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Situación Actual
La Unidad de Administración no realiza una planificación en las
capacitaciones del personal.
El personal que visita la institución no tiene un control adecuado al entrar
a la entidad.
No se cuenta con cámaras de vigilancia en las áreas de trabajo para
brindar mayor seguridad en el resguardo del mobiliario utilizado.
Trabaja por medio de solicitudes al Ministerio, lo cual la deja en un
puesto dependiente de las decisiones y acciones que respectivamente
realiza el Ministerio de Educación para desarrollar sus actividades.
Coordinador de Adquisiciones
Asistente de Adquisiciones
Analista de Adquisiciones
Técnico de Adquisiciones
Procesos
ADQ-FOR-01: Formulario denominado “Solicitud de gasto o requerimiento”,
utilizado para uso de las diferentes entidades del Estado, para realizar
requerimientos de bienes, suministros o servicios.
Tipos de compras/adquisiciones:
— Compra de baja cuantía: Es cuando la adquisición sea por un monto
hasta veinte y cinco mil quetzales (Q.25, 000.00), bajo la estricta
responsabilidad de quien autorice la adquisición.
GRUPO DE
NOMBRE DESCRIPCIÓN
GASTO
Relacionado con el gasto por
Grupo 0 Servicios personales
personal que labora en la entidad.
Grupo 1 Servicios no personales Servicios generales de la entidad.
Comprende suministros y materiales
Grupo 2 Materiales y suministros requeridos por la entidad para su
funcionamiento.
Propiedad, planta y Adquisiciones de bienes de activo
Grupo 3
equipo fijo.
Grupo 4 Transferencias corrientes Transferencia a otras entidades.
Grupo 5 Transferencias de capital Transferencias de capital.
Grupo 6 Activos financieros Acciones y concesiones.
Servicios de la deuda
Servicios de deuda pública y
Grupo 7 pública y amortización de
amortizaciones.
otros pasivos
Fuente: Elaboración propia con base al manual de clasificación presupuestaria para el sector
público de Guatemala.
Funciones Principales
a. Mantener el abastecimiento de los insumos, bienes y servicios en los
niveles óptimos, de acuerdo con el plan anual de compras, ejecutando de
forma cuatrimestral y atendiendo las necesidades de las diferentes
unidades administrativas de la Dirección Departamental de Educación.
b. Ingresar datos al sistema de gestión SIGES y GUATECOMPRAS.
c. Recibir, revisar, procesar y ejecutar las compras y/o contrataciones de
bienes y servicios que soliciten las diferentes unidades administrativas de la
dirección departamental de educación según lo establecido en la ley de
contrataciones del estado y su reglamento.
d. Supervisar y solicitar las cotizaciones necesarias a los proveedores, para la
adquisición de bienes y/o servicios, donde se toma en cuenta el precio, la
calidad y los servicios que convengan a la Dirección Departamental de
Educación.
Situación Actual
La Dirección Departamental de Educación de Zacapa cuenta con un técnico de
compras encargado de realizar las contrataciones para la construcción de
infraestructuras, así mismo, cuenta con una persona especifica en el área de
compras responsable de recibir y verificar que los expedientes de adquisiciones
contengan el orden correcto de los documentos correspondientes,
posteriormente se traslada la solicitud de compras al departamento de
contabilidad, la misma persona se encarga de registrar las compras en los
sistemas de GUATECOMPRAS y SIGES.
Funciones Principales
a. Elaborar informes mensuales de altas y bajas que se originen en los
inventarios para su presentación a la sección financiera.
b. Llevar el control de las tarjetas de responsabilidad, asignando y dando de
baja los bienes de acuerdo con requerimiento, desde que los colaboradores
ingresan hasta que se retiran del Ministerio de Educación.
c. Efectuar trámites de baja a los bienes activos de la dirección por pérdida,
robo, deterioro
Situación Actual
En la unidad de inventarios actualmente no se cuenta con un encargado desde
el mes de mayo del presente año según informó el jefe del área financiera,
quien actualmente desempeña las funciones del puesto de encargado de
inventarios lo que denota una sobre carga de funciones al jefe del área
financiera. Se observó que existen dos vehículos que aún están en espera de
la descarga del inventario. Debido a la tardanza del proceso en la central del
Ministerio de Educación, en las instalaciones existe una bodega de
almacenamiento de inventarios obsoletos a la cual no se tuvo acceso.
Procesos
Kardex: Cuenta corriente que permite controlar las entradas y salidas de
bienes y suministros en el almacén con la finalidad de mantener y obtener
un saldo. Son formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas,
de uso obligatorio en la Dirección Departamental de Educación de Zacapa.
Formulario 1H “Constancia de ingreso al almacén”: Documento
autorizado por la Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para dejar
constancia de los productos, materiales, bienes o suministros que ingresan
al almacén.
ALM-FOR-02 “Formulario para el despacho de almacén”: Formulario
oficial autorizado por la Contraloría General de Cuentas, utilizado como
referencia en el sistema de gestión de calidad.
Formulario ALM-FOR-03 Libro/hoja de control de entrega y recepción
de formulario de despacho de almacén”: Formulario autorizado por la
Contraloría General de Cuentas para llevar control de las entregas y
recepción de la forma ALM-02.
Guía ALM-GUI-01: Instrumento elaborado por las autoridades del
Ministerio de educación como guía para el llenado de los formularios
utilizados en el almacén.
Método de inventario PEPS: Primero en entrar, primero en Salir. Método
de inventario que consiste en tener identificados los productos que
ingresan primero para darle salida inmediata del almacén.
Funciones Principales
a. Efectuar el registro y actualización de los ingresos y salidas de los
materiales y suministros enviados, donados o adquiridos con presupuesto
propio a través de las hojas Kardex autorizadas por la Contraloría General
de Cuentas.
b. Elaborar formulario 1H “Constancia de ingreso al almacén”, en un tiempo
máximo de dos días hábiles a partir de la recepción de la factura y registrar
la información en los campos requeridos, según lo indicado en la guía ALM-
GUI-01.
c. Recibir, clasificar, estibar, ordenar y resguardar las existencias físicas
(insumos, equipos, perecederos, etc.) dentro del Área del Almacén, y
asegurarse de la administración adecuada de eficiente de los materiales y
suministros aplicando el método de inventario PEPS (Primero en entrar,
primero en salir).
d. Elaborar y entregar al usuario de la dependencia solicitante el formulario
ALM-FOR-02 “Formulario para el despacho de almacén”, y solicitar firma de
recibido en el formulario ALM-FOR-03 Libro/hoja de control de entrega y
recepción de formulario de despacho de almacén”.
Situación Actual
Al momento de ingresar a las instalaciones de la Dirección Departamental de
Educación en Zacapa, se observó que la unidad de almacén no cuenta con
personal seguridad o con sistema de cámaras de vigilancia para el resguardo
de los productos almacenados.
Procesos
Manual de Procedimientos de Servicios Generales: son cinco tipos de
instructivos en los que se describen todos los procesos como servicios de
limpieza y mantenimiento de infraestructura logística, eventos,
mantenimiento de vehículos y telefonía.
Instructivo de Solicitud y Mantenimiento de Vehículos: en este
instructivo da a conocer los periodos en los que se les deben de dar
mantenimiento a los vehículos solicitados por la Dirección Departamental.
Funciones Principales
a. Coordinar y supervisar el uso adecuado de los vehículos de transporte
pertenecientes a la dirección, así como el control y registro de los vales de
combustible que son utilizados en los diferentes programas de la Dirección
Departamental de Educación.
b. Elaborar un informe de diagnóstico y de mantenimiento preventivo, además
de los procedimientos correctivos del equipo, vehículos e infraestructura de
la Dirección Departamental de Educación.
c. Supervisar el funcionamiento de los servicios básicos de dirección
departamental como lo son agua, energía eléctrica y teléfono.
d. Efectuar presupuestos por adquisición de repuestos, equipos, insumos y
otros artículos para llevar acabo un mantenimiento correctivo adecuado.
Situación Actual
Las funciones de la unidad de servicios generales son designadas y
coordinadas por personal de otras áreas, está delegación de actividades no se
encuentra dentro de las atribuciones de dicho personal ajeno a la unidad.
Situación Actual
El Departamento de Recursos humanos trabaja con cuatro unidades las cuales
se dedican a coordinar y gestionar la selección de personal, el pago de
planillas, ascensos al personal y establecer políticas y programas de beneficios
para el magisterio. Dichas unidades no cumplen del todo con sus funciones, ya
que en todas las unidades que conforman la Dirección Departamental de
Educación de Zacapa, existe falta de personal para el desarrollo de las
actividades con eficiencia y eficacia.
Inducción de Personal
El personal de nuevo ingreso al ocupar un puesto en cualquiera de las
unidades se le da una inducción para conocer sus atribuciones en base al
manual de funciones establecido para dicho departamento. Mediante el método
de la entrevista, cuestionario y guías narrativas que se llevó a cabo en el
departamento de Recursos Humanos se pudo determinar que el personal de
nuevo ingreso recibe una inducción del encargado de la unidad explicándole de
forma verbal las atribuciones que le corresponde según manual de funciones.
Segregación de funciones
A través del método de la entrevista, se estableció la falta de segregación de
funciones, ya que se realizan funciones que no les corresponden según lo
establecido en cada puesto. El motivo de esta inadecuada segregación es
causada por la falta de personal y la falta de asignación presupuestaria, por lo
que provoca al personal un sobreabastecimiento de deberes, y en el
incumplimiento de los objetivos.