Sunteți pe pagina 1din 17

1.

Introducere

Managementul a fost definit de W. David Rees ca “ arta de a face pe alţii să facă”.


În contextul evoluţiei politice, economice şi tehnice actuale, dezvoltarea accelerată a
activităţii are o mare influienţă asupra domeniului resurselor umane care, datorită schimbărilor
tehnologice previzionate şi a punerii în practică a unor sisteme economice în cadrul organizaţiilor,
necesită elaborarea unor programe de formare specializate.
Ca orice altă resursă, şi aceasta impune o gestionare corespunzătoare. Prin gestionarea
resurselor umane se înţelege ansamblul activităţilor legate de încadrarea cu personal,
perfecţionarea competenţelor şi îmbunătăţirea randamentului în organizaţie. La rândul lor, aceste
activităţi au o serie de componente, care vor fi analizate pe rând în capitolele acestei lucrări, în
ordinea firească a derulării lor.
Particularităţile resurselor umane, precum şi complexitatea acestora, pun probleme deosebite
managerilor de la toate nivelurile organizatorice, astfel încât gestionarea acestora constituie o latură
importantă a activităţii de management, calitatea şi eficienţa modului în care se desfăşoară fiind
definitorii în obţinerea succesului.
Astăzi, organizaţiile moderne depind de resurse umane ale căror competentă şi idei
inovatoare nu ajung să se transforme în produse şi servicii utile tuturor dacă nu sunt dublate pe
lângă tehnologie şi de o disciplină interioară individuală, noţiunea de management pentru
personalul de birou este folosită în accepţia sa de a reuşi. Pentru personalul de birou a reuşi
înseamnă a atinge un grad de profesionalism european şi internaţional.
Scopul acestei lucrări este de a scoate în evidenţă punctele esenţiale rezultate în urma
studiului efectuat asupra activităţilor de gestionare a resurselor umane ale personalului de birou şi
de a oferi aplicaţii necesare bunei desfăşurări a acesteia.
Sperăm că această lucrare va veni în sprijinul tinerilor manageri de birou formându-le o
viziune de ansamblu cât mai clară asupra a ceea ce au de făcut, dar şi al efectivului personalului de
birou care doreşte să se perfecţioneze.

1
2. Analiza postului

Analiza postului constă în studierea acestuia din punctul de vedere al atribuţiilor ce-i revin,
al responsabilităţilor, al nivelului de pregătire necesar viitorului angajat şi al condiţiilor de ocupare.
Analiza postului este un proces de căutare a informaţiilor despre postul respectiv.

Descrierea postului
Cu cât vom fi mai clari referitor la genul de persoană pe care o căutăm, cu atât vom avea mai
multe şanse de a o găsi. În caz contrar, va fi ca şi cum ne-am juca de-a "baba-oarba".
Prima întrebare trebuie să fie întotdeauna: "Chiar am nevoie de cineva pentru acest post?"
Faptul că postul există nu înseamnă că este şi necesar să existe; dacă postul a rămas vacant, avem
posibilitatea de a-l desfiinţa; putem decide să transferăm sarcinile presupuse de acesta unui alt post,
sau să-1 păstrăm vacant până când se schimbă circumstanţele.
Dacă decidem că postul trebuie să fie ocupat de cineva, trebuie să stabilim exact care vor fi
îndatoririle ocupantului. Majoritatea organizaţiilor au descrieri scrise ale posturilor. Totuşi, aceasta
nu va fi decât punctul de plecare; trebuie să ne asigurăm că descrierea postului este actualizată.
Sarcinile se pot schimba sau pot fi altfel împărţite între angajaţi; funcţia sau salariul existente pot să
nu mai fie adecvate.

"Portretul" unei secretare

Abilităţi pentru relaţii cu publicul

Deţinerea unor bune abilităţi de relaţii cu publicul are un mare impact în creearea unei
imagini favorabile asupra organizaţiei.
Sunt prezentate mai jos câteva dintre aspectele cele mai importante ale bunelor relaţii cu
publicul.

• Ţinerea minte a numelor şi figurilor. Dacă vă veţi adresa unei persoane folosindu-i
numele acesta se va bucura de atenţia şi importanţa pe care i-o acordaţi. Asta înseamnă
că de când v-a fost prezentată această persoană, aţi încercat să i vă adresaţi direct
repetându-i numele şi eventual, să i-1 şi notaţi.

2
• A asculta cu grijă. Ascultarea cu grijă a persoanei care vă vorbeşte va creea o impresie
favorabilă, reduce confuziile şi salvează timpul. Acordaţi persoanei care vorbeşte atenţie
deplină şi nu o întrerupeţi. Cu alte cuvinte, a asculta ce a spus nu este acelaşi lucru cu a
asculta cum a spus.

• Folosirea tehnicilor de a vorbi bine. Se va vorbi clar şi cu dicţie; mesajul va fi exact şi


pozitiv. Se vor evita expresiile de argou. Vocea să fie bine modulată, clară şi pe un ton
normal, cu o pronunţie corectă şi o enunţare clară. Sinceritatea este importantă în
conversaţia cu ceilalţi. Vorbiţi cu oameni, nu la ei.

• Folosirea tehnicilor nonverbale potrivite. Comunicarea nonverbală, adesea se referă la


limbajul trupului, include gesturi, poziţia trupului şi expresia feţei. Se vor evita gesturile
nervoase aşa cum ar fi lovirea ritmată cu degetele a mesei, dresul glasului sau zornăirea
cheilor. Nu fiţi închistat atunci când sunteţi implicat într-o conversaţie. Menţineţi
contactul vizual şi zâmbetul şi arătaţi-vă interesul atunci când vorbiţi cu ceilalţi. Când
veţi călători în alte ţări să reţineţi că există multe diferenţe interculturale, iar mesajele
nonverbale sunt altele.

Curtoazia. Totdeaua să-i trataţi pe ceilalţi aşa cum vreţi şi dvs. să fiţi tratat. Să folosiţi
mereu expresii ca "mulţumesc", "vă rog" sau "sunteţi bine venit". Să fiţi promt, să ajutaţi şi
să fiţi serios acestea sunt elemente importante pentru a fi curtenitor.

Maturitatea. Abilitatea de a accepta critica constructivă, privind peste lipsurile pe care


le au alţii în comportament, luarea responsabilităţii pentru greşelile făcute şi ignorarea
bârfei şi a mărunţişurilor sunt indicatori ai maturităţii.

Manipularea situaţiilor de stres. Abilitatea de a păstra calmul în situaţii de stres denotă


profesionalism.

Raţionamentul. Abilitatea de a judeca raţional prin luarea de decizii rapide duce la


creşterea productivităţii, la evitarea confuziilor şi la salvarea timpului.

Simţul umorului. Umorul poate ajuta în situaţiile de stres, contribuind la crearea unui
mediu de lucru plăcut şi la îmbunătăţirea relaţiilor cu colegii.

3
Voluntariatul şi ajutoararea celorlalţi. Angajatul care doreşte să-i mulţumească pe
alţii, se va putea oferi voluntar să-şi ajute colegii la terminarea unui proiect important. A
ajuta pe alţii implică schimbări în modul de comportament, cum ar fi a vorbi sau a râde
făcând zgomot.

Abilitatea de a lucra cu tipuri de oameni diferiţi A avea succes în lucrul cu oamenii


însemnă a comunica cu eficienţă. Când cineva cu care lucraţi este neliniştit şi nervos,
trebuie să fiţi răbdător şi tolerant.

Discreţia. Discreţia profesională înseamnă a păstra secretul asupra unor probleme


personale sau confidenţiale de birou, atunci când altcineva vă întreabă şi nu are dreptul să le
ştie. In mod obişnuit, discreţia însemnă a refuza bârfa şi repetarea informaţiilor
confidenţiale.

Caracteristici şi abilităţi personale

A fi de încredere. Angajatul pe care poţi pune bază este cel mai important din cadrul
personalului de birou. Această persoană îşi îndeplineşte singură sarcinile de serviciu la timp.
Iniţiativa. Aceste persoane sunt potrivite pentru lucrul independent, anticipând nevoile şi
problemele care apar procedând la rezolvarea lor fără a-şi mai întreba superiorul.
Abilitatea de a urmări instrucţiunile şi de a reţine detaliile necesare. Aceştia sunt angajaţi
de valoare a organizaţiei. Notarea detaliilor şi instrucţiunilor este esenţială pentru a vă împrospăta
memoria şi pentru a dovedi că aţi ascultat cu grijă.
Abilitatea de a lucra sub presiune. Cele mai multe activităţi implică stres. Nu este niciodată
uşor să lucrezi sub presiune, dar dacă ai o bună sănătate fizică, control emoţional să-ţi păstrezi
calmul, vei putea învăţa să manevrezi situaţiile critice.
Optimismul. O persoană optimistă este capabilă să privească cele mai multe situaţii într-un
mod pozitiv fără să se plângă sau să critice.
Cooperarea. A lucra cu ceilalţi înseamnă a te concentra cel mai mult asupra intereselor
superiorului, ai colegilor şi mai târziu asupra propriilor dorinţe şi interese.
Tactul. O persoană cu tact ştie aproape întotdeauna ce să facă sau să spună, cum să spună
ceva negativ într-un mod pozitiv fără ca să rănească pe cineva.

4
Entuziasmul. Entuziasmul este o forţă pozitivă binevenită în organizaţii, pentru că o
persoană entuziastă are o influenţă benefică asupra celorlalţi angajaţi.
Flexibilitatea. O persoană flexibilă este adaptabilă şi nu se supără atunci când intervin
schimbări în program sau în munca de rutină. Odată cu sporirea utilizării de tehnologie sofisticată,
flexibilitatea este tot mai importantă datorită introducerii de sarcini, proceduri şi tehnici noi.
Îmbrăcămintea. Secretarele sunt mândre de postul pe care-1 ocupă vor dori să creeze o
imagine favorabilă. Ele nu vor purta fuste foarte scurte, ci vor alege un stil de îmbrăcăminte care să
reflecte responsabilitate şi demnitate.
Accesoriile. Alegerea înţeleaptă a unei singure bijuterii sau eşarfe colorate va face ca o
îmbrăcăminte simplă să fie mai atractivă. Se vor evita bijuteriile prea complexe şi cele care produc
zgomot, cum ar fi brăţările şi care incomodează şi pot produce accidente.
Ţinuta. Secretarele trebuie să aibă o ţinută care impune seriozitate. Stilul de coafură să fie
cât mai simplu şi machiajul subtil. De asemenea, igiena personală este esenţială.
Vocea. Mulţi specialişti în managementul de birou au ajuns la concluzia că sunetul are tot
felul de efecte asupra productivităţii personalului. Secretarele trebuie să ştie că modul de a vorbi îi
afectează pe ceilalţi pozitiv sau negativ şi de aceea trebuie să-şi cultive un mod plăcut de a vorbi. O
voce pe un ton ridicat poate irita, iar prea în şoaptă nu poate fi auzită. Oricum, vocea trebuie să se
situeze între aceste două limite. Trebuie să fie modulată şi auzită.
Conversaţia. O secretară comunică direct cu colegii sau cu vizitatorii. Este important să-şi
manifeste interesul într-o conversaţie, dar este înţelept să ştie să evite bârfa.
Atitudinea. O secretară care vrea să aibă succes să nu uite că "şeful este şef”. Ca secretară
trebuie să recunoaşteţi imediat de ce are nevoie şeful şi să vă oferiţi voluntar spre a-1 ajuta, aceasta
demonstrând că aveţi chemare pentru acest post. Uneori s-ar putea să treceţi prin crize emoţionale
legate de anumite nereuşite, dar trebuie sa le parcurgeţi cu brio şi să reţineţi că orice slujbă are ceva
care poate să nu-ţi placă sau cu care să nu fii de acord.

Abilităţi profesionale

Stăpânirea muncii de birou. îndemânările de bază ce se cer în îndeplinirea sarcinilor de


birou sunt: cunoaşterea utilizării calculatorului, redactarea, editarea şi corectarea, cunoştinţe de
matematică şi rigurozitate.
Viteză de lucru. Este necesară cunoaşterea tehnicii de stenografiere utilă în luarea de notiţe
complete într-o conferinţă şi la înregistrarea mesajelor telefonice. Un ritm de lucru susţinut se

5
impune şi atunci când se urgentează compunerea şi tipărirea corespondenţei sau la întocmirea
diferitelor documente şi rapoarte.
Abilităţi de comunicare. Este necesară cunoaşterea limbii române şi a 1-2 limbi străine
(conversaţie, gramatică, ortografie) şi abilităţi de citire (când li se cere să facă rezumatul
corespondenţei), de scriere (să nu facă greşeli de scriere), de ascultare (să acorde atenţie
informaţiilor şi detaliilor primite) şi de vorbire (mesajul să fie transmis clar şi exact).
Luarea deciziilor. Astăzi, când fluxul de informaţii este tot mai intens şi munca se
desfăşoară sub presiunea stresului, este necesar ca secretara să ştie să ia decizii bune (să gândească
problema: descriind-o corect, analizând factorii, judecând alternativele posibile şi implicaţiile şi să
decidă aplicarea soluţiilor). în final, să dovedească un bun raţionament de judecată.
Cunoştinţe de organizare. Să cunoască procedurile folosite în organizaţie şi să se ofere
voluntar oricând este necesar pentru a veni în ajutorul superiorului. Cu aceste deprinderi, orice
secretară ambiţioasă poate aspira spre un post de asistent-executiv. De asemenea, este necesar a
poseda abilităţi de organizare a muncii angajaţilor, a activităţii personale, recunoscând care sunt şi
priorităţile în îndeplinirea sarcinilor.
Stabilitatea emoţională. În orice situaţie de criză, secretara trebuie să-şi păstreze calmul.
Chiar şi când apar situaţii neobişnuite, ea trebuie să-şi mascheze emoţiile ca totul să pară ca şi cum
nu s-ar fi întâmplat nimic.
Confidenţialitate. Orice şef doreşte ca secretara să păstreze secret anumite informaţii
confidenţiale legate de companie. Secretara trebuie să fie o persoană de încredere, iar dacă a aflat în
timpul pauzei de cafea despre problema personală a unei colege, atunci nu va trebui să povestească
acest lucru altor persoane.
Entuziasm. Se cunoaşte prea bine că dacă angajatul nu are îndemânări sau cunoştinţe prea
bune, acestea pot fi remediate dacă el este o persoană entuziastă.
Loialitatea. Oriunde va fi, secretara va reprezenta organizaţia şi pe şeful său. Loialitatea
înseamnă că secretara crede într-adevăr în organizaţia Ia care lucrează şi nu va face niciodată ceva
neetic sau ilegal.
Iniţiativa. Iniţiativa însemnă adunarea de documente şi rapoarte pentru a fi pregătite pentru
când va fi nevoie, fără ca să fi cerut şeful acest lucru dinainte. Iniţiativa este ceva între
responsabilitate şi capacitatea de a prevedea.
A fi de nădejde. Asta înseamnă că atunci când şeful i-a încredinţat o sarcină secretarei, el
deja să uite că mai este şi acest lucru de făcut, iar secretara s-o ducă la îndeplinire.

6
Tehnică nouă - competenţe noi
Competenţe operaţionale. Putem enumera aici:
- abilitatea de a stenografia
- prelucrarea textelor şi documentelor cu ajutorul PC-ului
- editare de texte, tabele, formulare, scrisori, grafice, condiţii de utilizare a poştei electronice
- competenţe în tehnici cantitative de secretariat (statistică, finanţe, contabilitate)
- competenţe în tehnici de gestiune şi aplicarea informaticii în contabilitate
- competenţe în metode şi tehnici de organizare şi administraţie, având capacitatea de a
participa la analizele administrative
- competenţe în drept public şi administrativ, financiar, valutar, bancar
- competenţe în tehnici de comerţ internaţional (pentru servicii de import-export)
- utilizarea PC-ului ca mijloc de comunicare în reţea
- aptitudinea de a învăţa un limbaj sau un program nou şi complex
- aptitudinea de a pregăti, controla şi anticipa munca
- capacitatea de autoperfecţionare
- imaginaţie pentru a exploata la maximum posibilităţile oferite de PC

Mai pe scurt, etapele procesului de analiză a postului sunt ilustrate în fig. 1.1.

Planificarea RU

Recrutarea

Responsabilitati Indatoriri Selectia

Instruirea&dezvoltarea

Descrierea postului Evaluarea performantei

Analiza postului Compensarea

Specificatiile postului Sanatatea&siguranta

Relatii umane

Cunostinte Indemanari Abilitati Cercetare

Conditii egale la angaj.

7
Sumarul datelor ce vor fi culese în procesul de analiză a postului

1. Activităţile postului
a. Sarcinile postului
b. Înregistrarea în ordine a activităţilor
c. Proceduri folosite
d. Responsabilităţi
2. Activităţi pentru orientarea angajatului
a. Comportamentul uman aşa cum ar fi acţiunile fizice şi comunicarea
b. Mişcările elementare
c. Cerinţe legate de consumul de energie
3. Maşini, instrumente, echipament şi orice ar veni în ajutorul muncii

4. Elemente tangibile sau intangibile înrudite cu postul


a. Cunoştinţe posedate sau aplicate (ca în contabilitate)
b. Prelucrarea materialelor
c. Obţinerea produsului şi a serviciilor performante
5. Performanţa muncii
a. Analiza erorilor
b. Standarde de lucru
c. Cuantificarea muncii (cât timp ia îndeplinirea unei sarcini)
6. Contextul postului
a. Program de lucru
b. Stimulente financiare sau nefinanciare
c. Condiţii de muncă
d. Contextul organizational şi social
7. Caracteristici personale
a. Atribute personale, cum ar fi personalitatea şi interesele
b. Cerinţe legate de educaţie şi instruirea profesională
c. Experienţă

8
în anexa 1 de la sfârşitul lucrării sunt prezentate tipuri de chestionare pentru analiza postului
şi câteva descrieri de posturi specifice pentru personalul de birou.

2. Recrutarea şi selecţia

Recrutarea
O secretară calificată conform standardelor precizate în capitolele anterioare nu este
uşor de găsit. Pentru a o găsi, se poate apela la:
• licee economice sau şcoli postliceale de specialitate;
• colegii (învăţământ superior de scurtă durată - 3 ani) de specialitate;
• cursuri de perfecţionare;
• anunţuri în massmedia (ziare, radio, TV);
• târguri de forţă de muncă;
• oficii, centre şi agenţii specializate în oferirea locurilor de muncă
• reţeaua de relaţii a angajaţilor firmei, care pot recomanda persoane calificate şi de
încredere.
În legătură cu toate aceste modalităţi sunt necesare câteva precizări.
De regulă, absolventele de liceu nu dispun de pregătirea necesară deoarece nu au
experienţă. De aceea, este indicat în acest caz să i se asigure o perioadă de stagiu lângă o
secretară cu experienţă.
Absolventele de colegiu sunt cea mai bună variantă, prezentând garanţia unei secretare
complete. Cei trei ani de învăţământ superior, în care accentul este pus pe problemele
practice ale activităţii de secretariat, asigură o temeinică însuşire a tot ceea ce o bună
secretară trebuie să ştie. Din păcate, această formă de învăţământ se află încă la început în
România, dar absolventele găsesc cu relativă uşurinţă locuri de muncă bine plătite. Un astfel
de colegiu funcţionează la Iaşi în cadrul Universităţii "Al.I.Cuza" şi la Suceava în cadrul
Universităţii "Ştefan cel Mare".
Cursurile de perfecţionare de scurtă durată sunt axate, de regulă, pe segmente de
muncă de secretariat. Practic, absolventele unor astfel de cursuri, doar se familiarizează cu
anumite probleme, urmând ca deprinderile să se formeze ulterior.
Târgurile de forţă de muncă sunt încă destul de rare. La Iaşi au fost organizate de
Asociaţia Internaţională a Studenţilor Economişti şi de Centrul de Orientare şi Plasare a
9
Absolvenţilor. De asemenea în acelaşi scop au venit şi firme străine cu oferte de locuri de
muncă. (Procter & Gamble şi Unilever).
Anunţurile în presa scrisă atrag, de regulă, un număr mare de amatori, ceea ce face ca
selecţia să fie oarecum dificilă şi mai ales să presupună o mare risipă de timp. De aceea este
bine ca în cuprinsul anunţului să fie inserate câteva din cerinţele cele mai importante
necesare pentru a participa la interviu (limbi străine, operarea pe computer etc.).
Se recomandă să se evite căutarea perfecţiunii şi se va pune accentul pe calificare şi
potenţial mai ales în cazul tinerelor absolvente care nu au încă experienţa în muncă. O
persoană inteligentă şi entuziastă va reuşi în scurt timp să se adapteze condiţiilor specifice şi
să dea randamentul dorit în muncă. Exemple de tipuri de anunţuri date în presă sunt
prescurtate în anexa de la sfârşitul capitolului.

În anunţ este important să se ţină cont de faptul că înlocuirea ocupatului unui post poate
avea un cost considerabil, în cadrul căruia costul anunţului publicitar poate ocupa un loc
semnificativ.
Printre factorii care pot determina o reacţie efectivă la un cost cât mai mic al
anunţului se numără:
• conţinutul anunţului (principalele coracteristici ale postului, localizarea lui, salariul
etc.)
• mediul de difuzare a anunţului (cotidian naţional, publicaţie profesională,
săptămânal local etc.)
• momentul plasării anunţului
Pentru ca anunţul să fie rentabil în ceea ce priveşte reacţiile obţinute, trebuie să
încurajeze prin conţinut, solicitarea postului de către persoanele cele mai potrivite. în
acelaşi timp, anunţul trebuie să descurajeze candidaţii nepotriviţi. Se poate pierde mai mult
timp, atât la nivel individual, cât şi organizaţional, dacă se ajunge la depunerea unei
sumedenii de solicitări inadecvate.
Totodată, este incorect să li se trezească oamenilor speranţe false. Informaţiile
cuprinse în anunţul publicitar trebuie preluate mai ales din analiza postului şi din fişa
acestuia.
Anunţul trebuie să fie concret, corect şi relevant şi să conţină următoarele elemente:
• titlul postului, exprimat în termeni pe care cititorul să-i poată înţelege
• numele organizaţiei, natura activităţii sale şi localizarea postului

10
• scopurile şi responsabilităţile postului
• calificarea pretinsă şi experienţa necesară
• salariul şi beneficiile suplimentare - unde este posibil, trebuie menţionat nivelul sau
limitele de salarizare
• şansele reale de promovare
- modalitatea prin care se face solicitarea de angajare, de exemplu trimiterea unui CV
- se solicită în scris sau printr-un telefon formularul de angajare şi amănuntele
suplimentare
- se solicită telefonic o întâlnire
• termenul limită, dacă există, pentru depunerea cererilor
Exemple de anunţuri din presă referitoare la posturile oferite de diferite organizaţii sunt
prezentate în anexa 2, însă un tip de anunţ complet este cel ilustrat mai jos:

ÎNVĂŢĂMÂNT ŞI BIBLIOTECI

Contabil principal
Nr.post: H 32
22.000 - 24.000 $
Firma Education Finance asigură servicii de contabilitate pentru Departamentele de învăţământ şi
biblioteci depedente de Consiliul Comunal al Comitatului, precum şi informaţii financiare, sfaturi,
consultanţă şi instruire pentru şcolile situate în Northamptonshire.
În afară de serviciile cuprinse în convenţia de colaborare cu Consiliul Comunal al Comitatului,
furnizăm şcolilor un volum din ce în ce mai mare de servicii directe. Firma urmăreşte să încadreze
un contabil principal, în cadrul echipei care oferă servicii şcolilor cu sediul la Northampton House.
Este preferabil ca solicitanţii să aibă experienţa activităţii în serviciul public, în special în domeniul
învăţământului, precum şi o diplomă de contabil autorizat (adică CIPFA, CIMA, ICAEN) sau o
calificare parţiala. Reprezintă, dc asemenea, un avantaj o anumită experienţă în domeniul
instruirii.
 Formularele de angajare, ca şi alte detalii, se pot obţine de la Education Personuel.
Northampton House, Northampton, NN 1 2HX. Tel (0604) 236225. Pentru discuţii neformale,
poate fi contactată Rosemary Pallot, Contabil grup, la (0604) 236348. Cererile se primesc până
Ia data de 26. nov. 1993.

Consiliul Comunal al Comitatului Northamptonshire este deschis tuturor solicitanţilor, indiferent


de origine rasială sau etnică, sex, stare civilă sau handicap.
Consiliul Comunal al Comitatului Northamptonshire

11
Selecţia

Primul pas în procesul de selecţie este să se realizeze fişa postului, în care se va descrie tot
ceea ce va trebui să facă secretara ce va fi angajată. Aceasta presupune stabilirea clară a
competenţelor pe baza cărora se precizează calităţile viitoarei secretare, calităţi care, în parte, sunt
determinate de nivelul de instruire.
Instrumentele cu ajutorul cărora vor fi raportate candidatele la cerinţele postului sunt:
curriculum vitae, interviul, interviul prin telefon, corespondenţa de angajare şi testul profesional.
Formulare tip ale acestor instrumente folosite sunt prezentate la sfârşitul lucrării în anexa 2.
Un curriculum vitae bine întocmit poate fi un veritabil instrument de marketing. El trebuie
să fie redactat pe hârtie de calitate şi să cuprindă cuvinte sugestive şi fraze bine formulate care să
trezească interes şi credibilitate. Nu se poate spune că există un model standard, însă trebuie să
cuprindă: nume şi prenume, adresă, telefon, data naşterii, studii, experienţă profesională, obiective,
numele şi adresele persoanelor ce pot da recomandări.
Formular tip de angajare în care potenţialul angajat va completa datele cerute de
organizaţia ce face recrutarea.
Scrisoarea de solicitare de post sau scrisoarea de intenţie însoţeşte curriculum vitae şi deci
nu trebuie să reia informaţiile cuprinse în acesta. Ea trebuie să fie scurtă, precisă şi are ca scop
acceptul dumneavoastră pentru un interviu în vederea angajării.
Interviul prin telefon este sinonim într-un fel scrisorii de intenţie. în anunţul dat de firmă se
poate cere ca în locul expedierii unei scrisori de intenţie, candidatul să contacteze telefonic firma.
Aici cei care recrutează vor fi atenţi la aspectele următoare: candidata se prezintă clar şi expune
concis scopul convorbirii, are o voce plăcută şi un ton amabil, debitul verbal este moderat etc.
Interviul în vederea angajării este cel mai important pas pentru alegerea candidatei
potrivite pentru postul de secretară.
El nu trebuie să dureze mai mult de 30 de minute. Debutul trebuie să îl constituie o conversaţie
generală, banală, care are rolul de a alunga emoţiile candidatei.
Testul profesional va cuprinde probe legate de cerinţele specifice locului de muncă.

Tipuri de teste
În etapa de selecţie ar putea fi relevante următoarele tipuri de teste:

12
• testul de îndemânare - cu ajutorul căruia se poate determina cât de performant este
posibil să se realizeze o operaţie
• testul de cunoştinţe specifice - poate fi utilizat la testarea persoanelor care au o oarecare
experienţă, precum şi în selecţia personalului ce urmează să ocupe funcţii care presupun
un minim de cunoştinţe specifice
• testul de reacţie la situaţie - este considerat ca cel mai de valoare test şi care oferă
coordonate relevante cu privire la competenţa celui testat.
• teste de inteligenţă şi temperament - care evaluează aptitudini şi abilităţi ale celui testat,
detectând cât mai multe caracteristici personale. De regulă, testele de acest tip trebuie
aplicate de experţi. Aici putem aminti testul Luscher, care are la bază un sistem de alegere a
culorilor şi permite evaluarea diferitelor elemente ale structurii personalităţii. Este aplicat la
selectarea şi evaluarea secretarelor şi a persoanelor care vor urma să lucreze în permanenţă
cu publicul. In anexa la acest capitol sunt prezentate câteva tipuri de curriculum vitae,
formulare utilizate la recrutare şi scrisori de intenţie..
Testul profesional
Acesta va cuprinde următoarele probe, din care, evident, în funcţie de cerinţele specifice
locului de muncă, unele pot fi eliminate:
1. Proba de dactilografíe pe PC sau maşini de scris:
• proba de viteză - 35-40 cuvinte/minut
• proba de estetică (aranjarea în pagină a unui manuscris)
2. Proba de stenografie: -dictarea unui text cu viteză normală, urmărită de transcrierea cu
fidelitate
3. Proba de corespondenţă (conceperea şi redactarea unui tip de scrisoare)
4. Alcătuirea unui dosar de afaceri (elaborarea unei cereri de ofertă sau contract,
completarea unui cec, cunoştinţe de legislaţie, reguli de comerţ, operaţiuni vamale etc.)
5. Proba de limbi străine (conversaţie şi scris)
6. Proba cu PC-ul (editare de texte, grafică, tabele, baze de date, comunicare)
7. Proba cu aparatele de birotică (telefon, telefax, copiator etc.)
8. Proba de protocol şi relaţii cu publicul; păstrarea secretului de serviciu.

Interviul
Sunt mai multe tipuri de interviuri pentru angajare, ca de exemplu: interviul direct, indirect,
sub stres, de grup, de bord, informaţional, standard etc.

13
Exemple de întrebări dintr-un interviu direct:
1. Câte ore preferaţi să lucraţi ? De ce ?
2. Vă place să lucraţi în afara programului ?
3. Lucraţi cel mai bine în grup sau singur ?
4. Agreaţi programul nostru de lucru ? De ce ?
Exemple de întrebări dintr-un interviu indirect:
1. De ce sunteţi interesat în obţinerea unei poziţii în compania noastră ?
2. Care sunt obiectivele dumneavoastră de lungă durată ?
3. Ce planuri de viitor aveţi pentru educaţia dumneavoastră ?
4. Care vă sunt cele mai importante puncte slabe şi puncte tari ?
5. Care este cel mai important lucru în acest post ?
Exemplu de întrebări dintr-un interviu standard :
1. Câţi ani de experienţă aveţi ?
2. Câte limbi străine vorbiţi fluent ?
3. La ce salariu săptămânal vă aşteptaţi să primiţi când veţi începe lucrul ?
4. Care sunt zilele sau serile din timpul săptămânii când nu puteţi fi disponibil de a
lucra peste program ?
5. Cât de curând va fi posibil să vă apucaţi de lucru ?
Exemplu de întrebări dintr-un interviu informaţional:
1. Cu ce vă ocupaţi timpul într-o zi obişnuită ?
2. Care îndatoriri vă plac cel mai mult ? Dar cel mai puţin ?
3. In ce mod se pot pregăti cel mai bine oamenii pentru acest post ?
4. Ce calităţi personale sunt necesare pentru a avea succes în acest domeniu ?
5. La ce salariu se poate aştepta o persoană care este abia la început ?
6. Ce abilităţi sunt importante în acest domeniu ? Scrieţi alte câteva întrebări care
v-ar place să vi se pună.
Exemple de întrebări dintr-un interviu general:
1. Povestiţi-ne despre dumneavoastră.
2. Ce cursuri v-au plăcut la colegiu ?
3. Ce cursuri nu v-au plăcut ?
4. Ce ştiţi despre organizaţia noastră ?
5. Ce puteţi face dumneavoastră pentru noi ?

14
6. Ce calificări aveţi pentru a vă crea sentimentul că veţi avea succes în acest
domeniu?
7. Ce aţi auzit despre această poziţie ?
8. Ce alte slujbe aţi mai avut în trecut ?
9. Ce aţi învăţat din slujbele avute ?
10. Aţi participat la vreo muncă voluntară pentru comunitate ? 11 .Ce părere aveţi
despre munca de rutină ?
12. Ce planuri de viitor aveţi pentru educaţia dumneavoastră ?
13. Vă place să călătoriţi ?
14. Ce aţi face pentru a vă demonstra iniţiativa şi voluntariatul la muncă ? 15.Sunteţi
implicat în alte activităţi ce nu ţin de educaţie ?
16. Aţi avut vreo poziţie de conducere la şcoală ?
17. Care vă sunt abilităţile deosebite ?
18. Aveţi vreo preocupare deosebită în viaţa dumneavoastră de care sunteţi mândru?
19. De ce aţi părăsit fostul loc de muncă ?
20. Cum vă petreceţi timpul liber ? Ce hobby-uri aveţi ?
21 .Care consideraţi că vă sunt punctele tari ? Dar cele slabe ? 22.Ce cărţi aţi citit
recent?
23 .Dacă aţi fost concediat de la fostul loc de muncă puteţi să ne spuneţi pe ce motiv?
24. Povestiţi-ne despre cele mai importante 5 realizări ale dumneavoastră.
25. Când puteţi începe deja lucrul ?
26. Când veţi putea să veniţi la viitorul interviu cu conducerea noastră ?
27. Ce fel de şef v-ar plăcea ?
28. Definiţi cooperarea.
29. Cum vă manifestaţi mânia ? Ce fel de lucruri vă enervează ?
30. Ce fel de activităţi aţi avut şi s-au finalizat cu nereuşite ? 31 Aţi trăit vreo
experienţă în care aţi fost discriminat ?
32.Cu ce fel de persoane vă place să vă petreceţi timpul liber ?
Exemplu de întrebări tipice discriminatorii legate de:
• sex
1. (întrebând o femeie) Aveţi planuri pentru a avea copii/familie ?
2. (întrebând o femeie) Ce planuri de căsătorie aveţi ?
3. (întrebând o femeie) Cu ce se ocupă soţul dumneavoastră ?

15
4. (întrebând o femeie) Ce se va întâmpla dacă dumneavoastră sau soţul
dumneavoastră veţi fi transferaţi sau ar fi nevoie să vă mutaţi în altă localitate ?
5. (întrebând o femeie) Cine vă va îngriji copiii când dumneavoastră veţi fi la
serviciu ?

6. (întrebând un bărbat) Cum vă simţiţi lucrând pentru o femeie ?


• vârstă
1. Ce vârstă aveţi ?
2. Care vă este data de naştere ?
3.Cum vă veţi simţi când veţi lucra pentru o persoană mai tânără decât
dumneavoastră ?
• ţara de origine
1. Unde v-aţi născut ?
2. Unde s-au născut părinţii dumneavoastră ?
3. Al cărei ţări sunteţi cetăţean ?
• handicapuri
1. Aveţi vreun handicap ?
2. Ca persoană handicapată, de ce fel de ajutor veţi avea nevoie pentru a vă face
munca?
3. Cât de sever este handicapul dumneavoastră ?
• religie
1. Care vă este religia ?
2. La ce biserică mergeţi la slujbă ?
3.Credeţi în vreo religie care vă interzice să lucraţi în anumite zile din săptămână?
• rasă/culoare
1. Simţiţi că rasa/culoarea de care aparţineţi este o problemă în obţinerea
performanţei în acest post ?
2. Sunteţi __________________ereditar/de rasă ?

Întrebări posibile de pus intervievatorului


1. Spuneţi-mi despre natura postului. Care sunt îndatoririle şi responsabilităţile specifice?
Există fişa postului ?
2. La ce fel de program de instruire mă pot aştepta în primele 6 luni ? Dar mai târziu ?

16
3. Acest post implică şi efectuarea de deplasări în alte localităţi ?
4. Cui trebuie să dau raportul ? Puteţi să-mi spuneţi câte ceva despre pregătirea acestei
persoane ?
5. Acesta este un post nou creat ? Dacă nu, care a fost ultima persoană ce a ocupat această
poziţie şi cu ce se ocupă acum ?
6. Organizaţia are vreun program de dezvoltare a carierei personalului, aşa cum ar fi
participarea la cursuri şi seminarii ?
7. Organizaţia prevede rambursarea cheltuielilor cu taxele de şcolarizare ?
8. De cât timp activează această organizaţie ?
9. Care sunt segmentele de clienţi pe care le deserveşte ?
10. Care sunt posibilităţile de promovare în viitor ?
11 .Pot să vă furnizez alte informaţii despre mine ?
12.Care este următorul pas în procesul de decizie ? Când va fi luată ultima decizie cu privire
la această poziţie (post) ?

Nu toate interviurile sunt plăcute. Cunoscând câte ceva despre pregătirea pentru diferite
tipuri de interviuri se pot preveni surprizele neplăcute şi va lăsa impresia că sunteţi o persoană
pregătită. Este important de reţinut experienţa, potenţialul şi personalitatea.

17

S-ar putea să vă placă și