Asistencia de G.P.S.

en hojas de ruta de una

implementación de EPM
En mi última columna, hablé sobre el uso de un enfoque por fases para realizar los
planes para una implementación de soluciones de Enterprise Project Management
(EPM) de Microsoft. En la actualidad abordaremos realizando una guía de
implementación de EPM como parte del plan del proyecto.

Si ha estado a Microsoft Live mapas sabe que instrucciones requieran dos cosas: un
destino y un punto de origen. Cuando se aplica esta analogía para una
implementación de EPM tenemos pensar en términos similares:

1. Punto de origen definido en términos de tecnología, procesos y personal

2. Destino definidas en términos de negocio y prioridades

Podremos también queremos definir algunas 'estaciones de forma' o provisional se

detiene dónde puede reagrupar, tomar fotografías, disfrutar de los escenarios de unos
minutos y reabastecer el material necesario para el tramo siguiente del viaje.

Cuando se hace una guía o las instrucciones de activación, es bastante común tener
dos escalas. Mantenemos el próximo tramo de la ida y vuelta en detalle, hacia abajo
hasta una ruta de giro por. Podríamos también, sin embargo, mantenemos un mapa
de nivel superior de la ida y vuelta completo con menor detalle para mantener nuestro
tramo actual en el contexto de la ida y vuelta completo. En términos de administración
del proyecto, llamamos a este "ondas sucesivas planear".
"Instrucciones"

Al realizar una guía de implementación de EPM, siempre se inicia con la visión o la

intención de donde se dirige la compañía en cuanto a sus esfuerzos EPM. Esto nos
da el destino que necesitamos realizar instrucciones tal como haría de mapas de
Microsoft Live Meeting.

Si se tuviera que acaba de formular, "¿Qué desea?" la respuesta casi siempre viene
en cuanto a una solución. Personas están probables que diga "Necesito un informe
que tiene este aspecto" o "nuestra empresa necesita análisis de cartera".
Para aquellos de nosotros en el negocio de soluciones, que sabemos que estos tipos
de notas de diseño están llenos con un riesgo. Ofrecemos formación nuestros
asesores para escuchar para clientes que describen su problema como una solución.
"Que es una solución a un problema de", vamos a decir, "no es el problema. Vamos
a definir el problema."

Por lo que no se suelen preguntar "¿Qué desea?" En su lugar, pueden incluir

preguntas que pueden ser útiles durante un proceso de previsión:

"¿Qué decisión empresarial ahora no se puede hacer o están puedan realizar

únicamente con gran dificultad, la realización de las cuales podría ser más fácil como
consecuencia de esta implementación de EPM?"

O:

"¿Qué aspecto de la organización ¿cree que podría estar más eficaz, ya sea a través
de un aumento en el rendimiento o una disminución del esfuerzo a través de esta
implementación de EPM?"

¿Ahora, quién deben se puede hacerse estas preguntas de? ¡Por este motivo, las
personas que tomar estas decisiones, por supuesto! Si nunca ha tenía un total de
hijos minivan y activada para pídales a dónde debe ir como un destino, sabrá que
obtendrá 50 respuestas.

Por la misma razón, necesitamos para asegurarse de que los responsables de

decisiones de la organización son una parte clave de este proceso o se corre el riesgo
de una dirección en la que el controlador de"" no está preparado para viajar a de
selección. Hay una ventaja adicional para mejorar los directivos en el proceso de
hojas de ruta EPM en este momento. Aparte de ser un participante crítico la EPM la
elección de la dirección debe ir implementación, también son capaces de hacerse una
idea de la magnitud del proyecto. Uno de los desafíos más comunes y difíciles para
una implementación correcta de EPM es la compatibilidad con la administración a
largo plazo. Algunos ejecutivos con experiencia no consideran acaba cuánto Esto
podría cambiar las prácticas existentes y los procedimientos y cómo perjudiciales,
incluso temporalmente, esto puede resultar. También pueden no tener una estimación
de cuánto esfuerzo un proyecto de cambio de la referencia cultural como puede ser
EPM.

Durante nuestro trabajo con directivos, así como la administración de proyectos y,

posiblemente, línea personal, intentaremos conectar decisiones empresariales o la
eficiencia del negocio con el proceso y la tecnología. ¿Hay un proceso que debe
crearse con el fin de cumplir este requisito? ¿Qué necesita llevar a cabo? ¿Hay una
función del sistema que existe o que debe crearse para atender esa decisión
empresarial? ¿Qué necesita entregar?

Análisis de sistemas básico es clave en esta fase. Se iniciar a partir de la decisión

empresarial de "resultados" y trabajar nuestra forma a los elementos de datos
necesarios para tomar esas decisiones. En algunos casos, encontramos que los datos
básicos simplemente no están allí y esto da como resultado ese elemento de la guía
básica de que se marca como "alto riesgo." Después de todo, ahora se necesitan
incluir la recopilación de datos en un nuevo formato o estructura para capturar los
nuevos elementos de datos antes de incluso podemos pensar de proporcionar el
mejor proceso de negocio, y que puede ser una ordenación complicada en algunos
casos.

Tenemos algo más que hacer antes de que se cierre el proceso de destino y es
asignar prioridades a los de los distintos elementos de la visión del final. Es muy
común pensar al principio del proceso de hojas de ruta que las prioridades se vayan
a una forma pero encuentre como vaya a los registra realmente que salen de manera
muy diferente. Es interesante comprobar que, por la hora de que todo el mundo ha
aceptado en los destinos que se incluyen en nuestro destino, hay consenso notable
en cuáles deben ser las prioridades superiores.

Lo siguiente que necesitamos para las instrucciones de activación es un punto de

origen y se administrar que a través de un inventario de donde la organización ya está
en relación con los objetivos hemos elegido.

Observamos personal existentes. ¿Están capacitados en administración de proyectos

para sus funciones concretas? ¿Tenemos suficiente personal con la experiencia
suficiente para lograr los objetivos que se han establecido? Recuerde que hay que
buscar en varias medidas aquí porque diferentes personas tendrán una función
diferente en el proceso de administración de proyecto de empresa eventual. No tiene
sentido para enseñar a todos los empleados a ser un programador del proyecto si, de
hecho, nunca será responsables de crear programaciones. De forma predeterminada,
creemos que de cuatro roles: administrador, jefe de proyecto, recursos individuales y
ejecutivo. Si se trata de partes de horas, creemos que también de supervisores como
rol quinto. Por supuesto, dependiendo del destino hemos definido en nuestro proceso
de previsión original, las funciones pueden ser bastante diferentes. Cambia el proceso
de inventario de habilidades profundamente, motivo por el que se inicie siempre
definiendo el destino antes de pensar en el punto de origen.

También tenemos en proceso existente. ¿Hay un proceso de administración de

proyecto indicados o documentado? ¿Cómo se mantiene? ¿Quién es responsable de
él? Si no hay una oficina de administración de proyectos que ya ha establecido, una
gran cantidad de este esfuerzo se centra no existe. Después de todo, no hay ningún
punto en la creación de nuevos procedimientos si existen procedimientos y procesos
que ya son eficaces. Nos podemos hacer un inventario de los procesos existentes
que se encuentren dentro del proceso de administración de proyecto actual y estará
exterior, dependiendo de qué los objetivos ultímate del entorno de EPM.

Por ejemplo, nos podremos haber decidido que administración de contratos se va a

ser un elemento significativo de nuestro entorno de EPM nuevo, y que esto tiene
nunca antes ha parte del proyecto de los procesos de administración de esta
organización. Sin embargo, si nos fijamos aún un poco más lejos, podemos encontrar
que la organización tiene un conjunto de controles para administrar los documentos y
el flujo de trabajo existente ya mover documentos, quizás en SharePoint seguro. Esto
puede ser un proceso ideal para nosotros adoptar y, si fuera necesario, ajuste para
asegurarse de que va a conceder a este aspecto del nuevo entorno de administración
de proyecto de empresa. Al hacerlo, lleva a un beneficio triple bordes. En primer lugar,
no es necesario dedicar el esfuerzo de creación de un nuevo proceso. En segundo
lugar, sabemos que el personal ya tiene los conocimientos y hábitos para usar el
proceso de este modo, lo que no significa ningún aprendizaje esfuerzo o esfuerzo
para obtener el personal para cumplir. Por último, no tenemos la difícil situación de
intentar crear un proceso independiente que podría ser no corresponde un proceso
existente para la administración de documentos, como los contratos.

Sabemos que uno de nuestros mayores desafíos se va a ser el cumplimiento de

normas. No creación del sistema, pero la obtención de todos los usuarios para usarla
y usarla de forma coherente. Cuanto más nos podemos adoptar hábitos existentes,
prácticas y procedimientos que están incrustados en la organización, se convierte en
el cumplimiento de normas sea más fácil.

Por último, necesita un inventario de la plataforma de tecnología. Dado que la solución

EPM de Microsoft se basa en una plataforma de tecnología, es probable que
encuentre algunos de los que la tecnología ya en su lugar, pero también es posible
que las organizaciones tendrán que actualizar algunos de su plataforma en orden
para la solución que va a diseñar para funcionar. SharePoint y SQL Server son
evidentes elementos de la implementación de Microsoft Office Project Server, pero
también es posible que necesite comprobar en compatibilidad de explorador (¿es
todos los usuarios con la versión más reciente de Internet Explorer?), el estado de
seguridad (¿el sistema será accesible desde saliente?), ¿Qué versión de SQL Server
se ha implementado (¿es OLAP Services o SQL Server Reporting Services ya está
en uso?). Es posible que también debe tener en cuenta otros sistemas con los que
necesitará para la interfaz o integrar. ¿Cómo obtendrá acceso a los sistemas en
producción?

El tamaño del sistema planeado también puede requerir mira hardware, red y otros
elementos de la infraestructura para asegurarse de que el sistema tendrá la estructura
que requiere cuando llegue.

Al igual que con cualquier sistema de la empresa, desea planear una producción y el
área de almacenamiento provisional para que las actualizaciones y mejoras se
pueden crear en el laboratorio, en lugar de en el sistema live a través del tiempo.
También es posible que deba hacer planes para una fase piloto o de prueba de
concepto; algo que explicaremos más detalladamente en mi próxima columna.
"Volver a calcular ruta"

Cuando la unidad G.P.S. en mi automóvil descubre que he perdido un turno, voz de

un estupendo trucos y sugerencias dice "Recalcular ruta". Minutos más tarde, la línea
a través de la asignación de los cambios y se tenemos nuevas direcciones. En una
implementación de EPM necesitamos estar preparado para un rodeo o un turno que
está bloqueado para reparaciones. Quizás se perdidas que salir de autopista. ¿Cómo
se tratan con nueva planificación? Hay dos cosas para formular cuando vaya
desactiva curso: en primer lugar, ¿todavía va al mismo lugar? Segundo, ¿cómo se
obtiene existe desde aquí? Uno de Mis ofertas de administración de proyecto favorito
acerca de este tema procede de Napoleón Bonaparte, que una vez dijo, "un plan de
batalla durará hasta contacto con el enemigo."

¿En una implementación de EPM cómo se se aplican este mismo principio? En primer
lugar, necesita una medida para determinar si ya no está en curso. Si un miembro del
equipo tiene una emergencia de dentista mañana y está ausente de la oficina de
cuatro horas, se debe, a continuación, permitir que esa discrepancia cambiar
direcciones descendentes todas las tareas, volver a programar todos los usuarios de
mañana al mediodía hasta el final del proyecto y, a continuación, enviar por correo
electrónico ¿todos los usuarios con sus tiempos de asignación nuevo?

Claro que no.

Una discrepancia de cuatro horas para un recurso a lo largo de seis meses de un
proyecto que implican docenas de personas no es suficiente de una interrupción a
requieran cambiar nuestra ruta de acceso. Lo que necesitamos en el inicio de
cualquier tipo de proyecto de empresa es establecer umbrales de progreso aceptable.
El mundo aeroespacial y de defensa es encontrar un nuevo término para esto
recientemente, "Barreras", que es muy descriptivo. Nos podemos establecer qué
criterios indicaría para nosotros que nuestra ruta debe volver a calcular. Hay varias
métricas típicas o medidas que se deben considerar. En primer lugar, si el costo de
finalización prevista varía según los más caracteres por ciento X desde el presupuesto
original, a continuación, que es posible que constituyen una revisión del plan del
proyecto. Es posible que realice la medida de costo en horas de mano de obra o
dinero. Cualquiera es eficaz. Quizás si la fecha de finalización prevista varía según la
más de X días desde planeado originalmente la fecha de fin, a continuación, es
posible que constituyen una revisión del plan del proyecto.

También es posible que decida que faltan ciertos hitos claves mediante más de un
determinado número de días es un tripwire, o es posible que identificar determinados
riesgos que se obtienen como una tripwire o podría determinar un cambio de
determinados miembros del equipo de proyecto clave como el ejecutivo patrocinador
es un tripwire. Es más importante establecer algunos criterios que obtener los criterios
exactamente derechos. ¡Además, recuerde que va a necesitar se va a medir en
relación con estos criterios a lo largo de la duración del proyecto, por lo que, si decide
50 o 100 métricas diferentes, podría acabar dedicar más tiempo a la medición del
proyecto que el proyecto no hacer!

Una vez que haya determinado que está desactivado curso, es la mejor forma de
obtener en el camino llevar a cabo una revisión del plan del proyecto. Se recomienda
incluir representación desde tanto en el grupo original de los directivos que ayudó a
establecer nuestro destino en primer lugar y desde el grupo en el equipo de
administración de proyecto que ha ayudado hacer el inventario original. Revisiones
de Plan de proyecto pueden no decidirse sobre hacia abajo en la asignación de
responsabilidad de ¿por qué el proyecto está desactivado pista y por qué se ha
desencadenado un tripwire determinados. Tal esfuerzo puede ser muy
contraproducente. Se recomienda centrándose en las siguientes preguntas:

1. ¿Qué ha pasado?
2. ¿Dónde hemos terminó copia de seguridad? ¿Cuál es nuestro actual punto de
origen?
3. ¿Estamos hemos confirmados aún a nuestro destino original o hay una razón
de peso para revisar que procesar o incluso rehacer el proceso de previsión?
4. ¿Es necesario restablecer cualquiera de nuestros hitos intermedios o fases?
5. ¿Necesitamos para cambiar cualquiera de nuestro equipo de proyecto?
6. ¿Es necesario restablecer cualquiera de nuestras estadísticas tripwire?

Preguntas que hemos encontrado para ser menos productivos include:

 ¿Cuya tolerancia es que estamos aquí? ¿Quién es responsable? ¿Quién es

responsable?
 ¿Cómo se obtiene "Atrás" en el camino; ¿volver al plan antiguo?
La razón más común de una revisión del plan de proyecto es la que desplazar las
prioridades de la organización. Por ejemplo, los elementos que se han diseñado para
ser en la fase 3 sé que se exige en la fase 2. Esto normalmente es un signo de un
buen dinámicos dentro de la organización y el resultado de personas iniciar pensar
seriamente acerca de las implicaciones de implementación del sistema de EPM.
Mal tiempo

Antes de que se propone en una unidad de tipo long probablemente comprobar el

canal de meteorología (o weather.msn.com) para asegurarse de que no hay las
inclemencias del tiempo afectará a su viaje. Riesgos forman parte del ciclo de vida.
¡Recuerde que, si no había ningún riesgo, no sería necesidad de que los jefes de
proyecto! La planeación de los riesgos más obvios no es un proceso complicado.
Inicie al principio del proceso de previsión y aspecto en cada uno de los elementos de
destino que está diseñando, pida al grupo qué impedimentos para llegar a este
destino que puede considerar. En algunos casos, el riesgo será significativos. No es
raro que unas organizaciones desean un resultado concreto, sólo para busque los
datos sin procesar necesarios para entregar que nunca se ha recopilado resultado y
que puede ser considerable resistencia a la recopilación de datos.

En un ejemplo, descubrimos una organización que quería planeación de capacidad

de recursos. Que se iba a requieren una contabilidad completa de todos los de la
disponibilidad de los recursos de todo el personal de proyecto y una contabilidad
completa de todas las cargas de trabajo posibles que se pueden aplicar a ese
personal. Cuando se le pregunte si ambos de los que estaban disponibles, estábamos
dijimos que confirme, estaban disponibles, pero sólo para dos quintos de la
organización. Cuando, a continuación, descubrimos que los tres quintos de la
organización que no estaban disponibles para los datos no estaban incluso
representados en la reunión previsión, dijimos, "háganos adivinar. Los problemas que
está experimentando con la planeación de capacidad de recursos se encuentran en
esas tres divisiones." Naturalmente fueran y hemos tenido que identificar a los
responsables de la división de las divisiones se inscriben como una fase
independiente del proyecto y muy alto riesgo.

Cuando se desplaza trabajar con la administración de proyectos y el personal de línea

en el proceso de inventario, solicitan a durante las entrevistas de los riesgos que estas
personas es posible que pueda identificar.

Una vez que se han identificado los riesgos, es importante organizarlos. Si no ha

hecho antes, la información más básica será más valiosos. Se incluyen:

1. Una descripción breve del riesgo

2. El área o la fase del proyecto que puede afectar al
3. La gravedad del riesgo si se obtienen los criterios

Por último, una de las cosas más importantes que puede hacer es agregar algunos
detalles de mitigación de riesgos. Sólo pensar en un riesgo es un factor atenuante
enorme, pero mientras se encuentra la implementación de EPM en sus comienzos,
escribiendo algunas notas en cómo que puede trabajar con un riesgo determinado
durante el proyecto puede ser muy útil. Es común para las decisiones que se realizan
apresuradas en un contexto emocional cuando se obtienen los riesgos. Puede resultar
útil tener algunas notas que se han diseñado mientras en vigor en cabezas más fríos.