetivos organizacionales. Ejemplos: la imagen de la entidad, los servidores
públicos, los recursos financieros y la Información confidencial.
3.3 ¿Cómo se materializan los riesgos?
Por la activación de las causas generadoras de riesgos o por la ausencia o
deficiencia de controles.
Existen eventos que pueden estar bajo control y otros que no, es el caso de los
eventos naturales, sobre los cuales sólo se puede actuar sobre la disminución
de las consecuencias pero no sobre la probabilidad de ocurrencia
Los riesgos existen en cada una de los procesos y proyectos
que se desarrollan en la organización. Para minimizarlos
existen los controles.
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4.2 Diseño del control

¿Cuándo debe considerar el servidor público la posibilidad de diseñar o rediseñar
4. ¿Qué es el control? un control? Fundamentalmente cuando los controles existentes no tienen el
nivel de aplicación o efectividad esperado o cuando se identifica la posibilidad
de materialización de un riesgo.
Es el conjunto de acciones, mecanismos, actividades, procesos, estructuras e El diseño de los controles de cada tipo, la mezcla de los mismos, el grado de
instalaciones definido en la organización para prevenir que ocurran riesgos o automatización y discrecionalidad en su aplicación, son aspectos que impactan
reducir sus consecuencias. de manera importante la eficacia del control sobre el riesgo analizado.
Los jefes, quienes ejercen rol de coordinador y su equipo de trabajo en
El control es una actividad inherente a los seres humanos, quienes se unen para
general, con base en el conocimiento de los procesos, la experiencia,
coordinar acciones que les permitan garantizar su supervivencia, mejorar sus
los eventos históricos y las mejores prácticas, son quienes definen qué
condiciones de vida o conseguir sus propósitos individuales o como sociedad.
Para ello es necesario que los integrantes de la empresa compartan normas, mecanismos, actividades y dispositivos, es decir que controles, pueden
valores y principios, que sean capaces de subordinar sus intereses particulares ayudarle a controlar el riesgo.
a favor de los generales, que tengan claro el sentido que le confieren a su
existencia y que se comprometan con la organización de la hacen parte.
Algunos ejemplos de diseño de controles son:
4.1 Tipos de controles Descripción del control Objetivo Diseñado Tipo de
sobre: control
Descripción Ejemplos
Acceso restringido Sistemas de Evitar el acceso a
Claves de acceso claves de acceso la información por Causa Preventivo
Controles Preventivos: parte de personas
Actúan sobre la probabilidad de que Afiliación a centrales de riesgos con cambio
ocurran los riesgos, es decir, sobre Capacitación y entrenamiento no autorizadas
las fuentes de riesgos. Su finalidad Documentos prenumerados
es preventiva. Firmas autorizadas Evitar el uso de
Instructivos Compactación o información por
Mantenimiento preventivo encriptación de la Causa Preventivo
parte de personas
información no autorizadas
Controles Correctivos:
Permiten corregir desviaciones y Elaboración de un procedimiento Alertar sobre la
prevenir su materialización de nuevo, para la corrección de errores ocurrencia inminente
Sistema de alarma
actuando sobre la consecuencia. automáticos en el registro de las de un incendio,
transacciones contables
por presencia de Consecuencia Detectivo
Este tipo de control toma las acciones permitiendo actuar
Actualización de procedimientos fuego
necesarias después de ocurra el para disminuir sus
riesgo, al tiempo que mejora los Hacer efectiva la garantía de
calidad de una obra
consecuencias
demás controles si se determina que
su funcionamiento no corresponde a Desarrollo de investigaciones
las expectativas con las cuales fueron administrativas Disminuir pérdidas
diseñados. Pólizas de seguros en caso de daño, Consecuencia Correctivo
robo, etc.
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4.3 Importancia del control
Una de las razones más importantes para valorar el control es que hasta el
mejor de los planes se puede desviar. Por esta razón el control se emplea
para:
2. ¿Qué es el sistema
Crear mejor calidad: las fallas de las actividades a cargo se detectan y se
de control interno?
corrigen para el cumplimiento de los objetivos previstos.
Enfrentar el cambio: el control sirve para responder a las amenazas o las
oportunidades, toda vez que ayuda a detectar los cambios que están afectando
sus productos y servicios.
Producir ciclos más rápidos: una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores en cuanto a diseño, calidad, o tiempo de entregas, y
otra es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega
de esos productos y servicios a los clientes. Los clientes de
la actualidad no solo esperan velocidad, sino también
productos y servicios a su medida.
Agregar valor: el principal objetivo de una organización
debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal
manera que los clientes lo consuman. Con frecuencia, este
valor agregado adopta la forma o medida por encima de la
actual aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: la tendencia
contemporánea hacia la administración participativa
también aumenta la necesidad de delegar autoridad
y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo.
Esto no disminuye la
responsabilidad última de
la dirección, por el contrario,
fortalece el control.
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Guía para el servidor
5. El proceso administrativo
El proceso administrativo está conformado por cuatro etapas fundamentales:
planeacion para determinar los objetivos que van a seguirse, organización para
distribuir el trabajo entre los miembros del equipo y establecer y reconocer
las relaciones necesarias, la ejecución por los miembros del equipo para que
lleven a cabo las tareas señaladas con voluntad y entusiasmo, y el control de las
actividades para que se alineen con los planes.
5.1 Planeación
Para los jefes y para su equipo de trabajo es importante decidir o estar
identificados con los objetivos que se van a alcanzar, para lo cual deben
cuestionarse temas como: el trabajo que se necesita hacer, cuándo y cómo se
hará, cuáles serán los componentes del trabajo y las contribuciones, y cómo
lograrlos. Además de inducir a la formulación de un plan predeterminando con
las actividades a cumplir, esto necesita tener la facultad de prever, de visualizar
el propósito.
Como actividades importantes que se requieren para el desarrollo
del plan, se destacan las siguientes:
La definición de los objetivos.
Las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
Las tareas para lograr los objetivos.
El establecimiento de un plan general de logros, políticas, procedimientos y
métodos de desempeño.
Identificación de los posibles problemas futuros.
La modificación de los planes a la luz de los resultados del control.
5.2 Organización
Después de que la dirección y las acciones futuras han sido determinadas,
el paso siguiente para cumplir con el trabajo será distribuir o señalar las
actividades entre los miembros del equipo y, así mismo, indicar la participación
de cada miembro.

Esta distribución del trabajo está guiada por la consideración de aspectos
como la naturaleza de las actividades, las personas que integran el equipo y
las instalaciones físicas disponibles.
Las principales actividades que se deben desarrollar en esta etapa del
proceso administrativo son:
Subdividir el trabajo en unidades operativas (dependencias) y asignar las
responsabilidades de las personas de acuerdo con el rol asignado y el perfil
de cada individuo.
Definir el nivel de autoridad adecuado para cada
cargo, además de definir y asignar recursos.
Definir las relaciones Proveedor - Proceso (o
proyecto) - Cliente para establecer los resultados
específicos requeridos.
5.3 Ejecución
Para llevar a cabo las actividades definidas
en la etapa de planeación y organización, es
necesario que los jefes tomen medidas que
inicien y continúen las acciones necesarias
para que los miembros del equipo ejecuten
las tareas.
Las actividades más importantes de la
ejecución son:
Poner en práctica la filosofía de participación
de los involucrados en el proceso o proyecto.
Motivar a los miembros del equipo para que
desplieguen todo su potencial.
Comunicar con efectividad.
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Guía para el servidor
5.4 Control
Los jefes y el personal con responsabilidad sobre los servidores públicos han
encontrado conveniente monitorear lo que se está haciendo, con el fin de
asegurar que el trabajo de los integrantes del equipo progrese en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades requeridas y registrar la
ejecución exitosa de cada una de estas acciones, no aseguran el logro del
objetivo. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados, los cuales deben darse a conocer con rapidez para emprender una
acción correctiva.
Como parte de esta etapa se requiere el desarrollo de actividades como:
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones .
Comunicar al equipo cuáles serán los medios de medición
a utilizar .
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Ajustar el control a la luz de los resultados esperados.
Aunque la conceptualización de las etapas del proceso
administrativo lo hacemos de manera individual, su desarrollo
se produce de manera casi simultanea, entrelazadas e
interrelacionadas. El desempeño de una etapa no cesa por
completo antes que se inicie la siguiente.
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6. ¿Qué es ejecutar el control
administrativo?
Ejecutar el Control Administrativo en EPM es desarrollar las acciones de control
necesarias para garantizar que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo
esperado y se logren los objetivos planteados
Los jefes de la organización, como directos responsables de la ejecución de las
actividades a su cargo, son quienes ejecutan el CONTROL ADMINISTRATIVO,
desarrollando actividades propias del proceso administrativo, es decir, la
planeación, la organización, la ejecución y el control mismo, que a su vez son
elementos del Sistema de Control Interno que permiten a cada dependencia
cumplir con los objetivos definidos.
El control es una etapa primordial en la gestión. Aunque
una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, los directivos
no podrán verificar cuál es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.
6.1 ¿Cómo se realiza el control administrativo en EPM?
A través de la planeación de la dependencia, la cual toma como insumo los
planes operativos de la empresa, se generan unos planes específicos de
mediano y corto plazo. Estos planes están compuestos básicamente por
acciones requeridas, recursos y un cronograma de trabajo. Una vez definida la
planeación se procede a la segregación de funciones, a la distribución adecuada
de los recursos para el logro de los objetivos propuestos y a la ejecución de las
tareas
Por último se realiza una evaluación del avance de ejecución, confrontando
el resultado con lo esperado e incorporando acciones correctivas para el logro
definitivo de los objetivos propuestos.
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Guía para el servidor
El control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, también
debe ser realizado de manera concurrente con la ejecución misma de las
actividades, para que de esta manera se solucionen de manera eficaz y
en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.
6.2 Claves del control administrativo
Lo invitamos a recordar algunas acciones que usted realiza a diario y que hacen
parte del control administrativo de su dependencia:
En relación con la planeación…
¿Planea de manera anticipada las acciones para cumplir con los objetivos y
planes definidos, efectuando seguimiento al cumplimiento de los mismos y
definiendo las acciones correctivas requeridas para su logro?
¿Define usted el presupuesto en correspondencia con los requerimientos de
desarrollo del personal a cargo y con los planes y necesidades de gestión de la
dependencia?
¿Identifica los eventos que puedan afectar el logro de los objetivos establecidos,
sus causas y consecuencias, al tiempo que promueve la definición de las acciones
de control que aminoren su impacto y la probabilidad de que ocurran?
En relación con la organización…
¿Determina las necesidades de personal para el cumplimiento de sus planes
y asegura el cubrimiento de las mismas, en atención a los perfiles y las
competencias requeridas para el cumplimiento de las funciones?
¿Delega actividades que significan reto y crecimiento para su equipo de trabajo,
asegurándose del logro de los resultados propuestos?
¿Define los recursos humanos de otras dependencias, con los cuales necesita
interactuar para la ejecución de los planes?
¿Solicita la definición de los mecanismos de enlace que faciliten la ejecución
adecuada de los procesos y actividades a su cargo?
¿Asigna los recursos técnicos, logísticos e informáticos a los servidores,
contratistas o estudiantes, de acuerdo con sus funciones y las reales necesidades
de la dependencia?
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En relación con la ejecución…
¿Atiende con oportunidad los requerimientos que efectúan las dependencias
y entes de control?
¿Conjuntamente con los ordenadores del tiempo y ordenadores del gasto,
efectúa el correcto reporte, así como la efectiva y oportuna validación y envío
de las novedades del personal?
¿Acompaña, respalda y aclara dudas a su equipo de trabajo?
¿Comunica a todos los servidores que tiene a cargo las políticas, decisiones,
programas y proyectos que defina la organización, en correspondencia con
criterios claros de manejo de información?
¿Asegura el registro oportuno, confiable y adecuado de los hechos económicos
causados en desarrollo de su gestión?
¿Asegura la adecuada administración de los contratos a su cargo evitando
incurrir en riesgos administrativos, técnicos, legales, ambientales o de otra
índole?
En relación con el control…
¿Al delegar en los servidores a su cargo, chequea que hayan entendido sus
instrucciones?
¿Es usted receptivo a los ajustes o iniciativas del personal
a su cargo, los cuales le ayudarán a optimizar sus
actividades?
¿ R e a l i z a un efectivo seguimiento a las tareas asignadas
a los servidores que hacen parte de su equipo
de trabajo?
¿Asegura que las políticas existentes en la
organización para su proceso, se encuentran por
escrito y están debidamente aprobadas?
¿Se asegura que los procedimientos asociados a los
procesos a su cargo sean revisados periódicamente, estén
documentados y hayan sido divulgados?
¿Evalúa a través del PIDD el desempeño de sus
colaboradores, como un insumo para el desarrollo de
programas de formación y capacitación?
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Guía para el servidor
¿Realiza periódicamente con su equipo de trabajo, grupos primarios que
promuevan la comunicación en todos los sentidos y el fortalecimiento de
competencias de sus colaboradores?
¿Impulsa la elaboración de planes de contingencia para los procesos y
actividades de la dependencia?
¿Utiliza periódicamente las herramientas de autoevaluación del control y de
auto evaluación de gestión, y define los respectivos planes de mejoramiento?
¿Asegura el manejo económico, eficiente y seguro de los activos y bienes
asignados para la gestión de su dependencia y ejecuta, cuando así se requiera,
las investigaciones administrativas que se derivan del mal manejo de los
mismos?
En EPM; el control es ejecutado por cada uno de los servidores
de la organización, los cuales lo hacen consciente a través del
ejercicio del autocontrol en cada una de sus labores diarias.
7. ¿Qué es autocontrol?
El autocontrol personal se define como la capacidad que tiene cada persona de
controlar sus emociones y no dejar que éstas nos controlen a nosotros mismos,
teniendo la posibilidad de elegir lo que queremos hacer en cada momento, a
pesar de muchos acontecimientos externos.
Así como el autocontrol se refiere a las personas, de igual forma guarda relación
con la organización. Por esta razón, la ejecución del control administrativo tiene
inmersa la aplicación del concepto de autocontrol, toda vez que tiene implícita
la capacidad del servidor con responsabilidad directiva para controlar su trabajo,
detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento
de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera
que la ejecución de las actividades bajo su responsabilidad se desarrollen con
fundamento en los principios organizacionales y de la administración pública.
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 Guía para el servidor

La cultura de autocontrol es una ventaja competitiva que tienen los servidores la misma.
de EPM. De esta manera, la dirección no tiene que preocuparse por situaciones
que son fácilmente detectadas y solucionadas por quienes laboran en la La ejecución del control a nivel administrativo apoya de manera efectiva el
dependencia afectada. logro de los objetivos de la empresa.

Estas son algunas de las condiciones que hacen posible la cultura de Algunas recomendaciones para desarrollar un plan de mejoramiento son las
autocontrol: siguientes:
Responsabilidad
Compromiso Analice las causas de las debilidades encontradas y los beneficios que puede
Autonomía obtener aplicando las acciones de mejoramiento propuestas.
Liderazgo Determine con claridad las metas que desea lograr.
Autoevaluación Concrete las acciones para alcanzar cada una de las metas propuestas
Innovación Organice con su equipo un listado de los recursos necesarios
Comunique y haga partícipe del plan de mejoramiento a los servidores de su
El autocontrol es la actitud por la cual cada servidor, al realizar área y de otras áreas que están involucradas.
una actividad, ejerce un control sobre la misma para lograr su Haga seguimiento de las acciones propuestas y evalúe los resultados.
mejoramiento continuo. Es ser parte de la solución y no del problema. Conserve documentados los planes que ha definido, así como los documentos
soportes de las acciones ejecutadas.

Los buenos resultados no son un accidente,

8. ¿Qué es un plan de mejoramiento? ni se logran de manera espontánea o
automática. Se logran con un diseño y
propósitos claros, en plazos de tiempos
Es un elemento de gestión que permite fortalecer los mecanismos de control
programados de acuerdo con el tipo de
definidos en la organización para prevenir o reducir el impacto de los eventos objetivos a lograr.
que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el
logro de los objetivos de la empresa. Dichas acciones o mecanismos permiten
prevenir los riesgos, detectarlos, proteger la empresa contra posibles pérdidas
y corregir las desviaciones que se presentan en el desarrollo normal de las
actividades.

El plan de mejoramiento indica las acciones correctivas enfocadas a atender

las causas de las desviaciones de lo ejecutado frente a lo planeado, con la
descrippción clara del responsable de la acción y fecha limite de ejecución de

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