TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA . ALCALDÍA DE CALARCA

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTION CENTRAL
140.67 INFORMES 4 10 x
140,67,25 INFORME SEMESTRAL CISE

140,67,33 INFORME TRIMESTRAL A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

140,67,19 OTROS INFORMES

140.72 INVENTARIOS 4 10 x
140,72,01 Inventarios
140,72,02 Actas de traslado
140,72,03 Actas de baja
140,72,04 Comunicaciones
 140.75 LIBERACIONES DE CDPS 4 15 x
140,75,01 Solicitud de Liberación

140.98 PRESUPUESTO 4 15 x
140,98,01 Marco Fiscal de mediano plazo
140,98,02 Plan Operativo Anual de Inversiones
140,98,03 Proyecto de Acuerdo
140,98,04 Acuerdo
140,98,05 Decreto de Liquidación del Presupuesto
140,98,06 Modificaciones al Presupuesto
140,98,07 Comunicaciones

Convenciones
CT=Conservación Total Firma Responsable:
E= Eliminación
M=Microfilmación u otro soporte Fecha:
S=Selección
 PROCEDIMIENTO

Selectiva 10%. Acta de

Comité de Archivo.
Acta Eliminación

Selectiva 10%. Acta de

Comité de Archivo.
Acta Eliminación
Selectiva 10%. Acta de
Comité de Archivo.
Acta Eliminación
Selectiva 10%. Acta de
Comité de Archivo.
Acta Eliminación
 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DE CALARCA

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA - CONTABILIDAD

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTION CENTRAL
140.42 ESTADOS FINANCIEROS 4 20 X
140,52,01 Balance General
140,52,02 Estado Actividad Financiera Economica, social y ambiental
140,52,03 Notas Estados Financieros
140,52,04 Ajustes Cirre Mes
140,52,05 Comprobantes de Depreciaciones
140,52,06 Comprobantes de Amortizaciones
140,52,07 Soportes respectivos
 140.67 INFORMES 4 10
140,67,32 INFORME TRIMESTRAL CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
10,67,32,01 Formato CGN2005_001
10,67,32,02 Formato CGN2005_002
10,67,32,03 Formato CGN2005_003 NOTAS ESPECIFICAS
10,67,32,04 Formato CGN2005_003 NOTAS GENERALES

140,67,18 OTROS A ENTES DE CONTROL 4 10

140.70 INGRESOS 4 20
140,70,01 Informe Recaudo Diario
140,70,02 Analisis Impuesto Predial
140,70,03 Detalle de Recaudo de Impuesto Predial
140,70,04 Detalle de Recaudo de Industria y comecio
140,70,05 Analisis de Renta Predial e Industria y Comercio
140,70,06 Relación diaria de Recaudo de Otros rentas
140,70,07 Certificados de Paz y salvos
140,70,08 Comprobantes contables de consignaciones
140,70,09 Informe Diario de Recaudo Transito y Transporte
140,70,10 Informe entidad Bancaria
140,70,11 Informe diario de Recaudo Externo Tránsito y Trasnporte
140,70,12 Analisis consolidado de Renta Transito y Transporte
140,70,13 Comprobante contable Nota Crédito
140,70,14 Notas Créditos Rendimientos Financieros
140,70,15 Notas Crédito Consignaciones Nacionales y Departamentales
140,70,16 Ajuste Contables reclasificaciones
140,70,17 Oficio solicitud traslado
140,70,18 Traslados Bancarios
140,70,19 Comprobante de traslado
Convenciones
CT=Conservación Total Firma Responsable:
E= Eliminación
M=Microfilmación u otro soporte Fecha:
S=Selección
PROCEDIMIENTOS

Selectiva 10%. Actas: Comité

de Archivo y de Eliminación
de Documentos
Selectiva 10%. Acta de
Comité de Archivo.
Acta de Eliminación

Selectiva 10%

Selectiva 10%. Acta de

Comité de Archivo.
Acta de Eliminación
 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA . ALCALDÍA DE CALARCA
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA - TESORERIA

SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

140.8 ANALISIS DIARIO DE RENTAS

140,8,01 Analisis diario
140,8,02 Analisis de renta recaudo diario.
140,8,03 Relación diaria de recaudo

140.24 CERTIFICACIONES
140,24,8 INGRESOS Y RETENCIONES DE USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.
140,24,14 PAZ Y SALVOS DEL MUNICIPIO POR DIFERENTES CONCEPTOS

140.43 DERECHOS DE PETICION

140,43,01 Solicitud de los diferentes Usuarios
 10,43,02 Respuestas de los Derechos de Petición

140.67 INFORMES
140,67,10 INFORME DEUDA PUBLICA
140,67,10,01 Relación de Pagos efectuados a la Entidad Financiera
140,67,10,02 Formato Seud
140,67,10,03 Oficio Remisorio Contraloria Departamental, Planeación Departemental y Ministerio de Hacienda

140.84 NOMINAS
140,84,1 NOMINA DE EMPLEADOS
140,84,1,01 Planilla de liquidación
140,84,1,02 Reporte de descuentos a terceros
140,84,1,03 Relación cuentas para abono
140,84,1,04 Registro presupuestal
140,84,1,05 Comprobante de causación
140,84,1,06 Orden de giro
140,84,1,07 Comprobante de egreso

140,84,2 NOMINA DE PENSIONADOS

140,84,2,01 Planilla de liquidación
140,84,2,02 Reporte de descuentos a terceros
140,84,2,03 Relación cuentas para abono
140,84,2,04 Registro presupuestal
140,84,2,05 Comprobante de causación
140,84,2,06 Orden de giro
140,84,2,07 Comprobante de egreso

140.85 NOTAS CONTABLES

140,85,01 Ajuste de tesoreria
 140.76 LIBROS
140,76,1 AUXILIAR
140,76,1,01 Libro Auxiliar Fondo Ganadero
140,76,1,02 Libro Auxiliar Fondo Porcicultura
140,76,1,03 Deguello de ganado mayor
140,76,1,04 Estampilla Prohospital
140,76,1,05 Estampilla Prodesarrollo
140,76,1,06 Rifas Menores

140.82 MATRICULAS DE ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES

140,82,01 Formularios

140.108 PUBLICACION EN DIARIO DE CIRCULACION

140,108,01 Proceso de Embargo y Secuestro
140,108,02 Avaluos
140,108,03 Liquidacion
140,108,04 Remate del bien

140.118 RELACION DE RECAUDO PREDIAL UNIFICADO

140.12 RESOLUCIONES
140,123,15 DEL IGAC
140,123,15,01 Oficio remisorio por parte del Igac con la relacion de los números y cantidad
140,123,15,02 de resoluciones enviadas al municipio para actualizar la base de datos de predial
140,123,15,03 Resoluciones numeradas

140,123,16 DE MODIFICACION DE ESTRATO

140,123,16,01 Oficio remisorio de la secretaria de Planeación Municipal
140,123,16,02 Resolución sobre ratificación o modificación del estrato de los diferentes predios ubicados en el Municipio
 140.124 RETENCION EN LA FUENTE
140,124,1 RETENCION EN LA FUENTE MUNICIPIO
140,124,1,01 Reporte mensual de descuentos por terceros
140,124,1,02 Declaración mensual de retenciones en la fuente
140,124,1,03 Recibo oficial de pago de impestos nacionales
140,124,1,04 Comprobante de egreso

140,124,2 RETENCION EN LA FUENTE TRANSITO

140,124,2,01 Informe mensual de recaudo
140,124,2,02 Análilsis de tránsito
140,124,2,03 Recibo oficial de pago de impestos nacionales
140,124,2,04 Egreso

140.14 SOBRETASA A LA GASOLINA MOTOR

140,135,01 Informes mensuales de las EDS
140,135,02 Copia de el Formulario de declaración por parte de los distribuidores mayoristas de combustibles
140,135,03 Informe consolidado anual mes a mes

140.144 TRASLADOS BANCARIOS

140,144,01 Comprobante contable de traslados
140,144,02 Solicitud de traslado

Convenciones
CT=Conservación Total
E= Eliminación
M=Microfilmación u otro soporte
S=Selección
ON DOCUMENTAL

RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTION CENTRAL
4 15 X Selectiva 10%. Actas: Comité
de Archivo y de Eliminación

4 8 X Selectiva 10%. Actas: Comité

4 8 X de Archivo y de Eliminación

4 10 X Selectiva 10%. Actas: Comité

de Archivo y de Eliminación
4 8 X Selectiva 10%. Actas: Comité
de Archivo y de Eliminación
de Documentos

4 20 X Selectiva 10%. Acta de

Comité de Archivo.
Acta de Eliminación

4 20 x Selectiva 10%. Acta de

Comité de Archivo.
Acta de Eliminación

4 15 X Selectiva 10%. Actas: Comité

de Archivo y de Eliminación
de Documentos
4 15 X Aleatoria 10%
Acta Comité de Archivo
Acta Eliminación de
Documentos

4 15 X Aleatoria 10%
Acta Comité de Archivo
Acta Eliminación de
4 10 X Documentos

4 20 x Selectiva 10%. Acta de

Comité de Archivo.
Acta de Eliminación

4 20 x Selectiva 10%. Acta de

Comité de Archivo.
Acta de Eliminación
 4 20 X Aleatoria 10%
Acta Comité de Archivo
Acta Eliminación de
Documentos

4 15 X Aleatoria 10%
Acta Comité de Archivo
Acta Eliminación de
Documentos

Aleatoria 10%
4 20 X Acta Comité de Archivo
Acta Eliminación de
Documentos

2 20 Aleatoria 10%
Acta Comité de Archivo
Acta Eliminación de
Documentos

Firma Responsable:

Fecha: