CODIGO REVISION

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y

HARRISON SALUD EN EL TRABAJO HSSST-
0
SANCHEZ PO-001
CUADROS FECHA PAGINA
CONTROL DE DOCUMENTOS
01-02-2017 1/11

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO

Elaborado por: Andrea Orozco Moreno Revisó y Aprobó: Harrison Sanchez Cuadros
Cargo: Consultora SST Cargo: Representante Legal
Firma: Firma:
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OBJETIVO

Establecer la metodología para la elaboración, administración, aplicación y control de los

documentos que integran el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo en
Harrison Sanchez Cuadros.

2. ALCANCE

El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los documentos

del Sistema de Gestión de Calidad Harrison Sanchez Cuadros

3. GLOSARIO

 Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a caracterizaciones,

procedimientos, manuales, políticas, objetivos, lineamientos, instructivos, documentos,
formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico y muestra patrón o una combinación de estos.

 Documento interno: Documento generado dentro por la empresa tales como

Manuales, Procedimientos, Procesos, Programas, Guías, Instructivos, Directrices,
Formatos, Informes, entre otros.

 Documento externo: Son aquellos documentos que tienen su origen por fuera de la
organización.

 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia ya sea porque una norma
lo modifica o porque la Dependencia responsable determina que ya no debe ser
utilizado. Estos Documentos deben ser recogidos por el responsable del proceso, se
conservará el documento original durante el periodo establecido por las Tablas de
Retención Documental.

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

 Formato: Forma estándar para registrar la información

 Instructivo: Documento que especifica detalladamente como se lleva a cabo una

actividad o un proceso.

Elaboró: Andrea Orozco Moreno Revisó y Aprobó: Harrison Sanchez Cuadros

Consultora SST Gerente General
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 Anexo: Documento que requiere ser controlado debido a que presenta modificaciones
y es utilizado en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud e el Trabajo distinto a los
documentos anteriores.

 Guías: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que

tienen como propósito, orientar, profundizar, especificar o aclarar una actividad
establecida dentro del procedimiento.

 Copia: Reproducción exacta de un documento.

 Copia Controlada: Son los documentos que se distribuyen a las diferentes áreas de
la organización, registrados en el Listado maestro de documentos (F-001). Para los
documentos a excepción de los formatos, se distinguen por que llevan la palabra
“COPIA CONTROLADA” y llevan las firmas de las personas que lo elaboraron,
revisaron y aprobaron. Es la reproducción autorizada de un documento, por parte
del Director de Dependencia; cuya circulación es verificada por medio de
registros para de este modo recogerla, corregirla y actualizarla cuando haya
lugar a cambios o modificaciones. Cabe aclarar que no puede reproducirse
parcial ni totalmente sin autorización del Director de Dependencia.

 Copia no Controlada: Corresponde a copias de documentos no reconocidas o

registradas, se consideran no oficiales, no requieren de firmas, y su contenido es
meramente informativo. Los documentos del SIGC de la Universidad de Nariño, que
se publiquen para descarga en la página Web, se identifican con la frase “COPIA NO
CONTROLADA”, diagonal centrada, en letra Arial Black, tamaño 40, con formato de
marca de agua.

ABREVIATURAS:

 SGSST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Procedimiento establecido con el fin de determinar las actividades concernientes a la

elaboración, aprobación, actualización, distribución y conservación de los documentos de
Harrison Sanchez Cuadros con el fin de disponer de la información de manera ágil y
eficiente.
Los Parámetros a cumplir en la elaboración de los documentos del SIGC son los
siguientes.

Elaboró: Andrea Orozco Moreno Revisó y Aprobó: Harrison Sanchez Cuadros

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4.1 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

ENCABEZADO:

Todos los documentos del Sistema de Gestión, exceptuando la política, los documentos
externos, y algunos formatos que por su diseño y estructura no lo permitan, se presentan
en el formato de página estandarizado, el cual consta de un encabezado que incluye los
siguientes elementos de identificación y control:

(2). (4)Código: (5)Revisión:

(1)
(6)Fecha : (7)Página :
(3)

(1) Logotipo de la empresa. (en caso de no tener, se pondrá el nombre de la empresa)

(2) Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

(3) Nombre del documento o proceso, según sea el caso. Mayúscula sostenida.

(4) Código del documento, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
El código estará conformado por 7 caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:

SST- XXNN
1 2 3

1. SST: los tres primeros caracteres corresponden a la respectiva dependencia, en

este caso: SST (Seguridad y salud en el trabajo).

2. XX Los dos siguientes caracteres son de tipo alfabético XX corresponden a las

iniciales del proceso:

MN: Manual
PD: Procedimiento
IT: Instrucción de Trabajo
PO Políticas
FO: Formatos
FT Ficha técnica

Elaboró: Andrea Orozco Moreno Revisó y Aprobó: Harrison Sanchez Cuadros

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PR: Proceso
GU: Guía
IN: Instructivo
PL: Plan
DS: Documento soporte
DE: Documento origen Externo

2 (NN) Número Consecutivo. la cual estará conformada por dos dígitos que se
ubicarán después de las iniciales del tipo de documento. Cabe señalar que cada
proceso tendrá su propio conjunto de consecutivos, iniciando con el número 01 y
finalizando con el 99.

(5) Número de la revisión del documento. (iniciara con la versión 1) corresponde al

número de publicaciones aceptadas del documento.

(6) Fecha de aprobación del documento: se refiere a la fecha de aceptación de la

versión del documento, la cual se registra de acuerdo al sistema internacional: año,
mes, día; separados por un guion

(7) Página del documento.: debe evidenciar el número de la página actual frente al
número total de páginas. Se escribe con el formato numérico ascendente / número total
de páginas.

PIE DE PAGINA
El pie de página debe tener los siguientes elementos de control:

(01) Elaboró: (02, 03) Revisó y Aprobó:

1. Elaborado por: En esta casilla se registra el responsable de la elaboración o

creación del documento, o autor del mismo.

2. Revisado por: En esta casilla se registra el asesor del proceso y el Representante

por la Dirección para el Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

3. Aprobado por: En esta casilla se registra el nombre del Líder del Proceso, quien es
el responsable de la verificación final del contenido de los documentos.

Elaboró: Andrea Orozco Moreno Revisó y Aprobó: Harrison Sanchez Cuadros

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Nota: el numeral 2 y 3 se hacen por separado cuando quien revisa es distinto a quien
aprueba, de ser la misma persona se usa este formato.

FORMATOS

Los formatos manejaran la siguiente estructura en su encabezado

(2). (4)Código:
(5)Revisión:
(1)
(3) (6)Fecha :
(7)Página :

(1) Logotipo de la empresa.

(2) Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
(3) Nombre del documento, mayúscula sostenida.
(4) Código del documento, de acuerdo con la instrucción del numeral 4.1.
(8) Número de la revisión del documento.(iniciara con la versión 1)
(9) Fecha de aprobación del documento.
(10) Página del documento. Se escribe con el formato numérico ascendente / número
total de páginas.

Nota: Para los formatos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo no es
necesario incluir el pie de página en la estructura.
En la primera hoja de cada documento, deberá llevar una hoja de presentación y
aprobación como la que figura en la primera hoja del presente documento.

4.2 CUERPO DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos del Sistema de Gestión, exceptuando la política, las

caracterización de procesos, los planes de calidad y los formatos, se elaboran teniendo en
cuenta la estructura detallada en el siguiente cuadro.

Capítulos Manual Procedimiento Instructivos

Portada X
Contenido X
Objeto X X X
Alcance X X X
Glosario X X (Opcional) X Opcional
Políticas o Directrices X Opcional X Opcional
Procedimientos/Instrucciones X X X

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Documentos de Referencias X Opcional X Opcional X Opcional

Anexos y Formatos
X X Opcional X Opcional
generados
Revisiones del documento X X X
Distribución del Documento X X X

a. Objeto: Indica para qué se hace el documento.

b. Alcance: Indica el ámbito de aplicación del documento (área, proceso o actividad).
c. Glosario: Para aclarar y unificar términos a los usuarios del documento.
d. Descripción y Responsabilidades: Qué se debe hacer, quién lo debe hacer,
cuándo hacerlo, dónde hacerlo, cómo hacerlo.
e. Documentos de Referencia: Otros documentos del Sistema de Gestión que
aplican al procedimiento o instrucción.
f. Anexos y formatos generados
g. Revisiones del documento.
h. Distribución del Documento: Define los cargos o las áreas a las cuales se
distribuye el documento.

Nota: Los demás Documentos del SGSST como las caracterizaciones de procesos y los
Formatos deberá tener como mínimo el nombre y código del documento, el contenido y el
diseño será de acuerdo a la necesidad.

Los documentos de origen externo a la empresa, se pueden homologar al SGSST

conservando su propia estructura.

4.3 ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

La Responsabilidad de la elaboración de los documentos del sistema de gestión en la

empresa es de la Gerente y el Vigía de SST.
Es responsabilidad de cada funcionario y jefe de proceso informar oportunamente a la
Gerente y el Vigía de SST la necesidad de un nuevo documento, entregando la
información pertinente para su elaboración.

Una vez el documento ha sido elaborado y codificado debe ser sometido a revisión para
su aprobación como se establece a continuación:

Cargos autorizados
Cargos autorizados para
Documento (s) para
revisar
aprobar
Niveles I, II y III Jefe de proceso Representante Legal
Cuando el documento es elaborado por el Gerente este es revisado y aprobado por él
mismo. La fecha de aprobación de un documento, indica la fecha en que entra en vigencia
el mismo y se debe de incluir de inmediato en el listado maestro de documento F0-001

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La documentaci6n relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo -SG-SST, debe estar redactada de manera tal, que sea clara y entendible por las
personas que tienen que aplicarla o consultarla.

4.3.1 Edición, Cambios y Actualización de Documentos

Todas las versiones originales de documentos controlados del Sistema de Gestión

corresponden a la REVISION 0. De allí que todos los cambios realizados a documentos
controlados, generadas durante la revisión de los mismos, son identificadas como
REVISION 1, 2, 3, etc.

Los cambios en los documentos del Sistema de Gestión se realizan cada vez que sea
necesario, tomando en consideración las recomendaciones indicadas en los reportes de
auditoría, sugerencias de funcionarios de la empresa o cuando se considere oportuno
efectuar modificaciones para mejorar la efectividad del sistema. La persona que solicite un
cambio de versión de cualquier documento deberá comunicarlo a la Gerente, identificando
el cambio a realizar con lapicero sobre la versión actual.

En cada revisión que se efectúe a un documento del Sistema de Gestión, se deben

registrar, en la sección REVISIONES DEL DOCUMENTO, los cambios realizados. La
sección de revisiones del documento tendrá la siguiente estructura:

VERSIÓN Fecha DESCRIPCION DEL CAMBIO

El proceso de revisión, aprobación, edición y distribución de una versión es el mismo que

para un documento que se hace por primera vez.

Nota: En caso de requerirse cambios en algunos formatos, pero se trate de una forma
continua de la que se tienen grandes existencias, los cambios podrán hacerse sobre el
formato existente impreso y deben reportarse al encargado de la elaboración para que
esté incluya el cambio en los próximos formatos mientras se agotan los existentes.

Se deben mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes

documentos en relación con el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo:

1. La política y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo

SST, firmados por el empleador.
2. Las responsabilidades. asignadas para la implementación y mejora continua del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST.

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3. La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos.

4. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la

población trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia
epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en la organización.

5. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo, SST de la empresa, firmado

por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.

6. El programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo -SST, así como

de su cumplimiento incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de
los trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión;

7. Los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.

8. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.

9. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando

aplique y demás instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo;

10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de

Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de
Seguridad y Salud en el Trabajo y los soportes de sus actuaciones.

11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y

enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente.

12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus

correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos

los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los
Monitoreos biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos.

14. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos

ejecutadas.

15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos
Laborales que le aplican a la empresa; y

16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

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4.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

La emisión y distribución de los documentos del SGSST es responsabilidad de la Gerente

mediante:

a) Todos los documentos originales se mantendrán en medio magnético y solo se

entregarán copias controladas de los identificados en el F-001 Listado Maestro
Documentos (Los ítems de copias controladas y medio de entrega) o a las
personas que previamente haya sido autorizado por el gerente.

b) Toda copia controlada que se distribuya deberá mantener en un lugar visible del
documento la palabra de COPIA CONTROLADA.

c) Para los documentos que se divulguen en medio magnético estos deberán estar
protegidos mediante contraseña y/o en su defecto en formato PDF. Para evitar su
alteración sin previa autorización.

d) Para los documentos que se entregan en medio físico, se utilizara lo siguiente:

 Si son manuales, procedimientos, instructivos estos se entregarán con las

firmas de elaboración, revisión y aprobación en la página de presentación del
documento (Ver primera pagina de este documento), los documentos llevarán
“COPIA CONTROLADA”.
 Si son formatos, caracterizaciones y demás documentos se entregarán
mediante una copia impresa para que sea reproducida para su uso.

e) Retirar el documento obsoleto del sitio de ubicación, al tiempo que hace la entrega
de la revisión vigente.

f) Verificar que en los sitios de trabajo de la empresa se encuentra disponible la

versión vigente de los documentos del Sistema de Gestión que apliquen.

g) Mantener archivados, en buen estado y disponibles los documentos originales de

elementos relacionados con el Sistema de Gestión.

Solo se emiten documentos que estén previamente codificados y con las respectivas
firmas de elaboración, revisión y aprobación.

4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

4.5.1 Documentos Emitidos Por La Empresa

Para evitar el duplicado de la asignación de códigos y controlar las áreas de distribución y

el estado de las revisiones, el Gerente o personal encargado por la Gerencia debe

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diligenciar y mantener actualizados los formatos del Listado Maestro de Documentos F-

001 que especifica: Código, Nombre del Documento, fecha de aprobación, y Revisión No.,
copias controladas y medio de entrega.

Cuando se requiere la emisión de un documento, el interesado solicita la asignación del

código para su identificación al Gerente.

Posterior a la emisión, revisión y aprobación del mismo, la Gerente distribuye las copias a
cada una de las partes interesadas definidas en el listado maestro de documentos F-001.
Adicionalmente debe informar si el documento reemplaza a otro y ordenar su destrucción.

4.5.2 Documentos De Origen Externo

Todos los documentos, normas corporativas, normas técnicas, códigos, reglamentaciones

legales, y demás fuentes de consulta que son determinantes en un contrato, que de una
manera directa o indirecta afectan o inciden en la calidad, seguridad y salud el trabajo de
la prestación del servicio, se identifican en el sello de copia controlada y se incluyen en el
Listado Maestro de Documentos Externos. el formato F-010 “CONTROL DE
DOCUMENTOS EXTERNOS”.

El formato en mención debe contener el nombre del organismo que emite el documento,
el código, el nombre del documento, el organismo emisor, la ubicación dentro de la
empresa, Revisión Nº y la Fecha de Emisión.

4.5.3 Control De Obsoletos

En el evento de requerirse conservar documentos obsoletos por efectos contractuales, se

debe indicar claramente en todas las hojas del documento la palabra “ANULADO”,
mediante un sello, y conservarse en un Fólder denominado “Documentos Obsoletos”.
Una vez finalice el requerimiento contractual de conservar el documento indicado como
“OBSOLETO” se debe destinar a un proceso de manejo ambiental.

4.6 ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

El control de documentos es responsabilidad del Gerente y el Vigía de SST y se encargan

de:
a) Archivar y mantener una copia magnética de todos los documentos vigentes del
Sistema de Gestión. Una copia dentro de la empresa y otra fuera de los sistemas
de la empresa para garantizar su conservación.

b) Mantener una copia de las revisiones no vigentes de cada uno de los documentos
del Sistema de Gestión, con excepción de los manuales, procedimientos e

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instrucciones de trabajo operativos, en una carpeta denominada “DOCUMENTOS

OBSOLETOS”.

c) Destruir las copias duras sobrantes de los documentos obsoletos retirados de las
Dependencias.

Adicionalmente cada dependencia es responsable de:

Archivar y mantener una copia dura de todos los manuales, procedimientos e instructivos
de trabajo vigentes, identificados como documentos controlados del Sistema de Gestión
mediante la firma del responsable de revisar y aprobar los documentos, para facilitar
cualquier verificación y/o consulta de los mismos.

4.6.1 Listado Maestro De Documentos

Para facilitar el control de documentos, la Gerente revisa y actualiza el Formato F0-001 y

F0-002, donde se mantiene una lista maestra de todos los documentos internos y
externos controlados respectivamente, se indica la revisión vigente para cada uno de ellos
y la ubicación del documento original.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015. Conservación de los documentos.

Norma OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.5 “Control de Documentos”

6. ANEXOS Y FORMATOS GENERADOS

FO-001 Listado maestro de documentos

F0-010 Control de Documentos externos

7. REVISIONES DEL DOCUMENTO

Revisión Aprobó
Descripción de la Revisión
No. Fecha Nombre y Cargo
0 Primera versión del Documento

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