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Índice
1. Contexto 03
2. Relatório gratuito e análise on-demand 04
3. Aquisição de economato 04
a) Conceitos Básicos 06
4. Check-list inicial para a aquisição de Economato 10
a) Modelo de compras de economato 10
b) Estimativa de necessidades 11
c) Pontos de economato/Controlo de custos 11
d) Riscos 12
e) Economato just-in-time 12
f) Classificação de economato 13
g) Catálogos e atributos do economato 13
5. Análise de preços 16
a) Caneta esferográfica azul de traço médio (0,3 a 0,7mm) 16
GTW_DCS_M_166_Gatewit Market Report: Economato_P_1.0
MKT.M.4.1.0
Gatewit Market Report 3
#1 Contexto
Baseado no conceito de que a estratégia de aquisição destes bens (de utilização gené-
rica e massiva) promove uma filosofia de “one-size-does-not-fit-all” é importante, acima
de tudo, a explicitação dos conceitos e das variáveis que são intrínsecas à aquisição e,
ainda mais importante, o seu domínio, com objetivo de deteção de oportunidades de
poupança pela via do domínio técnico sobre a compra a empreender.
Neste caso, são exploradas as características técnicas e uma parte significativa da in-
formação colocada nas cláusulas contratuais associadas à respetiva contratação, sendo
mencionadas abaixo e consideradas “boas práticas” na aquisição de economato.
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas
#2 Relatório gratuito e
análise on-demand
O Relatório aqui reproduzido não tem qualquer custo. Esperamos que
retire dele o máximo proveito para a preparação do seu processo de
aquisição de economato!
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Gatewit Market Report 5
#3 Aquisição de economato
A aquisição de economato é atualmente um processo que diríamos
comum a todas as organizações, sobretudo no setor terciário. Assim,
não é por acaso que reservamos uma edição dos nossos Market Reports
à estruturação e análise da categoria de Economato. Dada a sua grande
diversidade e ausência de padrões de consumo no que diz respeito às
empresas, já que as suas necessidades em termos de economato são
bastante distintas, apontamos o foco deste relatório ao entendimento
de como construir estratégias de compra neste enquadramento.
1. Conceitos Básicos
Pergunta-chave:
O que sei acerca da aquisição de economato?
Economato
O conceito de economato refere-se aos materiais de consumo corrente que
permitem a laboração contínua de um escritório ou empresa, no espetro dos
consumíveis de uso corrente.
Especificidades do economato
A construção de um stock de material de economato ou do seu armazém é em
tudo diferente dos restantes stocks ou armazéns que possam eventualmente
existir na sua organização, sobretudo pelas suas caraterísticas de não pereci-
bilidade e por sofrerem uma baixa depreciação depois do investimento neste
material.
Quanto ao tipo de rotação que este material tem, pode o mesmo dividir-se
entre material de rotação lenta (agendas, agrafadores, tesouras, pastas de ar-
quivo, bases e calendários, etc.), rotação média (CD’s, pilhas, fita-cola, etc.) e
rotação normal (como canetas, blocos de notas adesivas, agrafos, cadernos,
blocos de apontamentos, etc.).
Cada um deste conjunto de artigos poderá ter uma planificação de compra, tal
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Gatewit Market Report 7
É a pessoa (ou conjunto de pessoas) que tem como missão a definição das
necessidades, recolha de caraterísticas e atributos, fazendo o ajuste das neces-
sidades, a encomenda, a receção, a reconciliação das encomendas com as fa-
turas, a conferência das encomendas e o tratamento contabilístico das mesmas
e ainda a sua inventariação e organização em armazém.
Estas tarefas poderão estar concentradas na mesma pessoa ou unidade de ne-
gócio ou, em alternativa, estar repartida por várias pessoas e ser esta categoria
de aquisição compartilhada por várias pessoas.
A sua estruturação será, como veremos abaixo, tanto mais complexa quanto
mais unidades de negócio da sua organização estiverem envolvidas.
Fungibilidade
Palavra difícil? Nem por isso… Todos, nas nossas organizações, já experimentámos
material de pior qualidade em relação a outro material para o mesmo fim, com
uma qualidade superior. Essa caraterística (designada, então, por fungibilidade)
é a caraterística que os bens móveis têm (sobretudo o economato) em serem
substituídos por outros que cumpram os mesmos objetivos, comprometendo
no entanto, e por vezes, a qualidade dos produtos. O truque está nas
especificações e atributos dos artigos. Conhecer os artigos a fundo é sinónimo
de ter o processo de aquisição mais controlado, garantindo que o resultado da
compra é o esperado não tendo “surpresas” com a qualidade do material no
momento da entrega.
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Gatewit Market Report 9
Por outro lado, depois de ter este volume calculado, poderá calcular também
1/10 deste valor para aquilo que se designa por stock de segurança, isto é, o
stock sempre existente na sua organização para situações de desgaste não
planeados.
Descoberta
Pergunta-chave:
É realmente importante dedicar algum do meu tempo à
gestão de economato? Porquê?
Sem qualquer dúvida. A gestão de economato insere-se na categoria de
compras que merece a atenção dos gestores e compradores pelo facto de
reunirem alguns dos facilitadores de desvios de budget na sua compra,
sobretudo, porque a) dada a sua pequena expressão podem ser comprados
fora de contrato (contribuindo para as famosas compras Maverick), b) dada
a sua pequena expressão podem avolumar-se as despesas de baixo valor (às
quais se chamam de despesas “tail”) e ainda c) dada a sua pequena expressão
pode originar custos totais superiores, uma vez que os custos que se aplicam às
transações são também superiores.
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas
Pergunta-chave:
Que lugar ocupam as aquisições de economato para a
minha organização?
Pela análise que fez, qual é o papel que têm as aquisições de economa-
to? Deverá fazer esta análise para poder perceber que tipo de modelo de
compras deverá empreender e qual o âmbito da sua consulta, a lançar ao
mercado:
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Gatewit Market Report 11
b) Estimativa de necessidades
Pergunta-chave:
Como encontro o ponto de equilíbrio entre as minhas neces-
sidades e o meu stock de economato?
Sabemos já que o seu economato deverá, à partida, ter três características: ele é
comprado em baixa escala e ocupa um lugar no seu orçamento, diríamos, reduzido
face ao seu volume total de vendas/orçamento; existe uma grande diversidade de
produtos que encaixa nesta categoria; os fornecedores com que trabalha, e se não
votou nenhuma atenção ao processo de economato, são ainda em número rele-
vante.
Uma das formas que tem para a constituição do equilíbrio entre as suas necessi-
dades e o seu stock de economato é fazer uma análise ao consumo de economato
e planear as aquisições com algum tempo (um mês, por exemplo). Assim, garante
que tem apenas o indispensável em stock, a que devemos juntar o stock de segu-
rança, como já falaremos a seguir.
Se o seu processo estiver descentralizado, deverá então afetar uma verba a cada
unidade de negócio para que eles próprios possam gerir esse dinheiro que se ma-
terializa em encomendas de economato.
Por outro lado, deverá garantir que as suas previsões de economato se distribuem
pelos seus pontos de economato, isto é, por todos os locais de armazenamento e
de acesso dos colaboradores da sua organização.
Pergunta-chave:
Como controla os custos com o economato?
Sabemos que a redução dos stocks deste material e o pedido à medida das neces-
sidades (depois da constituição de um stock de segurança) permite a redução de
custos, especialmente na parte do estacionário (material de economato produzido
de acordo com a imagem da organização, onde se inserem os envelopes, os cartões
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas
de visita, etc.).
Por outro lado, se não existir um processo formalizado de autorização par acesso ao
economato, poderá começar a ter um custo alto de consumo desregrado do mesmo,
pelo que deverá, pelo menos, criar condições para a existência de um registo de saída
de economato. Isso ajudá-lo-á duplamente: a controlar os custos com esta categoria
e ainda a planear as futuras aquisições.
d) Riscos
Pergunta-chave:
Conhece os riscos associados à compra de Economato?
Maverick não era um filósofo. “Tail-spend management” nada tem que ver com ana-
tomia animal. São antes expressões que se verificam em compras com recurso a
fornecedores fora de contratos estabelecidos (muitas vezes, compras de cariz infor-
mal e de conta corrente) e um tipo de despesa que pelo seu baixo volume, falta de
visibilidade mas, ainda assim, uma alta frequência acaba por, de forma agregada, ter
uma importância orçamental relevante, respetivamente.
É importante fazer um exercício interno de reflexão sobre estes dois acontecimentos
e perceber se eles podem levar a uma derrapagem no seu orçamento com esta ca-
tegoria. Depois da lição aprendida, é só evitar que volte a acontecer. Como? Deverá
instituir processos para que tal não se repita.
e) Economato just-in-time
Pergunta-chave:
Quando vou precisar do material do economato?
Arriscamos a dizer: sempre. Sabendo que é uma das categorias que mantém a orga-
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f) Classificação de economato
Pergunta-chave:
Preciso de comprar/encomendar tudo ao mesmo tempo?
Pergunta-chave:
Sabe que economato tem na sua organização?
Ora, se ainda não tem ideia de como é composto o seu catálogo de materiais de
economato, deverá fazê-lo inicialmente e não esperar pelo seu fornecedor para o
fazer.
Estes artigos devem estar devidamente classificados como já vimos e devem conter os
seus atributos e as unidades em que os mesmos se expressam. Damos o exemplo de
uma simples caneta. Para que possa conhecer a fundo a caneta, deverá ter a seguinte
informação em catálogo:
Marca -
Modelo -
Fotografia -
Se tiver toda esta informação organizada relativamente à base de dados do seu material
de economato, será mais fácil consumar poupanças, já que, em vez de comparar marcas
no seu processo de compra, irá comparar caraterísticas tornando-se assim mais fácil para
o comprador a comparabilidade em termos de material, evidenciando possibilidades de
poupança em artigos com o mesmo perfil de atributos.
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Gatewit Market Report 15
Descoberta
Pergunta-chave:
E você, é proativo ou reativo?
A existências de processos internos de agregação de necessidades dividem-se
em dois grandes ciclos: o proativo e o reativo.
Se tiver tempo, poderá fazer a junção dos dois processos e depois de uma
manifestação de uma necessidade reativa (por falta de determinado bem)
poderá conduzir uma agregação de necessidades proativa, estendendo-a a
outra unidade de negócio da sua organização, por exemplo.
#5 Análise de Preços
Fazemos em seguida uma análise aos preços unitários apresentados
no mercado para alguns produtos de consumo corrente, onde se
evidenciam as oportunidades de poupança se recorrer a um processo
de compra de economato devidamente sustentado nas características
dos produtos. Recordamos que este é um relatório gratuito e, como tal,
apenas contém análises dos produtos mais consumidos nesta categoria:
50,00
42,90
40,00
Preço ( € )
30,00
20,00
14,07
10,00
0,19
0,00
Gráfico 1 - Análise do preço mínimo, médio e máximo de uma caneta esferográfica azul de traço média (0,3 a 0,7mm)
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99,5 %
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Gatewit Market Report 17
0,50
0,50
0,40
Preço ( € )
0,30
0,20
0,11
0,10
0,02
0,00
Gráfico 2 -Análise do preço mínimo, médio e máximo do envelope standard para folhas A4 (110x220mm)
96 %
7,00 6,79
6,00
5,00
4,00
Preço ( € )
3,00
2,10
2,00
1,00
0,42
0,00
Gráfico 3 - Análise do preço mínimo, médio e máximo dos blocos de notas auto adesivas amarelos
de tamanho standard (76x76mm)
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#6 Boas práticas
Resumem-se abaixo algumas das melhores práticas identificadas nas estratégias de
compra de material de economato:
1. Organizar-se a si e ao economato!
2. Negociar
3. Leilão eletrónico
• Encomendas automáticas;
• Registo de entradas, pedidos e saídas de armazém de economato;
• Análises por unidades orgânicas, centros de custo ou centros de
responsabilidade;
• Padronização de consumos por acesso aos produtos mais requisitados
• Informação de gestão periódica sobre os pedidos ao armazém,
entradas, saídas, top consumidores, etc.;
• Explicitação dos níveis de serviço associados (tempos de entrega,
quantidades mínimas de encomenda, etc.);
• Cálculos de payback e rentabilidade do software;
• Uniformização dos procedimentos para artigos de economato não
catalogados.
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Gatewit Market Report 21
7. Workflow
No caso das entidades públicas (mas não só), tal sai reforçado pela
necessidade de validação e segregação de funções, permitindo ter
controlo sobre a despesa.
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas
8. Prepare a consulta, mesmo que lhe pareça que não faz sentido formaliza-la
#7 Ficha Técnica
A análise efetuada foi feita a preços de mercado de setembro de 2014, onde:
• Foram analisados 29 tipos de canetas esferográficas azuis com traço entre 0,3 e
0,7mm
• Foram analisados 22 tipos de envelopes de formato standard (110x220 mm) para
folhas A4
• Foram analisados 10 tipos de Blocos de Notas auto adesivos amarelos de tamanho
standard (76x76 mm)
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consulting.services@gatewit.com
www.gatewit.com
www.gatewit.com/
Dezembro 2014