GUIA PARA LA IMPLANTACION DE FOXCONT MODULO

CONTABILIDAD

INTRODUCCION

Este documento tiene como fin, proporcionarle las indicaciones necesarias que le
permitirán implantar y manipular eficazmente el software.

Para el buen funcionamiento del software es necesario seguir los pasos indicados
en este manual para garantizar el buen funcionamiento de la herramienta y evitar
posibles errores en su manejo.

¿QUE ES FOXCON - MODULO CONTABILIDAD?

FOXCON es una herramienta integral que facilita la administración y el

mantenimiento de los procesos contemplados para el área de contabilidad.
Está diseñado en la herramienta de desarrollo Microsoft Visual Foxcont 9.0,
orientado al manejo de la información contable, tributaria, financiera y administrativa
que le permitirá hacer una eficiente distribución de la información, los recursos y las
actividades del sistema contable y apoyará así su operación y funcionamiento,
reduciendo costos y aumentando el impacto de productividad sobre la organización.

1. INICIANDO FOXCON

1.1 Ingreso al Programa

Para el ingreso al software se debe digitar un Usuario y una Contraseña; la clave

por defecto del programa son ADMIN para usuario y ADMIN para contraseña; que
luego el administrador podrá cambiar a su disposición.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 1

1.2 Creación de la Empresa

Este menú identificará con Icono y descripción el proceso que se desea llevar a
cabo en la ventana en la que se encuentre ubicado, en este caso ARCHIVO DE
EMPRESAS

Salir de la Ventana Actual

Nuevo Registro
Modificar Registro Actual
Eliminar Registro Actual
Imprimir Archivo Actual
Este paso nos permite personalizar el software creando la EMPRESA e ingresando
la información general de la misma. Para esto, ingresamos en la opción → NUEVO
(F3) y luego de introducir los datos presionamos GRABAR (F2).

TIPS:
FOXCON nos permite crear hasta 999 Empresas, que se pueden
trabajar simultáneamente en ventanas independientes.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 2

Nombre: Nombre o Razón Social de la Empresa Nit:
Identificación de la Empresa (Nit o Cédula) Dirección:
Dirección del establecimiento Teléfono: Teléfono del
establecimiento
Base de Datos: Nombre Máximo de 10 Caracteres con el cual el sistema
identificará la Base de Datos de la Empresa
Ejemplo: DATOS, DATOS2, BD_DELGADO.
Año de Inicio: Debe indicar el año en que empezará a grabar información de la
empresa, si desea empezar a grabar información desde el año 2007, entonces debe
indicar este valor, de lo contrario indique año actual.
Mes de Inicio: Debe indicar mes de inicio del año indicado en el campo anterior, de
lo contrario indique 01.
La información solicitada sobre el Representante Legal, Revisor y Contador es
informativa, no obligatoria.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 3

Si deseamos modificar alguna información seleccionamos la empresa y Clic en
Modificar ó presionamos (F4), Después de creada la empresa no será posible
modificar Base de Datos, Año de Inicio y Mes de Inicio.

1.3 Selección al Modulo de Contabilidad

TIPS:
Para visualizar los módulos se debe dar doble clic o Enter sobre el
NOMBRE DE LA EMPRESA y este desplegara una pantalla con las
opciones de trabajo.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 4

 2. PARAMETRIZACION MODULO CONTABLE
Ruta : Modulo CONTABILIDAD → opción PARAMETROS
Las Tablas Básicas, son aquellos datos elementales que requiere el sistema para
su operación y que serán utilizados cuando se empiece a alimentar la información
de la Contabilidad FOXCON. Por este motivo, es importante que se definan desde
el inicio para evitar los retrocesos.

TIPS:
Para la inclusión de información a lo largo de toda la herramienta, es
importante que defina un estándar de textos, es decir, usted deberá
tomar una decisión sobre la forma como va a ingresar los datos. Por
ejemplo, si va a ser todo con letra mayúscula o si por el contrario va a
ser solo identificando la mayúscula en las iniciales de cada palabra.

2.1 Documentos

Los documentos contables pueden ser creados o modificados desde la opción

CONTABILIDAD → PARAMETROS → DOCUMENTOS
Los documentos se deben clasificar en una de estas opciones:

 Nota Contable Factura de Compra

 Egreso  Devolución en Compra
 Ingreso  Cotización
 Cierre Anual  Ajuste de entrada
 Factura de Venta  Ajuste de Salida
 Devolución en Venta  Traslado

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 5

2.2 Plan único de cuentas
Ruta : CONTABILIDAD → PARAMETROS → PLAN UNICO DE CUENTAS
→

Por medio de esta opción, el usuario puede crear, editar y definir los parámetros
para las cuentas contables que manejará en la contabilización de los documentos
de la empresa. Cuando se crea la base de datos el software le sugiere un PUC que
se cargara automáticamente, para esto escogemos la opción SI como se ve a
continuación, de lo contrario NO para Empezar a crearlo desde cero (0).

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 6

Sin embargo el usuario es el encargado de realizar la depuración, crear los
auxiliares de cuenta que requiera o eliminar las cuentas que no utilizará, además de
indicar si desea manejar la cuenta por Terceros.

Para crear cuentas generales, solo es necesario definir Naturaleza e indicar General
en Tipo de Cuenta.

En el momento de crear la cuenta Auxiliar, el sistema despliega unas características

a mano derecha según el requerimiento de la cuenta:

 Centros de costo, si desea que la cuenta discrimine centro de costo.

 Terceros, si desea discriminar la cuenta por terceros.
 Retención en la fuente, solo para cuentas de Rete-Fuente (2365)
 Rete-IVA, solo para cuentas de Rete-Iva (2367)
 Retención de ICA, solo para cuentas de Rete-Ica
 Cuenta porpagar, si la cuenta es una cuenta por Pagar
 Cuenta por Cobrar, si la cuenta es una Cuenta por Cobrar

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 10

2.3 Terceros

Esta opción le permite al usuario crear una base de datos de todos los terceros :
proveedores, clientes, bancos, empleados y demás entidades o personas con las
que tenga relación de cualquier tipo.
Ruta : CONTABILIDAD → PARAMETROS → TERCEROS →

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 11

 TIPS
Para localizar el departamento o el municipio; ubicarse en el recuadro
dar ENTER; automáticamente mostrara los códigos y el nombre
seleccionado.

2.4 Centros de costos

Es un acumulador que agrupa de manera homogénea valores registrados en

cuentas que pertenecen a una misma función del Estado de Resultado con el objeto
de unificar la forma como operan sus ingresos y gastos.

2.5 Formas de pago

En esta opción se parametriza las formas de pago que utilizara la empresa

de acuerdo a la política crediticia.

A continuación se visualizan las siguientes opciones

◙ Contado
◙ Cheque
◙ Consignación
◙ Tarjeta Debito-Crédito Ejemplo 1:

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 12

 Ejemplo 2:

2.6 Plantillas

Ruta: CONTABILIDAD → PARAMETROS → PLANTILLAS →

Esta opción de FOXCON es de gran ayuda, pues nos permite diseñar modelos de
documentos utilizados con frecuencia para optimizar tiempo, además de permitir
grabar información sin conocimiento contable.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 13

2.7 Configurar cierre

El comprobante de cierre de fin de año contempla un proceso mediante el cual las

cuentas de ingreso, costos y gastos quedan en cero, es decir cierra las cuentas de
P y G contra la cuenta de ganancias y pérdidas.

El proceso de realizar el comprobante de cierre es automático y se debe tener en

cuenta haber revisado toda la información del balance, P Y G y demás que se
requiera antes de generar el comprobante. El objetivo es dejar canceladas estas
cuentas para iniciar un nuevo ejercicio contable.

TIPS:
El código indicado paran la contrapartida de la 4,5,6 Y 7 debe ser de
cuentas de Estado de Resultado (360505) o según la política
contable de la Empresa.

Ejemplo de Configuración:

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 14

3. GRABACION

Después de haber realizado la alimentación de las tablas básicas, se procederá con

la generación de los procesos para las diversas transacciones del módulo de
Contabilidad.

TIPS:
Para que los procesos tengan éxito y los resultados sean los
correctos se debe haber realizado correctamente la
parametrización básica del módulo.

3.1 Grabación Documento

Ruta: CONTABILIDAD → GRABACION → GRABAR DOCUMENTO→

Documento: Presione Enter para Seleccionar de el Archivo de documentos, los

cuales fueron creados en Parámetros, Documentos o digite el código del documento
a trabajar si lo conoce.

Número: El sistema automáticamente cargará el consecutivo, pero usted tendrá la

opción de ingresar el número que desea crear, este le permitirá seguir si este no
existe.

Día: Si usted se encuentra en el periodo actual contablemente el sistema cargará

automáticamente el día actual, de lo contrario deberá indicarlo.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 15

C. de Costo: Esta opción se habilita si la empresa tiene creado como mínimo un
centro de costo (Parámetros – Centros de Costo), para seleccionar presione Enter
o digite el código del Centro de Costo al cual pertenece el movimiento que va ha
grabar.

Detalle: Indique el detalle general del documento que se encuentra grabando,

si desea lo puede dejar en blanco.

Inserción de Cuentas en el Documento.

 Sobre la cuadricula, en el Primer campo, presionamos Enter para cargar el

archivo de Plan de Cuentas del cual seleccionamos una y presionamos
Enter.
 Indicamos el detalle particular de la cuenta seleccionada.
 Digitamos el valor débito o crédito, el cual depende del movimiento que
estamos grabando, presionamos Enter para pasar a la siguiente línea y
repetimos estos pasos para cada cuenta que deseemos afectar en este
documento.

Grabar el documento.

Si damos clic en la opción Grabar este permitirá enviar la información a la base

de datos para su posterior consulta.

Si damos clic en la opción Imprimir este permitirá grabar la información y además

pre visualizará el documento en pantalla para su impresión o Visualización.

3.2 Modificar Documento

Ruta: CONTABILIDAD → GRABACION → MODIFICAR

DOCUMENTO→

Este proceso permite modificar documentos creados previamente en el proceso de

grabación de Comprobantes, de lo contrario generará un Mensaje de documento
inexistente.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 16

3.3 Grabación Rápida

En estos momentos el usuario puede hacer uso de las plantillas creadas en

PARAMETROS→PLANTILLAS que cargara automáticamente.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 17

3.4 Imprimir Documento

El usuario puede hacer uso de esta opción ingresando por

CONTABILIDAD → GRABACION → IMPRIMIR DOCUMENTO→

TIPS:
Utilice opción “Y” para imprimir un documento, opción “Entre”
para imprimir un RANGO.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 18

4. CONSULTAS

En esta opción encontrará varias ventanas que permitirán visualizar la información

en pantalla, incluso podrá exportarla a Ms Excel.

4.1 Documentos del Año

Ruta : CONTABILIDAD→ CONSULTAS→ DOCUMENTOS DEL AÑO→

Al ingresar a esta opción se lista todos los documentos grabados durante el año.
Si desea una ubicación precisa; utilizamos el buscado pero antes
indicamos algún parámetro que límite la búsqueda como documento, numero
documento, mes, día o detalle.

4.2 Consultas x Cuenta

Ruta : CONTABILIDAD→ CONSULTAS→ CONSULTA X CUENTAS→

Esta consulta permite visualizar todos los movimientos registrados en el año actual
o en todos los años en que se halla grabado el movimiento de la cuenta indicada,
podrá consultar desde el año 1990 hasta el año actual 2009 y el sistema permitirá
ver el documento en el cual se realizo cada registro de la cuenta.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 19

4.3 Consultas x Terceros

Ruta : CONTABILIDAD→ CONSULTAS→ CONSULTA X TERCERO→

Para visualizar los movimientos y el saldo de una cuenta en particular

indique el código en la cuadro de Texto de cuenta

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 20

Cuentas Por Pagar
Ruta: CONSULTAS → CUENTAS POR PAGAR

Esta consulta permite visualizar el estado de cuentas del proveedor

seleccionado en la Cuadricula superior.

La información de la cuadricula inferior corresponde a:

Cuenta: Código de la cuenta por pagar.

Fuente: Tipo de documento con el que se causó la compra. Número:
Últimos seis (6) dígitos de la Factura de Compra. Fecha: Año,
mes y día de causación de la Compra.
Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura.
Valor: Total de la Causación.
Débito: Valor de pagos o abonos del documento actual.
Crédito: Valor de la Causación.
Saldo: Débitos – Créditos o Saldo Actual del Documento.
Soporte: Tipo de Documento y Número en el que se causó la Factura de
compra

Además en el inferior de la pantalla se muestran los totales de la cartera del

proveedor indicado.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 21

4.4 Cuentas Por Cobrar
Ruta: CONSULTAS → CUENTAS POR COBRAR

Esta consulta permite visualizar el estado de cuentas del Cliente

seleccionado en la Cuadricula superior.

La información de la cuadricula inferior corresponde a:

Cuenta: Código de la cuenta por cobrar.

Fuente: Tipo de documento con el que se causó la venta.
Número: Número de la Factura de Venta.
Fecha: Año, mes y día de causación de la Venta.
Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura. Valor:
Total de la Factura.
Débito: Valor de la Causación.
Crédito: Valor de pagos o abonos del documento actual.
Saldo: Débitos – Créditos o Saldo Actual del Documento.
Soporte: Tipo de Documento y Número en el que se causó la Factura de venta.

Además en el inferior de la pantalla se muestran los totales de la cartera del

cliente indicado.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 22

5 INFORMES

Para que el usuario pueda realizar revisiones a la información digitada, detectar

inconsistencias, realizar ajustes a los datos, conocer el estado actual de la
información contable y financiera de la compañía y emitir los estados financieros y
libros oficiales podrá hacer uso de reportes como lo son:

5.1 Auxiliares
Ruta : CONTABILIDAD → INFORMES → AUXILIARES

El procedimiento a seguir en una contabilidad, no es mas que normas, pautas,

procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información
financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y
cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 23

 La opción nos permite listar el auxiliar del
tercero indicado en la casilla.

5.2 Balance de Prueba

Ruta: CONTABILIDAD → INFORMES → BALANCE DE PRUEBA

El Balance de Prueba es una lista o relación de los saldos que muestran las
diferentes cuentas registradas en el libro mayor.

En esta opción se lista o se relacionan los saldos de las diferentes cuentas

registradas en el libro mayor, la cual sirven de base para la hoja de trabajo que
facilita los ajustes de estos saldos, además FOXCON permite listar este informe por
terceros

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 24

5.3 Balance Detallado
Ruta: CONTABILIDAD → INFORMES → BALANCE DETALLADO

Es el documento contable que presenta situación financiera de un negocio en una

fecha determinada. El Balance Detallado comprende el análisis de las propiedades
de una empresa y la proporción en que intervienen los acreedores y los accionistas
o dueños de tal propiedad, expresados en términos monetarios. Por lo tanto, es un
estado que muestra la situación financiera y la denominación más adecuada del
estado de la situación financiera.

La situación financiera de un negocio se conoce por medio de la relación que haya

entre los bienes y derechos que forman su activo y las deudas y obligaciones que
forman su pasivo.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 25

5.4 Balance General
Ruta: CONTABILIDAD → INFORMES → BALANCE GENERAL
Aquí encontramos el informe básico que muestra la situación financiera de la
empresa, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos,
pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar
dicha situación financiera.

NIVEL MAXIMO ENCONTRADO EN EL PUC

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 26

NIVEL DE CUENTA (3)

5.5 P y G
Ruta: CONTABILIDAD → INFORMES → P Y G
Es un informe financiero que muestra el importe de la utilidad ganada o perdida
incurrida durante un determinado periodo. Este incluye en primer lugar el total de
ingresos provenientes de las actividades principales del ente y el costo y gastos
incurridos para lograrlos, las partidas que lo conforman, suelen clasificarse en
resultados ordinarios y extraordinarios.

27
28
5.6 Mayor Analítico
Ruta: CONTABILIDAD → INFORMES → MAYOR ANALITICO
Este informe es elaborado para algún proyecto u objetivo específico, como pudiera
ser algún proyecto de inversión, adquisición de maquinaria, emisión de acciones,
aumentos en el capital, obtención de financiamientos, etc.

Por tal motivo este informe debe tener y fomentar:

 Una visión clara de las utilidades.

 Un plan para mantener en equilibrio los factores de la utilidad, o sea el volumen

de ventas, margen bruto y gastos de operación.

 Obtener mayor rentabilidad con lo que tiene la empresa, es decir, Inventarios,

Clientes, Capital proveniente de bancos y otras fuentes.

 Ayuda a optimizar utilidades.

Deberá llenarse el programa y reporté analítico todos los meses con el objeto
de administrar financieramente la empresa.

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5.7 Mayor y Balance
Ruta: CONTABILIDAD → INFORMES → MAYOR y BALANCE
Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben
relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 30

5.8 Caja Diario
Ruta: CONTABILIDAD → INFORMES → CAJA DIARIO
El Caja Diario nos proporcionará la información necesaria para preparar el resumen
de operaciones, que son los asientos que van a contener el acumulado de los
ingresos recibidos, los cheques girados, compras al crédito y cualquier otra asiento
que necesite la empresa. Luego esta información se convierte en la base de los
libros de contabilidad para posteriormente elaborar los estados financieros.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 31

5.9 Certificados
Consiste en la expedición de los certificados de Retención en la Fuente, IVA, e ICA
a los proveedores de bienes y servicios del Ministerio.

Proveer las certificaciones tributarias a los proveedores de la Entidad de

conformidad con las disposiciones legales a fin de que éstos atiendan sus
obligaciones tributarias con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 32

5.10 Cuentas Por Pagar

Visualiza el informe de dos maneras diferentes, uno por edad a 30, 60,
90 y más de 90 días y otro que muestra facturas y saldos de los
documentos.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 33

 5.11 Cuentas Por Cobrar

Visualiza el informe de dos maneras diferentes, uno por edad a 30, 60,
90 y más de 90 días y otro que muestra facturas y saldos de los
documentos.

6 ESPECIALES

TIPS:
Para que los procesos tengan éxito y los resultados sean los correctos se
debe haber realizado correctamente la parametrización básica del módulo.

6.1 Periodo Contable

Espacio de tiempo en el que deben rendirse y registrarse todos los resultados de la

entidad, generalmente es un ejercicio de doce meses (1 año) en el cual deben
acumularse los ingresos y los gastos, independientemente de la fecha en que se
paguen.

FOXCON, se compone de 13 periodos, que son del 1 al 12

correspondientes a los meses del año y un último periodo 13
correspondiente al cierre, además para el primer año de la empresa el
sistema habilita un periodo de inicio, que solo es habilitado en el año en
que se crea la empresa.

En esta opción se puede modificar el periodo a trabajar.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 34

 6.2 Actualizar Saldos

Propiciar que los estados financieros presenten un alto

grado de calidad, veracidad y confiabilidad en sus
cifras, para una mejor toma de decisiones en los
diferentes niveles de autoridad.

Este proceso es recomendable hacerlo antes de Visualizar

o imprimir los estados financieros o reportes de impuestos.

6.3 Optimizar Datos

En muchos programas contables este proceso es
conocido como Reindexar, el cual es creado con el fin
de corregir los índices y verificar la base de datos de la
empresa actual.

6.4 Reparar Tabla

Este proceso es exclusivo de la empresa proveedora del software, si en
algún momento el sistema genera un mensaje de error indicando que la
tabla está dañada, comuníquese inmediatamente con el proveedor del
sistema FOXCON.

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6.5 Cambiar Nit o CC
En esta opción se puede modificar los Nit o Cedulas de terceros almacenados en la
base de datos contable, con el fin de optimizar una información precisa.

6.6 Numero Libro Fiscal

En esta opción se puede numerar y foliar los diferentes libros oficiales tales como
Mayor y Balance, Libro Diario, Inventario y demás; que después serán registrados
ante las respectivas entidades de control, según el caso.

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6.7 Copia de Seguridad

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 37

6.8 Restaurar Copia

7 SALIR DEL PROGRAMA

Usted puede salir de FOXCON desde esta opción o ir al archivo de
empresas para cambiar de modulo o de empresa.

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