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Tempo
Formador: Ana Rita Batista
Objetivos
Aplicar as técnicas de organização pessoal e gestão do tempo com vista a otimizar o
planeamento das atividades e o cumprimento dos objetivos.
Conteúdos
1. Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas
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Frases Famosas
“Não podes dar mais dias à tua Vida, mas pode dar mais vida aos teus dias” – Lothar
J. Seiwert
Não temos falta de Tempo, mas dispomos de muito tempo de que não sabemos tomar
partido – Séneca
“Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo
que tem, de modo a poder fazer aquilo que quer” – Eduardo Chaves
“O tempo é uma coisa criada. Dizer “eu não tenho tempo”, é o mesmo que dizer: “Eu
não quero”. – Lao Tse
Período que se consegue medir através dos dias, dos messes ou dos anos.
Gerir o Tempo
Gerir o tempo implica saber quais os nossos objetivos e prioridades, o que queremos
no futuro e o que devemos fazer para o alcançar.
Valor do Tempo
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Para entender o valor de um mês, pergunte a uma mãe que olha para um bebé
prematuro
Para entender o valor de um segundo, pergunte a uma pessoa que esteve a ponto de
ter um acidente
É comum dizer-se…
Não tenho maneira de ter um horário livre na minha agenda, tenho milhões de coisas
para fazer… E só eu posso fazer…
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1. Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas
Desafios que as organizações enfrentam atualmente obrigam a um planeamento
rigoroso do trabalho, à sistematização de rotinas e à eliminação de tarefas inúteis ou
perdas de tempo.
Para se poder planear e organizar o trabalho começa-se por elaborar uma lista de
atividades, procedendo a uma análise do tempo que se consome diariamente entre
tarefas de rotina e pontuais.
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• Urgentes mas não prioritárias
EX: se delas estiverem dependentes outros serviços ou pessoas, como é o caso
de levar correspondência ao CTT até determinada hora
O uso regular da agenda permite que a memória seja poupada e resulta numa
redução da ansiedade diária
Logo a seguir a uma ausência (viagem profissional, férias, doença, etc.), para
permitir que assuntos sejam primeiramente postos em dia.
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2. Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua
priorização
Uma prioridade é uma tarefa que fazemos antes da outra.
Um bom gestor trabalha a 10% das suas capacidade quando as tarefas não são
prioritárias para poder dar os seus 90% naquilo que de fato interessa.
Quando há uma grande solicitação para executar diversas tarefas, pode ser
útil realizar uma lista dos prazos em que estas devem ser concluídas.
Algumas das quais são pouco importantes, não são da nossa competência, ou
poderiam ser desempenhadas por outros indivíduos
Para evitar o excesso de tarefas deve-se evitar assumir mais trabalho do que
aquele que realmente se pode fazer.
Uma boa forma de o fazer é utilizando a assertividade, sabendo dizer não quando
é proposta mais uma tarefa num momento em que se está atolado de trabalho
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Ter objetivos previstos para o nosso dia-a-dia permite-nos concentrar naquilo que
realmente devemos fazer, evitando distrações e esquecimentos.
Planear exige tempo, pelo que muitas vezes é ignorado, mas “1 minuto de
planificação pode significar menos 10 minutos na execução”.
Um plano distingue-se de uma lista de tarefas simples (do tipo lista de compras
no supermercado) porque inclui:
A Lista de tarefas a realizar durante a semana
B Atribuição de grau de importância da tarefa /capacidade de
contribuição da tarefa para o teu objetivo
C Atribuição de grau de urgência / prazo para cada tarefa
D Previsão da duração de cada tarefa
Recolha de dados
Criar um diário semanal, com o registo horário dos afazeres diários
Acompanhamento
Algum tempo depois do inicio dos esforços para otimizar a gestão do tempo,
deve ser feito um balanço por escrito, para avaliar a evolução e decidir qual o
trabalho adicional que deve ser feito
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Ritmo de Trabalho
Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo
de trabalho. Ficar cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é
uma questão muito pessoal.
Para trabalhar com eficácia, é essencial conhecer bem o próprio ritmo.
A investigação indica que a maioria das pessoas atinge o seu ponto alto de at
enção e assimilação por volta do meio-dia.
O fim de tarde é igualmente eficaz. No entanto convém sublinhar que cada
pessoa temos seus ritmos biológico e intelectual próprios.
Muitos fatores entram em jogo: o temperamento, os hábitos individuais e as
condições exteriores. Não se pode generalizar em excesso.
O nível de energia e de performance flutuam ao longo do dia inteiro, pelo que
convém descobrir quando se funciona otimamente e quando se funciona
menos bem.
Assim, compete ao indivíduo observar-se e descobrir as suas horas mais
rentáveis, as horas em que por norma se sente com mais energia e
capacidade de assimilação.
As horas mais rentáveis devem ser aproveitadas para realizar as tarefas mais
complexas. As tarefas mais fáceis ou que exijam menores níveis de
concentração (tarefas rotineiras, por exemplo) podem ser deixadas para
ocasiões de menor frescura.
A energia pode ser influenciada pela alimentação. Logo a seguir a uma
refeição pesada, a capacidade de concentração diminui, pelo que é
aconselhável ingerir refeições ligeiras antes de grandes esforços intelectuais.
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3. Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades
Segundo vários estudos, as perdas de tempo são originadas sobretudo por:
Falta de pessoal;
Perfeccionismo em excesso;
Dificuldades e comunicação;
Indefinição de objetivos;
Insegurança;
Fadiga/ doença.
Chamadas Telefónicas:
Escolher a altura do dia mais propícia para efetuar chamadas (aquela em que
houver menos interrupções, que exija menos concentração ou em que não haja
coincidência de prazos)
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Interrupções:
Falta de pessoal:
Explicar às chefias que não será possível ter as tarefas prontas no prazo
estabelecido
Perfeccionismo em excesso:
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Refazer a tarefa várias vezes
Corrigir tarefas que não sejam da sua responsabilidade
Procurar informação
Confessar a incapacidade
Dificuldades de Comunicação:
Indefinição de objetivos:
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Manter o arquivo em dia
Resistência à mudança
Esforçar-se por não ficar preso a velhos hábitos e por ver os aspetos positivos da
mudança
Aceitar o facto de que talvez existem pessoas que percebem mais de uma
matéria específica e que poderão prestar um auxílio fundamental à conclusão de
uma tarefa num determinado prazo.
Não se é capaz
A tarefa não faz parte das responsabilidades que lhe foram atribuídas
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Insegurança
Fazer um esforço para acreditar que se é capaz, mesmo que se tenha de pedir
ajuda - o pensamento positivo contribui determinantemente para a execução de
uma tarefa com sucesso
Fadiga/ doença
Refletir sobre se não será melhor tirar uns dias de descanso ou de baixa, falando
coma respetiva chefia, em vez de continuar a insistir, com pouco ou nenhuns
resultados.
Para aproveitar ao máximo o tempo de que dispõe, importa, que tenha sempre
presente duas dimensões: a eficiência –fazer a tarefa de maneira certa; e a eficácia –
fazer a tarefa certa.
Sendo ambas importantes, importa, contudo, não perder de vista o objetivo último,
que é o de alcançar resultados, isto é, ser eficaz!
A saber:
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Escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objetivos, prioridades e
tempos estimados;
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4. Regras básicas de organização pessoal
Fixação de objetivos
Todas as nossas ações são guiadas pelas metas que fixamos para nós próprios
Planificação e Agenda
Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. Se lhe
der jeito, use símbolos e cores
Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível ocupar o tempo todo).
Deverá planear apenas cerca de 60% do seu tempo de trabalho, deixando os
restantes 40% para os imprevistos.
Planear os assuntos mais importantes nos períodos do dia em que a sua energia
e concentração estão mais elevadas (reserve a parte da tarde para as tarefas de
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rotina, período do dia em que um grande número de pessoas já revela uma
menor frescura).
Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte,
na medida em que tal lhe permitirá rever o dia que acaba.
A chave do planeamento sistemático e útil é planear o trabalho e o tempo
Minimizar Interrupções
Este exemplo demonstra que a informação que se pretendia receber não foi
conseguida.
• Decida quem vai contactar e pense numa alternativa para o caso de essa pessoa
estar.
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• Tome umas quantas notas rápidas sobre o que vai dizer ou pedir.
• Se não puder obter uma resposta imediata, não fique à espera. Ofereça-se para
telefonar outra vez e combine a hora.
Delegar Tarefas
O que é delegar?
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Existir uma relação contratual (a chefia chama a si as responsabilidades próprias
em termos de fixação de objetivos, assumindo os sucessos e os falhanços da
equipa)
Definir Prioridades
Podemos queixar-nos que somos atacados por montanhas de papéis, mas não
há dúvida que cada pedaço de papel representa um esforço do remetente em
comunicar connosco.
• É possível agir de imediato. Faça o que há a fazer, tome uma nota à margem e
ponha no tabuleiro de saída.
• É possível começar a agir, mas não concluir a ação. Faça o que puder fazer, ponha
uma nota à margem. Coloque no tabuleiro dos assuntos pendentes.
• Memorandos, materiais para ler e pôr a circular. Se o texto for pequeno, poderá lê-
lo rapidamente. Os artigos mais complexos poderão ficar juntos e ser lidos durante
um “período de leitura” planeado diariamente.
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Preparar Reuniões
Se forem bem preparadas e conduzidas, podem ser a melhor (ou mesmo a única)
maneira de discutir com o pessoal diretivas, progressos feitos ou aspetos a reforçar:
Tentar mobilizá-los
Estar interessados;
• Estar preparados para defender com firmeza os seus pontos de vista, dando-lhes
corpo:
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Escutar.
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5. Regras fundamentais da gestão do tempo
Lei do Pareto
Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se
for executado de modo contínuo.
Lei de Parkinson
Se uma tarefa levaria uma hora a ser executada, se tirarmos um dia para fazê-la,
iremos gastar este dia inteiro.
Mas se determinarmos que ela será feita em apenas meia hora, o foco durante
esta meia hora será executar a tarefa e, por isso, será concluída.
Lei da contraprodutividade
Lei da alternância
Não fazer mais do que uma coisa de cada vez e fazê-la bem!
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Lei dos ritmos biológicos
O tempo tem uma dimensão objetiva e uma dimensão subjetiva, que é em função
do interesse pela atividade exercida.
Grande parte das pessoas tem um estilo de Gestão do Tempo que varia em
função da situação que vivem no momento, da sua experiência e formação e da
sua personalidade.
Bombeiro
As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de tempo são,
normalmente, pessoas que odeiam o planeamento e a preparação;
Oportunista
As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de tempo,
normalmente não são sistemáticos e são muitas vezes desorganizados;
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Detestam restrições, regras e regulamentos;
Inovam constantemente;
Planeador
As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de tempo
normalmente, despendem muito tempo a planear atividades futuras;
Podem adiar os assuntos se não estiverem certos do retorno que vão obter
Gestor
As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de tempo são,
normalmente, pessoas que adoram qualquer tipo de sistema de gestão do tempo
e tentam tudo para se adaptar a um;
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• Crie um plano diário de trabalho
Agenda
Crie uma ordem de trabalhos e estabeleça tempo para cada uma das tarefas
Se não o fizer leva a que perca mais tempo com cada tarefa
Se não quer recusar, peça para adiar para uma data mais conveniente
Aceitar todos os trabalhos vai aumentar os níveis de stress, pode implicar não
cumprir os prazos e isso prejudica a imagem profissional, logo traz mais
consequências negativas do que positivas
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Analise os seus métodos de trabalho para perceber onde está “perder tempo”
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6. Desenvolvimento de planos de ação
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Existem, no entanto, situações em que as políticas de serviço aos clientes interferem
no tempo de ciclo da encomenda, tais como:
1.Prioridades no processamento da encomenda
2.Normalização das condições da encomenda
3.Restrições da encomenda
Mesmo que uma empresa não tenha definidas as suas prioridades, tem, com
certeza, regras em vigor, que afetam o prazo de processamento da encomenda.
• Restrições da encomenda
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Por isso, tente geri-lo da melhor forma para alcançar os seus objetivos.
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Bibliografia
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empo.html
https://www.forma-te.com/mediateca/viewdownload/17/33194
http://www.e-konomista.pt/artigo/dicas-para-gerir-o-tempo/
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