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Los condiciones del mercado en el que se compran los artículos. Hay siete métodos
principales para comprar:
Los cuatro primeros métodos se han clasificado por los factores que intervienen en la
fijación del momento para realizar la compra, de la cantidad y de la duración para la cual
se efectúa la adquisición. Los tres últimos se clasifican por la propia forma de la compra.
En consecuencia, esos métodos se solapan o superponen.
La compra sobre contrato puede ser sobre el mercado para un periodo futuro
especificado, especulativa o incluso rigurosamente a las necesidades. Lo propio puede
decidirse de la compra con arreglo a un plan, y en menor grado, de la compra en grupo.
COMPRAS ESPECULATIVAS
En términos rigurosos, la compra especulativa consiste en comprar cuando el mercado
esta bajo mayor cantidad de un producto que la que pueda emplearse en la fabricación,
con la idea de revender después una buena parte del material a un precio bastante mas
alto a los consumidores que tengan que recurrir al mercado cuando su precio sea alto.
Con todo, el término se aplica a menudo a un riesgo de compra mayor que el normal al
adquirir un exceso de materiales en un mercado bajo en la creencia de que el precio
subirá bastante, economizado así a la compañía mucho dinero. Esto va un paso mas allá
que la compra sobre el mercado, hace que las tendencias de los precios en los mercados
de consumo como la base para las compras. No basa las condiciones en la demanda del
propio negocio, sino en la posibilidad de realizar economías sobre los precios del
mercado.
La compra especulativa no es propiamente hablando una función del departamento de
compras. Solo debe autorizarse por la intervención directa de un ejecutivo financiero de
la empresa o del os consejeros. El jefe de compras debe presentar todos los datos,
incluidos los riesgos y también las posibles ventajas, junto con sus conclusiones sobre l
conveniencia de correr el riesgo. Para la fabricación ordinaria, el método no debe
aconsejarse. Sus inconvenientes son numerosos entre ellos:
1. Inmoviliza grandes sumas de capital
2. Pone en peligro los programas de fabricación, al esperar que se presente la ocasión de
compra favorable.
3. Necesita grandes espacios para el almacenamiento
4. Se corre el riesgo de que el material comprando se haga anticuado en el caso de que
se introduzcan radicales en la especificaciones de fabricación.
TIPOS DE COMPRA
Mas el análisis de los costos del proveedor no es, de manera alguna, la única base para
determinar la razón de un precio cotizado De que otros medios disponemos? Mucho
depende del tipo de producto que se compre.
Pueden considerarse cuatro clases generales:
1. Materias Primas: este grupo se compone de las llamadas mercaderías "sensibles" tales
como cobre, trigo, petróleo crudo y yute.
2. Elementos de producción estándar. Este grupo comprende artículos como pernos y
tuercas, muchas formas de acero comercial, válvulas, caños, etc., cuyos precios son
bastante estables y se cotizan sobre la base de "precio de lista con algún descuento".
3. Artículos de poco valor: pertenecen a este grupo artículos cuyo valor relativo es tan
reducido que no justifica ningún gasto para verificar el precio antes de comprar.
4. Elementos especiales: esta clase abarca elementos tales como equipos y otros que se
compran unicamente después de poseer cotizaciones mas bien formales.
MERCADERIAS SENSIBLES
En cuanto a este grupo el precio en un momento dad es, en alguna manera, menos
importante que la tendencia de las cotizaciones. En la mayoría de los casos, el predio en
si es fácil de determinar, porque gran parte de esos materiales se negocian en mercados
bien organizado, y en la medida en que las cotizaciones son un reflejo de las condiciones
del mercado, el precio actual al contado se conoce y es mayormente uniforme para una
determinada calidad. Pero con respecto a las mercaderías de esta índole, las necesidades
de una empresa suelen ser lo suficientemente adaptables de modo que pocas veces es
necesario emitir una orden inmediata, y la compra puede diferirse si la tendencia de
precios ofrece la posibilidad de bajar. La tendencia de las cotizaciones e importante para
la compra de cualquier mercadería, pero muy particularmente para este primer grupo.
Además en cuanto una cuidadosa y estudiada elección del momento es esencial para
obtener el precio justo, ambos tipos de información requeridos como información
difieren de los necesarios cuando se trata de otros grupos de elementos.
ELEMENTOS ESPECIALES
El último grupo de elementos consiste en los que se compran solo en función de
cotizaciones más o menos formales.
Incluye elementos especiales no iterativos y para los cuales no se publican listas de
precios. También pueden exigirse cotizaciones cuando la magnitud de la transacción
excede a una cantidad mínima de dólares. Pueden buscarse con el fin de verificar precios
que ya se están pagando o las compras hechas generalmente a un proveedor habitual, o
con el fin de agregar nuevas fuentes de abastecimiento a las ya existentes. Las compras
periódicas realizadas por el gobierno suelen realizarse por licitación. En este caso, la ley
impone que la orden se ha dado al que solicitaran ofertas a fin de elegir las firmas con las
cuales se entrara luego en las negociaciones acerca del precio definitivo.
Varían ampliamente el grado en que recurre a ofertas competitivas para asegurarse un
precio aceptable. Emitir órdenes sin precios es una práctica muy difundida entre los
compradores de materiales de consumo que son adquiridos una y otra vez en la misma
fuente, respecto de ciertos artículos críticos cuyos precios suben con tanta rapidez que el
proveedor se niega a cotizar en firme. Dondequiera que sea posible los precios deben
indicarse en la orden de compra. En efecto desde un punto de vista legal, si el contrato
ha de ser obligatorio, la orden de compra tiene que contener un precio o un método para
determinarlo.
Si se decide pedir ofertas, se debe proceder de acuerdo con ciertos pasos esenciales. Son
estos: Una cuidadosa selección inicial de fuentes confiables, una redacción clara del
pedido de oferta, el envió realmente competitivo, el tratamiento adecuado de las
cotizaciones al recibirlas y su cuidadoso análisis antes de colocar la orden.
El primer paso consiste en elegir los posibles proveedores a quienes de pedirán ofertas;
se trata, de hecho de una clasificación preliminar de las fuentes de abastecimiento. Se
supone que los oferentes deben:
1. Estar en las condiciones de fabricar el artículo en cuestión de acuerdo con las
especificaciones del comprador y de entregarlo dentro del plazo fijado.
2. Se lo suficientemente confiables en otros respectos como para ser tomados en
consideración.
3. Ser bastantemente numerosos como para asegurar un precio verdaderamente
competitivo.
4. No ser mas numerosos de los necesario. Las primeras dos de estas calificaciones ya
fueron consideradas adecuadamente en nuestro estudio acerca de las fuentes. El
número de proveedores a quienes se enviaran la demanda depende mayormente del
juicio del comprador. Por lo general se invita por lo menos a dos. Mas a menudo tal
que los ofertantes no aseguran un precio verdaderamente competitivo, aunque bajo
circunstancias normales es un factor importante, con tal que los ofertantes sean
comparables en todos los respectos principales y siempre que cada uno sea lo
suficientemente confiable como para que el comprador este dispuesto a comprar de el.
De todos, el primer paso consiste, sin duda en confeccionar una lista de proveedores
potenciales aceptables a quienes se pedirán las ofertas. Por lo general conviene excluir de
tal lista el nombre de toda firma a la cual probablemente no se le daría una orden aunque
sus precios fuesen bajos. De vez en cuando algún proveedor insista tal vez que se le de
una oportunidad de cotizar, y puede ser buena diplomacia del comprador acceder a ese
deseo. También conviene poner a prueba proveedores desconocidos con el fin de
localizar nuevas fuentes. A veces se piden desconocidos con el fin de controlar los
precios de los proveedores regulares o para asignar precio a los inventarios. Con todo,
debería tenerse presente que proponer una oferta causa siempre algún gasto a veces
considerado a una firma y de haber una buena razón para exigírselo. Mas aun, recibir un
pedido de oferta constituye siempre un cierto estimulado para un proveedor e implica la
posibilidad de recibir una orden, a menos que el pedido especifique claramente que no se
piensa colocar una orden, a menos que el pedido especifique claramente que no se piensa
colocar una orden. Por varias razones, pues los jefes de compras no deberían pedir
cotizaciones con ligereza.
Una vez elegidas las firmas a las cuales se invitaran a cotizar, se le enviara la demanda
con todas las informaciones necesarias: una descripción completa de los elementos en
cuestión la fecha para la cual se necesitan, la fecha hasta la cual debe entregarse la oferta
y otras dados por el estilo. Con toda en muchos casos, ese pedido formal de ofertas se
sustituye por una demanda telefónica.
Después de haber remitido una oferta y antes de recibir el aviso de adjudicación de la
orden, los ofertantes están naturalmente ansiosos por saber, como sus cotizaciones se
compraran con la de sus competidores.
Como los ofertantes sellados tan habituales en las licitaciones públicas no se ven con
agrado ni suelen usarse en la industria privada, el jefe de compras esta en condiciones de
comprar las ofertas recibidas si quieren hacerlo. Sin embargo en este caso es importante
que la información al respecto se trate con la mas absoluta reserva. En efecto, algunos
compradores se abstienen deliberadamente de enterarse de las cotizaciones hasta el
momento en que puedan analizar todas las ofertas, para poder responder a todo
ofertantes, que no saben como se compara los precios cotizados.
POR LOS BIENES QUE SE ADQUIERE
a) MATERIAS PRIMAS
Son aquellos materiales indispensables para la producción y que a través de un proceso
sufren una transformación. Su adquisición tiene las siguientes características:
Consumo constante
Grandes cantidades
Información fácil de obtener
Precios según acuerdo
Ocupan mucho espacio de almacenes
El transporte y la manipulación son muy costosos.
b) SUMINISTROS
Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservación de la entidad. No
forman parte del producto pero siempre se requieren para la producción. Las
características de su adquisición son:
Consumo en partida pequeña
Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas
Ocupan poco espacio en el almacén
Mucho trabajo de oficina por la variedad
Tienen especificaciones normalizadas
c) PIEZAS FÁBRICADAS
Son pequeñas piezas o herramientas que se adquieren para revender. Sus características
son:
Margen de ganancias en reventa decisivo
Adquisición por cotizaciones para obtener mejor precio
Tratándose de artículos estándar pueden obtenerse precios de mayoristas
Su adquisición debe limitarse a programas establecidos
d) MAQUINARIA Y EQUIPO
Su denominación es suficiente para saber de que se trata. Su adquisición presenta las
siguientes características:
Debe ser aprobada por los directivos
Priman las condiciones o características técnicas
Las especificaciones debe ser minuciosas
Deben indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener
La decisión se toma en conjunto entre el interesado y compras
a) COMPRAS CENTRALIZADAS
Se denominan así cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado
"compras " el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisición
preocupándose por obtener: calidad, servicio y precio.
b) COMPRAS DESCENTRALIZADAS
Esta clasificación puede tener dos aspectos:
Cuando existiendo el organismo denominado compras, solo ejercita el control de
las adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos autónomos.
Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.
c) COMPRAS MIXTAS
Se denominan así cuando los artículos de uso general son adquiridos por el organismo
central "compras" y los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada
dependencia o por sus propios compradores.
CONTROL DE INVENTARIOS
La función de las compras incluye ocasiones al control de inventarios. Si este es el
caso el gerente de producción debe con frecuencia intercambiar información con
compras respecto al nivel del inventario de materias primas, artículos en proceso y
productos terminados. Si los inventarios de materia prima resultan agotados, el
proceso de producción tendrá que detenerse. Si los inventarios de artículos en
proceso y artículos terminados resultan excesivos, pueden elevarse los costos de
producción y la planta puede resultar abarrotada de productos semiterminados y
terminados. Otra área de interés mutuo para producción u compras comprende las
funciones de embarque y recibo en algunas compañías.
Gestión de compras: Los sistemas de
información en la gestión compras
Esta es una respuesta que no se debe tomar a la ligera y que requiere de una
evaluación exhaustiva de pros y contras. De su decisión recae el éxito o el
fracaso en el suministro ágil y eficaz de su suministro y por ende de la gestión
general de la empresa.
Pero, aun sigue la pregunta sin ser respondida. Así que vamos a hacer una
lista de ventajas y desventajas de cada modelo para que pueda tomar una
decisión más aterrizada:
Compras centralizadas:
Como lo mencioné anteriormente, se refiere a una ubicación central donde se
realizan la mayoría de las funciones de compra, es decir su autoridad y
responsabilidad son asignadas a una organización central.
Ventajas Desventajas
Ventajas Desventajas
Ahora, ¿cuál es la mejor opción? La respuesta estará dada entre otros temas
por el volumen de compras y el tamaño de la empresa, pero el reto de la
organización estará dado por el análisis de los pros y contras del modelo, el
establecimiento de estrategias para minimizar sus desventajas potencializando
al máximo las ventajas y siempre cumpliendo con el objetivo principal de ser
oportunos con respecto a lo que necesita la organización en tiempo, calidad y
precio.