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PARQUE TECNOLóGICO MISIONES [Sistema de Gestión Documental] MANUAL DEL USUARIO V1.0

PARQUE TECNOLóGICO MISIONES

[Sistema de Gestión Documental]

MANUAL DEL USUARIO V1.0

Índice de contenido

Sistema de Gestión Documental

Introducción

4

Ingreso al Sistema

4

[Usuario del Sistema - internos]

4

[Usuarios externos - ciudadanos]

5

Estructura y Funcionalidad del sistema

7

Tipos de Perfiles del Sistema

8

Módulos y Funcionalidades generales para todos los perfiles

9

[Cambio de Contraseña]

9

[Listas de Usuarios]

10

Crear una Lista.-

10

Editar una Lista.-

11

Consultar una Lista.-

11

[Sección Bandejas]

12

[Estructura de pantallas con el contenido de bandejas]

13

En la parte superior de la pantalla

13

En la parte central izquierda de la pantalla

13

En la parte central derecha de la pantalla

13

En la parte inferior de la pantalla

14

[Tipos de bandejas ]

14

En elaboración

14

Recibidos

15

Enviados

16

Reasignados

16

Por imprimir

17

Informados

17

Archivados

18

Eliminados

18

Detalle general de los documentos

19

[Ingreso a la información detallada de los documentos]

19

[Detalle general de los documentos]

19

Acciones con los documentos

23

Sistema de Gestión Documental

[Acción editar]

23

[Acción responder]

24

[Acción reasignar]

25

[Acción informar]

26

[Acción archivar]

27

[Acción firmar/enviar]

29

Firmar digitalmente el documento que será enviado (envío

29

Enviar documento sin firma digital(envío manual):

29

[Acción eliminar]

31

[Acción restaurar]

32

Creación de documentos

34

Registro de documentos externos

36

Imprimir comprobantes

38

[Imprimir código de barras]

38

[Imprimir comprobante]

39

[Cargar documentos digitalizados]

39

Consulta y Búsqueda de

42

Reportes

44

Sistema de Gestión Documental

Introducción

El presente documento es el manual de usuario del sistema de gestión documental (SGD), herramienta informática que apoyará el proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos.

Ingreso al Sistema

Se inicia abriendo el navegador de Internet. Una vez que se abre la página, se digita la siguiente dirección: http://www.ptmi.org.ar/sgd. Aparecerá la página de ingreso al sistema de gestión documental. En donde, se ingresa como usuarios del sistema o ciudadanos.

[Usuario del Sistema - internos]

Los usuarios del sistemason los usuarios creados por el administrador de la institución que tienen implementado el sistema de gestión documental. Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:

Ingresar usuario y contraseña, que será enviado por mail desde el SGD a su cuenta de correo electrónico donde usted podrá cambiarla (ilustración 1).

su cuenta de correo electrónico donde usted podrá cambiarla (ilustración 1). lustración 1: Notificación por e-mail

lustración 1: Notificación por e-mail

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 2: Ingreso al sistema como funcionario [Usuarios externos - ciudadanos] Los

Ilustración 2: Ingreso al sistema como funcionario

[Usuarios externos - ciudadanos]

Los usuarios externosson los ciudadanos creados en el sistema al momento de registrar un

documento. Los usuarios externos por medio de esta opción podrán consultar el estado de sus trámites en la institución que utiliza el sistema de gestión documental. Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:

Seleccionar el Tipo de usuario Público

Ingresar usuario y contraseña. En el caso de no definir un nombre de usuario, el sistema

generará un número automáticamente para que el ciudadano pueda ingresar a revisar sus trámites. La nueva contraseña la define el usuario externo la primera vez que ingrese a la aplicación.

Seleccionar el botón Ingresar.(ilustración 3)

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 3: Ingreso al SGD como usuario público 6

Ilustración 3: Ingreso al SGD como usuario público

Sistema de Gestión Documental

Estructura y Funcionalidad del sistema

Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal (ilustración. 4) del sistema se encuentra dividida en 3 secciones principales que son:

Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla).

Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas, ingreso y registro de documentos, administración, entre otras. (Parte izquierda de la pantalla).

Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central de la pantalla).

acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central de la pantalla). Ilustración 4: Pantalla principal

Ilustración 4: Pantalla principal del SGD

Tipos de Perfiles del Sistema

El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario:

Sistema de Gestión Documental

a) Perfil usuario administrador : Este perfil tiene acceso a todos los módulos y sub-módulos del sistema. Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles, áreas, numeración de documentos, etc. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema.

b) Perfil usuario normal: Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos, búsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.

c) Perfil usuario de mesa de entradas: Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Sólo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.

Sistema de Gestión Documental

Módulos y Funcionalidades generales para todos los perfiles

[Cambio de Contraseña]

Es opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema (ilustración. 5). Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave.

Para cambiar la contraseña se debe:

Seleccionar la opción Cambio Contraseñadel ítem del menú administración.

Ingresar la contraseña anterior.

Ingresar la nueva contraseña.

Seleccionar el botón Aceptar.

Ingresar la nueva contraseña. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 5: Cambio de

Ilustración 5: Cambio de contraseña

[Listas de Usuarios]

Sistema de Gestión Documental

Permite crear, editar y consultar listas de usuarios internos, externos y mixtas (usuarios internos y externos).

Crear una Lista.-

En la parte superior, ingresar el nombre y descripción de la lista (ilustración. 6).

En la sección Buscar Personaseleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del usuario y puesto y dar clic en el botón Buscar.

Para crear una lista:

Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link Incluirque se encuentra debajo de la columna Acción. El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual.

Seleccionar el botón Aceptar.

como parte de la lista actual. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 6:

Ilustración 6: Crear lista de envío

Editar una Lista.-

Sistema de Gestión Documental

En la parte superior, seleccionar la lista por ser editada y modificar el nombre o descripción de la

misma. En la sección Buscar Personaseleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del usuario y puesto. Dar clic en el botón Buscar(ilustración. 7). Para editar una lista se debe:

Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link incluirque se encuentra debajo de la columna Acción.

El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual. Si desea borrarlos de la lista se debe seleccionar el link borrar

Seleccionar el botón Aceptar.

borrar ” • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 7: Editar lista de envío

Ilustración 7: Editar lista de envío

Consultar una Lista.-

Se debe seleccionar la lista que se desea consultar y a continuación se despliega la lista con todos los usuarios que pertenecen actualmente a la lista (ilustración. 8).

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 8: Consultar lista de envío [Sección Bandejas] La carpetas con las

Ilustración 8: Consultar lista de envío

[Sección Bandejas]

La carpetas con las que cuenta el sistema de gestión documental son las siguientes: en elaboración, recibidos, enviados, reasignados, por imprimir, informados, archivados y eliminados.

recibidos, enviados, reasignados, por imprimir, informados, archivados y eliminados. Ilustración 9: Bandejas 12

Ilustración 9: Bandejas

Sistema de Gestión Documental

[Estructura de pantallas con el contenido de bandejas]

En la parte superior de la pantalla

Tenemos una descripción del tipo de documentos que se despliegan en la carpeta actual (ilustración

10).

que se despliegan en la carpeta actual (ilustración 10). Ilustración 10: Descripción de bandeja En la

Ilustración 10: Descripción de bandeja

En la parte central izquierda de la pantalla

Encontramos un pequeño cuadro de búsquedas, en el que se debe ingresar el número del documento para encontrarlo. Para concluir el proceso pulse el botón Buscar. En la parte inferior se desplegarán todos los documentos que cumplan con la condición ingresada. (ilustración 11)

que cumplan con la condición ingresada. (ilustración 11) Ilustración 11: Cuadro de búsquedas En la parte

Ilustración 11: Cuadro de búsquedas

En la parte central derecha de la pantalla

Tenemos las acciones que el usuario puede realizar con determinados documentos. Entre ellas tenemos: responder, informar, firmar, enviar, eliminar, entre otras. (ilustración 12)

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 12: Acciones sobre los documentos En la parte inferior de la

Ilustración 12: Acciones sobre los documentos

En la parte inferior de la pantalla

Tenemos el detalle de los documentos con: de, para, asunto, fecha del documento, número de documento, número de referencia y tipo de documento. (ilustración 13)

número de referencia y tipo de documento. (ilustración 13) Ilustración 13: Detalle de columnas [Tipos de

Ilustración 13: Detalle de columnas

[Tipos de bandejas ]

Todos los documentos pueden ser listados por leídosy no leídos. Los que aparecen resaltados en negrita son los no leídos, mientras que los otros son los leídos. El sistema cuenta actualmente con los siguientes tipos de bandejas:

En elaboración

Aquí se encuentran los documentos que están en estado de edición, para que sean revisados y corregidos. Desde aquí se pueden realizar las siguientes acciones Firmar/Enviar, Eliminar, Reasignar , Informar y Comentar . Estas acciones están explicadas más adelante. (ilustración 14)

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 14: Bandeja "En elaboración" Recibidos Aquí se encuentran los

Ilustración 14: Bandeja "En elaboración"

Recibidos

Aquí se encuentran los documentos por tramitar que han sido recibidos. En este módulo se encuentran las acciones Reasignar,Informar, Archivary Comentar. (ilustración 15)

” , “ Archivar ” y “ Comentar ” . (ilustración 15) Ilustración 15: Bandeja "Recibidos"

Ilustración 15: Bandeja "Recibidos"

Enviados

Sistema de Gestión Documental

Aquí se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el sistema a sus destinatarios. En este módulo se encuentran la acción Informar, Archivary Comentar. (ilustración 16)

“ Archivar ” y “ Comentar ” . (ilustración 16) Ilustración 16: Bandeja "Enviados" Reasignados

Ilustración 16: Bandeja "Enviados"

Reasignados

Aquí se encuentran los documentos que fueron previamente reasignados. En este módulo se encuentra la acción Informary Comentar. (ilustración 17)

la acción “ Informar ” y “ Comentar ” . (ilustración 17) Ilustración 17: Bandeja "Reasignados"

Ilustración 17: Bandeja "Reasignados"

Por imprimir

Sistema de Gestión Documental

Aquí se listan los documentos que fueron guardados para ser enviados manualmente, por lo tanto deben enviarse. Aquí se encuentran las acciones Eliminar , Enviar y Comentar . Las cuales están explicadas mas adelante. (ilustración 18)

Las cuales están explicadas mas adelante. (ilustración 18) Ilustración 18: Bandeja "Por imprimir" Informados

Ilustración 18: Bandeja "Por imprimir"

Informados

Aquí se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea informado(s) del mismo. Las acciones son Informar , Eliminar y Comentar. (ilustración 19)

” , “ Eliminar ” y “ Comentar ” . (ilustración 19) Ilustración 19: Bandeja "Informados"

Ilustración 19: Bandeja "Informados"

Archivados

Sistema de Gestión Documental

Aquí se encuentran los documentos que fueron previamente archivados. En este módulo se encuentra la acción Restaurar, Informary Comentar. (ilustración 20)

“ Informar ” y “ Comentar ” . (ilustración 20) Ilustración 20: Bandeja "Archivados" Eliminados

Ilustración 20: Bandeja "Archivados"

Eliminados

Aquí se listan los documentos que se encontraban en estado de edición y que han sido eliminados . En este módulo encontramos la acción Restaurar, Informary Comentar. (ilustración 21)

” , “ Informar ” y “ Comentar ” . (ilustración 21) Ilustración 21: Bandeja "Eliminados"

Ilustración 21: Bandeja "Eliminados"

Detalle general de los documentos

Sistema de Gestión Documental

[Ingreso a la información detallada de los documentos]

Para ingresar a la información detallada de los documentos de todas las carpetas debemos:

Seleccionar el documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. (ilustración 22) Inmediatamente, se despliega una pantalla donde podemos encontrar las opciones: información general, anexos, recorrido y carpetas. (ilustración 23)

general, anexos, recorrido y carpetas. (ilustración 23) Ilustración 22: Ingreso a la información del documento

Ilustración 22: Ingreso a la información del documento

[Detalle general de los documentos]

Esta pantalla contiene las siguientes acciones:

Vista

previa

del

documento:

permite

visualizar

el

documento

una

vez

que

ha

sido

correctamente grabado. Además se puede encontrar las opciones: información general, anexos, recorrido y carpetas.

información general, anexos, recorrido y carpetas. Ilustración 23: Información del documento • En la

Ilustración 23: Información del documento

En la opción de nivel de seguridad dentro de Información General, se debe asignar el Nivel documento (ilustración 24):

Público. Todos los usuarios que pertenecen a la institución pueden ver el documento.

Reservado. Solo los usuarios destinatarios pueden verlo. Para escoger el nivel, se selecciona entre Público o Reservado y se graba el nivel .

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 24: Asignación del nivel de seguridad del documento Anexos . Todos

Ilustración 24: Asignación del nivel de seguridad del documento

Anexos. Todos los archivos que han sido adjuntados con el documento (ilustración 25). Los anexos máximo deben tener un tamaño de 3 MB.

25). Los anexos máximo deben tener un tamaño de 3 MB. Ilustración 25: Archivos anexos del

Ilustración 25: Archivos anexos del documento

Recorrido. Es el flujo histórico del documento que se está tramitando. Son las distintas instancias por las cuales ha pasado el documento desde su creación (ilustración 26).

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 26: Recorrido del documento Carpetas . Esta opción permite incluir los

Ilustración 26: Recorrido del documento

Carpetas. Esta opción permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes y además muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas (ilustración 27).

que pertenecen a estas carpetas (ilustración 27). Ilustración 27: Asignación del documento en una carpeta

Ilustración 27: Asignación del documento en una carpeta virtual

Para incluir un documento en una carpeta virtual se debe:

Seleccionar la carpeta donde se va a incluir el documento.

Seleccionar el link Seleccionar.

Seleccionar el botón Aceptar.

Sistema de Gestión Documental

Acciones con los documentos

Entre

las

acciones

del

usuario

se

tiene:

ELIMINAR,

Sistema de Gestión Documental

EDITAR,

REASIGNAR,

INFORMAR,

FIRMAR/ENVIAR, ARCHIVAR, RESTAURAR, RESPONDER.

[Acción editar]

Permite corregir o modificar la información de un documento que se encuentra en estado de edición (ilustración. 16). Para editar un documento se debe:

Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.

Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento.

Dentro de esta pantalla se edita el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos.

Seleccionar el botón Aceptar.

se puede adjuntar archivos. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 28: Edición de

Ilustración 28: Edición de un documento

[Acción responder]

Sistema de Gestión Documental

Permite enviar un documento de respuesta a los documentos que recibió el usuario. Para responder a un documento se debe:

Ingresar a la bandeja de documentos Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.

Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento.

Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción Responder. (ilustración 29)

En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos. (ilustración 30) y seleccionar el botón Aceptar

(ilustración 30) y seleccionar el botón “ Aceptar ” Ilustración 29: Acción responder Ilustración 30: Redactar

Ilustración 29: Acción responder

30) y seleccionar el botón “ Aceptar ” Ilustración 29: Acción responder Ilustración 30: Redactar respuesta

Ilustración 30: Redactar respuesta

[Acción reasignar]

Sistema de Gestión Documental

Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite o enviar un documento en estado de edición a cualquier usuario para que sea corregido (ilustración 32). Para reasignar un documento se debe:

Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracióno Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.

Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento.

Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción Reasignar.

Escoger el área del usuario al que se le quiere enviar el documento. (ilustración 33)

Escoger al usuario que debe realizar el trámite.

Se despliega una pantalla donde se ingresa un comentario.

Seleccionar el botón Aceptar.

comentario. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 31: Acción reasignar Ilustración 32:

Ilustración 31: Acción reasignar

• Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 31: Acción reasignar Ilustración 32: Reasignar 25

Ilustración 32: Reasignar

Sistema de Gestión Documental

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (ilustración 34).

con el resumen del trámite realizado (ilustración 34). Ilustración 33: Resumen de acción reasignar [ Acción

Ilustración 33: Resumen de acción reasignar

[Acción informar]

Permite enviar una copia del documento. Los documentos informados son enviados inmediatamente a la carpeta de informados(ilustración 35).

a la carpeta de “ informados ” (ilustración 35). Ilustración 34: Acción informar Para informar sobre

Ilustración 34: Acción informar

Para informar sobre un documento:

Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración, Recibidos, Enviados, o Archivadosen donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la acción Informar. (ilustración 36)

Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere informar.

Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.

Seleccionar el botón Aceptar.

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (ilustración 37).

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental I lustración 35: Informar Ilustración 36: Resumen del trámite [Acción archivar] Permite

Ilustración 35: Informar

Sistema de Gestión Documental I lustración 35: Informar Ilustración 36: Resumen del trámite [Acción archivar] Permite

Ilustración 36: Resumen del trámite

[Acción archivar]

Permite archivar documentos que se encuentran en estado de en trámite o enviado. Los documentos archivados son enviados inmediatamente a la carpeta de archivados. Para archivar un documento:

Ingresar a la bandeja de documentos Recibidoso Enviadosen donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Archivar. (ilustración 37)

Sistema de Gestión Documental

Se presenta una pantalla donde ingresamos un comentario. (ilustración 38)

Seleccionar el botón Aceptar.

38) • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 37: Acción archivar Ilustración 38: Archivar

Ilustración 37: Acción archivar

“ Aceptar ” . Ilustración 37: Acción archivar Ilustración 38: Archivar Finalmente, se presentará una

Ilustración 38: Archivar

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (ilustración 39).

presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (ilustración 39). Ilustración 39: Resumen del trámite

Ilustración 39: Resumen del trámite

[Acción firmar/enviar]

Sistema de Gestión Documental

Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edición o no enviado. Los documentos firmados y enviados correctamente son guardados en la carpeta de enviados. Para firmar y enviar un documento debemos:

Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboracióno No Enviadosen donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Firmar/ Enviar. (ilustración 40)

Firmar digitalmente el documento que será enviado (envío electrónico).

NO implementado en esta versión.

Enviar documento sin firma digital(envío manual):

Ingresar un comentario.

Seleccionar el botón Aceptar(ilustración. 41).

Seleccionar el botón “ Aceptar ” (ilustración. 41). Ilustración 40: Acción firmar/enviar Ilustración 41:

Ilustración 40: Acción firmar/enviar

botón “ Aceptar ” (ilustración. 41). Ilustración 40: Acción firmar/enviar Ilustración 41: Firmar / enviar 29

Ilustración 41: Firmar / enviar

Sistema de Gestión Documental

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado y un mensaje de que el documento fue enviado a la carpeta de Enviados y a Documentos por imprimir(ilustración 42).

de Enviados y a Documentos por imprimir(ilustración 42). Ilustración 42: Resumen de la operación Si el

Ilustración 42: Resumen de la operación

Si el documento fue enviado a Documentos por imprimir

Ingresar al módulo de Documentos por Imprimir en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.

Imprimir el documento seleccionado y enviarlo manualmente.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Enviar(ilustración. 27)

Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario.

Seleccionar el botón Aceptar

un comentario. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” Ilustración 43: Acción enviar Ilustración 44: Firmar

Ilustración 43: Acción enviar

un comentario. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” Ilustración 43: Acción enviar Ilustración 44: Firmar

Ilustración 44: Firmar

Sistema de Gestión Documental

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

una pantalla con el resumen del trámite realizado. Ilustración 45: Resumen de la acción firmar [Acción

Ilustración 45: Resumen de la acción firmar

[Acción eliminar]

Permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edición. Los documentos eliminados son enviados a la carpeta de eliminados. Para eliminar un documento:

Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Eliminar.

Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario.

Seleccionar el botón Aceptar.

comentario. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 46: Acción eliminar Ilustración 47: Eliminar

Ilustración 46: Acción eliminar

comentario. • Seleccionar el botón “ Aceptar ” . Ilustración 46: Acción eliminar Ilustración 47: Eliminar

Ilustración 47: Eliminar

Sistema de Gestión Documental

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

una pantalla con el resumen del trámite realizado. Ilustración 48: Resumen de la operación firmar [Acción

Ilustración 48: Resumen de la operación firmar

[Acción restaurar]

Permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de en elaboración. Para restaurar un documento:

Ingresar a la bandeja de documentos Eliminados, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.

Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro e inmediatamente dar un clic en la acción Restaurar.

Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario.

Seleccionar el botón Realizar.

comentario. • Seleccionar el botón “ Realizar ” . Ilustración 49: Acción restaurar Ilustración 50:

Ilustración 49: Acción restaurar

• Seleccionar el botón “ Realizar ” . Ilustración 49: Acción restaurar Ilustración 50: Restaurar 32

Ilustración 50: Restaurar

Sistema de Gestión Documental

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado. Ilustración 51: Resumen de acción restaurar

Ilustración 51: Resumen de acción restaurar

Sistema de Gestión Documental

Creación de documentos

En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de crear nuevos documentos al sistema, los mismos que deben ser tramitados y enviados al personal de la institución. Generalmente se trata de notas, circulares que son enviados por los usuarios internos a usuarios de la misma institución o ajena a esta (ilustración 52).

de la misma institución o ajena a esta (ilustración 52). Ilustración 52: Pantalla de nuevo documento

Ilustración 52: Pantalla de nuevo documento

Al desplegarse la pantalla, se ingresan los siguientes campos:

Tipo de documento

Número de referencia (para el caso de documentos externos)

Asunto

Descripción de los Anexos

Cuerpo del Documento

Nota.- Para la creación de documentos complejos que contengan tablas, gráficos, texto enriquecido, etc se sugiere que estos documentos sean creados en un editor externo y luego añadidos como anexos

Sistema de Gestión Documental

La opción Utilizar Plantilla, permite generar documentos para imprimir en hojas membretadas

propias de la institución, en el caso que este deshabilitada, imprimirá con la plantilla cargada en la institución por defecto. En el botón Buscar De/Parase ingresa el o los destinatarios, remitente y copia (esta opción permite enviar una copia del documento)( ilustación 53 ). Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:

Buscar usuarios por nombre de la institución.

Buscar usuarios por nombre o puesto

de la institución. • Buscar usuarios por nombre o puesto Ilustración 53: Pantalla destinatarios del sistema

Ilustración 53: Pantalla destinatarios del sistema

El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institución o usuarios externos a la institución, en donde su sistema de gestión documental se encuentre interconectado. Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas (usuarios internos y externos). Escogidos los destinatarios, hacer clic en el botón Aceptar , situado en la parte inferior de a pantalla.

Registro de documentos externos

Sistema de Gestión Documental

En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de registrar documentos en el sistema, los mismos que deben ser enviados al personal de la institución. Estos documentos son los que llegan a la institución y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los documentos registrados aparecen en la bandeja de En Elaboracióndonde podemos seguir editándolos (cargar documentos digitalizados y anexos). (ilustración 54)

documentos digitalizados y anexos). (ilustración 54) Ilustración 54: Registrar documento Estos documentos son

Ilustración 54: Registrar documento

Estos documentos son registrados en el sistema, en donde ingresamos:

Fecha de registro

Número de referencia.

Asunto

Resumen

Descripción de los anexos

Sistema de Gestión Documental

En la opción BUSCAR PERSONA ingresamos el o los destinatarios, remitente y copia (esta opción nos permite enviar una copia del documento). Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:

Buscar usuarios por nombre de la institución.

Buscar usuarios por nombre o puesto.

Imprimir comprobantes

[Imprimir código de barras]

Sistema de Gestión Documental

Este módulo permite imprimir el número del documento con su código de barras en la parte superior derecha del mismo. Para imprimir el código de barras del documento debemos:

Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número.

Seleccionar el botón Buscar. (ilustración 55)

En el listado que se despliega en la parte inferior, damos click en la caja de chequeo que se encuentra al final de los registros.

Seleccionar el botón Imprimir Código de Barras.

Seleccionar el botón “ Imprimir Código de Barras ” . Ilustración 55: Buscar documento para imprimir

Ilustración 55: Buscar documento para imprimir

Finalmente, se genera un documento .pdf con el código de barras del documento. (ilustración 56)

genera un documento .pdf con el código de barras del documento. (ilustración 56) Ilustración 56: Código

Ilustración 56: Código de barras

[Imprimir comprobante]

Sistema de Gestión Documental

Este módulo permite imprimir un comprobante de la recepción del documento. Este comprobante

tiene la siguiente información: número de documento, fecha, recibido por, nombre del usuario. Para imprimir el comprobante del documento debemos:

Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número.

Seleccionar el botón Buscar.

En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que se encuentra al final de los registros.

Seleccionar el botón Imprimir Comprobante.

Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante.

Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante. Ilustración 57: comprobante de recepción [Cargar

Ilustración 57: comprobante de recepción

[Cargar documentos digitalizados]

Para cargar y asociar el documento digitalizado:

Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número.

Seleccionar el botón Buscar.

Ubicar el documento y seleccionarlo dando clic en la caja de chequeo que se encuentra al final del registro.

Seleccionar el botón Asociar Imagen del Documento.

Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al documento.

Ingresar un comentario.

Seleccionar el botón Realizar.

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Ilustración 58: Buscar comprobantes Ilustración 59: Asociar imagen digitalizada

Ilustración 58: Buscar comprobantes

de Gestión Documental Ilustración 58: Buscar comprobantes Ilustración 59: Asociar imagen digitalizada Finalmente, se

Ilustración 59: Asociar imagen digitalizada

Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la información referente al documento y

la persona que realizó la acción.

Sistema de Gestión Documental

que realizó la acción. Sistema de Gestión Documental Ilustración 60: Resumen de información Nota.- Solo se

Ilustración 60: Resumen de información

Nota.- Solo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la mesa de entrada. Si son varias hojas se las debe generar en un solo archivo.

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Consulta y Búsqueda de Documentos.

Este módulo permite consultar por medio de parámetros como número o clase de documento, uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud de búsqueda. Parámetros para consultar o buscar documentos. Para consultar un documento, se tiene que ingresar cualquiera de los siguientes parámetros:

Número de documento: se puede digitar todo el número o solamente una parte de él.

Número de referencia: permite realizar la búsqueda por medio del código de referencia con el que llegó el documento, este código es generado por el remitente.

Buscar en texto: podemos ingresar alguna(s) palabra(s) que hemos ingresado en el resumen del documento y el sistema nos va a desplegar todos los documentos que incluyan esta palabra.

Tipo de documento: buscar por los tipos de documentos existentes como por ejemplo: oficio, meno, circular, etc.

Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la búsqueda solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, está por defecto para el último mes, si desea una búsqueda en un rango mayor deberá ampliar este rango para una búsqueda.

Área actual: buscar documentos en una área solicitada.

Área actual: buscar documentos en una área solicitada. Ilustración 61: Parámetros para búsquedas de documentos 42

Ilustración 61: Parámetros para búsquedas de documentos

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Pasos para realizar una consulta o búsqueda del documento. Para realizar una consulta o búsqueda de un documento:

Seleccionar el vínculo "Búsquedas", que se encuentra en la parte inferior de la sección de carpetas y opciones personalizadas. (ilustración 61)

Ingresar el parámetro de búsqueda o consulta de documentos.

Seleccionar el botón Buscar.

En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los documentos que coincidieron con los parámetros de búsqueda ingresados. Una vez que se encontró un documento, se puede acceder a el para revisar su información general:

Al dar clic sobre el Número Documento, se puede obtener la imagen digitalizada para un documento de entrada o el archivo anexo si este ha sido ya registrado.

Al dar clic sobre la Fecha Documento, se visualiza la información general del documento.

Reportes

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Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como:

Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos tenemos: tramitados, en edición, eliminados, archivados, vencidos, etc.

Estadísticas de digitalización de documentos.

Para generar un reporte debemos:

Escoger el tipo de consulta o estadística.

Escoger el área.

Escoger el usuario.

Ingresar la fecha desde y hasta.

Inmediatamente se desplegará un listado con usuario, estado del trámite, número de documentos registrados y digitalizados(dependiendo del tipo de reporte que se desea generar).

del trámite, número de documentos registrados y digitalizados(dependiendo del tipo de reporte que se desea generar).

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Sistema de Gestión Documental Ilustración 62: Reporte Para generar un reporte detallado debemos: • Seleccionar el

Ilustración 62: Reporte

Para generar un reporte detallado debemos:

Seleccionar el link que se encuentra en la última columna del listado anterior.

Seleccionar el link que se encuentra en la última columna del listado anterior. Ilustración 63: Reporte

Ilustración 63: Reporte detallado

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Inmediatamente se desplegará en otra pantalla un reporte detallado. Adicionalmente en este módulo tenemos la opción de Imprimir , que nos permite generar un reporte en un archivo .pdf e imprimirlo.