Componentele unei scrisori de afaceri:

1. Formula de politete de la inceput:

Depinde daca numele destinataruui este cunoscut sau nu.
In cazul in care numele este necunoscut se va utiliza formula neutra: ("Stimata
Doamna"/ "Stimate Domn").
In cazul in care se cunoaste numele dar acesta are conotatii hilare, este de
preferat sa se foloseasca formula neutra cu includerea functiei ("Stimate Domnule
Director").
Nu trebuie sa fie utilizate ambele in aceeasi structura.
Nu se abreviaza in niciun fel numele sau functia.
Nu se utilizeaza si numele si prenumele in formula de politete exceptie facand doar
situatiile in care se raspunde oficial la o solicitare si nu se doreste confundarea
destinatarului.
2.Fraza de inceput
Trebuie sa exprime succint subiectul scrisorii si tonul general al acesteia. In
cazul in care este o scrisoare de raspuns, vor trebui mentionate data si referinta
(daca exista) scrisorii la care se raspunde. Nu trebuie sa depaseasca 2-3 randuri,
iar in cazul in care se adreseaza unei persoane necunoscute, trebuie sa cuprinda
numele expeditorului, eventual compania pe care o reprezinta si pozitia sa, precum
si motivul scrisorii.
Exemple:
"Numele meu este..., reprezint compania... si va scriu pentru a va solicita mai
multe informatii referitoare la serviciile de...pe care le furnizeaza firma
dumneavoastra, tinand cont de urmatorele aspecte..."
"Va scriu in legatura cu solicitarea dumneavoastra transmisa prin e-mail in data
de..., in care ne comunicati necesitatea reevaluarii ofertei..."
"In conformitate cu detaliile ofertei transmise in cursul lunii februarie, va scriu
pentru a va informa ca, in eventualitatea unui raspuns pozitiv referitor la oferta
de realizare a unui proiect de..., disponibilitatea noastra este incepand cu data
de..."
3.Corpul scrisorii
Reprezinta partea cea mai importanta a unei scrisori de afaceri.
Reguli generale de redactare:
se utilizeaza frazele scurte, concise
nu se scriu paragrafe mai mari de 5-7 randuri
limbajul trebuie sa fie unul politicos
4. Fraza de incheiere si formula de politete
Nu trebuie confundate. Ultimul paragraf dintr-o scrisoare trebuie sa reitereze
scopul scrisorii si sa indice actiunile viitoare si tonul general al relatiei
dintre expeditor si destinatar. In cazul in cae expeditorul asteapta un raspuns el
trebuie sa precizeze politicos dar ferm acest aspect.
Exemple:
"In asteptarea raspunsului dumneavoastra, nu ezitati sa ne contactati pentru orice
informatii suplimentare."
"Va multumim pentru interesul la adresa serviciilor furnizate de compania noastra
si va stam in continuare la dispozitie pentru alte informatii."
"In speranta continuarii colaborarii dintre cele doua companii."
"Cu multumiri anticipate pentru un raspuns prompt."
In privinta formulelor de politete, expresiile uzuale in limba romana sunt : cu
stima, cu deosebita consideratie, salutari, salutari cordiale, numai bine.
Cu toate acestea, daca s-a abordat un mod de adresare informal in corespondenta cu
un client, nu este recomandabil sa se inceapa scrisoarea cu "Draga + Prenume" si sa
se incheie cu formula de politete "Saluatari calduroase". Creeaza o falsa impresie
de intimitate care poate dauna in cazul in care intervin probleme in relatia
contractuala.
In cazul in care s-a purtat o negociere pe e-mail cu un client cu care se abordeaza
de obicei un mod de adresare informal, este de preferat ca in oferta finala
oficiala sa se treaca la unul formal.
5.Numele expeditorului, semnatura/stampila
In corespondenta de afaceri moderna se prefera formatul american, adica prenume
urmat de nume . Nu este obligatorie introducerea functiei.
Tipuri de scrisori
Scrisori initiale
Scrisori de raspuns
Scrisori de revenire sau de follow-up
Scrisorea initiala este prima scrisoare din ciclul de corespondenta intre doua
companii. Ii sunt specifice anumite formule de introducere :
Obiectul scrisorii noastre este sa va informam despre/sa va anuntam ca/sa va
comunicam
Prin prezenta va informam ca/va comuncam ca/va aducem la cunostinta ca/va spunem ca
Avem placerea de a va informa ca/de a va aduce la cunostinta ca
Pentru informarea dumneavoastra ca comunicam ca...
Potrivit normelor de politete orice corespondent este obligat sa raspunda operativ
la scrisorile primite. Scrisorile de raspuns devin obligatorii in cazul
instituiilor si firmelor din urmatoarele motive:
interesul fiecarei companii este sa se rezolve la timp si in bune conditii
angajamentele cu partenerii sai
Intr-o serie de cazuri, legea obliga unitatile sa raspunda la scrisorile primite in
anumite termene si conditii legale de rezolvare. In cazul in care acestea nu
raspund se pot aplica sanctiuni celor ce aveau aceasta obligatie in baza unui
contract de munca, a unui regulament de ordine interioara etc
In cazul in care raspunsul la o scrisoare nu a putut fi trimis la timp din motive
obiective este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze si explicatii
Formule de introducere specifice:
Ca raspuns la scrisoarea dv. din...
Suntem incantati ca am primit/sa fim in posesia scrisorii dv din
Ne-a facut placere sa primim scrisoarea dv din
Ca urmare a scrisorii/telegramei/convorbirii noastre telefonice
Folosim acest prilej pentru a va multumi pentru scrisoarea dv din...
Va multumim pentru invitatia la...
Ne pare rau/regretam ca nu am putut raspunde la timp scrisori dV
Scrisoarea de revenire constituie o repetare a unei scrisori initiale pentru un
anumit motiv si intr-o forma diferita in functie de motivul care a determinat-o.
Formule introductive:
Revenim la scrisoarea noastra nr... din...
Ne permitem sa revenim la scrisoarea noastra nr... din...
Intrucat nici pana astazi nu am primit raspuns la scrisoarea noastra nr... din...
In toate scrisorile de revenire, stilul si limbajul trebuie sa fie politicos si
ferm, iar cand este nevoie, sa se utilizeze formule sau apeluri de avertizare
pentru intrarea in legalitate.