UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

GERENCIA DE PROYECTOS

La decisión de acometer un proyecto implica una estructura de individuos que aportan sus
conocimiento, habilidades y trabajo, así como organizaciones, sean éstas empresas u otras
instituciones, que aportan medio materiales y financieros y las disponibilidades de sus recursos
humanos para el desarrollo del proyecto. La estructura organizativa del proyecto establece
normalmente de acuerdo con la política de la organización originaria y las condiciones
particulares del proyecto, los directores de proyectos tienen asegurado con una estructura
adecuada para el alcance del proyecto, por el tamaño del equipo, por la división de autoridad y
responsabilidad en la organización.
En la gestión de los recursos humanos, la selección del personal para los equipos de proyectos
es una pieza clave y ésta se plantea según las descripciones del puesto de trabajo, la función y
las referencias previas del personal. Los recursos humanos son muy importantes a la hora de
explicar el logro de ventajas competitivas sostenibles frente a los competidores. De hecho, en
los últimos años, el personal de las empresas ha pasado de ser considerado solo como un
elemento de costes, a ser uno de los activos estratégicos más importantes, especialmente en
las empresas de servicios en las que la calidad percibida por el cliente depende mucho de los
conocimientos y habilidades de los empleados.
La gestión de los recursos humanos consiste en el conjunto de prácticas, técnicas y políticas
que buscan la integración y la dirección de los empleados en un proyecto de manera que éstos
desempeñen sus tareas de forma eficaz y eficiente y se consignan los objetivos propuestos.
Se puede definir un proceso de Dirección de Proyectos, como el conjunto de recursos y
actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Los recursos pueden incluir servicios, personal, instalaciones y equipos, habilidades y
metodologías de gestión, recursos financieros. Los procesos pueden ser tanto procesos
relacionados con el producto del proyecto como con la gestión del proyecto.

 Los procesos de producto son los que crean y especifican el proyecto.

Están íntimamente relacionados con el ciclo de vida y varían según el sector industrial.

 Los procesos de gestión o dirección de proyecto. Son aquellos que

organizan, describen y permiten gestionar el trabajo del proyecto. A diferencia de los
anteriores son aplicables a la mayoría de los proyectos aunque con diferente nivel de
relevancia.
La marcha de ambos tipos de procesos puede ser analizada mediante la evaluación de las
salidas de los procesos en momentos adecuados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de
acuerdo a criterios predefinidos. La dirección de proyectos puede entenderse como un conjunto
de procesos interdependientes que, si son desarrollados y ejecutados de manera integrada y
coordinada, permiten alcanzar los objetivos planteados. De acuerdo con el estándar PMI, los
procesos de dirección de proyectos pueden ser organizados en los cinco grupos siguientes,
constando cada uno de ellos de uno o varios procesos:

 Procesos de iniciación, para autorizar el comienzo del proyecto en sus fases.

 Procesos de planificación, para definir y refinar objetivos, selección de la

mejor alternativa del proyecto para alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto.

 Procesos de ejecución, para coordinar todo tipo de recursos necesarios para

llevar a cabo el plan desarrollado en los procesos de planificación.

 Procesos de control, para asegurar que se alcanzan los objetivos planteados

mediante la supervisión y medición del rendimiento.

 Procesos de cierre, para aceptar el proyecto o una de sus fases y proceder

además al cierre ordenado del mismo.
Estos grupos de procesos están relacionados, de manera que las salidas de algunos de ellos
constituyen las entradas de otros. En muchas ocasiones los procesos son iterados. Por
ejemplo, aunque la planificación preceda a la ejecución, una vez realizada ésta el plan de

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proyecto es actualizado o revisado. Otro ejemplo podría ser cuando es preciso realizar
sucesivas iteraciones o análisis de compromiso de diferentes procesos de planificación
(planificación de tiempos, calidad, alcance, etc.) para poder llegar a la planificación definitiva
reflejada en la versión final del plan de proyecto que permita cumplir con las restricciones u
objetivos del proyecto.
Los grupos de procesos intrafase no actúan de manera secuencial, sino que se superponen,
siendo el esfuerzo necesario - medido según la cantidad de recursos empleados por grupo de
procesos- diferente para los distintos grupos en cada fase del proyecto. Es importante destacar
asimismo que estos 5 grupos de procesos se repiten en cada fase del proyecto. Esta repetición
de procesos permite mantener al proyecto enfocado en su plan de negocio, de manera que
sólo se continuará con el proyecto si la reevaluación del plan de negocio –realizada durante el
proceso de iniciación de cada fase- es positiva. Es lo que se conoce como aseguramiento de
proyecto (Project Assurance), conjunto de actividades que permiten asegurar que el proyecto
sigue teniendo justificación y satisfará las necesidades del cliente (actuales o futuras) que son
su razón de ser.
Existe interrelación entre los grupos de procesos de las diferentes fases del proyecto de
manera que las salidas o entregables de los grupos de procesos de una fase constituyen las
entradas de los grupos de procesos de la fase siguiente. Así por ejemplo, la salida de la fase de
diseño es un entregable que define el diseño del producto que constituye una entrada de la
fase de fabricación siguiente. Esta interrelación no siempre es secuencial siendo frecuente que
exista cierto solape entre alguna de las fases de manera que pueda comenzar una fase sin que
haya terminado totalmente la anterior.
Los procesos de gestión de proyectos son aplicables a la mayor parte de los proyectos en la
mayoría de las ocasiones. Sin embargo, es preciso realizar un análisis en cada proyecto para
determinar el grado de formalidad que debe tener cada proceso, eliminando o dando un grado
de formalidad menor a aquellos procesos que tan sólo proporcionen beneficios marginales. Por
ejemplo, en un proyecto pequeño o con un grado de complejidad bajo puede no ser necesario
elaborar un plan de comunicación (aunque esto no significa que el jefe de proyecto no deba
prestar atención a los aspectos comunicativos del proyecto). De igual manera es preciso
identificar aquellos procesos cruciales para el éxito del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto
grande o de complejidad alta, el grado de formalidad de los procesos relacionados con el riesgo
debería ser alto.
En otros proyectos, la salida de algunos procesos esta predeterminada como una restricción,
sin que surja del proceso de planificación. Por ejemplo, en un proyecto bajo contrato de precio
fijo el coste máximo y el plazo de entrega puede estar fijado en el contrato. En este caso otros
procesos de planificación estarán afectados por esta restricción. También hay ocasiones en las
que el orden de realización de los diferentes procesos no es el estándar. Por ejemplo, en
proyectos que precisan de recursos únicos (Por ejemplo un experto único en un proyecto de
I+D) es necesario definir la organización del proyecto (Roles y responsabilidades de los
miembros del equipo de proyecto) antes de definir el alcance.
El Director de proyectos debe dominar diversas áreas de conocimiento necesarias para una
gestión adecuada del proyecto. Las áreas de conocimiento son disciplinas de gestión que son
aplicables a cualquier campo de la gestión empresarial y en el caso de la dirección de
proyectos son adaptadas a la naturaleza y características de éstos. Las áreas de conocimiento
de la Dirección de proyectos son: Gestión de Integración. Gestión de alcance. Gestión del
tiempo. Gestión de costes. Gestión de Calidad. Gestión de Recursos Humanos. Gestión de las
Comunicaciones. Gestión de riesgos. Gestión de las Adquisiciones.
Sin embargo, el Director de proyectos se manifiesta como tal cuando es capaz de gestionar
todas ellas de manera integrada. El Director de proyecto debe tomar continuamente decisiones
que implican decisiones de compromiso que pueden afectar a varios objetivos de proyecto y
que requieren por tanto de un conocimiento adecuado de todas las áreas de conocimiento.
Además, existen procesos de la dirección de proyectos que trascienden e integran las áreas de
conocimiento anteriores. La gestión adecuada de estos procesos es lo que distingue al director
de proyecto de un especialista en un área de conocimiento específica. Estos procesos son:
Elaboración del plan de negocio. Elaboración del acta de proyecto. Elaboración del plan de
proyecto. Dirección de la ejecución de proyecto. Control y seguimiento de proyecto. Gestión
integrada de los cambios del proyecto. Cierre del proyecto.
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En el ámbito de la Dirección y gestión de proyectos, las definiciones más habituales del termino
proyecto inciden en los aspectos de empleo y control de recursos humanos y materiales, de
toma de decisiones, de dirección de equipos de trabajo, etc. Una de las definiciones clásicas es
la de Cieland y King (1995) quienes afirman que “Un proyecto es una combinación de recursos
humanos y materiales reunidos temporalmente en una organización, para conseguir un
propósito determinado”[CITATION uni \l 9226 ]. (Ambos autores clásicos, hacen referencia a
dos aspectos importantes para la definición del proyecto, que son el manejo de los
recursos tanto humanos como materiales; y determinados por un tiempo. Lo que
permite que se establezca en unos límites de tiempo y en un presupuesto designado).

El Project managment Institute establece la siguiente definición: “El proyecto es un esfuerzo

temporal encaminado a crear un producto o servicio único (PMI, 2,006). Según el PMI, todos
los proyectos presentan una serie de características comunes, como el hecho de ser
desarrollado por personas, estar condicionados por recursos limitados, y ser planificados,
ejecutados y controlados.

Hay dos aspectos que las definiciones anteriores nos muestran: la temporalidad y la unicidad.
La primera quiere decir que todo proyecto tiene un punto de finalización definido; y único
significa, que el producto o servicio difiere de forma significativamente de los productos o
servicios similares. De esta segunda característica es importante destacar la exigencia de que
el proyecto tenga algún aspecto novedoso. (La segunda definición es más completa que la
anteriormente nombrada por la universidad Politécnica de Valencia, ya que hace
referencia de manera implícita de dos características importantes en la Gestión y
Dirección de proyectos. Esto quiere decir, que lo diferencia el tiempo del proyecto y el
valor agregado que se le presente. De igual manera, cabe resaltar el proceso para ser
elaborado o dicho en otras palabras, el esquema, como lo es la planificación, la
ejecución y el control).

La International Project Managment Association (IPMA, 2,0044) en el marco del Programa de

certificación ICB; “Un proyecto es una operación en la cual los recursos humanos, financieros y
materiales se organizan de una forma novedosa, para realizar un conjunto de tareas, según
unas especificaciones definidas, con restricciones de costo y plazo, siguiendo un ciclo de vida
especifico y para obtener cambios beneficiosos, definido por objetivos cuantitativos y
cualitativos. Los autores de economía financiera definen el termino managment por
administración como gobernar, dirigir y conducir; solo cubre las labores administrativas e
organizativas, de control del gasto y de labores de contabilidad. De esta manera, se opta por
tomar el término de Dirección; en donde se destaca el nivel jerárquico de quien realiza la
función, de la importancia de las decisiones y el empleo de los recursos. Así mismo, la mejor
manera es la gestión y dirección d3 proyectos. (Es importante destacar la diferencia de
conceptos en la Dirección y la Gestión de un proyecto. Se destaca el énfasis que tiene la
Dirección en el manejo de la organización y de la Gestión en los procesos
administración para la elaboración del proyecto).

Por esto, las actividades y funciones de dirección, están relacionadas con la organización del
proyecto, de recursos humanos como las relaciones del trabajo de equipo y del sistema
empresarial. Por lo tanto, la gestión se enfoca en la planificación, seguimiento y control de
Proyectos, es decir, todo aquello relacionado con el empleo de recursos materiales y humanos.

La gerencia de proyectos cuenta con elementos imprescindibles para su desarrollo, según la

seroe de manuales de las publicaciones de CEPAL y está compuesto de ocho (8) los cuales
son: Rumbo, Relaciones, Ámbito de responsabilidades, Comunicación, Liderazgo, Trabajo de
Equipo, Administración del tiempo, Ética.

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1. Rumbo. Implica: Fijar y mantener fines y propósitos. Precisar objetivos. (Productos y

componentes). Definir indicadores.
2. Administrar relaciones.
3. Ámbito de responsabilidades. Para el diseño de estrategias para adecuación del
proyecto y manejo de relaciones:
-Estrategias generales (Divulgación y promoción para: Comunicar los objetivos del
proyecto. Abrirle espacio en la opinión pública. Facilitar apoyo).
-Estrategias específicas o focalizadas (Conocer expectativas de grupos específicos.
Resolver problemas ligados a expectativas. Generar espacios de conciliación y logro de
apoyos. Convenir mecanismos para aplicar soluciones convenidas).
-Estrategias organizativas ( Diseñar mecanismos de articulación y de cooperación. Definir
grupos consultivos, comités interinstitucionales y equipos de seguimiento).

4. COMUNICACIÓN

Comunicación oral comunicación escrita

Colocarse en el lugar del destinatario y diferenciarlo
Redacción: lenguaje, ortografía, claridad, concreción, estilo, presentación
Verificar que el mensaje se ha entendido
Verificar que se están tomando las acciones esperadas del mensaje
Reuniones

Productivas: Agenda, Comunicación previa de objetivos,

Preparación (Información, análisis, elaboración de propuestas), Actas, evitar desviaciones, entropías
y multílogos divergentes.
Asegurar que se llega a conclusiones, que se asumen compromisos y que se cuenta con la
capacidad para cumplirlos.

Clima de comunicación dentro del equipo

5. LIDERAZGO

• Rumbo: visión y • Motivar y

• Delegar y facultar
comunicación Comprometer

• Innovar y Resolver
• Estimular • Capacitar
Problemas

• Gerenciar el • Manejar el
• Mantener equipo
cambio conflicto

6. TRABAJO DE EQUIPO (CUADRO: TRABAJO EN EQUIPO Y RELACIONES)

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7. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. (TABLA: ADMINISTRACION DEL TIEMPO)

El bombero no sale del cuadrante uno;

El gerente eficaz trabaja en el segundo cuadrante:

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8. ÉTICA .-

Consiste en:
• Colocar todos los principios, valores, acciones, medidas, procedimientos y cultura
organizacional al servicio de los objetivos del proyecto, de los más altos intereses nacionales,
de la comunidad, de los beneficiarios, de los usuarios y de la institución, para asegurar el logro
eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base en el manejo transparente de los
recursos, en el desempeño eficiente de las actividades y funciones y en el comportamiento
idóneo de los miembros del equipo.
• El clientelismo. • El nepotismo. • La corrupción. • Las prácticas discriminatorias. • Las
prácticas inequitativas. • Las prácticas desleales. • Las prácticas contra la moral y los buenos
usos. • El desgreño y el descuido de los bienes públicos. • El deterioro del medio ambiente.

Preguntas:

1. Identificar (Al buen criterio) los aspectos más importantes de la lectura.

2. Que título correspondería a la lectura.
3. Conclusiones sobre la lectura.

DR. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ

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