PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

IT3.P1.SA 04/05/2017
INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS CONVENIOS
Y/O CONTRATOS DEL ICBF
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Definición: Este instructivo indica los lineamientos técnicos para la organización de los documentos que hacen parte de
los Convenios y/o Contratos que suscriba el ICBF.

CONTENIDO DEL DOCUMENTO

1. OBJETIVO. Establecer los lineamientos para la organización de los documentos que conforman los convenios
y/o contratos que suscribe el ICBF con organizaciones externas, para garantizar los principios de Procedencia
y Orden Original, con el fin de evitar la pérdida de los documentos y la trazabilidad de los mismos. Todo esto
enmarcado en el cumplimiento de la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000.

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del procedimiento

P1. SA. Organización de Archivos

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Organizar los documentos que corresponden a los convenios y/o contratos.

4. DESARROLLO:

PASOS PARA ORGANIZAR LOS CONVENIOS Y/O CONTRATOS

A. Para la organización documental de los convenios y/o contratos, se debe tener en cuenta el
Procedimiento de Organización de Archivos P1. S.A. Versión 2.

B. La documentación que va a ser objeto de foliación debe:

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 Estar previamente clasificada.

 Previamente ordenada.
 La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el trámite que dio lugar a su
producción.
 El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en
consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

 La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración

consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo.
 Se deben foliar todas y cada una de las hojas que hacen parte del expediente (carpeta).
 Para este fin se debe utilizar lápiz de mina negra.
 Se debe enumerar de manera consecutiva, es decir sin omitir, ni repetir números. No se debe
foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
 En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número
correspondiente en la cara recta del folio.

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 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco,
y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
 No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
 No se deben foliar las pastas, ni los separadores (hojas en blanco).
 Si existen errores de foliación ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones,
 La foliación es la última tarea que se debe hacer, una vez se hayan clasificado, organizado,
inventariado y retirado el material abrasivo de los documentos.
 Los soportes distintos al papel (CD´s, discos, videos, USB), deben ser guardados en sobre de
manila blanco y con el número de folio correspondiente al que pertenezca en el trámite. Es
necesario dejar constancia en el campo de notas en el FUID, sobre este soporte. Si se opta por
separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. En caso de que no se
cuente con sobres de manila blanco, se recomienda utilizar sobres plásticos en polipropileno.
Acuerdo 037 de 2002, emitido por el Archivo General de la Nación.
 Se recomienda que la información que se conserve en estos soportes sea guardada en formato
PDF para evitar la pérdida o alteración de la información.
 El sobre blanco anteriormente mencionado debe ser marcado con el mismo nombre que esté
identificado el soporte, con mínimo los siguientes datos.:
o Nombre del Convenio y/o Contrato.
o Fecha y número de Convenio y/o Contrato.
o Nombre especifico del soporte.
o Esto aplica para los (CD´s, discos Duros, entre otros).
o Lo anterior, con el fin de evitar perdida de la información, adicionalmente, para
ubicarlo en caso de que se salga de su lugar o por el contrario si el Supervisor decide
enviarlo a otro sitio para su conservación por seguridad de la información.

 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento.

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 Lo anterior, información fue tomada del Instructivo “La foliación en Archivos” emitido por el
Archivo General de la Nación.

C. Por qué es importante realizar el proceso de foliación:

 Controla la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.),
adicionalmente, respalda la seguridad y trazabilidad de la carpeta.
 Controla la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación
de la integridad de la unidad documental.
 En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la Gestión
Administrativa.
 Necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
préstamos, etc.)

D. PARA LA ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN RESULTANTE DE LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO Y/O

CONTRATO.

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 Para realizar la respectiva foliación teniendo en cuenta las características, anteriormente

mencionadas, se debe tener en cuenta los siguientes escenarios:

a) ESCENARIO 1: Los documentos que hacen parte de la etapa precontractual, los cuales se
van generando de acuerdo a la ejecución del convenio y/o contrato.

A continuación, se listan algunos tipos documentales que hacen parte de la etapa precontractual y
contractual del Convenio y/o Contrato:

1. Solicitud del trámite contractual a la Dirección de Contratación

2. Estudios Previos
3. Certificado de no existencia de personal en planta en ICBF
4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal
5. Certificados de estudio (en caso que aplique)
6. Certificados de Experiencia (en caso que aplique)
7. Certificación Pacco (en caso que aplique)
8. Copia de la cédula de ciudadanía / cedula de extranjería / (en caso de extranjeros presentar visa
de trabajo) / en caso de personas jurídicas cédula de ciudadanía del Representante Legal
9. Certificado de existencia y representación legal no superior a treinta (30) días de expedición para
empresas privadas o normas de creación cuando participan entidades públicas
10. Autorización por parte del órgano directivo, cuando exista limitación para contratar para el
representante legal de personas jurídicas (en caso que aplique)
11. Para contratar con entidades públicas: resolución de nombramiento, acta de posesión o
documento que acredite la delegación.
12. Consulta certificado de Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría).
13. Consulta certificado de antecedentes de Responsabilidad Fiscal (Contraloría)
14. Consulta certificado de antecedentes judiciales / en caso de personas jurídicas el certificado del
Representante Legal
15. Copia del RUT para personas naturales y jurídicas.
16. Copia Certificación Bancaria para personas naturales y jurídicas.

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17. Copia del último pago de aportes al Sistema de Seguridad Social si es persona natural o certificación
del representante legal o de su revisor fiscal, donde se acredite el cumplimiento de los pagos de
seguridad social integral o manifiesten no tener esa obligación.
18. Derechos consulares, cuando la naturaleza del convenio y la parte involucrada en su celebración,
lo requiera (convenientes internacionales).
19. Autorización de personas naturales para afiliación ARL.
20. Copia de examen preocupacional para personas naturales.
21. Copia de la tarjeta profesional (cuando el ejercicio de la profesión lo exija) (en caso que aplique)
22. Copia de la Libreta militar (Excepto para hombres mayores de cincuenta años) (en caso que aplique)
23. Hoja de vida actualizada en el formato de la Función Pública SIGEP y verificada por la Entidad (Si
aplica).
24. Formato de declaración de bienes y rentas de la función pública.
25. Prueba de desarrollo de software (cuando aplique).
26. Certificado de idoneidad expedido por el área.
27. Registro del futuro contratista en el Sistema de Información de Proveedores del ICBF.
28. Minuta de contrato .
29. Registro Presupuestal.
30. Garantía.
31. Acta de aprobación de la garantía.
32. Oficio de legalización y designación del supervisor.
33. Acta de inicio (si aplica).
34. Documentos de ejecución y modificación.
35. Acta de terminación (si aplica).
36. Acta de liquidación (si aplica).
37. Cierre del expediente contractual.

 Para la foliación de los tipos documentales anteriormente mencionados deben ser foliados de manera
consecutiva, sin interrumpir ni omitir numeración, iniciando en el número de folio 1.

 En caso de que el Supervisor cuente con documentos correspondientes a la etapa precontractual y

contractual, debe tener en cuenta el número de folio que tenga registrado la Dirección de Contratos
para el Convenio y/o Contrato que aplique, lo anterior, para saber en qué número de folio deben

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continuar la foliación para realizar las entregas de los documentos que hacen parte de la etapa
contractual.

Ejemplo:

o La Dirección de Contratos tiene en custodia los documentos contractuales que hacen parte
del Convenio 1515 del año 2016, y teniendo en cuenta la ejecución del mismo, se han
generado documentos los cuales se han ido ingresando gradualmente al expediente y
actualmente se encuentran en el folio No. 855.
o El supervisor va a realizar una entrega de los soportes que hacen parte integral del convenio
como pueden ser informes de supervisión, para lo cual, es necesario que soliciten a la
Dirección de Contratos por medio de Correo Electrónico el número de folio en el que deben
iniciar a foliar el primer documento correspondiente a esa entrega documental.
o El Supervisión y/o encargado del convenio debe foliar dichos documentos iniciando en el folio
856 y así sucesivamente de manera consecutiva con los demás documentos que hacen parte
del Convenio.
o Una vez estén foliados deben ser entregados a la Dirección de Contratos por medio de un
oficio para luego ser ingresados al expediente del Convenio.
o Cabe recordar que esta entrega específicamente de los soportes de la etapa contractual, es
responsabilidad del Supervisor del Convenio.

b) ESCENARIO 2: SOPORTES Y/O ENTREGABLES que hacen parte de las obligaciones del
Convenio y/o Contrato deben ser foliados de manera independiente iniciando en el
número de folio No. 1. Según lo acordado en las mesas de trabajo entre el Supervisor y el
Operador.

 Es obligatorio diligenciar el FUID (Formato Único de Inventario Documental), en donde se evidencie

la organización de las carpetas con su respectiva foliación y rotulación, además de su organización
dentro de las cajas. Lo anterior, teniendo en cuenta lo siguiente:

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El Acuerdo 042 de 2002 en el Artículo 7º emitido por el Archivo General de la Nación,

menciona: Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán
el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo.

 Una vez organizada la documentación, esta debe ser entregada al Supervisor del Convenio y/o
Contrato junto con la Dirección de Contratación.
 Es importante aclarar que la organización correspondiente a los Soportes y/o Entregables, está bajo la
responsabilidad del Operador del Convenio y/o Contrato.

E. DILIGENCIAMIENTO HOJA DE CONTROL

Es el instrumento documental, que permite registrar uno a uno los tipos documentales que contiene
cada expediente a fin de generar control a la información allí consignada.

De acuerdo, con lo establecido en el Parágrafo del Articulo 15 del Acuerdo 005 de 2013 emitido por el
Archivo General de la Nación, es obligación de los responsables de las oficinas o unidades
administrativas en las Entidad Públicas, impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y
diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleve el
registro individual de los documentos que la conforman.

Para el cumplimiento de esta obligación, se elaboró el Formato F3.P1.SA – HOJA DE CONTROL DE

EXPEDIENTE, documento que puede ser consultado en la Intranet del ICBF.

El cual debe ser diligenciado teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

 El formato debe ser diligenciado para cada una de las carpetas (expedientes) que se generen a
partir del momento de la publicación de este instructivo.
 La Hoja de Control no debe de ser foliada.
 El encargado de diligenciar el formato tal como lo indica el citado Acuerdo, es “la persona o
dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite.”
 En el formato se deben incluir los documentos de acuerdo con la tipología documental establecida
en la Tabla de Retención Documental

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NOTA 1: Es responsabilidad del Supervisor del Convenio y/o Contrato entregar:

1. A la DIT la información que reposa en otros soportes diferentes al papel (CD´s, Discos Duros, USB,
Videos, etc.) para su conservación y custodia del soporte.
2. La información en los tiempos establecidos.
3. La información remitida no debe estar duplicada, teniendo en cuenta los documentos que ya reposan
en el expediente contractual.
4. La documentación debidamente organizada.

ILUSTRACIÓN 1: ROTULACIÓN CARPETA

EJEMPLO PARA EL CASO DE CONTRATOS DE BIENES OBRAS O SERVICIOS:

EJEMPLO PARA EL CASO DE CONVENIOS:

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ILUSTRACIÓN 2: ROTULACIÓN
EJEMPLO

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ILUSTRACIÓN 3: ROTULO CAJA

EJEMPLO

5. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio

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