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El hecho de que una organización exista, indica que existe una estructura organizacional
en funcionamiento para el logro de los objetivos. Uno de los primeros aportes teóricos
realizados con respecto a las funciones u operaciones que se desarrollan en las
organizaciones fue el realizado por Henry Fayol (1841-1925) autor clásico de La
Administración, principal exponente de la Escuela de la Administración Industrial y
General. A través de su trabajo, Fayol trató de obtener una enumeración completa de
todas las operaciones que se realizan en las empresas ya sean pequeñas o grandes, simples
o complejas y las clasifica en seis grupos:
• Actividades técnicas: producción, transformación, fabricación.
• Actividades comerciales: compras, ventas, intercambios.
• Actividades financieras: captación y administración de capitales.
• Actividades de seguridad: protección de los bienes y de las personas.
• Actividades contables: inventarios, balances, costos, estadísticas, etc.
• Actividades administrativas: (o de dirección) previsión, organización, mando,
coordinación, control.
Agrega Fayol, que ninguna de las primeras cinco funciones precedentes está encargada
de formular el programa general de acción de la empresa, de constituir el cuerpo social,
de coordinar los esfuerzos, de armonizar los actos. La previsión, la organización, la
coordinación y el control forman parte, sin lugar a dudas de la administración, de acuerdo
con el concepto corriente de este término. A las que también agrega el mando. La función
administrativa se distingue netamente de las otras cinco funciones esenciales. La
Association of Consulting Management Engineers (A.C.M.E), en una publicación
realizada en el año 19572 , determinó que para dirigir, eran necesarias tres actividades:
• Determinar objetivos.
• Lograr los objetivos fijados en la etapa primera.
• Medir los resultados.
Estos autores comentan que estas tres etapas incluyen un conjunto de elementos de
dirección como: planificar, decidir, organizar, comunicar, motivar, evaluar, etc; y que
estos elementos permiten lograr los objetivos mediante una estructura consistente en
Áreas de actividad, funciones y subfunciones. Como veremos en la descripción, en las
organizaciones de servicio, la mayor diferencia radica en el área de producción, que recibe
otras denominaciones como operaciones, gestión operacional, servicios, o uno
relacionado directamente con la actividad principal como alojamiento, alimentos y
bebidas, cocina. Dejando aclarado que en el caso de la gastronomía si bien tiene un alto
componente en producto, quien concurre a un restaurante, también lo hace por el servicio,
lo acogedor del lugar, la calidez de quien lo atiende. En este tipo de organizaciones no
existe una actividad relacionada con la logística o distribución, ya que los servicios no se
trasladan, lo hacen las personas. La descripción de cada una de las áreas incluirá:
• La función, entendida como la razón de ser del área, el aporte que realiza al
cumplimiento del fin organizacional.
• Tipo de autoridad en la estructura: lineal, funcional, y staff.
• Criterios de departamentalización mas frecuentes
• Actividades realizadas en el área, breve descripción de cada una
• Sistema de información.
En todas las organizaciones se reconocen Funciones básicas y de apoyo.
Funciones básicas: están directamente relacionadas con los fines organizacionales,
independientemente del tipo o tamaño de la organización. Permiten cumplir con la
finalidad aunque no sean las más importantes en tamaño (cantidad de personal,
presupuesto), ni las más complejas en tecnología. Estas son:
producción/prestaciones/operaciones y ventas, área comercial.
Funciones de apoyo: colaboran con las básicas cumpliendo la función de apoyo o ayuda,
de manera tal que las áreas básicas concentren todo su esfuerzo en el logro de su función
o misión organizacional, asegurándose la disposición de todos los recursos necesarios a
efectos de realizar la actividad principal de la organización. Generalmente se concentran
en la gestión de los recursos (Personal, Finanzas, Organización y Sistemas,
Administración. En pequeñas organizaciones se concentran en Administración y
Finanzas. A continuación se describe un organigrama típico de una organización de
servicios y seguidamente se desarrollan cada una de sus áreas funcionales.
LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos
o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a
fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores
homogéneas.
La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino
del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo
y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas
que son las siguientes:
I. MERCADOTECNIA
3. Distribución: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar
del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a través de
mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.
5. Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el
intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.
Ninguna de estas funciones es, por sí sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se
interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones
proporcionan en conjunto el método necesario para realizar una adecuada mezcla de
mercadotecnia, proporcionándonos los pasos a seguir para su buen desarrollo.
PROCESO
I. VENTAS
3. Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con los
agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de
ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de
distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales
y entrega de los pedidos.
10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos
requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y
ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía
y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.
I. PRODUCCIÓN
I. FINANZAS
De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes
movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro
del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con
los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del
máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros.
Funciones:
1. Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de
decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtención de
recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza, manejo de la cartera
de inversiones.
Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a seguir para
la realización de dichas funciones, debido a que son muchas las variables que hacen
única la forma de registrar sus movimientos financieros y contables.
V. RECURSOS HUMANOS
Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una
organización. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar
un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de
la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y
desarrollo.
Funciones:
1. Contratación y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor
importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas ideales para los
puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de
Reclutamiento y selección de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas
se procede a la contratación de las mismas, dándoles una inducción acerca de la
empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa,
entonces se realiza una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz.
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
PROCESO DE SELECCIÓN
VI COMPRAS
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en
el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este
departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de
producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que
debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las
operaciones de la organización
Funciones:
1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,
necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a
los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que
cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
El modelo de equipos de MSF tiene seis roles que corresponden a las metas principales
de un proyecto y son responsables por las mismas. Cada rol puede estar compuestos por
una o más personas, la estructura circular del modelo, con óvalos del mismo tamaño para
todos los roles, muestra que no es un modelo jerárquico y que cada todos los roles son
igualmente importantes en su aporte al proyecto. Aunque los roles pueden tener diferentes
niveles de actividad durante las diversas etapas del proyecto, ninguno puede ser omitido.
La comunicación se pone en el centro del círculo para mostrar que está integrada en la
estructura y fluye en todas direcciones. El modelo apoya la comunicación efectiva y es
esencial para el funcionamiento del mismo
¿Como están estructurados los roles?
Seis funciones principales, donde cada funcion refleja sus areas funcionales.
Cada area funcional tiene responsabilidades especificas asociadas importantes
para alcanzar el exito del proyecto.
A su vez, cada responsabilidad puede ser dividida en varias tareas necesarias para
llevarla a cabo.
Si una funcion especifica es muy amplia para ser ejecutada por una sola persona,
se permite dividir la funcion en varias personas especificando responsabilidades.
Ejemplo de como estructuramos los roles (tareas, responsabilidades y areas funcionales):
funcionales:
1. Gerente del
Proyecto:
Es responsable de entregar la solución dentro
de las restricciones del proyecto
(Tiempo, Alcance, Costos).
Áreas
funcionales:
Administración del
proyecto: las
responsabilidades son el
seguimiento y control del presupuesto del proyecto asi como la visión general del
proyecto y el gantt general; conducir la gestión de riesgos, asignar tareas , recursos
a los miembros del equipo, facilitar la comunicación dentro del equipo,
seguimiento de progreso del proyecto, gestionar informenes de estado.
Arquitectura de la solución: Velar por la arquitectura de la solucion se visualice,
desarrolle e implemente a cabalidad, en algunos equipos de proyecto el Gerente
de Proyecto es la misma persona que trabaja como Arquitecto de Soluciones, en
otros proyectos son personas diferentes donde el Arquitecto de Soluciones es el
lider del equipo de desarrollo de software. Esta responsabilidad tambien gestiona
el alcance de la solucion.
Aseguramiento del proceso: Velar por la calidad del desarrollo, definir y
recomendar mejoras.
Servicios administrativos : Implementación de procesos y equipo de soporte.
Pruebas
Responsable de aprobar la versión solo luego de que todos los defectos de calidad son
identificados y resueltos.
Áreas funcionales:
Planificación de pruebas: Elaborar diseño y especificaciones del plan de pruebas.
Reportes de pruebas: Seguimiento de errores y comunicaciones, la finalidad es
estar seguros de que todas las correcciones se han efectuado antes de liberar una
versión.
Puesta en operación
Planifica y ejecuta una puesta en operación sin tropiezos. Dar soporte a las operaciones.
Áreas funcionales:
Planificación de la Infraestructura: Gestión de hardware y adquisición de
software, crear normas, politicas y procedimientos para la infraestructura
empresarial.
Soporte: Servicio de soporte técnico al cliente, establece niveles de atencion y
registra las incidencias.
Logística: Administración de cuentas de usuario, logistica de operación.
Custodia y Administración de versiones.
Experiencia de Usuario:
Mejora la efectividad del usuario.
Áreas funcionales:
Generar material para entrenamiento y soporte, Investigación y pruebas de “usabilidad”,
Colaboración en definir el diseño de la interfaz de usuario, Abogado del usuario final.