Unidad 3 - Fase 4 - Construir El Plan de Operación

EMPRENDIMIENTO INDUSTRIAL
Fase 4
Construcción del plan de operación
Presentado por:
Raúl Andrés Jiménez - Código: 80220672

Cel.: 3229444753 - Skype: Majive2006@hotmail.com
Javier Ramírez Castillo - Código: 80496853

Cel.: 3118900483 - Skype: Javi_rzc99
Cristina Meneses Montealegre - Código: 1010171100

Cel:. 3218200132 – Skype: Kristina.Meneses
Diana Buitrago-Código: 52897252
Amalia Castro - Código:52973771

Cel:. 3xxxxxx – Skype: amaliacastro78
Presentado a:
René Alejandro Jiménez
Grupo 256593_2
Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Programa Ingeniería de Sistemas
Abril de 2019
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
1- Descripción breve de la idea negocio seleccionada, la cual debe ser

redactada con sus propias palabras y no superar las 20 líneas.
R: Gestión Documental con Transformación Digital
Actualmente existen en el mercado muchas empresas que realizan gestión

documental a través de la custodia de archivos físicos temporales, aplicando tablas
de retención documental y ofreciendo la recogida, envío y transporte punto a punto
de los documentos según la necesidad del cliente, todo enfocado al ambiente físico.
Aunque estas empresas predominan en el mercado colombiano, no vemos una gran
campaña comercial de este tipo de compañías y solo tenemos contacto con ellas
cuando la empresa se está “llenando” de documentos y papelería inservible que
siempre cumple un tiempo de caducidad y enfoque operativo.
Adicionalmente a lo anterior, cuando se contactan este tipo de empresas nosotros

como clientes solo nos enfocamos en la parte de la custodia física de la
documentación y solo tenemos enfoque de la importancia del documento físico.
Nuestra idea sobre la empresa de gestión documental con transformación digital no

es solo ofrecer la custodia y transporte de documentos sino también la digitalización,
codificación, extracción inteligente de la información y la consulta en línea de todos
los documentos que el cliente requiera y en los cuales se genera valor para sus
procesos operativos, administrativos y contables.
También gracias a este proceso de transformación digital, podemos ofrecer un

gestor BPO (Business Process Outsourcing), donde aquellos procesos de negocio
que el cliente desee tercerizar por su generación constante de manualidades y gran
cantidad de documentación excesiva son asumidos por nosotros gracias a la
implementación de la tecnología.
Beneficios de la empresa:
 Localización efectiva de documentos
 Disminución en Gastos de almacenamiento
 Múltiples copias y archivos de documentos
 Manipulación adecuada y segura de la información
 Depuración de documentos
- Desarrollar los ítems desde el punto 12 hasta el 16 del documento

llamado: “Nueva estructura Plan de negocio”.
12. Describa la normatividad que debe cumplirse para el portafolio
definido anteriormente: Identificación de la norma, procesos, costos y
tiempos asociados al cumplimiento de la normatividad.
 Normatividad empresarial (constitución empresa)
La empresa TD UNAD se conformará como una Sociedad por Acciones

Simplificada. La legislación vigente es la ley 1528 de 2008 que entre otras cosas
establece que la SAS. Estatutos: en donde se relaciona claramente las reglas sobre
el capital y las acciones, además de la relación de sus socios con
 Normatividad tributaria
Para efectos tributarios, la sociedad por acciones simplificada – S.A.S. se regirá por
las reglas aplicables a las sociedades anónimas; es decir, son contribuyentes
declarantes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y sus
complementarios. En el impuesto sobre las ventas – IVA serán responsables
(sujetos pasivos jurídicos) siempre que realicen el hecho generador consagrado en
el artículo 420 del Estatuto Tributario. Son contribuyentes del impuesto de industria
y comercio cuando realicen actividades industriales, comerciales o de servicios que
no estén excluidas o exentas; igualmente tendrán la calidad de agentes retenedores
a título de renta, IVA e ICA, según el caso.
 Normatividad técnica (Permisos, licencias de funcionamiento,

registros, reglamentos)
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ: Se creará mediante documento privado

presentado personalmente por el representante legal ante la Cámara de Comercio
de Bogotá.
DIAN: Registro de la empresa ante la DIAN para la obtención del RUT de la

empresa. Para realizar este procedimiento debe llevar los siguientes documentos:
Registro en cámara de comercio. Copia de la cédula del representante legal al
150%. Copia recibo servicio público (luz) donde va a ubicarse el establecimiento.
ENTIDADES BANCARIAS: Se solicitará la creación de una cuenta de Ahorros o

Corriente a nombre de la empresa. Debe ir el representante legal.
SECRETARIA DE HACIENDA MUNICIPAL: Inscribir la empresa ante la secretaria

municipal para verificar si la empresa debe hacer pagos de industria y comercio de
acuerdo a su actividad. BOMBEROS: Inscribir la empresa a bomberos con esto
bomberos realizara una visita a la empresa para identificación de riesgos.
IMPLEMENTACION SISTEMA DESEGURIDAD Y SALUD EN TRABAJO: El

Decreto 171 y Decreto 1072 asigna obligaciones al empleador de establecer un
Sistema de Gestión, adoptando una política de seguridad y salud en el trabajo,
siendo parte de las políticas generales de la empresa con alcance en todo el ámbito
de trabajo y sobre todos los trabajadores sin importar el tipo de vinculación, además
el empleador deberá asignar y delegar responsabilidades para la aplicación e
implementación de la política sobre la seguridad, pedir rendición de cuentas frente
a las políticas adoptadas por lo menos una vez al año, implementar un plan de
trabajo anual para prevenir accidentes y peligros en el lugar de trabajo, capacitar a
los trabajadores o contratistas en Seguridad y salud en el Trabajo, definir y asignar
recursos para el diseño, implementación, revisión evaluación de las medidas sobre
el SG-SST como control de peligros y riesgos en el lugar de trabajo, entre otros.
LIBROS DE CONTABILIDAD: Inscribir los Libros de contabilidad ante cámara de

comercio para que allí sean suscritos y foliados y solicitar un certificado de
inscripción de libros. Libro de actas de Asamblea de Accionistas en el caso de
sociedades anónimas, en comanditas por acciones o sociedad por acciones
simplificada, Junta de Socios en sociedades de responsabilidad limitada y en
comanda simple.
• Normatividad laboral
Todos los procesos de contratación y operación se implementarán según la

normatividad legal contemplada en el Código Sustantivo del Trabajo.
Ley 100 del 1993
Decreto 1073 del 2015
• Normatividad ambiental
Normatividad ambiental
Decreto 1076 de 2015
(Archivo General de la Nación -AGN-, 2011)

Art 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar
tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,
empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático,
siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en

cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
Parágrafo 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información. (Archivo General de la Nación -AGN-, 2011).
Registro de marca propiedad intelectual
La propiedad intelectual se relaciona con las creaciones de la mente: invenciones,

obras literarias y artísticas, así como símbolos, nombres e imágenes utilizados en
el comercio. En este caso va el registro del negocio: Gestión Documental con
Transformación Digital no aplicaría este registro.
*Nota: Sí a la fecha la empresa está constituida, por favor anexe el certificado

de existencia y representación legal, y el documento privado de constitución.
Relacionar en esta sección específicamente para cada producto o servicio la
normatividad que aplica, soportada con trámites de permisos, licencias, registros,
reglamentos, entre otras. En caso de tenerlo anexarlo.
13. Describa las condiciones técnicas más importantes que se requieren

para la operación del negocio.
Se debe tener una buena infraestructura física en cuanto a las

instalaciones , dado al contacto con el cliente y el adecuado ambiente
laboral que como empresa se debe generar con los encargados dentro
de los aspectos técnicos se requiere una amplia conexión a internet
para la cual se considera contratar fibra óptica y que esta esté de la
mano con el adecuado equipo de cómputo para la digitalización que se
considera establecer.
Nota: Para los proyectos agropecuarios, debe identificarse las

condiciones ambientales como: clima, temperatura, altitud,
topografía, pluviosidad, y demás requisitos de alimentación
(pecuario) o fertilización (agrícola) etc.
R: A continuación se describen las condiciones técnicas que se deben cumplir por
nuestra empresa “TD UNAD” para que la gestión de archivos físicos, electrónicos
y digitales sea acorde a la normativa Colombiana:
o Constitución Política de Colombia.
Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y
a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades
públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se
respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.
Artículo 112. Acto Legislativo 1 de 2003, artículo 5. El artículo 111 de la

Constitución quedará así: Los partidos y movimientos políticos con personería
jurídica que se declaren en oposición al Gobierno, podrán ejercer libremente la
función crítica frente a este, y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para
estos efectos, se les garantizarán los siguientes derechos: el acceso a la
información y a la documentación oficial, con las restricciones constitucionales y
legales.
o Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos
Esta norma es actualmente, la de mayor importancia para el sector de archivos,

pues en ella se desarrollan los principales lineamientos de la política archivística,
esta ley obliga a todos los establecimientos públicos de todos los niveles nacional,
departamental, municipal, distrital, organismos de control y organismos autónomos
a crear sus archivos. De igual forma, la norma permite que la administración
pública contrate con personas naturales y jurídicas los servicios de custodia,
organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo, para lo
cual deben reunir ciertos requisitos y condiciones, los cuales se reglamentaron
posteriormente.
Otro tema de especial importancia para el estudio de caracterización y que tiene

que ver con el marco legal en este sector, es la obligatoriedad que, a partir de la
ley, tienen las entidades del Estado de implementar planes y programas de
archivos, entre ellos los relativos a la gestión de documentos y la incorporación de
nuevas tecnologías para el tratamiento de la documentación. (Archivo General de
la Nación -AGN-, 2011).
o Ley 527 de 1999 Ley de Comercio Electrónico.
Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y

las firmas digitales, establece las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones. Su principal objetivo para el proceso archivístico es incluir una
determinada serie de lineamientos relacionados con los documentos electrónicos,
conservación, uso, consulta, almacenamiento, preservación, seguridad y archivo.
(Colombia, Ley 527 de 1999 Nivel Nacional, 1999).
o Ley 962 de 2005
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Articulo 2 parágrafos 2 literal 4. Fortalecimiento tecnológico. Con el fin de articular
la actuación de la Administración Pública y de disminuir los tiempos y costos de
realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de
medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la
Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará
el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la Administración
Pública.
Artículo 6. “Medios Tecnológicos”. Para atender los trámites y procedimientos de

su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán
ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las
disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o
documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de
igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la
función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y
requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las
competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.
La sustanciación de las actuaciones, así como la expedición de los actos

administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes.
Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán
adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.
Parágrafo 3. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos

se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos
requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad
del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno
Nacional. (Colombia, LEY 962 DE 2005, 2005).
o Ley 1437 de 2011 Cap. IV. Utilización de medios electrónicos en el

procedimiento administrativo
Artículo 55. Documento público en medio electrónico. Los documentos públicos

autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza
probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de
Procedimiento Civil. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos
archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales.
Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Reglamentado parcialmente por el

Decreto Nacional 2609 de 2012. Cuando el procedimiento administrativo se
adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados
en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los
documentos utilizados en las actuaciones administrativas. La conservación de los
documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter
individual deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria
para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo.
Artículo 59. Expediente electrónico. Reglamentado parcialmente por el Decreto
Nacional 2609 de 2012. El expediente electrónico es el conjunto de documentos
electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que
sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes
electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente
por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice
garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación
cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad
periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios
electrónicos, de conformidad con la ley.
Artículo 60. Sede electrónica. Toda autoridad deberá tener al menos una dirección
electrónica. La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad,
disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de
acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. Podrá establecerse
una sede electrónica común o compartida por varias autoridades, siempre y
cuando se identifique claramente quién es el responsable de garantizar las
condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e
interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad usuaria de la sede compartida será
responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de
los servicios ofrecidos por este medio.
Artículo 64. Estándares y protocolos. Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en este

Código en relación con las anteriores disposiciones, el Gobierno Nacional
establecerá los estándares y protocolos que deberán cumplir las autoridades para
incorporar en forma gradual la aplicación de medios electrónicos en los
procedimientos administrativos. (COLOMBIA E. C., 2011).
o Decreto 1515 de 2013 Reglamentaria de la Ley 80 de 1989.
Tablas de Retención Documental: Esta norma, reglamentaria de la Ley 80 de

1989, fue una de las que mayor impacto tuvo sobre el desarrollo archivístico del
país, desde el punto de vista técnico, laboral y económico, ya que obligaba a todas
las entidades públicas a elaborar y aprobar las Tablas de Retención Documental y
transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia. (COLOMBIA P. D.,
Decreto 1515 de 2013 Nivel Nacional, 2013).
o NTCGP1000- 2009.
Esta norma específica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad

aplicable a entidades a que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en
una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño
institucional, en términos de calidad y satisfacción social con el suministro de
proyectos y/o con la prestación de servicios a cargo de las entidades.
o NTC 5731. Registro electrónico de imágenes
Esta norma tiene por objeto facilitar la comunicación en el campo del registro
electrónico de imágenes. Presenta términos y definiciones en dos idiomas, de
conceptos seleccionados pertinentes a este campo de tecnologías de la
información e identifica relaciones entre entradas.
o ISO 15489-1 y 15489-2
Regula la implementación de sistemas de gestión de documentos. La primera

parte presenta los principios generales y las políticas que inspiran su aplicación y
la segunda ofrece los instrumentos metodológicos y las herramientas que hacen
posible su implantación. (Ministerio de Tecnologías de la información y las
Comunicaciones)
o ISO 23081-1 y 23081-2

Trata sobre los metadatos para la gestión de documentos. La primera parte cubre
los principios que apuntalan y controlan los metadatos de los documentos. La
segunda parte se centra en el marco necesario para definir elementos de
metadatos para la gestión de documentos y ofrece unas directrices genéricas
sobre ellos, coherentes con los principios de la primera parte. (Ministerio de
Tecnologías de la información y las Comunicaciones)
o ISO/TR 13028:2010. Information and documentation - Implementation

guidelines for digitization of records.
Tiene como objetivo establecer buenas prácticas en la digitalización de

documentos para garantizar su autenticidad. (Ministerio de Tecnologías de la
información y las Comunicaciones)
o ISO 27001 Sistema de gestión de Seguridad de la Información.

El Sistema de gestión de Seguridad de la Información es una norma internacional
que permite el aseguramiento, la confidencialidad e integridad de los datos y de la
información, así como de los sistemas que la procesan.
14. Defina los requerimientos en: Infraestructura - adecuaciones,

maquinaria y equipos, muebles y enseres, y demás activos.
14.1- ¿Para el funcionamiento del negocio, es necesario un lugar

físico de operación? (SI/ NO, justificación)
Para la implementación de este trabajo si es necesario tener un lugar físico
puesto que se prestarán servicios no solo de transporte y custodia de
documentación sino también de digitalización, codificación, extracción
inteligente de la información y consulta en línea de todos los documentos y para
poder realizar esto se debe contar con personas que estén a cargo de estos
procesos y vigilando constantemente la seguridad de datos.
14.2- Identifique los requerimientos de inversión:
Valor Requisitos
Tipo de Activo Descripción Cantidad Unitario* Técnicos**
Oficinas 4 $891000 Cada oficina debe tener 2
metros de ancho,8 metros
Infraestructura de largo y 3 metros de alto
Adecuaciones cada una de ellas con aire
acondicionado
Servicios públicos 2 $450000 Se necesitan agua, energía
e internet
Zona de 1 $714285 Con buena ventilación, dos
descanso ventanas
Mini cocina 1 $714285 Mini cocina con menson,
enchufes y lavaplatos
Baños 2 $557142 Debe tener lavamanos,
inodoro, adecuación para
las toallas
Almacenamiento 1 $900000 El almacenamiento debe

contener 10 metros de
ancho,20 metros de largo y
3 metros de alto
Zona de 1 $1000000 La zona de destrucción
destrucción de debe contener 8 metros de
papeles ancho,12 metros de largo y
3 metros de alto
Computadores 10 $12.000.000 - Procesador: Hasta
Intel Xeon E-2100 y
Intel Core i7 de
Maquinaria y hasta 8va
Equipo generación
- Sistema operativo:
Windows 10pro,
Ubuntu
Linux(precarga)
- Chipset: Intel C246
- Memoria: UDIMM
de hasta 64 GB a
2666MHz (para
ECC y no ECC)
- Almacenamiento:
Hasta 4 unidades
SSD SATA de 2,5 y
hasta 1 TB (4 TB en
total)
- Unidad óptica:
Grabadora de Blu-
ray compacta
- Tarjeta gráfica:
NVIDIA Quadoro
RTX 4000
- Conectividad: Intel
9560 2x2 V pro con
bluetooth 5.0
2 $ 1.850. 000
Scanners
Profesionales de
Alta Producción
1 $ 3.280.000
1 $2.263.000
 Descripción de
Equipos tabla
inferior.
 Estado del vehículo:

Nuevo
Camión 2 $71500000  Tipo de dirección:
null
 Tipo de catamenial
 Cilindraje:2.999
 Color: Blanco
 Capacidad e
carga:25 toneladas
Máquina para 5 $10890000 Volumen PRO 20390,
destrucción de 20392, 20394, y 20396 con
papeles industrial niveles de seguridad P-2, P-
5, P-7 y P-4
-Capacidad:5 toneladas
-Cuchillas de corte de 35
años de garantía
-Máquina que se pueda
desplazar sin problemas
Equipo de Adecuaciones en 1 $5.000.000 Instalaciones Locativas

comunicación Oficinas Varias
y computación Cableado,
Impresoras,
Teléfonos,
Móviles etc.
Sofá 1 $1.000.000 Sofa, Sala de atención
Muebles Puff 12 $50000 Puff grandes donde puedan
y Enseres caber dos personas
y otros Sillas 25 $250000 Sillas ergonómicas, que se
puedan graduar la altura
Escritorios 25 $1500000 Mesas al nivel ergonómico
estándar:
Dimensiones:80 cm de
ancho y 12 de largo
Altura:70,5 cm y 73cm
Digitalización y 1 $3.000.000 Otros

Otros (incluido otros procesos
herramientas) documentales
Servicio de 1 $3.000000 Este se llevará a cabo con
Gastos pre- Mensajería la empresa que
operativos logísticamente preste el
servicio adecuado con la
documentación y nos
ofrezca un precio acorde a
las unidades
Bebidas para los 3 $50000 café, agua y aromática
empleados
Cafetera 1 $137.500 Luz indicadora de
encendido y apagado para
saber si esta apagada o
encendida,
Canasta removible para
facilitar su llenado y limpieza
La función de pausa para
servir permite servir café
durante el proceso de
colado
Las ventanillas dobles para
mostrar la cantidad de agua
que se encuentra en el
tanque para llenarlo con
precisión
Espacio para almacenar el
cable
Filtro permanente lavable
Trapera 3 $18500 -Alto:1,6cm

-Uso: Producto para realizar
labores de aseo y evitar
contaminación cruzada
-Ancho:0,10cm
-Color: azul
-Largo:0,10cm
-Con facilidad de remover el
palo (con rosca)
Limpia vidrios 1 $20000 800cc
Jabón líquido 1 $74000 Características:

para lavar trastes -. Modelo: thomaswi
-. Marca: Dawn
-. Peso: 0,92 Kgs
Medidas:
-. Largo: 3,8 Pulgadas
-. Ancho: 2 Pulgadas
-. Alto: 9,2 Pulgadas
Escoba 1 $15000 Material: PP Block, PET
fiber and Wood handle
Alto:133 cm
Color: Multicolor
Peso:0,525 kg
Beneficios: Pelo suave que
no deje rayas en el piso.
balde 1 $26900 -Balde plástico resistente y
durable, con escurridor,
letrero y colores de
advertencia en español
Capacidad de 12 litros
Detergente 1 $18893 Contenido neto 5000g
Marca: Dersa
Esponja para 2 8.453 Malla suave esponja para

lavar trastes lavar platos no raya
Dispensador 1 $429.900 -Dispensa agua Fría y

caliente
-Sistema de enfriamiento
-Capacidad para garrafones
de 11 y 19 litros
-Seguro anti-quemaduras
-Luces indicadoras
Total, General: $104.607.146
Características
Modelo i5650 i5850
Fabricante Kodak Kodak
Tipo de scanner Dúplex Dúplex
Plataforma Windows Windows
Ciclo diario recomendado Ilimitado Ilimitado
Tamaño estándar de documento Doble Carta/A3 Doble Carta/A3
Velocidad B/N 200 dpi 180ppm 210ppm
Velocidad Escala de grises 200 dpi 180ppm 210ppm
Velocidad color 200 dpi 180ppm 210ppm
Velocidad B/N 300 dpi 180ppm 210ppm
Velocidad Escala de grises 300 dpi 180ppm 210ppm
Velocidad color 300 dpi 180ppm 210ppm
Resolución óptica 600 dpi 600 dpi
Controlador Twain Sí Sí
Controlador ISIS Sí Sí
Capacidad del alimentador automático 750 750
Conexión USB 2.0 USB 2.0
Capacidad para digitalizar tarjetas duras

Sí Sí
con relieve
Peso del scanner 57.6 kg 186 kg
*Bandeja cerrada: 69.3 x 51 x

43.4 cm 82.3 x 69.3 x 130.8
Medidas del scanner A x P x Alt
* Bandeja abierta: 69.3 x 65.3 x cm
43.4 cm
Peso con empaque 75 kg 263.60 kg

Características
Modelo SV600
Fabricante Fujitsu
Tipo de scanner De no contacto
Plataforma W/M
150/200/300/
Resoluciones de salida
400/600/1200 dpi
Horizontal 285/218
Resolución óptica dpi, Vertical
283/152 dpi
Garantía 1 año
Velocidad de escaneo 3 seg/hoja
Tamaño máximo de hoja del libro 216 x 356 mm
Formatos de hojas de libro aceptados A4, carta
Ambas caras a libro

Técnica de digitalización
abierto
Ángulo requerido de apertura del libro 180°
Ancho máximo del lomo del libro Hasta 3cm
Estado físico del libro En buen estado
Ciclo diario recomendado 500
Velocidad B/N 200 dpi 3 seg/hoja
Velocidad Escala de grises 200 dpi 3 seg/hoja
Velocidad color 200 dpi 3 seg/hoja
Velocidad B/N 300 dpi 3 seg/hoja
Velocidad Escala de grises 300 dpi 3 seg/hoja
Velocidad color 300 dpi 3 seg/hoja

Scanners soportados N/A
Controlador Twain N/A
Controlador ISIS N/A
Controlador WIA N/A
Conexión USB 2.0
Capacidad para digitalizar tarjetas duras con relieve Sí
Peso del scanner 3 Kg
14.3- Detalle las condiciones técnicas de infraestructura: áreas

requeridas y distribución de espacios. (Anexar mapa y /o
plano)
Nota: Si ha seleccionado el sitio de operación, realizar la consulta del
POT / EOT para validar que este lugar se encuentra habilitado para el
uso del suelo que usted requiere y la demás normatividad que aplica
para su negocio
Para la ubicación de la empresa se realiza una adecuada investigación

en el POT, identificando los lugares de zona industrial, con buen
trasporte y buen servicio de los servicios públicos
Para identificar cual es lugar adecuado, se realiza la metodología de

medios ponderados.
Para realizar la metodología de ponderados se le asigna un valor
máximo de 5 y un valor mínimo de 1 el cual se multiplica por el
porcentaje de importancia de cada uno de los ítems que a continuación
se muestra
Factor Peso
Mercado 20%
Trasporte 15%
Zona con crecimiento industrial 15%
Servicios públicos 25%
Mano de obra 25%
Totales 100%
Bogotá Medellín Cali
Pes Calificac Ponderac Calificac Ponderac Calificac Ponderac
Factor
o ión ión ión ión ión ión
20
Mercado 5 1 3 0,6 3,5 0,7
%
15
Trasporte 5 0,75 3 0,45 3,5 0,525
%
Zona con crecimiento 15
5 0,75 4 0,6 4 0,6
industrial %
25
Servicios públicos 5 1,25 5 1,25 5 1,25
%
25
Mano de obra 5 1,25 5 1,25 5 1,25
%
100
Totales 25 5 20 4,15 21 4,325
%
Macro – localización
*Ilustración 1Macrolocalizacion del lugar de ubicación de la empresa-Bogotá (Colombia)” Fuente-Google maps”

Micro localización de la empresa
*Ilustración 2 Microlocalizacion -Zona industrial
*Ilustración 3 Microlocalizacion-Zona industrial de Bogotá (Fuente Google Maps)
Se considera para esta actividad un promedio de 82 metros² de operación

(Área de Escaneo y Microfilmación), una oficina, un área para
almacenamiento y archivo de aproximadamente 45 metros², un baño; Todo
lo anterior con los respectivos equipos y elementos necesarios de
producción, por ahora de acuerdo a lo solicitado por los clientes.
14.4- ¿Para la adquisición de algún activo, se tiene contemplado
realizar importación? (SI/ NO, justificación)
Los elementos anteriormente mencionados pertenecen al stock de inventario

de los proveedores cotizados. Esto significa que la importación dependerá
única y exclusivamente del proveedor mismo y no debe afectar el precio ya
pactado.
15. ¿Cuál es el proceso que se debe seguir para la producción del bien o
prestación del servicio?
Bien / Servicio:
Unidades a producir:
Equipos máquinas
Tiempo estimado Número de que se utilizan.
Actividad del Cargos que
de personas que Capacidad de
proceso participan en la
realización intervienen producción por
actividad
(minutos / por cargo máquina (Cantidad
horas) de producto/
Por unidad unidad de tiempo)
Recolecc 120 minutos Chofer y ayudante 2 Camión:
ión del chofer Capacidad de
documen transporte de 25
tal toneladas
Clasifica 3,2 Archivista 4 Computador:
ción de Capacidad de
documen almacenaje: UDIMM de
tos hasta 64 GB a
2666MHz
Subir 2,1 Archivista 2 Computador con un
documen Hosting incluido
tos a la
platafor
ma
Verificar 5,9 Archivista 3 Encargados de Control
los
documen
tos
Subir los 2m Archivista 3 Computador con un
documen Hosting incluido
tos
necesari
os al
Hosting
Empaqu 8 min Empacador 10 Cajas
etar
documen
tos para
almacen
amiento
físico
Etiqueta 5,9 Operario de 2 Maquina equitadora
do etiquetado y Capacidad de 1000
almacenaje tiquetes
Almacen 2,1 A Operario de 2 Capacidad de
amiento etiquetado y almacenaje 25000 mil
Físico almacenaje archivos
Control 1,7 Archivistas (QA) 2 Computador con un
de Hosting incluido
calidad
Destrucc 5 toneladas en 2 Operario de la zona 5 Capacidad:5 toneladas
ión de min de destrucción
documen
tos que
lo
requiere
n
Total 140 minutos por 15
16. ¿Cuál es la capacidad productiva de la empresa? (cantidad de bien o

servicio por unidad de tiempo)
 Se incluye el tiempo que se tardaría la empresa transportadora de los

documentos en la recolección de los agentes o aliados y acorde a
esto y a sus necesidades se realizaría el procesamiento digital.
La capacidad real de producción de esta empresa, será determinada por la

capacidad real de los distintos procesos que ejecuten y sus tiempos.
Las características de estos procesos deben ser flexibles, ágiles, sencillos,

fáciles, a fin de poderse adaptar a nuevas condiciones de mercado y
tecnología.
Vamos a aplicar 4 pasos para calcular la capacidad de producción de

nuestra empresa.
 Vamos a obtener el listado completo de las operaciones productivas

normalizadas al detalle. Para nuestro caso son:
 Recolección Documental
 Clasificación documental
 Subir a las plataformas
 Verificar los documentos
 Almacenar los documentos necesarios al Hosting
 Empaquetar documentos para almacenamiento físico
 Almacenamiento Físico
 Control de calidad
 Destrucción de documentos que lo requieren
 Mediremos los tiempos de cada actividad del proceso (10 mediciones por lo
menos, en diferentes momentos del día y turnos y a diferentes
trabajadores), para al final sacar un tiempo promedio que sea
representativo. (Tiempo Normal (TN).)
o Tiempo normal (TN) = t1+t2+t3+t4+t5+t6+t7+t8+t9+t10 / 10
o Para nuestro caso el resultado es:
 Actividad: Recolección Documental  Tiempo

 T1  120 minutos
 T2  123minutos
o Tiempo promedio Actividad: 123.7
 Actividad: Clasificación de documentos  Tiempo

o Tiempo promedio Actividad: 3,2
 Actividad: Subir a las plataformas  Tiempo

 Actividad: Verificar los documentos  Tiempo

 Actividad: Almacenar los documentos  Tiempo

necesarios al Hosting
 T2  2,5 minutos
 T10  2,5minutos
 Actividad Empaquetar documentos  Tiempo

para almacenamiento físico
 Actividad: Etiquetado  Tiempo

o
o
 Actividad: Almacenamiento o Archivo Físico  Tiempo

 Actividad: Control de calidad  Tiempo

 Actividad: Destrucción de  Tiempo

documentos que lo requieren
 T7  2minutos

 Teniendo en cuenta que una jornada de trabajo tiene 8 horas; pero
sabemos que las personas no podemos mantener un trabajo totalmente
continuo en períodos largos de tiempo (relativos a la jornada). Es decir: de
las 8 horas disponibles, no podemos esperar que se producirá todo el
tiempo. Se acumulan pequeños momentos de no producción. A ese tiempo
no efectivo en trabajo, se denomina “Tiempo no efectivo o de Tolerancia”
o, también lo conocemos como: grado de eficiencia de la mano de
obra; normalmente es representado con un porcentaje.
o Por estudios realizados, se conoce que, con normalidad, en
grupos bien dirigidos esta eficiencia alcanza un 85%; es decir las
personas hacen trabajo efectivo solo el 85% de su jornada de 8
horas. De tal forma que 80 minutos del día son, muy normalmente,
gastados en cosas como: estirarse un poco, alguna conversación
con compañeros, ir al baño, tomar agua, arreglar cosas, baja por
cansancio, etc. Al tiempo resultado que tiene en cuenta lo anterior
(Tolerancias) se le llama Tiempo Normal Estándar. De tal forma que:
o Teniendo en cuenta la explicación anterior el TNE para cada una de

las actividades de nuestra empresa sería:
 Actividad  TNE
 Recolección
Documental o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
/ TN) x 0.85 (capacidad máxima de
producción en 8 horas de trabajo)
 (8*60/123.7) *0,85=
 Resultado: 3,26 viajes de
recolección de documentos por
jornada de 8 horas.
 Clasificación de
documentos o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
 (8*60/ 3,2) *0,85= 127,5

 Resultado: 127,5 documentos
procesados por jornada de 8 horas
por persona
 Subir a las
plataformas o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
 (8*60/ 2,1) *0,85= 194,2

subidos a la plataforma por
jornada de 8 horas por persona
 Verificar los
 (8*60/ 5,9) *0,85= 69,1

verificados por jornada de 8 horas
por persona
 Almacenar los
necesarios al Hosting / TN) x 0.85 (capacidad máxima de
 (8*60/2,35) *0,85= 173.61

 Resultado: 173.61 documentos
Subidos a hosting en 8 horas
o
 Empaquetar
documentos para o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
almacenamiento físico / TN) x 0.85 (capacidad máxima de
 (8*60/8,301) *0,85= 49.15

 Resultado: 49.15 documentos
empacados en cajas
o
 Etiquetado
o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
 (8*60/ 5,9) *0,85= 194,2

etiquetados a la plataforma por
jornada de 8 horas por persona
 Almacenamiento o
Archivo Físico o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
 (8*60/ 2,1)*0,85= 194,2

archivados por jornada de 8 horas
por persona
o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
 (8*60/ 1,7) *0,85= 240
 Resultado: 240 documentos
revisados por control de calidad
por jornada de 8 horas por
persona
 Destrucción de
documentos que lo o Tiempo Normal Estándar (TNE)= (8 x 60
requieren / TN) x 0.85 (capacidad máxima de
 (8*60/ 2,051) *0,85= 193

 Resultado: 193 veces que se
puede realizar esta operación en el
día por cual se están destruyendo
965 toneladas diarias
o
 Con este dato, ya sabemos cuanta es la máxima producción que

esperaríamos de este proceso si todo transcurriera con normalidad y sin
tropiezos adicionales para nuestra empresa. Pero se sabe que no existe un
proceso sin tropiezos ni alteraciones de diversa índole, que ocurren y que
no tienen que ver con el rendimiento propio del personal, sino que se deben
a otros factores. Esos inconvenientes productivos también tienen su
impacto directo en alterar la capacidad de diseño y deben ser considerados
al establecer nuestra capacidad real de producción. Donde el número 0.88
es un factor de merma inherente al proceso conveniente para tener en
cuenta en el cálculo, en la Capacidad real de producciones tal forma que:
TNE x 0.88= Capacidad real de producción.

 Actividad  TNE x 0.88= Capacidad real de
producción.
 Recolección Documental
 2,86 capacidad máxima
de producción en 8 horas
de trabajo
 Clasificación de
documentos  112,2 capacidad máxima
de trabajo
 Subir a las plataformas

 169.136 capacidad
máxima de producción en
8 horas de trabajo
 Verificar los documentos

 60,808 capacidad
8 horas de trabajo
 Almacenar los
documentos necesarios  152,77 capacidad de
al Hosting almacenaje diaria
 Empaquetar documentos
para almacenamiento físico  55.85 capacidad máxima
de empaques
 Etiquetado
 170,72 capacidad
8 horas de trabajo
 Almacenamiento o
Archivo Físico  170,8 capacidad máxima
de trabajo
 211,2 capacidad máxima
de trabajo
 49.15
 169.84 veces máximas
en la cual se desarrolla
esta tarea
 Este valor debe ser considerado como nuestra capacidad real de

producción y con relación a él debe medirse diariamente el rendimiento
obtenido en las jornadas de 8 horas. El cálculo realizado nos marca cuál es
el nivel que tomaremos como nuestro 100% de eficiencia.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. Business Models Inc. (2015). Articular Business Model Canvas Replaces

Traditional Business Plans. Recuperado de,
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/lo
gin.aspx?direct=tr ue&db=bwh&AN=201502110925PR.NEWS.
USPR.enUK201502118308&lang=es&site=eds-live
2. Olaya, M. (14,02,2017). Plan de Negocio: ¿Por qué necesito el plan de

negocio? [Archivo de video]. Recuperado de:
http://hdl.handle.net/10596/11345
3. Recursos educativos adicionales para el curso Coral, L. (2013).

Contabilidad Universitaria (pp. 297-319). Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2053/book.aspx?i=105&opensearch=con
tabilidad%20universitaria&editoriales=&edicion=&anio=
4. Scanners profesionales para documentos, Recuperado de,

http://latam.tiedcomm.com/Scanners/
ANEXO 1
Pantallazos con la participación en el foro de cada estudiante
ANEXO 2
Pantallazos que evidencien la interacción semanal por Skype con sus

compañeros de grupo y tutor.

Unidad 3 - Fase 4 - Construir El Plan de Operación

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EMPRENDIMIENTO INDUSTRIAL

Raúl Andrés Jiménez - Código: 80220672

Javier Ramírez Castillo - Código: 80496853

Cristina Meneses Montealegre - Código: 1010171100

Diana Buitrago-Código: 52897252

Amalia Castro - Código:52973771

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

1- Descripción breve de la idea negocio seleccionada, la cual debe ser

R: Gestión Documental con Transformación Digital

Actualmente existen en el mercado muchas empresas que realizan gestión

Adicionalmente a lo anterior, cuando se contactan este tipo de empresas nosotros

Nuestra idea sobre la empresa de gestión documental con transformación digital no

También gracias a este proceso de transformación digital, podemos ofrecer un

- Desarrollar los ítems desde el punto 12 hasta el 16 del documento

 Normatividad empresarial (constitución empresa)

La empresa TD UNAD se conformará como una Sociedad por Acciones

 Normatividad técnica (Permisos, licencias de funcionamiento,

CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ: Se creará mediante documento privado

DIAN: Registro de la empresa ante la DIAN para la obtención del RUT de la

ENTIDADES BANCARIAS: Se solicitará la creación de una cuenta de Ahorros o

SECRETARIA DE HACIENDA MUNICIPAL: Inscribir la empresa ante la secretaria

IMPLEMENTACION SISTEMA DESEGURIDAD Y SALUD EN TRABAJO: El

LIBROS DE CONTABILIDAD: Inscribir los Libros de contabilidad ante cámara de

Todos los procesos de contratación y operación se implementarán según la

(Archivo General de la Nación -AGN-, 2011)

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en

Registro de marca propiedad intelectual

La propiedad intelectual se relaciona con las creaciones de la mente: invenciones,

*Nota: Sí a la fecha la empresa está constituida, por favor anexe el certificado

13. Describa las condiciones técnicas más importantes que se requieren

Se debe tener una buena infraestructura física en cuanto a las

Nota: Para los proyectos agropecuarios, debe identificarse las

o Constitución Política de Colombia.

Artículo 112. Acto Legislativo 1 de 2003, artículo 5. El artículo 111 de la

o Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos

Esta norma es actualmente, la de mayor importancia para el sector de archivos,

Otro tema de especial importancia para el estudio de caracterización y que tiene

o Ley 527 de 1999 Ley de Comercio Electrónico.

Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y

o Ley 962 de 2005

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

Artículo 6. “Medios Tecnológicos”. Para atender los trámites y procedimientos de

La sustanciación de las actuaciones, así como la expedición de los actos

Parágrafo 3. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos

o Ley 1437 de 2011 Cap. IV. Utilización de medios electrónicos en el

Artículo 55. Documento público en medio electrónico. Los documentos públicos

Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Reglamentado parcialmente por el

Artículo 64. Estándares y protocolos. Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en este

o Decreto 1515 de 2013 Reglamentaria de la Ley 80 de 1989.

Tablas de Retención Documental: Esta norma, reglamentaria de la Ley 80 de

Esta norma específica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad

o ISO 15489-1 y 15489-2

Regula la implementación de sistemas de gestión de documentos. La primera

o ISO 23081-1 y 23081-2

o ISO/TR 13028:2010. Information and documentation - Implementation

Tiene como objetivo establecer buenas prácticas en la digitalización de

o ISO 27001 Sistema de gestión de Seguridad de la Información.

14. Defina los requerimientos en: Infraestructura - adecuaciones,

14.1- ¿Para el funcionamiento del negocio, es necesario un lugar

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 Estado del vehículo:

Equipo de Adecuaciones en 1 $5.000.000 Instalaciones Locativas