CICLO DEL INVENTARIO

1. Análisis de la Solicitud de Compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de
adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un
determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material
requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción
entre otros.

2. Investigación y Selección de Proveedores

La Investigación consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales

requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación
de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a
través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo
electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como
nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.
Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e
insumos necesarios y que los venden.

3. Cotización

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un

documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar
(poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término
suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé
con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me
dejó sin palabras”.
PARTES DE LA COTIZACION:
El producto a valorar.
Descripción del producto
El precio del producto
La fecha de expedición de la factura.
Tiempo de vigencia de la misma.
Debe ir escrita en factura membreteada de la entidad comercial que la expide.
Firma de la persona que la expide

4. Negociación con el Proveedor

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a
negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de
precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el
establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la
tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al
proveedor.
 5. Orden de compra

La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las
condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación
implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable
de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor
debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la
Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad,
etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

6. Pedido de mercancía.

Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten las
mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa
proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
• Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de dirección y teléfono)
• Numeración correlativa
• Lugar y fecha en que se hace el pedido
• Nombre o razón social del cliente
• Dirección del cliente
• Condiciones del pedido
• Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)
• Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía
• Precio unitario de la mercancía
*Precio total de la mercancía.
• Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

7. Entrada de mercancía.

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o
Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y
efectuar los asientos en Contabilidad.

8. Factura

Es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se
trata de una compraventa. Las facturas, además de probar una transacción de compra o venta debe
contar con ciertos datos de las partes, así como también, la clase de producto vendido y su cantidad,
o bien el tipo de servicio prestado, el número y la fecha de emisión. La facturación hace referencia a
la obligación de expedir dicho documento o su equivalente y conservar copia de la misma por cada
una de las operaciones que se lleven a cabo, independientemente de la calidad de contribuyente o no
contribuyente de los impuestos administrados por la DIAN.

Partes de la factura:
Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos contemplados en el artículo
617 del estatuto tributario:
Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el
artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como “factura de venta”.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la
discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar
previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de
carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o
máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los
requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las
facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Dato de proveedor

Dato del Cliente

Elabore la cotización y factura que se encuentran en la parte de abajo.

Con la información suministrada en las copias elabore un formato de pedido de mercancía, con los
siguientes códigos:
1101:20 uds, 1102: 30 uds, 1103:15 uds, 1104: 12 uds, 1106:22 uds, 1107:13 uds, 1108:18 uds,
1109: 12 uds, 1110:10 uds, 1111:5 uds, 1112:8 uds, 1113:21 uds, 1114:14 uds, 1115:7 uds, 1116;4
uds,1117:14 uds, 1118:18 uds, 1119:13 uds; 1120:11 uds, 1121:8 uds, 1122:8 uds, 1124:13 1125:18
uds, 1126:25 uds, 1127:17 uds, 1128:8 uds, 1129:7 uds, 1130;21 uds, 1131:8 uds, 1132:5 uds,