GUIA PARA ELABORAR EL REPORTE DE INFORMACION EXOGENA

(MEDIOS MAGNETICOS)

Antes de iniciar esta guía es importante leer y entender las resoluciones emitidas
por la DIAN, que para el año 2006 que van desde la 12800 hasta la 12808.

Lo importante es clasificarse en alguna de estas resoluciones y conocer cual

información debe reportar y en que formatos.

Para el ejemplo que trabajaremos en esta guía, tomaremos como base la

resolución 12807, el formato 1001 y el grupo 5001 salarios, prestaciones sociales
y demás pagos laborales.

1. Abra la aplicación PIMISYS UNION P&G y ubíquese en el año 2006

porque la información que se debe remitir es este año.

2. Configuraremos el sistema para que nos reporte la información solicitada

en la resolución, para ello vamos al menú Administración/Parámetros
Exógena/Grupos Exógena.

Entiéndase que cada grupo exógena es cada uno de los grupos que se
encuentra en cada uno de los formatos de la resolución, ejemplo el grupo
 “5001 Pagos laborales” y “5002 honorarios” del formato 1001, “2301
retención por salarios” y “2302 retención por compras” del formato 1002.

3. los grupos exógena se componen de 3 partes:

- Datos Generales: especifica la identificación del grupo de concepto, es
decir el nombre del grupo, el código del grupo, el formato al que
pertenece y la cuantía del grupo.
- Datos del Informado: permite identificar si el reporte es tercero por
tercero o agrupado a un Nit específico como es el caso de las menores
cuantías.
- Valores Informados: en esta parte configuramos las cuentas contables de
donde se recopilará la información para el reporte.

4. Haremos el ejercicio de configurar el grupo exógena 5001 Pagos

laborales, que pertenece al formato 1001 de la resolución 12807.

En el grupo 5001 se solicita todos los pagos realizados por concepto de

salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales, la resolución
específica que los pagos con cuantía mayor a 20.000.000 deben ser
reportados por tercero con identificación, nombres, dirección, etc. y que los
menores a esta cuantía deben ser reportados con la identificación 222222222
y nombre CUANTIAS MENORES, por lo cual se debe configurar un grupo para
las mayores cuantías y otro grupo para las menores cuantías, es decir que
para el grupo exógena 5001 crearemos dos grupos en el sistema PIMISYS.

Crear grupo exógena 5001 mayores cuantías (mayor a 20.000.000):

Iniciamos con la carpeta Datos Generales:

- Código: el código es un consecutivo de grupos, el sistema lo va
calculando automáticamente, es decir que tendremos el numero 1.
- Nombre: en el nombre especificaremos un nombre para el grupo, como
se esta trabajando el 5001 el nombre de este grupo según la resolución es
“Salarios, prestaciones sociales y demás pagos > CUANTIA”
- Código Exógena: lo especifica la resolución para este caso 50.
- SubCódigo Exógena: lo especifica la resolución para este caso 01.
- Formato Exógena: lo especifica la resolución para este caso 1001.
- Cuantía a Reportar: como estamos creando las mayores cuantías
elegimos que sea “Mayor que” y al frente 20000000 sin puntos ni comas.
- Tipo de registro: No es obligatorio para el año 2005 en adelante, por
defecto aparece un 2.

Por ahora debemos tener algo así.

Continuamos con la carpeta Datos del Informado:

- Agrupa Datos del Informado: esta opción se marca si deseo que toda
la información reportada se muestre en un solo documento de
identificación, como el las menores cuantías donde toda la información se
registra en un documento 22222222, para este caso que es mayores
cuantías NO MARCAMOS ESTA OPCION.
 - NIT: como deseamos que nos muestre la lista de terceros con esa
cuantía, utilizamos las variables que nos ofrece el sistema, existen dos
variables:
o NIT_TERCERO: al momento de mostrar el reporte, el sistema
remplazará esta variable por el nit de cada tercero.
o NIT_CIA: momento de mostrar el reporte, el sistema remplazará
esta variable por el nit de la compañía.
Para este caso utilizaremos NIT_TERCERO.
- Digito de Verificación: Para el año 2006 no es obligatorio reportar el
digito de verificación, pero si usted lo desea puede trabajar igualmente
con las dos variables:
o DV_TERCERO que muestra el dígito de verificación de cada uno de
los terceros.
o DV_CIA muestra le digito de verificación de la compañía.
Para este caso utilizaremos DV_TERCERO.
- Clase de Documento: nos especifica que clase de tercero es Nit o
Cédula de ciudadanía, si el nit tiene digito de verificación separado por
guión ejemplo 830030787-7, el sistema asumirá que es un NIT.
o CLASE_TERCERO especifica si el tercero tiene nit o cédula de
ciudadanía
o CLASE_CIA especifica si la compañía tiene nit o cédula de
ciudadanía
Para este caso utilizaremos CLASE_TERCERO.
- Nombre Tercero: muestra el nombre del tercero o de la compañía según
la variable seleccionada. NOMBRE_TERCERO ó NOMBRE_CIA. Para este
caso utilizaremos NOMBRE_TERCERO.
- Primer Apellido: muestra el primer apellido del tercero. Para este caso
utilizaremos PRIMERAPELLIDO_TERCERO.
- Segundo Apellido: muestra el segundo apellido del tercero. Para este
caso utilizaremos SEGUNDOAPELLIDO_TERCERO.
- Primer Nombre: muestra el primer nombre del tercero. Para este caso
utilizaremos PRIMERNOMBRE_TERCERO.
- Segundo Nombre: muestra el segundo nombre del tercero. Para este
caso utilizaremos SEGUNDONOMBRE_TERCERO.
- Dirección: muestra la dirección del tercero o de la compañía según la
variable seleccionada. DIRECCION_TERCERO ó DIRECCION_CIA. Para
este caso utilizaremos DIRECCION_TERCERO.
- Código del Departamento: muestra el código del departamento del
tercero. Para este caso utilizaremos CODDPTO_TERCERO.
- Código de la Ciudad: muestra el código de la ciudad del tercero. Para
este caso utilizaremos CODCIUDAD_TERCERO.

Las variables las puede visualizar dando clic en el botón blanco que se encuentra
a la derecha de cada dato solicitado.
Por ahora debemos tener algo así.

Continuamos con la carpeta Valores Informado:

- Valor Informado: la resolución especifica si desea que se envié un valor
o dos valores, normalmente es un solo valor, pero las retenciones en la
fuente necesitan dos valores, el valor de la retención en el primer valor y
en el segundo valor la base de la retención, pero para nuestro caso solo
necesitamos “Primer Valor Informado”.
- Cuenta: Permite especificar las cuentas contables de donde obtendrá la
información solicitada, para nuestro ejemplo, los pagos laborales
normalmente salen de las cuentas 510101 SUELDOS DEL PERSONAL,
510103 HORAS EXTRAS Y FESTIVOS, 510105 GASTOS DE
REPRESENTACION, 510110 PRIMA TECNICA, etc..
- Valor: Permite especificar el valor que necesita de esa cuenta:
o VALOR_DEBITO: muestra la parte débito de la cuenta.
o VALOR_CREDITO: muestra la parte crédito de la cuenta.
o VALOR_BASE: muestra le valor base (para las bases de
retenciones).
o VALOR_SALDOINICIAL: muestra el saldo inicial de la cuenta.
o VALOR_SALDOFINAL: muestra el saldo final de la cuenta.
 Por ahora debemos tener algo así.

Ya hemos configurado el grupo 5001 mayor cuantía, no olvidemos dar clic al

botón GRABAR.

5. Continuaremos con el ejercicio de configurar el grupo exógena 5001

Pagos laborales menor cuantía, que pertenece al formato 1001 de la
resolución 12807.

Crear grupo exógena 5001 menor cuantías (menor a 20.000.000):

Iniciamos con la carpeta Datos Generales:

- Código: 2.
- Nombre: “Salarios, prestaciones sociales y demás pagos < CUANTIA”
- Código Exógena: 50.
- SubCódigo Exógena: 01.
- Formato Exógena: lo especifica la resolución para este caso 1001.
- Cuantía a Reportar: “Menor que” y al frente 20000000 sin puntos ni
comas.
- Tipo de registro: 2.
Por ahora debemos tener algo así.

Continuamos con la carpeta Datos del Informado:

- Agrupa Datos del Informado: como es menor cuantía activamos la
casilla, porque vamos a agrupar todo en un nit 222222222.
- NIT: 222222222.
- Digito de Verificación: en blanco.
- Clase de Documento: en blanco.
- Nombre Tercero: “CUANTIAS MENORES”
- Primer Apellido: en blanco.
- Segundo Apellido: en blanco.
- Primer Nombre: en blanco.
- Segundo Nombre: en blanco.
- Dirección: la de la empresa o la ciudad.
- Código del Departamento: 50 (Departamento Meta).
- Código de la Ciudad: 001 (Municipio Villavicencio).
Por ahora debemos tener algo así.

Continuamos con la carpeta Valores Informado:

- Valor Informado: “Primer Valor Informado”.
- Cuenta: utilizaremos las mismas cuentas para las mayores cuentas.
- Valor: utilizaremos los mismos valores de las mayores cuentas.

Por ahora debemos tener algo así.

Por último clic en el botón grabar.

6. Ahora exportaremos la información para revisión para ello vamos al menú

Reportes/Informes Entidades de Control/Información Exógena.
Deberá especificar las fechas del reporte las cuales por defecto muestra fecha
inicial primero de enero del año de trabajo y diciembre 31 del año de trabajo.

Al darle clic al botón exportar enviará la información a un formato Excel para

mejor revisión, el sistema le solicitará que especifique una ruta y un nombre para
archivo.

El archivo exportado mostrará toda la información con base en la configuración

de los grupos exógena.